administración y servicios sistema de gestión de calidad
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PPPP0000----00002 (comp)2 (comp)2 (comp)2 (comp)
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Hoja Hoja Hoja Hoja 1111 de de de de 22222222
Universidad de Almería
Administración y ServiciosAdministración y ServiciosAdministración y ServiciosAdministración y Servicios Sistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de Calidad
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO OPERATIVOOPERATIVOOPERATIVOOPERATIVO
EEEEvaluación por competenciasvaluación por competenciasvaluación por competenciasvaluación por competencias
Elaborado: 17/12/03
Sección de Planificación y Organización (SORAD)
Revisado: 17/12/03
Jefe del Servicio de Organización y Racionalización
Administrativa
Aprobado: 18/12/03
Gerente
Edición 00 Fecha 18/12/03
PO – 02 (com)
Edición: 00 Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento operativooperativooperativooperativo de de de de evaluación por evaluación por evaluación por evaluación por
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ÍNDICEÍNDICEÍNDICEÍNDICE
Página
1.- OBJETO ................................................................................................. 3
2.- ALCANCE ............................................................................................... 3
3.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA................................................... 3
4.- ÁREAS INVOLUCRADAS ....................................................................... 4
5.- DESARROLLO ........................................................................................ 6
6.- REGISTROS ..................................................................................... 13
7.- INDICADORES..................................................................................... 13
8.- HISTÓRICO DE CAMBIOS ..................................................................... 14
9.- ANEXO I: PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR COMPETENCIAS............ 15
10.- ANEXO II: PROGRAMA DE EVALUACIÓN ............................................... 18
11.- ANEXO III: INFORME CONSENSUADO ........................................ 20
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1.1.1.1.---- OBJETO OBJETO OBJETO OBJETO
Este procedimiento tiene como objeto establecer de manera documentada todas las
actividades necesarias para la planificación y realización de evaluaciones por
competencias, con el objeto de identificar las competencias disponibles y definir las
carencias y desviaciones para definir y ejecutar acciones de desarrollo.
2.2.2.2.---- ALCANCE ALCANCE ALCANCE ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todo el Personal de Administración y Servicios de
la Universidad de Almería para la realización de evaluaciones de las competencias
(estratégicas, especificas comunes y técnicas) que se definan en el referencial de
competencias de la Administración y Servicios de la Universidad de Almería.
3.3.3.3.---- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
- Acuerdo para la homologación del Personal de Administración y Servicios
Funcionario de la Universidades Públicas Andaluzas, de 30 de julio de 2003.
- Acuerdo entre la Gerencia de a Universidad de Almería y la Junta de Personal de
P.A.S. de 28 de Noviembre de 2003.
- Informe UNE 66173 IN. Los recursos humanos en un sistema de gestión de la
calidad. Gestión de las competencias. Octubre 2003.
- Norma UNE 66915. Gestión de la calidad. Directrices para la formación.
La documentación relativa a las normas e informes UNE se encuentra disponible en la
siguiente dirección: http://sorad.ual.es/calidad_pas/.
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4.4.4.4.---- ÁREAS INVOLUCRADAS ÁREAS INVOLUCRADAS ÁREAS INVOLUCRADAS ÁREAS INVOLUCRADAS
El presente procedimiento es de obligado cumplimiento para todas las unidades,
servicios o secciones de la Universidad de Almería, así como para aquellas otras
personas pertenecientes al Personal de Administración y Servicios.
Se entiende por unidad, servicio o sección las que con la misma denominación se
encuentre en la relación de puestos de trabajo vigente en cada momento.
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Figura 1. Diagrama de Flujo del Procedimiento
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5.5.5.5.---- DESARROLLO DESARROLLO DESARROLLO DESARROLLO
5.1. C5.1. C5.1. C5.1. Consideraciones Generales.onsideraciones Generales.onsideraciones Generales.onsideraciones Generales.
Se realizarán evaluaciones de forma planificada a intervalos anuales calificándose como
ordinarias, y documentándose a través del Plan Anual de Evaluación por Competencias
(PAEC).
Igualmente, se podrán realizar evaluaciones extraordinarias a iniciativa del Gerente.
5.2. Plan Anual de 5.2. Plan Anual de 5.2. Plan Anual de 5.2. Plan Anual de EEEEvaluación por Competencias (PAEC).valuación por Competencias (PAEC).valuación por Competencias (PAEC).valuación por Competencias (PAEC).
