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SEMANA 3

Administración de Proyectos

Informáticos

Lea esto primero. UNIACC, semana 3

1 UNIVERSIDAD DE LAS COMUNICACIONES



GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Y ALCANCE DEL PROYECTO

Introducción

La gestión de la integración del proyecto involucra todos aquellos procesos que

permiten ejecutar la dirección de proyectos, esto significa que la integración es

transversal a todos los procesos y durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Sin embargo, y dado que esta es la esencia de la administración de proyectos,

juega un papel fundamental la experiencia y estilo de liderazgo del director de

proyecto para lograr integrar todos los procesos necesarios en pos de su éxito.

De igual forma que es esencial una buena integración de estos procesos por parte

del director de proyectos, la otra variable fundamental para el éxito de un proyecto

es la correcta definición del alcance de este.

Por este motivo se dedicará esta sección del curso a la revisión de los procesos

involucrados en la integración del proyecto y en la definición del alcance.



I. Gestión de la Integración del proyecto

La gestión de la integración incluye todos aquellos procesos y actividades que

contribuyen a la coordinación, unificación y consolidación del cumplimiento de los

objetivos del proyecto de manera exitosa. Esto implica tomar decisiones en

temáticas como la asignación de recursos humanos, monetarios o de tiempo, y

administrar las interdependencias entre las diferentes áreas de conocimientos

involucradas en un proyecto.

En este contexto, los procesos involucrados en la Gestión de Integración del

proyecto son procesos de inicio, como desarrollar el acta y el plan del proyecto;

existen también procesos de ejecución, como dirigir y gestionar la ejecución del

proyecto; procesos de monitoreo y control, como monitorear y controlar el trabajo

del proyecto y realizar el control de cambios; y finalmente procesos de cierre,

como realizar el cierre del proyecto (figura 1).

Los procesos involucrados muestran claramente que la integración del proyecto es

transversal a todos los procesos considerados en la administración del proyecto;

por lo tanto, se realiza de principio a fin de este.

Figura 1. Grupos de procesos de la Integración de proyectos.

Fuente: Material elaborado para la asignatura.



Los procesos mostrados en la figura 1 interactúan entre sí, y con procesos de las

otras Áreas de Conocimiento, de manera continua durante el ciclo de vida del

proyecto; por lo tanto, la experiencia y habilidades del director de proyecto son

esenciales a la hora de manejar todos los procesos de modo que contribuyan al

éxito del proyecto.

En la figura 2 se pueden observar en detalle las actividades, herramientas,

entradas y salidas asociadas a cada grupo de procesos definidos en la figura 1.



Figura 2. Descripción General de la Gestión de la Integración del Proyecto.

Fuente: PMI Inc. (2013, p. 92).

A continuación se detalla cada uno los procesos involucrados en la integración del

proyecto.



a. Acta de constitución de Proyecto

El acta de constitución del proyecto es un documento que autoriza oficialmente la

existencia de un proyecto y entrega al director de este la autoridad para asignar

los recursos de la organización a las actividades del proyecto. Su objetivo es

establecer el inicio y los límites del proyecto de manera clara, además de generar

un registro formal del proyecto y de su inicio.

1. Entradas requeridas

Para la elaboración del acta se requiere de las siguientes entradas:

Definición del proyecto: Documento con la descripción de los productos o

servicios que son el núcleo objetivo del proyecto. Puede ser interno de la

organización en el caso que el desarrollo se realice con recursos propios, o

puede ser parte del documento de licitación; por ejemplo, una petición de

propuesta en caso que el desarrollo sea realizado por un proveedor externo

a la organización. En general contiene los siguientes puntos:

o Necesidad comercial en la cual tiene origen el proyecto.

o Descripción del alcance del producto o servicio que debe entregar el

proyecto.

o El plan estratégico de la organización en el cual se enmarca el

desarrollo del proyecto y que influye en las decisiones del mismo.

Caso de Negocio: Contiene la necesidad comercial y el análisis de costo-

beneficio que justifican el proyecto. Generalmente surge por alguna de las

siguientes razones: demanda del mercado, necesidad comercial, solicitud

de un cliente, adelantos tecnológicos, requisito legal, impacto ecológico o

necesidades sociales.



Contrato: Es necesario solo en el caso que el proyecto sea ejecutado para

un proveedor externo. Esto implica que el proveedor fue elegido mediante

un proceso de licitación o asignado dentro de un contrato marco de un

registro de proveedores.

