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Intranet del Inmueble Gestión de Tarjetas y Visitas

Noviembre 2012

Intranet del Inmueble - Manual de Usuario

Intranet del Inmueble – Gestión de Tarjetas y Visitas

Noviembre 2012 Pág 2 / 16

ÍNDICE

1 Acceso ........................................................................................................................... 3

2 Gestión de Tarjetas y Visitas ........................................................................................ 6

2.1.1 Operaciones Comunes ....................................................................................... 8

2.1.2 Visita Previa ........................................................................................................ 8

2.1.3 Altas / Bajas / Modificaciones Trabajadores Propios ......................................... 11

3 Requerimientos y Soporte .......................................................................................... 14

3.1 Requerimientos Técnicos ...................................................................................... 14

3.1.1 Requerimientos de Navegación ........................................................................ 14

3.2 Soporte ................................................................................................................. 16




1 Acceso

El acceso a la intranet del inmueble se realiza mediante la url

http://patrimonio.inmocolonial.com/irj/portal

En la pantalla principal se solicitará el código de usuario y clave de acceso para entrar en la intranet.

El código de usuario (U2M8XXXX) y la clave de acceso serán facilitadas por el gerente del inmueble en el momento de arrendar la oficina.

Existe una intranet por inmueble de Abix y cada cliente posee un código de usuario. Es decir, los usuarios son a nivel de empresa.

La primera vez que se accede se dispone de una clave de acceso temporal que el aplicativo solicitará cambiar cuando se acceda por primera vez




Cuando se accede se muestra la pantalla de inicio de la intranet del inmueble con el menú principal de la intranet

En la esquina superior derecha se identifica el nombre del usuario conectado a la intranet

La pantalla de inicio adicionalmente tiene la función de tablón de anuncios del inmueble. En aquellos casos que haya algún comunicado se mostrará una ventana en la parte inferior de la pantalla

Para consultar el detalle del comunicado se coloca el cursor en el campo mostrándose una ventana con el contenido del mensaje

Los mensajes tienen un periodo de vigencia transcurrido el cual desaparecen del tablón de anuncios de la intranet.




Para salir de la intranet del inmueble se deberá seleccionar la opción “Salir del sistema” que se encuentra en el margen superior derecho

Aparecerá una ventana de confirmación de la salida de la intranet




2 Gestión de Tarjetas y Visitas

En aquellos inmuebles que dispongan del control de accesos y gestión de visitas web, se accederá a la aplicación mediante este epígrafe

Accesos entendidos tanto como de visitas, como de sus empleados. La potencialidad del

programa radica en que su uso puede ayudar a la seguridad del edificio en tanto en cuanto

puede ser informado de forma previa. De esta forma, siempre que sea posible, se podrá

informar de las siguientes incidencias:

Visita prevista

Alta de empleado

Baja de empleado

Modificación datos empleado

En todo caso es un suplemento del procedimiento de seguridad establecido en el edificio

que pretende ayudar a evitar accesos no deseados.

Cada vez que un usuario acceda a la aplicación de Visitas Web Externa deberá registrarse.

Abix suministrará inicialmente tanto el código de usuario como la primera contraseña.

La primera vez que se acceda a la aplicación se rellenaran los campos correspondientes a

Usuario y Contraseña facilitados por Abix y seguidamente se solicitará un cambio de

contraseña




2.1.1 Operaciones Comunes

Esta es la pantalla principal de Visitas Web, que aparecerá una vez acreditado el usuario.

Esta pantalla cuenta con diferentes modos para la introducción/visualización de datos

Los diferentes modos pueden visualizarse mediante los siguientes botones:

Completo

Mas del visitante

Coche

2.1.2 Visita Previa

Los datos que pueden ser informados/visualizados según los botones activados son los siguientes:

Datos del visitante: o DNI (obligatorio) o Nombre (obligatorio) o Apellidos (obligatorio) o Empresa o Dirección o Código postal o Población o Provincia o País o e-mail o Observaciones




Datos de la cita/visita: o Tarjeta. Numero de la tarjeta asignada, solo en caso de conocerlo. o Empresa a visitar. Lógicamente será la del propio arrendatario, Abix

informará del nombre exacto ya que este campo debe coincidir con los datos existentes en la base de datos del control de acceso. Es un campo autorrellenable. (Obligatorio)

o Persona a visitar. Este campo debe coincidir con los datos existentes en la base de datos del control de acceso. Es un campo autorrellenable.

o Motivo o Fecha inicio. El sistema por defecto indica la fecha y hora actuales. Se

deberán cambiar para adecuarla a los datos teóricos de la visita. No hay ningún problema si se dan demoras o anticipaciones, el servicio de conserjería las corregirá.

o Fecha Fin. El sistema por defecto indica un plazo mínimo. Este campo es importante en caso de la duración de la visita sea superior a 1 dia o sea una visita que en la misma jornada pueda tener varias salidas y entradas.

