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• Les formats de données

• La balance papier

• Les formats CSV, TXT, XLSX, ODS

• Compréhension du formatage des données

• Se connecter à une base ACCESS à l’aide d’EXCEL

• Comprendre les liaisons ODBC (SGBD Mysql/EXCEL)

• Les consolidations de données

• Les tableaux croisés dynamiques

• Les échanges de données sécurisés (UNIFILE)

• Introduction à la Business Intelligence (BI, Sharepoint)

• Partiel

Les formats de données• Le contexte : Dans les PME et les TPE la comptabilité est souvent tenue

(partiellement) par l’entreprise elle-même.

• L’entreprise peut également utiliser un logiciel de gestion / facturation, un site de

vente en ligne, un CRM, un CMS.

• La problématique est alors d’éviter de ressaisir les différents journaux de la

comptabilité ou les ventes en lignes qui composent le journal des ventes.

• Car la ressaisie engendre une perte de temps et est source d’erreur.

• La connaissance des formats de fichier devient alors essentielle pour récupérer des

opérations provenant de sources multiples.

Pendant des années les comptables ont ressaisi des informations existantes sur des systèmes d’informations hétérogènes.

Ere de la balance papier

Solution : Pour éviter d’imprimer les

balances (papier)Il faut utiliser les exports et imports de données à partir de formats de fichiers.

• Depuis longtemps les logiciels comptables permettent l’importation de données au format brut : le format CSV est un format ouvert et non propriétaire.

• Le format CSV permet d’importer des journaux, des balances, des informations.

• Le formatage peut s’effectuer à l’aide du logiciel propriétaire ou non, ou à l’aide d’Excel ou de Libre Office.

Exemple de format CSV et du

formatage des données

Logiciel Oxygène : Logiciel édité par la

société Memsoft et qui possède un format

d’export brut (TXT) et évidement CSV.

Autres logiciels

• D’autres solutions logiciels intègrent les

imports et exports de données

• EBP

• CIEL

• Quadratus (mode SAAS)

• CEGID

• SAGE

Que remarquez-vous ?

Virgule ou point ?

• Lors de l’import de données il peut arriver que vous deviez retoucher le formatage de données en changeant le point en virgule ou inversement.

• La règle est que sur une donnée numérique vous devez pouvoir effectuer un calcul.

• Lors de calculs vous devrez constater l’erreur de formatage par le message d’erreur #VALEUR

Lors d’un calcul : Erreur #VALEUR

Les sommes sont à gauche de la cellule

Résolution rapide du problème de formatage de données sous

Excel ou Libre Office. Sous EXCEL, sélection des cellules puis

CTRL+F rechercher . (point) par , (virgule) puis remplacer tout.

Les sommes sont passées à droite, le calcul de contrôle s’est

effectué.

Formatage de données sous Libre

Office (Idem Excel)

Sélectionner correctement le mappage des

données : . (point) , (virgule) ; (point virgule)

Les logiciels Open Source apprécient les

imports et exports de données : Cela s’appelle

INTEROPERABILITE

Sous Libre Office (Open Office)• Vous pouvez facilement exporter vos données

dans les formats que vous souhaitez :

Sous Libre Office vous exportez vos données au format xlsX format Office 2010.

Microsoft avec Excel 2010Microsoft avec la version 2010 a fait d’énormes progrès pour lire

les différents formats propriétaires ou non. Il est aujourd’hui

possible d’ouvrir directement sans conversion un fichier Libre

Office (format ODS/ODT) dans Microsoft EXCEL 2010.

Sous libre office enregistrement de

fichier pour ouverture sous Excel 2010.

Ouverture sans problème sous Excel 2010.

Attention aux points et aux virgules !

Respecter les

données au format

Brut (TXT) sans

gras, sans

enrichissement de

données (exemple

RTF / DOC / DOCX).

Se connecter à une base Access à

partir d’Excel 2010

Cas export ou import de données avec

des connecteurs ODBC

• Mysql est une base de données au format Web

• Pour l’utiliser facilement sur l’OS Windows

installer Easyphp qui est une plateforme de

développement WEB et qui vous permettra

d’installer des CRM, CMS, une boutique en ligne :

• Easy Php est composé :

– D’un serveur WEB (APACHE)

– D’une base de données (MYSQL)

– D’un langage de script (PHP)

Pour importer ou exporter des

données sur des bases de données

Exemple avec MYSQL et EXCEL.

