การวิเคราะห์เพื่อพัฒนาการ...

การวเคราะหเพอพฒนาการกลนกรองและการเขยนหนงสอราชการ

นางณฐสรย หวงสถตยวงษ

สงกดกลมงานเลขานการผบรหาร กองกลาง ส านกงานอธการบด

มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ

ก

ค ำน ำ

เพราะในชวตประจ าวนของคนท างานในองคกรภาครฐ ตองมการสอสารแลกเปลยนระหวางบคคล ระหวางหนวยงานดวยกนเองและทส าคญระหวางหนวยงานของเรากบหนวยงานภายนอก แนนอนวาการกลนกรองเอกสารเพอเสนอผบรหารและการเขยนหนงสอราชการใหถกตองยอมเปนสงทพงปรารถนา เนองจากบคคลทลงนามในหนงสอราชการกคอผบรหารในหนวยงาน ซงหาก หนงสอราชการน นถกสงไปยงหนวยงานภายนอกแลวปรากฏวาการสอขอความไม เปนไป ตามมาตรฐาน ใชรปแบบการเขยนผดๆ ถกๆ เขยนเยนเยอ อานแลวไมสามารถเขาใจความ ตามวตถประสงคทตองการสอ นอกจากจะท าใหหนวยงานเกดอาการ “เสยหนา” แลวยงอาจจะท าให “เสยงาน” อกดวย

ผเขยนจงไดรวบรวมใจความส าคญ ๆ ในการปฏบตงานเกยวกบการกลนกรองเอกสาร การเกษยนหนงสอ การน าเอกสารเสนอผบรหาร และการเขยนหนงสอราชการตามระเบยบ งานสารบรรณ รวมถงการวเคราะหงานทเกดจากการปฏบตจรงเพอเสนอขอมลเปนแนวทางในการแกไขปญหาในการปฏบตงานอยางมประสทธภาพ

หวงเปนอยางยงวาเอกสารชดนคงจะเปนประโยชนส าหรบผปฏบตงานในต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไปและผทมความสนใจเพอการพฒนางานตอไป

ณฐสรย หวงสถตยวงษ

๒๕๖๑

ข

กตตกรรมประกำศ

เอกสารการวเคราะหงาน เรอง การวเคราะหเพอพฒนาการกลนกรองและการเขยนหนงสอราชการส าเรจลลวงดวยด เพราะไดรบค าชแนะและค าปรกษาท เปนประโยชนอยางย งจากศาสตราจารย ดร.ธรวฒ บณยโสภณ นายกสภามหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ ผเขยนตองกราบขอบพระคณเปนอยางสง

ผเขยนหวงเปนอยางยงวาเอกสารเลมนจะเปนขอมลทมประโยชนส าหรบเลขานการผบรหารและผทมสวนเกยวของในการปฏบตงานดงกลาวและสามารถเพมประสทธภาพในการท างานใหบรรลเปาหมายไดโดยงาย

ณฐสรย หวงสถตยวงษ

๒๕๖๑

ค

สำรบญ

หนำ

ค าน า ก กตตกรรมประกาศ ข สารบญ ค สารบญตาราง จ สารบญภาพ ฉ บทท ๑ บทน า

๑.๑ ความเปนมาและความส าคญ ๑ ๑.๒ วตถประสงค ๒ ๑.๓ ขอบเขต ๓ ๑.๔ นยามศพทเฉพาะ ๓ ๑.๕ ประโยชนทคาดวาจะไดรบ ๔

บทท ๒ หนาทความรบผดชอบ โครงสรางการบรหารจดการ และระเบยบสารบรรณ ๒.๑ โครงสรางการบรหารจดการของกองกลาง ส านกงานอธการบด ๕ ๒.๒ หนาทความรบผดชอบ ๑๖ ๒.๓ ลกษณะงานทปฏบต ๑๗ ๒.๔ ระเบยบงานสารบรรณ ๒๑

บทท ๓ หลกเกณฑการเขยนและการพมพหนงสอราชการ ๓.๑ หนงสอราชการ ๔๙ ๓.๒ หลกเกณฑการเขยนหนงสอราชการ ๕๒ ๓.๓ การพมพหนงสอราชการ ๗๒ ๓.๔ การท าส าเนาหนงสอราชการ ๙๔ ๓.๕ ปจจยทท าใหงานประสบความส าเรจ ๙๕ ๓.๖ การเขยนบนทกเสนอ ๙๖ ๓.๗ การเสนอหนงสอเพอใหผมอ านาจวนจฉย สงการ และลงนาม ๑๐๑

บทท ๔ การวเคราะหขอบกพรองทท าใหหนงสอราชการเกดความผดพลาด ๔.๑ การปฏบตงานทะเบยนรบ–สงเอกสารของเลขานการผบรหาร ๑๐๔ ๔.๒ การกลนกรองหนงสอราชการ ๑๐๘ ๔.๓ การเกษยนหนงสอราชการ ๑๑๐ ๔.๔ การวเคราะหขอบกพรองทท าใหหนงสอราชการเกดความผดพลาด ๑๑๖ ๔.๕ สาเหตทท าใหหนงสอราชการเกดความผดพลาด ๑๒๕

ง

สำรบญ (ตอ) หนำ

บทท ๕ สรปปญหา อปสรรค แนวทางแกไข และการพฒนางาน

๕.๑ สรปปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน ๑๒๖ ๕.๒ แนวทางการแกไขปญหา ๑๓๐ ๕.๓ ขอเสนอแนะเพอการพฒนางาน ๑๓๕

บรรณานกรม ๑๓๖

จ

สำรบญตำรำง

ตำรำงท หนำ

๓-๑ ภาษาราชการ/ภาษาทวไป (ค าทควรใช/ค าทไมควรใช) ในหนงสอราชการ ๕๙ ๓-๒ ความแตกตางระหวางหนงสอภายในกบบนทก ๑๐๐ ๔-๑ ความหมายของค าสงการตาง ๆ ๑๑๔ ๔-๒ ความแตกตางระหวางค าวา “อนญาต” กบ “อนมต” ๑๑๕ ๔-๓ จ านวนหนงสอราชการทมขอบกพรองตองน ากลบไปแกไข ๑๑๗

ฉ

สำรบญภำพ

ภำพท หนำ

๒-๑ โครงสรางการบรหารงาน กองกลาง ส านกงานอธการบด ๘ ๒-๒ โครงสรางคณะกรรมการบรหารกองกลาง ส านกงานอธการบด ๙ ๒-๓ โครงสรางการแบงกลมงานภายใน กองกลาง ส านกงานอธการบด ๑๓ ๒-๔ หนาทความรบผดชอบของกลมงานเลขานการผบรหาร ๑๔ ๓-๑ ตวอยางรปแบบหนงสอภายนอก ๗๘ ๓-๒ ตวอยางรปแบบหนงสอภายใน ๘๒ ๓-๓ ตวอยางรปแบบหนงสอประทบตรา ๘๕ ๓-๔ ตวอยางรปแบบค าสง ๘๗ ๓-๕ ตวอยางรปแบบระเบยบ ๘๙ ๓-๖ ตวอยางรปแบบขอบงคบ ๙๑ ๓-๗ ตวอยางรปแบบประกาศ ๙๓ ๔-๑ ขนตอนการปฏบตงานทะเบยนรบ–สงหนงสอของเลขานการผบรหาร ๑๐๕

บทท 1

บทน ำ

1.1 ความเปนมาและความส าคญ

เมอพดถงหนงสอราชการ อนดบแรกทบคลากรทปฏบตงานในหนวยงานภาครฐจะตองนกถงคอจดหมายทใชศพทอยางเปนทางการ มสวนประกอบตอนตนตางๆ มากมาย ตงแตสถานทตง ของหนวยงาน วนท เรอง เรยน อางถง ฯลฯ และทส าคญจะตองม “ตราครฑ” อยสวนบนสดเสมอ ถงแมวารปแบบของหนงสอราชการสวนใหญจะมความคลายคลงกน แตความจรงแลวหนงสอราชการมถง 6 ประเภท ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ซงกคอ หน งสอราชการภายนอก หนงสอราชการภายใน หนงสอประทบตรา หนงสอสงการ หนงสอประชาสมพนธ และหนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ แตกมขอสงเกตบางประการเกยวกบ การเขยนหนงสอราชการทผปฏบตงานมกใชกนผด ๆ เปนประจ า อาจเนองมาจากผปฏบตงาน ไมมความร ความช านาญ ขาดทกษะในการปฏบตงานหรอขาดประสบการณ หากองคกรใดมบคลากรทมสมรรถนะ (competency) หรอความเชยวชาญ มความร (knowledge) ทกษะ (skill) ทชดเจน และสอดคลองกบภารกจและวสยทศนขององคกรจะท าให เกดการพฒนาศกยภาพทจ าเปน ของบคลากรอนจะสงผลดตอความส าเรจขององคกรตามเปาประสงค ซงเปนคณลกษณะทจะเสรม ใหบคลากรในองคกรกระท าการใด ๆ ไดตามทตองการ สามารถบรรลผลส าเรจตามทคาดหวง เพอสรางบคลากรท ตองท างานอยางมออาชพ ก าหนดเปนตววดศกยภาพของบคลากร ในการด าเนนงาน อธบายถงความสามารถของบคลากรตามบทบาทและหนาททไดรบมอบหมาย ซงเปนคณลกษณะทจะท าใหบคลากรท าสงตาง ๆ ไดอยางมประสทธภาพและเกดประสทธผล

การเขยนหนงสอราชการ ผเขยนจะตองเปนผรจรง เพราะการเขยนเปนสดยอดของวชาการสอสารทงหมด เปนการประมวลขอมลจากการฟง การพด และการอาน แลวน าเนอหาทงหมด มาเขยนเพอสอสารกบผอนตอไป การเขยนจงเปนสงทผปฏบตงานตองฝกใหด เชน การเขยนสงการจะตองสน กระชบ ชดเจน และมความเปนไปได ถาเขยนรายงานกตองถกรปแบบ มความครบถวนของเนอหาใจความ เปนตน ผเขยนจะตองรลกในเรองนน ๆ หากผเขยนมองคความรนอยกตองศกษาหาความรเพมเตม โดยการแสวงหาจากต ารา อนเทอรเนต หรอสอบถามผรในสาขานน ๆ แลวน าความรทไดมาใชใหเกดประโยชนมากทสด การท างานโดยผทมประสบการณ มความร มความสนใจ ในงานอยางหนงอยางใดมาเปนระยะเวลายาวนานยอมสงสมความเชยวชาญ ความรอบรอยางลกซง และหากสนใจท างานอยางมออาชพกตองพยายามพฒนาตนเองใหเกงขน โดยศกษาหรอสอบถาม จากผร เขารวมอบรม สมมนา การสงเกตเลยนแบบ และเรยนรงานจากผอนเพอใหเกดประสบการณ ทหลากหลาย การทจะท างานใหส าเรจตรงตามเปาหมายทคาดหวงไวเปนเครองวดความส าเรจ ของผลงานนนจะตองรจกคาดการณลวงหนาไดและรวางานนนมขนตอนอยางไร จะประสบปญหา

๒

ใดบาง ในการท างานจะตองท าตามระเบยบ กฎเกณฑ หรอมกฎหมายเขามาเกยวของ ผปฏบตงาน จงตองเขาใจกฎ ระเบยบ ขอบงคบเปนอยางด เพอจะไดท างานไดถกตอง รวมทงตองรจกยดหยน ดดแปลงกฎเกณฑโดยไมท าใหเกดความเสยหายหรอผดกฎหมาย

การท างานในหนวยงานตาง ๆ ไมวาองคกรภาครฐ รฐวสาหกจ หรอเอกชน ตางกตระหนกถงการปรบเปลยนกระบวนการหรอวธการท างานเพอใหการท างานมประสทธภาพและประสทธผล หากองคกรมการเสาะหากลยทธในการสรางความส าเรจในการท างานหรอ เทคนคใหม ๆ เขามา ปรบใชในการพฒนาประสทธภาพในการท างานนนกยอมแสดงวาองคกรจะมความเจรญกาวหนา หรอการพฒนาไปสความเปนเลศไดนนสงทส าคญอยทผปฏบตงานทมคณภาพและสามารถท างาน ใหเกดประสทธภาพไดสงสด ผทมประสทธภาพในการท างานจงเปนผทฉลาดในการเรยนร รวาตองท างานอยางไรจงจะบรรลผลส าเรจในเวลาทรวดเรวและเกดความผดพลาดนอยทสด ซงการพฒนาประสทธภาพการท างานจะตองมการปรบปรง แกไขเพมเตมความสามารถและทกษะในการท างานของตนเองหรอผอนใหดขน เจรญขน เพอใหบรรลเปาหมายขององคกรอยางแทจรง

งานเลขานการผบรหารเปนหนวยงานหนงทท าหนาทหลกในการแบงเบาภารกจของผบรหารและเปนศนยรวมงานขององคกร ใหการสนบสนนและจดเตรยมขอมลส าหรบผบรห ารเพอใหการปฏบตงานด าเนนไปดวยความเรยบรอย เปนสอกลางและเปนผประสานงานระหวางผบรหารกบบคลากรภายในหนวยงานรวมถงบคคลภายนอกทมาตดตอหนวยงานหรอบคคลใดกตาม ทมความประสงคจะเขาพบกบผบรหารจะตองตดตอและประสานกบเลขานการ เปนดานแรก ซงการตดตออาจจะมาจากหลายชองทาง เชน ตดตอดวยตนเอง โทรศพท สงเอกสารและหนงสอราชการ หากเปนหนงสอราชการเลขานการจะมหนาทกลนกรองและตรวจสอบความถกตอง ของหนงสอกอนทจะน าเสนอใหผบรหารวนจฉย พจารณาและสงการตอไป แตปญหาทพบสวนใหญจะเปนเรองความไมถกตองของรปแบบ เนอหา หลกภาษา วรรคตอน การเวนวรรค เปนตน ซงไมเปนไปตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ท าใหเสยเวลาในการแก ไขและสนเปลองทรพยากรเปนอยางมาก ดงนน ผขอรบการประเมนจงมแนวคดในการพฒนางานทท าอย ในปจจบนโดยท าการว เคราะห การกลนกรองเอกสารและการเขยนหนงสอราชการ เพอน ามาพฒนางานเลขานการผบรหารและ ผทปฏบตงานเกยวกบการกลนกรองเอกสารและการเขยนหนงสอราชการใหมความถกตอง ตามระเบยบงานสารบรรณซงจะท าใหงานมประสทธภาพ ลดเวลาการแกไข และสรางความมนใจ ในการพจารณา วนจฉยสงการ หรอลงนามใหกบผบรหาร

1.2 วตถประสงค

1.2.1 เพอวเคราะหการกลนกรองหนงสอราชการทจะน าเสนอผบรหาร

1.2.2 เพอวเคราะหการเขยนหนงสอราชการ

๓

1.3 ขอบเขต

1.3.1 การวเคราะหงานครงนมงศกษาเฉพาะการพฒนาการกลนกรองและการเขยนหนงสอราชการใหถกตอง

1.3.2 การกลนกรองหนงสอราชการของเลขานการผบรหาร ก าหนดขอบขายการกลนกรองเรองตาง ๆ ทน าเสนอผบรหาร โดยการตรวจสอบและประมวลเรองทตองกลนกรองตามขนตอน ของการเสนอแฟมจากหนวยงานทงภายในและภายนอกมหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลา พระนครเหนอ

1.4 นยามศพทเฉพาะ

ผบรหาร หมายถง อธการบด รองอธการบด ผชวยอธการบด คณบด ผอ านวยการส านก หรอสถาบน รองคณบด รองผอ านวยการส านกหรอสถาบน และหวหนาภาควชาในมหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ กรงเทพฯ มหาวทยาลยเทคโนโลย พระจอมเกลา พระนครเหนอ วทยาเขตปราจนบร และมหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ วทยาเขตระยอง

เลขานการ หมายถง ผชวยผบรหารทมความร ความช านาญเกยวกบการบรหารส านกงาน มความรบผดชอบงานในหนาทโดยไมตองมการควบคมอยางใกลชด รจกรกษาความลบ มความคดสรางสรรค มความสามารถเรยนรสงใหม ๆ สามารถตดสนใจในขอบเขตอ านาจของตน เปนผสรางสมพนธภาพและภาพลกษณทดทงภายในและภายนอกองคกร

การวเคราะหงาน คอ กระบวนการพจารณา จ าแนก แยกแยะ ประเมนผล และจดขอมล ตาง ๆ เกยวกบงานอยางเปนระบบ โดยมการส ารวจและศกษา เพอใหไดมาซงขอมลตาง ๆ ทเกยวของกบงานทผท างานจ าเปนตองมอยอยางครบถวน

การกลนกรองหนงสอราชการ หมายถง การตรวจเสนอพจารณารายละเอยดของเอกสารอยางรอบคอบ ถถวน ครบสมบรณ พรอมทงสรป จบประเดน วเคราะหสาระส าคญอยางครบถวน และเสนอความเหนประกอบการพจารณา

การเขยนหนงสอราชการ หมายถง การจดท าเอกสารทเปนหลกฐานในราชการ เพอใชตดตอ สงการระหวางสวนราชการกบบคคลหรอหนวยงานภายในหรอหนวยงานภายนอก

หนงสอราชการ หมายถง เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนซงไมใชสวนราชการ หนงสอทหนวยงานอน ซงไมใชสวนราชการหรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานและเอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

๔

1.5 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ

1.5.1 เพอใหการปฏบตงานดานหนงสอราชการมความถกตอง และเปนมาตรฐานเดยวกน ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแกไขปรบปรง (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

1.5.2 เพอใหผปฏบตงานเลขานการหรอบคลากรทมหนาทรบผดชอบมความร ความเขาใจ ในขนตอนและวธการปฏบตงานและสามารถน าไปใชไดอยางมประสทธภาพ เปนการประหยดเวลาในการปฏบตงาน

1.5.3 เพอใหผปฏบตงานทราบและเขาใจขนตอนการกลนกรองเอกสาร วาควรท าอะไร กอน – หลง เพราะจะแสดงถงล าดบขนตอนการท างานทชดเจน

1.5.4 เพอสรางความมนใจในการพจารณา วนจฉยสงการ หรอลงนามใหกบผบรหาร และหนวยงานทตดตอประสานงานทงภายในและภายนอกมหาวทยาลย

1.5.5 เพอลดการสญเสยเวลา กระดาษ และพลงงาน ท าใหหนงสอราชการด าเนนตอไป ยงจดหมายปลายทางทงภายในและภายนอกมหาวทยาลยไดรวดเรวยงขน และตรงตามความประสงคในการเปนมหาวทยาลยสเขยว (Green University) ทเนนการลดปรมาณการใชวสดและพลงงาน

1.5.6 เพอเปนขอมลในการวางแผนการฝกอบรมหรอการใหความรเพอพฒนาเลขานการผบรหารและบคลากรทท าหนาทกลนกรองเอกสารและจดท าหนงสอราชการของหนวยงานตาง ๆ ใหมความพรอมส าหรบการปฏบตงานอยางมประสทธภาพ

บทท 2

หนาทความรบผดชอบ โครงสรางการบรหารจดการ และระเบยบสารบรรณ

ในบทนจะกลาวถง โครงสรางการบรหารงานกองกลาง โครงสรางคณะกรรมการบรหารกองกลาง โครงสรางการแบงกลมงานภายในกองกลาง หนาทความรบผดชอบของกลมงานเลขานการผบรหาร ส านกงานอธการบด มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ รวมทงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ทยดถอเปนแนวปฏบตงานการเขยนและการพมพหนงสอราชการในปจจบน

2.1 โครงสรางการบรหารจดการของกองกลาง ส านกงานอธการบด

มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอในอดตไดรบความรวมมอจากรฐบาลสหพนธสาธารณรฐเยอรมนซงเนนดานการพฒนาทรพยากรก าลงคน โดยเรมตนจากชางฝมอ ชางเทคนค ครชาง และวศวกร ตลอดจนการพฒนาคณภาพของคณาจารยในสถาบน ดวยการใหทนไปศกษาและฝกอบรมในประเทศสหพนธสาธารณรฐเยอรมนซงไดกลบมาสอนอยในคณะ ภาควชา ตาง ๆ นอกเหนอจากการสงคณาจารยไปศกษาตอแลวมหาวทยาลยยงไดรบเครองจกรกลและ เครองคอมพวเตอรจากประเทศสหพนธส าธารณรฐเยอรมน โดยมโครงการใหบคลากรทม ความเชยวชาญในดานตาง ๆ รวมกนท างานเพอพฒนาเทคโนโลยอตสาหกรรมของประเทศเพอใหเกดประโยชนสงสดตอการพฒนาประเทศชาตโดยรวม มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลา พระนครเหนอ จงจดใหมโครงการใชบคลากรทมความเชยวชาญในดานตาง ๆ เพอเผยแพรเทคโนโลยใหม ๆ สภาคอตสาหกรรมมารวมกนท างานเพอพฒนาเทคโนโลยอตสาหกรรม

