achats immobiliers, nouveaux enjeux, nouvelles solutions ?
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Immobilier et environnement de travail
Optimisation 360°
2017
Isabelle CATRY-MARTIN
Directeur
+33 (0) 6 09 80 12 [email protected]
Maxime BOUTOILLE
Supervising Senior
+33 (0) 6 89 35 18 [email protected]
Sommaire
CONFIDENTIAL © Sia Partners 2
1 Enjeux et convictions
2 Nos expertises et retours d’expérience
3 Pourquoi Sia Partners
sectionsection
CONFIDENTIAL © Sia Partners 3
Enjeux et convictions1
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Un domaine stratégique pour l’entrepriseImmobilier et environnement de travail
1er ACTIF AU BILAN DE L’ENTREPRISE
2nd POSTE DE DÉPENSES APRÈS LES SALAIRES
10 ANS DURÉE MOYENNE D’IMPLANTATION
Régénérer l’environnement de travail : efficacité,
flexibilité et collaboration
Rationaliser l’espace de travail
Optimiser le coût complet de l’immobilier
L
Limiter l’impact environnemental et
anticiper les contraintes réglementaires
Garantir confort et sécurité aux occupants
RH RSEEconomiques €
Faire converger les parties prenantes vers une stratégie d’Achats Immobiliers est une voie prometteuse pour adapter les opportunités de marché à un système de contraintes complexe
L’Immobilier, un actif stratégique et 3 enjeux clés :
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Les enjeux RH : Améliorer l’environnement de travail et stimuler les collaborateurs Enjeux Immobilier et environnement de travail
Anticiper les besoins et les risques :- Etablir l’état des lieux des effectifs et des compétences- Anticiper les besoins en termes d’emplois et de compétences- Réduire le risque de déséquilibre entre ressources disponibles et nécessaires
Réaliser des arbitrages en termes de :- Implantation (impact sur le temps de transport et donc les effectifs)- Surface (m² par personne, par bureau individuel ou partagé) - Fonctionnement des équipes (espaces individuels, partagés, tiers-lieux)- Volume horaire (plages et nombre d’heures où le lieu de travail est utilisé)- Modes de travail (télétravail, co-working, flex-office) - Outils (réseau social interne)
Perspectives : Multiplication des espaces de travail qui favorisent l’échange et la collaboration- L’espace public (café, restaurant, gare SNCF) comme possible lieu de travail - Essor du coworking (interne ou externe), espaces partagés avec services- Croissance des espaces de travail partagés classiques (télé-centre, centre
d’affaires)
Quelques chiffres :
• 87% des futurs managers en IDF veulent aller au bureau mais seulement 13% d’entre eux souhaitent un lieu de travail qui ressemble à un bureau(1)
• Pour 36% des futurs managers en IDF, l’espace de travail est déterminant dans le choix de leur futur employeur(1)
• 6 millions de personnes concernées par le télétravail en 2015(2)
• INSEE estime à 35% la part de salariés qui travailleront à distance en 2020
• 80% des communications interpersonnelles se produisent dans un rayon de moins de 50m(3)
• Plus de 400 espaces de co-working en 2016 (x3 par rapport à 2010) (4)
(1) Enquête « Bureau de demain » - Chaire Immobilier ESSEC – 2016 (2) tourdefrancedutélétravail.fr (3)Courbe de Allen (4)zevillage.net
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Les enjeux économiques : Rationaliser les espaces et optimiser le TCOEnjeux Immobilier et environnement de travail
Choisir le modèle économique (achat, location, lease back…) :- Stratégie financière et vision de l’actionnaire- Marché immobilier : offre VS demande, taux d’emprunt, marché locatif… - Situation financière de l’entreprise : endettement, amortissement VS charges- Implantation : regroupement de sites ou rapprochement de partenaires- Cycle de vie de l’entreprise : croissance, mutation, acquisition…
Rationaliser les espaces occupés :- Réduire la surface occupée pour améliorer le taux d’occupation- Améliorer la flexibilité pour réduire les frais d’aménagements
Maitriser le coût complet (TCO) :- Coûts récurrents immobiliers : loyers, charges, taxes- Coûts non récurrents d’exploitation : MMT, multiservice, énergie- Coûts non récurrents CAPEX : travaux, mobilier, aménagement
