Academic Information System 

Frequently Asked Questions 

Registration   Where do manage student records, student financials, and financial aid since Gargoyle, PowerFaids, Enrollment Manager, and Staff Access are going away?  

All student records, student financials, and financial aid are now in the Academic Information System (AIS).  To login to AIS, navigate to my.UChicago.edu and select the STAFF view.  Your main WorkCenters are Student Services and Student Registration.    

How do students register for courses?  Students will have access to registration through the My Classes link in the my.UChicago portal.  Registration for graduate students will open at 9am on September 19.    

Since the “registration request” status is going away for graduate students, how will the faculty advisers approve student registrations?   

Students will register in my.UChicago.  Departmental administrators will have a report called “Registration Review” in their Student Registration WorkCenter to review all activity performed by students to ensure that the registration correspond with the desire of the faculty.   

What do I do if I need to change, drop, or add a class to a student’s registration?   

Full documentation and videos on the Quick Enroll functionality can be found at the following links.  Deans of Students:   https://uchicago.box.com/s/3vkn163eemod1rfsdjv0vcogdai5y1yy Departmental Administrators:  https://uchicago.box.com/s/mxkk8j1sfk2zshzzvukdzi2s049pj87c  

What do I do id I need to change courses to audits, variable units, and override (consent, course full).   

Full documentation and videos on the Quick Enroll functionality can be found at the following links.  Deans of Students:   https://uchicago.box.com/s/3vkn163eemod1rfsdjv0vcogdai5y1yy Departmental Administrators:  https://uchicago.box.com/s/mxkk8j1sfk2zshzzvukdzi2s049pj87c  

What triggers a Late Registration Fee?   A process will be run on the first day of classes, which will assess any student not registered and eligible a Late Registration Fee.    

What is the process of requesting a Late Registration Fee reversal?  

A service indicator will reverse a Late Registration Fee.  More information is forthcoming.     

Will Bachelors/Masters students be able to register through self‐service?   

Bachelor students who are concurrently enrolled in masters programs will only be able to register via self‐service for courses in the undergraduate career unless they receive permission from the graduate department.  Otherwise, the registration will need to happen manually in the department.  

   ADD/DROP   What is the process for requesting a course change after week 4? 

Access to add/drop in the Deans of Students and departmental administrators will end on Friday of Week 4.  After that time, email Ashley Holtz at aholtz@uchicago.edu or Rita Vazquez at rvazquez1@uchicago.edu in the Registrar’s Office.   

How do I indicate a late change fee?   If the Dean of Students would like to request a course change fee, you should indicate that in your email to Ashley.    

How do I prevent a student in a master’s program from receiving a partial refund during Weeks 2 and 3 of Add/Drop?   

Add/Drop self‐service will close for most programs after Week 1.  During Weeks 2 and 3, the administrator will be able to place an administrative code on a student so they receive a full refund.  Instructions can be found at the following links.    Deans of Students:   https://uchicago.box.com/s/3vkn163eemod1rfsdjv0vcogdai5y1yy Departmental Administrators:  https://uchicago.box.com/s/mxkk8j1sfk2zshzzvukdzi2s049pj87c  

How do I process a Leave of Absence or Withdrawal in AIS?   

Administrative forms will be available to staff to send a Leave of Absence of Withdrawal form to the Registrar.