FACULTAD DE ADMINISTRACION Y FACULTAD DE ADMINISTRACION Y NEGOCIOSNEGOCIOS

ADMINISTRACION PUBLICAADMINISTRACION PUBLICASesión No 10Sesión No 10

EXPOSITOR: EXPOSITOR: MG. ROSANA CURASI BOHORQUEZMG. ROSANA CURASI BOHORQUEZ

SISTEMA DE RACIONALIZACION

DESARROLLO DESARROLLO TEMATICOTEMATICO

HISTORIAHISTORIA DEFINICIONDEFINICION NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE RACIONALIZACIONNORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE RACIONALIZACION INSTRUMENTOS DE GESTIONINSTRUMENTOS DE GESTION BASE LEGALBASE LEGAL -Constitución Política del Perú de 1993, Artículos, 58º,59º,61º y -Constitución Política del Perú de 1993, Artículos, 58º,59º,61º y

65º65º - Ley Nº 27658 Ley Marco de Modernización de la Gestión del - Ley Nº 27658 Ley Marco de Modernización de la Gestión del

Estado.Estado. - Ley Nº 27444- Ley de Procedimiento Administrativo General.- Ley Nº 27444- Ley de Procedimiento Administrativo General. - Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM-Lineamientos para la - Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM-Lineamientos para la

formulación y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal-formulación y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal-CAP de las Instituciones de la Administración Pública.CAP de las Instituciones de la Administración Pública.

- Decreto Legislativo 276- Ley de Bases de la Carrera - Decreto Legislativo 276- Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.

- Decreto Supremo Nº 005-90-PCM Reglamento de la Ley de - Decreto Supremo Nº 005-90-PCM Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa.Carrera Administrativa.

-Decreto Supremo Nº 74-95-PCM Disposiciones referidas a la -Decreto Supremo Nº 74-95-PCM Disposiciones referidas a la transferencia de funciones desempeñadas por el INAP.transferencia de funciones desempeñadas por el INAP.

HISTORIAHISTORIA

El Sistema Nacional de El Sistema Nacional de Racionalización, fue creada con el Racionalización, fue creada con el Decreto Ley No 20316, dirigida por Decreto Ley No 20316, dirigida por Instituto Nacional de Administración Instituto Nacional de Administración Pública INAP, como Oficina Central, y Pública INAP, como Oficina Central, y las Oficinas de Racionalización de los las Oficinas de Racionalización de los Ministerios y de las entidades Ministerios y de las entidades descentralizadas.descentralizadas.

El mismo que fue disuelto mediante El mismo que fue disuelto mediante Ley Nº 26507, publicada en el diario Ley Nº 26507, publicada en el diario Oficial El peruano el 19-07-1995.Oficial El peruano el 19-07-1995.

DEFINICIONDEFINICION

Corresponde al Sistema de Corresponde al Sistema de Racionalización, adecuar de manera Racionalización, adecuar de manera permanente y sistemática la permanente y sistemática la estructura, funciones y estructura, funciones y procedimientos de la Administración procedimientos de la Administración Pública a los requerimientos de los Pública a los requerimientos de los planes de gobierno con el fin de planes de gobierno con el fin de asegurar un mejor servicio a la asegurar un mejor servicio a la colectividad nacional.colectividad nacional.

NORMAS GENERALES DEL NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE RACIONALIZACIÓNSISTEMA DE RACIONALIZACIÓN

Tiene como objetivo darle coherencia Tiene como objetivo darle coherencia sistemática a las acciones de sistemática a las acciones de RacionalizaciónRacionalización

FORMULACION DE POLITICASFORMULACION DE POLITICAS FORMULACION Y ACTUALIZACION DE FORMULACION Y ACTUALIZACION DE

INSTRUMENTOS NORMATIVOS DEL INSTRUMENTOS NORMATIVOS DEL SISTEMA DE RACIONALIZACIÓNSISTEMA DE RACIONALIZACIÓN

DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALESDISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES PROGRAMACIÓN ADMINISTRATIVAPROGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA RACIONALIDAD DE PROCEDIMIENTO.RACIONALIDAD DE PROCEDIMIENTO.