Perspectives : Essor de l’économie de la fonctionnalité- Proposition de locations de bureaux non utilisés pour générer des revenus- Développement de réseaux de bureaux partagés par les groupes immobiliers- Développement de partenariats avec les acteurs indépendants du co-working
pour mutualiser les espaces et tirer profit des locaux inoccupés
Quelques chiffres :
• La réduction des coûts est la 1ère cause de déménagement en entreprise devant le regroupement d’équipes et le renforcement de la collaboration(1)
• 61% des sièges sociaux réalisent des économies lors d’un déménagement(2)
• Sur les 53 millions de m² disponibles en IDF pour les entreprises, 46% ont plus de 50 ans(2)
• Demandes placées de bureaux en IDF(3) :‒ manque de dynamisme des transactions
supérieures à 5000m²‒ 32% bureaux de 1ère main‒ nombreuses ventes à l’utilisateur
• Près de 50% des postes de travail sont inoccupés en permanence(4)
• Pour 60% des futurs managers en IDF, Paris intra-muros reste la localisation idéale pour un espace de travail(2)
€
(1) BNP Real Estate (2)Chaire Immobilier ESSEC – 2016 (3)Nexity - Point Marché 2016 (4)Association des Directeurs Immobiliers
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Les enjeux RSE : Limitation des impacts environnementaux et attractivité sociétaleEnjeux Immobilier et environnement de travail
Respecter les normes et les labels de la réglementation :- Environnement de travail : Norme AFNOR NF X 35-102 et Code du travail- Certifications environnementales : HQE, Breeam et Leed- Consommation énergétique : RT, BBC, BEPAS et BEPOS- Impact environnemental de l’exploitation d’un bâtiment
Prendre en compte le bien être et la sécurité des salariés :- Intégration de la RSE dans la chaine de valeur et les opérations de l’entreprise - Confort individuel et collectif offert par les installations et les équipements- Prévention et réduction des risques santé, psycho-sociaux ou physiques- Sécurité des sites et des personnes (badges et contrôle des accès)- Services aux personnes (conciergerie, restauration, salle de sport, crèche)
Utiliser l’Immobilier comme élément de communication :- Faire des points de contact physiques (siège, agences…) une vitrine de la
culture d’entreprise (campus vs IGH, architecture et organisation…) pour attirer les talents et les clients
Perspectives : Intégrer les impacts environnementaux et réduire la facture énergétique - Bâtiments à énergie positive avec des technologies innovantes- Smart Grids et quartiers durables pour les collectivités locales à moyen terme- Réhabilitation verte des bâtiments existants
Quelques chiffres :
• Pour 83% des futurs managers, le végétal est important dans les espaces de travail(1)
• Pour 63% des futurs managers, l’espace de travail ne doit pas refléter la hiérarchie(1)
• La fonctionnalité et le confort est la première attente des salariés en Europe(1)
• En construction et rénovation, 1552 opérations tertiaires étaient certifiées ou en cours de certification environnementale au 31 décembre 2015 (1370 fin 2014)(2)
• La norme HQE représente 82 % des certifications en 2015, 16 % en Breeam et 2 % en Leed(2)
€
(1) Chaire Immobilier ESSEC – 2016 (2)lemoniteur.fr
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La prise en compte du cycle de vie Immobilier pour une optimisation multidimensionnelleL’optimisation 360 ° de l’Immobilier et de l’environnement de travail
STRATÉGIE ACHATS IMMOBILIERS
1. Formaliser une stratégie qui intègre les enjeux RH, économiques et RSE de l’entreprise, et qui décline la stratégie Immobilière en grands leviers d’actionS’’appuyer sur les données issues du Schéma Directeur Immobilier : performance du patrimoine, analyse des besoins futurs et scenarii d’évolution du parc
3. Acheter l’ingénierie pour la conception des locaux, l’implantation intérieure et la création d’espaces de travail
4. Définir la stratégie d’achats de travaux, son niveau d’intégration puis sa mise en œuvre jusqu’au pilotage des entreprises
7. Piloter le projet immobilier en coordination avec toutes les parties prenantes et conduire le changement pour faciliter la mise en œuvre et l’adhésion des collaborateurs
