access 2003 padzilinati am5

Datu bāzes padziļinātā līmenī (AM5) Microsoft Access 2003 1

5. Datubāzes padziļinātā līmenī (AM3) Microsoft Access 2003

5.1. Tabulu veidošana Tabulu veidošanai un struktūras maiņai piemērotāks ir skats Design View, jo tajā var norādīt lauku tipus, kā arī mainīt lauka īpašības.

5.1.1. Lauki, kolonnas 5.1.1.1. Lietot un modificēt dažādu tipu datu laukus, kolonnas: teksts, hipersaite, valūta, datums un laiks. Veidojot datu tabulas struktūru definē laukus, piešķirot tiem nosaukumus un norādot datu tipu.

Teksta tipa lauks (Text) Noklusētais lauka datu tips ir Text. Lauks ar tipu Text var saturēt līdz 255 rakstzīmēm. Ja nepieciešams lielāks garums, izmanto tipu Memo.

Lai samazinātu datu bāzes apjomu teksta tipa laukiem vēlams mainīt īpašību Field Size, kurā norada maksimāli iespējamo lauka apjomu rakstzīmes.

Ja samazina garumu laukam tabulā, kurā jau ir ievadīta informācija, saglābājot struktūru ekrānā tiek izvadīts paziņojums par iespējamo datu zudumu, piemēram:

Ja maina garumu laukam, caur kuru ir sasaistītas tabulas, saglābājot struktūru, ekrānā tiek izvadīts paziņojums par to, ka vispirms ir jādzēš saite (relationship) starp tabulām:


Hipersaites tipa lauks (Hyperlink) Hipersaites tipa lauku veido, lai to varētu izmantot piekļūšanai interneta resursiem vai datnēm.

Valūtas tipa lauks (Currency) Ja izvēlas laukam valūtas tipu, tajā skaitliskajai vērtībai tiek pievienots valūtas simbols. Kāds būs šis valūtas simbols, nosaka Windows reģionālie iestatījumi.

Lai valūtas veidu varētu izvēlēties, tad atsevišķi veido skaitliska tipa lauku vērtībai un teksta lauku valūtas apzīmējumam.

Datuma un laika tipa lauks (Date/Time) Datuma un /vai laika lauka tips ir Date/Time.

Ar īpašību Format izvēlas lauka formātu.


Pirms atļaut pāriet uz citu lauku, Access pārbauda, vai ievadītā informācija atbilst pieļaujamām vertībām, ja ne – tiek izvadīts paziņojums un pāreja uz citu lauku nenotiek.

Tā kā formāts nosaka to, kā tiks attēlots lauka saturs pēc ievadīšanas, tad ievadīt vērtību var arī citādi, piemēram:

5.1.1.2. Zināt par sekām, kādas var rasties, mainot lauka, kolonnas datu tipu. Lauka formāta maiņas sekas var būt datu zudums.

Ja Access nevar veikt pārveidošanu bez šiem zudumiem, uz ekrāna var tikt izvadīta virkne paziņojuma logu:

• jaunajam lauku tipam ir mazāks lauka izmērs;

• nav iespējams pārveidot datus uz norādīto tipu;

Atbildot ar pogu No, izvada paziņojumu par neveikto datu pārveidošanu.


Pārveidojot lauku tipus, jāatceras, ka:

• teksta lauku Text bez zudumiem var mainīt uz tipiem Memo un Hyperlink. Ja teksta lauks satur skaitļus, to var pārvērst arī par skaitlisku lauku (Number, Currency vai Date/Time);

• ja nemaina formātu, pēc noklusēšanas skaitļa lauks paredzēts veseliem skaitļiem, tāpēc

pārvēršot no Currency uz Number var pazust decimāldaļa;

• visus laukus var pārvērst par Text, izņemot Memo, jo šī lauka garums ir neierobežots, bet Text ļauj glabāt tikai 255 rakstzīmes;

• tabulā drīkst būt tikai viens lauks ar tipu AutoNumber.

5.1.1.3. Izveidot un rediģēt informācijas iegūšanas (lookup) tipa lauku, kolonnu. Informācijas iegūšanas lauks satur sarakstu, no kura var izvēlēties vajadzīgo vērtību. Lai to veiktu, visērtāk ir izmantot speciālu vedni, ko aktivizē tabulas struktūras skatā Design View izvēlētajam laukam kolonnā Data Type sarakstā izvēloties Lookup Wizard.

Šādus laukus var veidot divējādi:

• ievadot vērtības;

• izmantojot tabulu.

Lai izveidotu sarakstu no ievadītajām vērtībām:

• pirmajā solī izvēlas radiopogu I will type in the values that I want:


• otrajā solī ievada vērtības. Ja vēlas tās ievadīt vairākās kolonnās, maina kolonnu skaitu lodziņā Number of columns;

• pēdējā (3.) solī var mainīt lauka nosaukumu

Lai izveidotu sarakstu no tabulas vērtībām:

• pirmajā solī izvēlas radiopogu I want the lookup column to look up the values in the table or query:


• otrajā solī izvēlas tabulu vai vaicājumu. Atkarībā no izvēlētas radiopogas, sarakstā var redzēt tabulas (Tables), vaicājumus (Queries) vai abus (Both);

• trešajā solī izvēlas, kurus laukus iekļaut sarakstā;

• ceturtajā solī izvēlas, lauku (laukus) pēc kura sakārtot sarakstu;


• piektajā solī izvēlas, lauku (laukus), kurus rādīt sarakstā. Ja pirmais lauks satur tikai kodu, tad to parasti nerāda (atzīmēta izvēles rūtiņa Hide key column);

• pēdējā (6.) solī var mainīt lauka nosaukumu.

Tā kā automātiski starp tabulām tiek izveidotas arī attiecības (relationship), tad izmaiņas tabulas struktūrā vispirms ir jāsaglabā:


Ja saraksta veidošanai izmanto tabulu vai vaicājumu, tad parasti laukā un sarakstā tiek rādīti vērtību nosaukumi (piemērā 2. kolonna), bet laukā glabājas kods (1. kolonna), piemēram:

• sarakstam tiek izmantota tabula Valuta.

• tabulā Cenas, kā valūtas lauks tiek izmantots ValutaID, taču izvēloties vērtības redzams

tabulas Valuta lauka Valuta saturs.

• izveidotā attiecībā ir viens-pret-daudziem (sk. punktu 5.1.2.).

Saraksta veidošanai no tabulas ir arī savas priekšrocības un trūkumi:

• tā kā laukā tiek saglabāts kods, piemēram, automātiskais kārtas numurs, tad rodas problēmas, kad ir nepieciešams pēc šāda lauka veikt kārtošanu vai veidot atlases kritērijus (sk. punktu 5.2.1);

• var ļoti ērti un vienkārši mainīt saraksta saturu.

Ja saraksta saturu un izskatu vēlas mainīt, pastāvvairākas iespējas:

• veidot to no jauna;

• veikt izmaiņas lauka īpašību cilnē Lookup;


Saraksta īpašības:

• Display Control – redzamā forma: tekstlodziņš (Text Box), atvērts saraksts (List), aizvērts saraksts (Combo Box);

• Row Source Type – datu avota tips: tabula vai vaicājums (Table/Query), vērtību saraksts (Value List), lauku saraksts (Field List);

• Row Source – informācijas avots. Šajā vietā var būt redzams:

o ievadītās vērtības. Ievadītās vērtības var rediģēt šeit – vienu no otras atdalot ar semikoliem un jaunās pievienot iekļaujot pēdiņās;

o pieprasījuma forma (SELECT...), ja kā datu avots tiek izmantota tabula vai vaicājums;

• Bound Column – kolonna, no kuras vērtība tiks saglabāta laukā;

• Column Count – rādāmo kolonnu skaits;

• Column Heads – rādīt (Yes) vai nerādīt (No) kolonnu virsrakstus;

• Column Widths – kolonnu platumi. Pēc noklusējuma tie ir vienādi. Katras kolonnas platumu var norādīt atsevišķi, vērtības atdalot ar semikoliem. Ja kādu kolonnu vēlas paslēpt, tad platumu norāda 0;

• List Rows – rindu skaits sarakstā;

• List Width – saraksta platums;

• Limit To List – vai ir ierobežots saraksta garums.

5.1.1.4. Izveidot un rediģēt lauka, kolonnas datu ievades noteikumus. Lauka ievades noteikumus norāda ar lauka īpašību Validation Rule.

