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Access 2010Julio Vílchez Beltrán

Editado por:INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L.Avda. El Romeral, 2. Polígono Industrial de Antequera29200 ANTEQUERA, MálagaTeléfono: 952 70 60 04Fax: 952 84 55 03Correo electrónico: [email protected]: www.iceditorial.com

Access 2010

Autor: Julio Vílchez Beltrán

1ª Edición

© De la edición INNOVA 2011

INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ha puesto el máximo empeño en ofrecer una información completa y precisa. Sin embargo, no asume ninguna responsabilidad derivada de su uso, ni tampoco la violación de patentes ni otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir. Mediante esta publicación se pretende proporcionar unos conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado. Su venta no supone para INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo.

Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma.

Según el Código Penal vigente ninguna parte de éste o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L.; su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica.

Impresión: Antakira GraficImpreso en Andalucía - España

ISBN: 978-84-8364-639-7Depósito Legal: MA-1762-2011

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Índice

Unidad Didáctica 1Introducción y descripción del gestor de base de datos

1. ¿Qué es una Base de Datos? 92. Comenzar y Finalizar una sesión 123. La Ventana de Access 144. El Panel de Navegación 24 Ejercicios de repaso y autoevaluación 29

Unidad Didáctica 2Conceptos fundamentales en un gestor de base de datos

1. Bases de Datos Relacionales: Tablas 332. Campos: Tipos y Aplicación 343. Registros 384. Campo Clave: Concepto, Utilidad y Criterio de Selección 40 Ejercicios de repaso y autoevaluación 43

Unidad Didáctica 3Planificación y diseño de una base de datos

1. Estudio Previo y Diseño de la Base de Datos 472. Creación de la Base de Datos 493. Creación de las Tablas 534. Guardar la Base de Datos 58 Ejercicios de repaso y autoevaluación 61

Unidad Didáctica 4Introducción y modificación de datos

1. Abrir una Base de Datos 672. Introducir y Eliminar Datos en una Tabla 693. Modificar los Registros de una Tabla 74 Ejercicios de repaso y autoevaluación 75

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Unidad Didáctica 5La ayuda de Office

1. La Ayuda de Office 81 Ejercicios de repaso y autoevaluación 87

Unidad Didáctica 6Visualización e impresión de los datos

1. Visualización de los Registros 912. Movimiento por las Tablas y Selección de Registros 943. Búsquedas según valor de campo 974. Impresión de los Datos 101 Ejercicios de repaso y autoevaluación 107

Unidad Didáctica 7Ordenación, archivos, índice e indexación

1. Creación de una Base de Datos Ordenada 1132. Problemática de las Bases de Datos Ordenadas 1153. Índices e Indexación de Tablas 1164. Relación entre Tablas 1255. Crear una Relación 1276. Integridad Referencial 129 Ejercicios de repaso y autoevaluación 133

Unidad Didáctica 8Mantenimiento de la base de datos

1. Modificar las Propiedades de una Base de Datos 1392. Modificar el Diseño de las Tablas 1403. Aplicar Formato a las Tablas 1454. Copiar y Eliminar Elementos de una Base de Datos 1505. Sistemas de Protección de Datos 1536. Compactación y Reparación de una Base de Datos 159 Ejercicios de repaso y autoevaluación 165

Unidad Didáctica 9Interrogación de la base de datos

1. ¿Qué son las Consultas? 1712. Creación de Consultas 1743. Afinar Consultas 1844. Creación de Informes 1915. Ordenación, Agrupación y Clasificación de Datos 2016. Etiquetas 207 Ejercicios de repaso y autoevaluación 213

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Unidad Didáctica 10Mantenimiento de tablas: formularios

1. ¿Qué es un Formulario? 2192. Creación de Formularios 2193. Introducir datos mediante un Formulario 2244. Personalización de un Formulario 225 Ejercicios de repaso y autoevaluación 237

Unidad Didáctica 1

Introducción y descripción del gestor de base de datos

Contenido

1. ¿Qué es una base de datos?2. Comenzar y finalizar una sesión3. La ventana de access4. El panel de navegación

U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos

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1. ¿Qué es una Base de Datos?

Una de las definiciones más aceptadas de este concepto es aquella que la describe como una “colección de datos referentes a determinados temas u objetivos”.

Podemos concebir una base de datos como un contenedor multifuncional para almacenar y gestionar información. Esta información puede incluir desde nombres y direcciones, hasta datos sobre el inventario y los pedidos de una empresa.

Son tres los tipos de bases de datos existentes:

■ Bases de Datos Relacionales. ■ Bases de Datos Jerárquicas. ■ Bases de Datos en Red.

Sin embargo, una base de datos es mucho más que datos. También pode-mos incluir objetos que faciliten la gestión de esos datos, así como formularios (para introducir y editar datos) e informes (para imprimir datos en un formato determinado).

Una base de datos se compone de Tablas, que es lo que en realidad contie-ne la información en sí de nuestra base. A su vez, cada una de esas tablas que forman la base, está formada por “Registros” y por “Campos”.

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1.1. Qué es Microsoft Access

Access es un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales (SGBD), es decir, un programa que permite gestionar datos almacenados en una base de datos informática. Estos datos pueden ser de cualquier tipo, incluyendo las siguientes modalidades:

■ Nombres y direcciones. ■ Contactos empresariales, clientes y estimaciones de ventas. ■ Información sobre empleados y personal. ■ Inventarios. ■ Facturas, pagos y contabilidad. ■ Bibliotecas y direcciones. ■ Horarios, reservas y proyectos.

Probablemente ya conozca el tipo de datos que va a manejar con Access y puede que ya esté familiarizado con otros programas de datos y con los con-ceptos básicos de gestión de datos. No obstante, independientemente de la práctica que tenga con este tipo de programas, el primer paso es conocer qué es una base de datos.

Aunque existen numerosos programas para la manipulación de bases de datos, podemos decir que Access es uno de los más completos.

A continuación vamos a definir los objetos que puede utilizar en una base de datos como Access:

■ Tablas: hemos comentado anteriormente, que una tabla está formada por registros y por campos. También hemos dicho que contiene la infor-mación en sí, ya que es la tabla la que almacena los datos que vamos a gestionar. Dentro de una tabla los datos se organizan en campos (colum-nas) y registros (filas).

■ Consultas: son herramientas que sirven para realizar preguntas sobre los datos de una tabla y para efectuar acciones sobre los datos en sí. Tam-bién se pueden utilizar para combinar y unir datos de tablas separadas, aunque relacionadas entre sí. Por otro lado, su utilización permite modi-ficar, suprimir o añadir gran cantidad de información de un solo golpe,


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y además, podemos emplearlas para configurar tanto formularios, como informes. Por todo esto, las consultas son uno de los principales objetos de todo gestor de bases de datos que se precie.

■ Formularios: mediante éstos, podemos modificar e imprimir los datos de una tabla, así como añadir, ver y modificar los datos existentes en más de una tabla al mismo tiempo. Los formularios pueden ser simples o más elaborados, pudiendo incluir gráficos, líneas y otros muchos ele-mentos que faciliten la introducción de los datos.

■ Informes: permiten imprimir o presentar los datos existentes en cada una de las tablas, así como realizar cálculos matemáticos (totales, medias, etc.). También permiten mostrar información de más de una tabla al mismo tiempo.

■ Módulos: este objeto se debemos crear con el lenguaje de programación Visual Basic para aplicaciones. Con un módulo podemos crear un pro-grama en Access para que pueda ser utilizado por una o varias personas.

De todos los objetos que acabamos de describir, son los cuatro primeros, es decir, las tablas, las consultas, los formularios y los informes, los de mayor importancia y utilización.