6. Acheter et piloter les prestations de Property et Facility Management, depuis la rédaction du cahier des charges jusqu’à la mise en place et l’optimisation des prestations
5. Piloter le projet de déménagement des locaux (rétro-planning, recensement des besoins, choix et pilotage des déménageurs et aménageurs…)
2. Structurer la recherche d’espaces sur le modèle d’une consultation Achats (sourcing, mise en concurrence, sélection et contractualisation)
Sia Partners et son panel d’experts vous accompagnent sur la stratégie et le pilotage de projet avec pour objectif l’optimisation du parc immobilier, de l’environnement de travail et des dépenses associées
sectionsection
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Nos expertises et retours d’expérience 2
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APPUI POSSIBLE D’EXPERTS IMMOBILIERS (SPACE PLANNERS, DONNÉES DE MARCHÉ, BENCHMARK…)
Quelques convictions• Alignement avec la stratégie Immobilière : Les contraintes et
objectifs de chacun sont intégrés dans une stratégie commune• Gouvernance élargie : Une équipe transverse est incontournable
(Immobilier, DG, DRH et DAF)• Arbitrage et priorisation des besoins : L’enjeu est d’identifier les
besoins fondamentaux d’aujourd’hui et de demain avant de cibler le niveau et, cas échéant, les leviers d’activation du marché•Opportunité Marché : extension des études de marché aux
opportunités digitales et aux nouveaux entrants pour challenger l’expression de besoin
Chiffres et tendances du marchéL’immobilier est le second poste de dépenses après les salaires et souvent le premier actif au bilan
Coût annuel moyen du m² de bureau en 2015 selon l’Arseg (+ 3,5% par apport à 2014)
Des prévisions à moyen terme plus complexes :Economie : Investissement immobilier soutenu par l’abondance de liquidités et les taux d’emprunts basPolitique : Développement du Grand Paris et BrexitRSE : La règlementation énergétique accélère l’obsolescence des actifs. La valeur attachée à l’usage en devient la composante majeure
Questions clés
•Quelle stratégie d’achats Immobiliers pour répondre aux enjeux RH, économiques et RSE ? Quels arbitrages Make or Buy, CAPEX vs OPEX… ?
• Les actifs correspondent-ils aux futurs besoins de l’entreprise (surfaces, aménagements, implantations, coûts d’exploitation) ?
•Quelles sont les causes premières du projet immobilier (opération voulue par l’actionnaire, vision immobilière du Dirigeant, investissement financier à long terme, …) ?
Briques méthodologiques
1. ÉTAT DES LIEUX DU PARC EXISTANT ET DES BESOINS FUTURS
2 ANALYSE DU MARCHE ET DES FACTEURS DE MUTATION
3. ÉTUDE D’OPPORTUNITÉ
ET SCENARII
17k€/m²
1st & 2nd
1. Stratégie Achats ImmobiliersFormalisation d’une stratégie en ligne avec la stratégie Immobilière
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Quelques convictions
•Une approche innovante : Structurer et rationaliser la recherche d’espace par la mise en place d’une consultation élargie auprès d’acteurs traditionnels et émergents
• Apports de la fonction Achats : Méthodologie (sourcing, mise en concurrence, stratégie de négociation, critères de choix et short-list) et outils (grilles d’analyse, contrats type), nouveaux business modèles
• Appui de prestataires externes : Interroger les différents acteurs du marché (investisseurs, promoteurs, brokers, agences immobilières) pour identifier les solutions pertinentes
Chiffres et tendances du marché
Diminution du montant des loyers et de la durée moyenne des baux
« Uberisation » du marché immobilier et nouveau paradigme
En millions de m² la demande placée 2015 de bureaux en Ile de France
Le loyer prime pour 2015 affiche une légère hausse pour atteindre 760 €/m² Paris intramuros
Part des transactions > 5 000m² en 2015 (IDF) pour l’industrie, la bancassurance et l’administration
Questions clés
•Quels modes d’achat sont-ils adaptés aux nouveaux modes de travail, à la recherche de flexibilité et de collaboration ? Comment mettre en œuvre l’économie de la fonctionnalité ?