Veidojot lauka ievades noteikumus, var izmantot:

• skaitļus;

• tekstu, iekļaujot to pēdiņās (");

• datumu un/vai laiku, iekļaujot tos #;

• salīdzināšanas operatorus: = (vienāds), <> (nav vienāds), > (lielāks par), < (mazāks par), >= (lielāks par vai vienāds ar), <= (mazāks par vai vienāds ar);

• loģiskos operatorus, apvienojot vairākus nosacījumus: NOT (mainīt uz pretējo), AND (visi uzskaitītie) un OR (vismaz viens no uzskaitītajiem);

• aizstājējzīmi ? teksta laukos vienas rakstzīmes apzīmēšanai, ar jebkuru vērtību;


• apaļās iekavas ().

Piemēri:

• lauks var saturēt vērtības 1, 5 vai 9;

• laika periods no 8:00 līdz 17:00

• četras rakstzīmes, no kurām pirmā ir A. Operators Like tiek pievienots automātiski.

Nosacījumu veidošanai var izmantot arī izteiksmju veidošanas rīku, kuru atver, noklikšķinot uz pogas ar trim punktiem pa labi no ievades zonas:

To īpaši ieteicams izmantot, ja nosacījumu izteiksme ir sarežģītāka vai satur standartfunkcijas, piemēram:

Apzīmējuma «number» vietā ievada vajadzīgo izteiksmi. Ja pārbaudāmais lielums ir lauks, tā nosaukumu norāda kvadrātiekavās:

Ja tabula jau satur datus, tad, saglabājot izmaiņas tabulas struktūrā ar jauniem ievades nosacījumiem, uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums, ka jau ievadītie dati var neatbilst jaunajiem ievades nosacījumiem. Vai pārbaudīt arī jau ievadītās vērtības?


Ja pārbaudot jau ievadīto vērtību atbilstību nosacījumiem ir atklātas neatbilstības, tiek izvadīts vaicājuma logs:

• pieņemt jauno nosacījumu un turpināt pārbaudīt (Yes);

• atjaunot iepriekšējo nosacījumu un turpināt pārbaudīt (No);

• pārtraukt testēšanu (Cancel).

Tekstu, kas paziņojuma veidā tiks izvadīts uz ekrāna, ja ievadītā vērtība neatbilst nosacījumiem, norāda ar īpašību Validation Text., piemēram:

Pretējā gadījumā uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums, kurā redzams nosacījuma saturs:

5.1.1.5. Izveidot un rediģēt laukam, kolonnai ievades masku. Ievades masku lieto, lai kontrolētu datu ievadi. Masku norāda ar lauka īpašību Input Mask.

Maskas veidošanai var izmantot šādas rakstzīmes:

Rakstzīmes Lietojums Ievade

0 Cipars Tiek pieprasīts ievads

9 Cipars

# Skaitlis, atstarpe, skaitļa zīme (+ vai -)

L Burts Tiek pieprasīts ievads

? Burts

A Burts vai cipars Tiek pieprasīts ievads

a Burts vai cipars

& Rakstzīme Tiek pieprasīts ievads

C Rakstzīme


. , : ; - / Atdalītāji (atkarīgi no Windows reģionālajiem iestatījumiem)

< Pārvērst lielajos burtos

> Pārvērst mazajos burtos

! Izvadīt no labās uz kreiso

\ Izvadīt tālāko kā ir

password Paroles ievadei (rāda zvaigznītes).

Ievadot vērtības laukā, kuram izveidota maska, redzami maskas simboli (sk. piemērus). Ievadītā rakstzīme, kura neatbilst maskai, netiek ņemta vērā un uz ekrāna nav redzama

Piemēri:

• 7 ciparu tālruņa numuru ievadei – 7 obligāti ievadāmi cipari.

• automašīnas numura ievadei – lielie burti, 2 obligāti ievadāmie burti, uz ekrāna redzamā

svītriņa (tā laukā netiek glabāta) un četri obligāti ievadāmie cipari.

5.1.1.6. Lietot un rediģēt lauka, kolonnas noklusēto vērtību. Lauka noklusētā vērtība ir vērtība, kas automātiski tiek piešķirta attiecīgajam laukam jaunā ierakstā. Noklusēto vērtību norāda ar lauka īpašību Default Value.

5.1.1.7. Definēt lauku, kolonnu, kurā vērtība ir jāievada noteikti.

Ja kādā laukā vērtība ir jāievada noteikti, lauka īpašībai Required jābūt ar vērtību Yes. Gadījumā, ja veidojot jaunu ierakstu, lauks netiek aizpildīts vai vērtība no tā izdzēš, krānā tiek izvadīts brīdinājuma logs.


Ja aizpildītai tabulai īpašības Required vērtība tiek nomainīta uz Yes, saglabājot izmaiņas struktūrā, ekrānā tiek izvadīts paziņojums, ka jaunie nosacījumi var neatbilst jau ievadītajiem datiem un vai veikt pārbaudi.

Ja pārbaudot esošos datus tiek atklātas neatbilstības, uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums:

• pieņemt jauno nosacījumu un turpināt pārbaudīt (Yes);

• atjaunot iepriekšējo nosacījumu un turpināt pārbaudīt (No);

• pārtraukt testēšanu (Cancel).

5.1.2. Attiecības/ savienojumi Attiecības jeb savienojumi (relationships) ļauj savienot vairākas tabulas caur kopēju lauku. Ja tabulas ir savienotas, tad informāciju, izmantojot vaicājumus, formas un atskaites var iegūt no vairākām tabulām vienlaicīgi.

Attiecības starp tabulām izveidojas automātiski, ja lieto informācijas ieguves (lookup) tipa lauku no citas tabulas (sk. punktu 5.1.1.3).

Attiecības var veidot un rediģēt attiecību skatā, ko var atvērt:

• ar pogu (Relationships);

• ar komandu Tools / Relationships.


Tabulu skatam var pievienot logā Show Table, kuru var atvērt ar pogu (Show Tables) vai komandu Relationships / Show Tables.

Atlasīto tabulu pievieno ar pogu Add. Kad vajadzīgās tabulas atlasītas, piespiež pogu Close.

Saiti var veidot:

• ar peli vienu saites lauku pārvelkot uz otru saistīto lauku;

• logā Relationships, kuru var atvērt ar:

o komandu Relationships / Edit relationships;

o klikšķi uz esošas saites;

o dubultklikšķi logā Relationships.

Atveras logs Edit Relationships.


Ar pogu Create New... atver saites veidošanas logu, kurā izvēlas tabulas un laukus, piemēram:

Pēc pogas OK piespiešanas logā Edit Relationships redzama izveidotā saite.

Saiti izveido, nospiežot pogu Create.

Saites tipu Access nosaka automātiski: ja saites laukam ir izveidota primārā atslēga vai tas ir indeksēts, nepieļaujot dublikātus (īpašība Indexed property ar vērtību Yes (No Duplicates)) tabulai veidojas tips viens (One), pretēja gadījumā – daudzi (Many).

Nevajadzīgu saiti atlasa un dzēš ar taustiņu

.

Dažkārt var būt nepieciešams saiti dzēst un veidot no jauna, ja laukā, caur kuru ir veidota saite, tiek veiktas kādas izmaiņas, piemēram, mainīts lauka tips vai garums.


5.1.2.1. Izprast pareizu tabulu attiecību veidošanas pamatprincipus. Veidojot attiecības starp divām tabulām, tām ir jāsatur lauks, kura datu tips (īpašība Data type) un garums (īpašība FieldSize) ir vienādi. Lauku nosaukumi var atšķirties.

Saites darbojas, salīdzinot saistīto lauku vērtības. Parasti vismaz vienā no tabulām šim laukam ir piekārtota primārā atslēga (Primary key). Primārā atslēga nozīmē to, ka tabulā nav divu vai vairāku ierakstu, kuros šī lauka vērtības būtu vienādas.

Saišu veidi:

Apzīmējums Ierakstu atbilstība

Katram tabulas A ierakstam nav vispār vai arī ir tikai viens atbilstošs ieraksts tabulā B.

Katram tabulas A ierakstam atbilst viens ieraksts tabulā B.

Katram tabulas A ierakstam atbilst viens vai vairāki ieraksti tabulā B.

Katram tabulas A ierakstam nav vispār vai ir viens vai vairāki atbilstoši ieraksti tabulā B.

5.1.2.2. Izveidot un rediģēt viens-pret-vienu un viens-pret-daudziem tipa attiecības starp tabulām. Saiti viens-pret-vienu parasti veido, ja:

• vienas tabulas datus sadala divās tabulās, piemēram atdalot reti lietojamu vai slepenu informāciju;

Šajā gadījumā tabulā A katram ierakstam atbilst viens ieraksts tabulā B un tabulas B katram ierakstam atbilst viens ieraksts tabulā A (abās tabulās ir vienāds ierakstu skaits).

