acta de revisiÓn por la direcciÓn 2019 2019.pdf · identificación de competencias y roles de...
TRANSCRIPT
ACTA DE REVISIÓN POR
LA DIRECCIÓN 2019
1. Estado de las acciones de la revisión previa
2. Cambios en cuestiones internas y externas que puedan afectar el SGC
3. Grado de cumplimiento de objetivos estratégicos
4. Satisfacción del cliente y procesos de retroalimentación
5. Desempeño de los procesos
6. No conformidades y acciones correctivas
7. Resultados de auditorías internas
8. Desempeño de los proveedores externos
9. Eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y oportunidades
10. Oportunidades de mejora
ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
2019
Aspectos a tratar
1. Estado de las acciones de la revisión previa
Actividad Avance
Mejora en la atención del servicio al cliente,
mediante virtualización de los servicios
Se llevó a cabo la actualización de la página
web de la Entidad incluyendo información
relativa a servicios virtuales
Convenio con la Gobernación del Cauca para el
recaudo del impuesto de registro en todas las
oficinas y para todos los registros.
Actividad que a la fecha no se ha podido
ejecutar por falta de disposición de las
Entidades. Se espera emisión de nueva
legislación que apoye este proceso.
Implementación de una herramienta
tecnológica, que facilite el seguimiento del
grado de cumplimiento de los objetivos
estratégicos (Indicadores y mapa de riesgos).
Se adquirió el software Binaps a través del cual
se puede realizar seguimiento al cumplimiento
de planes de acción, gestión de riesgos, reporte
de indicadores, entre otros aspectos que
facilitan la trazabilidad de los procesos.
Oportunidades en el proceso y servicios
conciliación.
• Se realizó un taller en derecho de régimen
de insolvencia para persona natural no
comerciante
• Planeación de los diplomados que se
desarrollarán en el segundo semestre del
año
2. Cambios en cuestiones internas y externas que
pueden afectar el SGC
Actividad Avance
Cambio de Gobierno departamental y municipal • Seguimiento permanente a la materialización
de los POT, así como la consideración de las
premisas del plan de desarrollo, con el ánimo
de aprovechar posibles alianzas y espacios
para potenciar los resultados que se obtienen
en todos los niveles de la organización.
• Organización de debate con candidatos en
conjunto con el Consejo Gremial y USAID.
Implementación de la facturación electrónica Desde Confecámaras en conjunto con las
Cámaras coordinadoras se están definiendo los
criterios para adelantar el proceso, una vez se
cuenta con dichas disposiciones se procederá.
Estructuración del área de Talento Humano A la fecha se continúan adelantando actividades
en pro del fortalecimiento del área de Talento
humano. En este sentido se mantendrá la
estructuración de procedimientos, formatos y
demás herramientas requeridas en el área.
3. Grado de cumplimiento de los
objetivos estratégicos
Perspectiva: FinancieraObjetivo Estratégico: Diversificar las fuentes de
ingresos de la Cámara
Objetivo Específico Meta 2018Nivel Cmto.
2018Meta 2019 Avance 2019
Incrementar la gestión
de recursos de
financiación destinados
al crecimiento
económico regional
(Proyectos)
Gestión y
desarrollo de
mínimo dos (2)
proyectos
OIM, Alcaldía
Popayán,
ADELCO y
MinTrabajo
8,9% del ingreso
total de la
Cámara
Gestión y
desarrollo de
mínimo dos (2)
proyectos
Otrosí OIM
Gestión:
iNNpulsa y
ADELCO
Disminuir la dependencia
financiera de los
registros públicos
Crecimiento del
5% en ingresos
diferentes a los
del RUES
20,27% 30%59,1% a 30 de
junio
Buscar la inclusión de la
Cámara para la
generación de políticas
regionales de
formalización en planes
de desarrollo local,
regional y nacional.
Participar en 5
proyectos
regionales de
desarrollo
económico
RAP
OIT
CODECTI
ANARKOS
Gaula
Participar en 8
proyectos
regionales de
desarrollo
económico
Doble Calzada
Aeropuerto
Alumbrado
Púb.
Cortes de
energía
Encuesta PYME
Perspectiva: ClienteObjetivo Estratégico: Comunicar de manera eficaz
al mercado regional la propuesta de valor de la
Cámara de Comercio del Cauca
Objetivo Específico Meta 2018Nivel Cmto.