• Vous installer un connecteur ODBC il est soit

libre soit payant.

Installer le driver ODBCL’utilisation d’une base de données à bon escient

Source : http://www.toutestfacile.com/

• La plupart des entreprises utilise des logiciels de gestion puissants,

cependant les utilisateurs ont besoin pour élaborer des tableaux de

bords de ressaisir les données sous un tableur.

• Les prestataires informatiques commercialisent des requêteurs.

Mais les requêtes proposées par défaut ne sont jamais suffisantes,

il est pourtant simple en utilisant des filtres ODBC, de récupérer les

informations en interrogeant les données à traiter dans un tableur

en utilisant le programme QUERY.

• Dans le cas de données trop importantes il est obligatoire d’utiliser

Access comme requêteur et on exporte les données des requêtes

dans le tableur Excel.

Introduction à la technologie ODBC

ODBC signifie Open DataBase

Connectivity. Il s'agit d'un format défini

par Microsoft permettant la

communication entre des clients bases de

données fonctionnant sous Windows et

les SGDR du marché.

Le gestionnaire ODBC est présent sur les

systèmes Windows. Il existe toutefois des

implémentations sur d'autres plates-

formes, notamment des plates-formes

Unix / Linux

Sous Windows 2000 et XP Cliquez

« Panneau de configuration » puis

« Outils d’administration » et « Sources

ODBC.

Impossible d’afficher l’image.

Inconvénients de la technologie ODBC

• Bien que ODBC permette un interfaçage avec des bases de données indépendamment du SGBD, cette technologie reste une solution propriétaire de Microsoft.


Création d’un Data Source Name

• Qu’est-ce qu’un DSN ? ODBC permet de relier un client à une base de données en déclarant une source de données (correspondant généralement à une base de données) dans le gestionnaire ODBC (communément appelé administrateur de source de données ODBC).

• La source de données peut être aussi bien une base de données qu'un fichier Access, Excel ou même un fichier.

• On appelle donc DSN (Data Source Name) la déclaration de la source de données qui sera accessible par l'intermédiaire de ODBC.

Déclaration de la source de données

• L'administrateur de source de données ODBC (parfois appelé ODBC32 bits), disponible dans le panneau de configuration, permet de déclarer le type de données auxquelles il est possible d'accéder et de leur associer un nom.

• L'onglet DSN systèmepermet de voir la liste de DSN déjà installés sur le système :


• Pour déclarer une source de données il faut créer les données (créer une ou plusieurs tables dans une base de données ou bien créer un fichier Excel ou Access), installer le driver ODBC pour la base de données si celle-ci n'est pas installée par défaut sous l'administrateur de source de données et établir la liaison ODBC dans l'onglet DSN système de l'administrateur de source de données, en cliquant sur Ajouter... puis en sélectionnant le type de driver à utiliser.


• L'administrateur de source de données va ensuite demander le nom à affecter à la source de données (il s'agit du nom par lequel la base de données sera accessible), puis sélectionner la source de données (un fichier dans le cas d'Excel ou Access, ou bien la base de données et éventuellement les tables à associer à la liaison ODBC).


Il faut ensuite donner le chemin d'accès à la base de données en cliquant sur le

bouton sélectionner de la fenêtre précédente. La base de données devrait alors

être accessible via ODBC. Suivant les bases de données, la procédure peut

varier et des options supplémentaires peuvent être demandées, mais la

configuration d'un DSN système reste globalement la même. En cas de doute,

reportez-vous à la documentation de votre base de données.

Pour lire une base ACCESS

(avant EXCEL 2010)

Utilisation ODBC et Microsoft QUERY

Choisir MS Access Database

QPAIE.MDB est une partie d’une base

ACCESS du logiciel Quadratus

Il est possible

de lire des

données

ACCESS sans

utiliser

ACCESS

Il est possible de filtrer la requête

avant l’import

Tri croissant ou décroissant avec

QUERY

Il est possible d’enregistrer la requête,

pour la réutiliser par la suite.

Les données ACCESS se retrouvent

dans EXCEL

Fonctionnement DSN avec Excel 2003 / 2010

Choix du connecteur ODBC

Lancer EASY PHP, si ce n’est pas déjà

fait.

