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Administración de registros
PARA PEQUEÑOS NEGOCIOS
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 2
La bienvenida
1. Agenda
2. Reglas básicas
3. Presentaciones
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 3
Objetivos
• Explicar el concepto de administración de
registros y el motivo por el que esto es
importante para pequeños negocios
• Identificar prácticas, reglas y herramientas de
administración de registros que suelen estar
disponibles para pequeños negocios
• Explicar cómo funcionan estas prácticas, reglas
y herramientas de administración de registros
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 4
Objetivos
• Identificar los beneficios de un buen sistema
administración de registros para pequeños
negocios
• Explicar los aspectos fundamentales de la
administración de registros para pequeños
negocios
• Identificar los productos de software (programa
de computación) disponibles para la
administración de registros de los pequeños
negocios
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 5
Formulario de conocimientos
¿Qué saben o quieren aprender sobre
la administración de registros?
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 6
Introducción
La administración de registros
es importante para los pequeños
negocios
• Negocio propio
• Sociedad
• Corporación
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 7
¿Qué es la administración de registros?
• Es la práctica organizada y disciplinada de
guardar los registros del negocio
• Puede ser sencilla (fólder) o compleja
(almacenamiento electrónico en línea)
• Permite recuperar registros rápidamente
• Se actualiza de forma continua
Es necesario conservar registros precisos,
tanto personales como del negocio
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 8
¿Por qué es importante la administración
de registros?
• Operaciones comerciales
• Seguimiento de operaciones
• Planificación
• Requisitos legales
• Contratos
• Licencias y permisos
• Nómina y personal
• Preparación de impuestos federales, estatales y locales
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 9
• Registros de clientes
• Registros de ventas
• Correspondencia
• Inventario
Operaciones comerciales, seguimiento
de operaciones
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Tema para debate n.º 1:
administración de registros personales
Analicen las prácticas de administración de registros de sus negocios.
1. Identifiquen registros de operaciones que mantienen.
2. Identifiquen registros de planificación que mantienen.
3. Identifiquen registros legales que mantienen.
4. Identifiquen registros impositivos que mantienen.
5. Analicen sus sistemas de administración de registros en mayor profundidad.
• ¿Hay registros que no sean necesarios de conservar? ¿Por qué?
• ¿Hay algún registro que no hayamos mencionado que ustedes tengan actualmente?
• ¿Es necesario agregar registros a la lista?
• ¿A qué área de la administración de registros necesitan prestarle atención?
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Retención de registros
Ejemplos (años)
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Herramientas para la administración de registros • “Herramientas de papel” sencillas
• Sistema de recordatorios
• Sistemas informáticos
• Computación en nube (Cloud)
• Contabilidad
• Alojamiento
de archivos
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“Herramientas de papel” sencillas
• Fólder de archivos
• Fólder colgante
• Archivador
• Fólder de fuelle
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 14
Sistema de recordatorios
• Pueden usar un sistema de recordatorios
para cumplir con sus obligaciones; por
ejemplo:
• Impuestos trimestrales
• Renovaciones de licencias
• Revisiones y
renovaciones de seguros
• Facturas por vencer
• Llamadas que deben devolver
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 15
Sistemas informáticos
• Complementan las herramientas de papel
• Ocupan menos lugar que el papel
• Son más rápidos y sencillos: transmisión
por el Internet
• Muchos negocios y agencias gubernamentales
permiten el uso del Internet
• Investiguen los sistemas informáticos y adóptenlos
con el paso del tiempo
• Asegúrense de hacer COPIAS DE RESPALDO
diariamente
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 16
Computación en nube
Usen el Internet para
almacenar, administrar y
procesar datos (en lugar
de usar sus propias
computadoras personales).