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Access 2010

2. Comenzar y Finalizar una sesión

Para poder acceder a Access, debemos hacer clic sobre el botón Inicio en el escritorio de Windows. A continuación debemos hacer clic sobre el coman-do Todos los Programas y en su menú desplegable pulsar sobre la carpeta de nombre Microsoft Office, después solo tenemos que hacer clic sobre el icono Microsoft Access. Al hacer clic sobre este último elemento, el programa se ejecutará, y tras ver el logotipo de Access aparecerá la ventana del programa.

Se trata de la Página de Introducción de Access, que es la nueva página inicial del programa. Observe que en la parte central de la misma aparece un panel donde podemos elegir entre distintas categorías de plantillas de bases de datos para comenzar a trabajar. Tan sólo debemos seleccionar una y pulsar el botón Crear.

Para salir de Microsoft Access, una vez que haya terminado de trabajar con él, resulta aconsejable regresar a Windows antes de apagar el ordenador. Para salir de Access, procederemos de una de las siguientes maneras:


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■ Utilizar la ficha ‘Archivo’, en la que se encuentra la opción Salir de Access.

■ Utilizar el botón Cerrar de la barra de título.

Cualquiera de estas formas de salir del programa tendrán el mismo efecto: el programa terminará su ejecución.

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Access 2010

3. La Ventana de Access

Una vez dentro del programa, nos aparecerá una ventana similar a la mos-trada en la siguiente figura. En ella se pueden diferenciar las siguientes partes que se describen a continuación:

La Barra de título: contiene el nombre del documento seguido de Microsoft Access. Además de visualizar el nombre del documento activo, es decir, aquel con el que estamos trabajando actualmente, la barra de títulos contiene a su vez otros componentes.

Botón Minimizar: haciendo clic sobre este botón, conseguiremos que la ven-tana del programa se oculte en la barra de tareas. Para poder recuperar de


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nuevo la ventana, sólo debemos hacer clic sobre el botón correspondiente en la barra de tareas.

Botón Maximizar: haciendo clic sobre su icono la ventana adquirirá un ta-maño máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada el botón de maximizar desaparece y en su lugar apa-rece el botón Restaurar. Al hacer clic sobre este botón la ventana recuperará su tamaño original, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada.

Botón Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar la ventana, es decir, cerrar Access 2010.

La barra de herramientas de acceso rápido: se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se utilizan durante el trabajo con una base de datos.

Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el

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Access 2010

menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra.

Para añadir una opción a la barra deberá seleccionar cualquiera de las opciones que no tenga la marca de verificación activada. Las opciones que tienen activada la marca de verificación indican que ya aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido.

Podrá hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones se-leccionando la opción llamada del mismo modo.

La Cinta de opciones: aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las opciones principales del programa.


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Si apunta a una palabra de la cinta de opciones y hace clic, se desplegará la ficha de comandos asociada.

Los grupos de opciones: están formados por una serie de botones que per-miten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente.

Cabe destacar en esta cinta una novedad de Access 2010 y es la ficha Archivo. Al hacer clic sobre ella aparecerá la Vista Backstage con una serie de opciones a través de las cuales podemos realizar operaciones con los archivos, imprimir, prepararlos para su posterior impresión y enviarlos a un destinatario de correo electrónico, entre otras opciones que iremos viendo más adelante.

Ejemplo

Para copiar un texto seleccionado basta con hacer clic sobre el botón copiar. De esta forma resulta más cómodo y rápido el tratamiento del texto.

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El Panel de Navegación: se muestra cuando abrimos o creamos una base de datos y se presenta en la parte izquierda de la ventana, mostrando los objetos que componen la base de datos ordenados por tipos. Si hacemos clic sobre un tipo concreto, se desplegará mostrando bajo él, los elementos que lo componen.


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El Área de Documento: es la zona de la ventana disponible para la edición y diseño de los objetos de la base de datos.

Ahora, este área de documento puede dividirse en distintas fichas, cada una de las cuales puede contener una vista de un objeto de la base de datos; por ejemplo, podemos tener una ficha abierta con una tabla, otra con un formulario y otra con un informe. Cada una de las fichas posee un menú contextual, que se abre al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ella, donde podemos Guardar el objeto que muestra, Cerrar la ficha, Cerrar todas las fichas o cambiar a cualquiera de las vistas disponibles para el objeto que contiene.

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Access 2010

Las Barras de desplazamiento: son pulsadores móviles que aparecen en los bordes de la ventana y que permiten deslizarse por el interior de la vista del objeto cuando no es posible ver todo su contenido en pantalla. Se ubican según sea necesario, en la parte inferior y/o en la parte derecha del área de documento.

La barra de estado: nos proporciona información sobre la situación en que nos encontramos en nuestro trabajo sobre el objeto de la base de datos, nos indica la vista del objeto actual y otras informaciones como el estado de acti-vación de las teclas de bloqueo numérico o de mayúsculas, etc.

A la derecha de la barra de estado puede ver los Botones de las vistas del documento que proporcionan diversas formas de ver el documento.

3.1. La Cinta de Opciones

La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápida a los grupos de opciones que a su vez nos permitirán usar las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo de la base de datos. Si coloca el puntero del ratón sobre un botón y lo mantenemos durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.


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La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de botones cuyas acciones son diversas pero de uso frecuente. Entre éstas podemos en-contrar el portapapeles, las opciones de trabajo con fuentes y párrafos, los diferentes estilos y las opciones de edición.

Para acceder a otras funciones tan sólo deberá cambiar la ficha activa pul-sando sobre el nombre de la misma.

Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono siguiente:

Esto hará que aparezca la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado. Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhibida y por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento.

Otra forma de acceder a las opciones de Access es a través del teclado, bastará con que pulsemos la tecla [ALT] y a continuación la letra del menú que aparece resaltada en pantalla.

Ejemplo

Si pulsa la tecla [ALT] aparecerán resaltadas todas las teclas de método abreviado, la ficha Inicio tiene la letra O resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación de teclas [ALT] y [A] abriremos dicho menú. Una vez abierto dicha ficha podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas y eje-cutarlas pulsando la tecla [ENTER].

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Access 2010

También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suelen ser siempre la tecla [CTRL] (control) más otra tecla.

Cuando pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el área de documen-to o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados.

Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionables en el menú, así como su funcionamiento, se describen a continuación los símbolos que podemos encontrar en los menús y su significado:

Ejemplo

Para ordenar imprimir se utiliza la combinación [CTRL] y [P], y para copiar un texto se-leccionado se usa [CTRL] y [C]. No obstante puede consultar dichas combinaciones en la ayuda de Access.


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Marca de verificación, aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Podremos seleccionar más de una opción al mismo tiempo.

Triángulos, este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es ne-cesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y abriremos automáticamente.

Puntos suspensivos, cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción

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Access 2010

abriremos un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro.

4. El Panel de Navegación

El Panel de Navegación se muestra en la parte izquierda de la ventana de Access, y viene a sustituir a la Ventana de Base de Datos de las versiones an-teriores de Access. Este panel nos permite visualizar los objetos de la base de datos, abrirlos para cambiar su diseño, ejecutarlos, etc.

El Panel de Navegación nos permitirá también crear grupos personalizados de objetos de la base de datos, de manera que podemos organizarlos de la forma que deseemos libremente.


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La parte superior del panel contiene un menú de categorías que podemos abrir haciendo clic en ella. Este menú nos permite agrupar los objetos de la base de datos en distintas categorías mediante el grupo de opciones Desplazar-se a una categoría, además, nos mostrará la que está activa en este momento y filtrará los objetos que no deseemos ver para que se muestren únicamente los seleccionados en el grupo de opciones Filtrar por Grupos. De manera pre-determinada se mostrarán los objetos según estén relacionados con una tabla.