Ensuite la connexion

fonctionne d’une manière similaire

à Microsoft QUERY si ce n’est

qu’il faut s’adapter au

format WEB de MYSQL (TCP/IP et

PORT)

Cliquer sur test

Choisisser votre SGBD

Choix de la SGBDR de TESTIUT

Ensuite le process est le même

qu’avec QUERY

La consolidation des données avec EXCEL• Nous allons dans cet exercice apprendre à consolider des données provenant de classeurs

différents. La consolidation permet de récupérer des données venant de divers endroits.

Prenons l’exemple d’une société mère basée à Paris qui reçoit des informations de ses

filiales situées partout dans le monde.

• Les filiales se nomment : « Usine A », « Usine B », « Usine C », « Usine D », et pour établir

des comparaisons de chiffres d’affaires et de bénéfices, il est nécessaire de synthétiser les

données sur un même classeur nommé : « UsinABCD ».

• Cette technique de gestion est très répandue dans les groupes de société. Excel permet de

répondre encore une fois simplement à un problème de gestion d’entreprise.

• Par « UsinABCD » nous pouvons interpréter « fichier ABCD » ou répertoire de

consolidation des usines A,B,C,D qui correspond à la synthèse des données.

• Par « UsineA » nous pouvons interpréter « fichier A » ou clef en provenance de l’usine A.

• Par « UsineB » nous pouvons interpréter « fichier B » ou clef en provenance de l’usine B.

• Par « UsineC » nous pouvons interpréter « fichier C » ou clef en provenance de l’usine C.

• Par « UsineD » nous pouvons interpréter « fichier D » ou clef en provenance de l’usine D.

• Pour gagner du temps, nous allons utiliser les fichiers « UsinABCD » « UsineA » « UsineB »

« UsineC » « UsineD »de votre clef USB. Ouvrez-les tous.

Le fichier « UsineA » se présente ainsi :

Le fichier « UsineB » se présente ainsi :

Le fichier « UsineC » se présente ainsi :

Le fichier « UsineD » se présente ainsi :

Le fichier « UsineABCD » se présente ainsi :

Et nous souhaitons obtenir la consolidation (synthèse de chaque

cellule de chacune des usines A, B ,C ,D pour les produits

Machines à laver, Sèche linge, Réfrigérateurs, Congélateurs.

Vérifiez que tous les fichiers soient ouverts dans Excel par la

commande de barre de menu « Fenêtre ».

En 2010, onglet « Affichage » « Changer de fenêtre »

Remarque : pour passer d’un fichier à un autre il faut utiliser la

commande de la barre de menus « Fenêtre » « UsinABCD » pour se

placer sur le fichier « UsinABCD ».

Exécuter la même procédure avec les 3

autres fichiers

Tableaux croisés dynamiques

Eclatement des données sur les pages

Les échanges de données sécurisés

• Lors de l’exemple sur la consolidation de

données les fichiers sont généralement

envoyés par email.

• Ceci signifie que le courrier utilise le canal du

Fournisseur d’Accès Internet et que la

confidentialité est rompue.

• Examinons le fonctionnement de l’envoi et de

la réception de mail.

Analyse de l’envoi de mail avec pièce jointeLes serveurs mails

L'un des services les plus importants fourni par les serveurs est l'acheminement

du courrier d'une machine à l'autre : ce sont les serveurs mails.

Généralement les entreprises délèguent cet acheminement à un tiers.

L'envoi d'un courrier par la Poste passe par quatre étapes :

• 1. L'expéditeur écrit le courrier.

• 2. Il le poste (bureau de poste, boîte postale).

• 3. La Poste achemine le courrier jusqu'à la boîte aux lettres du destinataire.

• 4. Le destinataire ouvre sa boîte aux lettres et y trouve son courrier.

• L'envoi d'un courriel suit exactement le même processus avec les serveurs :

1. Vous écrivez le message.

• 2. Vous confiez le message au "bureau de poste" : un serveur SMTP celui de

votre FAI généralement ou un tiers.

• 3. Le mail arrive dans la boîte aux lettres du destinataire : un

serveur POP ou IMAP

• 4. Enfin, il peut consulter ses messages auprès de son serveur FAI

généralement ou un tiers .