Piemērā parādīts kā personu dati ir sadalīti divās tabulās un izveidotā saite:


• viena no tabulām ir otras apakškopa

Šajā gadījumā tabula B uzskatāma par otras apakškopu, jo tabulā A katram ierakstam atbilst viens vai neviens ieraksts tabulā B un tabulas B katram ierakstam atbilst viens ieraksts tabulā A (tabulā B ir mazāk ierakstu, nekā tabulā A).

Saite viens-pret-daudziem ir pati izplatītākā. Šajā gadījumā tabulas A katram ierakstam atbilst viens ieraksts no tabulas B, bet tabulas B katram ierakstam var nebūt atbilsoša ieraksta tabulā A vai arī būt tādi viens vai vairāki.

Tā, piemēram, tabula ar lidojumu reisiem uz pilsētām (A) un valstu tabula (B). Katra pilsēta atrodas kādā valstī, savukārt lidojumu reisi var būt uz vairākām pilsētām vienā valstī vai uz kādu valsti reisa var nebūt.

Ja ir saistītas tabulas, primārajai tabulai pirms pirmā lauka ir redzama kolonna ar + zīmi. To var izmantot, lai apskatītu atbilstošam ierakstam piekārtotos otras tabulas ierakstus, piemēram:

Ja piekārtotā tabula vairs nav nepieciešama, to aizver ar klikšķi uz – zīmes.


5.1.2.3. Izprast un rediģēt daudzi-pret-daudziem tipa attiecības starp tabulām Lai starp divām tabulām izveidotu attiecību daudzi-pret-daudziem, izmanto trešo tabulu. Tai jāsatur divi lauki, caur kuriem veido saiti uz katru no tabulām. Katras saites tips ir viens-pret-daudziem.

Vaicājuma piemērs.

Izmantojot lidojumu tabulu, var izveidot sarakstu, kurā redzams uz kādām pilsētām kuras aviosabiedrības lido (attēls pa kreisi). Ja vaicājumā attēlo tikai unikālās vērtības var iegūt sarakstu, kurā rindiņas neatkārtojas, citādi tās tiek veidotas katram lidojumu tabulas ierakstam (attēls pa labi).

5.1.2.4. Lietot iekšējos, ārējos un atgriezeniskos savienojumus. Iekšējie (rekursīvie) savienojumi veido attiecību uz pašu tabulu. Tie var būt ar tipiem viens-pret-vienu, viens-pret-daudziem un daudzi pret daudziem.

Piemēram, personu datu tabulā norāda vecākus, kas kā personas atrodas tajā pat tabulā. Katrai personai var būt norādīts tēvs un māte, savukārt, viens un tas pats tēvs vai māte var būt vairākām personām.


Vaicājuma piemērs ar saitēm uz māti un tēvu. Saites veidotas vairākkārt atlasot vienu un to pašu tabulu.

5.1.2.5. Lietot preferenciālo integritāti (referential integrity). Preferenciāla integritāte ir noteikumu sistēma, kuru Microsoft Access izmanto, lai nodrošinātu, ka saites starp tabulu ierakstiem ir derīgas un ka lietotājs nejauši neizdzēš vai neizmaina saitei nepieciešamus datus.

Lai izveidotu preferenciālā integritāti noklikšķina uz saites. Atveras logs Edit Relationships, kurā atzīmē izvēles rūtiņu Enforce Referential Integrity.

Preferenciālo integritāti var izveidot, ja:

• primārajā tabulā, kurai ir atiecības puse „viens”, saites laukam ir unikāla, nenulles vērtība. Saites viennozīmīgai veidošanai šim laukam ir jābūt ar primāro atslēgu vai indeksētam, nepieļaujot dublikātus (īpašība Indexed property ar vērtību Yes (No Duplicates));

• saistītajiem laukiem ir vienāds datu tips. Izņēmums ir lauks ar tipu AutoNumber, kuram saistītais lauks var būt ar tipu Number un lauka garumu Long Integer;

• abas tabulas atrodas vienā datu bāzē.


Ja kāds no šiem noteikumiem neizpildās, atveras paziņojuma logs un preferenciālā integritāte netiek izveidota.

Ja visi noteikumi izpildās, preferenciālā integritāte tiek izveidota un saišu skatā saitei pie tabulam ir redzams sasaites tips, kurā:

• ar 1 (viens) ir apzīmeta primārā tabula;

• ar ∞ (daudzi) ir apzīmēta tabula, kurai katram ierakstam piesaistīts viens primārās, tabulas ieraksts.

Ja ir izveidota preferenciālā integritāte, tad piesaistīto tabulu saites lauka vērtībām jāatbilst ierakstam primārajās tabulā. Tāpēc Access neļauj, izdodot attiecīgu paziņojumu:

• dzēst ierakstu primārajā tabulā, ja piesaistītajās tabulās ir kāds ieraksts, kas ir saistīts ar dzēšamo ierakstu;

• izmainīt astlēgas lauka vērtību primārajā tabulā, ja piesaistītajās tabulās ir kāds ieraksts, kurš ir saistīts ar maināmo ierakstu;

• ievadīt piesaistītās tabulas saites laukā vērtību, kādas nav primārajā tabulā.


5.1.2.6. Lietot automātisko saistīto ierakstu dzēšanu. Iestatot preferenciālo integritāti (sk. punktu 5.1.2.5), var veikt vēl divas papildus izvēles:

• ja ir atzīmēta izvēles rūtiņa Cascade Update Related Fields, tad veicot izmaiņas primārās tabulas (One) saites laukā, mainās attiecīgā lauka vērtība arī visās piesaistītajās tabulās (Many);

• ja ir atzīmēta izvēles rūtiņa Cascade Deleted Related Records, tad dzēšot ierakstu primārajā tabulā (One), tiek dzēsti ieraksti visās piesaistītajās tabulās (Many), kas ir saistītas ar dzēšamo primārās tabulas ierakstu (sk. arī punktu 5.2.1.2.).

Pēc dzēšanas no primārās tabulas tiek izvadīts paziņojums par dzēšānu no piesaistītās tabulas.

5.1.2.7. Lietot datu sasaistīšanu vaicājumos. Ja, veidojot vaicājumu (sk. punktu 5.2.1.), izvēlas divas tabulas, kuras jau ir savstarpēji saistītas, tad vaicājuma dizaina skatā šī saite ir rezama.

Ja saiti vēlas veidot vaicājuma skatā, ar peli vienu saites lauku pārvelk uz otru saistīto lauku. Visi veiktie pārveidojumi un papildinājumi saglabājas un ir redzami arī saišu skatā.


5.2. Vaicājumu veidošana Vaicājumu ieteicams veidot skatā Design. Dažu tipu vaicājumiem ērtāk ir izmantot atbilstošo vedni.

Vispirms atlasa tabulas, no kurām nepieciešamie lauki. Katru logā Show Table atlasīto tabulu pievieno ar pogu Add, un logu aizver ar pogu Close. Ja kādu tabulu nepieciešms pievienot vēlāk, logu Show Table atver ar pogu (Show Tables) vai komandu Query / Show Table.

Ja starp izvēlētajām tabulām jau ir izveidotas saites, tās ir redzamas.

Ja saiti vēlas veidot vaicājumam šeit, ar peli vienu saites lauku pārvelk uz otru saistīto lauku. Visi veiktie pārveidojumi un papildinājumi saglabājas, aizverot un saglabājot vaicājumu un ir redzami arī saišu skatā.

Datu tabulas piemēriem:


Lai pareizi izmantotu saistīto ierakstu rādīšanu, saites iestatījumu logā var izvēlēties:

• 1 – rādīt tikai tos ierakstus, kuriem ir atbilstība abās tabulās (pēc noklusēšanas);

• 2 – rādīt visus (ALL) ierakstus no tabulas Valstis un tikai tos no tabulas Pilsetas, ar

kuriem ir saite tabulā Valstis;

• 3 – rādīt visus (ALL) ierakstus no tabulas Pilsetas un tikai tos no tabulas Valstis, ar

kuriem ir saite tabulā Pilsetas;


5.2.1. Vaicājumu tipi Vaicājumus izmanto, lai dažādos veidos apskatītu, mainītu un analizētu datus. Pastāv vairāki vaicājumu tipi:

• atlases vaicājumi, kas attēlo tabulas formā datus no vienas vai vairākām tabulām. Ierakstus var grupēt un veikt dažādus aprēķinus;

• parametru vaicājumi, kas lietotājam pieprasa informāciju, piemēram, datu atlasei;

• šķērstabulas, ko izmanto datu pārstrukturēšanai, lai tos varētu vieglāk analizēt;

• darbību vaicājumi, kas maina vai pārvieto vienlaicīgi daudzus ierakstus vienā vai vairākās tabulās. Izšķir četrus šī tipa vaicājumu veidus: dzēšanas (Delete), datu atjaunošanas (Update), pievienošanas (Append), tabulu veidošanas (Make-Table);

• SQL vaicājumi, kurus veido, izmantojot SQL komandu.