Factores Ambientales de la Empresa: En la constitución del acta de inicio

pueden influir factores ambientales como normas gubernamentales o

industriales, infraestructura de la organización o condiciones del mercado,

en el caso que su relevancia sea parte de los objetivos del proyecto o se

identifiquen riesgos para el proyecto asociados a estos factores.

Procesos de la Organización: Es imprescindible considerar información

relacionada con la estructura y procesos de la organización, como por

ejemplo los procesos organizacionales involucrados con el proyecto que se

inicia y los estándares y políticas organizacionales asociados a estos.

Además, es importante saber las normas utilizadas en la organización que

impactarán en el proyecto, por ejemplo, respecto a la contratación de

personal. Adicionalmente es necesario conocer todos los tipos de

documentos que deben ser utilizados, como plantillas. También es muy

importante conocer información histórica y de lecciones aprendidas en

proyectos anteriores que pudiesen ser de utilidad para el control de riesgos

del proyecto y éxito del mismo.

2. Herramientas y Técnicas

El acta de constitución de proyectos en general contiene una estructura definida

por la empresa que encarga la ejecución del proyecto, en especial cuando la

organización tiene una PMO (oficina de administración de proyectos). En el caso

que estas estructuras predefinidas no existan, la experiencia de expertos,

asesores o del director de proyectos será de utilidad para su definición.



Independiente del origen de la estructura o plantilla usada para la creación del

acta de proyectos, esta debe contener la siguiente información:

Definición del proyecto (Objetivos y Alcance inicial).

Recursos Asignados o resumen de presupuesto.

Actores.

Requerimientos de Tiempo de Ejecución (resumen del cronograma de

hitos).

Nombramiento del Director de Proyecto.

Criterios de éxito del proyecto.

Justificación del proyecto.

Riesgos de alto nivel.

Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta

de constitución del proyecto.

3. Salidas

Acta de constitución del proyecto.

b. Desarrollo del Plan de Proyecto

El plan de proyecto contiene la forma en que el proyecto se ejecuta, se controla,

se monitorea y se cierra. Dada su naturaleza, varía de forma dependiendo del tipo

de proyecto que se ejecuta y se encuentra en constante revisión durante toda la

vida del proyecto.

1. Entradas requeridas

Acta de inicio del proyecto.



Factores Ambientales de la Empresa: En este caso, los factores

ambientales requeridos para la elaboración del plan son distintos a los

considerados para la construcción del acta de constitución del proyecto. Los

factores ambientales que deben considerarse en la construcción del plan

del proyecto están relacionados con normas gubernamentales, sistemas de

información para la administración de proyectos a utilizar, interfaces de red

u otros sistemas en línea, infraestructura, estructura, y cultura

organizacional y normas de administración de personal. Como se observa,

los factores ambientales a considerar en este punto se relacionan con el

actuar operativo de la organización.

Procesos de la Organización: Los procesos que pueden influir en el

desarrollo del plan del proyecto son los siguientes:

o Procedimientos de control de cambios establecidos en la empresa.

o Procesos de evaluación de desempeño.

Además, es importante el conocimiento de Políticas generales de la

compañía, plantillas a usar para la dirección de proyectos y toda la

información disponible respecto de proyectos anteriores que permitan

realizar una planificación lo más realista posible.


Se requiere de la colaboración de expertos que permitan generar un plan que

cumpla con los objetivos del proyecto, que permita la incorporación de detalles

técnicos específicos, que esté en condiciones de determinar los recursos humanos

necesarios y las habilidades que estos deben cumplir, y que determine el nivel de

gestión y la configuración de esta que será aplicada al proyecto. Entre estos

elementos se encuentra la definición de cuáles de los documentos del proyecto

estarán sujetos a cambios y cuáles no. En este punto la expertise del director de

proyectos es determinante.



3. Salidas

La salida de este proceso es el documento con el Plan del proyecto, el cual está

compuesto por todas las definiciones que permitirán gestionar el proyecto en las

diferentes áreas de conocimientos y establece las bases sobre las cuales se

ejecutará el proyecto. Entre las definiciones que debe contener se encuentran:

Ciclo de vida del proyecto y procesos que integran cada una de las

fases que lo componen.