A la derecha de esta barra de menú, nos encontramos con un botón que nos permite desplegar o replegar el panel. Cuando lo replegamos aparecerá como una pequeña barra a la izquierda del área de trabajo, quedando más ventana disponible para esta.

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Excel 2010Julio Vílchez Beltrán


Excel 2010


1ª Edición







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Índice

Unidad Didáctica 1Introducción a Excel 2010

1. ¿Qué es Microsoft Excel? 92. Entrar y salir del programa 103. La ventana de Microsoft Excel 124. El concepto de hoja de cálculo 215. Introducción de datos 25 Ejercicios de repaso y autoevaluación 27

Unidad Didáctica 2Operaciones básicas

1. Cerrar y crear nuevos libros de trabajo 312. Diversas formas de guardar los libros 343. Abrir un libro de trabajo 394. Desplazamiento por la hoja de cálculo 425. Los datos de Excel 516. Vista previa de impresión e imprimir 55 Ejercicios de repaso y autoevaluación 65

Unidad Didáctica 3Trabajar con celdas

1. ¿Cómo seleccionar varias celdas? 692. Copiar y mover bloques 753. Modificación de datos 834. Comandos deshacer y rehacer 855. Búsqueda y reemplazo de datos 876. Insertar y eliminar celdas 937. Repetición de caracteres 988. El comando Suma 99 Ejercicios de repaso y autoevaluación 103

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Unidad Didáctica 4Formato de texto y hojas de cálculo

1. Tipos de Letra 1092. Alineación de datos 1173. Aplicación de tramas, bordes y color 1224. Sangrado 1285. Configurar página 1296. Encabezados y pies de página 1357. Saltos de página 1398. Estilos 1419. Validación de datos 145 Ejercicios de repaso y autoevaluación 151

Unidad Didáctica 5Uso de nombres y referencias externas

1. Selección de Hojas de Cálculo 1572. Mover y copiar hojas de cálculo 1593. Insertar y eliminar hojas de cálculo 1654. Generalidades de las hojas de cálculo 1695. Uso de Nombres 173 Ejercicios de repaso y autoevaluación 177



Unidad Didáctica 7Visualización de los libros de trabajo

1. Formas de ver una hoja de cálculo 1912. Cuadro de Nombre y de Fórmula 1993. Pantalla Completa y Zoom 2004. Visualización del Libro y de las Hojas 2035. Gestión de Ventanas 206 Ejercicios de repaso y autoevaluación 209

Unidad Didáctica 8Formatos de hoja

1. Relleno Automático de Celdas 2132. Celdas de Referencia Relativa, Absoluta y Mixta 2183. Formatos de Datos Numéricos 2204. Formatos Condicionales 224

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5. Protección de Datos 2286. Libros Compartidos 2347. Comentarios 2418. Creación de Esquemas 245 Ejercicios de repaso y autoevaluación 251

Unidad Didáctica 9Herramientas más útiles en Excel

1. Autocorrección 2552. Ordenaciones 2593. Cálculos automáticos en la Barra de estado 2634. Otras características de Excel 264 Ejercicios de repaso y autoevaluación 269

Unidad Didáctica 10Fórmulas y funciones (I)

1. Crear Fórmulas 2732. Localización de errores en las fórmulas 2803. Calcular Subtotales 2944. Rango de funciones 2965. Funciones Estadísticas y Matemáticas 2986. Funciones Financieras 3087. La Función Euroconvert 3148. Funciones de Información 317 Ejercicios de repaso y autoevaluación 319

Unidad Didáctica 11Fórmulas y funciones (II)

1. Funciones de fecha y hora 3232. Funciones de texto 3323. Funciones lógicas 3404. Funciones de búsqueda y referencia 345 Ejercicios de repaso y autoevaluación 347

Unidad Didáctica 12Creación de gráficos

1. WordArt 3512. Insertar y Eliminar Imágenes 3733. Insertar gráficos 3844. Los Minigráficos 401 Ejercicios de repaso y autoevaluación 405

Unidad Didáctica 1

Introducción a Excel 2010

Contenido

1. ¿Qué es Microsoft Excel?2. Entrar y salir del programa3. La ventana de Microsoft Excel4. El concepto de hoja de cálculo5. Introducción de datos

U.D. 1 | Introducción a Excel 2010

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1. ¿Qué es Microsoft Excel?

Los programas denominados “Hojas de cálculo” han supuesto una auténtica revolución dentro del mundo empresarial. Una hoja de cálculo es un programa que se utiliza para realizar cálculos matemáticos desde un nivel sencillo hasta operaciones realmente complejas. Estas hojas contienen una serie de datos distribuidos en celdas, dispuestas por filas y columnas, como posteriormente se podrá ver. Estos datos pueden ser de varios tipos y se pueden relacionar unos con otros para resolver un cálculo.

Excel es un programa de hoja de cálculo, es decir, un programa capaz de dar respuesta a algunas de las principales necesidades que se tienen en el mundo financiero, empresarial, educativo y doméstico. En resumen, todo aquello que tenga que ver con números y fórmulas, sea cual sea el grado de complejidad de las operaciones requeridas.

Otra de sus aplicaciones fundamentales es la creación de gráficos a partir de los datos de la hoja, para interpretar más clara y eficientemente las infor-mación contenida en ella.

Excel es, actualmente, la hoja de cálculo más utilizada del mercado. La versión para Windows ofrece unas prestaciones difícilmente superables por sus programas competidores.

La unión de la ya tradicional potencia de este producto de Microsoft con la que proporciona el manejo cómodo, intuitivo y simple del ordenador con el

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Excel 2010

sistema operativo Windows, permite pronosticar su definitiva consolidación en los próximos años.

2. Entrar y salir del programa

El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, ejecutándolo para que comience a funcionar.

En el caso de Microsoft Excel, tan solo hay que acceder al menú, todos los programas, a través del botón Iniciar de Windows, se abre el submenú Microsoft Office y se hace clic en la opción Microsoft Excel 2010.

También es posible, en función de cómo se haya configurado Windows en el ordenador, que tras abrir el menú Iniciar y el submenú Todos los programas no haya que abrir ningún submenú para llegar hasta Microsoft Excel, o que no


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se necesite menús si se da el caso de que se disponga de un acceso directo al programa en el Escritorio de Windows.

Otra forma de que se abra el programa es haciendo doble clic sobre un archivo de Excel ya creado.

Al entrar en Excel el programa se ejecutará y, tras ver el logotipo de Excel, aparecerá la pantalla de edición, en la que se puede comenzar a trabajar.

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Excel 2010

Para salir de Microsoft Excel se pueden utilizar diferentes alternativas:

1. Seleccionar la opción Salir de la ficha Archivo.

2. Utilizar el botón Cerrar de la ventana de Microsoft Excel.

3. Pulsando la combinación de teclas [Alt] + [F4].

3. La ventana de Microsoft Excel

Una vez que el programa Excel esté abierto, este presentará un aspecto similar al mostrado en la siguiente figura.


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La ventana de Microsoft Excel está compuesta por varias partes; todas ellas se irán describiendo a continuación.

La Barra de Título es la barra que se encuentra situada en la parte superior de la ventana. En ella se puede ver siempre el nombre del programa (en este caso Microsoft Excel) y el nombre del archivo que se está utilizando. La barra de Título contiene a su vez otros componentes como:

■ Botón Minimizar: haciendo clic sobre este botón se consigue que la ven-tana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la parte inferior de la pantalla del ordenador, y la cual contiene el botón Iniciar, una serie de botones con las aplicaciones que estén abiertas y otros componentes).

■ Botón Maximizar: haciendo clic sobre este botón, la ventana adquirirá su valor máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada, este botón desaparece y, en su lugar, apare-

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Excel 2010

ce el botón Restaurar, el cual recupera el tamaño original de la ventana, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada.

■ Botón Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar Excel.

La Cinta de Opciones aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las opciones principales del programa.

