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Administração Contratual
2013
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1ª Etapa
Procedimentos Coorporativos para Contratações
Processo de Gestão Contratual na Parada
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Processo de Gestão Contratual na Parada
Atividades
Setor
Prazos
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Processo de Gestão Contratual na Parada
Atividades Setor PrazoIdentificação da Necessidade do Serviço Operação – Equipe Técnica e RCR Inicio 60 dias antes da Mobilização
Elaboração da Especificação do Serviço/MD, contendo claramente e detalhadamente o que se precisa contratar (Qtde
necessárias, período, condições de fornecimento, etc...)
Operação – Equipe Técnica e RCR LogísticaAlmoxarifado
Administração Contratual
Inicio 60 dias antes da Mobilização
Abertura da SM (tendo como anexo o MD e demais documentos)
Logística / Almoxarifado / Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo
Emissão dos Convites e recebimento das cotações (mínimo 3) Suprimentos e Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo
Análise das Cotações e definição dos vencedores Suprimentos / Administração Contratual / RCR 30 dias antes da necessidade no campo
Análise e Aprovação das Minutas de Contrato RCR / Suprimento / Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo
Assinatura dos Contratos Suprimentos /Administração Contratual / RCR 30 dias antes da necessidade no campo
Abertura do CT/PC no sistema Suprimentos e Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo
Mobilização dos Fornecedores RCR Administração Contratual
Pelo menos uma semana antes da data de início do serviço no campo.
Acompanhamento, controle e geração medição dos contratos Logística/Almoxarifado/Administração Contratual Time da Operação – Equipe Técnica
Durante a execução do serviço
Controle de Contas da Parada - Previsto x Realizado RCR Administração Contratual
Durante a execução do serviço
Encerramento dos Contratos e Pedidos de Compras no Sistema e Nada Consta com Fornecedores
Administração Contratual Suprimentos / Logística / Almoxarifado
Após a finalização do Serviço
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Processo de Gestão Contratual na Parada
Vale Lembrar!
• NENHUM SERVIÇO OU FORNECIMENTO PODE SER CONTRATADO / AUTORIZADO sem que os procedimentos corporativos tenham sido atendidos
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Processo de Gestão Contratual na Parada
Apoio...
Administrador de Contratos
2ª Etapa
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Processo de Gestão Contratual na Parada
Atuar junto á área operacional na elaboração do MD e da SM objetivando introduzir ou compatibilizar, nos mesmos, as exigências da área operacional com as necessidades de medição e controle dos
itens que serão contratados.
Participação no processo de cotação e contratação dos serviços.
Administração dos contratos no sistema quanto a elaboração dos aditivos, saldos, datas de
vigência
Efetuar a interface entre as áreas de operação e suprimentos visando identificar, tratar e corrigir
qualquer dificuldade de entendimento ou comunicação.
Participação da área de administração contratual
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Processo de Gestão Contratual na Parada
Processo de análise e emissão do Parecer Técnico junto à área de operações.
Apoio à área de suprimentos nos trâmites necessários à assinatura do contrato junto ao
fornecedor.
Coordenação durante todo o processo de implantação, execução, acompanhamento,
controle e medição, faturamento, pagamento e encerramento do contrato em apoio a área de
operações e realizando a interface com as áreas de suprimento, financeiro e com o fornecedor.
Participação da área de administração contratual
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Processo de Gestão Contratual na Parada
A Administração Contratual deve assessorar permanentemente o RCR no acompanhamento dos contratos e dos
custos da Parada atuando sempre PREVENTIVAMENTE e
PROATIVAMENTE no sentido de EVITAR FATOS CONSUMADOS
Reforçando...
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Processo de Gestão Contratual na Parada
Nenhuma contratação de serviços com terceiros poderá ser iniciada sem a emissão do respectivo MD.
Qualquer SM emitida para contratação de serviços com terceiros que não estiver com o MD anexado será
cancelada ou devolvida.
Todas as SM´S emitidas deverão ser dimensionadas visando o atendimento a necessidade do evento como
um todo, porém identificando de modo claro a necessidade de entregas parciais.
Atenção!
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Processo de Gestão Contratual na Parada
Não serão aceitos fatos consumados, ou seja, a necessidade de Aditivos não previamente justificados,
pagamentos via PA, atraso nas medições dos serviços, etc..(As medições deverão ser enviadas)
Respeitar o prazo de antecedência de abertura de uma SM de serviço, para possibilitar a implantação da
sistemática de emissão de carta convite aos fornecedores nos processos de cotação com
separação das Propostas em Técnica e Comercial.
Atenção!
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Processo de Gestão Contratual na Parada
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Exemplo de uma SM ideal para Contratação de Serviço
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Processo de Gestão Contratual na Parada
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Exemplo de um MD (Memorial Descritivo) a ser anexado a uma SM
• Neste documento o solicitante escreve detalhadamente o que se precisa contratar e procedimentos a serem seguidos na condução do contrato
• Os modelos desses MD´S podem ser encontrados na intranet
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Processo de Gestão Contratual na Parada
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Exemplo de uma PP (Planilha de Preços e Quantidades) a ser anexado a uma SM
• Neste documento o solicitante lista quantidades e ÍTENS DE MEDIÇÃO do contrato. Esta planilha deverá ser enviada junto com o MD sem os preços unitários.
• Depois de negociado o contrato o COMPRADOR especialista define os CÓDIGOS / DESCRIÇÕES e UNIDADES adequadas , bem como coloca os preços unitários negociados.
ITEM DESCRIÇÃO DO SERVIÇO U NQTDE. ESTIM.
VALOR UNITÁRIO
VALOR TOTAL
-
A PROPONENTE DEVERÁ PREENCHER SOMENTE OS CAMPOS EM AMARELO
Valor Total da Proponente
NOTAS GERAIS E ORIENTAÇÕES
-R$ -
0 -R$ -
Planilha de Preços
MD 000.00.00
Desjejum1.1
Obra:
1.3 Lanche 6 itens U N
1.4 Jantar U N 0
Serviço Ofertado:
1.2 Almoço U N 0 -R$ -
- 1 Fornecimento de Serviço de Alimentação -- -- ---
Proponente:
Fornecimento de Alimentação
OBSERVAÇÕES
0U N
-R$ -
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Processo de Gestão Contratual na Parada
.3ª Etapa
Sistema de Gestão Contratual
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Processo de Gestão Contratual na Parada
.“Todo o negócio baseia-se na existência de um contrato
entre a parte que fornece e a que adquire. É através do contrato que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua
relação de negócio”.
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Processo de Gestão Contratual na Parada
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Conceito...Empresa Fornecedora Empresa Cliente
Produtos e serviços
Valor da compra e aluguel
Valor da compra e aluguel
MCE
Sistema de Gestão
Produtos e serviços
Gestão de Contratos
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Processo de Gestão Contratual na Parada
.
Ações e Benefícios....• Esta prática nos desobriga de informar mensalmente
os custos com terceiros através de BM´S manuais como vínhamos fazendo. Temos que nos adequar IMEDIATAMENTE a esta situação e treinar as pessoas necessárias para tal.
• A partir desse sistema, teremos que gerar mensalmente em modo eletrônico o Boletim de Medição, informado ao fornecedor para emissão da NF.
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Processo de Gestão Contratual na Parada
.• Acompanhamento dos controles das medições
dos contratos, tendo uma melhor análise dos seus custos;
• Atendimento ao Regime e demais regras contábeis dentro do mês competente;
• Análise e geração do fluxo de caixa para setor Financeiro e Contábil
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