Para el proceso de dirección del proyecto deben estar definidas las

técnicas que se usarán para los procesos de administración de proyectos,

así como las entradas y salidas necesarias para cada uno de los procesos

de dirección de proyectos definidos por el equipo.

Organización del trabajo: En este punto debe estar establecido cómo

funcionará el equipo de proyecto, las funciones e interacciones de cada

integrante.

Plan de gestión de cambios con estructuras de monitoreo y control:

Se define cómo será el procedimiento para detectar un cambio y tomar la

decisión de incorporarlo al proyecto o incorporarlo en una fase posterior,

dependiendo de la estructura de ciclo de vida definido para el proyecto.

Además, se deben definir las responsabilidades de cada integrante del

equipo a este respecto y las autorizaciones y niveles de decisión que tendrá

cada uno respecto de los controles de cambio.

Necesidades y formas de comunicación entre los actores: Se determina

cómo será la comunicación de diferentes aspectos del proyecto a los

actores involucrados; por ejemplo, reuniones de control de avance con

ciertos actores, informes de avance de proyectos a otros actores, etc.

Revisión de alcance inicial, contenido y tiempo asignado al proyecto.

Líneas base de tiempo, costos y alcance.



Planes anexos, como los mostrados en la figura 3. No se construyen en

este momento sino en los procesos de planificación de cada área de

conocimiento, y se anexan al documento del plan de proyecto de manera

de obtener una definición completa de cómo se gestionará el proyecto.

Figura 3. Planes que integran el plan del proyecto.


c. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

Los procesos de ejecución están compuestos por todos aquellos procesos

necesarios para ejecutar las actividades definidas en el plan del proyecto, ya sean

procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre del proyecto.

Entre las actividades de los procesos de ejecución se encuentran las siguientes:

Implementación de actividades del plan de proyecto.

Generar los entregables del proyecto.

Capacitar y dirigir al equipo del proyecto.

Implementar métodos y normas planificados.



Definir y gestionar los canales de comunicación del proyecto.

Generar la información del proyecto.

Gestionar los requerimientos de cambio del proyecto.

Gestionar los riesgos del proyecto.

Gestionar las adquisiciones planificadas.

Gestionar los recursos del proyecto.

Generar la información de cierre del proyecto.

Las actividades relacionadas con la gestión de cambios y de riesgos consideran

tres fases que se ejecutan en forma repetitiva, estas son:

Acciones correctivas.

Acciones preventivas.

Reparación de defectos.

Todas las actividades de los procesos de ejecución son coordinadas y dirigidas

por el equipo de proyecto.

Durante la ejecución de estos procesos se generan y actualizan documentos del

proyecto en base a los resultados obtenidos en cada área de conocimiento.

1. Entradas Requeridas

Plan del Proyecto.

Requerimientos de cambios aprobados: Se incluyen en el caso de haber

surgido en las fases de análisis y diseño del proyecto, dado que deben

tener actualizada la siguiente información para el proceso de ejecución:

o Documento de definición de los cambios.

o Documentos de aprobación de las actividades involucradas en cada

requerimiento de cambio.

o Cronograma actualizado de las actividades.

o Costos asociados a los cambios.

o Recursos requeridos (Plan de recursos actualizado).



o Presupuesto actualizado (Plan de presupuesto actualizado).

Factores Ambientales de la Empresa: De la misma forma que en

procesos anteriores, es necesario considerar entre los factores ambientales

requeridos para este proceso: sistemas de información para la

administración de proyectos a utilizar, estructura y cultura organizacional,

infraestructura y normas de administración de personal y, uno de los más

importantes, la tolerancia al riesgo de los actores del proyecto.

Procesos de la Organización: Los procesos de la organización que deben

considerarse en la ejecución del trabajo del proyecto son, entre otros:

o Procedimientos de gestión de incidentes

o Procedimientos de comunicación del avance y desempeño del

proyecto.

Adicionalmente, debe considerarse información relacionada con pautas e

instrucciones de trabajo, bases de datos históricos y bases de datos con

variables para el control del proyecto.


Expertos: En este proceso el aporte de los expertos es requerido para

evaluar las entradas y, de esta manera, poder gestionar el plan del

proyecto. Sin duda la experiencia de los expertos a considerar es de

máxima relevancia. Algunos ejemplos de fuentes de expertos son: otras

unidades dentro de la organización; actores, incluyendo clientes y

patrocinadores; consultores; y asociaciones profesionales y técnicas.

