Acercamiento a las competencias

notariales de los jueces de paz

Aníbal Gálvez Rivas

Lima, 17 de octubre de 2008

Se intentará desenredar la confusa madeja legal sobre las competencias notariales, buscando sus orígenes históricos y la forma en que se ha concretado en la práctica.

Objetivo

Escrituras imperfectas Legalizaciones de libros, firmas y fotocopias Certificaciones diversas Protesto de títulos valores

Cuáles son las competencias notariales

I. Las escrituras imperfectas

A pesar de ser una expresión de uso frecuente, no existe claridad sobre qué es una escritura imperfecta ni cuáles son sus características y efectos.

La cuestión no es clara cuando se analiza a) la evolución conceptual; b) las condiciones de habilitación para realizarlas; c) la matricidad; y d) la registrabilidad de estos documentos.

1. ¿Qué es una escritura imperfecta?

Muchas veces se siguen razonamientos circulares: a la pregunta “¿cómo son las escrituras que expiden los jueces de paz?” la respuesta suele ser “imperfectas”; pero a la pregunta “¿Por qué son imperfectas estas escrituras?” la respuesta usualmente es “porque las hace el juez de paz”. Así, se pone el énfasis en la calidad del funcionario en vez de la calidad del documento.

La noción de instrumento imperfecto expedido por juez de paz surgió en 1854 con el Código de Enjuiciamientos en Materia Civil. El referente de perfección era la escritura pública. Para “perfeccionarse” y empezar a cumplir todos sus efectos (se prueba plena en un juicio) los instrumentos imperfectos debían previamente protocolizarse. Este sistema se mantuvo con el Código de Procedimientos Civiles y la LOPJ de 1912. La imperfección de las escrituras se mantuvo en la LOPJ de 1963 y la actual.

Sin embargo, el actual Código Procesal Civil (1993) ya no habla de documentos imperfectos sino solo de documento público (art. 235), además no existen en el código disposiciones sobre la actuación del juez si se busca protocolizar una escritura imperfecta, tal como ocurría en los códigos anteriores.

El problema es que en la Ley Orgánica del Poder Judicial se sigue manteniendo la expresión “escritura imperfecta”, pero la expresión “imperfecta” pierde sentido porque ya no hay un referente de perfeccionamiento, ni un mecanismo claro para ello. Además, con el paso del siglo XX, estas competencias han dejado de tener un corte procesal (probar en juicio) para asumir una naturaleza estrictamente notarial como garantía en las transacciones donde existe presunción de veracidad.

a) La evolución conceptual: ¿imperfecto en función de qué?

La interpretación legal predominante en el ambiente profesional es que los jueces de paz solo ejercen sus competencias notariales si se encuentran a más de 10 km del notario más cercano (se concuerdan los artículos 58 y 68 de la LOPJ).

Pero esta es una medición imposible.

b)Los 10 kilómetros de confusión

Evolución de la fórmula de habilitación:◦ Desde el Código de Enjuiciamientos en Materia Civil de 1854

eran instrumentos imperfectos los otorgados ante juez de paz a falta de escribano público (art. 819). Esto continuó con el Código de Procedimientos Civiles de 1912 (Ley N° 1510) respecto de los notarios. En 1913, la Ley N° 1881 otorgó a los jueces de paz la potestad de protestar títulos valores donde no hubiera notario. A partir de la Ley Orgánica de 1963 solo podía otorgarse escrituras imperfectas ante el juzgado de paz más antiguos en aquellos lugares a más de 20 kilómetros de la residencia de un notario, pero el protesto y las legalizaciones de firmas sí se facultaba a todos los jueces de paz. A partir de la Ley Orgánica del Poder Judicial de 1991 se asume que todas las competencias notariales quedan supeditadas a una distancia mínima de 10 kilómetros del lugar de residencia de un notario, la vacancia de este cargo o la ausencia por más de 15 días.

b)Los 10 kilómetros de confusión (2)

¿Cómo se realiza la medición?◦ Para una interpretación estricta habría que ubicar la residencia de

los notarios(no el despacho notarial, ¡¡¡sino su residencia!!!) y medir la distancia con cada uno de los juzgados.

◦ Pero si se interpreta de manera amplia que se trata de los pueblos, ¿Se debe medir desde la última casa del pueblo del notario hasta la primera del juez de paz? ¿Entre límites distritales?

◦ El único referente judicial es la tabla de términos de la distancia, que solo agrega cierta cantidad de días a los plazos judiciales para ciertos distritos, provincias y departamentos.

