ACCESS (создание базы данных)1. Проектирование БД2. Описание созданных запросов3. Описание созданных форм4. Описание созданных отчетов5. Краткая инструкция пользователя

• Проектирование БД Работа в Microsoft Access всегда начинается с создания логической схемы вашей базы. Это лучше всего делать от руки, чтобы было легче связать таблицы, правильно распределить ключи.

Итак, после создания такого макета мы переходим непосредственно к работе с программой Microsoft Access.  Запустив Microsoft Access, мы создаём новую базу данных, нажав кнопку на панели инструментов «создать» или же путём: Файл/Создать/Новая БД. Справа откроется окно «создание файла», в котором нам нужно выбрать действие «создание новой базы данных». После этого откроется окно, в котором мы должны выбрать место сохранения нашей будущей базы данных и задать ей имя. 

• После выполнения этих действий мы увидим данное окно.

Для создания логической схемы, нам нужно создать таблицы в режиме конструктора, задавая при этом для каждой ключи. Немаловажно внимательно следить за тем, чтобы значения ключей не повторялись и поле первичного ключа не оставалось пустым. Так же записи не должны содержать пробелов. 

После заполнения поля, мы должны правильно определить тип данных для каждой записи. В завершении работы с таблицей, назначаем ключ кнопкой на панели инструментов. В результате в поле ключа у нас должен появиться такой знак:   Итак, после заполнения всех таблиц, мы устанавливаем связи между ними. 

Просмотреть или изменить содержимое таблиц можно нажав двойным щелчком на нужную таблицу в БД. 

Таким образом заполняем все таблицы и наполняем нашу БД.

Описание созданных запросов Запрос – это процедура, записанная на языке SQL, позволяющая выбирать данные из таблиц по условиям, обновлять, добавлять и удалять данные. Различают запросы на выборку и модифицирующие (обновление, добавление, удаление). Запрос на выборку позволяет нам проводить вычисления или же просто отбирать данные по определённым условиям пользователя.  Для создания запроса, выбираем объект «Запросы» в окне БД, «Создать» в режиме конструктора. В окне «Добавление таблицы» выбираем нужные для нас таблицы, в нашем случае это: Залы, Эфир и Декорации. Таблицы должны быть связаны между собой. Поэтому, если нам нужно выбрать только 2 таблицы – Залы и Декорации, нам придется добавить ещё и третью Эфир, для связи предыдущих двух. Итак, у нас должна получиться данная картина: 

Далее заполняем таблицу, выбирая в месте «Поле», нужные объекты.Задаём условия для «Количества м.кв.» для «Залы» и «Декорации» >=20.

После нажатия кнопки ,запрос будет выполнен и мы увидим данные, которые будут отвечать нашим условиям. 

 

Для сохранения, при закрытии окна запроса, в появившемся диалоговом окне выбираем «сохранить» и называем наш вопрос, в зависимости от условий.

Созданный запрос появится в окне запросов, и при нажатии на нём двойным щелчком, мы увидим то же, что и видели при нажатии кнопки

Далее мы разсмотрим запросы с параметром.Запросы с параметром – это разновидность запросов на выборку, особенность которых заключается в следующем: для выполнения запроса пользователь должен предварительно ввести конкретное значение условия отбора записей с помощью специального диалогового окна InputBox. Для создания данного запроса, добавим в конструктор таблицу «Передача».

В этом случае вместо условий отбора мы вводим текст в квадратных скобках: [Введите название передачи].При выполнении мы увидим диалоговое окно, в котором будет этот текст. Вводим «Жди меня», и в результате получаем:

Так же такой запрос можно выполнить немного в другом назначении. Добавляем таблицу «Сотрудники». В строку условий прописываем «>=[Введите величину з/п]». Теперь, после ввода в диалоговом окне числа, программа покажет нам результат, в котором будет показана з/п работников, которая будет больше или равна введённому значению в диалоговом окне.