01 Formulación de la 01 Formulación de la Política InstitucionalPolítica Institucional

La Política Institucional es la directriz guía La Política Institucional es la directriz guía general de acción expresada, adoptada y general de acción expresada, adoptada y seguida por las autoridades de los niveles seguida por las autoridades de los niveles jerárquicos, así como por los demás jerárquicos, así como por los demás funcionarios de la organización, que funcionarios de la organización, que permita orientar las actividades del permita orientar las actividades del personal de la entidad en períodos personal de la entidad en períodos predeterminados, de acuerdo con la predeterminados, de acuerdo con la naturaleza, fines, funciones y naturaleza, fines, funciones y competencias de cada institución y los competencias de cada institución y los respectivos planes de gobierno.respectivos planes de gobierno.

Objetivo o finalidadObjetivo o finalidad Contribuir a lograr una gestión eficiente y eficaz Contribuir a lograr una gestión eficiente y eficaz

en todos los niveles de la organización en todos los niveles de la organización mediante la aplicación de políticas adecuadas mediante la aplicación de políticas adecuadas con la realidad que confronta cada entidad.con la realidad que confronta cada entidad.

Acciones a desarrollar:Acciones a desarrollar:1.1. La política institucional debe ser dictada por la La política institucional debe ser dictada por la

máxima autoridad de la entidad en base a la máxima autoridad de la entidad en base a la propuesta formulada por las autoridades propuesta formulada por las autoridades correspondientes. correspondientes.

2.2. La política debe estar por escrito, en forma La política debe estar por escrito, en forma sencilla, clara y precisa lo cual sea susceptible sencilla, clara y precisa lo cual sea susceptible de ser comprendida y aplicada por todo el de ser comprendida y aplicada por todo el personal.personal.

3.3. El dictado de nuevas políticas, así como la El dictado de nuevas políticas, así como la modificación o anulación de las vigentes puede modificación o anulación de las vigentes puede realizarse siguiendo el procedimiento realizarse siguiendo el procedimiento establecido.establecido.

02 FORMULACION Y ACTUALIZACION DE 02 FORMULACION Y ACTUALIZACION DE INSTRUMENTOS NORMATIVOS DEL INSTRUMENTOS NORMATIVOS DEL

SISTEMA DE RACIONALIZACIONSISTEMA DE RACIONALIZACION

Concepto. Concepto. Es el proceso mediante Es el proceso mediante el cual se elaboran y se el cual se elaboran y se actualizan los documentos de actualizan los documentos de gestión institucional que gestión institucional que formalizan la organización a fin formalizan la organización a fin de que tengan vigencia y de que tengan vigencia y reconocimiento legal.reconocimiento legal.

Objetivo:Objetivo: Contribuir a definir los roles de los diferentes Contribuir a definir los roles de los diferentes componentes de la organización, mediante componentes de la organización, mediante instrumentos normativos que garanticen coherencia, instrumentos normativos que garanticen coherencia, armonía y formalidad a la gestión Institucional.armonía y formalidad a la gestión Institucional.

Acciones a desarrollar:Acciones a desarrollar:1.1. La alta Dirección o la máxima autoridad de una La alta Dirección o la máxima autoridad de una

entidad con el concurso de personal especializado y entidad con el concurso de personal especializado y el de la Oficina de Racionalización o de las que el de la Oficina de Racionalización o de las que hagan sus veces, deberán presentar al Gobierno, el hagan sus veces, deberán presentar al Gobierno, el Proyecto de ley Orgánica correspondiente , para la Proyecto de ley Orgánica correspondiente , para la cual deberá seguirse las normas que dicten al cual deberá seguirse las normas que dicten al respecto.respecto.