2018Meta 2019 Avance 2019
Diseñar estrategias
de comunicación
externa e interna
para dar a conocer
los servicios de la
Cámara
Definir línea
base
(criterios) para
capital de marca
Criterios
definidos
Identificación de
necesidades y
expectativas de las
partes interesadas
y la segmentación
de medios de
comunicación
Necesidades y
expectativas
identificadas
Medios de
comunicación
segmentados
Difundir a nivel
regional los
beneficios de los
servicios
12 jornadas de
sensibilización a
la formalización
lanzadas a nivel
regional
42 jornadas de
sensibilización
a la
formalización
lanzadas a
nivel regional
42 jornadas de
sensibilización a la
formalización
lanzadas a nivel
regional
42 de jornadas
de
sensibilización
realizadas
Perspectiva: ClienteObjetivo Estratégico: Desarrollar productos y servicios
que evolucionen con las necesidades y expectativas de los
clientes y partes interesadas de la región
Objetivo Específico Meta 2018 Nivel Cmto. 2018 Meta 2019 Avance 2019
Investigar las
necesidades de los
clientes y partes
interesadas de la
región, para
desarrollo de nuevos
servicios
1 Estudio de
mercado
Estudio de necesidades
y expectativas realizado
que alimentó el plan de
acción 2019
Estructuración de
la ficha técnica
para llevar a cabo
el estudio de
mercados en
vigencias
posteriores
En
estructuración
Diseñar y ofertar
programas y
servicios
diferenciados.
3 nuevos
servicios
1. Unidad de Proyectos
2. Compre lo nuestro
3. Servicio de arbitraje
Mínimo 1 nuevo
servicio
Crecer
vendiendo
Mejorar la
articulación con
entidades locales,
regionales y
nacionales
Mínimo 1
alianza
La Cámara de Comercio
del Cauca, lideró la
conformación del
comité ZOMAC
Mínimo 1 alianza
Cómo Vamos
Norte
Pentágono de
Seguridad
Zona Franca
Sur
Perspectiva: ProcesosObjetivo Estratégico: Fortalecer los sistemas de
gestión de la Entidad
Objetivo Específico Meta 2018 Nivel Cmto. 2018 Meta 2019 Avance 2019
Fortalecer los sistemas
de gestión de la
Entidad
Mantenimiento
del certificado
del SGC
50% de avance
en la
implementació
n de uno de los
Sistemas
Mantenimiento del
certificado del
SGC
50% de avance en
la implementación
del sistema de
gestión del Centro
de Conciliación
Mantenimiento
del certificado
del SGC
70% de avance en
la
implementación
de uno de los
Sistemas
Auditoría de
seguimiento
para validar
certificado
SGC –
ICONTEC
Diagnóstico
de Centro de
Conciliación,
nivel de
cumplimiento
75%
Perspectiva: Talento Humano -
InnovaciónObjetivo Estratégico: Transformación cultural de la
Cámara
Objetivo Específico Meta 2018Nivel Cmto.
2018Meta 2019
Avance
2019
Fortalecer las
capacidades del talento
humano para dar
respuesta oportuna y
satisfacer necesidades
del cliente
Diagnóstico del
Área de Talento
Humano
Consultoría
realizada
Identificación de
competencias y
roles de dirección
En
ejecución
Crear sentido de
pertenencia por la
entidad para proyectar
los servicios
Mejoramiento del
clima laboral a
través del diseño
e implementación
programa de
Bienestar Laboral
(>=85%)
81%
Política de
bienestar
Diagnóstico de
necesidades de
bienestar
Clima laboral
>=81%
En
ejecución
4. Satisfacción del cliente y procesos de
retroalimentación
5. Desempeño de los procesos
PROCESO NOMBRE INDICADOR INDICADOR VAR
CORTE A 31 DE DICIEMBRE PORCENTAJE
CUMPLIMIENTO
OBJETIVO
ESTRATEGICO
Pop (67%) 3.889 3.845 99%
Stder (26%) 1.473 1.324 90%
Bordo (4%) 295 215 73%
RUE (3%) 118 116 98%
Pago electronico 118 3 3%
TOTAL Matriculas PN/PJ 5.893 5.500 93%
Pop (67%) 3.672 3.831 104%
Stder (26%) 1.391 1.276 92%
Bordo (4%) 278 226 81%
RUE (3%) 111 252 227%
Pago Electronico 111 13 12%
TOTAL Estab de Ccio 5.452 5.585 102%
Pop (67,5%) 12.340 12.202 99%
Stder (22%) 5.093 4.497 88%
Bordo (5%) 1371 1.150 84%
RUE (3%) 392 440 112%
Pago electronico 392 1.274 325%
TOTAL Renovaciones PN/PJ 19.588 18.289 93%
Pop (67,5%) 12.720 12.613 99%
Stder (22%) 5.250 4.626 88%
Bordo (5%) 1413 1.198 85%
RUE (3%) 404 985 244%
Pago electronico 404 1.404 348%
TOTAL Renovaciones Estab de CCio 20.191 19.422 96%
Pop (72%) 1571 1.696 108%
Stder (24%) 648 678 105%
Bordo (4%) 175 129 74%
RUE 50 26 52%
WWW 50 130 260%
TOTAL ESAL 2.494 2.659 107%
Proponentes
Numero de inscripciones
y Renovaciones de
proponentes
Nro.