Sistema de Información para la Dirección de Proyectos: Se consideran

herramientas automáticas para administrar la siguiente información del

proyecto. La importancia de este tipo de sistemas radica en el

procesamiento de la información e impacta en el proyecto en el caso de

requerir capacitar al equipo de proyecto en su uso.



Reuniones: Las reuniones son utilizadas para analizar y discutir líneas de

acción respecto de diferentes temáticas relacionadas con el proyecto; por

este motivo pueden incluir al director del proyecto, al equipo del proyecto y

a los interesados, involucrados o afectados por los asuntos tratados. Lo

importante es que cada asistente debería tener un rol establecido, de modo

que se asegure la participación adecuada; por lo tanto, las reuniones deben

ser preparadas y planificadas en función del objetivo y de los asistentes, ya

que en general pueden ser de intercambio de información, de análisis y

evaluación de opciones o diseño, o de toma de decisiones.

3. Salidas

Entregables Aprobados.

Informe de evaluación de desempeño del proyecto: Debe contener

información acerca de los siguientes aspectos, los cuales deben ser

evaluados en base a las políticas y criterios de evaluación de desempeño

de la organización.

o Estado de los entregables.

o Estado de avance del cronograma.

o Estado de gastos del presupuesto.

Informe de requerimientos de cambio: Debe contener información acerca

de los siguientes aspectos y ser concordante con los procedimientos para

gestión de cambios establecidos en el plan del proyecto:

o Definición de los cambios.

o Estado de avance del cronograma de implementación de los cambios.

o Estado de gastos del presupuesto asociado a los cambios.

Plan de proyecto actualizado respecto de los siguientes aspectos: Plan

de gestión de requerimientos, plan de gestión del cronograma, plan de

gestión de costos, plan de gestión de calidad, plan de recursos humanos,



plan de gestión de las comunicaciones, plan de gestión de riesgos, plan de

gestión de las adquisiciones, y líneas bases del proyecto.

Documentos del proyecto actualizados: Además de los documentos que

registran los planes mencionados en el punto anterior, se deben actualizar

los siguientes documentos del proyecto:

o Documentos de Requerimientos.

o Registro de Riesgos.

o Registros del proyecto como incidentes, supuestos etc.

o Registro de interesados, este puede cambiar por la incorporación de

requerimientos de cambios del proyecto.

d. Monitoreo y Control del Trabajo del Proyecto

Estos procesos son los encargados de controlar y monitorear el avance del

proyecto, mediante al análisis de las variables de control y desempeño del

proyecto. Su resultado se difunde a los interesados a través de los medios de

comunicación del proyecto.

Este monitoreo permite al equipo de proyecto identificar en forma oportuna

problemas y riesgos para que el equipo de dirección de proyecto pueda tomar las

decisiones que permitan un desempeño exitoso. Dichas decisiones son realizadas

en base a los procedimientos establecidos para cada área de conocimiento en el

plan del proyecto.

Las actividades involucradas en el monitoreo y control, así como su organización,

son el desempeño del proyecto en cuanto a tiempo, costos, calidad y recursos.

Además, deben ser controlados los riesgos, los cambios y la forma y oportunidad

de entregar la información a los interesados del proyecto.



1. Entradas

Plan de proyecto.

Informes de desempeño: Debe contener los siguientes puntos:

o Estado actual del proyecto respecto de cada área de conocimiento.

o Logros significativos del periodo en relación a las actividades definidas

en el cronograma del proyecto.

o Asuntos pendientes en cada área de conocimiento.

o Proyecciones de cada área de conocimiento.

Factores ambientales: Entre los factores ambientales a considerar se

encuentran las normas gubernamentales y de la industria que pueden

impactar en riesgos o cambios en el proyecto. Además, es importante

considerar la tolerancia al riesgo de los interesados y los sistemas de

autorización de trabajo de la organización, debido a que todos estos

factores pueden impactar en el éxito del proyecto.

Procesos de la empresa: Son los siguientes:

o Procedimientos de control financiero.

o Procedimientos de control de incidencia.

o Procedimientos de control de riesgos.

o Procedimientos de comunicación de la organización.

Además de los procedimientos es necesario considerar la información

contenida en las bases de datos de lecciones aprendidas de la organización

y las bases de datos para la medición de procesos.


Juicio de expertos: Se utiliza para la interpretación de la información

analizada por este proceso. De esta manera, el director del proyecto y su



equipo pueden tomar las decisiones necesarias para asegurar el éxito del

proyecto.