o Matrícula coche o Marca coche o Modelo coche o Color coche

Para mejorar la experiencia de usuario y para adecuarse a las necesidades de cada puesto, es posible personalizar la visualización ampliando o reduciendo por grupos los datos mostrados. Los grupos de datos que pueden mostrarse u ocultarse en función de botones son los siguientes:

Datos Completos del visitante. Botón “Completo” o Dirección o Código postal o Población o Provincia o País o Email

Más datos del visitante: Botón “Mas del visitante”

Observaciones

Coche. Botón “Coche” o Matrícula o Marca o Modelo o Color




En la siguiente figura, se muestra la pantalla de entrada de visitas con todos los grupos opcionales mostrados:

Una vez completos los campos obligatorios, marcados en color rojo, se ha de realizar un

clic en el botón “Solicitar” para transmitir los datos al control de accesos del edificio.

Estos datos se incorporan al sistema en un tiempo mínimo, no superior a la hora.

Al hacer clic sobre el botón “Solicitar” nos aparecerá durante unos segundos la siguiente

pantalla:




Para crear más visitas se pulsará el botón “Nueva”, que limpiará la pantalla de datos.

Si los datos no son correctos o no se desea proceder al alta de la visita, se ha de realizar

un clic en el botón “salir”, o en su defecto borrando y sustituyendo los datos por los

correctos.

2.1.3 Altas / Bajas / Modificaciones Trabajadores Propios

El aplicativo también se utiliza para informar de aquellas modificaciones sobre los datos existentes de los empleados de los arrendatarios del edificio, e incluso realizar nuevas altas o bajas. Para estos dos últimos casos se respetará lo establecido hasta la fecha con el Gerente del Inmueble Abix en cuanto al procedimiento y condiciones de entrega/recogida de tarjetas.

Para establecer un tiempo prudencial de activación/anulación de tarjetas, se considerará 1 día de plazo para la incorporación/anulación de acreditaciones de forma efectiva en el sistema.

Los datos que se requieren para realizar una baja son:

Empresa

Número de tarjeta

Nombre

Apellidos

DNI

Fecha fin




Los datos requeridos para realizar modificaciones:

Empresa

Número de tarjeta

Nombre

Apellidos

DNI

Datos modificados. Habitualmente son los relacionados con accesibilidad a zonas o por horarios, así como cambio del vehículo autorizado, o incluso fecha fin.

Los datos requeridos para realizar altas:

Empresa

Número de tarjeta si se conoce. El sistema chequeará la existencia del numero.

Nombre

Apellidos

DNI

Fecha fin

Identificación accesos permitidos, (planta baja, aparcamiento), y horarios.

Autorización aparcamiento: Conlleva la información siguiente:

Numero plaza asignada

Marca, modelo, color y matricula.

Los campos donde introducir esta información, así como su ubicación referenciada en la pantalla:

DATO CAMPO

Empresa EMPRESA A VISITAR (1)

Número de tarjeta OBSERVACIONES (2)

Nombre NOMBRE (3)

Apellidos APELLIDOS (4)

DNI DNI (5)

Identificación accesos permitidos OBSERVACIONES (2)

Marca MARCA (6)

Modelo MODELO (7)

Matricula MATRICULA (8)

Color COLOR (9)

Alta / Baja / Modificación OBSERVACIONES (2)

Fecha efecto INICIO (10)

Fecha fin FIN (11)




3 Requerimientos y Soporte

3.1 Requerimientos Técnicos

Es necesario disponer de un PC con las siguientes características:

Acceso a Internet (mínimo conexión ADSL) con los puertos de comunicación 443 y 80 disponibles

Software: o Sistema operativo Windows XP o superior o Navegador Internet Explorer (versión 8 o inferior) recomendado o Para visualización de documentos, las aplicaciones correspondientes: MS

Office (MS Word, MS Excel), visualizador de CAD, visualizador de formato ".GIF" (fotos)

3.1.1 Requerimientos de Navegación

Para minimizar posibles conflictos y asegurar el buen funcionamiento de la aplicación es recomendable añadir el dominio inmocolonial.com en los sitios seguros del navegador web.

En el caso de Internet Explorer se accede a la configuración siguiendo el menú Herramientas -> Opciones -> Pestaña Seguridad.

Ponerse encima de sitios de confianza y pulsar el botón “Sitios”.

Agregar http://*.inmocolonial.com (acordarse de desmarcar Requerir comprobación del servidor )




Asimismo se debe tener habilitado la vista de compatibilidad.

Para ello se deberá marcar el icono o bien seleccionar en el menú del navegador Herramientas / Configuración de la vista de compatibilidad

y agregar el sitio web




3.2 Soporte

Para cualquier incidencia referente a la gestión de la intranet, ya sea relativo a la gestión de usuarios (generación de passwords, bloqueo usuario, etc), o al funcionamiento de la misma se debe canalizar a través del gerente del inmueble.

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