• Comment rechercher, négocier et choisir un espace ? Quels partenaires chercher à l’extérieur de l’entreprise ?
• Sur quelle base contractualiser (durée du bail, franchise, prix, travaux à la charge du propriétaire) ?
Briques méthodologiques
2. Recherche et sélection d’espaces Lancement d’un appel d’offres pour la recherche d’espaces
3. CONTRACTUALISATION
2. CONSULTATION ET NÉGOCIATION
1. SOURCING
2,2
50%
760€
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Quelques convictions• L’ingénierie peut intervenir dès la phase de recherche d’espaces
afin de juger du potentiel d’aménagement des locaux
Apports de la fonction Achats :• Les leviers Achats s’épuisent, l’expression du besoin doit donc
être challengée et arbitrée (groupe de travail, analyse de la valeur) pour maximiser le ROI• Structurer et piloter la phase d’ingénierie pour éviter les dérives
de planning et de budget• Acheter les prestations d’ingénierie, de conception des locaux et
d’implantation intérieure
Chiffres et tendances du marchéDes prévisions à moyen terme plus complexes :
Le triptyque bureau/salle de réunion/locaux techniques est dépassé. La demande ne porte plus sur des offres génériques mais sur des solutions spécifiques
Multiplication des typologies d’espaces (bureaux, phone box, lounges, cafeteria, lieux d’échanges, espaces repos, salles de création, espaces salons, espaces VIP…)
Près de 50% des postes de travail sont inoccupés en permanence
Questions clés
•Quelle est la surface optimale (surface totale et ratio entre espaces individuels et collectifs) ?
•Quel est l’impact des nouveaux modes de travail sur site (espaces collaboratifs, flexi-office…) et hors site (bureau nomade, télétravail…) ?
•Quels sont mes besoins et objectifs (taux d’occupation, nombre de personnes par jour, surface par poste de travail pour chaque métier et Direction) ?
Briques méthodologiques
3. IngénierieAchats d’ingénierie et pilotage de la phase de conception de locaux
50%
3. CONTRACTUALISER - RÉDACTION DES CONTRATS D’INGÉNIERIE (NIVEAU D’INTÉGRATION,
RÉMUNÉRATION…)
2. PILOTER - CADRER L’EXPRESSION DU BESOIN POUR LA RÉDACTION DU CDC ET ÉVITER LES
DÉRIVES
1. ACHETER - MODE D’ACQUISITION DE L’INGÉNIERIE ET STRATÉGIE ACHATS
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Quelques convictions• Le marché fournisseur est dense et évolue vite. Une bonne
connaissance de ce dernier à l’échelle régionale est nécessaire (s’appuyer sur les Directions Métiers pour le sourcing)• Le processus Achats et le processus Métiers sont indissociables
tout au long des travaux : corps d’état (Clos et couvert, CES et CET), finitions et livraison (réception et garantie)• Les travaux sont la composante principale du coût complet. A
cela s’ajoute le coût des études préalables et les coûts d’exploitation (en fonction de la finalité du projet : occupation, location ou vente)
Chiffres et tendances du marché
L’investissement 2015 en immobilier d’entreprise en France dont 65% sur des bureaux en Île-de-France en 2015
Opérations tertiaires en construction ou rénovation, certifiées ou en voie de l'être au 31 décembre 2015
Les principales certifications environnementales à savoir HQE, BREEAM et LEED
Lorsqu'une certification NF HQE est visée, les opérations de rénovation visent et atteignent des niveaux de performance plus élevés que les opérations de construction neuve
Questions clés
•Quelle organisation mettre en place pour suivre l’avancement des travaux et assurer le pilotage budgétaire afin de maximiser le ROI ?
•Quel niveau d’intégration choisir pour les différentes phases de mon projet ? Quels fournisseurs choisir et sur quels critères ?
•Quels unités d’œuvre et indicateurs retenir dans la phase de construction ? Comment les mettre en perspective dans la phase d’exploitation ?