5.2.1.1. Izveidot un izmantot vaicājumu tabulas datu atjaunošanai. Datu atjaunošanas vaicājumi veic izmaiņas grupai ierakstu vienā vai vairākās tabulās. Datu atjaunošanas vaicājumam ir ikona .

Vispirms atlasa vaicājumam nepieciešamās tabulas.

Kad atvērusies vaicājuma veidošanas vide, ar komandu Query / Update Query izveido datu atjaunošanas vaicājumu.

Vaicājumā ievieto tos laukus, kuri nepieciešami ierakstu atlasei un tos, kuriem jāmaina vērtība.

Vaicājumam pievienotajā rindā Update To ievada jauno vērtību.

Aktivizējot vaicājumu, atveras logs, kurā brīdina par datu maiņu, ko apstiprina ar pogu Yes.

Pēc tam atveras otrs logs, kurā redzams izmainamo ierakstu skaits un jautājums, vai mainīt to vērtības ar piebildi, ka komandu atcelšanas komandu Undo izmantot nevarēs.

Ja neviens atbilstošs ieraksts nav atrasts uz ekrana tiek izvadīts paziņojums:


Vaicājumu veidošanas piemēri:

1. Vaicājumā kā atlases kritērijs izmantots lauks Virziens. Mainīta tiek lauka Izlido vērtība, izlidošanas laiku samazinot par vienu stundu.

Tabula pirms pārmaiņām:

Tabula pēc pārmaiņām:

2. piemērs. Izdzēst lauka Atcelts saturu noteiktam datumam.

.

5.2.1.2. Izveidot un izmantot vaicājumu tabulas ierakstu izdzēšanai.

Ierakstu dzēšanas vaicājums dzēš grupu ierakstu vienā vai arī vairākās tabulās.

Vairākās tabulās tad, ja ir izveidotas viens-pret-vienu vai viens-pret-daudziem un ir atļauta automātiskā ierakstu dzēšana (sk. punktu 5.1.2.6.). Saitei viens-pret-daudziem dzēšanas vaicājumu jāaktivizē divreiz, jo vaicājums nevar vienlaicīgi izdzēst ierakstus primārajā un piesaistītajā tabulā.

Ierakstu dzēšanas vaicājumam ir ikona .



Kad atvērusies vaicājuma veidošanas vide, ar komandu Query / Delete Query izveido ierakstu dzēšanas vaicājumu. Vaicājumam pievienojas rinda Delete.

Vaicājumā ievieto tos laukus, kuri nepieciešami ierakstu atlasei, piemēram:

Aktivizējot vaicājumu, atveras logs, kurā brīdina par datu maiņu, kuru nepieciešams apstiprināt ar pogu Yes.

Pēc tam atveras otrs logs, kurā redzams izmainamo ierakstu skaits un jautājums, vai dzēst ierakstus ar piebildi, ka komandu atcelšanas komandu Undo izmantot nevarēs.

Ja neviens atbilstošs ieraksts nav atrasts uz ekrana tiek izvadīts paziņojums:

5.2.1.3. Izveidot un izmantot vaicājumu, lai atlasīto informāciju saglabātu jaunā tabulā. Jaunas tabulas veidošanas vaicājums izveido jaunu tabulu no visiem vai daļas vienas vai vairāku tabulu datiem. Parasti šī tipa vaicājumus izmanto, lai eksportētu datus lietošanai citās programmās vai pārskatu veidošanai. Ierakstu dzēšanas vaicājumam ir ikona .



Kad atvērusies vaicājuma veidošanas vide, ar komandu Query / Make-table Query izveido tabulas veidošanas vaicājumu.

Atveras logs, kurā ievada jaunās tabulas nosaukumu (Table Name), izvēlas, kurā datu bāze to veidot: tajā pat (Current Database) vai citā (Another Database). Citu datubāzi var izvēlēties pogas Browse dialoga logā.

Vaicājumā ievieto tos laukus, kuri nepieciešami jaunajā tabulā. Laukiem, kurus izmanto ierakstu atlasei, bet tabulā tie nav jāiekļauj, atceļ izvēles rūtiņu Show, piemēram:

Aktivizējot vaicājumu, atveras logs, kurā brīdina par datu maiņu, ko apstiprina ar pogu Yes.

Pēc tam atveras otrs logs, kurā redzams ierakstu skaits un jautājums, vai ievietot ierakstus ar piebildi, ka komandu atcelšanas komandu Undo izmantot nevarēs.

Atkārtoti aktivizējot vaicājumu, uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums, ka tāda tabula jau eksistē un tā pirms vaicājuma izpildīšanas tiks dzēsta.

Ar pogu Yes apstiprina tabulas dzēšanu un vaicājuma izpildi.


5.2.1.4. Pievienot tabulai ierakstus, izmantojot vaicājumu. Ierakstu pievienošanas vaicājumi ierakstu grupu no vienas vai vairākām tabulām pievieno beigās vienai vai vairākām citām tabulām. Pievienošanas vaicājumam ir ikona .


Kad atvērusies vaicājuma veidošanas vide, ar komandu Query / Append Query izveido tabulas papildināšanas vaicājumu.

Atveras logs, kurā ievada vai izvēlas papildināmās tabulas nosaukumu (Table Name), izvēlas, kurā datu tabula atrodas: tajā pat (Current Database) vai citā (Another Database). Citu datubāzi var izvēlēties pogas Browse dialoga logā.

Vaicājumā ievieto tos laukus, kuri nepieciešami papildināšanas tabulā. Laukiem, kurus izmanto ierakstu atlasei, bet tabulā tie nav jāiekļauj, atceļ izvēles rūtiņu Show. Ja nepieciešams pārvietot visus laukus, tabulā izvēlas *, piemēram:

Pievienotajā vaicājuma rindā Append To redzams lauka nosaukums, kurā attiecīgais lauks tiks ierakstīts.

Aktivizējot vaicājumu, atveras logs, kurā brīdina par datu maiņu, kuru nepieciešams apstiprināt ar pogu Yes.

Pēc tam atveras otrs logs, kurā redzams pievienojamo ierakstu skaits un jautājums, vai pievientot ierakstus ar piebildi, ka komandu atcelšanas komandu Undo izmantot nevarēs.


Veidojot pievienošanu, jāuzmanās, ar laukiem, kuri pieprasa unikālas vērtības (tips AutoNumber vaija, ieraksti netiek pievienoti un ekrāna tiek izvadīts attiecīgs paziņojums, piemēram:

5.2.2. Formulas vaicājumos 5.2.2.1. Grupēt informāciju vaicājumā.

Lai grupētu iniformāciju, vaicājuma rindā piespiež pogu (Totals). Rezultātā tiek pievienota jauna rinda Total, kurā var izvēlēties:

• datu grupēšanu Group By;

• aprēķinu veidu – funkcijas Sum, Count, Average, Max, Min, StDev un Var (sk. punktu 5.2.2.2.);

• pirmo (First) vai pēdējo (Last) ierakstu;

• izteiksmi (Expression), ja vēlas veidot sarežģītākus aprēķinus;

• laukiem, kurus izmanto ierakstu atlasei, bet neizmanto grupu definēšanai, lieto Where.

5.2.2.2. Izmantot vaicājumā funkcijas: SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN.

Lai grupētu iniformāciju, vaicājuma rindā piespiež pogu (Totals). Rezultātā tiek pievienota jauna rinda Total, kurā visiem laukiem redzams teksts Group By. Šajā sarakstā var izvēlēties vajadzīgo aprēķinu veidu:

Funkcija Darbība pa lauku Pielietojamas lauku tipiem

Sum Kopsumma. Number, Date/Time, Currency un AutoNumber

Avg Vidējā aritmētiskā vērtība. Number, Date/Time, Currency un AutoNumber

Min Mazākā vērtība. Text, Number, Date/Time, Currency un AutoNumber

Max Lielākā vērtība. Text, Number, Date/Time, Currency un AutoNumber

Count Vērtību skaits, kuras nav tukšas (Null).

Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No un OLE Object


Piemērs. Tabula:

Vaicājums ar pievienoto rindu Total.

Aprēķini tiek veikti laukam Summa.

Vaicājuma rezultātā iegūst tabulu, kurā ir grupēti ieraksti un lauka Summa vietā redzams lauks SumOfSumma, kurā katrai personai ir saskaitītas summas.