2.2. Promulgada la Ley Orgánica, la Oficina de Promulgada la Ley Orgánica, la Oficina de Racionalización o aquella que haga sus veces, en Racionalización o aquella que haga sus veces, en coordinación directa y permanente con los distintos coordinación directa y permanente con los distintos órganos de la entidad, procederá, tomando como órganos de la entidad, procederá, tomando como base las normas dictadas a la formulación y base las normas dictadas a la formulación y actualización, entre otros, de los documentos de actualización, entre otros, de los documentos de gestión institucional siguientes:gestión institucional siguientes:

DOCUMENTOS DE DOCUMENTOS DE GESTIONGESTION

a.a. Reglamento de Organización y Reglamento de Organización y Funciones-ROFFunciones-ROF

b.b. Cuadro para Asignación de Personal-Cuadro para Asignación de Personal-CAPCAP

c.c. Manuales de Organización y Manuales de Organización y Funciones-MOFFunciones-MOF

d.d. Manuales de Procedimientos-MAPROManuales de Procedimientos-MAPRO

e.e. Presupuesto Analítico de personal -PAPPresupuesto Analítico de personal -PAP

f.f. Texto Único de Procedimientos Texto Único de Procedimientos administrativos -TUPAadministrativos -TUPA

NOMBRE CON EL CUAL SE DESIGNA A UNCONJUNTO DE DOCUMENTOS TÉCNICOSQUE REGULAN ASPECTOS DE GESTIÓNINTERNA , GENERALMENTERESPALDADOS POR UNA NORMAADMINISTRATIVA. ESTOS INSTRUMENTOSDEBEN FORMULARSE EN ARMONIA CONLOS PRINCIPIOS MODERNOS DE GESTIÓN.

INSTRUMENTO DE GESTION

SE DERIVAN DE UNA NORMASUPERIOR

GENERALMENTE SE APRUEBANCON UNA NORMA ADMINISTRATIVA

ESTABLECEN Y REGULAN PROCESOS Y ORDENAMIENTOS INTERNOS

CARACTERISTICAS

EL REGLAMAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES -ROF

EL ROF ES UN DOCUMENTO QUE EXPRESA COMO LOSÓRGANOS DE GOBIERNO, HAN DECIDIDO QUE DEBEFORMALIZARSE LA ORGANIZACIÓN DE UNA ENTIDAD.EL ROF ESTABLECERÁ:

A. CUÁL ES LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD Y CON QUE UNIDADES ORGÁNICAS CUENTA.B. QUÉ FUNCIONES DEBE CORRESPONDERLE A CADA

UNIDAD ORGÁNICA.C. LAS RELACIONES JERÁRQUICAS, DE COORDINACIÓN Y EN GENERAL DE TRABAJO QUE SE ESTABLECEN.D. LAS ATRIBUCIONES O FACULTADES ESPECÍFICOS DE LOS TITULARES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS.E. DEBE EVITAR ESTRUCTURAS PIRAMIDALES QUE BUROCRATIZAN A LAS INSTITUCIONES PORQUE

ALARGAN LAS CADENAS DE MANDO.

En términos generales la estructura orgánica que se establezca en el En términos generales la estructura orgánica que se establezca en el ROF deberá ser plana en base a una cadena de mando racionalmente ROF deberá ser plana en base a una cadena de mando racionalmente corta con soporte en lo posible en no más de cuatro (4) niveles corta con soporte en lo posible en no más de cuatro (4) niveles jerárquicos de cargos sin exceder del 3er nivel organizacional. jerárquicos de cargos sin exceder del 3er nivel organizacional. A A continuación se ilustra cadenas de mando en algunas entidades continuación se ilustra cadenas de mando en algunas entidades Públicas.Públicas.

NIVELESNIVELES

ORGANIZACIONALEORGANIZACIONALESS

NIVELESNIVELES

JERARQUICOSJERARQUICOS

1er. NIVEL1er. NIVEL 1º Ministro, Jefe, Rector, Alcalde y 1º Ministro, Jefe, Rector, Alcalde y similaressimilares

2º Viceministro, Subjefe, Vice-rector, 2º Viceministro, Subjefe, Vice-rector, Director Director

Municipal.Municipal.