◦ El único criterio razonable es el utilizado por el sistema de transporte: medir entre las plazas principales de cada pueblo. El problema es que el MTC no tiene las distancias a todos los pueblos donde hay jueces de paz y la medición es muy costosa. Además en el mismo MTC asumen que pueden haber errores en la información que manejan. ¿Cómo podemos los abogados ser más exactos que los ingenieros?

b) Los 10 kilómetros de confusión (3)

En estricto, la medición de los 10 km es imposible. En la práctica, normalmente nadie se preocupa por los 10 km cuando

tiene ante sí una escritura imperfecta. Los jueces usualmente asumen que sí tienen competencia notarial,

aunque nadie haya medido los 10 km y los haya habilitado formalmente, excepto cuando están en la misma ciudad que el notario.

Esto se debe a que la mayoría de los jueces aprende sus funciones observando archivos o documentos de jueces más antiguos. La idea de que todo juez de paz tiene funciones notariales donde no exista notario es una interpretación social que ha pervivido durante décadas.

Pero ha surgido una interpretación nueva y propia en algunos juzgados: Tienen competencia notarial solo en base al artículo 68 de la LOPJ. Es decir, sus competencias notariales son las mismas que la de los jueces de paz letrados pero su fórmula de habilitación es distinta: “dentro del ámbito de su competencia”.

b) Los 10 kilómetros de confusión (3)

La matricidad implica que el funcionario notarial conserva la matriz de los documentos que se celebran en su despacho y expide copias de estos documentos. Conserva los originales en libros, los cuales archiva. El artículo 51° de la actual Ley del Notariado, Decreto Legislativo N° 1049, señala que “Escritura pública es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el ntoario, que contiene uno o más actos jurídicos” .

Históricamente, en los juzgados de paz no ha existido matricidad. Las escrituras imperfectas siempre se han realizado en hojas sueltas. Solo en pocos juzgados ha existido matricidad, pero solo con algunos jueces.

Esto se habría originado en el Reglamento de Jueces de Paz de 1854 que no menciona ningún libro notarial, las demás normas complementarias tampoco lo mencionan. El libro notarial apareció regulado por primera vez en el Código de Justicia de Menor Cuantía (1945) pero esta ley nunca entró en vigencia. La LOPJ de 1963 estableció el libro por primera vez.

La subsistencia de la práctica de elaborar escrituras imperfectas en hojas sueltas sería también una interpretación social que pervive desde hace décadas. Pero también se habría reforzado porque la realización de escrituras en hojas sueltas facilita que los archivos se pierdan total o parcialmente, y que se puedan falsificar escrituras en fechas que no se pueden verificar.

En los juzgados de paz no siempre existe claridad entre contratos privados con firma legalizada y escrituras. Algunos asumen que todos los contratos que se celebran en el despacho son escrituras imperfectas, otros asumen que solo las compraventa son escrituras imperfectas y los son solo “contratos”.

El libro de actas para asuntos notariales distribuido este año está teniendo distintas formas de aplicación que no garantizan la matricidad.

c) La matricidad

Existe una interpretación común, tanto de parte de profesionales del Derecho como de los propios jueces de paz, según la cual las escrituras imperfectas no pueden inscribirse en registros públicos. Muchos asumen que primero deben protocolizarse y, después de ser elevadas a escritura pública, recién registrarse.

Sin embargo, en el caso planteado por la señora Gladis Curo (2002) el Tribunal Registral del Norte aclaró que sí era posible (Resolución N° 056-2002-ORLL/TRN).◦ El segundo considerando de dicha resolución señaló que: “Que, la presente resolución está dirigida a

determinar si la escritura imperfecta otorgada ante un juez de paz constituye instrumento público y por lo tanto por sí misma resulta ser título inscribible de acuerdo a lo prescrito por el artículo 2010 del Código Civil, concordante con el artículo 2018 del mismo cuerpo normativo, o, por el contrario, constituye instrumento privado que requiere de actos adicionales de otros funcionarios para convertirse en público”.

Asimismo, la resolución señala que actualmente el artículo 235 del Código de Procedimientos Civiles establece que son documentos públicos los otorgados por funcionarios en ejercicio de sus funciones, en tal sentido, las escrituras imperfectas son documentos públicos debido a que son otorgados ante Juez de paz en cumplimiento de sus funciones (considerando quinto y sexto). Por otro lado, señala que el actual Código Procesal Civil ya no exige la protocolización, por lo que desde que entró en vigencia las escrituras imperfectas pasaron a ser documentos públicos, y por lo tanto título inscribible de acuerdo al artículo 2010 (considerandos décimo tercero a décimo sexto).