Ja ar vienu lauku vēlas veikt dažādu veidu aprēķinus, to pievieno vairākkārt:

Ja izejas tabulā ir mainīti dati, lai atjauninātu aprēķinus, vaicājums jāaktivizē no jauna.


5.2.2.3. Lietot vaicājumā šķērstabulas. Vaicājumā šķērstabulas palīdz vieglāk analizēt un strukturēt datus un veikt aprēķinus gan horizontāli, gan vertikāli. Šķērstabulas vaicājumam ir ikona .


Kad atvērusies vaicājuma veidošanas vide, ar komandu Query / Crosstab Query izveido tabulas šķērstabulas vaicājumu.

Vaicājuma veidošanas tīklam tiek pievienotas divas rindas:

• Total, kurā norāda darbību, kādu veikt dotajā laukā (sk. punktus 5.2.2.1. un 5.2.2.2.);

• Crosstab, kurā izvēlas lauka attēlošanas veidu:

o Row Heading – rindu virsraksti. Lauku vērtības tiek attēlotas kā parasti;

o Column Heading – kolonnu virsraksti. Katra atšķirīgā šī lauka vērtība tiek parādīta kā kolonnas virsraksts;

o Value – vērtība. Tiek rādīta šī lauka vērtība, veicot rindā Total norādītos aprēķinus;

o (not shown) – nerādīt. Laukiem, kurus izmanto ierakstu atlasei, bet nav nepieciešāms rādīt.

Piemērs.

Izejas tabula:


Izveidotais vaicājums:

Iegūtais rezultāts:

Vaicājumā šķērstabulas var veidot arī izmantojot vedni, piemēram:

• izvēlas komandu Insert / Query; vai pogu ;

• logā New Query izvēlas Crosstab Query Wizard;

• otrajā solī izvēlas tabulu:


• nākamajā solī izvēlas rindu virsrakstus:

• nākamajā solī izvēlas kolonnu virsrakstus:

• nākamajā solī izvēlas aprēķinu lauku (Fields) un veidu (Functions):


• pēdējā solī ievada vaicājuma nosaukumu.

Rezultātā iegūta tabula, kura ir pievienota kolonna arī summa pa rindām Total Of Daudzums, jo priekšpēdējā solī atstāta atzīmēta izvēles rūtiņa Yes, include row sums (sk. iepriekšējo attēlu):

5.2.2.4. Lietot vaicājumā aizstājējzīmes. Aizstājējzīmes izmanto, norādot meklējamo vērtību, ja ir zināma tikai daļa no vērtības vai jāatrod vērtība, kas sākas vai satur norādīto rakstzīmi (rakstzīmes).

Aizstājējzīmes parasti izmanto teksta tipa laukiem, taču var pielietot arī citiem tipiem, piemēram, datuma laukam.

Rakstzīme Apraksts Piemērs

* Atbilst jebkuram rakstzīmju skaitam. Parasti izmanto kā pirmo vai pēdējo simbolu.

ot* otrdiena, otra, Oto, ota, ots, otu

? Atbilst vienai rakstzīmei. ot? ota, otu, Oto, ots

# Atbilst vienaam ciparam.. 1#3 103, 113, 123

[ ] Atbilst kvadrātiekavās norādītajai rakstzīmei. o[au] ota, otu

! Netbilst kvadrātiekavās norādītajai rakstzīmei. b[!au] Oto, ots

- Atbilst jebkurai rakstzīmei norādītaja diapazonā. b[a-s]d ota, Oto, ots

Ja aizstājējzīme jāizmanto kā rakstzīme, to liek kvadrātiekavās, piemēram [?].

Aiztājzīmes var izmantot arī vaicājumos kritēriju veidošanai. Pēc izteiksmes uzrakstīšanas tā tiek ievietota pēdiņās un papildināta ar vārdu Like, piemēram:

5.2.2.5. Lietot vaicājumā aritmētiskas un loģiskas izteiksmes. Lai izveidotu vaicājumā kolonnu, kurā veikt aprēķinus, izmantojot izteiksmes, var rīkoties šādi:

• ieraksta lauka nosaukumu un kolu;

• ievada izteiksmi, lauku nosaukumus iekļaujot kvadrātiekavās, piemēram:


Ja jāveido sarežģītāka izteiksme, var izmantot izteiksmju veidošanas rīku Expression Builder, kuru atver ar pogu (Build). Vajadzīgās standartfunkcijas izvēlas mapē Functions, bet tabulu laukus – mapē Tables.

Izteiksmes veido līdzīgi ka Excel.

Līdzīgi kā Excel arī tabulas un lauka nosaukumi tiek atdalīti ar izsaukuma zīmi.

Aprēķināta lauka datu izvades formātu izvēlas konteksta komandkartes komandas Properties, cilnes General rindā Format.

Izteiksmes var izmantot arī kritēriju veidošanai tai skaitā:

• salīdzināšanas operatorus: =, >, >=, <, <=;

• viena no uzskaitītajām vērtībām: In (..., ..., ...);

• robežas: Between ... And ...;

• iebūvētās fuinkcijas.


5.2.3. Sarežģītāki vaicājumi 5.2.3.1. Rādīt dublikātus. Šo vaicājuma veidu izmanto, lai atrastu nejauši ievadītus vienādus ierakstus.

Lai izveidotu vaicājumu, kurš rāda tikai dublikātus:

• izmanto komandu Insert / Query vai pogu ;

• logā New Query izvēlas Find Duplicates Query Wizard;

• vedņa pirmajā solī izvēlas tabulu:

• otrajā solī izvēlas lauku (laukus), pēc kuriem noteikt atkārtošanos;


• nākamaja solī izvēlas citus vaicajuma iekļaujamos laukus:

• pēdējā solī ievada vaicājuma nosaukumu.

Rezultātu piemērs:

5.2.3.2. Rādīt unikālās vērtības. Lai rādītu tikai unikālus ierakstus, vaicājuma konteksta komandkartē izvēlas komandu Properties. Loga Query Properties sarakstā Unique Values, izvēlas Yes.


Vaicājuma rezultāti pirms un pēc veiktajām izmaiņām:

5.2.3.3. Rādīt noteiktu daudzumu lielāko vai mazāko vērtību. Lai rādītu noteiktu ierakstu skaitu, konteksta komandkartē izvēlas komandu Properties.

Loga Query Properties sarakstā Top Values izvēlas vajadzīgo vērtību no saraksta vai to ievada. Vērtība var būt:

• noteikts noteikts ierakstu skaits, piemēram, 10;

• noteikti procenti ierakstu, piemēram, 10% no 50 ierakstiem būs 5 ieraksti;

• visi ieraksti – All.

5.2.3.4. Atļaut vaicājumu ievades formu datu atlasei (parameter query). Lai izveidotu parametru vaicājumu vispirms izveido atlases vai šķērstabulas vaicājumu.

Lai izveidotu ievades formu datu atlasei, kritērija šūnā ievada vajadzīgo izteiksmi, reālo vērtību vietā kvadrātiekavās norādot uzaicinājuma tekstu. Izteiksmju veidošanas piemēri:

• viens parametrs, lietotājs izvēlas valsti:

Aktivizējot vaicājumu, atveras dialoga logs, kurā ievada vērtību un vaicājuma rezultāts:

` • vairāki parametri, lietotājam pieprasa ievadīt izlidošanas laiku no ... līdz...:


Aktivizējot vaicājumu, atveras divi dialoga logi:

• aizstājējzīmju izmantošana, lietotajam pieprasot ievadīt vārda sākumu:

• aizstājējzīmju izmantošana, lietotājam pieprasot ievadīt laukā meklējamo rakstzīmi:

Parametram var norādīt datu tipu komandas Query / Parameters logā. Kolonnā Parameter ievada uzaicinājuma tekstu, kas ir norādīts kritērijā, bet Data Type – datu formātu, piemēram:

Ja ievadītā vērtība neatbist norādītajam datu tipam, uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums:

5.2.3.5. Uzlabot vaicājumus, izmantojot vērtības Null un NOT. Ar vērtību Null apzīmē tukšu lauku. Null, piemēram, var izmantot, lai dzēstu lauka saturu (sk. punktu 5.?.?.?.) vai pārbaudītu, vai lauks ir aizpildīts. Loģisko funkciju NOT izmanto, lai mainītu loģiskās izteiksmes vērtību uz pretējo. To var izmantot gadījumos, kad ērtāk ir izveidot pretējas nozīmes izteiksmi.


5.3. Formu veidošana Forma ir datu bāzes objekts, ko izmanto datu ievadei vai attēlošanai. Formu var veidot kā:

• datu ievades formu; • switchboard citu elementu, piemēram, formas vai pārskata atvēršanai; • dialoga logu.