2do. NIVEL2do. NIVEL 3º Directores Nacionales, 3º Directores Nacionales, Técnicos, Técnicos,

Generales, decanosGenerales, decanos

3er. NIVEL3er. NIVEL 4º Directores, Subdirectores, 4º Directores, Subdirectores, Jefes, Jefes,

Coordinadores.Coordinadores.

DIRECTIVO

DIRECTIVO

DIRECTIVO DIRECTIVO

DIRECTIVO DIRECTIVO DIRECTIVO DIRECTIVO

ESTRUCTURAPLANA

ESTRUCTURA

PIRAMIDAL

RECOMENDACIONES:

- DEBE ESTABLECER UNA ORGANIZACIÓN FLEXIBLE.- DEBE EXPRESAR LA DELEGACIÓN DE ATRIBUCIONES.- DEBE EXPRESAR UN MODELO DE GESTIÓN.

EL CUADRO PARA ASIGNACION DEPERSONAL

ES UN DOCUMENTO DONDE SE PREVÉ LAS

NECESIDADES DE CARGOS O PUESTOS DE TRABAJO SE DETERMINA LA CANTIDAD Y CARACTERÍSTICAS DE LOS CARGOS NECESARIOS PARA PROPORCIONAR LOS SERVICIOS Y PRODUCTOS INSTITUCIONALES.

SE TENDRÁ EN CUENTA:

- EL ALCANCE O COBERTURA DE LAS ACCIONES- COMPLEJIDAD DE LAS ACTIVIDADES.- CANTIDAD DE SERVICIOS Y/O PRODUCTOS.- DISPONIBILIDAD DE ORDEN PRESUPUESTAL- MODALIDADES DE GESTIÓN ESTABLECIDAS.• SE FORMALIZA LAS PREVISIONES DE CARGOS.

RECOMENDACIONES:

a) DEBE ESTABLECER SOLO LOS NIVELES DIRECTIVOS NECESARIOS.b) DEBE FORMULARSE EN ARMONIA CON EL ROF.c) DEBE INDUCIR AL TRABAJO POR EQUIPOS.

EL PRESUPUESTO ANALITICO DEPERSONAL

EL PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL ES

EL DOCUMENTO QUE SIRVE PARA ESTABLECER

EL GASTO EN PERSONAL.

CONTIENE LAS PLAZAS PRESUPUESTALES. LA PLAZA ES LA DOTACIÓN PRESUPUESTAL QUE

SE CONSIDERA EN CADA CASO PARA EL PAGO DE LAS REMUNERACIONES POR LOS SERVICIOS ESPECÍFICOS DE PERSONAL PERMANENTE Y EVENTUAL

RECOMENDACIONES:

a) DEBE EXPRESAR UN USO RACIONAL DE LOS RECURSOS.

b) DEBE ASEGURAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD.

EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN YFUNCIONES

EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESES EL DOCUMENTO QUE TIENE POR FINALIDADESTABLECER Y REGULAR LA ORGANIZACIÓNINTERNA, DE UNA UNIDAD O ENTIDAD HASTAEL NIVEL DE CARGOS. CONTIENE LAS FUNCIONES GENERALES, LA ESTRUCTURA, LOS CARGOS POR UNIDADES ORGÁNICAS Y LAS FUNCIONES ESPECÍFICAS

Y RESPONSABILIDADES QUE LE CORRESPONDEN A CADA UNO DE LOS CARGOS NECESARIOS PARA EL ÓPTIMO FUNCIONAMIENTO.

RECOMENDACIONES:

a) DEBE SER UN INSTRUMENTO DE DIRECCIÓN.

b) DEBE SERVIR PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO.