กองกลาง ส านกงานอธการบด เปนหนวยงานทใหการสนบสนนและใหบรการกบทกสวนงาน ทประสานงานเขามาเพอขอความรวมมอในดานตาง ๆ ทงสวนงานภายในและภายนอก ดงนน การบรการจงเปนหวใจส าคญของกองกลาง แตในสภาพความเปนจรงการใหบรการในดานตาง ๆ บางครงกไมสามารถตอบสนองความตองการไดทกเรองเสมอไป แตจะมการชแจงเหตผลทไมสามารถตอบสนองตามค าขอได เนองจากกองกลางตองให บรการแกคณาจารย บคลากร นกศกษา บคคลทวไปหรอผมาตดตองานทงภายในและภายนอกและแขกของผบรหาร ซงจะเปนการบรการทสรางความประทบใจในครงแรกเพอท าใหภาพลกษณขององคกรเปนทนาจดจ าและระลกถงอยเสมอ

๖

2.1.1 ประวตกองกลาง ส านกงานอธการบด

เมอวนท 19 กมภาพนธ 2529 มการประกาศพระราชบญญตสถาบนเทคโนโลย พระจอมเกลาเจาคณทหารลาดกระบง สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาธนบร และสถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ พ.ศ. 2528 ในราชกจจานเบกษาเลม 103 ตอนท 26 ก าหนดให แตละวทยาเขตแยกเปนสถาบนอดมศกษาอสระเพอความคลองตวในการบรหารงานทางการศกษา ของแตละสถาบน โดยสถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาวทยาเขตพระนครเหนอใชชอวา“สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ” มวตถประสงคใหการศกษา วจย สงเสรมและใหบรการทางเทคโนโลยวทยาศาสตรและครศาสตรอตสาหกรรม รวมทงท านบ ารงศลปะและวฒนธรรมของชาต

ล าดบการจดตงและการแบงสวนราชการของกองกลาง มดงน

ระยะเรมแรก

1. ราชกจจาน เบกษา ฉบบพเศษ เลม 103 ตอนท 235 วนท 31 ธนวาคม พ.ศ. 2529 ประกาศทบวงมหาวทยาลย เรองการแบงสวนราชการในสถาบนเทคโนโลย พระจอมเกลาพระนครเหนอ พ.ศ. 2529 ขอ 2 ใหแบงสวนราชการในส านกงานอธการบด ดงน (1) กองธรการ (2) กองบรการการศกษา ซงไดก าหนดวตถประสงคในการจดตงกองธรการ ดงน

1) เพอเปนหนวยงานทใหบรการทางดานธรการแกหนวยงานตาง ๆ ของสถาบน ใหเกดความคลองตวและมศกยภาพในการบรหารงานของสถาบน

2) เพ อ เป นหน วย งานกลางในการควบคม ด แลบรห ารงานด านธ รการ ประชาสมพนธใหมประสทธภาพตอการบรหารของสถาบน

3) เปนหนวยงานทใหการสนบสนน โดยเปนแหลงขอมลในการด าเนนงานดานการบรหารงานของสถาบน

4) เพอท าหนาทตดตอประสานงานกบหนวยงานภายในและภายนอกสถาบน รวมทงสวนราชการและภาคเอกชน ตลอดจนบคคลทวไป

2. วนท 17 ตลาคม พ.ศ. 2531 มประกาศทบวงมหาวทยาลย จดตงหนวยงาน ระดบกอง สงกดส านกงานอธการบด ดงน (1) กองกลาง (เปลยนจากกองธรการ) (2) กองกจการนกศกษา (3) กองแผนงาน

3. ราชกจจานเบกษา เลม 105 ตอนท 180 วนท 30 พฤศจกายน พ.ศ. 2531 ประกาศทบวงมหาวทยาลย เรอง การแบ งสวนราชการในสถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลา พระนครเหนอ (ฉบบท 4) พ.ศ. 2531 ขอ 2 ให แบ งสวนราชการในส านกงานอธการบด ออกเปน (1) กองกลาง (2) กองกจการนกศกษา (3) กองบรการการศกษา (4) กองแผนงาน

4. หนงสอทบวงมหาวทยาลย ท ทม 0201/2458 ลงวนท 30 มกราคม พ.ศ. 2530 เรองนโยบายของ ก.ม. ตอสถานภาพของสภาอาจารยมหาวทยาลย เพอจดตง งานสภาคณาจารยเปนหนวยงานในสงกดกองกลาง

๗

ระยะท 2

ตอมาเม อวนท 27 ธนวาคม พ.ศ. 2550 สถาบน เทคโนโลยพระจอมเกล า พระนครเหนอไดมการปรบเปลยนรปแบบการบรหารจดการเปนมหาวทยาลยของรฐทไมเปน สวนราชการแตอย ในก ากบของรฐ ตามประกาศในพระราชบญญตมหาวทยาลยเทคโนโลย พระจอมเกลาพระนครเหนอ พ.ศ. 2550 เพอประโยชนในการบรหารจดการทเปนอสระและ มความคลองตว สามารถจดการศกษาในระดบอดมศกษาไดอยางมคณภาพและประสทธภาพ มากยงขน กองกลางจงเปนหนวยงานระดบกอง สงกดส านกงานอธการบด มหาวทยาลยเทคโนโลย พระจอมเกลาพระนครเหนอ

ระยะท 3

ตามขอบงคบมหาวทยาลย เรอง การแบงหนวยงานภายในของสวนงานในมหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ (ฉบบท 8) พ.ศ. 2555 โดยเหนเปนการสมควรใหแบงหนวยงานภายในของส านกงานอธการบดขนตามพระราชบญญตมหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ พ.ศ. 2550 รวมถงการแบงกลมงานในสงกดกองกลาง ออกเปน 6 กลมงาน ดงน

1. กลมงานสารบรรณ

2. กลมงานสภาคณาจารยและพนกงาน

3. กลมงานประชาสมพนธ

4. กลมงานเลขานการผบรหาร

5. กลมงานสงเสรมศลปวฒนธรรม

6. กลมงานการประชมและพธการ

บทบาทและหนาท

กองกลาง ส านกงานอธการบด มบทบาทและภารกจเปนหนวยงานสนบสนนการบรหารงาน ของมหาวทยาลยและประสานงานดานการบรหารจดการทวไปทงภายในและภายนอกมหาวทยาลย ประกอบดวย งานดานการบรหารงานธรการจะสนบสนนในการบรหารงานของทปรกษาอธการบด อธการบด รองอธการบด ผชวยอธการบด รวมท งงานดานธรการทวไปจะสนบสนนการปฏบตงาน ของสภาคณ าจารย และพน กงาน ด าเน น งานด าน การจ ดการประช มสภามหาวทยาล ยคณะกรรมการนโยบายและแผน คณะกรรมการประจ าส านกงานอธการบด และคณะกรรมการ งานเฉพาะกจระดบมหาวทยาลย ด าเนนงานดานงานพธการระดบมหาวทยาลย ด าเนนงานดานการเผยแพรขาวสารขอมลของมหาวทยาลยผานสอมวลชนแขนงตาง ๆ และด าเนนงานดานระบบ งานสารบรรณของมหาวทยาลย โดยม โครงสรางการบรหารงานกองกลาง (ตามภาพท 2 -1) และโครงสรางคณะกรรมการบรหารกองกลาง (ตามภาพท 2-2)

8

ภาพท 2-1 โครงสรางการบรหารงาน กองกลาง ส านกงานอธการบด

ศ.ดร.สชาต เซยงฉน อธการบด

อ.รกนรนทร แสนราช ผชวยอธการบดฝายการคลง

และกจการพเศษ

นางจารวรรณ ศรพงษพนธกล ผอ านวยการกองกลาง

นางพรรณราย เหรยญอมพร หวหนากลมงานสารบรรณ

นางพรรณราย เหรยญอมพร รก.หวหนากลมงานเลขานการผบรหาร

นางสาวภณนทรรตน บญพชรโยธน รก.หวหนากลมงานการประชมและพธการ

นางกองเพชร สนทรภกด หวหนากลมงานสภาคณาจารยและพนกงาน

นางสาวสภาพร สขเกษม หวหนากลมงานสงเสรมศลปวฒนธรรม

นางสาวรงนภา ยทดร หวหนากลมงานประชาสมพนธ

๘

9

ภาพท 2-2 โครงสรางคณะกรรมการบรหารกองกลาง ส านกงานอธการบด

ผชวยอธการบด ฝายการคลงและกจการทวไป

ประธานกรรมการ

ผอ านวยการกองกลาง

กรรมการ

หวหนากลมงานสารบรรณ


รก.หวหนากลมงาน เลขานการผบรหาร


รก.หวหนากลมงาน การประชมและพธการ


หวหนากลมงาน สงเสรมศลปวฒนธรรม


หวหนากลมงาน สภาคณาจารยและพนกงาน


หวหนากลมงานประชาสมพนธ


๙

๑๐

การด าเนนงาน

การแบงกลมงานภายในกองกลางแบงออกเปน 6 กลมงาน (ตามภาพท 2-3) ซงมการด าเนนงานโดยสรป ดงน

1. ดานงานสารบรรณ ประกอบดวย

1.1 การรบสงหนงสอและเอกสาร

1.2 การผลตหนงสอและเอกสาร

1.3 การจดเกบรกษาหนงสอและเอกสาร

1.4 การด าเนนการดานงานธรการของกองกลาง

2. ดานงานสภาคณาจารยและพนกงาน ประกอบดวย

2.1 การจดการประชมคณะกรรมการด าเนนงานสภาคณาจารยและพนกงาน

2.2 การประสานงานและด าเนนการดานงานธรการใหกบคณะกรรมการด าเนนงาน สภาคณาจารยและพนกงาน

2.3 ปฏบตหนาทฝายเลขานการของคณะกรรมการด าเนนการเลอกตงกรรมการสภามหาวทยาลยประเภทคณาจารย ประเภทพนกงาน และการเลอกตงสมาชกสภาคณาจารย และพนกงาน แทนชดเดมทครบวาระการด ารงต าแหนง

2.4 เปนศนยเผยแพรขอมลขาวสารทเกยวของกบสภาคณาจารยและพนกงาน

3. ดานงานประชาสมพนธ ประกอบดวย

3.1 การจ ดท าแล ะ เผ ยแพ รข าว ส ารขอ งม ห าว ท ย าล ยผ าน ส อม วลชน ไปสกลมเปาหมายภายนอกมหาวทยาลย และเผยแพรขาวสารของมหาวทยาลยตอหนวยงานภายใน

3.2 การผลตสอประชาสมพนธทกชนด และจดท าสอโสตทศนปกรณ

3.3 การตอนรบและบรการในเรองขอมลขาวสาร

4. ดานงานเลขานการผบรหาร ประกอบดวย (ตามภาพท 2-๔)

4.1 การด าเนนการดานงานธรการของผบรหาร

4.2 การอ านวยความสะดวกในการปฏบตงานดานเลขานการใหกบผบรหาร ไดแก ทปรกษาอธการบด อธการบด รองอธการบด ผชวยอธการบด และทปรกษาส านกงานอธการบด

4.3 การตอนรบและอ านวยความสะดวกแกผมาเขาพบผบรหาร

๑๑

5. ดานงานสงเสรมศลปวฒนธรรม ประกอบดวย

5.1 การบรหารจดการหอเฉลมพระเกยรตสมเดจพระนางเจาสรกต นวมนทร บรมราชนนาถ และบรหารจดการศนยศลปวฒนธรรมมงกฎนฤบด

5.2 การด าเนนการดานการท านบ ารงศลปวฒนธรรมของมหาวทยาลย

6. ดานงานการประชมและพธการ ประกอบดวย

6.1 การจดการประชมสภามหาวทยาลย คณะกรรมการนโยบายและแผน คณะกรรมการประจ าส านกงานอธการบด และงานเฉพาะกจของมหาวทยาลย

6.2 การด าเนนงานดานงานพธ การส าคญๆ ของมหาวทยาลย เชน งานพธพระราชทานปรญญาบตร งานวนสถาปนามหาวทยาลย งานทอดกฐน/งานทอดผาปาสามคค งานพธลงนามความรวมมอทางวชาการ และงานพธการตาง ๆ ทมหาวทยาลยจดขนหรอตองไปรวมพธ กบหนวยงานภายนอก

6.3 การประสานงานและอ านวยความสะดวกใหกบผบรหารมหาวทยาลย เพอไปรวมงานพธการตาง ๆ

นอกจากน ระเบยบสถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ วาดวย ขอมลขาวสาร ของราชการ พ.ศ. 2543 ก าหนดใหกองกลางรวบรวมและจดระบบขอมลขาวสารของหนวยงาน ตาง ๆ ภายในมหาวทยาลยไว เพอน าพมพลงในราชกจจานเบกษาและเพอใหประชาชนเขาตรวจดได และในระเบยบดงกลาวมอบใหผอ านวยการกองกลางเปนกรรมการและเลขานการคณะกรรมการขอมลขาวสารประจ ามหาวทยาลย กองกลางจงตองมหนาทในเรองการจดหองขอมลขาวสาร และจดระบบการเขาตรวจดขอมลขาวสารของประชาชน พรอมจดบคลากรประจ าหองขอมลขาวสาร เพอด าเนนการตลอดมาจนถงปจจบน โดยมหนาท

1. จดประชมคณะกรรมการขอมลขาวสารประจ ามหาวทยาลย

2. จดระบบขอมลขาวสาร ประสานงานการน าขอมลขาวสารเขาจดเกบเพอเตรยมใหผขอ เขาตรวจด

3. ตอนรบและอ านวยความสะดวกแกผมาขอตรวจดขอมลขาวสารของมหาวทยาลย

4. ประสานงานกบหนวยงานตาง ๆ ในมหาวทยาลย กรณผขอตรวจดขอมลขาวสาร ขอดขอมลขาวสารทเกบไวทหนวยงาน

5. ใชระบบฐานขอมลหนวยงานของรฐ เพอปรบปรงและแกไขขอมลขาวสารใหถกต อง และทนสมยอยเสมอ

๑๒

ปรชญา ปณธาน อตลกษณ วสยทศน พนธกจ และวตถประสงค

การบรหารงานกองกลางไดก าหนดปรชญา ปณธาน วสยทศน พนธกจ และวตถประสงคของกองกลางเพอใชเปนแนวทางในการบรหารงาน และไดมการทบทวนปรชญา ปณธาน วสยทศน และพนธกจใหสอดคลองกบสภาพการณปจจบน กลาวคอ

ปรชญา สงเสรมภาพลกษณ สนบสนนพนธกจ บรการ เปนกลไกผบรหาร ประสานกจกรรม

ปณธาน มงมนสนบสนนการบรหารงานตามพนธกจหลกของมหาวทยาลยอยางมประสทธภาพ และประสทธผล เพอกาวสความเปนเลศ

อตลกษณ เนนใหบรการ ประสานพนธกจ

วสยทศน กองกลาง มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ เปนกลไกส าคญในการใหบรการเปนเลศ เพอการบรหารจดการมหาวทยาลยสสากล

พนธกจ 1. สงเสรมและสนบสนนการจดระบบการบรหารงานสารบรรณของมหาวทยาลย

2. สงเสรมและสนบสนนการจดการประชมและงานพธการระดบมหาวทยาลย

3. สงเสรมภาพลกษณและเผยแพรเกยรตภมของมหาวทยาลย

4. สงเสรมและสนบสนนการด าเนนงานของผบรหารและสภาคณาจารยและพนกงาน

5. ประสานงานและใหบรการดานขอมลขาวสารของมหาวทยาลย

6. พฒนาบคลากรใหมความรและทกษะในการบรการอยางตอเนองทมคณภาพ

7. พฒนากลไกและกระบวนการในการใหบรการดวยเทคโนโลยและระบบฐานขอมล

ทมประสทธภาพ

8. พฒนาระบบการบรหารจดการองคกรเพอตอบสนองตอการพฒนางานบรการ

วตถประสงค เพอเปนหนวยงานกลางในการใหบรการดานสารบรรณ การประชมและพธการ การเผยแพรขอมลขาวสารของมหาวทยาลย สนบสนนการด าเนนงานของผบรหารและสภาคณาจารยและพนกงานและงานดานการสงเสรมศลปวฒนธรรม

ทงน ทประชมคณะกรรมการบรหารกองกลาง ไดเหนชอบใหก าหนดอตลกษณกองกลาง โดยพจารณาจากวสยทศนและพนธกจของกองกลางซงเปนหนวยงานทสงเสรมและสนบสนน การใหบรการ ตงแตป พ.ศ. 2555 และใหใชตอเนองมาจนถงปจจบน

13

ภาพท 2-3 โครงสรางการแบงกลมงานภายใน กองกลาง ส านกงานอธการบด

กองกลาง

กลมงานประชาสมพนธ

- หนวยธรการ - หนวยประชาสมพนธ - หนวยสอประชาสมพนธ - หนวยบรการและตอนรบ

กลมงานเลขานการผบรหาร

- หนวยธรการ - หนวยตอนรบ - หนวยสนบสนนและอ านวย

ความสะดวกใหกบผบรหาร

กลมงานการประชมและพธการ

- หนวยธรการ - หนวยพธการ - หนวยประชม

กลมงานสงเสรมศลปวฒนธรรม

- หนวยธรการ - หนวยบรหารงานศนยศลปวฒนธรรมมงกฎนฤบด

และหอเฉลมพระเกยรตฯ - หนวยกจกรรมสงเสรมศลปวฒนธรรม

- หนวยธรการ - หนวยรบ-สงหนงสอ - หนวยผลตหนงสอและเอกสาร - หนวยจดเกบรกษาหนงสอ

และเอกสาร

กลมงานสารบรรณ

- หนวยธรการ - หนวยประชม - หนวยบรการขอมลและขาวสาร

กลมงานสภาคณาจารยและพนกงาน

๑๓

14

ภาพท 2-4 หนาทความรบผดชอบของกลมงานเลขานการผบรหาร

กลมงานเลขานการผบรหาร

หนวยธรการ หนวยบรการและตอนรบ หนวยสนบสนน

การด าเนนงานของผบรหาร

- งานดานธรการและสารบรรณ

- งานดานแผนงานและงบประมาณ

- งานดานการเงนและพสด

- งานดานบคคล

- งานจดการนดหมาย

- งานตอนรบแขก

- งานบรการทวไป

- งานพจารณาเรองน าเสนอ

- งานเตรยมการประชมของผบรหาร

- งานอ านวยความสะดวกใหกบผบรหาร

๑๔

๑๕

บคลากรสงกดกองกลาง

กองกลาง มบคลากร จ านวน 32 คน (ขอมล ณ วนท 28 กมภาพนธ 2561) ประกอบดวย

1. ขาราชการ จ านวน 5 คน

2. พนกงานมหาวทยาลย จ านวน 24 คน

3. พนกงานพเศษ จ านวน 3 คน

๑๖ 2.2 หนาทความรบผดชอบ

งาน เลขาน การผ บ รห าร เป น งานท ม ความส าคญ อย างมากในท ก ๆ หน วยงาน การปฏบตงานในหนาทเลขานการเปนการแบงเบาภารกจของผบรหารและเปนศนยรวมงาน ขององคกร ใหการสนบสนนและจดเตรยมขอมลส าหรบผบรหารเพอใหการปฏบตงานด า เนนไปดวยความเรยบรอย เปนสอกลางและเปนผประสานงานระหวางผบรหารกบบคลากรภายในหนวยงานรวมถงบคคลภายนอกทมาตดตอ เลขานการมหนาทดแลและอ านวยความสะดวกใหแกผบรหารตลอดจนชวยตดตอประสานงานและแกไขปญหาอปสรรคในการบรหารจดการใหเปนไปดวยคว ามราบรน รวดเรว เลขานการจะตองมความร ความสามารถและความช านาญในทกษะทกเรอง ของหนวยงาน มความอดทนในทกสถานการณ มความรบผดชอบในงานทท า สามารถใชดลยพนจ ในการตดสนใจและแกไขปญหาเฉพาะหนาภายในขอบเขตหนาททไดรบมอบหมาย มความซอสตยและเกบรกษาความลบของผ บรหารและองคกรไดด มปฏภาณไหวพรบ มมนษยสมพนธ มความคดรเรมสรางสรรค สามารถปรบตวใหเขากบสงแวดลอมและสถานการณตาง ๆ ไดด รวมถงเปนผสรางภาพลกษณทดใหกบองคกรและผบรหาร