El PAEC se elaborará por el Servicio de Organización y Racionalización Administrativa
(S.O.R.A.D.), teniendo en cuenta el estado e importancia de los procesos de gestión de
las competencias, las descripciones de funciones y actividades de puestos de trabajo , el
referencial de competencias y los resultados obtenidos en las evaluaciones anteriores.
Será aprobado por el Gerente de la Universidad de Almería y tendrá el siguiente
contenido mínimo:
� Fecha de elaboración. Autoridad responsable de la elaboración
� Fecha de aprobación. Autoridad responsable de la aprobación.
� Año de aplicación.
� Competencias requeridas y puestos.
� Fechas de realización.
� Tipo de evaluación (ordinaria o extraordinaria).
� Observaciones para indicar cualquier información adicional que se considere.
� Personas a las que se comunica el Plan (Lista de Distribución).
� Tipo de evaluador (interno o externo).
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� IIIIgualmente, el PAEC, al efecto de avanzar en el establecimiento de la gestión por
competencias, concretarán anualmente unos objetivos para realizar de forma
controlada las actividades de evaluación. Estos objetivos deberán tener en cuenta
el estado en la implementación del sistema de gestión por competencias y los
resultados previstos para las acciones de desarrollo de éstas.
� No obstante, en una primera fase el PAEC recogerá un apartado denominado
“planificación inicial” para asegurarse de que las actuaciones iniciales aseguren y
avancen en la implantación del sistema de gestión por competencias. Este
apartado se mantendrá en el PAEC durante aquellas anualidades que se
consideren necesarias para la consolidación del Sistema. En este apartado se
incluirán como objetivos:
o Identificación de las actividades a desarrollar para reforzar y mejorar las
actuaciones de los evaluadores, recogiéndose los periodos de formación
y entrenamiento necesarios para la mejora de la evaluación.
o Las actividades planificadas para la implementación de herramientas
informáticas y de evaluación a desarrollar en el periodo del plan.
o Realización de propuestas para alcanzar los resultados previstos y para la
mejora continua.
� Igualmente, y a los efectos de la planificación de los cambios se acompañará un
apartado con las formas de llevar a cabo las propuestas del mismo, estableciéndose
los indicadores asociados para la evaluación, así como el cronograma de
actuaciones para llevar a cabo los cambios.
El PAEC se publicará en el tablón de anuncios del SORAD. Igualmente, se encontrará
disponible en la siguiente dirección: http://sorad.ual.es . Se comunicará de forma
individual a las personas que figuren en la lista de distribución.
(Ver Anexo I)
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5.3. Programa de 5.3. Programa de 5.3. Programa de 5.3. Programa de EvaluaciónEvaluaciónEvaluaciónEvaluación....
A los efectos de ejecutar el PAEC, se elaborarán programas de evaluación que incluirán
todas las actividades necesarias para programar, organizar y llevar a cabo las
evaluaciones. Para ello, se solicitará la documentación oportuna que afecte a las
competencias, personas y puestos implicados en la evaluación.
Se realizará un programa de evaluación para cada persona evaluada.
El Gerente nombrará un responsable de los distintos programas de evaluación, que será
el evaluador, el cual será el encargado de su elaboración.
El programa de evaluación respectivo será aprobado por el evaluador y la persona
evaluada.
El programa de evaluación deberá contener:
- Año de realización.
- PAEC con el que se corresponde.
- Puesto de referencia para la evaluación.
- Referencia a las competencias a evaluar.
- Tipo de evaluación (ordinaria o extraordinaria).
- Método a utilizar. Indicando actividades y duración para realizar el autoinforme,
la entrevista y el informe consensuado.
- Datos de evaluador y del observador.
- Fecha de realización y duración estimada.
- Garantías en el uso de datos.
- Lista de distribución.
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En todo caso, en esta lista de distribución habrán de estar incluidos el
Responsable de la Unidad o Servicio donde presta servicios para facilitar la
realización de las actividades de evaluación.
- Firma del evaluador que aprueba el programa.
- Firma del la persona evaluada.
Cualquier cambio en el Programa de Evaluación deberá ser comunicado con antelación
suficiente.
(Ver Anexo II)
5.4. Ejecución de la 5.4. Ejecución de la 5.4. Ejecución de la 5.4. Ejecución de la EvaluaciónEvaluaciónEvaluaciónEvaluación....
5.4.1. Preparación.5.4.1. Preparación.5.4.1. Preparación.5.4.1. Preparación.
Para la preparación de la evaluación, y en base a la documentación previamente
solicitada , se podrán elaborar listas de verificación estandarizadas y guías para la
realización de la entrevista.
