ablauf der inventur beim landkreis rhön-grabfeld
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Ablauf der Inventurbeim Landkreis Rhön-Grabfeld
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Warum wird eine Inventur durchgeführt?Allgemeines zur Inventur
Die Verpflichtung zur Inventur ergibt sich aus §§ 70, 71 KommHV-Doppik, aus § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) i.V.m. §§ 140 und 141 der Abgabenordnung (AO). Nach diesen Vorschriften sind aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen eine kommunale Eröffnungsbilanz und darauffolgende Abschlüsse zu erstellen. Die ordnungsgemäße Inventur ist eine Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
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Wer ist von der Inventur betroffen?Allgemeines zur Inventur
Landratsamt Schulen Kreiseigene Galerien, Museum
Außenstellen des Landratsamtes Bauhöfe
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VorarbeitenUnterlagen
Die Anlagenverwaltung muss im Vorfeld einer jeden Inventur folgende Unterlagen erstellen bzw. aktualisieren:
• Allgemeine Folgeinventurrichtlinie mit Bewertungsleitfaden für alle Verwaltungs-einrichtungen, Schulen und sonstige kommunale Einrichtungen des Landkreises Rhön-Grabfeld
• Sachplan
• Zeitplan
• Personalplan
• Zähllisten
Diese Unterlagen, Zähllisten nur als Blankovordruck, sind jederzeit im Intranet „www.rhoen-grabfeld.int“ unter „Intranet Landkreis und Kommunen“ - „Informationen“ - „Doppik Landkreis“ oder im Internet „www.rhoen-grabfeld.de“ - „Service und Einrichtungen“ - „Einrichtungen“ - „Bildung“ - „Schulen A-Z“ - „Doppik“ abrufbar.
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SachplanUnterlagen
Im Sachplan werden die Inventurfelder nach örtlichen und/oder sachlichen Gesichts-punkten festgelegt.
Inventur-bereich
Inventur-Nr.
Verantwortlicher des Inventurbereiches (Aufnahmeleiter)
Ansprechpartner für die Anlagenverwaltung,
dieser bekommt sämtliche Unterlagen
genaue Bestimmung des Inventurbereichs
Auszug aus dem Sachplan
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ZeitplanUnterlagen
Im Zeitplan wird der zeitliche Ablauf der körperlichen Inventur festgelegt und gemeinsam mit dem Personalplan an die Inventurbereiche verschickt.
Legt fest, bis wann der Personalplan zurückgegeben werden muss.Ganz wichtig ist der
INVENTURZEITRAUM! Die körperliche Inventur MUSS in
diesem Zeitraum durchgeführt werden.
Bis zu diesem Datum sind die bearbeiteten Zähllisten an die
Anlagenverwaltung zurückzugeben. Nach
Absprache ist eine Verlängerung möglich.
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PersonalplanUnterlagen
Der Personalplan wurde bereits mit dem Informationsschreiben Mitte November verschickt. Hier werden die Aufnahmeteams eingeteilt.
Frau Müller Herr Meier Herr Kirchner
Erdgeschoss
Frau Huber Frau Schmitt Frau Huber
Zimmer 100 - 150
Tipps zum Einteilen der Aufnahmeteams:1. Teilen Sie nicht zu viele
Aufnahmeteams ein!2. Keine Einteilung nach Fach-
schaften!3. Nur 1 Team pro Raum!
Erst nach Abgabe des ausgefüllten Personalplans erhalten Sie rechtzeitig vor Beginn des Inventurzeitraumes die Zähllisten!!!
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InventaraufkleberDurchführung
Die Anlagenverwaltung unterscheidet folgende Inventaraufkleber:
Rote Inventaraufkleber in der alten und neuen Version
12345 12345
Der Gegenstand ist in der AnBu aufgenommen. Der Aufkleber ist mit der Inventarnummer aus der AnBu beschriftet.
Blaue InventaraufkleberDer Gegenstand, der mit diesem Aufkleber versehen ist, wurde geprüft, fällt jedoch unter die Wertgrenze. Er ist in der AnBu nicht aufgenommen und ist für Inventuren nicht mehr relevant. Der blaue Aufkleber dient als Kennzeichnung hierfür.
142014Ein Gegenstand der Informationstechnik, der zwar im internen Verzeichnis der EDV-Stelle enthalten ist, jedoch nicht inventarisiert wurde.
Hinweis: Sind Inventaraufkleber nicht mehr lesbar, melden Sie sich bei der Anlagenverwaltung. Im Jahr 2013 wurde ein Etikettendrucker angeschafft, der gewährleistet, dass Inventaraufkleber nicht mehr verwischen oder verblassen!
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Auftrag an die AufnahmeteamsDurchführung
1. Prüfen, ob die eingetragenen Vermögensgegenstände auf der Zählliste vorhanden sind.
2. Kontrolle, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden.
3. Erfassen von weiteren Vermögensgegenständen mit roten Inventaraufklebern in die Zählliste.
4. Erfassen von Gegenständen ohne Inventaraufkleber.
5. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern n i c h t in die Zähllisten erfassen.