Si apunta a una palabra de la Cinta de opciones y hace clic, se desplegará la ficha de comandos asociada.

Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que per-miten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente.

La Cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rá-pida a los grupos de opciones, que a su vez le permitirá usar las tareas más comunes, que, con toda seguridad, podrá utilizar durante el desarrollo del do-cumento. Si coloca el puntero del ratón sobre un botón y lo mantiene durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.


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La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de botones cu-yas acciones son diversas pero de uso frecuente. Entre estas puede encontrar el portapapeles, las opciones de fuente y alineación, etc.

Para acceder a otras funciones solamente deberá cambiar la ficha activa, pulsando sobre el nombre de la misma.

Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono mostrado en la siguiente figura.

Esto hará que aparezca la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado.

Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhibida y, por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento.

Otra forma de acceder a las opciones de Excel es a través del teclado, solo bastará conque pulse la tecla [Alt] y a continuación la tecla del menú que aparece resaltada en pantalla. Por ejemplo, si pulsa la tecla [Alt] aparecerán

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resaltadas todas las teclas de método abreviado; la ficha Fórmulas tiene la le-tra U resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación de teclas [Alt] y [U] se abrirá dicho menú.

Una vez abierta dicha ficha podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo.

También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suele ser siempre la tecla [Ctrl] junto con otra tecla.

Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl] y [P], y para copiar se usa [Ctrl] y [C]. No obstante, puede consultar dichas combina-ciones en la ayuda de Excel.

Cuando pulse con el botón derecho del ratón sobre el área de trabajo o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú Contextual o menú Emergente. Estos menús con-tienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados.

Una novedad que incorpora Excel 2010 es la ficha Archivo, que al hacer clic sobre ella, aparece un menú con una serie de opciones, a través de las cuales puede realizar operaciones con los archivos, imprimir, prepararlos para su pos-terior impresión y enviarlos a un destinatario de correo electrónico.


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La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se usan durante la utilización del programa.

Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido, seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra.

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La ventana del libro de trabajo u hoja es la zona donde se encuentran todas las celdas. En esta zona es precisamente donde se introducirán todos los da-tos, como rótulos de texto, datos numéricos, fórmulas, funciones, etc.


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El nombre de la celda que se encuentra seleccionada, se identificará en el Cuadro de nombres. En esta lista solamente se identificará la celda selecciona-da, entendiendo por celda seleccionada aquella en la que ha hecho clic. Aun-que en el caso de que estén seleccionadas más de una celda, la lista Cuadro de nombres indicará el número de filas (o líneas) y columnas seleccionadas.

Una de las herramientas más potentes de Excel es la utilización de fórmu-las. Para introducir las fórmulas en la hoja de cálculo se utiliza la barra de fórmulas.

Esta barra no solo puede ser útil para cuando necesite introducir fórmulas, sino que también la puede utilizar para los rótulos o incluso para escribir el contenido de las celdas.

Las Barras de desplazamiento permiten desplazarse por la hoja de cálculo. Son pulsadores móviles que aparecen en los bordes derecho e inferior de la ventana y que permiten deslizarse por el interior de la hoja cuando su tamaño es mayor que el de la pantalla.

La Barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla, muestra en todo momento el estado de la orden realizada, el estado de las teclas de blo-queo de mayúsculas, bloqueo numérico, etc.

Las Etiquetas de hojas, que contienen las celdas, se emplean para acceder a las distintas hojas del libro de trabajo, ya que se puede tener más de una hoja

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Excel 2010

y todas ellas se encuentran en el libro de trabajo que posteriormente se definirá con más detalle. Para ver el contenido de una hoja, bastará con hacer clic en la pestaña correspondiente.

El Portapapeles de Office se introdujo en la versión 2000 y rápidamente se convirtió en uno de los elementos preferidos de los usuarios.

Cuando copie o corte elementos, estos se almacenan en el portapapeles de Office, y se mantendrán para que pueda usarlos cuando sea necesario.

Este panel se activa cuando se corta o se copia más de un objeto, y se abre pulsando la flecha que está situada a la derecha de Portapapeles.


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En la siguiente imagen puede ver las distintas opciones que muestra el Portapapeles.

Cuando se abre el Portapapeles, se puede seleccionar y pegar o eliminar un objeto individualmente o utilizar los botones Pegar todo o Borrar todo con los objetos que aparezcan.

4. El concepto de hoja de cálculo

Las hojas de cálculo están formadas por datos distribuidos en filas y colum-nas. Las filas se encuentran numeradas desde la primera (la número 1) hasta la última (la 1.048.576). Y las columnas se nombran mediante letras, siguien-do el orden alfabético de estas. Al llegar a la columna Z se comienza el recuen-to mediante dos letras (AA, AB, AC, etc.), siguiendo un sistema parecido al de los automóviles. En Excel la primera columna es la A y la última es la XFD.

Por lo tanto, para localizar un dato en una hoja de cálculo habrá que dar sus coordenadas, es decir, el número de fila y la letra de la columna donde se encuentre.

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Excel 2010

Tal y como se puede ver en el ejemplo anterior, el dato Mensaje aparece en la celda B5.

Si la hoja de cálculo es muy grande, quizás no sea tan inmediato ver la co-ordenada de la celda seleccionada, en este caso la coordenada viene indicada en el Cuadro de nombres, comentado anteriormente.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de trabajo con direcciones.


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Se observa que en la barra de fórmulas aparece el dato “=SUMA(B2;C3)”, que utilizará el dato contenido en B2 (15) para sumárselo a 2 (dato que apare-ce en C3). El resultado de la fórmula aparece en la celda B5.

Existe un modo especial de referirse a un grupo de celdas contiguas o no, refiriéndose por grupo a más de una celda. A este bloque de celdas, se le de-nomina Rango. Para identificar la posición del grupo se utiliza la dirección de dos de ellas:

1. La celda superior izquierda del grupo.2. La celda inferior derecha del grupo.

En este caso, para referirse al rango de celdas, se escribe la dirección de la primera celda seguida de dos puntos (:) y, a continuación, se escribe la segunda.

En la siguiente imagen puede ver un rango de celdas ocupadas con datos. El rango comienza por la celda cuya dirección es B3 (que contiene el dato Enero) y termina en D7 (que contiene el dato 5). Para hacer referencia a este rango se indica: B3:D7.

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Excel 2010

Por supuesto, Excel permite elegir otros rangos mayores y menores. Por ejemplo, si desea trabajar solo con las celdas que contienen los meses, se indica el rango: B3:B7.

En la siguiente imagen se muestran tres rangos separados, los formados por las celdas B3:B4, C3:C7 y D3:D7.

Para introducir un dato en una celda determinada, primero habrá que ac-tivar la celda por medio del ratón o el teclado. Seguidamente, se escribirá el dato, que en la pantalla aparecerá en la barra de fórmulas y, una vez escrito, se pulsa [Intro], para que el dato se introduzca en la celda activa.

Una vez se haya escrito el dato en la celda, si mueve el cursor hacia abajo con el teclado, el dato escrito también se introduce en la celda donde se des-place al teclear el primer carácter del dato escrito en la celda anterior.


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Excel permite introducir en cada celda valores o texto con un máximo de 32.767 caracteres.

Para editar el contenido de una celda, basta con situarse en ella y hacer clic, también se puede editar la celda activa pulsando la tecla [F2] del teclado. Si ha editado una celda que no es la correcta, puede pulsar la tecla [Esc].

Cuando se está tecleando algún dato en una celda (como ya se ha comenta-do), este mismo dato aparecerá en la barra de fórmulas de la siguiente forma.

Esto es debido a que los datos se pueden introducir en una celda, desde la misma celda o desde la barra de fórmulas. En este último caso hay que hacer clic en dicha barra y escribir el contenido de la celda. Para gestionar los datos de la barra de fórmulas e introducirlos en la celda, dispone de los siguientes botones que se encuentran a la izquierda de la barra de fórmulas.