5.4.2. Desarrollo.5.4.2. Desarrollo.5.4.2. Desarrollo.5.4.2. Desarrollo.
La evaluación se llevará a cabo a través de las siguientes fuentes de información:
- El referencial de competencias.
- Datos sobre el puesto de trabajo de la persona a evaluar.
- Resultados de las evaluaciones anteriores
- Entrevistas de incidentes críticos
- Registros de formación y otras acciones de desarrollo
- Resultados de cuestionario de autoevaluación.
La evaluación se realizará de acuerdo al siguiente esquema:
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La evaluación seguirá la siguiente secuencia:
1. Se remitirá un cuestionario de autoevaluación a la persona a evaluar. Junto con
este cuestionario habrá de remitirse aquella información adicional necesaria para
la comprensión de la finalidad y de la realización de la evaluación y que no se
haya remitida con el programa de evaluación. Igualmente, se podrá remitir
herramientas de ayuda al seguimiento de la evaluación.
2. Realizada la autoevaluación, se realizará una entrevista de incidentes críticos en
la que participará la persona evaluada, un evaluador y un observador. El
evaluador dirigirá la entrevista. La entrevista sólo podrá versar sobre las
comportamientos relacionados con las competencias relacionadas con el puesto
de trabajo de la persona evaluada. Para ello, se podrá utilizar guías de entrevista.
El observador anotará aquellos comportamientos que permitan una comparación
entre las competencias requeridas y las disponibles por la persona evaluada. Para
ello, podrán utilizarse listas de verificación estandarizadas. Una vez finalizada la
entrevista el evaluador y el observador consensuaran los resultados de la
entrevista.
3. Con los resultados de la autoevaluación y la entrevista se realizarán una reunión
entre persona evaluada, evaluador y observador con el objeto de consensuar los
resultados de la evaluación y establecer las causas de las desviaciones.
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5.4.3. Resultados de la 5.4.3. Resultados de la 5.4.3. Resultados de la 5.4.3. Resultados de la evaluaciónevaluaciónevaluaciónevaluación....
Los resultados de la evaluación se documentarán a través de un informe que contendrá
como mínimo los siguientes apartados:
� Nombre de la persona evaluada, del evaluador y del observador.
� Puesto de trabajo referente en la evaluación.
� Conforme y firma del evaluador y de la persona evaluada
� Fecha y lugar
� Competencias disponibles.
� Evidencia que justifica la evaluación.
� Elemento de la competencia que causa la desviación (medios y recursos,
conocimientos, habilidades y destrezas, actitudes e intereses o
motivación)
� Objetivos y acciones propuestas para eliminar la desviación.
El informe consensuado supone la definición y registro de las necesidades
relacionadas con la competencia y supondrá la información base para la
determinación de las especificaciones de las necesidades de formación de la
persona evaluada y de sus acciones de desarrollo.
Para garantizar la confidencialidad de los resultados obtenidos, sólo tendrán acceso a los
mismos la persona evaluada, el evaluador, el observador y el SORAD al objeto de
planificar las acciones de desarrollo, recibiendo la consideración de “datos personales”.
(Ver Anexo III)
5.4.5.4.5.4.5.4.4444. Comprobación de la eficacia.. Comprobación de la eficacia.. Comprobación de la eficacia.. Comprobación de la eficacia.
El SORAD realizará una comprobación que constatará que el informe de evaluación
recoge la información necesaria para determinar la eficacia de la evaluación. A estos
efectos se considera evaluación eficaz y criterios de aceptación de ésta:
� El que se hayan encontrado evidencias para evaluar al menos dos competencias.
� Se pueda especificar al menos una necesidad de formación.
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Dicha comprobación quedará registrada en el propio informe de evaluación en un
apartado a rellenar por el SORAD.
(Ver Anexo III)
5.55.55.55.5. . . . EvaluacionesEvaluacionesEvaluacionesEvaluaciones realizadas por realizadas por realizadas por realizadas por evaluadoresevaluadoresevaluadoresevaluadores internos. internos. internos. internos.
Tendrán la consideración de evaluador interno aquel Personal de Administración y
Servicios que figure en el fichero de evaluadores internos mantenido por la Gerencia de
la Universidad de Almería. El observador tendrán la consideración de evaluador a los
efectos de los requisitos establecidos en este apartado.