3. Salidas

Documentos del Proyecto actualizados.

Plan de proyecto actualizado.

Informe de requerimientos de Cambio.

e. Controles de cambio del proyecto

Este proceso está presente durante toda la vida del proyecto e involucra la revisión

de todas las solicitudes de cambio, la gestión de su aprobación de acuerdo a las

definiciones para estos efectos en el plan del proyecto y la incorporación de estos

cambios en el plan del proyecto, definiendo las actividades, costos, tiempos y

recursos humanos requeridos.

Para establecer la aceptación o rechazo de un requerimiento de cambio en el

proyecto se requiere la ejecución de las siguientes actividades:

En primer lugar, se debe evaluar la viabilidad del requerimiento de cambio

desde el punto de vista técnico, financiero, impacto en el alcance y en el

tiempo y entregables del proyecto.

Si el requerimiento de cambio es aceptado, se debe gestionar de manera

rápida su aprobación.

Una vez aprobado, el cambio debe ser incorporado al proyecto de manera

tal de mantener la integridad de la línea base del proyecto.



Finalmente debe actualizarse toda la documentación relacionada con el

cambio incorporado.

Este es un proceso vital en el éxito del proyecto, dado que en la incorporación de

cambios puede producirse una variación importante en el alcance del proyecto que lo

haga extenderse por un tiempo mayor y produzca la sensación en los actores y

patrocinadores que el proyecto nunca termina.

Para evitar este sentimiento en la organización, muchas veces es necesario

fraccionar el producto en diferentes versiones para así poder hacer entregas

parciales que muestren productos tangibles y tranquilicen a los actores en la

organización. Sin embargo, esta opción debe estar definida en el plan del proyecto

cuando se establece la estructura del ciclo de vida del proyecto.

1. Entradas

Plan del proyecto.

Informe de desempeño del proyecto.

Solicitudes de cambio.

Factores ambientales, entre los cuales están los sistemas de recopilación

y distribución de la información, sistemas de gestión de la configuración y

sistemas de información para la dirección de proyectos.

Procesos de la empresa: Los procesos a considerar en la gestión de los

cambios de un proyecto que inicialmente fueron registrados en el plan del

proyecto, pero que en estos momentos deben ser revisados y actualizados

en caso necesario, son los siguientes:

o Procedimientos de control de cambios de la organización.

o Procedimientos de aprobación de cambios de la organización.

o Normas y políticas generales de la empresa.

Además de los procesos, se debe contar con información relativa a:



o Base de datos para la medición de procesos.

o Archivos del proyecto.

o Base de datos para la medición del desempeño.

o Base de conocimientos de gestión de la configuración.


Juicio de expertos: Es útil la incorporación de actores expertos para la

definición de cambios y necesidad de estos desde el punto de vista del

negocio; de igual forma, el equipo de proyecto aporta su experiencia en la

definición de los cambios desde el punto de vista técnico. Para estructurar

el aporte de los expertos de negocio y del equipo técnico, debe conformase

idealmente un comité de evaluación de cambios.

Reuniones de control de cambios: Su objetivo es el análisis y la

aprobación de los cambios surgidos durante la vida del proyecto. Deben

realizarse en forma periódica y encontrase dentro de la planificación del

proyecto.

3. Salidas

Solicitudes de Cambio actualizadas.

Plan de Proyecto actualizado.

Documentos de Proyecto actualizados.

f. Cierre del Proyecto

El proceso de cierre es un proceso paulatino dado que cada fase contiene en sí el

cierre de esta; por lo tanto, el proceso de cierre del proyecto debe revisar los

documentos de cierre de cada fase para generar el documento de cierre final, la



aprobación final del proyecto y el documento de lecciones aprendidas y

recomendaciones.

1. Entradas

Plan del Proyecto.

Informe de Entregables aceptados.

Procesos de la empresa: Entre ellos se encuentran los siguientes:

o Pautas o requisitos para el cierre del proyecto.

o Información histórica y base de conocimientos de lecciones

aprendidas.

2. Salidas

Las salidas de este proceso consideran en primer lugar el producto o servicio

objetivo del proyecto; además, se tiene la información actualizada y registrada en los

documentos del plan del proyecto. Como salidas generadas en este proceso se

encuentra el acta de cierre del proyecto y las lecciones aprendidas.(figura 4).