นอกจากน การปฏบตงานในหนาท เลขานการผบรหารยงประกอบดวยกระบวนการ ในการศกษา วเคราะห ท าความเขาใจ สรปความเหน สรปรายงาน เสนอแนะ จดวางแผนระบบการประสานงานและกระบวนการน าเสนองานเพอการวนจฉยสงการตอผบรหาร การตดตามงาน ตามค าสงการ การปรบตวในการท างานใหมความสอดคลองกบผบรหาร โดยการสงเกตวธการท างาน เลขานการตองมทกษะและความช านาญเฉพาะตว มความร ความเชยวชาญในงานเชงวชาการหรอวชาชพเฉพาะทางและวชาชพพนฐานทวไปของงานในหนาท เพราะตองรบผดชอบงานทจะตองแกปญหาทย งยาก ซบซอน ใหค าปรกษาและแนะน าในดานตาง ๆ ท เกยวของก บขนตอน การปฏบตงาน การปฏบตตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ รวมทงน าองคความรมาวางแผนในการปฏบตงานเพอใหสอดคลองกบนโยบายขององคกร

ส าหรบหนวยงานหรอบคคลใดกตามทมความประสงคจะเขาพบกบผบรหารจะตองตดตอและประสานกบเลขานการเปนดานแรก ซงการตดตออาจจะมาจากหลายชองทาง เชน ตดตอดวยตนเอง โทรศพท สงเอกสารและหนงสอราชการ หากเปนหนงสอราชการเลขานการจะมหนาทกลนกรองและตรวจสอบความถกตองของหนงสอกอนทจะน าเสนอใหผบรหารวนจฉย พจารณา สงการตอไป แตปญหาทพบสวนใหญจะเปนเรองความไมถกตองของรปแบบ เนอหา หลกภาษา วรรคตอน การเวนวรรค เปนตน ซงไมเปนไปตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ท าใหเสยเวลาในการแกไขและสนเปลองทรพยากรเปนอยางมาก

๑๗ 2.3 ลกษณะงานทปฏบต

2.3.1 การปฏบตงานในหนาทเลขานการผบรหาร

ดานปฏบตการ

1. การปฏบตงานเลขานการผบรหารและด าเนนงานตาง ๆ ทเกยวของกบผบรหาร เชน การจดท าตารางการนดหมาย การเลอนหรอยกเลกการนดหมาย การจดการประชม และการตดตอประสานงานการเดนทางไปราชการทงในประเทศและตางประเทศ เพออ านวย ความสะดวกและสนบสนนการปฏบตงานของผบรหารใหมประสทธภาพ

2. การจดล าดบความส าคญ การวเคราะห การสรป และการกลนกรองงานเอกสารตาง ๆ ท งภายในและภายนอกหนวยงานกอนน าเสนอผบรหาร ท งน เพอใหขนตอน การพจารณางานของผบรหารมความสะดวก รวดเรว และไมเกดขอผดพลาดในการวนจฉยสงการ

3. การประสานงานและรายงานผลการปฏบตงานตามแผนงานและโครงการ ทส าคญและเรงดวนตามนโยบายผบรหารเปนระยะ ๆ โดยขอมลตองมความถกตองและเปนปจจบนเพอประกอบการตดสนใจ วนจฉย สงการ หรอเรงรดการปฏบตงานในเรองตาง ๆ

4. การปฏบตงานประชมทเกยวของกบผบรหาร เชน การจดเตรยม จดพมพ และจดท าเอกสารการประชม สรปการประชม มตการประชม และรายงานการประชม เพอใหการปฏบตงานประชมมความถกตอง ครบถวน และมประสทธภาพ

5. พฒนาและวางแผนปรบปรงการด าเนนงานเพอให เกดความมน ใจวา แผนทวางไวสามารถปฏบตงานไดเตมประสทธภาพ

6. ใหค าปรกษาและขอเสนอแนะทเปนประโยชนในการปฏบตงานแกคณาจารย เพ อน ร วม งาน น กศ กษ า และหน วย งาน ภ ายนอกท เก ย วข อ ง เพ อ ให ก ารด า เน น งาน เปนไปดวยความราบรนและงานเสรจตามก าหนดเวลา

7. ปฏบตงานและสนบสนนงานอน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย เพอสนบสนนใหงานในภาพรวมบรรลตามภารกจทก าหนดไว

ดานการวางแผน

1. วางแผนงาน ขนตอน และระยะเวลาในการปฏบตงาน เพอใหการปฏบตงานเสรจตามเวลาและเปนไปตามแผนงาน วตถประสงค และเปาหมายทก าหนด

2. วางแผนกจกรรมและโครงการตาง ๆ ตามทไดรบมอบหมายจากสวนงาน เพอใหการด าเนนงานเปนไปตามเปาหมาย วตถประสงคและผลสมฤทธทก าหนด

ดานการประสานงาน

1. ประสานงานกบบคลากรของหนวยงานตาง ๆ ท เกยวของทงภายในและภายนอกองคกร เพอสนบสนนใหการท างานเปนไปอยางราบรนและเสรจทนตามก าหนดเวลา

2. ประสานความสมพนธกบสมาชกในทมงาน เพอใหเกดความรวมมอ รวมใจ ในการปฏบตงานและไดผลสมฤทธตามทก าหนดไว

๑๘ ดานการบรการ

1. ใหบรการและความชวยเหลอในการชแจงขนตอนในการปฏบตงาน ตอบขอซกถามและใหค าแนะน าเกยวกบรายละเอยดของงานแกคณาจารย บคลากรทงภายในและภายนอกหนวยงาน นกศกษา รวมถงเจาหนาทผเกยวของและบคคลภายนอกทมาตดตอ

2. จดท าสอ คมอ แผนพบ ทเกยวของกบงานเพอการประชาสมพนธกจกรรม ของหนวยงานและเสรมสรางพฒนาการการเรยนรและความเขาใจทถกตอง

ดงนน เพอเปนการปองกนการเกดปญหาหรออปสรรคในการปฏบตงาน เลขานการจะตองท าความเขาใจในขนตอนและกระบวนการปฏบตงานใหถองแท ตองไดรบความเชอถอและความไววางใจจากหวหนาสวนงานโดยการสรางความเชอมนและมความรบผดชอบในงานทท า มความซอสตย และตงใจปฏบตงานเพอประโยชนแกองคกรและสวนรวม สามารถแกไขปญหาทเกดขนในระหวางปฏบตงานดวยความรวดเรวและงานทไดจะตองมคณภาพสงเปนทนาพอใจของผบรหาร ในดานของการใหบรการแกคณาจารย เจาหนาท นกศกษา และบคคลภายนอกทมาตดตองานจะมความยงยากมากในเรองทจะตองท าใหผมารบบรการทกคนรสกประทบใจและพงพอใจในบรการ

2.3.2 การปฏบตงานหนาทตรวจสอบ วเคราะหกลนกรองหนงสอราชการและเกษยนหนงสอ

1. รบหนงสอราชการและหนงสอทวไปจากสารบรรณ 2. คดแยกและจดล าดบความส าคญของหนงสอราชการและหนงสอทวไป 3. ตรวจเชคความถกตองวาไดรบหนงสอครบถวนหรอไม 4. ลงทะเบยนรบเรอง 5. กลนกรองหนงสอราชการ สวนใหญจะเจอกรณเชนน

5.1 กรณพบขอบกพรองทชดเจนและมความจ าเปนตองสงเรองคน (ใหประสานงานใหหนวยงานน าเรองไปจดท าใหม)

5.2 กรณพบขอบกพรองทชดเจนและมความจ าเปนตองสงเรองคนแตเปนเรอง ทซบซอน (ใหเขยนบนทกเพอชขอบกพรองและเสนอแนวทางเกษยนหนงสอใหเปนขอสงเกต แกผบรหารเพอจะไดสงการสะดวกและงายขน)

5.3 กรณพบวาหนงสอครบถวนสมบรณ ผบรหารสามารถตกลงใจได (ใหเขยนค าสงการแทน โดยผบรหารเพยงแตลงนาม มกจะใชกบเรองงาย ๆ ไมซบซอน ท าอยเปนประจ า เปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ)

6. สรป เร อ งหรอ เสนอข อค ด เห น เพ อ เป นแนวทางป ระกอบการต ดส น ใจ ของผบรหาร

7. เสนอหนงสอทเกษยนแลวใหผบรหารสงการโดยแยกออกเปนประเภท ๆ ไดแก 7.1 เรองเพอพจารณา 7.2 เรองเพอทราบ 7.3 เรองทตองสงการ 7.4 เรองเพอลงนาม

๑๙

8. ตรวจเชคเอกสารทผบรหารไดสงการเสรจแลว

9. บนทกค าสงการไวเปนขอมล

10. ลงทะเบยนสงคนหนวยงานหรอด าเนนการตามค าสงการในสวนทเกยวของตอไป

2.3.3 การปฏบตงานดานการประสานงาน

1. ตดตอประสานงานกบหนวยงานระดบองคกรภาครฐและเอกชนและบคคล ทเกยวของทงในประเทศและตางประเทศ เพอประโยชนตอองคกรและราชการและเกดความรวมมอทางวชาการตอไป

2. ตดตอประสานงานกบหนวยงานภายในองคกรเดยวกน เพอเพมประสทธภาพในการด าเนนภารกจของหนวยงานและองคกร

การประสานงานเปนศลปะอยางหนง ตองอาศยความสภาพ ออนนอมถอมตน ความจรงใจ ความอดทน อดกลน ย มแยมแจม ใสในการตดตอกบบคคล อน เพอขอรบการสนบสนน ขอความรวมมอเพอให เกดความเขาใจตรงกน การประสานงานทด จะชวยใหการท างาน บรรลเปาหมายไดอยางราบรนและรวดเรว ขจดขอขดแยงในการท างาน ปองกนการกาวกายหนาท ขจดปญหาการท างานซ าซอนหรอเหลอมล ากน กอใหเกดการท างานเปนทม สรางความส านกในการรบผดชอบรวมกน เขาใจขอเทจจรงและปญหาของหนวยงานในการประสานงาน อาจมบคคลคนเดยวเปนผประสานเพอความคลองตวและการตดสนใจแกปญหาทรวดเรว ฉบไว แตถาเปนงานทมระบบซบซอนและมขอบเขตกวางขวางเกนกวาทคนเพยงคนเดยวจะประสานงานไดกตองจดต ง เปนคณะผประสานงานเพอความรวดเรวและคลองตว การประสานงานภายในหนวยงานอยางไมเปนทางการจะไมมพธรตรอง เลขานการจะเลอกใชโทรศพทเปนเครองมอในการตดตอสอสาร เชน กรณหนวยงานตองการเอกสารตวอยางหรอเอกสารแนบเพอประกอบการสงการเพมเตม เลขานการอาจจะเลอกใชการสงขอมลทางไลนหรอโทรสารขนอยกบความเหมาะสมและความสะดวกทงของผรบและผสง เปนการประหยดเวลาและคาใชจายไดอกดวย หากเปนการประสานงานกบหนวยงานภายนอกเพอขอความรวมมอหรอขอความอนเคราะหในเรองใดเรองหนงจะตองท าหนงสออยางเปนทางการ เชน มหนงสอตดตอหรอแจงเปนลายลกษณอกษร หรอการเสนอรายงานเปนล าดบขน กอนการประสานงานเลขานการควรก าหนดความตองการใหแนชดวาเราจะประสานงานใหเกดอะไร หรอเปนอยางไร หรอจะท าใหไดผลลพธอยางไร เพราะหากวาไมมวตถประสงคทชดเจนเรากอาจจะประสานงานผดไปจากทควรจะเปน หากตองการใหไดผลลพธทดและมประสทธภาพ ควรค านงถง การใชเครองมอสอสาร เชน โทรศพท จดหมายอเลกทรอนกส ซงเปนเครองมอสอสารทรวดเรว ประหยดเวลา กอนทจะประสานงานตองคดกอนวาเราตองการอะไร เมอไร ท ไหน อยางไร ควรตดตอใคร หนวยงานใด ควรมบญชหมายเลขโทรศพทของบคคลและหนวยงานทเก ยวของ ไวเปนสวนตวและสวนกลาง เมอตดตอกบผใดควรจดชอและเบอรโทรศพทของผนนไวใชตดตอ ในโอกาสตอไป

๒๐ 2.3.4 การใหบรการ

หลกในการใหบรการทด (SERVICE MIND)

1. S = Smile แปลวา ยมแยม 2. E = enthusiasm แปลวา ความกระตอรอรน 3. R = rapidness แปลวา ความรวดเรว ครบถวน มคณภาพ 4. V = value แปลวา มคณคา 5. I = impression แปลวา ความประทบใจ 6. C = courtesy แปลวา มความสภาพออนโยน 7. E = endurance แปลวา ความอดทน เกบอารมณ

การเปนผใหบรการทด

1. ตองมความรในงานทใหบรการ 2. มความชางสงเกต 3. ตองมความกระตอรอรน 4. ตองมกรยาวาจาสภาพ 5. ตองมความคดรเรมสรางสรรค 6. ตองสามารถควบคมอารมณได 7. ตองมสตในการแกปญหาทเกดขน 8. มทศนคตทดตองานบรการ 9. มความรบผดชอบตอผรบบรการ

เทคนคการใหบรการ

1. สรางความเปนกนเอง 2. เนนการฟงเปนหลก 3. ทวนค าพด

ขอสงเกต

วธการใหบรการทจะท าใหผรบบรการรสกพอใจ ผใหบรการจะตองรความตองการ และรวาผรบบรการคาดหวงแบบใด และใหปฏบตตามความคาดหวงเทาทจะท าได เพราะไมใช เรองงายทจะใหบรการเปนทพอใจของทก ๆ คน หากผใหบรการมความมงมนในการใหบรการ กคงจะไมพนวสยทจะท าใหคนสวนใหญรสกพงพอใจทจะรบบรการตอไป

๒๑ 2.4 ระเบยบงานสารบรรณ

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เปนระเบยบทใชบงคบ กบทกกระทรวง ทบวง กรม ส านกงาน หรอหนวยอนใดของรฐ ทงในราชการบรหารสวนกลาง ราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศ ซงตามระเบยบ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณน มรายละเอยดเกยวกบชนดของหนงสอราชการ วธปฏบตในการรบและสงหนงสอ การเกบรกษา การยม ตลอดจนการท าลายหนงสอราชการ รวมไปถง มาตรฐานตรา แบบพมพและซองหนงสอราชการ ใหเปนมาตรฐานสากล ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ทใชกนอยในปจจบน มรายละเอยดในสวนทเกยวของกบการเขยนหนงสอราชการดงน

ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

(หอจดหมายเหต นายกรฐมนตร พลเอก เปรม ตณสลานนท, ๒๕๕๕)

โดยทเปนการสมควรปรบปรงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506

เสยใหมใหเหมาะสมยงขน คณะรฐมนตรจงวางระเบยบไว ดงตอไปน ขอ 1 ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526” ขอ 2 ระเบยบนใหใชบงคบตงแตวนท 1 มถนายน 2526 เปนตนไป ขอ 3 ใหยกเลก

3.1 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 3.2 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ พ.ศ. 2507 3.3 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ (ฉบบท 2)

พ.ศ. 2516 บรรดาระเบยบ ขอบงคบ มตของคณะรฐมนตร และค าสงอนใด ในสวนทก าหนดไวแลว

ในระเบยบน หรอซงขดหรอแยงกบระเบยบน ใหใชระเบยบนแทน เวนแตกรณทกลาวในขอ 5 ขอ 4 ระเบยบนใหใชบงคบแกสวนราชการ สวนราชการใดมความจ าเปนทตองปฏบตงานสารบรรณนอกเหนอไปจากทไดก าหนดไว

ในระเบยบนใหขอท าความตกลงกบผรกษาการตามระเบยบน

ขอ 5 ในกรณทกฎหมาย หรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ ก าหนดวธปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไวเปนอยางอน ใหถอปฏบตตามกฎหมาย หรอระเบยบวาดวยการนน

ขอ 6 ในระเบยบน “งานสารบรรณ” หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแตการจดท า

การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย

๒๒

“หนงสอ” หมายความวา หนงสอราชการ “อ เล กท รอน กส ” ห มายความว า การป ระย กต ใช ว ธ ก ารท างอ เล ก ตรอน ไฟ ฟ า

คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใด ในลกษณะคลายกนและใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชตาง ๆ เชนวานน

“ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอ ผานระบบสอสาร ดวยวธการทางอเลกทรอนกส

“สวนราชการ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม ส านกงาน หรอหนวยงานอนใดของรฐท งในราชการบรหารส วนกลาง ราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศ และใหหมายความรวมถงคณะกรรมการดวย

“คณะกรรมการ” หมายความวา คณะบคคลทไดรบมอบหมายจากทางราชการใหปฏบตงานในเรองใด ๆ และใหหมายความรวมถงคณะอนกรรมการ คณะท างาน หรอคณะบคคลอนทปฏบตงานในลกษณะเดยวกน

ขอ 7 ค าอธบายซงก าหนดไวทายระเบยบ ใหถอวาเปนสวนประกอบทใชงานสารบรรณ และใหใชเปนแนวทางในการปฏบต

ขอ 8 ใหปลดส านกนายกรฐมนตรรกษาการตามระเบยบน และใหมอ านาจตความและวนจฉยปญหาเกยวกบการปฏบตตามระเบยบน รวมทงการแกไขเพมเตมภาคผนวกและจดท าค าอธบายกบใหมหนาทด าเนนการฝกอบรมเกยวกบงานสารบรรณ

การตความ การวนจฉยปญหา และการแกไขเพมเตมภาคผนวก และค าอธบายตามวรรคหนงปลดส านกนายกรฐมนตรจะขอความเหนจากคณะกรรมการพจารณาปรบปรงและพฒนาระเบยบส านกนายกรฐมนตรเพอประกอบการพจารณากได

หมวด 1 ชนดของหนงสอ ------------------

ขอ 9 หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 9.1 หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 9.2 หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถง

บคคลภายนอก 9.3 หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทบคคลภายนอกมมาถง

สวนราชการ 9.4 เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 9.5 เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ 9.6 ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

๒๓

ขอ 10 หนงสอม 6 ชนด คอ 10.1 หนงสอภายนอก 10.2 หนงสอภายใน 10.3 หนงสอประทบตรา 10.4 หนงสอสงการ 10.5 หนงสอประชาสมพนธ 10.6 หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

สวนท 1 หนงสอภายนอก ------------------

ขอ 11 หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษตราครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก ใหจดท าตามแบบท 1 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

11.1 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ตามทก าหนดไว ในภาคผนวก 1 ทบเลขทะเบยนหนงสอสง ส าหรบหนงสอของคณะกรรมการใหก าหนดรหส ตวพยญชนะเพมขนไดตามความจ าเปน

11 .2 สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอคณะกรรมการซงเปนเจาของหนงสอนน และโดยปกตใหลงทตงไวดวย

11 .3 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ ปพทธศกราชทออกหนงสอ

11.4 เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม

11.5 ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในภาคผนวก 2 แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

11.6 อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลว จะจากสวนราชการใดกตาม โดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอและเลขทหนงสอ วนท เดอน ปพทธศกราช ของหนงสอนน

การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระส าคญตองน ามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะ ใหทราบดวย

11 .7 สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอสงของ เอกสาร หรอบรรณสารทสงไป พรอมกบหนงสอนน ในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนได ใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด

๒๔

11 .8 ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากม ความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ

11.9 ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในภาคผนวก 2

11.10 ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ตามรายละเอยดทก าหนดไวในภาคผนวก 3

11.11 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ 11 .12 สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอ

หนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกระทรวง หรอทบวง ใหลงชอ สวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอหนวยงานทรบผดชอบ

11.13 โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงาน ทออกหนงสอและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย

11.14 ส าเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดท าส าเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบ และประสงคจะใหผรบทราบวาไดมส าเนาสงไปใหผใดแลว ใหพมพชอเตมหรอชอยอ ของสวนราชการหรอชอบคคลทสงส าเนาไปให เพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถาหากมรายชอทสงมาใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบ และแนบรายชอไปดวย

สวนท 2 หนงสอภายใน ------------------

ขอ 12 หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ และใหจดท าตามแบบท 2 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

12 .1 สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอโดยมรายละเอยดพอสมควร โดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบ ต ากวากรมลงมาใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรอง พรอมทงหมายเลขโทรศพท (ถาม)

12.2 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ตามทก าหนดไว ในภาคผนวก 1 ทบเลขทะเบยนหนงสอสง ส าหรบหนงสอของคณะกรรมการใหก าหนดรหส ตวพยญชนะเพมขนไดตามความจ าเปน

12.3 วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช ทออกหนงสอ

๒๕

12.4 เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม

12.5 ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในภาคผนวก 2 แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนน มถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

12 .6 ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากม ความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอท เคยมตดตอกน หรอมสงทสงมาดวยใหระบไวในขอน