Será requisito imprescindible para figurar en dicho fichero haber realizado la formación
específica que se describe en el programa de formación de evaluadores o experiencia
equivalente en la administración universitaria reconocida por la Gerencia.
5.5.5.5.6666. . . . EvaluacionesEvaluacionesEvaluacionesEvaluaciones realizadas por realizadas por realizadas por realizadas por evaluadoresevaluadoresevaluadoresevaluadores externos. externos. externos. externos.
Tendrán la consideración de evaluadores externos, aquellas personas ajenas a la
organización que puedan acreditar una formación específica de 100 horas en materia de
gestión por competencias y que sean designados como tales por el Gerente de la
Universidad de Almería.
Asimismo, podrán ser nombrados evaluadores externos las personas que cumplan las
condiciones establecidas en los acuerdos firmados al efecto con otras instituciones
universitarias atendiendo al principio de reciprocidad.
Los evaluadores externos deberán utilizar el presente procedimiento.
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Existirá la posibilidad de realización de evaluaciones dirigidas por un equipo que integre
tanto evaluadores internos como externos.
6. REGISTROS.6. REGISTROS.6. REGISTROS.6. REGISTROS. Se consideran registros a los efectos de evidenciar la conformidad con los requisitos del
presente procedimiento como de la eficacia de las actividades:
� El PAEC.
� Los programas de evaluación.
� Los informes consensuados.
7777. . . . INDICADORESINDICADORESINDICADORESINDICADORES....
DENOMINACIÓN UTILIDAD PERIODICIDAD FÓRMULA NIVEL DE
CAPACIDAD
OBJ.MEJORA
Alcance de la evaluación
IE1
Determinar la extensión del
proceso evaluativo en la organización.
Anual número de trabajadores
evaluados/Total de trabajadores.
0,3 Determinado en el PAEC.
Competencias disponibles I
IE2
Determinar la utilidad del
procedimiento en convertir
competencias requeridas en disponibles
Anual competencias evaluadas por puesto tipo / competencias requeridas por
puesto tipo.
0,3 Determinado en el PAEC.
Eficacia de la evaluación
IE3
Definir el grado de eficacia de las actividades en función de las necesidades detectadas
Anual Evaluaciones eficaces / total de
evaluaciones realizadas
0,5 Determinado en el PAEC.
Necesidades formativas
IE4
Establecer el grado de eficacia para el
proceso de formación como
principales acciones de desarrollo
Anual necesidades formativas
especificadas / necesidades
detectadas en competencias
0,1 Determinado en el PAEC.
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8888. HISTÓRICO DE CAMBIOS.. HISTÓRICO DE CAMBIOS.. HISTÓRICO DE CAMBIOS.. HISTÓRICO DE CAMBIOS.
Nº. EDICIÓN
FECHA
MODIFICACIONES REALIZADAS
00
18/12/03
Creación del procedimiento
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ANEXO IANEXO IANEXO IANEXO I PPPPLAN LAN LAN LAN AAAANUAL DE NUAL DE NUAL DE NUAL DE EEEEVALUACIÓN POR VALUACIÓN POR VALUACIÓN POR VALUACIÓN POR CCCCOMPETENCIASOMPETENCIASOMPETENCIASOMPETENCIAS
Universidad de Almería
PAEC-año PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR
COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS período
AÑO / PERÍODO:AÑO / PERÍODO:AÑO / PERÍODO:AÑO / PERÍODO: 2004
TIPO DE TIPO DE TIPO DE TIPO DE EVALUACIÓNEVALUACIÓNEVALUACIÓNEVALUACIÓN
TIPO DE TIPO DE TIPO DE TIPO DE EVALUADOREVALUADOREVALUADOREVALUADOR
COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS REQUERIDASREQUERIDASREQUERIDASREQUERIDAS
PUESTOSPUESTOSPUESTOSPUESTOS PERÍOPERÍOPERÍOPERÍODODODODO Ord.Ord.Ord.Ord. Extraord.Extraord.Extraord.Extraord. Int.Int.Int.Int. Ext.Ext.Ext.Ext.
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
� � � �
Nota: las siglas siguientes significa P.F : personal funcionario y P.L.: personal laboral.
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PAEC-año PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR PLAN ANUAL DE EVALUACIÓN POR
COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS COMPETENCIAS período
OBJETIVOSOBJETIVOSOBJETIVOSOBJETIVOS Objetivo 1: Alcance de la evaluación.Objetivo 1: Alcance de la evaluación.Objetivo 1: Alcance de la evaluación.Objetivo 1: Alcance de la evaluación.