Finalmente, la resolución establece como precedente de observancia obligatoria el criterio de que las escrituras imperfectas otorgadas por jueces de paz son documentos públicos por haber sido otorgadas por funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones. Posteriormente, el mismo año, el Pleno Registral estableció ese criterio a nivel nacional.

d) La registrabilidad de las escrituras imperfectas

Para la institución en sí misma.◦ Existen zonas donde el ejercicio de las funciones notariales permite el

sostenimiento del sistema de justicia de paz. ◦ Sobre las funciones notariales suele existir unanimidad en que se pueden

realizar cobros.◦ Los cobros por asuntos notariales son generalmente más elevados que los

cobros por cuestiones jurisdiccionales. ◦ Existen zonas en el país donde la mayor cantidad de actos en los juzgados de

paz son notariales. Esto genera ingresos para que el juzgado funcione con regularidad. Sin embargo, realizar una legalización o una escritura toma mucho menos tiempo que realizar una conciliación, por lo cual no necesariamente la mayor parte del tiempo se dedican a cuestiones notariales.

Para la población◦ La contratación en las notarías resulta una opción inviable para mucha gente

por los altos costos y porque no cuentan con toda la documentación de sus propiedades en regla.

◦ La propiedad inmueble es un recurso sumamente valioso, e indispensable para el desarrollo económico. Es por eso que incluso la gente que no cuenta con toda su titulación en regla tiene derecho a que se protejan sus transacciones.

2. La importancia social de las funciones notariales de los jueces de paz

La pérdida de archivos y sellos La vulnerabilidad ante las falsificaciones. La marginación social que reciben los

documentos expedidos por los jueces de paz.

3. Algunos problemas

II. Las otras competencias

notariales

En el caso de los libros implica certificar la apertura del libro, para identificar plenamente el libro: la institución, el uso que se le brindará, la fecha de inicio del libro.

Se debe recomendar a los jueces que tengan cuidado en no legalizar libros que ya se encuentran usados, o dejar constancia de las páginas usadas al momento de la legalización. Asimismo, si no se trata del primer libro, verificar que el libro anterior se encuentra concluido (o anular las páginas en blanco), y si el libro anterior se extravió o fue robado exigir denuncia policial.

En el caso de las firmas se certifica la identidad del firmante. Debe exigirse que se firme delante del juez, nunca recibir documentos firmados presentados por terceros. Identificar plenamente al firmante con el DNI. Se aplican por ejemplo en declaraciones juradas o cartas poder.

En el caso de las fotocopias se certifica que es una reproducción fiel y exacta de otro documento original. Se debe tener siempre a la vista el documento original y verificar con mucho cuidado que la copia no tenga cambios.

1. Legalizaciones de libros, firmas y fotocopias

En estos casos se da fe de algo cuya existencia o realización se ha verificado de forma personal y exhaustivamente.

La certificación más común es de la posesión de inmuebles. Se suelen usar para transferencia de propiedades o como requisitos para los programas de formalización de la propiedad, para tramitar créditos ante instituciones microfinancieras.

Es importante que los certificados de posesión se entreguen previa constatación del inmueble, verificando que el solicitante conduce el inmueble como poseedor (al margen de que también sea propietario), preguntando a los vecinos, etc. A veces los jueces entregan certificados sin verificar adecuadamente y eso genera conflictos.

Aunque con menor frecuencia, se realizan otras certificaciones como la de ciertos daños en propiedades. Hasta el año pasado se podía legalmente también realizar certificados domiciliarios, aunque algunos juzgados siguen entregando estos documentos.

2. Certificaciones diversas

Es una competencia legalmente establecida que no tiene ninguna conexión con la realidad.

Prácticamente ningún juzgado protesta títulos valores. Incluso los jueces normalmente no tienen idea de qué es una letra de cambio.

Esta competencia se inició con la Ley N° 1881 (1913) que facultó a los jueces de paz a protestar títulos valores ante la falta de notario. Pero en esa época el notariado no estaban tan difundido como ahora; además se hizo pensando en los jueces de paz de las principales ciudades del país, donde se percibía la necesidad de protestar títulos valores. Pero con el correr del siglo XX el notariado se ha expandido y ahora existen notarios en todas las capitales de provincia y algunos pocos distritos más. Además, en 1913 solo había un solo tipo de juez de paz (no existía la diferencia entre letrados y no letrados) pero desde fines de la década de 1920 se empezaron a establecer jueces de paz “letrados” como una instancia distinta en los distritos capitales de provincia, es decir justo en aquellos juzgados de paz donde había mayores posibilidades de ejercer la competencia de protestar títulos valores.

Como consecuencia, la expansión del notariado y de la justicia de paz letrada durante el siglo XX han ocasionado que los juzgados de paz queden distribuidos en zonas donde por las condiciones económicas no se requieren utilizar títulos valores.

Sin embargo, en una zona tan dinámica comercialmente como es el valle del Mantaro, los jueces de paz tampoco ejercen esta competencia. Esto debido a que la población se ha acostumbrado a realizar sus protestos en las notarías, lo que resulta viable debido a los menores costos y complejidad de este trámite y las facilidades de transporte en la zona.

3. Los protestos de títulos valores