12.7 ลงชอและต าแหนง ใหปฏบตตามขอ 11.10 และขอ 11.11 โดยอนโลม

ในกรณทกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดใดประสงคจะก าหนดแบบการเขยนโดยเฉพาะเพอใชตามความเหมาะสมกใหกระท าได

สวนท 3 หนงสอประทบตรา

------------------ ขอ 13 หนงสอประทบตรา คอ หนงสอท ใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนา

สวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผท ไดรบมอบหมาย จากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา

หนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก

13.1 การขอรายละเอยดเพมเตม 13.2 การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร 13.3 การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญ หรอการเงน 13.4 การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ 13.5 การเตอนเรองทคาง 13.6 เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนดโดยท าเปนค าสง ใหใช

หนงสอประทบตรา ขอ 14 หนงสอประทบตรา ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 3 ทายระเบยบ

โดยกรอกรายละเอยดดงน 14.1 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ตามทก าหนดไว

ในภาคผนวก 1 ทบเลขทะเบยนหนงสอสง 14.2 ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง 14.3 ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย 14.4 ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก

๒๖

14 .5 ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการตามขอ 72 ดวย หมกแดงและใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอก ากบตรา

14 .6 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ ปพทธศกราชทออกหนงสอ

14.7 สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงาน ทออกหนงสอ

14.8 โทร. หรอทตง ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง และหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ดวย ในกรณทไมมโทรศพท ใหลงทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงต าบลทอยตามความจ าเปน และแขวงไปรษณย (ถาม)

สวนท 4 หนงสอสงการ ------------------

ขอ 15 หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไวโดยเฉพาะ

หนงสอสงการม 3 ชนด ไดแก ค าสง ระเบยบ และขอบงคบ ขอ 16 ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย

ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 4 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 16.1 ค าสง ใหลงชอสวนราชการ หรอต าแหนงของผมอ านาจทออกค าสง 16.2 ท ใหลงเลขททออกค าสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข 1 เรยงเปนล าดบไป

จนสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกค าสง 16.3 เรอง ใหลงชอเรองทออกค าสง 16.4 ขอความ ใหอางเหตทออกค าสง และอางถงอ านาจทใหออกค าสง (ถาม)

ไวดวย แลวจงลงขอความทสง และวนใชบงคบ 16 .5 สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ

ปพทธศกราชทออกค าสง 16.6 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกค าสงและพมพชอเตมของเจาของลายมอชอ

ไวใตลายมอชอ 16.7 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกค าสง

ขอ 17 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจ ของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 5 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

17.1 ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ 17.2 วาดวย ใหลงชอของระเบยบ

๒๗

17 .3 ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวา เปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท 2 และทถด ๆ ไปตามล าดบ

17.4 พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ

17 .5 ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม)

17.6 ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปนชอระเบยบ ขอ 2 เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทาย เปนขอผรกษาการ ระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรอง จะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปน ขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1

17.7 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ ปพทธศกราชทออกระเบยบ

17.8 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

17.9 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกระเบยบ ขอ 18 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจ

ของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 6 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

18.1 ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ 18.2 วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ 18.3 ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปน

ฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท 2 และทถดๆไปตามล าดบ

18.4 พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ 18 .5 ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออก

ขอบงคบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ 18.6 ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปนชอขอบงคบ

ขอ 2 เปนวนท ใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปน ขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1

18.7 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ ปพทธศกราชทออกขอบงคบ

18.8 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

18.9 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกขอบงคบ

๒๘

สวนท 5 หนงสอประชาสมพนธ

------------------ ขอ 19 หนงสอประชาสมพนธ ใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมาย

ก าหนดแบบไวโดยเฉพาะ หนงสอประชาสมพนธม 3 ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ขอ 20 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอ

แนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 7 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

20.1 ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ 20.2 เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ 20.3 ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศและขอความทประกาศ 20.4 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ

ปพทธศกราชทออกประกาศ 20.5 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอ

ชอไวใตลายมอชอ 20.6 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกประกาศ

ในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศ เปน แจงความ ขอ 21 แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการ

ของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ และ ใหจดท าตามแบบท 8 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

21.1 แถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ 21.2 เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ 21 .3 ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยว

ทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามล าดบไวดวย 21.4 ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณ 21.5 สวนราชการทออกแถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ 21 .6 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ

ปพทธศกราชทออกแถลงการณ ขอ 22 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจดท า

ตามแบบท 9 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 22.1 ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว

22.2 เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว

22.3 ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามล าดบไวดวย

๒๙

22.4 ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว 22.5 สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว 22.6 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ

ปพทธศกราชทออกขาว

สวนท 6 หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

------------------ ขอ 23 หนงสอทเจาหนาทท าขนรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการ

ท าขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการม 4 ชนด คอ หนงสอรบรอง รายงานการประชม บนทก และหนงสออน

ขอ 24 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท 10 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

24.1 เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลขท 1 เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

24.2 สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอของสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได

24.3 ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา แลวตอดวยชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานททางราชการรบรอง ในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตมโดยม ค าน าหนานาม ชอ นามสกล ต าแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนท างานอยอยางชดแจง แลวจงลงขอความทรบรอง

24.4 ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของ ปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง

24.5 ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอ หรอผทไดรบมอบหมาย และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

24.6 ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ

24.7 รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองส าคญทออกใหแกบคคลใหตดรปถายของผทไดรบการรบรองขนาด 4x6 เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตราชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษและใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถายพรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอ ไวใตลายมอชอดวย

๓๐

ขอ 25 รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชมและมตของทประชมไวเปนหลกฐาน ใหจดท าตามแบบท 11 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

25.1 รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอชอการประชมนน 25.2 ครงท ใหลงครงทประชม 25.3 เมอ ใหลงวน เดอน ป ทประชม 25.4 ณ ใหลงสถานททประชม 25 .5 ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะ

ทประชมซงมาประชม ในกรณทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอต าแหนงใด

25 .6 ผ ไมมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผท ไดรบการแตงต ง เปนคณะทประชมซงมไดมาประชมพรอมทงเหตผล (ถาม)

25.7 ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตง เปนคณะทประชม ซงไดเขารวมประชม (ถาม)

25.8 เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม 25.9 ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวยประธาน

กลาวเปดประชม และเรองทประชม กบมต หรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามล าดบ 25.10 เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม 25.11 ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน

ขอ 26 บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชาหรอผบงคบบญชา สงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ และใหมหวขอดงตอไปน

26.1 ชอต าแหนงทบนทกถง โดยใชค าขนตนตามทก าหนดไวในภาคผนวก 2 26 .2 สาระส าคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทก ถามเอกสาร

ประกอบกใหระบไวดวย 26.3 ชอและต าแหนง ใหลงลายมอชอและต าแหนงของผบนทกและในกรณ

ทไมใชกระดาษบนทกขอความ ใหลงวน เดอน ป ทบนทกไวดวย

การบนทกตอเนอง โดยปกตใหผบนทกระบค าขนตน ใจความบนทก และลงชอเชนเดยวกบ ทไดกลาวไวขางตน และใหลงวน เดอน ป ก ากบใตลายมอชอผบนทก หากไมมความเหนใดเพมเตม ใหลงชอและวน เดอน ป ก ากบเทานน

ขอ 27 หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดท เกดขนเนองจากการปฏบตงาน ของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพและสอกลางบนทกขอมลดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะก าหนด ขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนทแบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน และค ารอง เปนตน

๓๑

สอกลางบนทกขอมลตามวรรคหนง หมายความถง สอใด ๆ ทอาจใชบนทกขอมลไดดวยอปกรณทางอเลกทรอนกส เชน แผนบนทกขอมล เทปแมเหลก จานแมเหลก แผนซด-อานอยางเดยวหรอแผนดจทลอเนกประสงค เปนตน

สวนท 7 บทเบดเตลด

------------------ ขอ 28 หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและด าเนนการ

ทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ 28.1 ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน 28.2 ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว 28.3 ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได

ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยท ใหเหนชด บนหนงสอและบนซอง ตามทก าหนดไวในแบบท 1 แบบท 2 แบบท 3 และแบบท 15 ทายระเบยบโดยใหระบค าวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน ส าหรบหนงสอตามขอ 28.1 ขอ 28.2 และขอ 28.3แลวแตกรณ

ในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทก าหนด ใหระบค าวา ดวนภายใน แลวลงวน เดอน ป และก าหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบ กบใหเจาหนาทสงถงผรบ ซงระบบนหนาซองภายในเวลาทก าหนด

ขอ 29 การตดตอราชการนอกจากจะด าเนนการโดยหนงสอท เปนเอกสารสามารถด าเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได

ในกรณทตดตอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบเพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลวและสวนราชการผสง ไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองส าคญจ าเปนตองยนยนเปนเอกสารใหท าเอกสารยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน และใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอในกรณทจ าเปนตองยนยนเปนหนงสอใหท าหนงสอยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสารซงไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เชน ทางโทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน

ขอ 30 หนงสอทจดท าขนโดยปกตใหมส าเนาคฉบบเกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ และใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ

๓๒

ส าเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจ ลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ

ขอ 31 หนงสอทเจาของหนงสอเหนวามสวนราชการอนทเกยวของควรไดรบทราบดวย โดยปกตใหสงส าเนาไปใหทราบโดยท าเปนหนงสอประทบตรา

ส าเนาหนงสอนใหมค ารบรองวา ส าเนาถกตอง โดยใหเจาหนาทตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไปซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจง และต าแหนงทขอบลาง ของหนงสอ

ขอ 32 หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน ใหเพมรหสตวพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยน โดยเฉพาะ เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

เมอผรบไดรบหนงสอเวยนแลวเหนวาเรองนนจะตองใหหนวยงาน หรอบคคลในบงคบบญชาในระดบตาง ๆ ไดรบทราบดวย กใหมหนาทจดท าส าเนา หรอจดสงใหหนวยงาน หรอบคคลเหลานนโดยเรว

ขอ 33 สรรพนามทใชในหนงสอ ใหใชตามฐานะแหงความสมพนธระหวางเจาของหนงสอและผรบหนงสอตามภาคผนวก 2

ขอ 34 หนงสอภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครฑ

หนงสอทเปนภาษาองกฤษ ใหท าตามแบบทก าหนดไวในภาคผนวก 4 ส าหรบหนงสอทเปนภาษาอน ๆ ซงมใชภาษาองกฤษ ใหเปนไปตามประเพณนยม

หมวด 2 การรบและสงหนงสอ

------------------

สวนท 1 การรบหนงสอ ------------------

ขอ 35 หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาทของหนวยงาน สารบรรณกลางปฏบตตามทก าหนดไวในสวนน

การรบหนงสอทมชนความลบ ในชนลบ หรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบเปนผรบผานระบบ การรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

ขอ 36 จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอเพอด าเนนการกอนหลง และให ผเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอเพอด าเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน แลวจงด าเนนการเรองนนตอไป

๓๓

ขอ 37 ประทบตรารบหนงสอตามแบบท 12 ทายระเบยบ ทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน

37.1 เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน 37.2 วนท ใหลงวน เดอน ป ทรบหนงสอ 37.3 เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

ขอ 38 ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบตามแบบท 13 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

38.1 ทะเบยนหนงสอรบ วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ป ทลงทะเบยน 38.2 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอ

กนไปตลอดปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ 38.3 ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา

38.4 ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา

38.5 จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคล ในกรณทไมมต าแหนง

38 .6 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอ ชอบคคล ในกรณทไมมต าแหนง

38.7 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรป เรองยอ

38.8 การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 38.9 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 39 จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของด าเนนการ โดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชอง การปฏบต ถามชอบคคล หรอต าแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอหรอต าแหนงไวดวย

การสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของด าเนนการตามวรรคหนง จะสงโดยใชสมดสงหนงสอตามขอ 48 หรอใหผรบหนงสอลงชอและวน เดอน ปทรบหนงสอ ไวเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอกได

การด าเนนการตามขนตอนน จะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไม ใหเปนไปตามทหวหนาสวนราชการก าหนด

ถาหนงสอรบนนจะตองด าเนนเรองในหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสอไปแลว ใหลงทะเบยนวาไดสงออกไปโดยหนงสอทเทาใด วน เดอน ปใด

ขอ 40 การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงาน สารบรรณกลางแลว ใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

๓๔

สวนท 2 การสงหนงสอ ------------------

ขอ 41 หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตามทก าหนดไวในสวนน การสงหนงสอทมชนความลบ ในชนลบ หรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

ใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบเปนผสงผานระบบ การรกษาความปลอดภยโดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

ขอ 42 ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวนแลวสงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก

ขอ 43 เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลว ใหปฏบตดงน 43 .1 ลงทะเบยนหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามแบบท 14 ทายระเบยบ

โดยกรอกรายละเอยดดงน 4 3 .1 .1 ท ะเบ ยน ห น งส อ ส ง ว นท เด อน พ .ศ . ให ล งว น เด อน ป

ทลงทะเบยน 43.1.2 เลขทะเบยนสง ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงล าดบ

ตดตอกนไปตลอดปปฏทน 43 .1 .3 ท ใหลงรหสตวพยญชนะ และเลขประจ าของสวนราชการ

เจาของเรองในหนงสอทจะสงออก ถาไมมทดงกลาว ชองนจะวาง 43.1.4 ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ทจะสงหนงสอนนออก 43.1.5 จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอ

ชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง 43.1.6 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ

หรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง 43.1.7 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรอง

ใหลงสรปเรองยอ 43.1.8 การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 43.1.9 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

43.2 ลงเลขท และวน เดอน ป ในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และส าเนา คฉบบใหตรงกบเลขทะเบยนสง และวน เดอน ป ในทะเบยนหนงสอสงตามขอ 43.1.2 และ ขอ 43.1.4

ขอ 44 กอนบรรจซอง ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยบรอย ของหนงสอตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนง แลวปดผนก

หนงสอทไมมความส าคญมากนก อาจสงไปโดยวธพบยดตดดวยแถบกาว กาว เยบดวยลวดหรอวธอนแทนการบรรจซอง

๓๕

ขอ 45 การจาหนาซอง ใหปฏบตตามแบบท 15 ทายระเบยบ ส าหรบหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต ใหปฏบตตามขอ 28 ในกรณทไมใชสมดสงหนงสอ ใหมใบรบหนงสอตามขอ 49 แนบตดซองไปดวย ขอ 46 การส งหน งสอโดยทางไปรษณ ย ให ถอปฏบ ตตามระเบยบ หรอวธการ

ทการสอสารแหงประเทศไทยก าหนด

การสงหนงสอซงมใชเปนการสงโดยทางไปรษณย เมอสงหนงสอใหผรบแลว ผสงตองใหผรบลงชอรบในสมดสงหนงสอ หรอใบรบ แลวแตกรณ ถาเปนใบรบใหน าใบรบนนมาผนกตดไวทส าเนา คฉบบ

ขอ 47 หนงสอทไดลงทะเบยนสง ในกรณทเปนการตอบหนงสอซงรบเขามาใหลงทะเบยน วาหนงสอนนไดตอบตามหนงสอรบทเทาใด วน เดอน ปใด

ขอ 48 สมดสงหนงสอ ใหจดท าตามแบบท 16 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 48.1 เลขทะเบยน ใหลงเลขทะเบยนหนงสอสง 48.2 จาก ใหลงต าแหนง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลทเปนเจาของ

หนงสอ 48 .3 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอ

ชอบคคล ในกรณทไมมต าแหนง 48.4 หนวยรบ ใหลงชอสวนราชการทรบหนงสอ 48.5 ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได 48.6 วนและเวลา ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ป และเวลาทรบหนงสอ 48.7 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 49 ใบรบหนงสอ ใหจดท าตามแบบท 17 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 49.1 ท ใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน 49 .2 ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการหรอ

ชอบคคล ในกรณทไมมต าแหนง 49.3 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรป

เรองยอ 49.4 รบวนท ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ป ทรบหนงสอ 49.5 เวลา ใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ 49.6 ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได

๓๖

สวนท 3 บทเบดเตลด

------------------ ขอ 50 เพอใหการรบและสงหนงสอด าเนนไปโดยสะดวกเรยบรอยและรวดเรว สวนราชการ

จะก าหนดหนาทของผปฏบตตลอดจนแนวทางปฏบตนนไวดวยกได ทงนใหมการส ารวจทะเบยนหนงสอรบเปนประจ าวาหนงสอตามทะเบยนรบนนไดมการปฏบตไปแลวเพยงใด และใหมการตดตามเรองดวย ในการนสวนราชการใดเหนสมควรจะจดใหมบตรตรวจคนส าหรบหนงสอรบและหนงสอสงเพอความสะดวกในการคนหากไดตามความเหมาะสม

ขอ 51 บตรตรวจคนใหจดท าตามแบบท 18 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

51.1 เรอง รหส ใหลงเรองและรหสตามหมวดหมของหนงสอ 51.2 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนตามทปรากฏในทะเบยนหนงสอรบ 51.3 ท ใหลงเลขทของหนงสอ 51.4 ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอ 51 .5 รายการ ใหลงเรองยอของหนงสอเพอใหทราบวา หนงสอนนมาจากทใด

เรองอะไร 51.6 การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอนนเพอใหทราบวาสงไป

ทใดเมอใด

หมวด 3

การเกบรกษา ยม และท าลายหนงสอ

--------------------

สวนท 1

การเกบรกษา

------------------------

ขอ 52 การเกบหนงสอแบงออกเปน การเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลว และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

ขอ 53 การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรองโดยใหก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน

ขอ 54 การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตดงน

๓๗

54.1 จดท าบญชหนงสอสงเกบตามแบบท 19 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบส าหรบเจาของเรองและหนวย เกบ เกบไวอยางละฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

54.1.1 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอทเกบ

54.1.2 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ

54.1.3 ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ

54.1.4 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมม ชอเรองใหลงสรปเรองยอ

54.1.5 อายการเกบหนงสอ ใหลงวน เดอน ปทจะเกบถง ในกรณ ใหเกบไวตลอดไป ใหลงค าวา หามท าลาย

54.1.6 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

54.2 สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสอนน พรอมทงบญชหนงสอสงเกบไปใหหนวยเกบทสวนราชการนน ๆ ก าหนด

ขอ 55 เมอไดรบเรองจากเจาของเรองตามขอ 54 แลว ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอปฏบตดงน

55.1 ประทบตราก าหนดเกบหนงสอตามขอ 73 ไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอฉบบนน และลงลายมอชอยอก ากบตรา

55.1.1 หนงสอทตองเกบไวตลอดไป ใหประทบตราค าวา หามท าลาย ดวยหมกสแดง

55.1.2 หนงสอทเกบโดยมก าหนดเวลา ใหประทบตราค าวา เกบถง พ.ศ. ... ดวยหมกสน าเงน และลงเลขของปพทธศกราชทใหเกบถง

55.2 ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบท 20 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

55.2.1 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอทเกบ

55.2.2 วนเกบ ใหลงวน เดอน ปทน าหนงสอนนเขาทะเบยนเกบ

55.2.3 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ


๓๘ 55.2.5 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมม ชอเรองใหลงสรปเรองยอ

55.2.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ

55.2.7 ก าหนดเวลาเกบ ใหลงระยะเวลาการเกบตามทก าหนดในตราก าหนดเกบหนงสอตามขอ 55.1


ขอ 56 การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจ าเปนจะตองใช ในการตรวจสอบเปนประจ า ไมสะดวกในการส งไปเกบยงหนวยเกบ ของสวนราชการตามขอ 54 ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจ าเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบ ของสวนราชการโดยใหถอปฏบตตามขอ 54 และขอ 55 โดยอนโลม

ขอ 57 อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนงสอดงตอไปน

57.1 หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

57.2 หนงสอเปนหลกฐานทางอรรถคด ส านวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนก าหนดไวเปนพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

57.3 หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยมจารตประเพณ สถต หลกฐาน หรอเรองทตองใชส าหรบศกษาคนควา หรอหนงสออนในลกษณะเดยวกน ใหเกบไวเปนหลกฐานทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ก าหนด

57.4 หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคส าเนาทมตนเรองจะคนไดจาก ทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป

57.5 หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความส าคญ และเปนเรองทเกดขน เปนประจ าเมอด าเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา 1 ป

ในกรณหนงสอทเกยวกบการเงน ซงมใชเปนเอกสารสทธ หากเหนวาไมมความจ าเปน ตองเกบไวถง 10 ป ใหท าความตกลงกบกระทรวงการคลงเพอขอท าลายได

ขอ 58 ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 25 ป นบจากวนทไดจดท าขน ทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคม ของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