Briques méthodologiques
4. Aménagement et TravauxStratégie d’achats d’aménagement et travaux sur l’ensemble des corps d’état
1 552
NF HQE
23 Mds €
3
3. CALCULER LE TCO – MISE EN PLACE D’UN BENCHMARK
2. PILOTER – RÉTROPLANNING ET SUIVI DE LA FEUILLE DE ROUTE
1. ACHETER – SOURCING EN FONCTION DU BESOIN - STRATÉGIE ACHATS ET ACHATS TRAVAUX –
SÉLECTION DES SOUS-TRAITANTS
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Quelques convictions• Faire appel à un PMO expérimenté : Il est nécessaire à tout
projet immobilier afin de fluidifier le processus, anticiper les freins et garantir coût, qualité et délai
•Ne pas négliger le rôle du TOP management : La Direction Générale insuffle une dynamique à tous les niveaux de l’entreprise et impliquer tous les acteurs de l’entreprise (privilégier les actions et formations « hands-on ») •Etre moteur du changement : Le poids de l’organisation n’est
pas à sous estimé, il faut repenser les répartitions des sujets et briser les silos
Chiffres et tendances du marché
Hausse du marché du déménagement grâce à la baisse des prix consentie par les bailleurs pour attirer les entreprises, toujours à la recherche d’économies et d’optimisation du parc immobilier
Part des déménagements pilotés par les Directions Immobilières devant la DG (35%) et les Services Généraux (33%)
Parts des décisions de déménagement prise par la DG devant la Direction Immobilière (7%) et la DAF (4%)
Questions clés
• Comment assurer la continuité d’activité avant, pendant et après le transfert et limiter les perturbations dans le travail des collaborateurs ?
• Comment délivrer le meilleur rapport qualité, coût et délai dans les travaux et fournitures d’aménagement ?
• Comment garantir le succès du projet et le meilleur ROI ?
Briques méthodologiques
5. Transferts et déménagement
+ 11%en 2014
Gestion de projet et conduite de changement, deux volets indissociables
1. AMONT - ÉTUDES PRÉALABLE (IMPLANTATIONS ET CHOIX TECHNIQUES)
2. ACHATS - DU SOURCING À L’APPROVISIONNEMENT (DÉMÉNAGEURS,
MOBILIER, SIGNALÉTIQUE… )
3. PMO- PLANIFICATION MACRO ET OPÉRATIONNELLE, REPORTING ET ARBITRAGES
CONDUITE DE CHANGEMENT (COMMUNIQUER, ACCOMPAGNER ET FORMER)
41%
87%
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Quelques convictions
Les Directions Immobilier et Achats doivent travailler ensemble pour aller au-delà de la simple baisse de prix :•Méthodologie : Challenger le besoin et les pratiques, analyse du
coût complet (TCO), analyse de la valeur, design to cost et processus Achats•Outils : Matrice de décision, tableaux et indicateurs de suivi de
la performance, documents types• Lien avec le marché : SRM, gestion du risque et obligations
règlementaires, innovation, veille concurrentielle et technologique
Chiffres et tendances du marché
L’externalisation, en particulier du Facility Management, se développe et offre un double avantage d’amélioration de l’efficacité opérationnelle et de réduction des coûts (TCO).
Tendance lourde portée par le numérique (GMAO, BIM, IoT) qui implique un nouveau positionnement et business model pour les FMeurs.
Le Big Data au service de l’exploitation : Des données de consommation et d’infrastructures peuvent être collectées grâce à l’installation de capteurs et sondes dans les bâtiments
Questions clés
• Le coût complet du patrimoine est-il en ligne avec les objectifs de dépense fixés et comment l’optimiser (leviers Métiers et Achats) ?
•Quel mode de fonctionnement mettre en place entre les Achats et la Direction Immobilier pour assurer un pilotage efficace des coûts d’exploitation ?
•Quel niveau d’intégration des prestations permet-il de répondre aux enjeux de performance économique et technique ? Dans quel bassin ?