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 17
Computación en nube: contabilidad
• Opción que ofrecen las empresas
de software (programa de
computación) contable
• No es necesario
comprar las actualizaciones
de software (programa de
computación)
• No se pierden datos
cuando se produce una
falla de la computadora
• Se puede acceder a los datos
desde cualquier lugar
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 18
Computación en nube:
alojamiento de archivos
• Permite compartir información
con colegas o clientes
• Permite compartir archivos
de gran tamaño
• No se pierden archivos
cuando se produce una
falla de la computadora
• Se puede acceder a la información
desde cualquier lugar
• Existen opciones gratuitas y
con costo
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 19
Y O
Software (programa de computación)
para el negocio • Evaluación de las necesidades del negocio
• Disponibilidad de muchos productos de
software (programa de computación)
• Hojas de cálculo
• Correo electrónico
• Contabilidad
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 20
Elección de software (programa de computación):
evaluación de las necesidades del negocio
• ¿Registro del inventario?
• ¿Fabricación?
• ¿Comercio electrónico?
• ¿Múltiples usuarios?
• ¿Especialización del sector?
• ¿Opciones en línea?
• ¿Algo más?
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 21
Software (programa de computación)
para el negocio: correo electrónico
• Facilita la comunicación con clientes, empleados,
proveedores, contratistas, etc.
• Se puede acceder a través de
una computadora “local” o
de un correo electrónico vía web
• Creen un sistema para archivar
los correos electrónicos para
conservar registros precisos
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 22
Software (programa de computación)
para el negocio: hojas de cálculo
• Permiten registrar información de clientes,
inventario, ventas, hojas de asistencia de los
empleados, etc.
• Matrices formadas por
filas y columnas
• Suelen usarse para
crear proyecciones de
varias situaciones
financieras
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 23
Mejor organización
Bajo costo
Mayor rapidez para hacer
cálculos
Reducción de errores SOFTWARE
CONTABLE
Software (programa de computación)
para el negocio: contabilidad • Permite mantener los registros financieros del
negocio, como los de ventas, gastos, inventario y
activos
• Ofrece muchas ventajas
• Reducción de errores
• Mayor rapidez
• Bajo costo
• Mejor organización
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 24
Tema para debate n.º 2:
sistema contable
Tómense algunos minutos para pensar en sus propios sistemas contables.
• Descríbanlos.
• ¿Cómo podrían mejorarlos?
• ¿Qué mejoras específicas se les ocurren?
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 25
Capacitación sobre el software (programa
de computación) para el negocio
• Tutoriales y pruebas gratuitas
• Capacitaciones en línea y seminarios web sobre
software (programa de computación)
• YouTube
• Socios de recursos de la SBA: SCORE,
Centros para el Desarrollo de Pequeños Negocios, Centros de
Negocios para Mujeres, Centros de Asistencia para las
Exportaciones de los EE. UU.,
Centros de Extensión para Negocios de Veteranos
• Institutos universitarios
• Contadores
• Asesores contables
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 26
de inmediato
Refínenlo a medida que el negocio crezca
Implementen un sistema de inmediato
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 27
Puntos clave para recordar
• Usen herramientas de administración de
registros que se adapten al tipo, el
tamaño y la complejidad del negocio
• Evalúen las necesidades del negocio
antes de comprar un software (programa
de computación)
• COMIENCEN DE INMEDIATO
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Resumen
• ¿Qué preguntas finales tienen?
• ¿Qué aprendieron?
• ¿Cómo calificarían la capacitación?
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ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS 29
Conclusión
A través de esta capacitación, aprendieron sobre lo
siguiente:
• El concepto de administración de registros y su importancia
• Los aspectos fundamentales de la administración de
registros: prácticas, reglas y herramientas
• Los registros que deben conservarse: aspectos
relacionados con el seguimiento, la planificación, los
requisitos legales y la preparación de impuestos
• Los beneficios de contar con un sistema de administración
de registros
• Los software (programa de computación) disponibles para
la administración de registros
• La capacitación sobre el software para el negocio