๓๙ 58.1 หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวย การรกษาความปลอดภยแหงชาต

58.2 หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไปก าหนดไวเปนอยางอน

58.3 หนงสอทสวนราชการมความจ าเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดท าบญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

ขอ 59 บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป และบญชหนงสอครบ 25 ปทขอเกบเองอยางนอย ใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบ เพอใหสวนราชการผมอบและกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ผรบมอบยดถอไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ

59.1 บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป ใหจดท าตามแบบท 21 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

59.1.1 ชอบญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป ประจ าป ใหลงตวเลข ของปพทธศกราชทจดท าบญช

59.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดท าบญช

59.1.3 วนท ใหลง วน เดอน ป ทจดท าบญช

59.1.4 แผนท ใหลงเลขล าดบของแผนบญช

59.1.5 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอทสงมอบ



59.1.8 ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอแตละฉบบ




59.1.12 ลงชอผมอบ ใหผมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนงของผมอบ

๔๐ 59.1.13 ลงชอผรบมอบ ใหผรบมอบลงลายมอชอและวงเลบชอ และนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนงของผรบมอบ

59.2 บญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเอง ใหจดท าตามแบบท 22 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

59.2.1 ชอบญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเองประจ าป ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดท าบญช


59.2.3 วนท ใหลงวน เดอน ปทจดท าบญช


59.2.5 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอทขอเกบเอง



59.2.8 ลงวนท ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอแตละฉบบ



ขอ 60 หนงสอทยงไมถงก าหนดท าลาย ซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทมความส าคญและประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เกบไว ใหปฏบตดงน

60.1 จดท าบญชฝากหนงสอตามแบบท 23 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบ และส าเนาคฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

60.1.1 ชอบญชฝากหนงสอ ประจ าป ใหลงดวยเลขของปพทธศกราช ทจดท าบญช


60.1.3 วนท ใหลงวน เดอน ปทจดท าบญช


60.1.5 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอ

๔๑ 60.1.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ


60.1.8 ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ


60.1.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไม ม ชอเรองใหลงสรปเรองยอ


60.1.12 ลงชอผฝาก ใหผฝากลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนงของผฝาก

60.1.13 ลงชอผรบฝาก ใหผรบฝากลงลายมอชอและวงเลบชอ และนามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงต าแหนงของผรบฝาก

60.2 สงตนฉบบและส าเนาคฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบหนงสอทจะฝาก ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

60.3 เมอกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ตรวจหนงสอและรบฝากหนงสอแลว ใหลงนามในบญชฝากหนงสอ แลวคนตนฉบบใหสวนราชการผฝากเกบไวเปนหลกฐาน

หนงสอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวาเปนหนงสอ ของสวนราชการผฝาก หากสวนราชการผฝากตองการใชหนงสอหรอขอคน ใหท าไดโดยจดท าหลกฐานตอกนไวใหชดแจง

เมอถงก าหนดการท าลายแลว ใหสวนราชการผฝากด าเนนการตามขอ 66

ขอ 61 การรกษาหนงสอ ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการได ทกโอกาส หากช ารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาส าเนามาแทน ถาช ารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมได ใหรายงานผบ งคบบญชาทราบ และใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย

ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอส าคญท เปนการแสดง เอกสารสทธกใหด าเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

๔๒

สวนท 2

การยม

----------------------

ขอ 62 การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน

62.1 ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะน าไปใชในราชการใด

62.2 ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไว ในบตรยมหนงสอและใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยม เรยงล าดบวน เดอน ปไวเพอตดตามทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนนใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป

62.3 การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

62.4 การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

ขอ 63 บตรยมหนงสอ ใหจดท าตามแบบท 24 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

63.1 รายการ ใหลงชอเรองหนงสอทขอยมไปพรอมดวยรหสของหนงสอนน

63.2 ผยม ใหลงชอบคคล ต าแหนง หรอสวนราชการทยมหนงสอนน

63.3 ผรบ ใหผรบหนงสอนนลงลายมอชอ และวงเลบชอก ากบพรอมดวยต าแหนงในบรรทดถดไป

63.4 วนยม ใหลงวน เดอน ปทยมหนงสอนน

63.5 ก าหนดสงคน ใหลงวน เดอน ปทจะสงหนงสอนนคน

63.6 ผสงคน ใหผสงคนลงลายมอชอ

63.7 วนสงคน ใหลงวน เดอน ปทสงหนงสอคน

ขอ 64 การยมหนงสอทปฏบตยงไมเสรจหรอหนงสอทเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ ใหถอปฏบตตามขอ 62 โดยอนโลม

ขอ 65 การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระท ามได เวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอ ทงน จะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมายกอน

๔๓

สวนท 3

การท าลาย

-------------------------

ขอ 66 ภายใน 60 วนหลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอส ารวจหนงสอทครบก าหนดอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไว ทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ

บญชหนงสอขอท าลาย ใหจดท าตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

66.1 ชอบญชหนงสอขอท าลาย ประจ าป ใหลงตวเลขของปพทธศกราช ทจดท าบญช

66.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดท าบญช

66.3 วนท ใหลงวน เดอน ปทจดท าบญช

66.4 แผนท ใหลงเลขล าดบของแผนบญช

66.5 ล าดบท ใหลงเลขล าดบเรองของหนงสอ

66.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขล าดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ

66.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ

66.8 ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ

66.9 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ

66.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ

66.11 การพจารณา ใหคณะกรรมการท าลายหนงสอเปนผกรอก

66.12 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 67 ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคน โดยปกตใหแตงตงจากขาราชการตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป

๔๔ ถาประธานกรรมการไมสามารถปฏบตหนาทไดใหกรรมการทมาประชมเลอกกรรมการ คนหนงท าหนาทประธาน

มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหท าบนทกความเหนแยงไว

ขอ 68 คณะกรรมการท าลายหนงสอ มหนาทดงน

68.1 พจารณาหนงสอทจะขอท าลายตามบญชหนงสอขอท าลาย

68.2 ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรท าลาย และ ควรจะขยายเวลาการเกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด ในชอง การพจารณา ตามขอ 66.11 ของบญชหนงสอขอท าลาย แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอในตราก าหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการท าลายหนงสอลงลายมอชอก ากบการแกไข

68.3 ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรใหท าลาย ใหกรอกเครองหมายกากบาท (X) ลงในชอง การพจารณา ตามขอ 66.11 ของบญชหนงสอขอท าลาย

6 8 .4 เส น อ ราย งาน ผ ลก าร พ จ ารณ าพ ร อ ม ท งบ น ท ก ค ว าม เห น แย ง ของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการตามขอ 69

68.5 ควบคมการท าลายหนงสอซงผมอ านาจอนมตใหท าลายไดแลว โดยการเผา หรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอท าลายเรยบรอยแลวใหท าบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอ านาจอนมตทราบ

ขอ 69 เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานตามขอ 68.4 แลว ใหพจารณา สงการดงน

69.1 ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรท าลาย ใหสงบญชหนงสอขอท าลายให กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนน ไดขอท าความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา

ขอ 70 ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญชหนงสอ ขอท าลายแลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอท าลายทราบดงน

70.1 ถากองจดหมายเหตแห งชาต กรมศลปากร เห นชอบด วย ให แจ ง ใหสวนราชการนนด าเนนการท าลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในก าหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรอง ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการท าลายหนงสอได

๔๕ 70.2 ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะ ขยายเวลาเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนน ๆ ท าการแกไขตามท กองจดหมายเหตแห งชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใด กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตาม

เพอประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร จะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

หมวด 4

มาตรฐานตรา แบบพมพ และซอง

--------------------

ขอ 71 ตราครฑส าหรบแบบพมพ ใหใชตามแบบท 26 ทายระเบยบ ม 2 ขนาด คอ

๗๑.1 ขนาดตวครฑสง 3 เซนตเมตร

7๑.2 ขนาดตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร

ขอ 72 ตราชอสวนราชการใหใชตามแบบท 27 ทายระเบยบ มลกษณะเปนรปวงกลมสองวงซอนกนเสนผาศนยกลางวงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตร ลอมครฑตามขอ 71.1 ระหวางวงนอกและวงในมอกษรไทยชอกระทรวง ทบวง กรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอน ทมฐานะเปนกรมหรอจงหวดอยขอบลางของตรา

สวนราชการใดทมการตดตอกบตางประเทศ จะใหมชอภาษาตางประเทศเพมขนดวยกได โดยใหอกษรไทยอยขอบบนและอกษรโรมนอยขอบลางของตรา

ขอ 73 ตราก าหนดเกบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอเกบ เพอใหทราบก าหนดระยะเวลาการเกบหนงสอนนมค าวา เกบถง พ.ศ. ... หรอค าวา หามท าลาย ขนาดไมเลกกวาตวพมพ 24 พอยท

ขอ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง

74.1 มาตรฐานกระดาษโดยปกตใหใชกระดาษปอนดขาว น าหนก 60 กรม ตอตารางเมตร ม 3 ขนาด คอ

74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความวา ขนาด 210 มลลเมตร x 297 มลลเมตร

๔๖ 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความวา ขนาด 148 มลลเมตร x 210 มลลเมตร

74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความวา ขนาด 52 มลลเมตร x 74 มลลเมตร

74.2 มาตรฐานซอง โดยปกตใหใชกระดาษสขาวหรอสน าตาล น าหนก 80 กรม ตอตารางเมตร เวนแตซองขนาดซ 4 ใหใชกระดาษน าหนก 120 กรมตอตารางเมตร ม 4 ขนาด คอ

74.2.1 ขนาดซ 4 หมายความวา ขนาด 229 มลลเมตร x 324 มลลเมตร



74.2.4 ขนาดดแอล หมายความวา ขนาด 110 มลลเมตร x 220 มลลเมตร

ขอ 75 กระดาษตราครฑ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 พมพครฑตามขอ 71.1 ดวยหมกสด า หรอท าเปนครฑดน ทกงกลางสวนบนของกระดาษ ตามแบบท 28 ทายระเบยบ

ขอ 76 กระดาษบนทกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 หรอขนาดเอ 5 พมพครฑ ตามขอ 71.2 ดวยหมกสด าทมมบนดานซาย ตามแบบท 29 ทายระเบยบ

ขอ 77 ซองหนงสอ ใหพมพครฑตามขอ 71.2 ดวยหมกสด าทมมบนดานซายของซอง

77.1 ขนาดซ 4 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑ โดยไมตองพบ มชนดธรรมดาและขยายขาง

77.2 ขนาดซ 5 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 2

77.3 ขนาดซ 6 ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 4

77.4 ขนาดดแอล ใชส าหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 3

สวนราชการใดมความจ าเปนตองใชซองส าหรบสงทางไปรษณยอากาศโดยเฉพาะ อาจใช ซองพเศษส าหรบสงทางไปรษณยอากาศและพมพตราครฑตามทกลาวขางตนไดโดยอนโลม

๔๗ ขอ 78 ตรารบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอ เพอลงเลขทะเบยนรบหนงสอ ตามแบบท 12 ทายระเบยบ มลกษณะเปนรปสเหลยมผนผา ขนาด 2.5 เซนตเมตร x 5 เซนตเมตร มชอสวนราชการอยตอนบน

ขอ 79 ทะเบยนหนงสอรบ ใชส าหรบลงรายการหนงสอท ไดรบเขาเปนประจ าวน โดยเรยงล าดบลงมาตามเวลาทไดรบหนงสอ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท 13 ทายระเบยบ

ขอ 80 ทะเบยนหนงสอสง ใชส าหรบลงรายการหนงสอท ไดสงออกเปนประจ าวน โดยเรยงล าดบลงมาตามเวลาทไดสงหนงสอ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท 14 ทายระเบยบ

ขอ 81 สมดสงหนงสอและใบรบหนงสอ ใชส าหรบลงรายการละเอยดเกยวกบการสงหนงสอโดยใหผน าสงถอก ากบกบหนงสอเพอใหผรบเซนรบแลวรบกลบคนมา

81.1 สมดสงหนงสอ เปนสมดส าหรบใชลงรายการสงหนงสอ มขนาดเอ 5 พมพสองหนา ตามแบบท 16 ทายระเบยบ

81.2 ใบรบหนงสอ ใชส าหรบก ากบไปกบหนงสอทน าสงโดยใหผรบเซนชอรบ แลวรบกลบคนมา มขนาดเอ 8 พมพหนาเดยว ตามแบบท 17 ทายระเบยบ

ขอ 82 บตรตรวจคน เปนบตรก ากบหนงสอแตละรายการเพอใหทราบวาหนงสอนน ๆ ไดมการด าเนนการตามล าดบขนตอนอยางใด จนกระทงเสรจสน บตรนเกบเรยงล าดบกนเปนชดในทเกบ โดยมกระดาษตดเปนบตรดรรชน ซงแบงออกเปนตอน ๆ เพอสะดวกแกการตรวจคน มขนาดเอ 5 พมพสองหนา ตามแบบท 18 ทายระเบยบ

ขอ 83 บญชหนงสอสงเกบ ใชส าหรบลงรายการหนงสอทจะสงเกบ มขนาดเอ 4 พมพหนาเดยว ตามแบบท 19 ทายระเบยบ

ขอ 84 ทะเบยนหนงสอเกบ เปนทะเบยนท ใชลงรายการหนงสอเกบ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลม และชนดเปนแผน ตามแบบท 20 ทายระเบยบ

ขอ 85 บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอายครบ 25 ป สงมอบเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 21 ทายทะเบยน

ขอ 86 บญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเอง เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอายครบ 25 ป ซงสวนราชการนนมความประสงคจะเกบไวเอง มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 22 ทายระเบยบ

๔๘ ขอ 87 บญชฝากหนงสอ เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทสวนราชการน าฝากไวกบ กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 23 ทายระเบยบ

ขอ 88 บตรยมหนงสอ ใชส าหรบเปนหลกฐานแทนหนงสอท ใหยมไป มขนาดเอ 4 พมพหนาเดยว ตามแบบท 24 ทายระเบยบ

ขอ 89 บญชหนงสอขอท าลาย เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทครบก าหนดเวลาการเกบ มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 25 ทายระเบยบ

บทเฉพาะกาล

------------------------

ขอ 90 แบบพมพและซอง ซงมอยกอนวนทระเบยบนใชบงคบ ใหใชไดตอไปจนกวาจะหมด

ประกาศ ณ วนท 11 เมษายน พ.ศ. 2526

พลเอก เปรม ตณสลานนท

นายกรฐมนตร

บทท 3

หลกเกณฑการเขยนและการพมพหนงสอราชการ

ในบทนจะกลาวถง หลกเกณฑการเขยนและการพมพหนงสอราชการตามระเบยบ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท2) พ.ศ. 2548 เพอใหทราบแนวทางการปฏบตงานเกยวกบการเขยนและการพมพหนงสอราชการทถกตอง หนงสอราชการ คอ เอกสารท เปนหลกฐานในราชการ การเขยนหนงสอราชการทดผ เขยน ตองรกอนวาหนงสอราชการคออะไร และลกษณะของหนงสอราชการแตละชนดเปนอยางไร มรปแบบ มกรณทใชแตกตางกนอยางไรบาง

การสอสารดวยระบบหนงสอบางครงจะประสบปญหาทงผเขยนและผรบคอ ผเขยนมกจะเขยนวกวน ไมชดเจน หรอใชค าเยนเยอ ท าใหจบใจความไดยาก สงผลใหผอานไมสามารถเขาใจไดอยางชดเจนและไมสามารถปฏบตไดตามจดประสงคของผเขยน ดงนนการตดตอสอสารระหวางหน วยงานราชการจงถอวาหน งสอราชการเปน เอกส ารท มความส าคญ ในการปฏบต งาน การเขยนหนงสอราชการทดจะตองใหผสงสารและผรบสารเขาใจไดถกตองตรงกน ตองเขยนใหผรบทราบถงวตถประสงคและสามารถปฏบตตามทก าหนดไวไดจงจะถอวาการเขยนหนงสอราชการนน มประสทธภาพ หากผเขยนใชภาษาทเขาใจยาก ไมครบถวน จะสงผลใหการปฏบตงานเกดความลาชา การเขยนหนงสอราชการจะตองค านงถงความมงหมายของการเขยนคอชอเรอง ตองใหรใจความ ทยอสนทสดของหนงสอ สะดวกในการเกบรกษาและการคนหา สะดวกในการอางอง ลกษณะของการเขยนเรองทดจะตองยอสนทสด เปนประโยคหรอเปนวล รใจความวาเรองอะไร เกบ คน อางองไดงาย (หมายถง ผเกบอานชอเรองกสามารถแยกเกบเขาหมวดหมตามประเภทเรองได ผคนพอบอกชอเรองกสามารถคนหาไดโดยไมยงยาก ผอางองสามารถบอกชอเรองใหผอนเขาใจไดโดยไมสบสน ไขวเขว) และสามารถแยกความแตกตางจากเรองอนได จงมความจ าเปนอยางยง ทผปฏบตงานดานงานสารบรรณและผท เกยวของทงหมดตองท าความเขาใจเกยวกบการเขยน และการพมพหนงสอราชการทถกตองวาเปนอยางไร

3.1 หนงสอราชการ

หนงสอราชการ หมายถง เอกสารตาง ๆ ทหนวยงานราชการท าขน รวมทงเอกสาร ทบคคลภายนอกสงมายงหนวยงานราชการ เมอเจาหนาท รบไวกถอเปนหน งสอราชการ ประเภทหนงดวย ดงนนหนงสอราชการจงเปนเอกสารทเปนหลกฐานทางราชการ

๕๐

๓.๑.๑ ความส าคญของหนงสอราชการ

1. เปนกระบวนการสอสารทมวธการชดเจน ครบถวน ถกตอง เพราะมรปแบบตาง ๆ มวธการปฏบตในกระบวนการสอสารทเรยกวา หนงสอราชการ มขนตอน เนอหาปรากฏอย จงเปนกระบวนการสอสารทถกน ามาใชแบบยงยน

2. เปนเครองมอการบรหารราชการ คอ การส งการ การตดสนใจ การวางแผน การก าหนดกฎเกณฑ ซงจะท าเปนลายลกษณอกษร

3. เปนเอกสารพยานหรอหลกฐานทนาเชอถอ สงทปรากฏอยในหลกฐานทางราชการถอเปนขอเทจจรง

4. เปนหลกฐานอางองและตรวจสอบได หลกฐานจะเชอมโยงท าใหเกดความถกตองสมบรณและแมนย า

3.๑.2 ประเภทของหนงสอราชการ (กองแผนงาน กรมธนารกษ, ๒๕๕๙)

หนงสอราชการ ม ๖ ประเภท ดงน

๑. หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธระหวางสวนราชการ ใชตดตอระหวางสวนราชการ (ตางกระทรวง ทบวง กรม) หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนซงมใช สวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก

๒. หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการท เปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอทตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน

๓. หนงสอประทบตรา คอ หนงสอตดตอราชการทใชตราประทบแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา โดยใชไดทงระหวางสวนราชการ กบสวนราชการ หรอกบหนวยงานทไมใชสวนราชการ และกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใช เรองส าคญ เชน - การขอรายละเอยดเพมเตม

- การสงส าเนาหนงสอ สงของเอกสาร หรอบรรณสาร

- การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญ หรอการเงน

- การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ

- การเตอนเรองทคาง

- เรองทหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนด โดยท าเปนค าสง ใหใชหนงสอราชการ โดยใชกระดาษตราครฑ

๕๑

๔. หนงสอสงการม ๓ ชนด คอ

๔.๑ ค าสง คอ ขอความทผบรหารสงการใหปฏบต โดยชอบดวยกฎหมาย

4.2 ระเบยบ คอ ขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกในการปฏบตงาน

๔.๓ ขอบงคบ คอ ขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใช โดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได

5. หนงสอประชาสมพนธ คอ หนงสอทจดท าขนเพอชแจงหรอแนะน าทางใหปฏบต รวมทง เพอท าความเขาใจในกจการของทางราชการหรอเหตการณ หรอกรณตาง ๆ ม 3 ชนด ไดแก

5.1 ประกาศ คอ ขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทางปฏบต

5.2 แถลงการณ คอ ขอความททางราชการแถล ง เพอความเขาใจในกจกรรม ของทางราชการหรอเหตการณหรอกรณอน ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน

5.3 ขาว คอ ขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ

6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการ ท าขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตน หรอหนงสอทบคคลภายนอก หรอหนวยงานทไมใชสวนราชการมมาถงสวนราชการและสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการม 4 ชนด ไดแก

6.1 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจง

6.2 รายงานการประชม คอ การบนทกความเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

6.3 บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบรหาร หรอผบรหารสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ

6.4 หนงสอ อน คอ หน งสอหรอเอกสารอนใดท เกดขน เนองจากการปฏบตงาน ของเจาหนาท เพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซ งร วมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว

๓.๑.๓ ชนความลบในหนงสอราชการ

ตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ .ศ. 2544 และพระราชบญญตขอมลขาวสารของทางราชการ พ.ศ. 2540 ซงก าหนดสทธของประชาชนในการเขาถงขอมลขาวสารของทางราชการอยางกวางขวางและเพอใหสอดคลองกบระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภย

๕๒

แหงชาต พ .ศ. 2517 มผลบงคบตงแตวนท 23 มถนายน 2544 แบงเปน 3 ชน และยกเลก ชนปกปดส าหรบทมอยกอน คอ

- ลบ หมายถง ขอมลขาวสารลบ ซงหากเปดเผยทงหมดหรอเพยงบางสวนจะกอใหเกด ความเสยหายแกประโยชนแหงรฐ

- ลบมาก หมายถง ขอมลขาวสารลบ ซงหากเปดเผยทงหมดหรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายแกประโยชนแหงรฐอยางรายแรง

- ลบทสด หมายถง ขอมลขาวสารลบ ซงหากเปดเผยทงหมดหรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายแกประโยชนแหงรฐอยางรายแรงทสด

จะประทบ “ตราสแดง” ไวกงกลางหนากระดาษทงดานบนและดานลางทกหนาของเอกสาร

๓.๑.๔ ชนความเรวของหนงสอราชการ

หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกตเปนหนงสอทตองจดสงและด าเนนการทางสารบรรณ ดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ

- ดวน เปนหนงสอทเจาหนาทตองปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะท าได - ดวนมาก เปนหนงสอทเจาหนาทตองปฏบตโดยเรว - ดวนทสด เปนหนงสอทเจาหนาทตองปฏบตทนททไดรบหนงสอนน

จะประทบ “ตราสแดง” ไวทมมซายบนของหนาแรกและหนาซองหนงสอ

ในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทก าหนด ใหระบค าวา ดวนภายใน แลวลงวน เดอน ป และก าหนดเวลาท ตองการใหหนงสอนนไปถงผ รบกบให เจาหนาทส งถงผ รบ ซงระบบนหนาซองภายในเวลาทก าหนด

3.๒ หลกเกณฑการเขยนหนงสอราชการ

ผปฏบตงานดานการเขยนหนงสอราชการจะตองมความร ความเขาใจ มความเชยวชาญ และช านาญงานทงดานทฤษฎและปฏบต การอานและการเขยนภาษาไทยเปนทกษะทส าคญและจ าเปนตอการเรยนร คนทมทกษะดานการอานและการเขยนอยในเกณฑดสามารถจะใชเปนเครองมอในการเรยนรและสอสารท าความเขาใจกบผ อนไดอยางมประสทธภาพและมประสทธผล การเขยนหนงสอเพอสอความหมายใหเขาใจตรงกนจงเปนสงส าคญมากเพราะจะชวยประหยดเวลาและสามารถปฏบต งานไดตรงตามจดประสงค การเขยนหนงสอโตตอบมไดมความหมาย เพยงตวหนงสอและเอกสารเทานน หากยงแสดงถงภาพลกษณทดขององคกรและบงบอกถงศกยภาพและป ระส ท ธภ าพของผ ป ฏ บ ต งาน อกด วย นอกจากรป แบ บจะถ กต อ งต าม ระ เบ ยบ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ยงมความถกตอง สมเหตสมผล ชดเจน และมการจดล าดบเนอหาตามขนตอน การเขยนหนงสอ เปนหวใจของการปฏบตงานราชการ ปจจบนหนวยงานราชการและหนวยงานตาง ๆ ไดยดหลกการจากระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แกไขเพมเตม (ฉบบท 2)

๕๓

พ.ศ. 2548 มาใช แตมกจะพบกบปญหาทเกยวกบการเขยนหนงสอ เชน ความลาชา ซงสาเหต เกดจากไมรจะเขยนอยางไร เขยนแลวตองแกไขใหม ดงนนจงตองรจกหลกของการรางหนงสอดวย ปญหาในการเขยนหนงสอราชการทเกดขนบอย เชน รปแบบการพมพ การใชภาษา วรรคตอน การเทาความสรป การเสนอความคดเหน เปนตน

การเขยนหนงสอถอเปนการสอสารอยางหนง โดยมจดประสงคเพอใหเขาใจไดถกตอง ตรงกนและสามารถปฏบตไดอยางรวดเรว การเขยนหนงสอทด มความส าคญและมประโยชน ทงตอตนเองและหนวยงานดงน

1. สอความหมายไดถกตอง ตรงประเดน ผเขยนและผอานเขาใจตรงกน

2. สรางความเขาใจ สรางมนษยสมพนธทดตอกน ท าใหเกดบรรยากาศทดในองคกร

3. ประหยดเวลาในการตความหรอตรวจสอบขอมล ไมตองสอบถามหรอเขยนใหมซงจะท าใหสนเปลองเวลาและงบประมาณโดยใชเหต

4. งายแกการปฏบตและผรบสามารถปฏบตไปในแนวทางหรอมาตรฐานเดยวกน

5. ความส าเรจของงานเปนไปตามความมงหมาย สงผลดใหแกหนวยงาน

6. หนงสอราชการทด คอ ภาพลกษณทดของหนวยงาน อกทงยงแสดงถงคณภาพ ของผปฏบตงานอกดวย แตในทางตรงกนขามหากหนงสอราชการเปนหนงสอท เขาใจไดยาก ม ข อผ ดพลาดหรอใชภ าษาไมสละสลวยยอมจะส งผล ให หน วยงานมภาพลกษณ ท ไม ด และผบรหารทเปนผลงนามกจะพลอยไดรบผลกระทบและเกดความเสยหายไปดวย

หนงสอราชการทดจะตอง 1. เขยนให เขาใจงาย หมายถ ง เขยนใหชดเจน กระจาง ไมคลมเครอ หรอแปลความหมายไดหลายอยาง 2. เขยนใหเขาใจตรงกน หมายถง ผรบหนงสอสามารถอานเขาใจถกตองตรงกบทผเขยนตองการ ไมตองเสยเวลาสอบถามกน 3. เขยนใหตรงเปา หมายถง ผรบหนงสออานเขาใจถกตองตรงกบทผเขยนตองการ 4. เขยนใหเกดผลด หมายถง ผรบอานแลวเกดความรสกไปในทางทด พรอมทจะด าเนนการใหอยางเตมใจ

7. สามารถเปนตวอยางทดตอไป เพราะส าเนาหนงสอทปรากฏอยในแฟมจะเปนตวอยาง แกผศกษางานและปฏบตงานตอไป

8. เปนการธ ารงรกษาภาษา ซงเปนเอกลกษณของชาต

3.2.1 การด าเนนการเขยนหนงสอราชการ

1. ศกษาและจดจ ารปแบบของหนงสอราชการ (ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ) ใหถกตองและแมนย า

2. เข าใจในโครงสรางของหน งส อราชการแตละชนด เชน หน งสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอประทบตรา เปนตน

3. จบประเดนของเรองทจะราง

๕๔

4. บอกความประสงคใหชดเจน เพอใหผรบสามารถพจารณาไดอยางรวดเรว กรณ มความประสงคหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ

๕. กรณจ าเปนจะตองอางตวบทกฎหมายหรอตวอยางใหระบใหชดเจน เพอใหผรบคนหามาตรวจสอบไดสะดวก

๖. เนอความทงหมดกลมกลนสมพนธกน ตรงประเดน เนนจดทตองการ

๗. จดล าดบความแตละวรรคตอนใหมเอกภาพ

๘. ใชถอยค าเปนภาษาราชการ กะทดรด ไดสาระสมบรณ ทกใจความชดเจน ไมวกวนการใชถอยค าปฏเสธใหใชภาษาทนมนวล รนห หลกเลยงถอยค าทเปนค าซ าซอน ค าฟมเฟอย

๙. ใชค าราชาศพทใหถกตอง ใชอกขรวธ ตวสะกด ตวการนต ไวยากรณ และวรรคตอนใหถกตอง ระมดระวงในการใชค าท ม ความหมายใกล เคยงกน หลกเล ยงการใชค าท เป นภาษาตางประเทศใหมากทสด ไมใชค าทใชในโฆษณา

1๐. อานและตรวจทานความถกตองอกครงหนง

3.2.2 คณสมบตของผเขยนหนงสอราชการ

ผเขยนหนงสอราชการทดจะตองมความสนใจและเปนนกสงเกตทดดวย จงควรมคณสมบต ดงน

1. มความรเรองระเบยบงานสารบรรณและหลกในการรางหนงสอราชการ 2. มความรและสามารถใชภาษาไทยไดถกตอง เหมาะสมเปนอยางด 3. ยอความเกง รจกใชพจนานกรม 4. ตองรจกพจารณา สงเกต จดจ าการใชถอยค า ส านวนหนงสอราชการตาง ๆ ทเหนวา

เปนแบบฉบบทด 5. รจกปรบ แกไขการรางหนงสอของตนเองอยเสมอ 6. มความละเอยด รอบคอบ มความจ าด 7. ร เขาใจ เขยนภาษาราชการเปน สามารถใชส านวนราชการไดถกตอง เหมาะสม

3.2.๓ หลกการทวไปในการเขยนหนงสอราชการ

การเขยนหนงสอตดตอราชการทดจะประกอบดวย 1. เขยนใหถกตอง โดยเขยนใหถกแบบ ถกเนอหา ถกหลกภาษา และถกความนยม 2. เขยนใหชดเจนในเนอความ ชดเจนในจดประสงค และกระจางในวรรคตอน 3. เขยนใหรดกม โดยเขยนใหมความหมายแนนอน ดนไมได ไมมชองโหวใหโตแยง 4. เขยนใหกะทดรด โดยเขยนใหสน ไมใชขอความเยนเยอ ยดยาด หรอใชถอยค าฟมเฟอยโดยไมจ าเปน 5. เขยนใหบรรลจดประสงคและเปนผลด โดยเขยนใหผรบเขาใจวาผมหนงสอตองการอะไร จะใหผรบหนงสอปฏบตอยางไร สงทจะชวยใหสามารถเขยนหนงสอไดงายและ ไมยากอยางทคดกคอ ตองท าความเขาใจหลกของการเขยนหนงสอ ผเขยนหนงสอจะตองฝกการเขยน

๕๕

หนงสอบอย ๆ มการวเคราะหและใชดลยพนจในการเขยนหนงสอ รายละเอยดของการเขยนหนงสอใหถกตองจะมหลกการเขยนซงสามารถน ามาเปนแนวทางในการปฏบตได ดงน

- รางถกแบบ ถกเนอหา ถกหลกภาษา และถกความนยม - วางโครงรางเพอจดล าดบเรองใหตอเนอง (ถาเปนเรองสนใหรางไวในใจ ถาเปนเรองยาว

ใชวธวางโครงรางไวกอนเพอจะไดรางไมตดขด) - สวนประกอบของขอความ เขยนใหมความหมายแนนอน ดนไมได ไมมชองโหวใหโตแยง

ไมใชขอความเยนเยอ ยดยาด หรอใชถอยค าฟมเฟอยโดยไมจ าเปน 1. การเขยนใหถกแบบ คอ จะตองทราบวาหนงสอทจะรางเปน “หนงสอภายนอก”

“หนงสอภายใน” หรอ “หนงสอประทบตรา” ฯลฯ เมอเลอกหนงสอไดแลว กจดโครงสรางหนงสอ ใหถกแบบ จดวางขอความใหถกท และใชถอยค าใหถกตองตามทก าหนด เชน

1.1 เรอง ตองเขยนในหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน ไมตองเขยนในหนงสอประทบตรา

1.2 ค าขนตน ใชค าตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

1.3 ค าลงทาย เขยนเฉพาะหนงสอภายนอก ซ งตองใชค าลงทายตามระเบยบ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ สวนหนงสอภายในและหนงสอประทบตราไมมค าลงทาย

2. การเขยนใหถกเนอหา เนอหาประกอบดวย

2.1 เหตทมหนงสอไป ซงอาจเปนเหตมาจากผมหนงสอไป หรอเหตจากบคคลภายนอก หรอเหตจากเหตการณปรากฏขน หรอเหตจากผรบหนงสอ และอาจเปนเหตทเกดขนใหม หรอเหตทมเรองเดมทเคยตดตอกนมา และอาจจะมเรองสบเนอง หรอเรองทเกยวของดวยกได

2.2 จดประสงคของการเขยนหนงสอไป คอ จะใหผรบหนงสอท าอะไร หรอท าอยางไร

2.3 สวนสรปความ

3. การเขยนใหถกหลกภาษา ตองค านงถงเรองหลก 2 เรอง คอ

3.1 รปประโยค แบบไมมกรรม แบบมกรรม แบบประโยคซอน และแบบกรรมรวม

3.2 ความสมพนธของขอความ ระหวางประโยคกบประโยค ระหวางค า ประธาน กรยากรรม ค าประกอบระหวางค าทแยกครอมขอความ ระหวางค ารวมกบค าแยก และระหวางค าหลก กบค าขยาย

4. การเขยนใหถกความนยม ลกษณะส านวนภาษา และการเขยนขอความในหนงสอราชการ ตองใหถกตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณซงไดวางหลกการเขยนขอความในหนงสอราชการ ดงน

4.1 สวนทเปนเหตผล ใหเขยนเฉพาะทจ าเปนและถาเปนเรองทเคยตดตอกนมาแลว กอางหรอเทาความเรองเดมอยางยอทสด

๕๖

4.2 สวนท เปนความประสงค ระบ ว าจะท าอะไร เพอสะดวกแกผ รบหน งสอ เพอพจารณาและปฏบตไดอยางถกตอง ถามความประสงคหลายขอกใหแยกเปนขอ ๆ ใหชดเจน

ดงนน การเตรยมการกอนจะเขยนใหถกตองในเนอหา เพยงแตคดวเคราะหวาเปนเรองอะไร มจดประสงคอยางไร แตถาเปนเรองยากจะตองมการศกษาเรอง จบประเดนเรอง และยอเรองดงน

1. การศกษาเรอง 1.1 จดมงหมายในการศกษาเรอง เพอใหทราบและเขาใจในเนอหาสาระของเรองนน

โดยแท เพอจะไดเขยนหนงสอตดตอใหถกตอง ตรงตามเนอหาสาระของเรอง ผรางจะตองศกษาเรอง ใหละเอยดและเขาใจเนอหาสาระส าคญ ความเปนมาและเปนไปของเรองวา ใครขออะไร ขอมาตามบทกฎหมายหรอระเบยบขอใดหรอตามแนวทางปฏบตใด เปนตน

1.2 เทคนคในการศกษาเรอง ตองใชตา ปาก ห หว ใจ และมอในการศกษา คอ 1.2.1 ตา ตองใชอานเรองใหรวาเรองมความหมายเปนอยางไร มเรองตอเนอง

อยางไร เพอจะไดน ามาสรป เขยนเหตทมหนงสอไปไดอยางถกตอง และตองอานใหรเรองวา มผลสบเนองของเรองนนอยางไร เพอจะไดเขยนแจงเนอความไปยงผรบหนงสอไดถกตองดวย

1.2.2 ปาก ตองใชปากถามผเกยวของหรอผ อนเกยวกบรายละเอยดเพมเตม ของเรองหรอผทเคยท าเรองเชนนนหรอท านองเดยวกนนเคยท าอยางไร

1.2.3 ห ใช ฟงวาเรองนนม เบ องหนา เบองหลงเกยวกบใครหรอกบอะไร อยางไรบาง

1.2.4 หว ตองใชคด วเคราะห หาเนอหาสาระทเปนแกนแทของเรองนน รวมทงจดประสงคทจะมหนงสอไปตลอดจนแนวทางทจะเขยน

1.2.5 ใจ ตองตงใจศกษาเรองใหเขาใจ ไมใจลอย หรออคตจนท าใหเรองเบยงเบนไป ไมทกทกสรปความเอาเองงาย ๆ

1.2.6 มอ ตองคนควาหาเรองทเกยวของ ขอเทจจรง ขอกฎหมาย และตวอยางเรองทเคยท ามาแลว รวมทงหาตวอยางรางหนงสอด ๆ มาประกอบการเขยนดวย

2. การจบประเดนของเรอง ซงเปนจดส าคญอนเปนแกนแทของเรองนนทจะตองเขยนไปถงผรบหนงสอ ประกอบดวยเหตทมหนงสอไปและจดประสงคทมหนงสอไป ซงอาจท าโดยการตงค าถามตวเองเปนค าถามแรกวา “เหตใดจงตองมหนงสอนออกไป” และ “ค าตอบ” กคอ “เพราะมผรบหนงสอได ......... ขอมา และคณะกรรมการไดพจารณาแลวมมตวา ...... เปนตน

3. การยอเรอง เปนการสรปความทเปนเนอหาสาระและทเกยวกบประเดนซงอางเปนเหต ใหมหนงสอไปเพอจะไดน าไปเขยนในสวน “เนอเรอง” ของหนงสอใหถกตอง ในเนอหาโดยกะทดรด อาจท าไดโดยการตงค าถามตวเองวา ใคร ท าอะไร ท าตอใคร ท าอยางไร ท าไปเพออะไร (เพราะอะไร) ท าทไหน เมอใด ฯลฯ

3.๒.๔ การรางหนงสอราชการ

การรางหนงสอ คอ การเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผทรบหรอผทตองทราบหนงสอนนกอนทจะใชจดท าเปนตนฉบบเพราะการจดท าหนงสอราชการควรจะม

๕๗

การรางหนงสอกอนพมพทกครง การรางกอใหเกดทกษะในการเขยน ไดใชความร ความคด ไมควรใชการคดลอกหนงสอเดมทงหมดเพราะอาจเกดความผดพลาดไดและท าใหผรางกลายเปนคนรางหนงสอราชการไมเปนในทสดเนองจากไมเกดทกษะในการราง หลกในการรางหนงสอผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผล และความมงหมายทจะท าหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวาอะไร เมอไร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว ถามหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย ควรใชถอยค าสนแตเขาใจงาย พยายามใชค าธรรมดาทไมมความหมาย ไดหลายทาง ควรระวงการใช อกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอส าคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป

วธการรางหนงสอราชการมดงน

๑. รางดวยลายมอทอานงายดวยดนสอหรอปากกา อาจเขยนแบบบรรทดเวนบรรทด เพอใหผบรหารสามารถเขยนขอความเพมเตมหรอแกไขงานไดสะดวก ชดเจน

๒. ควรเสนอตวรางและเรองประกอบ เพอใหผบรหารพจารณาตรวจราง และสงพมพตอไป

๓. หากเปนเรองส าคญ ควรเกบตวรางแนบกบตนเรองหรอส าเนาเรองไวเปนหลกฐาน

๔. ผบรหารควรมการตรวจรางกอนสงพมพทกครง โดยตรวจทงรปแบบ เนอหา ภาษา ของหนงสอราชการ เพราะถอเปนหนาตาของหนวยงาน

5. ใชเครองหมายหรอสญลกษณในการตรวจราง เพอสรางความเขาใจตรงกนระหวาง ผรางกบผตรวจราง การแกไขจะไดถกตองตรงกนตามความตองการของทง 2 ฝาย สงผลใหการปฏบตตามหนงสอราชการเปนไปดวยความรวดเรว เรยบรอย และมประสทธภาพ

การรางหนงสอราชการตองค านงถง

1. รปแบบ

- ภาษากฎหมาย ภาษาศาล เราแกไขไมได

- แบบฟอรมบนทกขอความ หวหนงสอ ตองใชจดไขปลา ไมใชขด

- ส าเนาคฉบบ หวหนงสอ ใชเปนอกษรสขาว หามลบ เพอไมใหตวอกษรเคลอน แตจดไขปลาตองลบ

- ราง พมพ ตรวจ ไมใช ราง พมพ ทาน

- การรางหนงสอราชการ ขนตนวา

ดวย

เนองจาก ใชในกรณเปนเรองใหม ไมมค าวา “นน” อยทายประโยค

เนองดวย

๕๘

ตาม ใชในกรณทเคยมเรองตดตอกนมากอน

ตามท ทายประโยคตามดวยค าวา “นน”