Inscripcion 373
Renovacion 557
Actualización 109
Inscripcion 98%
Renovacion 97%
Actualización 165%
Descentralización Cobertura Municipios
Municipios a los que
llegan los servicios de
Descentralización
(41 municipios en el
Cauca)
% 100% 100%
Crecimiento de Servicios de Conciliación
Incremento de
conciliaciones respecto al
año anterior
# de conciliaciones año
2018-
# de conciliacion 2017/#
de conciliacion 2018
% 5,00% 100%
Diversificar las
fuentes de
ingresos
META ANUAL 2018
Numero matriculas PN Y
PJ
Nro.
Inscripcion 380
Renovacion 574
Actualización 66
Numero de Renovados
Establec, suc y agencias
Numero de Matriculas
Establec, suc. y agencias
Numero de Renovados PN
y PJ
Nro.Registro Mercantil
ESAL Numero de renovaciones Nro.
Matriculas
Renovaciones
>=90%
5%
MATRIZ DE INDICADORES CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCACódigo: PED-05Versión: 23Vigencia: 2018-08-06
6. No conformidades y acciones correctivas
Intranet
TIPO TOTAL ABIERTAS CERRADAS
MEJORA 3 2 1
CORRECTIVA 1 1 0
PREVENTIVA 2 2 0
ESTADO
Binaps
7. Resultados de auditorías internas
NC OM O
Direccionamiento estratégico 0 1 0
Desarrollo Empresarial -Popayán 2 6 1
Desarrollo Empresarial - Santander de
Quilichao 2 4 0
Desarrollo Empresarial - El Bordo 1 1 0
Registros Públicos - Popayán 4 8 0
Registros Públicos - Santander de Quilichao 0 3 0
Registros Públicos - El Bordo 0 2 0
Talento Humano 5 3 0
Gestión de compras 2 3 0
Gestión de Tecnología 0 1 0
Gestión Administrativa 5 8 0
Gestión Financiera 3 9 0
Gestión de comunicaciones 4 7 0
Control Interno 4 4 0
Gestión de calidad 3 2 0
Cultura y turismo 0 2 0
Competitividad 0 1 0
Comercio 2 3 0
Total 37 68 1
PROCESOTIPO DE HALLAZGO
De acuerdo con la responsabilidad asignada a los supervisores de
contratos, una vez se finaliza la relación contractual se lleva a cabo el
acta de liquidación de contrato, en la cual se incluye la evaluación de los
proveedores externos. Los resultados de dicha información son
consignados en el formato DAF-11 Consolidado proveedores críticos.
8. Desempeño de los proveedores externos
Fuente: https://www.sageone.es/2017/07/24/como-conseguir-y-
cambiar-de-proveedores/
9. Eficacia de las acciones tomadas para abordar
riesgos
Dos riesgos materializados:
• Año 2018: no alcanzar la meta de
No. De nuevas Matrículas
Mercantiles, fijada para el área de
Registros Públicos.
• Año 2019: posible incumplimiento
en los tiempos establecidos para
la realización de los estudios
socioeconómicos
10. Oportunidades de mejora
• Fortalecer la estrategias de difusión de los servicios de la Cámara, de
tal manera que se puedan incrementar los niveles de conocimiento de
los mismos y por ende de su uso.
• Documentar la caracterización, formatos y procedimientos de los
procesos que a la fecha no cuentan con ésta. Tal es el caso de
Comercio, Competitividad, Control Interno y Cultura y Turismo.
• Definir una estrategia que permita fortalecer el proceso de seguimiento
de las acciones que son documentadas en el software Binaps desde cada
proceso.
• Revisión de los tiempos establecidos internamente para respuesta de
PQRS de tal manera que se pueda garantizar su cumplimiento.
Gracias