Objetivo 2: Competencias disponibles. Objetivo 2: Competencias disponibles. Objetivo 2: Competencias disponibles. Objetivo 2: Competencias disponibles.
Objetivo 3: Necesidades formObjetivo 3: Necesidades formObjetivo 3: Necesidades formObjetivo 3: Necesidades formativas. ativas. ativas. ativas.
PLANIFICACIÓN INICIALPLANIFICACIÓN INICIALPLANIFICACIÓN INICIALPLANIFICACIÓN INICIAL EVALUADORES, FORMACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICAEVALUADORES, FORMACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICAEVALUADORES, FORMACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICAEVALUADORES, FORMACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA INSTRUMENTOS Y HERRAMIENTASINSTRUMENTOS Y HERRAMIENTASINSTRUMENTOS Y HERRAMIENTASINSTRUMENTOS Y HERRAMIENTAS PROPUESTAS DE MEJORA CONTINUAPROPUESTAS DE MEJORA CONTINUAPROPUESTAS DE MEJORA CONTINUAPROPUESTAS DE MEJORA CONTINUA PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOSPLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOSPLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOSPLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
OBSERVACIONESOBSERVACIONESOBSERVACIONESOBSERVACIONES
Este documento se distribuirá a las siguientes peEste documento se distribuirá a las siguientes peEste documento se distribuirá a las siguientes peEste documento se distribuirá a las siguientes personasrsonasrsonasrsonas
EEEELABORACIÓNLABORACIÓNLABORACIÓNLABORACIÓN:::: FechaFechaFechaFecha::::
EL JEFE DEL SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y
RACIONALIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Luis Miguel Serrano Vera
AAAAPROBACIÓNPROBACIÓNPROBACIÓNPROBACIÓN:::: FechaFechaFechaFecha: : : :
EL GERENTE
Fernando Contreras Ibáñez
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ANEXO IIANEXO IIANEXO IIANEXO II PPPPROGRAMA DE ROGRAMA DE ROGRAMA DE ROGRAMA DE EEEEVALUACIÓNVALUACIÓNVALUACIÓNVALUACIÓN
Universidad de Almería
PROGRAMA DE EVALUACIÓN
PGEC-
P.A.E.C.P.A.E.C.P.A.E.C.P.A.E.C.: : : : Fecha de Realización: Duración Prevista:
Puesto de referencia para la evaluaciónPuesto de referencia para la evaluaciónPuesto de referencia para la evaluaciónPuesto de referencia para la evaluación Referencia a las compReferencia a las compReferencia a las compReferencia a las competencias a evaluaretencias a evaluaretencias a evaluaretencias a evaluar
TipoTipoTipoTipo de de de de EvaluaciónEvaluaciónEvaluaciónEvaluación:::: Ordinaria Extraordinaria
METODOLOGÍAMETODOLOGÍAMETODOLOGÍAMETODOLOGÍA autoinformeautoinformeautoinformeautoinforme
Actividades Duración
entrevistaentrevistaentrevistaentrevista Actividades Duración
informe consensuadoinforme consensuadoinforme consensuadoinforme consensuado
Actividades Duración
EquiEquiEquiEquipo Evaluadorpo Evaluadorpo Evaluadorpo Evaluador Evaluador:
Observador: Lista de Distribución:Lista de Distribución:Lista de Distribución:Lista de Distribución: A los efectos previstos en el art. 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, se le informa que los datos registrados durante el proceso de evaluación tendrán la consideración de datos personales, y serán incorporados a los ficheros informáticos de la Universidad de Almería con la exclusiva finalidad de gestionar la evaluación de las competencias, tratándose con estricta confidencialidad. En cualquier caso, usted podrá ejercitar los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación, en los términos previstos en la indicada Ley Orgánica 15/99 dirigiéndose a la Gerencia de la Universidad de Almería.
En Almería, a 18 de diciembre de 2003
EEEEL L L L EEEEVALUADORVALUADORVALUADORVALUADOR
Fdo.:
EEEEL L L L EEEEVALUADOVALUADOVALUADOVALUADO
Fdo.:
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competenciascompetenciascompetenciascompetencias Hoja 20 de 22
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ANEXO IIIANEXO IIIANEXO IIIANEXO III IIIINFORME NFORME NFORME NFORME CCCCONSENSUADOONSENSUADOONSENSUADOONSENSUADO
Universidad de Almería
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