Solutions : Le QWS <> UNIFILE

• Ce mode de fonctionnement manque de sécurité et pour cela il est nécessaire d’utiliser d’autres méthodes :

• Utiliser son propre serveur de mail (interne à l’entreprise, et installé dans l’entreprise ou un Data Center)

• Utiliser un serveur FTP et mettre un lien dans votre mail pour transférer les informations à vos clients (possibilités de FTPsécurisé).

• Utiliser une solution professionnelle exemple Quadratus Web Services (QWS) ou UNIFILE.

La solution QWS

Quadra Web Services

• Précisions, il est possible de se connecter

directement au serveur de son expert

comptable et de saisir ses données

comptables en directe à l’aide des logiciels

Web Services (Quadratus et Cegid)

Se connecter au QWS

QWS ne fonctionne qu’avec Internet

Explorer

Vous êtes sur le serveur du cabinet

comptable

Saisie comptable avec QWS

Contraintes

• Le client doit saisir sa comptabilité en ligne

• Seuls certains imports de fichiers sont

autorisés

• Le logiciel de facturation lié à cette solution

n’est pas suffisamment adaptable

• Cela reste une solution avantageuse et

sécurisée, qui supprime les envois et les

réceptions de fichier par MAIL.

Constat :

� L’information numérique existe chez vos clients ;

� La (re)saisie de cette information numérique est couteuse et est un risque d’erreur.

PC Services vous apporte :

� Un gain de rentabilité (ou un service pour vos clients) ;

� Une plateforme fiable et sécurisée.

Solution Unifile : les enjeuxThierry Veyre

Unifile est un service signé

Exemple de

mail avec lien

FTPBonjour,

Pour récupérer les fichiers de cette formation cliquer ici sur le FTP.

Vous obtiendrez la page suivante et en cliquant sur les fichiers vous les téléchargerez sur votre ordinateur.

Remarque : L’accès aux serveur FTP comprend un mot de passe et une gestion des accès (droits).

Exemple de solution professionnelle

• Certains cabinets d’expertises comptables

utilisent la solution UNIFILE.

• Après une phase d’étude du mappage des

données avec le client et son expert

comptable, voici le déroulement côté

utilisateur de la solution.

Sans UnifileThierry Veyre

ClientCabinet

comptableFactures

Factures


Situation désordonnée

Programmes de comptabilité

Sage, Coala, Cador, EBP, Ciel, etc.

Programmes de

gestion commerciale

Hermès, Adict, Mercure, etc.

Yohan Dufils



Cabinet

comptable

Import de factures

Avec UnifileThierry Veyre

Client

Export de

factures

Situation organisée

Programmes de comptabilité

Sage, Coala, Cador, EBP, Ciel, etc.

Programmes de

gestion commerciale

Hermès, Adict, Mercure, etc.

Yohan Dufils


Bibliothèque

Explications

• La solution Unifile est une passerelle permettant

de convertir un fichier d’entrée émis par un

programme de gestion d’entreprise en fichier de

sortie recevable par un logiciel de comptabilité.

• Cette solution a pour vocation d’être polyvalente,

dans la mesure où elle est capable de convertir

tout fichier d’entrée respectant des critères

définis en tout fichier de sortie respectant

d’autres standards définis.

LE CLIENT SE CONNECTE SUR LE

https://www.unifile.fr/

Le client reçoit un mail avec un fichier

crypté

Il faut extraire le fichier comptable avec le mot

de passe sécurisé de la plate forme UNIFILE

Récupérer par copié

collé le mot de passe

sur la plateforme

sécurisée UNFILE.

Récupérer par copié collé le mot de passe sur la plateforme

sécurisée UNFILE.

Le fichier crypté s’ouvre

L’opération est terminée

Introduction à la BI

• L’outil SHAREPOINT uniquement disponible

dans la version EXCEL 2010 permet de gérer

des quantités de données en se connectant à

une multitude de serveurs, CRM, CMS,

Boutique en ligne.

Conclusion

• Les imports et les exports de données seront

les orientations inévitables de l’informatique

dédiés aux gestionnaires ces 5 prochaines

années.

• Microsoft avec SHAREPOINT / ODBC

• Les solutions propriétaires

• Si vous avez des questions, je suis à votre

disposition.

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