Figura 4. Salidas del proceso de cierre del proyecto.




II. Gestión del Alcance del proyecto

El alcance es la primera de las áreas de conocimiento específica del proyecto que

debe ser administrada por la dirección de proyectos y es la más importante porque

determina los límites del proyecto. Una buena definición del alcance aporta

significativamente al éxito del proyecto.

Esta etapa es fundamental, dado que la definición de alcance con la que un

proyecto nace es realizada desde el punto de vista de los requerimientos de

negocio y realizada por los usuarios de negocio correspondientes. Por este

motivo, en esta etapa se establece el alcance real, que conjuga los requerimientos

de negocio con las definiciones técnicas y establece si es o no posible cumplir con

las expectativas de los usuarios, tanto en funcionalidades como en tiempos y

costos del proyecto.

Los procesos involucrados en la Gestión del Alcance se inician con la recopilación

de requisitos que permite definir el alcance; esta definición da origen a una

estructura de subproductos o entregables que en su conjunto cumplirán con el

objetivo, producto o servicio que origina el proyecto. A partir de la definición de los

entregables se realiza el proceso de verificación, que consiste en lograr la

aceptación de los entregables propuestos. Todos los procesos definidos

anteriormente son procesos del grupo de procesos de inicio del proyecto; el último

proceso involucrado con el alcance pertenece al grupo de procesos de monitoreo

y control y se relaciona con el monitoreo y control del alcance del proyecto (figura

5).



Figura 5. Procesos de la Gestión del alcance del proyecto


Todos los procesos interactúan con otros procesos de otras áreas de

conocimiento y deben ejecutarse al menos una vez durante el ciclo de vida del

proyecto. Sin embargo, en la realidad los procesos involucrados en la gestión del

alcance se dan repetidas veces en el ciclo de vida dado que, producto de riesgos

o problemas detectados en el proyecto, el alcance de este puede variar.

Al término de la ejecución de estos procesos por primera vez, deberá tenerse la

definición del Alcance del Producto y del Alcance del Proyecto; ambos serán

redefinidos durante la ejecución en caso necesario, pero esta definición inicial

junto a EDT, ambos aprobados, constituye la línea base del proyecto en función a

la cual será evaluado su desempeño.

El documento que refleja la planificación asociada a la Gestión del alcance es el

plan para la Gestión del Alcance del Proyecto, que contiene los lineamientos de

cómo se realizará la definición, la verificación, la gestión y la documentación del

alcance y sus variaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este documento

es parte del plan del proyecto.



a. Planificar la Gestión del Alcance

Planificar la Gestión del Alcance es el proceso en el cual se establece cómo se va

a definir, validar y controlar el alcance del proyecto. La importancia de este

proceso es que entrega una guía y dirección sobre cómo se gestionará el alcance

a lo largo del proyecto. El documento que contiene todas las definiciones de este

proceso es el Plan de Gestión del Alcance del proyecto, que a su vez es integrante

del plan general del proyecto.

1. Entradas

Plan para la Dirección del Proyecto.

Acta de Constitución del Proyecto.

Factores Ambientales de la Empresa: Algunos de ellos son:

o La cultura de la organización.

o La infraestructura.

o La gestión de personal.

o Las condiciones del mercado.

2. Herramientas y técnicas

Juicio de Expertos: Debe ser solicitado por el director de proyectos como

herramienta que le permita una correcta definición del alcance.

Reuniones: Son una herramienta utilizada por los equipos del proyecto

para desarrollar el plan de gestión del alcance. Los participantes pueden

incluir al director del proyecto, los interesados y los expertos.

3. Salidas



Plan de Gestión del Alcance: Sus componentes incluyen:

o El procedimiento a utilizar para elaborar un enunciado detallado del

alcance del proyecto.

o El proceso que permite la creación de la EDT/WBS.

o El procedimiento a implementar para mantener y aprobar la EDT/WBS

y por consecuencia los entregables definidos para el proyecto.

b. Recopilar Requisitos

En este proceso se realiza un ciclo de reuniones de trabajo con todos los

interesados responsables de la definición de las funcionalidades con las que debe

cumplir el proyecto. De esta manera se documentan las necesidades para el

cumplimiento de los objetivos. El nivel de exactitud con que se realice este

proceso incidirá directamente en el éxito que pueda tener el proyecto.