 

Вводим 2000. Получаем:

Следуйщее, что мы выполним – это итоговое запросы.Итоговые запросы аналогичны промежуточным итогам в MS Excel, они также содержат группировку данных. Группировка обеспечивается предложением GROUP BY оператора SELECT. Для дополнительной фильтрации записей используется оператор (предложение) HAVING, следующий после предложения GROUP BY. Каждому элементу группы может быть поставлено в соответствие некоторое итоговое значение, полученное при помощи статистических функций. Важно, что итоговые функции могут использоваться только в списке предложения SELECT и в составе предложения HAVING.Итак, запрос начинаем создавать по уже известной нам схеме. Но теперь мы добавляем строку «Групповая операция», кнопкой .Для того, чтобы рассчитать среднюю з/п у сотрудников нам достаточно добавить с строку «Поле» оклад, а в групповой операции выбрать «Avg».

Нажимаем выполнить и получаем результат:

Описание созданных формФормы реализуют интерфейс пользователя готового приложения.Интерфейс пользователя – все средства, обеспечивающие взаимодействие пользователя с приложением. • Формы позволяют:• Просмотр данных• Добавление и удаление данных• Создание вычисляемых полей• Создание диаграмм и графиков• Создание сводных таблиц Формы начинаем создавать как и запросы, в режиме конструктора. Добавляем на область данных элементы с таблиц, и для проведения расчетов создаем новый объект кнопкой и выставляем её в нужное место, называя именем расчёта, в нашем случае «Полная_длительность_передачи». Затем кнопкой добавляем очередной объект и связывваем его с ппредыдущим, прописыввая там выражение суммирования длительности передачи и длительности рекламы: =[Длительность_передачи+Длительность_рекламы]

Так же для лучшего эстетического вида, в программе существует масса приборов для оформления формы: шрифт, цвет фона, букв и т.п.  Существует ещё один способ создания форм. А именно при помощи мастера форм. Он позволяет создавать простые, настраиваемые формы. Итак, на панели инструментов выбираем «Мастер форм» и в открывшемся диалоговом окне выбираем содержимое формы.

Затем выбираем внешний вид формы:

Задаём имя для формы:

И получаем такой результат, нажав кнопку «Готово»:

Описание созданных отчетов  Отчет – это гибкое средство для организации данных при их выводе на печать.  Создание отчетов можно выполнять следующими способами:в режиме конструктора;с помощью автоотчета (в столбец или ленточного);с помощью мастера.Отчеты могут быть открыты в трех режимах:в режиме конструктора, который используют для создания новых отчетов или изменения структуры существующих;в режиме предварительного просмотра, который позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах;в режиме просмотра образца, в котором выводятся основные элементы макета отчета с образцами данных, демонстрирующих представление данных в отчете.   При создании отчёта, нам нужно будет вернуться назад, и вспомнить о запросах. Создаём запрос на выборку с таблиц Эфир и Передачи. Для эфира создаём условия в ограничении даты – до 17.05.2012.  

При выполнении, мы получаем такой результат:

Сохраняем созданный запрос под именем «Данные_об_эфирах_до_17/05/2012».  Переходим к созданию отчёта в режиме конструктора, используя как заготовку, сделанный нами только что запрос. В результате получаем такую форму отчёта: 

Здесь, как и в других процессах программы Microsoft Access, мы можем сделать форматирование на свой вкус, но нужно учитывать то, что отчёты предназначены для печати, поэтому яркие заливки и т.п. будут неуместны.  И вот как будет выглядеть этот отчёт:

Краткая инструкция пользователя База данных «Студия» хранит в себе информацию о работниках студии, об эфирах, передачах, декорациях, залах, зарплате. Полное её содержание мы можем увидеть в таблицах, открывая каждую.Так же в базе есть запросы, формы и отчёты.Чтобы посмотреть зарплату работников, в запросах открываем «Зарплата». Там будет содержаться данные о сотруднике, его оклад, надбавка и общая сумма этого, то есть зарплата.Так же в запросах «Сотрудники на передачах» мы можем узнать какой сотрудник какую занимает должность в определённой передаче.В запросе «Средняя з/п» мы можем увидеть среднюю зарплату всех сотрудников, а в «Сумма всех з/п» мы увидим, сколько нужно денег, чтобы выплатить оклад всем сотрудникам.То есть в запросах мы можем увидеть множество таких комбинаций. Имя запроса соответствует его содержимому, поэтому это мы можем увидеть на примере предыдущих запросов.Так же дело обстоит и с формами, и с отчётами. Всё это мы можем просматривать переключаясь в окне БД.

Приятного пользования!