Bitte darauf achten, dass auch Gegenstände der IT (Rechner, Wyse C10LE, Drucker, Scanner, Faxe etc.) geprüft und ggf. in die Zähllisten aufgenommen werden müssen!
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Gegenstände, die nicht in die Zähllisten aufgenommen werden müssenDurchführung
Abfall, SchrottVerbrauchsmaterial
(Kreide, Papier, Stifte...)Leihgaben &
geleaste GegenständeSchülertische- &
stühle
Gebäudebestandteile(Aufzug, Klimaanlagen…)
selbstentwickelteSoftware
Kleinteilespeziell in Physik, Chemie,…
Klammern, Spulen, Kabel
Rollos, Gardinen... Kleine Sportgeräte Kleinere Werkzeuge Schaufel, Rechen, Besen…
Weitere Details finden Sie in der Folgeinventurrichtlinie unter Punkt 2.2.1.3.3, Seite 15
Fremdeigentum
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Die ZähllisteDurchführung
1
Inventur-Nr. bzw. AOD-Nr.
Inventurbereich
Standort , Raum
Vorhandene Vermögensgegenstände in
der Anbu
Hier können weitere Vermögensgegenstände
eingetragen werden.
Zähllisten-Nr.
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AblaufDurchführung
Das Aufnahmeteam erhält vom Aufnahmeleiter die entsprechenden Zähllisten der zugewiesenen Räumen. Das Aufnahmeteam betritt den Raum und verschafft sich einen Überblick.
Bevor Sie nun loslegen, denken Sie bitte an folgendes:1. Die Eintragungen in den Zähllisten sind
mit dokumentenechten, blauen Stift durchzuführen!
2. Eine Eintragung mit Bleistift ist unzulässig.
3. Die Eintragungen in den Zähllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden.
4. Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur in einer neuen Zeile einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss.
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AblaufDurchführung
1. Prüfen, ob die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind.
11516Regal, Aktenregal,224,5x80x42, 6 OH
11517
Regal, Aktenregal,224,5x80x42, 6 OH
PC, Wyse C10LE120432
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Eintragung in die ZähllisteDurchführung
a) Wenn ja, ist der Gegenstand auf der Zählliste abzuhacken und gleichzeitig die Funktionsfähigkeit zu prüfen.
1
X
X
XX
X XDie Funktionsfähigkeit
muss nur stichprobenartig kontrolliert werden, denn
bei Benutzung des Gegenstandes wird die
Funktionsfähigkeit vorausgesetzt.
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AblaufDurchführung
1. Prüfen, ob die werthaltigen Vermögensgegenstände, die bereits auf der Zählliste für den Raum aufgeführt sind, vorhanden sind.
13865Handdiktiergerät,Grundig Sh 10
?
Das Handdiktiergerät war defekt und wurde zum 15.05.2014 ausgesondert.
Bitte auch in den Schränken prüfen, ob sich dort noch werthaltige Vermögensgegenstände befinden.
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Eintragung in die ZähllisteDurchführung
b) Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 1: Aussonderung
1
XX
XX
X X
Defekt, ausgesondert zum 15.05.14
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Eintragung in die ZähllisteDurchführung
b) Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 2: Verkauf
1
XX
XX
X X
Verkauf an Fr. Werner, 10 €, 15.05.14
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Eintragung in die ZähllisteDurchführung
Melden Sie den Abgang des Handdiktiergerätes bereits mit der nach Punkt 2.2.1.2 der Folgeinventurrichtlinie erforderlichen Halbjahresmeldung, erscheint das Gerät auf den Zähllisten nicht.
Die Halbjahresmeldung kann formlos per E-Mail an [email protected] oder mittels dem nun mit dem PC ausfüll- und speicherbaren Formular „Zu-Abgang u Standortwechsel_NEU “ gemeldet werden.
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Eintragung in die ZähllisteDurchführung
b) Wenn nein, ist dies in der Spalte „Bemerkung“ einzutragen. Möglichkeit 3: Standortänderung
1
XX
XX
X X
Neuer Standort: Zimmer 208
Bei Angabe des Standortes bitte immer die Raumnummer angeben.
Sie erleichtern uns die Arbeit, wenn Sie bereits bei der Kontierung auf der Rechnung die Raumnummer angeben.
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AblaufDurchführung
2. Prüfen, ob sich weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufkleber im Raum befinden.
140122Drucker, KyoceraFS-4100DN
16703
Stuhl, Bürodrehstuhlm. Armlehnen, Bezugschwarz
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Eintragung in die ZähllisteDurchführung
a) Weitere Gegenstände mit rotem Inventaraufklebern in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen!