Las etapas involucradas en la definición de requisitos son las mostradas en la

figura 6:



Figura 6. Procesos de la recopilación de requisitos del proyecto.


Los requisitos son la base para la planificación y para realizar la EDT, en base a

ellos se hace el plan de los costos, del cronograma y de la calidad requerida.

El primer paso de la definición de requisitos se realiza a partir de la información

contenida en el acta de inicio del proyecto.

Las características principales que se deben considerar en la definición de los

requisitos es que estos deben ser:

Medibles

Comprobables

Rastreables

Completos

Coherentes

Aceptables para los interesados clave del proyecto

1. Entradas

Acta de Inicio del Proyecto.

Plan de Gestión del proyecto, con los siguientes planes establecidos:

o Plan de Gestión del Alcance.

o Plan de Gestión de los Requisitos. Algunos de los temas involucrados

en este plan son:

Forma de planificación, control e información de las actividades

de definición de requerimientos.

Las actividades de gestión cambios de los requerimientos, como

por ejemplo la forma de aprobación de cambios.

Proceso que permita priorizar los requerimientos.

Indicadores a utilizar y el fundamento de su uso.

La estructura de control de desempeño y documentos asociados.



o Plan de gestión de los interesados.


En proyectos de tecnología las herramientas más utilizadas son las entrevistas

estructuradas y planificadas en base a los interesados y participantes en la

reunión, y recopilación de antecedentes como normativas, plantillas y documentos.

Sin embargo, existe otro tipo de herramientas a las cuales se puede recurrir en el

caso de tener otro tipo de proyectos (figura 7).

Figura 7. Técnicas disponibles para la recopilación de requisitos.




3. Salidas

Documentación de Requisitos: El formato de la documentación de

requisitos depende de cada organización, pero en general pueden incluirse

los siguientes aspectos:

o La necesidad comercial y oportunidad, que define la situación actual.

o Objetivos de la empresa y del proyecto.

o Requerimientos funcionales.

o Requerimientos no funcionales.

o Requerimientos de calidad.

o Criterios de aceptación.

o Principios directivos de la organización.

o Impactos sobre otras áreas de la organización.

o Impactos sobre otras entidades dentro o fuera de la organización.

o Requerimientos de capacitación.

o Supuestos y restricciones.

Plan de Gestión de Requisitos actualizado.

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos. Es una tabla que permite definir

el origen de cada requerimiento en cuanto a su solicitud, lo relaciona con

los objetivos tanto del proyecto como de la empresa, y con la

documentación generada durante el proyecto del requisito en particular.

Esta herramienta proporciona una forma práctica de hacer el control,

durante el ciclo de vida del proyecto, del cumplimiento de cada

requerimiento con respecto a los aspectos mostrados en la figura 8:



Figura 8. Áreas con las que debe relacionarse cada requisito del proyecto


c. Definir el Alcance

En las secciones anteriores se definió cuáles serían los procedimientos para

establecer el alcance y cuáles son los requisitos del proyecto; por lo tanto, ahora

se está en condiciones de establecer el alcance del proyecto. El objetivo de este

proceso es la descripción detallada del proyecto y del producto, descripción que se

organiza en función de los entregables, los supuestos y restricciones.

1. Entradas

Acta de Constitución del Proyecto.

Plan de Gestión del Alcance.

Documentación de Requisitos.

Definición de Procesos de la Organización.




Juicio de Expertos.

Análisis del Producto de solución.

Identificación de Alternativas.

Talleres Facilitados, que consideran la participación de actores clave con

diversas expectativas y/o áreas de experiencia en estas sesiones de trabajo

multidisciplinario.

3. Salidas

Declaración del Alcance del Proyecto, está compuesta por:

o Descripción del alcance del producto

o Criterios de aceptación del producto.

o Entregables del proyecto

o Exclusiones del proyecto.

o Restricciones del proyecto

o Supuestos del proyecto.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto:

o Registro de interesados.

o Documentación de requisitos.

o Matriz de rastreabilidad de requisitos.

d. Crear la EDT/ WBS

Este proceso divide los entregables y el trabajo asociado en componentes más

pequeños que faciliten su ejecución y control. La estructura de desglose del

trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica de los entregables del trabajo que

debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto.



La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo

especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente, El

nivel más bajo de los componentes de una EDT son los paquetes de trabajo

(WBS); a este nivel se puede programar, monitorear, y controlar su desarrollo y su

costo.