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

LLAMADOS TAMBIÉN MANUALES DE OPERACIONES O DE PRACTICAS ESTÁNDAR, ORDENAN LOS PROCEDIMIENTOS DE UNA ENTIDAD.

SON DOCUMENTOS QUE PRESENTAN EN FORMA ORDENADA Y SISTEMÁTICA LOS PROCEDIMIENTOS PRINCIPALES, DETERMINANDO LOS PASOS PRECISOS A SEGUIR PARA ALCANZAR O CUMPLIR DE LA MANERA MAS DIRECTA , OPORTUNA Y EFICIENTE FINALIDADES U OBJETIVOS DE CADA PROCEDIMIENTO PREVIAMENTE DETERMINADOS.

RECOMENDACIONES:

a) DEBE EXPRESAR UN ESFUERZO DE MEJORA CONJUNTA.

b) DEBE PRIORIZAR Y ASIGNAR RESPONSABILIDADES.

EL TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS

ES UN DOCUMENTO QUE BUSCA PROTEGER A LOS ADMINISTRADOS DE LA ARBITRARIEDAD

EN LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PUBLICO.

CONTIENE EL MARCO AL CUAL DEBENSUJETARSE LAS ENTIDADES EN LOSPROCEDIMIENTOS EXTERNOS.EN EL TUPA SE SEÑALA LOS REQUISITOS, LOSPLAZOS, LOS COSTOS , LAS APELACIONES YOTRA INFORMACION QUE DEBE PERMANECER YAPLICARSE CON CONOCIMIENTO DE LOSUSUARIOS.

RECOMENDACIONES:

a) DEBE EXPRESAR UN ESFUERZO DE MEJORA CONJUNTA.

b) DEBE TRABAJARSE COMO UN MEDIO DE PROMOVER LA ECONOMÍA LOCAL.

03 Diseño de Modelos 03 Diseño de Modelos OrganizacionalesOrganizacionales

Concepto.-Concepto.- Son los procesos a través de los Son los procesos a través de los cuales se configuran o reestructuran los cuales se configuran o reestructuran los sistemas de relaciones de organismos sistemas de relaciones de organismos gubernamentales a fin de organizar, predecir gubernamentales a fin de organizar, predecir comportamientos, explicar fenómenos y medir comportamientos, explicar fenómenos y medir resultados.resultados.

Objetivos: Objetivos: Establecer que las autoridades previo a Establecer que las autoridades previo a la creación, modificación o transformación de la la creación, modificación o transformación de la organización de las entidades disponga se organización de las entidades disponga se realicen estudios técnicos orientados a conocer realicen estudios técnicos orientados a conocer el comportamiento de las entidades por crearse el comportamiento de las entidades por crearse o transformarse.o transformarse.

Acciones a desarrollar:Acciones a desarrollar:

Las Oficinas de Racionalización o quienes hagan Las Oficinas de Racionalización o quienes hagan sus veces en cada entidad, tienen la sus veces en cada entidad, tienen la responsabilidad de participar en las concepción, responsabilidad de participar en las concepción, diseño y reestructuración de las reparticiones diseño y reestructuración de las reparticiones publicas.publicas.

Las entidades dictaran las medidas a fin de que Las entidades dictaran las medidas a fin de que las oficinas de Racionalización o quienes hagan las oficinas de Racionalización o quienes hagan sus veces conduzcan el equipo responsable de sus veces conduzcan el equipo responsable de formular los estudios correspondientes en materia formular los estudios correspondientes en materia de organización y reorganización.de organización y reorganización.

La entidades o dependencias de la administración La entidades o dependencias de la administración Pública que el Gobierno decida crear o reorganizar Pública que el Gobierno decida crear o reorganizar deberán hacer uso de instrumentos de diseño o deberán hacer uso de instrumentos de diseño o análisis organizacional.análisis organizacional.

