acciones preventivas, correctivas y de mejora mauricio... · socializar a los líderes de calidad...
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ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y
DE MEJORA
Memoria capacitación
Noviembre 6 de 2015
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El presente documento hace parte del ciclo de capacitaciones sobre el Sistema Integra-
do de Gestión, que viene adelantando la oficina Asesora de Planeación con el fin de
dar continuidad al proceso de fortalecimiento y mantenimiento del Sistema en el Ministe-
rio.
Objetivo de la capacitación
Introducción
Socializar a los líderes de calidad la nueva versión del procedimiento de acciones pre-
ventivas, correctivas y/o de mejora del Sistema Integrado de Gestión.
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¿Qué es una acción correctiva?
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una No conformidad de-
tectada u otra situación no deseable.
Conjunto de acciones que incrementan la capacidad de la organización para cum-
plir con los requisitos y que no actúa sobre las No conformidades o situaciones poten-
ciales no deseables.
Conjunto de acciones tomadas para eliminar la causa de una No conformidad poten-
cial u otra situación potencial no deseable.
Es la acción inmediata que elimina el factor de inconformidad en la organización.
¿Qué es una acción preventiva?
¿Qué es una acción de mejora?
¿Qué es una corrección?
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¿Cuáles son las fuentes para formular una acción preventi-
va, correctiva o de mejora?
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La metodología para el análisis de la causa
raíz de los hallazgos u observaciones en el Mi-
nisterio es la Espina de Pescado
A las acciones de mejora no es obligatorio rea-
lizarle análisis de causas. Para las demás accio-
nes si es de obligatorio cumplimiento.
Una vez identificadas las causas se formulará
el plan de acción, la cual describe la gestión
a realizar por parte de los funcionarios y/o
contratistas quienes intervienen en la misma,
con el fin de subsanar la situación identifica-
da o potencial.
Para el análisis de cusas, el responsable del
Proceso y/o Subproceso con el líder de cali-
dad, podrán conformar un grupo de trabajo
con los servidores involucrados en la imple-
mentación de la mejora o con aquellos involu-
crados en el problema detectado.
Políticas de Operación
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Cada responsable de Proceso y/o Subproceso
o quien este designe, es el responsable de veri-
ficar que las acciones planteadas en la acción
de mejora se ejecuten en los tiempos estable-
cidos
La modificación de las acciones de mejora, están permitidas para aquellas
eventualidades en las que de manera anticipada se observe que:
El tiempo para la ejecución de la acción no sea suficiente.
Las acciones planteadas presentan dificultad para su realización.
Las acciones planteadas definitivamente no resolverán la situación que
la motivó.
Se podrá efectuar máximo (2) dos modificaciones (reprogramación y/o
reformulación), sin oportunidad de una nueva solicitud de modificación, a
excepción de los requerimientos que de acuerdo a los seguimientos reali-
zados efectué la Oficina de Control Interno
Políticas de Operación
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1. Para reportar el plan de acción
El plazo para la radicación de las acciones de
mejoramiento en la Oficina Asesora de Planea-
ción es 15 días hábiles, a partir de la fecha de
entrega del informe final por parte de la Ofici-
na de Control Interno.
¿Cuáles son los plazos para las acciones
de mejoramiento?
El avance mensual de cada acción es reporta-
do por el líder de calidad o quien el responsa-
ble del proceso designe, en el formato F-MC-
02-01 “Solicitud y Consolidación de Acciones
de Mejoramiento” a partir del décimo día hábil
de cada mes y hasta finalizar el quinto día há-
bil del mes siguiente. Este reporte deberá ha-
c e r s e a l c o r r e o e l e c t r ó n i c o
2. Para reportar el avance de las acciones
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La Oficina de Control Interno realiza seguimien-
to trimestral al estado de las acciones, cual-
quiera que sea su fuente a partir del día octa-
vo después de finalizado el trimestre y hasta los
siguiente diez días hábiles
3. Para el seguimiento de Control Interno
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