5.3.1. Vadības elementi 5.3.1.1. Izveidot piesaistītus (bound) un nepiesaistītus (unbound) vadības elementus. Saiti starp formu un ierakstu avotu (tabulu vai vaicājumu) veido ar objektu palīdzību, ko sauc par vadības elementiem.

Piesaistītie elementi (bound) veido saiti ar lauku tabulā vai vaicājumā. Šāda tipa elementi, piemēram, var būt tekstlodziņi, saraksti, izvēles rūtiņas.

Nespiesaistītie lauki (ubound) ir dažādi skaidrojoši teksti un grafiski elementi, piemēram līnijas, taisnstūri un attēli, kuriem nav saites ar datu avotu.

5.3.1.2. Izveidot un rediģēt sarakstlodziņus, kombinētos sarakstlodziņus, izvēles rūtiņas un radio pogu grupas.

Sarakstlodziņi

Sarakstlodziņu izveido ar rīku (List box). Atveras sarakstlodziņa veidošanas vednis, kura pirmajā solī izvēlas datu avotu:

Ja izvēlas saraksta elementus ņemt no tabulas vai vaicājuma, izvēlas I want ....


Otrajā solī izvēlas sarakstā redzamo lauku (laukus).

Trešaja solī izvelas saraksta lauku un vērtību sakārtošanas virzienu: augošā (Ascending) vai dilstošā (Descending).

Ceturtajā solī var apskatīt izveidoto sarakstu. Kaut gan netika izvēlēts, sarakstā ir iekļauts arī atslēgas lauks, kuru parasti nerāda (atzimeta izvēles rūtiņa Hide key column).


Pēdējā solī ievada saraksta nosaukumu.

Izveidotais saraksts dizaina un lietošanas režīmos.

Ja vedņa pirmajā solī vērtības izvēlas sarakstā ievadīt, vedņa pirmajā solī izvēlas I will type in the values that I want.

Otrajā solī norāda kolonnu skaitu (Number of columns) un ievada vajadzīgos saraksta elementus.

Pēdējā solī ievada saraksta nosaukumu.


Izveidotais saraksts dizaina un lietošanas režīmos.

Kombinētais sarakstlodziņš Kombinēto sarakstlodziņu veido tieši tāpat kā sarakstu.

Iepriekš izveidoto sarakstu kombinēto sarakstlodziņu versijas. Pa kreisi redzamajā sarakstā ir jau veikta izvēle, pa labi – vēl ne, tāpēc šis lodziņš ir tukšs.

Izvēles rūtiņas

Izvēles rūtiņu izveido ar rīku (Check box). Pēc izveidošanas redzama izvēles rūtiņa un vadības elementa nosaukums (piemērā Check13). Ieklikšķina nosaukumā līdz redzams teksta kursors, ievada vajadzīgo tekstu un ieklikšķina ārpus elementa.

Radiopogu grupas

Radiopogas parasti ir apvienotas grupā, no kuras lietotājs var izvēlēties vienu pogu. Citas pogas izvēle automātiski atceļ iepriekšējo izvēli grupā.

Pirms veidot grupu, ar rīku (Option group) izveido rāmi. Atveras grupas veidošanas vednis, kura pirmaja solī ievada pogu nosaukumus:

Otrajā solī izvēlas, vai kādu no vērtībām lietot kā noklusēto (Yes, the default choice is:) un kuru, vai arī ne ( No, I don’t want a default).


Nākamajā solī norāda atbilstošās elementu vērtības (izmanto programmējot).

Nākamajā solī sadaļā What style Would you like to use var izvēlēties noformējuma veidu.

Pēdējā solī ievada tekstu, kas redzams rāmja augšējā malā.

Izveidotā grupa dizaina un lietošanas režīmos.


5.3.1.3. Izveidot formā aritmētisku un loģisku izteiksmju vadības elementus.

Aprēķinu rezultatu attēlošanai var izmantot vadības elementu (Text Box).

Izteiksmi sākt ar vienādības zīmi (=). Tālāk aprēķinus veido līdzīgi kā vaicājumos – lauku nosaukumus ievieto iekavās. Sarežģītāku izteiksmju veidošanai var izmantot izteiksmju būvetāju Expression Builder (sk. punktu 5.2.2.5.).

Piemēri:

1. Cenas pārrēķināšana no eiro latos.

2. Cenas pārrēķināšana no valūtas latos.

Ja vērtību aprēķināšanai vēlas izmantot laukus no piesaistītas tabulas, tad forma jāveido no vaicājuma, kurā iekļauj vajadzīgo tabulu laukus. Pretējā gadījumā, arī tad, ja bez lauka norāda tabulas nosaukumu, atverot formu redzams .

5.3.1.4. Noteikt formā pārvietošanās secību pa vadības elementiem. Parasti pārvietošanās pa vadības elementiem, kuriem var mainīt vērtības, notiek to kārtas numuru secībā un nav atkarīga no novietojuma maiņas.

Lai iestatītu citu secību, izmanto komandas View / Tab order dialoga logu. Secību maina attiecīgo vadības elementu pārvietojot sarakstā.

Ar pogu Auto Order.var automātiski sarindot elementus pēc to izvietojuma formā, sākot no augšas uz leju un no kreisās puses uz labo.


5.3.1.5. Iespraust lauku, kas redzams galvenē vai kājenē, pirmajā lapā vai visās lapās. Formas kājeni un galveni formai pievieno un noņem ar komandu

View / Form Header/Footer.

Lapas kājeni un galveni formai pievieno un noņem ar komandu

View / Page Header/Footer.

Atkarība no izvēlētas foirmas veida šīs formas daļas jau var būt pievienotas automātiski.

Parasti kājenē un galvenē ievieto informatīvus laukus, piemēram:

• datumu un/vai laiku ar komandu Insert / Date and Time. Dialoga logā var izvēlas arī attēlošanas formātu;

Piemēri:


• lappuses numuru ar komandu Insert / Page Numbers. Loga izvēlas lappuses vai norādīt tikai lappuses numuru (Page N) vai arī ar kopējo lappušu skaitu (Page N of M), novietojumu lappuses kājenē (Top of Page) vai galvenē (Bottom of Page), sarakstā Alignment līdzinājuma veidu un vai rādīt numuru arī uz pirmās lappuses (Show Number on First Page);

• tabulas vai vaicājuma lauku, izmantojot lauku sarakstu, kuru var atvērt ar komandu

View / Field List vai pogu (Field List). Vajadzīgo lauku ar peli ievelk vēlamajā vietā;

• jebkuru no vadības elementiem (sk. iepriekšējos punktus).


5.3.2. Apakšformas Apakšforma veidojas automatiski, ja primārai tabulai, kurai ir saite viens, tiek veidota automātiska forma (AutoForm), piemēram, tabulai Valstis:

Formai un apakšformai ir redzamas savas navigācijas joslas.

Apakšformā redzami tikai tie piesaistītās tabulas ieraksti, kuri atbilst izvēlētajam ierakstam pamatformā.

Ja formas veidošanas vednī laukus izvēlas no dažādām tabulām un/vai vaicājumiem, apakšformas veidošanai tiek parādīts speciāli soļi:

• datu grupēšanas veida izvēlei, piemēram:


• datu izvietošanas veida izvēlei apakšformā, piemēram:

Formā var ne tikai izvietot apakšformu, bet arī izveidot saiti ar citu formu (Linked forms)

Tada gadījumā piesaistīto formu varēs atvērt ar speciāli izveidoto pogu, piemēram:

5.3.2.1. Izveidot apakšformu un sasaistīt to ar pamatformu.

Apakšformu izveido ar rīku (Subform/Subreport). Atveras apakšformas veidošanas vednis, kura pirmajā soli izvēlas, ko izmantot kādu no gatavajām:

• tabulām vai vaicājumiem (Use existing Tables and Queries); • formām (Use an existing form).


Ja izvēlas apakšformu veidot no tabulas vai vaicājuma, tad nākamajā solī jāatlasa datu avots un iekļaujamie lauki.

Abos variantos nākamaja solī izvēlas saites laukus apakšformai ar pamatformu: no esošajiem (Choose from list) norādīto veidu, ko parasti nosaka saites lauks (Show...), neveidot (None)


Ja vēlas definēt savu sasaistes laukus (Define my own), tad kreisajā puse izvēlas pamatformas, bet labaja pusē atbilstošos apakšformas laukus.

Pēdējā solī izvēlas apakšformas nosaukumu.

Izveidotā apakšforma, kas tiek saglabāta arī kā atsevišķa forma:


5.3.2.2. Rediģēt apakšformu, lai mainītu ierakstu izvadīšanas veidu. Ierakstu izvadīšnas veidu var izvēlēties formas veidošanas laikā vai arī mainīt vēlāk formas dizaina režīmā konteksta komandas Properties logā sarakstā Default View.