Briques méthodologiques
COCKPIT
6. Exploitation des sitesCollaboration nécessaire entre Direction Immobilier et Achats
Familles Equipements et MaintenanceServices aux occupantsSécuritéEnergie et fluidesFiscalité et assuranceAssurances
Sous-famillesMMT, nettoyage, CVC, fluides, ascenseurs… Accueil, conciergerie, restauration… Equipements de sécurité, gardiennage… Electricité, gaz, eau… Impôts et taxes Primes et franchises
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Quelques convictions• Faire appel à un PMO expérimenté : Il est nécessaire à tout
projet immobilier afin de fluidifier le processus, anticiper les freins et garantir coût, qualité et délai
•Ne pas négliger le rôle du TOP management : La Direction Générale insuffle une dynamique à tous les niveaux de l’entreprise et implique tous les acteurs de l’entreprise (privilégier les actions et formations « hands-on »)•Etre moteur du changement : Le poids de l’organisation n’est
pas à sous estimé, il faut repenser les répartitions des sujets et briser les silos
Chiffres et tendances du marché
Part des projets qui ne sont pas réussi par manque d’accompagnement
Virtualisation des équipes projet pour susciter la collaboration des personnes co-localisées
Préférence pour les méthodes agiles en gestion de projet
Obstacle à la conduite du changement est la disponibilité des ressources
Les adultes retiennent 30% de ce qu’ils voient mais 90% de ce qu’ils lisent, entendent, voient et expérimentent eux-mêmes
Questions clés
•Quels sont les étapes, jalons et livrables attendus ?
• Comment susciter l’adhésion des équipes aux nombreux changements et défis suscités par la transformation ?
•Qui sont les relais en interne (sponsors, leaders, managers, dirigeants) ?
Briques méthodologiquesPMO et gestion de projet :
Mise en œuvre du changement :
7. Gestion de projet, communication et conduite de changement Accompagnement sur mesure tout au long du projet
70%
1er
1. COMMUNIQUER 2.ACCOMPAGNER 3. FORMER
PLANIFICATION• Suivi du plan
d’actions• Gestion du chemin
critique• Anticipation des
besoins RH
GESTION DES ALÉAS
• Sollicitation des instances de
pilotage• Identification des
points de blocage
COORDINATION• Interactions constructives• Préparation, participation et restitution des
réunions
90%
sectionsection
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Pourquoi Sia Partners3
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Une équipe pluridisciplinaire, passionnée et mobiliséePourquoi Sia Partners
Sia Partners, c’est un accompagnement sur mesure sur les Achats et le pilotage de votre projet avec pour objectif l’optimisation du parc immobilier, de l’environnement de travail et des dépenses associées
Sia Partners, c’est également un panel d’experts mobilisables à tout moment pour répondre aux enjeux de votre projet immobilier :
PILOTER VOTRE PROJET DANS SA GLOBALITÉ ET ASSURER LA CONDUITE DE CHANGEMENT
ACHETER LES FOURNITURES ET PRESTATIONS LIÉES À VOTRE PROJET IMMOBILIER
ELABORER LA STRATÉGIE ACHATS ET STRUCTURER VOTRE PROJET IMMOBILIER EN DIFFÉRENTES PHASES
RH RSEFinance€
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Une solide expertise construite autour de nos 6 offresL’unité de compétences Procurement & Sourcing
• Politiques et stratégies Achats
• Préparation à la transformation Achats
• Category Management
• Dossiers d’arbitrage destinés aux Directions
• Chantiers de progrès collaboratifs
• Référentiels et processus d’animation de la relation fournisseur
• Evaluation de la performance fournisseur
• Diagnostic des risques et opportunités RSE,
• Plans de transformation RSE (référentiel méthodologique, stratégie par catégorie, KPIs)
• Plan de mitigation des risques RSE
• Audit des dépenses par famille d’achats
• Benchmark du marché
• Recommandations
• Plan d’optimisation des coûts par familles d’achats
Chiffres-clés Principales offres de transformation
Optimisation des CoûtsRelation Fournisseurs
• Diagnostic et re-engineering des organisations et processus Achats
• DMAIC sur les processus critiques
• AMOA SI Achats
• Conception et déploiement de plans de développement (référentiels de compétences)
• Conception et animation de modules de formation Achats sur-mesure
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