อนสนธ หรอความแจงแลวนน/ความละเอยดแจงแลวนน

2. เนอหา

2.1 ลกษณะของเนอหาทด

เขยนใหถกตอง ถกแบบ ถกเนอหา ถกหลกภาษา และถกความนยม

เขยนใหชดเจน ชดเจนในเนอความ ชดเจนในจดประสงค และกระจาง

ในวรรคตอน

เขยนใหรดกม เขยนใหมความหมายแนนอน ดนไมได ไมมชองโหว

ใหโตแยง

เขยนใหกะทดรด เขยนใหสน ไมใชขอความเยนเยอยดยาด หรอใชถอยค า

ฟมเฟอยโดยไมจ าเปน

เขยนใหบรรลจดประสงคและเปนผลด ใหผรบหนงสอเขาใจวา ผมหนงสอไป

ตองการอะไร จะใหผรบหนงสอปฏบตอยางไร และโนมนาว

จงใจใหผรบหนงสอปฏบตตาม

2.2 ภาษาราชการ/ภาษาทวไป (ค าทควรใช/ค าทไมควรใช) การใชค าในหนงสอราชการหรอภาษาท เปนทางการ จะมการใชค าหรอส านวนบางชนดทแตกตางกน จงตองค านง ถงความถกตองสมบรณ ชดเจนและสามารถสอความหมายไดอยางมประสทธภาพ ตามตวอยาง ในตารางท 3-1

๕๙

ตารางท 3-1 ภาษาราชการ/ภาษาทวไป (ค าทควรใช/ค าทไมควรใช) ในหนงสอราชการ

ภาษาราชการ (ค าทควรใช) ภาษาทวไป (ค าทไมควรใช) ผใด ใคร ทใด ทไหน

แบบใด แบบไหน สงใด อนใด อะไร ไดหรอไม ไดไหม

เชนใด ประการใด อยางไร เพราะอะไร เหตใด ท าไม

ขณะน บดน เดยวน มความประสงค ตองการ

อนเคราะห ชวย มใช ไมใช

มได หาไมได ไมได มชอบ ไมสมควร ไมด ในการน ในกรณน ในเรองน

เชนเดยวกน เหมอนกน ด าเนนการ ท า

แลวเสรจ เรยบรอยแลว เสรจแลว แจง บอก จะ จก

งบประมาณ เงน หาก ถา

ประสงค ใคร ตรวจสอบ ตรวจด

ประสานงาน ตดตอ เครอขาย รวมกลม ขณะน เวลาน

ขอสนบสนน ขอยม โปรดพจารณาด าเนนการ ขอใหด าเนนการ

โปรดพจารณาอนมต โปรดอนมต

๖๐

๓.๒.๕ การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ

การใชภาษาในการเขยนควรค านงถงการใชค า ประโยค และยอหนา เนองจากการเขยนหนงสอเปนไดทงศาสตรและศลป ดานศาสตร หมายถง 1. การใชภาษาถกตองตามหลกการใชภาษา 2. ใชใหเหมาะสมกบบคคลและโอกาส 3. หลกการเขยนทชดเจนและตองเรยนรใหแมนย า สวนดานศลป หมายถง การใชภาษาและวธการเขยนทนมนวล ท าใหบรรลจดประสงค ซงการใชภาษาทดนนเปนสามญส านก โดยอาศยประสบการณจากการอานมาประกอบ คอ อานมาก เขยนมาก กจะท าใหเขยนไดและเขยนดขนเรอย ๆ จนเกดทกษะและความช านาญ การเขยนหนงสอราชการ ควรใชค ามาตรฐานทบญญตตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พทธศกราช 2542 และ 2556 โดยใชค าท เปนภาษาเขยน ภาษาราชการเปนหลก ไมใชภาษาพด ภาษาโบราณ หรอภาษา ของสอมวลชน

1. การใชค า

ค าทกค าในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบลวนมความหมายและส าคญ จงควรค านงถงการใชค าบางประเภท ดงน

1.1 การสะกดค า พจนานกรมในคอมพวเตอร (โปรแกรมดกชนนาร) ไมสามารถตรวจสอบความถกตองไดทกค า เชน ชอเฉพาะ หรอชอบคคล การถอดค าภาษาไทยและภาษาตางประเทศจะตองใชใหถกตองตามทราชบณฑตยสถานก าหนดไว

1.2 การใชค าเชอม ควรเลอกใชใหถกตองและไมใชมากเกนไป เพราะจะท าใหประโยคยาว ซบซอน เขาใจยาก ค าเขยนค าเดยวกนไมควรใชซ า ๆ ในประโยคเดยวกน เชน ท ซง อน และ แต หรอ เพราะ ฉะนน จง ฯลฯ

1.3 การใชค าใหเหมาะสม 1.3.1 ค าสรรพนาม ควรใช ผม กระผม ดฉน ไมใช ขาพเจา ควรใชชอหนวยงาน

ในกรณทมใชเรองเฉพาะบคคลและไมควรใชค าวา “หนวยงานของทาน” เพราะบคคลยอมมใชเจาของหนวยงาน ควรใชชอหนวยงานเทานน

1.3.2 ค าบพบท ไดแก กบ แก แต ตอ มกใชผด คอ ใชค าวา กบ แทน แก เชน

สงเอกสารใหกบคณะกรรมาธการ

ควรใช ใหแกและใชค ำวำ แด ส ำหรบผทสงกวำ เชน ถวายแด อทศแด เปนตน

1.3.3 ในการยกตวอยางมกใชกนสบสน เชน ไดแก อาท ทถกตองคอ - ค าวา เชน ใชเมอสงทกลาวถงจ านวนมาก ไมสามารถนบจ านวนไดชดเจน

จงยกขนมาเปนตวอยางพอสงเขป และไมตองมค า เปนตน ตอทาย และไมตองใสค า และ กอนตวอยางสดทาย ดงประโยคตอไปน

สตว 2 เทามหลายชนด เชน ไก เปด นก - ค าวา ไดแก ใชเมอสงทกลาวถงมจ านวนชดเจน หากน ามาแสดงไมครบ

ใหใส เปนตน ตอทายดวย เพอแสดงวายงมอน ๆ อกดงตวอยางตอไปน

๖๑

มหาวทยาลยทเขารวมการแขงขนกฬาบคลากร ไดแก จฬาลงกรณมหาวทยาลย มหาวทยาลยธรรมศาสตร มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาธนบร สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาเจาคณทหารลาดกระบง เปนตน

- ค าวา อาท มความหมายคลายกบ ไดแก ใชเมอสงทกลาวถงมจ านวน และการเรยงล าดบชดเจน และยกเฉพาะขอตนเพอกนสบสน จะยกมาเฉพาะทส าคญหรอล าดบตน ๆ ไมตองใชไปยาลใหญ ดงตวอยางตอไปน

เบญจศล ม 5 ขอ อาท หามฆาสตว จะไมใชค ำวำ อำทเชน 1.3.4 จะ จก ใคร ไป - มา

- จะ ใชไดท วไป เปนภาษาราชการท ใชได เชน จะเปนพระคณย ง จกขอบคณยง

- จก บางคนนยมใช จกขอบคณยง ความหมายของค าคอนขางหนก มความหมายคลาย ตอง ซง ไมนมนวล ไมสละสลวย

- ใคร เสยงจะไมไพเราะ และมความหมายวา อยาก หรอตองการ เชน

ใครขอเชญทานไปเปนวทยากร

ความหมายไมชดเจนวาตองการเชญ แลวจะเชญจรง ๆ หรอไม หากตดค าวา ใคร ออกกจะสอความหมายไดชดเจนขน

- ไป - มา มกจะใชสลบกน ซงในการใชค านควรค านงถงผรบหนงสอ เปนส าคญ ควรใช จงขอเชญทานไปเปนวทยากร เพราะผรบหนงสอยอมคดวาตนเองไป หรอ มหาวทยาลยขอสงผแทนมารวมประชม เพราะผรบหนงสอซงเปนผจดประชมยอมคดวาจะมผมา รวมประชม

2. การใชเครองหมาย 2.1 ไปยาลนอย (ฯ) ในปจจบนมกจะใชผด เชน มหาวทยาลยฯ คณะฯ กระทรวงฯ

โครงการฯ บรษทฯ การสมมนาฯ สวนใหญจะเขาใจผดวา หากกลาวชอไมเตมตองใชไปยาลนอย ทกครง

2.2 เครองหมายอน ๆ เชน 2.2.1 อญประกาศ (เครองหมายค าพด “...” จะใชเมอตองการคดลอกขอความ

มากลาวหรอเนนชอเฉพาะ ขอความส าคญ 2.2.2 สญประกาศ (ขดเสนใต) จะใชเมอตองการเนนขอความส าคญ 2.2.3 ยตภงค (ขดสน - ) จะใชในกรณตดค าระหวางบรรทด และค าสองค า

ทเกยวของกน เชน ไป – มา หรอ รายรบ – รายจาย เปนตน 2.2.4 จลภาค (จดลกน า , ) ในภาษาไทยไมควรใช เพราะมวรรคตอนในการแบง

ขอความอยแลว แตควรใชในกรณทจ าเปน ซงหากไมใชอาจเขาใจผดได เชน ตวเลขหลายหลก ชอนามสกลทอาจปะปนกน เชน พรพลาศ ไพบลยสถาน, สมเกยรต สดชน เปนตน

๖๒

2.2.5 นขลขต ( ) คอเครองหมายวงเลบ จะใชครอมขอความทผ เขยน ไมตองการใหอานตดตอกบขอความนอกวงเลบ

2.2.6 ไมยมก (ๆ) ใชเขยนไวหลงค าหรอความ เพอใหอานค าหรอความนนซ ากนสองหน แตตองเปนค าหรอความชนดเดยวกน ถาเปนค าหรอความชนดตางกนแมจะมรปเหมอนกน กใชไมยมกไมได ตองเขยนดวยตวอกษร

3. การใชประโยค ประโยคในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบทวไป ควรมลกษณะส าคญ ดงน

3.1 ประโยคสน ไมใชค าเชอมมาก ควรใชประโยคเดยวมากกวาประโยคความซอน หรอประโยคความรวม ความยาวของแตละประโยคไมควรเกน 1 บรรทด ไมใชค าฟมเฟอย ซ าซาก ทท าใหประโยคยาวโดยใชเหตสงผลใหอานแลวเขาใจยาก

3.2 ประโยคบอกเลา แมเปนค าถามกสามารถดดแปลงได เชน ขอหารอวาสมควรปฏบตประการใด

3.3 ประโยคชดเจน อานแลวเขาใจทนท โดยไมตองอานทวน หรอตความ 3.4 ประโยคสละสลวย ควรใชประโยคทสภาพ ผอานไมรสกในทางลบ นาอานและ

นาปฏบต เชน จงขอความรวมมอมายง .... จะขอบคณยง

ในการเขยนหนงสอราชการหรอหนงสอโตตอบใด ๆ ควรใชประโยคทสน เขาใจงาย กระชบ ควรหลกเลยงประโยคยาวทมค าเชอมมาก หรอหากจ าเปนตองใชประโยคยาวตองพจารณาดวย ความรอบคอบ

4. การเขยนยอหนา 4.1 ความหมายและประเภทของยอหนา ยอหนา (paragraph) หมายถง ขอความตงแต

1 บรรทดขนไป ทมใจความสมบรณ ยอหนาม 4 ประเภท ดงน 4.1.1 ยอหนารปตวท ( T ) มประโยคใจความส าคญอยตอนตนยอหนา ซงยอหนา

ประเภทนเขยนงายและจบใจความงาย เหมาะส าหรบงานเขยนทกประเภททตองการประหยด เวลาอาน หรอตองการสอความอยางรวดเรว ตวอยาง เชน

“ดวยดฉน มความประสงคขอลาศกษาตอระดบปรญญาเอก ณ มหาวทยาลย................. (เขยนรายละเอยดของการลา)”

4.1.2 ยอหนารปตวทกลบหว ( ) มประโยคใจความส าคญอยตอนทายยอหนา เหมาะส าหรบเรองทตองยกเหตผลมาอางกอนแลวสรปในตอนทาย ตวอยาง เชน

“คณะครศาสตรอตสาหกรรม มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ ขอเรยนวา .............................(อางเหตผลหรอระเบยบ) ......... ดงนนจงไมสามารถจดประชมวชาการระดบนานาชาตในชวงวน เวลา ดงกลาวได”

4.1.3 ยอหนารปตวไอ ( I ) มประโยคใจความส าคญอยตอนบนและตอนทาย ยอหนา เหมาะส าหรบเรองทยาก ซบซอน หรอยดยาวและตองการย าความอกครงหนง

4.1.4 ยอหนาทมประโยคใจความส าคญอยกลางยอหนา ไมเหมาะส าหรบ ยอหนาทยาวเพราะจบใจความยาก อาจใชไดในยอหนาสน ๆ (ประมาณ 3-5 บรรทด)

๖๓

4.2 หลกการยอหนา ควรยอหนาในกรณทสนสดเนอความ ถายงไมสนสดเนอความ แตยอหนายาวมากควรยอหนาเมอสนสดประโยค ยอหนาหนงในหนงสอราชการไมควรเกน 8 บรรทด แตขอความอาจยาวถง 12 บรรทดกได

4.3 ลกษณะของยอหนาทด 4.3.1 มเอกภาพ คอ มใจความส าคญเพยงเรองเดยว 4.3.2 มสมพนธภาพ คอ มการเชอมโยงกน เปนเหตเปนผลกน 4.3.3 มสารตถภาพ คอ มการเนนย าสาระส าคญใหเดนชด

5. การเวนวรรค

วธการเขยนหนงสอตามหลกภาษาไทยจะเขยนตดกนไปจนจบประโยค หรอจบอนประโยคแลวจงเวนชองวางไวหนงระยะ หรอสองระยะเรยกวา เวนวรรค (space between phrases) การเวนวรรคเปนการแยกเนอความออกเปนสวนยอยเพอใหดงามตา นาอาน การเวนวรรคทผดพลาดหรอคลาดเคลอน อาจท าใหความหมายผดเพยนได ในภาษาไทยนนไมมหลกเกณฑการใชเครองหมายวรรคตอนเมอเขยนจบประโยคเหมอนภาษาองกฤษ ทงนเพราะไมมการก าหนดวาตองใชเครองหมายแสดงการจบประโยคหรอใจความชดหนงจงกระท าโดยการเวนวรรค แตมกพบเสมอวามการเวนวรรคไมถกตอง บางครงกไมเวนวรรคในความทจะเวนวรรค ท าให เกดความยงยากแกผอาน การเวนวรรคและการไมเวนวรรคถอเปนเรองส าคญทจะตองใหความสนใจ เนองจากหากเวนวรรคผดต าแหนงกจะท าใหความหมายผดเพยนไปทนท หนงสอเรองหลกเกณฑการเวนวรรคในการเขยนหนงสอไทย ของราชบณฑตยสถาน ซงมค าแนะน าเกยวกบการเวนวรรควาการเวนวรรคทเหมาะสมท าใหเหนขอความแตละสวนเดนชด เหนความตอเนอง ความสมพนธของเนอหา (ส านกงานราชบณฑตยสภา, 2533 : 58) การเวนวรรคใหใชหลกการทวไปเกยวกบการเวนวรรคตามหลกการใชภาษา กลาวคอหากเปนการเวนวรรคขอความทวไปและเนอหาความทตองวรรคมความเกยวเนองกนอย ใหเวนหนงระยะตวอกษร หากเนอความทตองวรรคไมมความตอเนองกน เปนขอความคนละตอนใหเวนสองระยะตวอกษร

วรรค คอ ค า ขอความ หรอประโยคชวงหนง ๆ

การเวนวรรค หมายถง การเวนชองวางระหวางวรรค

หลกเกณฑในการเวนวรรค มดงน (ส านกงานราชบณฑตยสภา)

1. กรณทตองเวนวรรค

๑.๑ การเวนวรรคใหญ

วรรคใหญจะใชวรรคระหวางขอความทยงไมจบแตยาวมาก หรอประโยคทจบสมบรณแลว ผพมพและผตรวจรางควรพถพถนในการจดวรรคตอนใหถกตอง เพราะภาษาไทยไมมการวรรคระหวางค าเหมอนภาษาองกฤษ ถาใชวรรคตอนไมถกตองกอาจท าใหเขาใจความหมายคลาดเคลอน ไปได

๖๔

ตวอยาง

(1) นงใหเรยบรอย อยาไขวหาง

(2) วทยาการเปนตนธารใหบงเกดความรและความสามารถในอนทจะประกอบกจ ตามหนาท ไดด ความเจรญ งอกงามท งทางจตใจและทางวตถยอมเปนผลสบเน องมาจากวทยาการ บานเมองจะเจรญหรอเสอมกเนองดวยวทยาการ

๑.๒ การเวนวรรคเลก

เวนวรรคเลก ในกรณตอไปน

๑.๒.๑ ในประโยครวมใหเวนวรรคเลกระหวางประโยคยอยทมใจความสมบรณและเชอมกบประโยคอน ๆ ทขนตนดวยค าสนธาน “และ” “หรอ” “แต” ฯลฯ

ตวอยาง

(1) นายแดงอยทบานคณพอของเขาทปากน าโพ แตพชายของเขาอยทบานซอใหม ในกรงเทพฯ

(2) การเขยนหนงสอโยหนาเยหลงไมเปนระเบยบ หรอการขาดความระมดระวงในเรองชองไฟ อาจเปนเครองหมายสอนสยของผเขยนเองได

แตถาเปนประโยคสนใหเขยนตดกน

ตวอยาง

เขาอยากไดดแตเขากไมไดด

๑.๒.2 เวนวรรคเลกระหวางชอกบนามสกล

ตวอยาง

นายเสรม วนจฉยกล

๑.๒.๓ เวนวรรคเลกหลงค าน าพระนามพระบรมวงศานวงศ พระนาม และฐานนดรศกด

ตวอยาง

(1) สมเดจพระเจาบรมวงศเธอ กรมพระยาด ารงราชานภาพ

(2) สมเดจฯ เจาฟากรมพระยานรศรานวดตวงศ

๑.๒.๔ เวนวรรคเลกระหวางชอบรษท ธนาคาร ฯลฯ กบค า “จ ากด” ทอยทายชอ

ตวอยาง

(1) บรษทเงนทนหลกทรพยมนคง จ ากด

(2) ธนาคารทหารไทย จ ากด

๖๕

๑.๒.5 เวนวรรคเลกระหวางค า “หางหนสวนจ ากด” และ “หางหนสวนสามญ นตบคคล” กบชอ

ตวอยาง

(1) หางหนสวนจ ากด ววรสน

(2) หางหนสวนจ ากดสามญนตบคคล ปญญากจ

๑.๒.6 เวนวรรคเลกระหวางชอสถานทตาง ๆ เชน ถนน ต าบล/แขวง อ าเภอ/เขต จงหวด

ตวอยาง

ราชบณฑตยสถาน ในพระบรมมหาราชวง ถนนหนาพระลาน

แขวงพระบรมมหาราชวง เขตพระนคร กรงเทพมหานคร 10200

๑.๒.7 เวนวรรคเลกระหวางค าน าหนานามแตละชนด

ตวอยาง

ศาสตราจารย นายแพทย หมอมหลวงเกษตร สนทวงศ หรอ

ศ. นพ. ม.ล.เกษตร สนทวงศ

๑.๒.8 เวนวรรคเลกระหวางยศกบชอ

ตวอยาง

(๑) พลเรอเอก สงด ชลออย หรอ พล.ร.อ. สงด ชลออย

(๒) รอยโทหญง สชาดา ท าความด

๑.๒.๙ เวนวรรคเลกระหวางกลมอกษรยอ

ตวอยาง

นายเสรม วนจฉยกล ป.จ. ม.ป.ช. ม.ว.ม.

๑.๒.10 เวนวรรคเลกระหวางตวหนงสอกบตวเลข

ตวอยาง

เขาเลยงสนขไวทบานตง 30 ตว

๑.๒.11 เวนวรรคเลกระหวางวนกบเวลา

ตวอยาง

ราชบณฑตยสถานก าหนดใหมการประชมคณะกรรมการก าหนดหลกเกณฑเกยวกบ การใชภาษาไทยทกวนพฤหสบด เวลา 10.00 น.