Un Libro de trabajo está formado por una serie ilimitada de hojas de cálculo que dependerá de la memoria del ordenador.

5. Introducción de datos

A la hora de introducir los datos se pueden realizar varias operaciones como:

■ Introducir: mediante este botón, el dato escrito en la barra de fórmulas se introducirá (aceptará) en la celda activa.

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Word 2010Julio Vilchez Beltrán


Word 2010

Autor: Julio Vilchez Beltrán

1ª Edición







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Índice

Unidad Didáctica 1Introducción a Word 2010

1. ¿Qué es Microsoft Word 2010? 92. Entrar y salir del programa 103. La ventana de Microsoft Word 134. La cinta de opciones 205. Composición y descripción del teclado 23 Ejercicios de repaso y autoevaluación 25


1. Operaciones básicas 292. Cerrar y crear nuevos documentos 313. Diferentes formas de guardar un documento 344. Abrir uno o varios documentos 405. Desplazarse por un documento 436. Impresión rápida y Vista previa de Impresión e Imprimir 477. Trabajar con varios documentos 56 Ejercicios de repaso y autoevaluación 59

Unidad Didáctica 3La ficha vista

1. Vistas de documento 632. El grupo mostrar 703. Zoom 73 Ejercicios de repaso y autoevaluación 77


1. La ayuda de Office 81 Ejercicios de repaso y autoevaluación 87

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Unidad Didáctica 5Funciones básicas de trabajo

1. Selección de un bloque de texto 912. Copiar, mover y borrar bloques de texto 943. Tipos de letra 1004. Búsqueda y sustitución de palabras clave 1135. Deshacer, rehacer y repetir 118 Ejercicios de repaso y autoevaluación 121

Unidad Didáctica 6Formato de texto I

1. Alineación y justificación 1252. Espaciado entre párrafos, líneas y caracteres 1293. Tipos de sangrado 1344. Tabulaciones 1375. Viñetas y párrafos enumerados 142 Ejercicios de repaso y autoevaluación 149

Unidad Didáctica 7Formato de texto II

1. Bordes y sombreado de texto 1532. Letra capital y convertir mayúsculas a minúsculas 1583. Creación de columnas 1614. Copiar formato 1645. División de palabras y guiones 164 Ejercicios de repaso y autoevaluación 167

Unidad Didáctica 8Formato de página y documento

1. Configurar página 1712. Secciones y saltos 1803. Encabezados y pies de página 1824. Numeración de páginas 1875. Notas a pie de página y notas finales 1896. Comentarios 190 Ejercicios de repaso y autoevaluación 193

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Unidad Didáctica 9Utilización de las herramientas de texto

1. Corregir ortografía y gramática 1992. Opciones del corrector ortográfico 2033. Autocorrección 2064. Sinónimos 2095. Insertar caracteres especiales y símbolos 210 Ejercicios de repaso y autoevaluación 221

Unidad Didáctica 10Tablas

1. Crear y dibujar una tabla 2252. Cambio de posición y tamaño de la tabla 2293. Desplazamientos por la tabla y selecciones de celda 2334. Manipulación del contenido de una tabla 2375. Cambio de dimensiones de celdas 2376. Insertar y eliminar filas o columnas 2427. Sangría y alineación de celdas 2458. Unir y dividir celdas 2479. Bordes y sombreados de tablas 248

10. Trabajos matemáticos con tablas 249 Ejercicios de repaso y autoevaluación 253

Unidad Didáctica 11Gráficos

1. Wordart 2572. Insertar y eliminar imágenes 2743. Herramientas de imagen 2814. Situar imágenes en una página 284 Ejercicios de repaso y autoevaluación 287

Unidad Didáctica 12Automatización de tareas

1. Plantillas 2912. Estilos 2953. Macros 2994. Fecha y hora 306 Ejercicios de repaso y autoevaluación 309

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Unidad Didáctica 13Cartas, sobres y etiquetas

1. Combinar correspondencia 3132. Las herramientas de correspondencia 3173. Crear sobres y etiquetas 319 Ejercicios de repaso y autoevaluación 325

Unidad Didáctica 1

Introducción a Word 2010

Contenido

1. ¿Qué es Microsoft Word 2010?2. Entrar y salir del programa3. La ventana de Microsoft Word4. La cinta de opciones5. Composición y descripción del teclado

U.D. 1 | Introducción a Word 2010

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1. ¿Qué es Microsoft Word 2010?

Los procesadores de texto son herramientas de amplia difusión en la em-presa y en los ordenadores domésticos. Los predecesores de los actuales procesadores de texto fueron las antiguas máquinas de escribir eléctricas y electrónicas que para la corrección de errores de tecleo utilizaban métodos tradicionales (papeles de tinta blanca, tarjetas magnéticas, etc.). Los primeros procesadores de texto, desarrollados a finales de los años setenta, eran orde-nadores dedicados que permitían la manipulación del texto visualizado en una pantalla. De esta forma, los errores se corregían antes de que el documento llegara a imprimirse, evitándose la necesidad de la reescritura completa del mismo. El precio que había que pagar para librarse de estos penosos trabajos era excesivo, los procesadores de texto dedicados costaban en ocasiones más de 6.000 euros.

Los procesadores de texto de la actualidad pueden ejecutarse en sistemas bastante más baratos y son lo suficientemente fáciles de manejar y potentes como para emplearse en la elaboración de un amplio espectro de tipos de documentos, desde las simples cartas hasta los manuales técnicos altamente estructurados y repletos de imágenes y fotografías. La tecnología ha madurado y la competencia desencadenada en la actualidad está basada en la potencia de sus funciones y su facilidad de uso.

De todos los procesadores de textos existentes, Microsoft Word es uno de los más ampliamente conocidos, puesto que ha ido ganando popularidad por sus excelentes prestaciones y sencillez de manejo. Este procesador de textos que hace unos años era utilizado con ordenadores que funcionaban bajo el sistema operativo MS-DOS, ahora está disponible en una versión equivalente claramen-te más avanzada para los entornos Windows. Nos referimos a Microsoft Word 2010 que presenta ciertas características nuevas muy potentes que lo sitúan entre los mejores procesadores de texto del momento.

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Word 2010

1.1. Requisitos del sistema

Para utilizar Microsoft Word 2010, la configuración básica recomendada es:

■ Equipo/Procesador: equipo con un procesador de 500 megahercios o superior.

■ Memoria: los requerimientos de memoria RAM son de 256 Mb o superior. ■ Disco duro: los requerimientos de espacio en disco duro varían según la configuración; las opciones de instalación personalizadas requerirán más o menos espacio en disco 3,0 gigabytes (Gb), parte de este espacio se liberará después de la instalación.

■ Sistema operativo: Windows XP (debe tener SP3) (32 bits), Windows 7, Windows Vista con Service Pack (SP) 1, Windows Server 2003 con SP2 con MSXML 6.0 (solo Office de 32 bits), Windows Server 2008 o SO de 32 o 64 bits posterior.

■ Unidad: unidad de CD-ROM o DVD. ■ Pantalla: monitor con una resolución 1024 x 768 o superior. ■ Periféricos: un teclado y un ratón.


El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, ejecutarlo para que comience a funcionar.

En el caso de Microsoft Word, tan solo debemos acceder al menú Inicio a través del botón Iniciar de Windows, seleccionar la opción Todos los programas y hacer clic en el enlace Microsoft Word. También es posible, en función de cómo se haya configurado Windows en nuestro ordenador, que tras abrir el menú Inicio y el submenú Todos los programas debamos abrir un nuevo subme-


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nú, Microsoft Office, para llegar hasta Microsoft Word, o que no necesitemos de menú alguno si se da el caso de que disponemos de un acceso directo al programa en el Escritorio de Windows.