Piemēri: Single Form, kurā redzams viena ieraksta izklājums;

• Continuous Forms, kurā redzami visu ierakstu izklājums;


• Datasheet kurā dati attēloti tabulas formā;

• Pivot table;

• Pivot chart.


5.4. Pārskatu veidošana Pirms veidot pārskatu, iepriekš ieteicams izveidot vaicājumu, kurā atlasīt vajadzīgos laukus un ierakstus. Vaicājumā var izveidot arī aprēķinu laukus.

Lai izveidotu pārskatu, ieteicams izmantot pārskata vedni (Create report by using wizard).

Pirmajā solī izvēlas vaicājumu vai atlasa vajadzīgos laukus. Laukus var atlasīt arī no vairākām saistītajām tabulām. Jāatceras, ka jāatlasa arī tie lauki, kas paredzēts izmantot aprēķinos.

Ja atskaitē nepieciešams sakārtot ierakstus pēc lauka, kura saturs atrodas piesaistītaja tabulā, atskaitē iekļaujams šis lauks, nevis koda lauks. Tā piemērā grupas nosaukuma attēlošanai netiek izmantot lauks Grupas_ID.

Nākamajā solī izvēlas, kā datus grupēt.

Tā kā dati tika izvēlēti no divām tabulām, tad tiek piedāvāts izvēlēties grupēšanas veidu.


Nākamajā solī atlasa datu grupas. Grupu līmeni maina ar pogu Priority palīdzību.

Nākamajā soli izvēlas, kā grupas ietvaros sakārtot ierakstus.

Ja grupa satur arī kādu skaitlisku lauku (piemērā Gads un Daudzums), logā redzama arī poga Summary Options.


To var izmantot summas (Sum), vidējās aritmetiskā (Avg), lielākās (Max) un mazākās (Min) vērtības aprēķināšanai (piemēros parādīti pārskatu fragmenti):

• grupas ietvaros un pa pārskatu kopumā (Detail and Summary);

• pa pārskatu kopumā (Summary Only);

• aprēķinot procentus no kopsummas (Calculate percent of total for sums).

Nākamos divos soļos izvēlas datu izvietojumu lapā un dizainu.

Pēdēja solī ievada pārskata nosaukumu.


5.4.1. Aprēķini 5.4.1.1. Veikt pārskatā aritmētiskus vai loģiskus aprēķinus. Aritmētiskus un logiskus aprēķinus pārskatā veic tāpat kā formā (sk. punktu 5.3.1.3.)

5.4.1.2. Veikt pārskatā procentu aprēķinus. Pārskatā var izmantot pārskatu veidošanas vedņa piedāvāto procentu aprēķinu veikšanu (sk. punktu 5.4.), ka arī veidot aprēķinu lauku jau gatavā pārskatā.

Tā kā procentus aprēķina kā daļu no kopejās summas, tad pārskatā ir jābūt izveidotam summas laukam pa grupu un/vai pārskatu. Procentu lauku veido ka formulu, kurā dala attiecīgā lauka nosaukumu (piemērā Daudzums) ar tā vadības elementa nosaukumu, kurā aprēķināta summa (piemērā Sum of Daudzums). Vadības elementa nosaukumu var apskatīt īpašību loga Properties sadaļas Other lodziņā Name.

lai vertības rādītu procentos, aprēķinu lauka īpašību loga Properties sadaļas Format sarakstā Format izvēlas Percent.


5.4.1.3. Izmantot pārskatā formulas, izteiksmes un funkcijas SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN, CONCATENATE u. c. Funkcijas parasti izmanto grupu un pārskata kājenēs un/vai galvenēs rezultējošu aprēķinu veikšanai.

Pārskatā var izmantot pārskatu veidošanas vedņa piedāvāto aprēķinu veikšanu (sk. punktu 5.4.), ka arī veidot aprēķinu lauku jau gatavā pārskatā.

Ja gatavā pārskatā vēlas izveidot grupu, dizaina režīmā ar komandu View / Sorting and Grouping vai pogu (Sorting and Grouping) atver grupu veidošanas un rediģēšanas logu:

Logā redzamas visi lauki, kam lietota kārtošana vai grupēšana.

Lai pārskatā pievienotu grupas zonas, kurās ievietot tekstu vai aprēķinu laukus, attiecīgā rindiņā izvēlas vērtību Yes: galvenei (Group Header) un kājenei (Group Footer).


Attiecīgajā josla ievieto teksta lauku, kurā izveido formulu, piemēram:

Pārskats:

Labs funkcijas Concatenate piemērs ir pārskata vedņa izveidotais lapas kājenes lauks, kas satur tekstu, kā arī lapas numura un lappušu skaita laukus.

5.4.1.4. Izveidot pārskatā apkopojumus.

5.4.2. Izskats 5.4.2.1. Iespraust lauku, kas redzams galvenē vai kājenē, pirmajā lapā vai visās lapās. To dara pat kā formā (sk. punktu 1.3.1.5.)

5.4.2.2. Iespraust pārskatā starp grupām lappušu pārtraukumus. Lappušu partaukumu var iestatīt vai atcelt pārskata dizaina režīmā grupas kājene vai galvenē konteksta komandas Properties logā cilnes Format sarakstā Force New Page:

• atcelt (None); • pirms (Before Section); • pēc (After Section); • pirms un pēc (Before & After).


5.5. Makrokomandas Uzdevumu izpildi var automatizēt ar makrokomandu (macros) palīdzību. Makrokomandu jebkurā laikā var izsaukt izpildīties.

Access makrokomandas atšķiras no citu programmu makrokomandām, kas izveidotas valodā Visual Basic for Applications (VBA).

5.5.1. Izveidošana un piesaistīšana 5.5.1.1. Izveidot vai ierakstīt vienkāršu makrokomandu (piemēram, formas aizvēršanai). Darbam ar makrokomandām izmanto režīmus Macros.

Jaunu makrokomandu izveido ar pogu (New). Atveras makrosu logs, kura sarakstā Action izvēlas darbību, kuru izsauks makrokomanda. Katrai no darbībām var būt savs atšķirīgs argumentu saraksts (Action Arguments).

Darbību veidi:

• AddMenu – pievienot izvēlņu joslai jaunu izvēlni; • ApplayFilter – norādītajiem datiem lietot filtru/vaicājumu; • Beep – aktivizēt datora skaņas signālu; • CancelEvent – pārtraukt makrokomandai piesaistīto notikumu; • Close – aizvērt objektu; • CopyObject – kopēt objektu; • DeleteObject – dzēst objektu; • Echo – rādīt attiecīgas makrokomandu darbību ekrānā; • FindNext – meklēt nākamo ierakstu, kurš atbilst norādītajam kritērijam; • FindRecord – meklēt norādīto ierakstu; • GoToControl – pārvietot kursoru uz norādīto vadības elementu; • Hourglass – rādīt smilšu pilksteni; • Maximize – maksimizēt aktīvo logu; • Minimize – minimizēt aktīvo logu; • MsgBox – izvadīt paziņojuma logu; • OpenDataAccessPage – atvērt datu piekļūšana lapu???;


• OpenDiagram – atvērt shēmu; • OpenForm – atvērt formu; • OpenModule – atvērt moduli; • OpenQuery – atvērt vaicājumu; • OpenReport – atvērt parskatu; • OpenStoredProcedure – atvērt saglabātu procedūru; • OpenTable – atvērt tabulu; • OpenView – atvērt skatu; • OutputTo – izveidot datni, kurā eksportēt datus; • Printout – izdrukāt aktīvo objektu; • Quit – aizvērt Access; • Rename – pardēvēt objektu; • RepaintObject – atjaunināt ekrāna saturu; • Requery – requery objektu; • Restore – atjaunot loga sākotnējos izmērus; • RunApp – aktivizēt aplikāciju (lietotni?); • RunCode – izsaukt izpildīties Visual Basic moduli; • RunCommand – izsaukt izpildīties izvēlnes komandu; • RunMacro – izsaukt izpildīties makrokomandu; • RunSQL – izsaukt izpildīties SQL (standartizētā vaicājumu valoda); • Save – saglabāt objektu; • SelectObject – atlasīt objektu; • SendKeys – imitēt norādīto taustiņu ievadi no tastatūras; • SendObject – nosūtīt objektu pa e-pastu; • SetMenuItem – iestatīt mainīto izvēlņu stāvokli; • SetValue – iestatīt vērtību vadības elementam utml.; • SetWarnings – izvadīt Access brīdinājuma dialoga logu; • ShowAllRecords – izvadīt visus ierakstus; • ShowToolbar – izvadīt norādīto rīkjoslu; • StopAllMacross – apturēt visu aktīvo makrokomandu darbību; • StopMacro – apturēt aktīvās makrokomandas darbību; • TransferDatabase – importēt/saistīt datus no citas datubāzes; • TransferSpeadsheet – importēt/saistīt datus no izklājlapas; • TransferText – importēt/saistīt datus no teksta datnes.