1
XX
XX
X X
Neuer Standort: Zimmer208
140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 1 09.03.14 545,02
16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 15.11.14 391,31
XX X
X
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AblaufDurchführung
3. Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern, die sich im Raum befinden.
festeingebauter Wandschrank wurde als Gebäudebestandteil bewertet
BesucherstuhlAKH unter 150,00 € netto
BeistelltischAKH unter 150,00 € netto
SchreibtischAnschaffung vor 2009. Bei der Erstbewertung lag die Grenze der AHK bei > 500,00 € netto.
BildschirmAKH unter 150,00 € netto
TelefonAnschaffung vor 2009. Bei der Erstbewertung lag die Grenze der AHK bei > 500,00 € netto.
Gegenstände mit blauen Inventaraufklebern werden nicht in die Zähllisten eingetragen. Die Gegenstände wurden bereits durch die Anlagenverwaltung geprüft und fallen entweder unter die Wertgrenze oder die Nutzungsdauer ist überschritten.Der blaue Inventaraufkleber dient als Kennzeichnung dieser Gegenstände.
130456
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AblaufDurchführung
4. Prüfen, ob sich Gegenstände ohne Inventaraufkleber im Raum befinden.
2 StückRegal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH
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Eintragung in die ZähllisteDurchführung
XX
a) Gegenstände ohne Inventaraufkleber in der Zählliste unter „weitere Vermögensgegenstände“ aufführen!
1
XX
XX
X X
Neuer Standort: Zimmer208
140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 1 09.03.14 545,02
16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 15.11.14 391,31
Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 2 23.07.14 343,95
Hinweis: Bei Gegenständen ohne Inventaraufkleber bitte
eine aussagekräftige Beschreibung und soweit
möglich Anschaffungsdatum, evtl. –wert, ggf. die
Seriennummer angeben.X X
XX
![Page 25: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/25.jpg)
AblaufDurchführung
5. Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die gespendet oder geschenkt wurden.
Spenden und Geschenke müssen immer belegt werden! Daher bitte eine Rechnung oder ein sonstiges Dokument beilegen aus dem der Wert des Gegenstandes und das Anschaffungsdatum hervorgehen.
Diese Gegenstände sind wie Vermögensgegenstände ohne Inventaraufkleber zu behandeln und in die Zählliste einzutragen.
![Page 26: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/26.jpg)
AblaufDurchführung
6. Prüfen, ob sich Gegenstände im Raum befinden, die nicht Eigentum des Landkreises Rhön-Grabfeld sind.
Gegenstände, die Eigentum von Kollegen oder anderen Institutionen sind, sollten vom Eigentümer gekennzeichnet werden.
![Page 27: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/27.jpg)
AblaufDurchführung
7. Wurden alle Gegenstände geprüft?
![Page 28: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/28.jpg)
Zählliste abschließenDurchführung
XX
1
X
X
X
XX X
Neuer Standort: Zimmer208
140122 Drucker, Kyocera FS-4100DN S2ELD808 1 09.03.14 545,02
16703 Bürodrehstuhl m. Armlehnen 1 15.11.14 391,31
Regal, Aktenregal, 224,5x80x42, 6 OH 2 23.07.14 343,95
Herr Straub
07.01.2015 Straub
Frau Werner
07.01.2015 Werner
Herr Miller
07.01.2015 Miller
Freie Zeilen sind zu entwerten.
Die Zählliste ist vom Aufnahmeteam sofort zu unterschreiben.
Die Aufnahmeleitung unterschreibt nur die
Zähllisten, die sie stichprobenartig geprüft
hat.
X XXX
![Page 29: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/29.jpg)
Zählliste abschließenDurchführung
I50 Büro 1.0, 2.0, 3.0, 4.0, 2.1
2
NES, Landratsamt, Hauptgebäude, Zimmer 209, 1. OG
Herr Straub Frau Werner07.01.2015 Straub 07.01.2015 Werner
Auch leere Zähllisten sind zu entwerten und zu unterschreiben. Es müssen immer zwei Unterschriften pro Zählliste getätigt werden.
![Page 30: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/30.jpg)
Sonderfall: ServerraumDurchführung
Nach Absprache mit der EDV-Stelle wurde eine „Inventarliste Serverraum“ entwickelt, die von den Kollegen der EDV-Stelle am Serverschrank oder Tür zum Serverraum angebracht wurde. Die EDV-Stelle trägt die Veränderungen während des Jahres in die Liste ein. Die Zählliste bitte mit der Liste abgleichen und unterschreiben und eine Kopie der „Inventarliste Serverraum“ den Inventurunterlagen beilegen.
![Page 31: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/31.jpg)
Neuer RaumDurchführung
Nachdem der Raum fertig ist und die Zähllisten abgeschlossen wurden, erfolgt der Wechsel in einen neuen Raum.
![Page 32: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/32.jpg)
Unklarheiten?Wenden Sie sich an die Anlagenverwaltung!
Herr Straub 09771 94-210Frau Werner 09771 94-205
![Page 33: Ablauf der Inventur beim Landkreis Rhön-Grabfeld](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062219/55204d8349795902118d7961/html5/thumbnails/33.jpg)
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der
Inventur.