Entremos en Word del modo que entremos, el programa se ejecutará y, tras ver el logotipo de Word 2010, nos encontraremos ante la pantalla de edición, en la que podremos comenzar a trabajar.

El proceso contrario a la entrada en el programa será la salida, es decir, lle-gará un momento en que desearemos dejar de trabajar con él, bien para seguir trabajando con otras aplicaciones o bien para cerrar Windows y desconectar el ordenador.

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Word 2010

Para salir de Microsoft Word podemos utilizar diferentes alternativas:

1. Utilizar el la ficha Archivo, en la que encontraremos la opción Salir de Word.

2. Utilizar el botón Cerrar de la barra de título.

Cualquiera de estas formas de salir del programa tendrán el mismo efecto: el programa terminará su ejecución.


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3. La ventana de Microsoft Word

Una vez dentro del programa, nos aparecerá una ventana similar a la mos-trada en la siguiente figura. En ella se pueden diferenciar las siguientes partes que se describen a continuación:

La Barra de título contiene el nombre del documento seguido de Microsoft Word. Word utiliza por defecto como nombre temporal Documento 1 hasta que usted le asigne un nombre al documento que esté realizando. Además de visua-lizar el nombre del documento activo, es decir, aquel con el que estamos tra-bajando actualmente, la barra de títulos contiene a su vez otros componentes.

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Word 2010

■ La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte supe-rior izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se utilizan durante la edición de un documento en Word.

Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido seleccionando cualquiera de las opciones que apare-cen en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra.

Para añadir una opción a la barra deberá seleccionar cualquiera de las opciones que no tenga la marca de verificación activada. Las opciones que tienen activada la marca de verificación indican que ya aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido.Podrá hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones seleccionando la opción llamada del mismo modo.


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■ Botón Minimizar: haciendo clic sobre este botón, conseguiremos que la ventana del programa se oculte en la barra de tareas. Para poder re-cuperar de nuevo la ventana, solo deberemos hacer clic sobre el botón correspondiente en la barra de tareas.

■ Botón Maximizar: haciendo clic sobre su icono, la ventana adquirirá un tamaño máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada el botón de maximizar desaparece y en su lugar aparece el botón «Restaurar». Al hacer clic sobre este botón, la ventana recuperará su tamaño original, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada.

■ Botón Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar la ventana, es de-cir, cerrar Word 2010. También podemos cerrar la aplicación haciendo doble clic sobre el icono del menú de control.

La Cinta de opciones aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las opciones principales del programa.

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Word 2010

Si apunta a una palabra de la cinta de opciones y hace clic, se desplegará la ficha de comandos asociada.

Cabe destacar en esta cinta una novedad de Word 2010 y es la ficha Archi-vo. Al hacer clic sobre ella aparecerá la Vista Backstage con una serie de op-ciones, a través de las cuales podremos realizar operaciones con los archivos, imprimir, prepararlos para su posterior impresión y enviarlos a un destinatario de correo electrónico, entre otras opciones que iremos viendo más adelante.


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Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que per-miten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente, por ejemplo para copiar un texto seleccionado basta con ha-cer clic sobre el botón copiar. De esta forma resulta más cómodo y rápido el tratamiento del texto.

Las Reglas Horizontal y Vertical se encuentran debajo de la cinta de opcio-nes. La funcionalidad de las reglas es la de controlar la posición de elementos en el texto, así como permitir el cambio de los márgenes, tabulaciones y san-grados. Para hacer aparecer y desaparecer las reglas deberá pulsar el botón Regla, que se encuentra situado a la derecha del programa bajo la cinta de opciones.

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Word 2010

El Área de Escritura es la zona de la ventana disponible para la edición y diseño del texto. Trata de emular la escritura en papel convencional, solo que ahora esta área de escritura se ha convertido en papel “electrónico”, es decir, muestra el texto como si se tratase de una hoja de papel en la que escribimos con la consiguiente ventaja que supone escribir, modificar y corregir un docu-mento que todavía no ha sido impreso.

El Punto de inserción o cursor está permanentemente intermitente para indi-carnos el lugar en que aparecerá el próximo carácter que escribamos.

Las Barras de desplazamiento son pulsadores móviles que aparecen en los bordes de la ventana y que permiten deslizarse por el interior del texto cuando no es posible ver todo su contenido en pantalla. Se ubican según sea necesa-rio, en la parte inferior y/o en la parte derecha de la ventana.


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El Panel de tareas aparece cuando es necesario. Este presenta las diferentes opciones de imágenes prediseñadas, estilos, portapapeles, etc., manteniendo un estilo coherente. Con el panel de tareas podremos acceder a muchas opcio-nes de una forma fácil y rápida.

La barra de estado nos proporciona información sobre la situación en que nos encontramos sobre el documento, nos indica el número de página actual, sección, posición actual del cursor, etc.

A la derecha de la barra de estado puede ver los Botones de las vistas del documento, que proporcionan diversas formas de ver el documento.

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Word 2010

También a la derecha de esta barra dispone de la herramienta zoom, que permitirá establecer el nivel de zoom con el que podrá ver el documento.

4. La cinta de opciones

La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápi-da a los grupos de opciones que, a su vez, nos permitirán usar las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo del texto. Si colocamos el puntero del ratón sobre un botón y lo mantenemos durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.

La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de botones cuyas acciones son diversas pero de uso frecuente, las cuales se pueden en-contrar en cualquier procesador de textos. Entre estas podemos encontrar el portapapeles, las opciones de trabajo con fuentes y párrafos, los diferentes estilos y las opciones de edición.

Para acceder a otras funciones tan solo deberá cambiar la ficha activa pul-sando sobre el nombre de la misma.

Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el siguiente icono:


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Otra forma de acceder a las opciones de Word es a través del teclado, bas-tará con que pulsemos la tecla [Alt] y a continuación la letra del menú que aparece resaltada en pantalla. Por ejemplo, si pulsa la tecla [Alt] aparecerán resaltadas todas las teclas de método abreviado, la ficha Inicio tiene la letra O resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación de teclas [Alt + A] abriremos dicho menú. Una vez abierto dicha ficha podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resalta-das y ejecutarlas pulsando la tecla [Enter].

También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas.

Suelen ser siempre la tecla [Ctrl] (control) más otra tecla. Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl + P], y para copiar un texto seleccionado se usa [Ctrl + C]. No obstante, puede consultar dichas combina-ciones en la ayuda de Word.

Cuando pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el área de escritura o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados.

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Word 2010


Marca de verificación: aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Podremos seleccionar más de una opción al mismo tiempo.

Triángulos: este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e in-dica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es ne-cesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y se abrirá automáticamente.


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Puntos suspensivos: cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción se abrirá un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro.

5. Composición y descripción del teclado

El teclado de un ordenador se asemeja bastante al de una máquina de escribir tradicional. La parte principal del teclado es la que contiene las letras y los números. La disposición de las teclas suele seguir el estándar QWERTY, si se fija este nombre indica el orden de las teclas contenidas en la segunda fila del teclado, leídas de izquierda a derecha, aunque según el lugar pueden existir otras disposiciones distintas.

Además de esta zona principal, en el teclado del ordenador se distinguen otras zonas de teclas:

■ Teclas de función: estas teclas están dispuestas en una única fila de doce teclas situada en la parte superior del teclado. Estas teclas, según el programa que estemos utilizando, realizarán una tarea u otra.

■ Teclado numérico: esta zona contiene los números y algunos símbolos matemáticos. Esta se utiliza para introducir números y realizar operacio-nes con una gran rapidez. Esta parte del teclado cuenta con una doble función, ya que pulsando la tecla [BloqNum] podemos conmutar a modo de desplazamiento del cursor.