04 Programación 04 Programación AdministrativaAdministrativa

Se entiende como el desarrollo y Se entiende como el desarrollo y ordenamiento detallado de los objetivos, ordenamiento detallado de los objetivos, metas y actividades y/o proyectos; La metas y actividades y/o proyectos; La definición o instrumentos adecuados que definición o instrumentos adecuados que permitan el cumplimiento de las políticas.permitan el cumplimiento de las políticas.

Estos instrumentos son: Estos instrumentos son: Planes operativosPlanes operativos Planes estratégicos institucionalesPlanes estratégicos institucionales Deberán encuadrarse a los lineamientos Deberán encuadrarse a los lineamientos

generales en las políticas del plan generales en las políticas del plan nacional de desarrollo y sectorial.nacional de desarrollo y sectorial.

Son responsables las oficinas de Son responsables las oficinas de racionalización o las que hagan sus veces.racionalización o las que hagan sus veces.

El Plan deberá contener entre otros la El Plan deberá contener entre otros la información siguiente:información siguiente:

Objetivo general y los objetivos específicos de cada Objetivo general y los objetivos específicos de cada reparticiónrepartición

Actividades Actividades

ProyectosProyectos

Resultados y MetasResultados y Metas

Tiempo a ejecutarseTiempo a ejecutarse

Los recursos y servicios a requerirse.Los recursos y servicios a requerirse.

05 Racionalización de 05 Racionalización de ProcedimientosProcedimientos

Concepto.-Concepto.- es el proceso a través del cual se es el proceso a través del cual se identifican analizan y diseñan la secuencias y identifican analizan y diseñan la secuencias y modo como se realizan un conjunto de modo como se realizan un conjunto de operaciones para el cumplimiento de las operaciones para el cumplimiento de las actividades y funciones de una entidad, sean actividades y funciones de una entidad, sean de naturaleza sustantivo, adjetiva, técnica o de naturaleza sustantivo, adjetiva, técnica o legal.legal.

Objetivo:Objetivo: El propósito fundamental de la El propósito fundamental de la Racionalización de procedimientos es Racionalización de procedimientos es dinamizar el aparato administrativo para hacer dinamizar el aparato administrativo para hacer más eficiente y eficaz la gestión institucional.más eficiente y eficaz la gestión institucional.

Acciones a Desarrollar:Acciones a Desarrollar:1.1. Las Oficinas de racionalización o aquellas Las Oficinas de racionalización o aquellas

que hagan sus veces, tienen la que hagan sus veces, tienen la responsabilidad de conducir los estudios responsabilidad de conducir los estudios orientados a racionalizar los orientados a racionalizar los procedimientos.procedimientos.

2.2. Anualmente en las entidades públicas Anualmente en las entidades públicas deberá procederse a formular el deberá procederse a formular el Diagnostico y Proyecto de Priorización de Diagnostico y Proyecto de Priorización de Racionalización de procedimientos.Racionalización de procedimientos.

3.3. Las oficinas de racionalización o aquellas Las oficinas de racionalización o aquellas que hagan sus veces, tienen la que hagan sus veces, tienen la responsabilidad de formular y actualizar los responsabilidad de formular y actualizar los manuales de procedimientos de acuerdo manuales de procedimientos de acuerdo con las normas emitidas por la Dirección con las normas emitidas por la Dirección Nacional de Racionalización.Nacional de Racionalización.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES EN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES EN UNA ENTIDADUNA ENTIDAD

DEPENDENCIAS USUARIAS

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

TITULAR DE ENTIDAD / MAX.

AUTORIDAD ADMINISTRATIVA

Determinan sus necesidades de

requerim. de bienes, servicios y obras

Incluyen requerimientos en

cuadro de necesidades

Consolida requerimientos de los

cuadros de necesidades

Aprobación del Presupusto Institucional

Elabora Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones

Elabora Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones

Den

tro

de lo

s 30

día

s

natu

rals

sig

uien

tes

INTERESADOS

PROMPYME

Pag. Web

Plan Anual de Adquisic.

y Contrataciones

No + de 5 d.u. de aprobado el PAAC