1. Entradas

Declaración del Alcance del Proyecto.


Procesos de la Organización, en los que se definen las políticas,

procedimientos y plantillas de la EDT/WBS, los archivos de proyectos

anteriores y las lecciones aprendidas procedentes de proyectos anteriores.

Factores Ambientales de la Empresa, entre los que se deben incluir los

estándares de EDT/WBS específicos de la industria, pertinentes a la

naturaleza del proyecto; por ejemplo, en el desarrollo de SW existen las

fases de análisis, diseño, construcción y pruebas.


Descomposición: Consiste en realizar la descomposición del proyecto en

paquetes de trabajo para esto se deben realizar de manera sucesiva las

actividades mostradas en la figura 9, hasta obtener los paquetes de trabajo

a implementar.



Figura 9. Actividades a realizar para el proceso de obtención de paquetes de trabajo por

descomposición.


3. Salidas

EDT.

Diccionario de la EDT, que incluye las siguientes variables:

o Código de cuentas.

o Descripción del trabajo.

o Responsable.

o Lista de hitos del cronograma.

o Actividades asociadas del cronograma.

o Recursos.

o Costos estimados.

o Requisitos de calidad.



o Criterios de aceptación.

o Referencias técnicas.

o Información del contrato (solo si procede).

Los componentes anteriores constituyen la Línea Base del Alcance. El conjunto de

salidas de la definición de la EDT, más la definición del alcance, conforman el Plan

del Proyecto.

e. Verificar el Alcance

Es el proceso que formaliza el procedimiento de aceptación de los entregables,

mediante la verificación con el cliente, para así obtener la aceptación formal.

1. Entradas

Plan del Proyecto

Documentación de Requisitos

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

Entregables Validados


Inspección: Considera todas aquellas actividades que permitan medir,

examinar y validar que los entregables cumplen con los requisitos y los

criterios de aceptación del producto.

3. Salidas

Entregables Aceptados.

Solicitudes de Cambio.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.



Información de Desempeño del Trabajo en relación al avance del

proyecto.

f. Controlar el Alcance

Es el proceso que controla el estado del alcance del proyecto y del producto, y

gestiona los cambios a la línea base del alcance. Actúa cuando se realizan los

procesos de ejecución del proyecto y pertenece al grupo de procesos de

monitoreo y control del proyecto

1. Entradas

Plan del Proyecto.

Información sobre el Desempeño del Trabajo.


Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.

Procesos de la Organización relacionados con las políticas,

procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con

el control del alcance; y los métodos de monitoreo y comunicación y las

plantillas que se utilizarán.


Análisis de Variación: En base a los parámetros de medición

establecidos, a la línea base del proyecto, al cronograma de actividades y al

cumplimiento de estas, se realiza el análisis de las desviaciones existentes

y sus causas.

3. Salidas



Mediciones del Desempeño del Trabajo.

Actualizaciones de los Procesos de la Organización: Estos pueden ser

actualizados debido a las causas encontradas en las desviaciones del

proyecto, por las acciones correctivas seleccionadas y las razones de su

selección, o por otros tipos de lecciones aprendidas desde el control del

alcance del proyecto.

Solicitudes de Cambio.

Actualizaciones al Plan del Proyecto.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.



Conclusión

La Gestión de la Integración del proyecto permite establecer la base del

funcionamiento del proyecto en los procesos de inicio, planificación, ejecución,

monitoreo y control y cierre del proyecto; por esto, es imposible iniciar un proyecto

sin la realización de estos procesos. Dada la complejidad de estos procesos, y ya

que además algunos de ellos son transversales o cíclicos durante el ciclo de vida

del proyecto, las habilidades y experiencia del director de proyecto y de los

integrantes del equipo son imprescindibles.

Una vez establecidas las bases de funcionamiento del proyecto plasmadas en el

plan, se debe avanzar hacia la precisión de los límites que se establecen mediante

la definición del alcance del proyecto.



Referencias Bibliográficas

Project Management Institute, Inc. (PMI). (2013). Guía de los fundamentos para

la dirección de proyectos (guía del PMBOK). Quinta edición. Pennsylvania,

EE. UU.: Project Management Institute, Inc.

Si usted desea referenciar este documento, considere:

UNIACC (2016). Gestión de la Dirección de Proyectos y Alcance del Proyecto.

Administración de proyectos informáticos. Lea esto primero (Semana 3).



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