■ Zona de desplazamiento: estas teclas se encuentran entre el teclado de letras y el teclado numérico. La función de estas es el desplazamiento del cursor por la pantalla. De esta forma, con las flechas podremos mo-vernos hacia arriba, abajo, izquierda y derecha. Y con el grupo superior y, dependiendo de la aplicación, podremos movernos por páginas enteras con solo pulsar una tecla o situarnos al principio o final de un párrafo.

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Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. ¿Qué tipo de programa es Microsoft Word 2010?

2. ¿Qué elemento de la ventana de Microsoft Word nos muestra información sobre la situación en que nos encontramos sobre el documento?

3. ¿Cuándo se despliega un menú contextual?

4. Indique tres formas de acceder al comando Imprimir.

5. Suponga que desea cambiar los márgenes de la página actual. ¿Qué elemento per-mite realizar esta operación?

6. Haga lo necesario para entrar en Microsoft Word.

7. Haga lo que crea conveniente para minimizar la ventana del programa.

8. Haga lo que crea conveniente para maximizar de nuevo la ventana del programa.

9. Haga lo necesario para salir de Microsoft Word.

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PowerPoint 2010Julio Vílchez Beltrán


PowerPoint 2010


1ª Edición







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Índice

Unidad Didáctica 1Introducción a PowerPoint

1. ¿Qué es PowerPoint? 92. Elementos que componen una presentación 103. Entrar y salir del programa 124. La ventana de PowerPoint 15 Ejercicios de repaso y autoevaluación 23


1. Crear una presentación 272. Guardar una presentación 313. Abrir y cerrar una presentación existente 374. Modos de visualización 40 Ejercicios de repaso y autoevaluación 47

Unidad Didáctica 3Trabajar con diapositivas

1. Insertar y eliminar diapositivas 512. Desplazamiento a través de una diapositiva 553. Copiar una diapositiva 574. Mover diapositivas 595. Reglas, cuadrículas y guías 616. Diapositivas patrón 64 Ejercicios de repaso y autoevaluación 71

Unidad Didáctica 4Creación de presentaciones

1. Crear una presentación mediante plantillas 752. Cambiar la apariencia a la presentación 783. Paleta de colores 814. Fondos de diapositivas 835. Ejecución de una presentación 89

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6. Imprimir presentaciones 91 Ejercicios de repaso y autoevaluación 99



Unidad Didáctica 6Gestión de objetos

1. Seleccionar y mover objetos 1112. Copiar objetos 1143. Distancia entre objetos y modificaciones de tamaño 1154. Girar y voltear 1175. Alinear, distribuir y ordenar objetos 1206. Formato de objetos 1267. Eliminar objetos 141 Ejercicios de repaso y autoevaluación 143

Unidad Didáctica 7Trabajar con texto

1. Insertar y modificar texto 1472. Tipos de letra 1513. Alineación, justificación y espaciado entre líneas 1564. Formato para el cuadro de texto o para el marcador de posición

de texto 1615. Efectos especiales: WordArt 1656. Numeración y viñetas 1717. Corrector ortográfico 174 Ejercicios de repaso y autoevaluación 177

Unidad Didáctica 8Insertar imágenes, fotografías, formas y gráficos

1. Insertar imágenes, fotografías, formas y gráficos 1812. Ficha formato imagen 199 Ejercicios de repaso y autoevaluación 203

Unidad Didáctica 9Creación de presentaciones avanzadas

1. Inserción de audio 2072. Inserción de videoclips 2163. Inserción de tablas y otros documentos 2194. Inserción de fecha y hora 231

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5. Inserción de organigramas 2326. Animaciones 2357. Transiciones 242 Ejercicios de repaso y autoevaluación 245

Unidad Didáctica 10Formatos para diapositivas

1. Configurar página 2512. Encabezados, pies y numeración de diapositivas 2523. Comentarios 2554. Presentación de funciones en pantalla 256 Ejercicios de repaso y autoevaluación 259

Unidad Didáctica 11Otras herramientas para las presentaciones

1. Creación de notas para el orador 2632. Configurar presentaciones 2643. Presentaciones personalizadas 2694. Empaquetar para cd-rom 2725. Botones de acción 2746. Búsqueda y reemplazo automático de datos 2787. Crear un álbum de fotografías 280 Ejercicios de repaso y autoevaluación 285

Unidad Didáctica 1

Introducción a PowerPoint

Contenido

1. ¿Qué es PowerPoint?2. Elementos que componen una presentación3. Entrar y salir del programa4. La ventana de PowerPoint

U.D. 1 | Introducción a PowerPoint

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1. ¿Qué es PowerPoint?

De todas las funciones para las que es útil un PC, quizá las relacionadas con la multimedia (creación de imágenes, sonidos y combinación de estos elementos) son las que más llaman la atención.

Y es que en la actualidad lo que verdaderamente predomina en el mercado es todo lo relacionado con la multimedia.

Hoy en día, gracias a los sistemas informáticos y programas de los que disponemos, pueden crearse imágenes sencillas o diseñarse secuencias com-pletas de imágenes cinematográficas.

Pero una parte especial del tratamiento de imágenes es la que está formada por los programas de presentación, que mezclan esas imágenes con texto y so-nidos para la exposición de datos en salas con un público más o menos amplio.

PowerPoint, de la compañía Microsoft, es uno de los programas de presen-tación más extendidos en la actualidad.

Al venir integrado en el paquete Microsoft Office, podemos aprovechar las ventajas que ofrecen estos elementos para la realización de presentaciones verdaderamente profesionales.

Con PowerPoint podemos crear todo tipo de presentaciones: diapositivas estándar de 35mm, transparencias, documentos impresos para los asistentes a la presentación, así como notas y esquemas para el presentador. Además, incluso podremos introducir sonidos, imágenes, animaciones, vídeo, etc.

PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, ya que, como se acaba de comentar, permite incluir sonidos, imágenes y vídeo. Tam-bién podremos crear presentaciones que se ejecuten de forma automática, incluir diversos efectos especiales, e incluso ejecutar las presentaciones en un orden aleatorio al preestablecido.

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PowerPoint 2010

2. Elementos que componen una presentación

Antes de nada, debemos conocer los elementos que componen una presen-tación en PowerPoint.

El conjunto global de una presentación puede dividirse en varias partes, que servirán de ayuda al orador:

■ Diapositivas. Las diapositivas son los elementos fundamentales que constituyen la presentación. Son cuadros de información que se van sucediendo de forma secuencial durante la ejecución de la presenta-ción. Pueden contener títulos, textos, gráficos, objetos dibujados, for-mas geométricas y demás aplicaciones.

■ Esquemas. Las diapositivas se pueden agrupar por temas, que consti-tuyen el contenido completo. El esquema de la presentación muestra todos los temas, así como las diapositivas que contiene cada uno. Los esquemas son útiles para organizar las ideas en la fase inicial de preparación, para introducir el texto, para distribuirlo en distintas dia-positivas, etc.

■ Notas. Podemos generar anotaciones que el orador puede utilizar para guiarse durante la presentación. Generalmente, suelen ser notas aclara-torias, ya que, como guía, tenemos los esquemas.


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Una vez sabemos los elementos que componen una presentación, veamos un ejemplo de cómo se trabaja con diapositivas. En la siguiente figura se muestra un ejemplo de presentación en PowerPoint.

Como podemos observar en la figura anterior, la presentación está com-puesta por varias diapositivas, cuyo título se muestra en el esquema de la parte izquierda de la ventana de PowerPoint.

En este mismo esquema podemos ver cómo se titula cada una de las dia-positivas. Asimismo, podemos ver las notas que el creador de las diapositivas ha insertado.

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PowerPoint 2010

El modo de desplazarnos entre las diapositivas y los modos de visualización se verá en el siguiente tema. Asimismo, el diseño de los distintos elementos de la diapositiva lo iremos viendo a lo largo del curso.