Viena makrokomanda var saturēt vairākas darbības.


Piemērs. Pārskata atvēršanas makrokomanda OpenReport. Pārskatu izvēlas sarakstā Report Name. Sarakstā View izvēlas kādā skata to atvērt.

5.5.1.2. Izpildīt makrokomandu.

Makrokomandu izpilda ar dubultklikšķi uz tā nosaukuma vai pogu .

5.5.1.3. Piesaistīt makrokomandu formai, pārskatam vai kontrolei.

Lai piesaistītu makrokomandu, visbiežāk izmanto vadības elementu komandpoga (Command Button).

Pirmajā soli pogas veidošanas vedņa logā izvēlas kategoriju (Categories) un darbību (Actions):


Otrajā soli izvēlas attiecīgas grupas objektu:

Trešajā solī izvēlas pogas izskatu: ar tekstu (Text) vai kāu no norādītajiem vai citu attēlu (Picture). Paraugu var apskatīt lodziņā pa kreisi (Sample):

Pēdējā solī ievada pogas nosaukumu.

Ja pogai vēlas piesaistīt makrokomandu, nevis izmantot vedni, ar pogu (Control Wizards) atslēdz vedņa izmantošanu un izveido pogu.


Pogas īpašību logā: • cilnē Event izvēlas notikumu, kurš ierosinā makrokomandas izpildi. Piemērā tas ir

klikšķis (On Click). Sarakstā izvēlas vajadzīgo makrokomandu. Cilne Event ir arī citiem vadības elementiem, piemēram, tekstlodziņam un formai.

• cilnē Format ievada tekstu (Caption) vai izvēlas attēlu (Picture), kas būs redzami uz

pogas.

Abos piemēros iegūto pogu izskati:

1. 2.

Ja izveido makrokomandu ar nosaukumu AutoExec (automātiskā izpildīšana), tā uzsāk darbu tūlīt pēc datu bāzes atvēršanas. Piemērs ar vairākām izpildāmajām darbībām:

Darbība (Action) Argumenti Darbības apraksts

Echo Nerādīt turpmākos notikumus ekrānā

Hourglass Yes Peles rādītājam piešķirt smilšu pulksteņa formu

RunCommand WindowHide Nerādīt datu bāzes logu

Open Form Sākums Atvērt norādīto formu. Tā varētu saturēt vadības elementus turpmāko darbību izvēlei.

RunCommand DocMaximize Maksimizēt aktīvo logu

Datu bāzes logu var atjaunot ar taustiņu .


5.6. Datu imports, eksports un sasaistīšana 5.6.1. Datu pārvaldīšana 5.6.1.1. Importēt datubāzē teksta, izklājlapu, csv, dBASE un Paradox formātu datnes. Lai importētu datu bāze datus, izmanto komandu File / Get External Data / Import.

Atveras datnes izvēles logs, kurā izvēlas datu avota tipu (Files of type) un datni.

Darbību uzsāk datu importēšanas vednis.

Importēšanas piemērs no Excel tabulas

Pirmajā vedņa solī izvēlas vajadzīgo darblapu (Show Worksheets) vai pēc tabulas virsrakstiem (Show Named Ranges), ja tādi Excel darblapās ir izveidoti.


Otrajā vedņa solī izvēlas vai pirmo rindu uzskatīt par lauku nosaukumiem.

Trešajā solī izvēlas, vai datus importēt jaunā tabulā (In a NewTable) vai kādā no esošajām (In an Existing Table).

Katram laukam var norādīt:

• tā nosaukumu (Field Name); • vai to indeksēt (Indexed); • noeradīt datu tipu (Data Type); • atcelt lauka importēšanu (Do not import field).


Priekšpēdējā solī izvēlas: pievienot primārās atslēgas lauku (Let Access add primary key), par atslēgas lauku izmantot kādu no esošajiem laukiem (Choose my own primary key) vai nelietot to (No primary key).

Pēdējā solī ievada tabulas nosaukumu.

Pēc datu importēšanas, uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums


Izveidotā tabula un tās struktūra.

Ja kādu rindiņu importēšanas laikā ir radušās problēmas, par to tiek izdots paziņojums un izveidota atsevišķa tabula ar siem ierakstiem.

Piemērs datu importēšanai no teksta adtnes, kurā dati atdalīti ar rakstzīmi Tab.

Pirmajā vedņa solī izvēlas vai dati atdalīti ar kādu rakstzīmi (Delimited...) vai ir noteikta garuma (Fixed Width...).


Otrajā vedņa solī izvēlas: • atdalītājrakstzīmi: tabulācijas rakstzīmi (Tab), semikolu (Semicolon), komatu

(Comma), intervālu jeb atstarpi (Space), citu norādīto (Other); • vai pirmo rindu uzskatīt par lauku nosaukumiem (First Row Contains Field Names); • vai teksts ir iekļauts kādās rakstzīmēs: neiekļaut (none), pēdiņas (") vai apostrofos (‘).

Trešajā solī izvēlas, vai datus importēt jaunā tabulā (In a NewTable) vai kādā no esošajām (In an Existing Table).

Katram laukam var norādīt:

• tā nosaukumu (Field Name); • vai to indeksēt (Indexed); • noeradīt datu tipu (Data Type);


• atcelt lauka importēšanu (Do not import field).

Priekšpēdējā solī izvēlas: pievienot primārās atslēgas lauku (Let Access add primary key), par atslēgas lauku izmantot kādu no esošajiem laukiem (Choose my own primary key) vai nelietot vispār (No primary key).

Pēc datu importēšanas, uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums


5.6.1.2. Eksportēt datus izklājlapu, teksta, dBASE un Paradox formātos. Datu eksportēšanai izmanto komandu File / Export. Atveras dialoga logs, kurā izvēlas datu saglabāšanas vietu (Save in), formātu (Save as type) un datnes nosaukumu (File name).

Piemērā parādīts eksports uz Excel izklājlapu. Teksta laukiem sākumā pievienots apostrofs, lai datu bāzes teksta lauki, kuri satur skaitlisku informāciju eksportējot netiktu pārveidoti.

Eksportējot datus teksta datne, atveras eksportēšanas vednis, kura pirmajā soli ivēlas lauku atdalīšanas veidu: ar kādu rakstzīmi (Delimited...) vai ir noteikta garuma (Fixed Width...)


Otrajā vedņa solī izvēlas: • atdalītājrakstzīmi: tabulācijas rakstzīmi (Tab), semikolu (Semicolon), komatu

(Comma), intervālu jeb atstarpi (Space), citu norādīto (Other); • vai pirmo rindu ar lauku nosaukumiem iekļaut (Include Field Names on First Row); • vai teksts ir iekļauts kādās rakstzīmēs: neiekļaut (none), pēdiņas (") vai apostrofos (‘).

Pēdējais vedņa solis satur tekstlodziņu ar jaunās datnes adresi:

Tiek izvadīts logs par eksporta pabeigšanu


5.6.1.3. Piesaistīt datubāzei ārēju datu avotu. Lai importētu datu bāze datus, izmanto komandu File / Get External Data / Import.

Atveras datnes izvēles logs, kurā izvēlas datu avota tipu (Files of type) un datni.

Darbību uzsāk datu importēšanas vednis.

Importēšanas piemērs no Excel tabulas

Pirmajā vedņa solī izvēlas vajadzīgo darblapu (Show Worksheets) vai pēc tabulas virsrakstiem (Show Named Ranges), ja tādi Excel darblapās ir izveidoti.


Otrajā vedņa solī izvēlas vai pirmo rindu uzskatīt par lauku nosaukumiem.

Trešajā solī izvēlas saistītās tabulas nosaukumu

Pēc datu sasaistes uz ekrāna tiek izvadīts paziņojums

Saistītai tabulai ir atšķirīga ikona, piemēram:


Mēģinot atvērt tabulu dizaina režīmā tiek izdots paziņojums:

.

Mainot datus Excel datnē, izmaiņas redzamas arī datu bāzes tabulā un otrādi.

Ja saistītai datnei ir mainīts nosaukums, tā ir pārvietota vai dzēsta, atverot attiecīgo tabulu datu bāzē tiks izvadīts paziņojums

access 2003 padzilinati am5

Documents