No obstante, la verdadera potencia de PowerPoint, como veremos más adelante, está en que si ejecutamos la presentación, presentará el siguiente aspecto:

Como podemos comprobar, el diseño ocupa la pantalla del ordenador por completo. Si en la sala de exposición disponemos de un cañón o reproduc-tor multimedia, podremos mostrar las imágenes en una pantalla, dando una calidad muy profesional a nuestra presentación. Asimismo, una presentación puede contener más de una diapositiva. Por ejemplo, en el caso que nos ocu-pa, si una vez ejecutada la presentación hacemos clic en ella, esta pasará a la siguiente diapositiva. De esta forma, nos moveremos a través de las diapositi-vas que componen nuestra presentación.


El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, es decir, ejecutarlo para que comience a funcionar.


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Podremos entrar a PowerPoint accediendo al menú Todos los programas a través del botón Iniciar, situado generalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y hacer clic en la opción Microsoft PowerPoint.

Puede ocurrir, debido a la configuración que tenga Windows en nuestro ordenador, que no se encuentre la opción Microsoft PowerPoint directamente en el menú Todos los programas, por lo que tendremos que abrir el submenú Microsoft Office para llegar a la opción deseada.

Otra forma de arrancar PowerPoint es haciendo doble clic sobre el icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio, siempre que dispongamos de él.

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PowerPoint 2010

Entremos en PowerPoint del modo que entremos, se ejecutará el programa y, tras ver el logotipo de PowerPoint, nos encontraremos ante la pantalla de edición, en la que podremos comenzar a trabajar.

El proceso contrario a la entrada en el programa será la salida, es decir, lle-gará un momento en el que deseemos dejar de trabajar con él, bien para seguir trabajando con otras aplicaciones o bien para cerrar Windows y desconectar el ordenador.

Para salir de Microsoft PowerPoint podemos utilizar diferentes alternativas:

1. Seleccionar la opción Cerrar de la ficha Archivo.2. Utilizar el botón Cerrar de la barra de título. 3. Pulsar la combinación de teclas [Alt + F4].

Si, al cerrar el programa, no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, nos preguntará si queremos guardarlos o incluso nos puede llegar a mostrar el cuadro de diálogo asociado al menú Guardar, en el caso de no haberlo guardado anteriormente.


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4. La ventana de PowerPoint

Una vez abierto el programa aparece directamente la ventana de Microsoft PowerPoint, como la que a continuación se muestra:

A continuación se comentarán cada una de las partes que componen la ventana de PowerPoint.

La Barra de Título contiene el nombre de la presentación sobre la que se está trabajando actualmente, precedido de Microsoft PowerPoint. PowerPoint utili-za por defecto como nombre temporal Presentación1 (dependiendo de las que hayamos creado) hasta que sea guardada y le asignemos el nombre deseado. Además de visualizar el nombre de la presentación activa, la barra de Título contiene, a su vez, otros componentes:

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■ El botón Minimizar. Haciendo clic sobre este botón, conseguiremos que la ventana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la parte inferior de la pantalla del ordenador y contiene el botón Inicio, una serie de botones con las aplicaciones que tengamos abiertas y otros componentes).

■ El botón Maximizar. Haciendo clic sobre este botón la ventana adquirirá su valor máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada, este botón desaparece y en su lugar aparece el botón Restaurar, el cual recupera el tamaño original de la ventana, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada.

■ El botón Cerrar. La utilidad de este botón es la de cerrar PowerPoint XP.

La Cinta de opciones aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las opciones principales del programa.

Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que per-miten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente, por ejemplo agregar una diapositiva a una presentación, bas-ta con hacer clic sobre el botón nueva diapositiva. De esta forma resulta más cómoda y rápida la creación de la nueva diapositiva.

La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápi-da a los grupos de opciones que, a su vez, nos permitirán usar las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo de la pre-sentación. Si colocamos el puntero del ratón sobre un botón y lo mantenemos durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad


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del mismo. De este modo, conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.

La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de Grupos de comandos cuyas acciones son diversas, pero de uso frecuente. Entre estas po-demos encontrar el portapapeles, las opciones de las diapositivas con fuentes y párrafos, los diferentes dibujos y las opciones de edición.

Para acceder a otras funciones, tan solo deberá cambiar la ficha activa pulsando sobre el nombre de la misma.

Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono .



Otra forma de acceder a las opciones de PowerPoint es a través del teclado. Bastará con que pulsemos la tecla [Alt] y, a continuación, elegiremos la letra o número que nos interese entre los que aparecen resaltados en pantalla. Estas letras o números sobre un cuadradito blanco se denominan IDENTIFICADO-RES DE SUGERENCIAS DE TECLAS. Las letras aparecerán para las fichas de la Cinta de Opciones y los números aparecerán para la Barra de herramientas de acceso rápido. La ficha Inicio tiene la letra O resaltada. De este modo, pul-

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sando la tecla O abriremos dicha ficha. Una vez abierta dicha ficha, podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan aparecien-do resaltadas.

También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas.

Suelen ser siempre la tecla [Ctrl] (control) más otra tecla. Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl + P]; y para copiar un texto seleccionado se usa [Ctrl + C]. No obstante, puede consultar dichas combina-ciones en la ayuda de PowerPoint.

Cuando pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el área de trabajo o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados.


Marca de verificación. Aparece dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Podremos seleccionar más de una opción al mismo tiempo.


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Triángulo. Este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e in-dica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es ne-cesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y se abrirá automáticamente.

Puntos suspensivos. Cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que, al seleccionar esa op-ción, se abrirá un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajan-do, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro.

La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se utilizan durante la utilización del programa.

Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido, seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra.

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Cabe destacar en esta cinta una novedad de PowerPoint 2010 y es la ficha Archivo. Al hacer clic sobre ella aparecerá la Vista Backstage, con una serie de opciones a través de las cuales podremos realizar operaciones con los archivos, imprimir, prepararlos para su posterior impresión y enviarlos a un destinatario de correo electrónico, entre otras opciones que iremos viendo más adelante.


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El Panel Diapositiva es el espacio que aparece en el centro de la ventana y es donde diseñaremos la presentación.

Las Barras de desplazamiento son pulsadores móviles que aparecen en los bordes de la ventana y que nos permiten deslizarnos entre las diapositivas cuando no es posible visualizar todo su contenido en pantalla. Se ubican, según sea necesario, en la parte inferior derecha y en la parte derecha de la ventana.

El Panel de Fichas Diapositivas y Esquemas muestra los títulos de las diapo-sitivas que vamos creando con su número, e incluso puede mostrar las diapo-sitivas en miniatura si seleccionamos la pestaña Diapositivas.

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La barra de estado es la que aparece en la parte inferior de la ventana y muestra el estado de la presentación. PowerPoint irá presentando mensajes en ella, indicándonos las acciones que se están realizando o información de otro tipo.

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1. Defina brevemente qué tipo de programa es PowerPoint.

2. ¿Es Microsoft PowerPoint un programa que gestiona elementos multimedia? ¿Por qué?

3. Enumere y defina los elementos básicos que componen una diapositiva.

4. Enumere los distintos caminos para entrar en Microsoft PowerPoint.

5. Indique la funcionalidad de la Barra de Título.

6. Indique la funcionalidad de los botones Maximizar, Minimizar y Cerrar.

7. ¿Qué barras de herramientas, botones, etc. muestra por defecto PowerPoint?

8. ¿Qué representa el triángulo que llevan asociado algunas opciones de un menú?

9. ¿Cómo puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido?

10. ¿Qué son las Barras de desplazamiento?

11. ¿Dónde está situada la barra de estado?

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Unidad Didáctica 2

Operaciones básicas

access 2010 - ic editorial

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