๖๖

๑.๒.12 เวนวรรคเลกหลงขอความทเปนหนวยมาตราตาง ๆ กบขอความทตามมา

ตวอยาง

โตะประชมแตละตวมขนาดกวาง 0.80 เมตร ยาว 1.60 เมตร สง 0.60 เมตร

๑.๒.13 เวนวรรคเลกระหวางตวหนงสอไทยกบตวหนงสอภาษาอน

ตวอยาง

ขาวเยนเหนอเปนชอไมเถาชนด Smilaxchina L. ในวงศ Smilacaceae เหงาใชท ายา

๑.๒.14 เวนวรรคเลกระหวางรายการตาง ๆ เพอแยกรายการแตละรายการ ทงทเปนขอความและกลมตวเลข

ตวอยาง

(1) ศล สมาธ ปญญา สามอยางนเรยกวา ไตรสกขา

(2) เลอกขอความทถกตองเพยงขอเดยวจากขอ ก ข ค ง

(3) 15 13 11 9 7 5 3 1 ตางกเปนจ านวนเลขค

๑.๒.15 เวนวรรคระหวางเครองหมายตาง ๆ

๑.๒.15.1 เวนวรรคเลกหนาและหลงเครองหมายไปยาลใหญ ไมยมก เสมอภาคหรอเทากบ ทวภาค วภชภาค และเครองหมาย + ทใชในทางภาษา (มใชเครองหมาย + ทใชในทางคณตศาสตร)

ตวอยาง

(1) เขาเจรญพทธคณวา อตปโส ฯลฯ ภควาต

(2) วนหนง ๆ เขาท าอะไรบาง

(3) อเปห = อป + เอห

(4) กฤษณา : กฤษณาสอนนอง แบบเรยนกวนพนธ

(5) ในการจดสมมนาครงน ผเขารวมการสมมนา ไดแก

ราชบณฑต

ภาคสมาชก

ผแทนองคกรทเกยวของ

นกวชาการ

และประชาชนผสนใจ

๖๗

๑.๒.15.2 เวนวรรคเลกหนาเครองหมายอญประกาศเปดและวงเลบเปด

ตวอยาง

(1) สถานภาพของสตรในสงคมอนเดยในอดตมลกษณะคลาย “เถาวลย” หรอบางทกดคลาย “กาฝาก” เพราะสตรไมสามารถพงตนเองได

(2) มนษยไดสรางโลภะ (ความโลภ) โทสะ (ความโกรธ) และโมหะ (ความหลง) ใหแกตวเองทงสน

๑.๒.15.3 เวนวรรคเลกหลงเครองหมาย จลภาค อฒภาค ไปยาลนอย อญประกาศปด และวงเลบปด

ตวอยาง

(1) พระพทธ, พระธรรม, พระสงฆ เปนรตนะ 3 ของพทธศาสนกชน

(2) ชวตของตนเปนทรกยงฉนใด ชวตของผอนกปานนน; สตบรษเอาตนเขาไปเทยบดงน จงกระท าความเมตตากรณาในสตวมชวตทวไป

(3) โอย ! มาไมทนรถอกแลว

(4) สมเดจพระนางเจาฯ พระบรมราชนนาถ

๑.๒.16 เวนวรรคเลกหลงขอความทเปนหวขอ

ตวอยาง

(1) อทานวล อทานวล หมายถง ค าอทานทมค าอนประกอบทายใหเปนวลยดยาวออกไป เชน คณพระชวย

(2) วเคราะหกลวธด าเนนเรอง ในการวเคราะหกลวธด าเนนเรองจ าเปนตองเขาใจศลปะการอาน หรอกตกาของนกอาน นกอานตองพยายามท าใจเกยวกบสญนยมของการแตงหนงสอ

๑.๒.17 เวนวรรคเลกทงขางหนาและขางหลงค า ณ ธ

ตวอยาง

(1) การน าสตวขนหรอลง ณ สถานใด ใหเปนดลยพนจของเจาหนาทปศสตวประจ าทองท

(2) ผลพระคณ ธ รกษา ปวงประชาเปนศขสานต

๑.๒.18 เวนวรรคเลกหนาและหลงค าวา “ไดแก” ทตามดวยรายการมากกวา 1 รายการ

ตวอยาง

(1) เครองลอใจใหตดอยในโลก ไดแก รป เสยง กลน รส และสมผส

(2) อาหารทชวยปองกนและตานทานโรค ไดแก โปรตน เกลอแร และวตามน

๖๘

๑.๒.19 เวนวรรคเลกหนาและหลงค า “เชน” (ในความหมายวา ยกตวอยาง)

ตวอยาง

สวนหนงแหงสกลจกรวาล เชน มนษยโลก เทวโลก พรหมโลก

ยกเวน “เชน” ทมความหมายวา “อยาง, เหมอน” ไมตองเวนวรรคทงหนาและหลงค า

ตวอยาง

(1) ด า ว. มสเชนสเขมา, มด

(2) ใจด าเชนกา

๑.๒.20 เวนวรรคเลกหนาค าสนธาน “และ”, “หรอ” ในรายการ

ตวอยาง

(1) ระเบยบคณะกรรมการออยและน าตาลทรายวาดวยการผลต การบรรจ การเกบรกษา การส ารวจ การขนยาย การจ าหนาย และการสงมอบน าตาลทราย

(2) แลวกน (ปาก) ว. ออกเสยงแสดงความไมพอใจ ตกใจ เสยใจ หรอประหลาดใจ เปนตน

ยกเวน ถามเพยง 2 รายการ ไมตองเวนวรรค

ตวอยาง

(1) สงเสรมสวสดการของครและนกเรยนของโรงเรยน

(2) เสยงสระทกเสยงเปนเสยงกองหรอเสยงโฆษะ

๑.๒.21 เวนวรรคเลกหนาค า “เปนตน” ทอยหลงรายการ

ตวอยาง

ประเภท น. สวนทแบงยอยออกไปเปนพวก จ าพวก ชนด หม เหลา แผนก เปนตน

๑.๒.22 เวนวรรคเลกหลงค าวา “วา” ในกรณทขอความตอมาเปนประโยค

ตวอยาง

จะสงเกตไดวา คนถนดมอซายมนอยกวาคนทถนดมอขวา

๒. กรณทไมเวนวรรค

2.1 ไมเวนวรรคระหวางค าน าหนาชอกบชอ

ตวอยาง

(1) พระมหาสทธ สทธญาโณ

(2) นายเสรม วนจฉยกล

๖๙

(๓) เดกหญงสรนท ทองด

(๔) ทานผหญงพว อนรกษราชมณเฑยร

2.2 ไมเวนวรรคระหวางบรรดาศกด สมณศกด ฐานนดรศกด กบนาม หรอราชทนนาม

ตวอยาง

(1) หลวงวศาลศลปกรรม

(๒) สมเดจพระพทธโฆษาจารย

(๓) หมอมเจาไวฒยากร วรวรรณ

(๔) เจาจอมมารดาชม (ในรชกาลท 4)

2.3 ไมเวนวรรคระหวางค าน าหนาชอทเปนต าแหนงหรออาชพกบชอ

ตวอยาง

(1) ศาสตราจารยรอง ศยามานนท

(2) นายแพทยด ารง เพชรพลาย

2.4 ไมเวนวรรคระหวางค าหนาชอทแสดงฐานะของนตบคคล หนวยงาน หรอกลมบคคล กบชอ

ตวอยาง

(1) สมาคมขาราชการพลเรอนแหงประเทศไทย

(2) มลนธสายใจไทย

(๓) โรงพมพส านกเลขาธการคณะรฐมนตร

(๔) โรงเรยนสตรวทยา

(๕) บรษทเงนทนหลกทรพยมหาสมทร จ ากด

(๖) กรมปศสตว

(๗) กระทรวงศกษาธการ

(๘) คณะกรรมการก าหนดหลกเกณฑเกยวกบการใชภาษาไทย

2.5 ไมเวนวรรคหลงเครองหมายไปยาลนอย ในกรณทมเครองหมายอนตามมา

ตวอยาง

รถไฟเทยวจากกรงเทพฯ-เชยงใหม

๗๐

2.6 ไมเวนวรรคทงหนาและหลงเครองหมายยตภงค ยตภาค

ตวอยาง

(1) กระเฉง ใชเขาคกบค ากระฉบ เปน กระฉบกระเฉง

(2) ภาษาตระกลไทย–จน

หลกเกณฑนเปนแนวทางในการปฏบต แตบางครงอาจเวนวรรคหรอไมเวนวรรคกได ทงนขนอยกบดลยพนจของผเขยน

ตวอยาง

นอกจากเงน ยงมโลทกรางวล

หรอ นอกจากเงนยงมโลทกรางวล

๖. การตดค า

ถาใชวรรคตอนไมถกตองกอาจท าใหเขาใจความหมายคลาดเคลอนไปได การตดค าเมอสนสดบรรทด ในการตดค าตองใสยตภงค (-) เสมอ แตตองพจารณาตดอยางรอบคอบ ค าทตดแลวความหมายเปลยนกไมควรตด เชน แม-น า นกการ-ศกษา ยกตว-อยาง ฯลฯ

ค าทออกเสยงเชอมกนจะตดค าไมได เชน ราช-การ

ค าทเปนหนวยค าเดยวกนกไมควรตด เชน กระ-ทรวง บญ-ช ใหตดมาในบรรทดตอไป

ชอพระวงศ สามารถตดค าไดแตใหดวาสมควรตดตรงไหน

ในปจจบนการพมพดวยเครองคอมพวเตอรมกจะมปญหาในเรองของการตดค ามากทสด เนองจากเครองคอมพวเตอรจะจดหนาใหโดยอตโนมต ไมค านงถงความหมาย ผพมพจงจ าเปน ตองตรวจทานขอความกอนเสมอ และการตดค าควรพจารณาเนอความหนงสอราชการดวยวา ในหนงยอหนาหรอหนงหนากระดาษไมควรมการตดค ามากเกนไป ควรจดค า แบงค าใหเหมาะสม

๗. การยอหนา (paragraph)

เปนการแบงเนอหายอยลงมาเปนสวน ๆ ตามล าดบ การยอหนาจะตองใหเหนความสมพนธตอเนองดวยวา ยอหนาใดแบงแยกจากยอหนาใด หากไมมการขนยอหนาใหม ขอความจะยาวเยนเยอ ตดกนมากเกนไป ผอานจะเกดความรสกอดอด นาเบอ ไมนาอาน ดงนนการยอหนาจงชวยผอนคลายความเครยดได ชวนใหตดตามอานจนจบ ซงแตละยอหนาสามารถมขอความไดตงแต 1-10 บรรทด

หลกส าคญ ในการเขยนยอหน า คอ ในแตละยอหนาตองกลาวถงความคดส าคญ เพยงความคดเดยว ขอความภายในยอหนาตองมความสมพนธและมความตอเนองกน ความคดแตละสวนของยอหนาตองเกยวของเปนเรองราว เปนเหตเปนผลกนตามล าดบ เนอหามความสมบรณ ชดเจน การยอหนาม 4 ลกษณะดงน

๗๑

1. ยอหนาน าความคด มลกษณะเปนยอหนาทเขยนขนเพอบอกจดประสงคของการเขยนหรอสรางความสนใจเกยวกบเรองนน หรออาจจะบอกถงลกษณะของเนอหาทจะเขยนกได

2. ยอหนาแสดงความคด มลกษณะเปนยอหนาทผเขยนใชแสดงความคด ความตองการ ของตน เปนยอหนาทมบทบาทส าคญและใชมากในการเขยนทกประเภท โดยเฉพาะการเขยน เอกสารวชาการ ในยอหนาแสดงความคดแตละยอหนาควรจะมความคดส าคญเพยงหนงอยาง มสวนขยายความคดนนใหเดนชดขนมา

3. ยอหนาโยงความคด มลกษณะเปนยอหนาทใชเชอมระหวางยอหนาทไมเกยวของกน หรอเปนคนละประเดนกน ยอหนาชนดนจงเปนยอหนาสน ๆ

4. ยอหนาสรปความคด มลกษณะเปนยอหนาทใชสรปเรองทเขยน การเขยนยอหนานอกจากจะมความคดส าคญเพยงประการเดยวแลว ประโยคและขอความในยอหนาแตละยอหนา ตองตอเนองสมพนธกน โดยผเขยนจะตองเรยบเรยงอยางสละสลวยอกดวย

8. การใชเลขไทย เลขไทยเปนเอกลกษณอยางหนงของภาษาไทย หนวยงานราชการหรอหนวยงานอน ๆ

ควรปฏบตใหมความสอดคลองกนตามทส านกนายกรฐมนตรไดมหนงสอขอความรวมมอไปยงหนวยงานราชการ โดยระบใหหนงสอราชการควรใชตวเลขไทยทงฉบบ ยกเวนขอความทมศพท ทางเทคนคภาษาอน ๆ ปะปนอย เชน ศพทเฉพาะทมตวเลข สามารถใชตวเลขอารบกไดเฉพาะสวนนน ๆ

๓.๒.๖ เทคนคการเขยนหนงสอราชการทด

1. แบบหนงสอราชการตองถกตอง

2. มภาษา เครองหมายถกตอง นมนวล

3. ไมใชภาษาพด หรอไมสภาพ

4. ตองชดเจน รดกม และกะทดรด

5. เนนทประโยชนและเกดผลด

6. มวตถประสงคของหนงสอทชดเจน

๓.๒.๗ ขอจ ากดของการใชภาษา

1. การใชภาษาพดและภาษาเขยน จะใชแตกตางกน โดยเฉพาะภาษาพด เปนภาษา สอความทแลดไมนมนวล สน และหวน

2. การเขยนหนงสอราชการ บางครงผเขยนไมสามารถทจะแบงวรรคตอน ยอหนา ไดเหมาะสม ท าใหหนงสอแลดไมสวยงาม ไมนาอาน หรอท าใหขาดความเขาใจในการสอความหมายไดอกดวย

๗๒

๓.๒.๘ ขอเสนอแนะในการเขยนหนงสอราชการ

1. ผเขยนหนงสอราชการ ควรมการศกษาจากตวอยางหนงสอราชการทมส านวนภาษาไพเราะ เหมาะสมกบเปนหนงสอราชการ ตองศกษารปแบบและแบบฟอรมหนงสอราชการ แตละประเภท

2. การแบงวรรคตอนในหนงสอราชการ คอ การแบงวรรคในประโยคเลก ๆ ควรเวนวรรค 1 ต ว อกษร และการข นประโยคใหม ควรเวนวรรค 2 ต ว อกษร (ป จจบ นการใช เครองคอมพวเตอรในการพมพหนงสอราชการ การเวนวรรค 1 ตวอกษรจะดไมชดเจนนก อาจจะตองเพมเปน 2-3 ตวอกษรกได) ในสวนของเรองการยอหนาในหนงสอราชการ ในหนงหนากระดาษ ควรยอหนาอยางนอย 3–4 ยอหนาเทานน ยกเวนการขนยอหนาท เปนหวขอท เปนตวเลข สามารถยอหนาใหตรงกนตามน าหนกหวขอทมน าหนกเทาเทยมกนและจดใหเปนระเบยบกนทงฉบบ

ดงนน จงสรปไดวา การเขยนหนงสอราชการจะตองมหลกการในการเขยนทชดเจน ใชภาษาถกตองตามหลกการใชภาษา ใชให เหมาะสมกบบคคลและโอกาส มส านวนไพเราะ นมนวล ผปฏบตงานจงตองศกษาและฝกฝนใหเกดความช านาญ โดยเฉพาะตองค านงถงการใชค า ไดแก การสะกดค า การใชค าเชอม การใชเครองหมายไปยาลนอย การใชเลขไทย และใชภาษาของ ทางราชการใหถกตอง

3.๓ การพมพหนงสอราชการ

3.๓.1 การพมพหนงสอภายนอก (แบบใชกระดาษตราครฑ)

3.๓.1.1 การตงคาในโปรแกรมการพมพ

ก) การตงระยะขอบหนากระดาษ

- ขอบซาย 3 เซนตเมตร ขอบขวา 2 เซนตเมตร

- ขอบบน 2.5 เซนตเมตร ขอบลางประมาณ 2 เซนตเมตร

ข) การตงระยะบรรทดใหใชคาระยะบรรทดปกตคอ 1 เทา หรอ Single

ค) การกนคาไมบรรทดระยะการพมพอยระหวาง 0 – 16 เซนตเมตร

3.๓.1.2 ขนาดตราครฑ

ก) ตราครฑสง 3 เซนตเมตร

ข) การวางตราครฑใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเมตร (ชดขอบบน)

๗๓

3.๓.1.3 การพมพ

ก) ใชรปแบบตวพมพไทยสารบรรณ (ฟอนต TH SarabunIT๙) ขนาด 16 พอยท

ข) การพมพ “ท” และ “สวนราชการเจาของหนงสอ” ใหพมพตรงกบ แนวเทาของตราครฑ

ค) การพมพชอเดอน ใหตวอกษรตวแรกอยตรงกบแนวเทาขวาของตราครฑ

ง) การพมพเรอง ค าขนตน อางถง สงทสงมาดวย ใหมระยะบรรทดระหวางกนเทากบระยะบรรทดปกตและเพมคากอนหนาอก 6 พอยท (1 Enter + Before 6 pt)

จ) การยอหนาขอความภาคเหต ภาคความประสงค และภาคสรป ใหมระยะ ยอหนาตามคาไมบรรทด ระยะการพมพเทากบ 2.5 เซนตเมตร

ฉ) การพมพค าลงทาย ใหพมพตวอกษรตวแรกอยตรงกบแนวกงกลาง ของตราครฑและหางจากบรรทดสดทายของภาคสรปเทากบระยะบรรทดปกตและเพมคากอนหนา อก 12 พอยท (1 Enter + Before 12 pt)

ช) การพมพยศของผลงชอใหอยหนาแนวกงกลางของตราครฑกบใหเวนบรรทดการพมพ 2 บรรทดปกต และเพมคากอนหนาอก 6 พอยท (2 Enter + Before 6 pt) จากค าลงทาย

ซ) การพมพชอเตมของเจาของหนงสอ (ชอสกล ) และต าแหนง ใหถอ ค าลงทายเปนหลก โดยใหอยกงกลางซงกนและกน ในกรณทตองพมพต าแหนง 2 บรรทดระหวางบรรทดใหใชระยะ 1 Enter

ฌ) ระยะระหวางต าแหน งกบสวนราชการเจาของเรอง ให พจารณา ตามความเหมาะสมของพนททเหลออยในหนากระดาษนน โดยสามารถเลอกใชระยะบรรทด 1 Enter หรอ 1 Enter + Before 6 pt หรอ 2 Enter ไดตามความเหมาะสม

๓.๓.๑.๔ รปแบบการพมพหนงสอภายนอก ก าหนดให ใชกระดาษตราครฑ สง 3 เซนตเมตร หมกสด า หนงสอภายนอกประกอบดวยสวนประกอบทส าคญ ดงน

- สวนหวหนงสอ ประกอบดวย

1) ล าดบชนความลบ (ถาม) ล าดบชนความลบม 3 ล าดบ ไดแก ลบ ลบมาก และลบทสด

2) ล าดบชนความเรว (ถาม) ล าดบชนความเรวม 3 ล าดบ ไดแก ดวน ดวนมาก และดวนทสด

3) ท เปนสวนทอยดานซายบนสดของหนงสอซงหนงสอราชการทกฉบบจะตองมก าหนดไวเพอ

๗๔

3.1 เปนขออางองของฝายทสงหนงสอออก ในกรณทจะมการอางองถงหนงสอฉบบนนในการตดตามเรองหรอเพอการตดตอ โตตอบหลงจากทไดสงหนงสอนนออกไปแลว

3.2 เปนประโยชนในการเกบเรองระหวางปฏบตหรอเมอเรองนนไดด าเนนการเปนทเรยบรอยแลว

3.3 เปนขออางอง เมอตองการจะคนหาเรองทไดเกบไว

3.4 เปนตวเลขแสดงสถต แสดงปรมาณของหน งสอท ไดมการตดตอ กบหนวยงานตาง ๆ ในรอบปปฏทนแลวเรมนบใหมในปตอไป เชน ท ศธ 0525/390 ทศธ คอ ตวยอสวนราชการ (รหสพยญชนะของกระทรวงศกษาธการ) 0525 คอ เลขประจ าของเจาของเรอง390 คอ เลขทะเบยนหนงสอสงออกเรยงตามล าดบจนสนปปฏทน

4) สวนราชการเจาของหนงสอ ใหใสชอสวนราชการ สถานทราชการทเปนเจาของหน งสอน น พรอมท อย ของส วนราชการท สามารถตดตอทางไปรษณ ย ได สะดวก (ทตงของสวนราชการ ความยาวไมควรเกน 2 -3 บรรทด) ไวดานขวามอของหนงสอ การลงทอย จะวางรปแบบไหนขนอยกบดลยพนจของสวนราชการเจาของหนงสอเนองจากชอสวนราชการ และทอยมความยาวไมเทากน)

5) วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอ เตมของเดอน และตวเลขของ ป พทธศกราชทออกหนงสอ ส าหรบต าแหนงของตวเลขของวนทจะปรากฏอยตรงก งกลาง ของหนากระดาษตอจากทอยของสวนราชการเจาของเรอง โดยตวเลขวนทจะตองอยระยะ ตรงหางครฑ และไมตองมค าวา วนท เดอน พ.ศ. น าหนา

6) เรอง ก าหนดชอเรองดวยสาระส าคญท เปนใจความทสน กะทดรด และครอบคลมเนอหาของหนงสอ ในกรณทเปนเรองทเคยตดตอกนมากอนโดยปกตจะลง “เรอง” ของหนงสอฉบบเดม

7) ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอ (ตารางการใชค าขนตนสรรพนามและค าลงทายก าหนดไวในภาคผนวกของระเบยบงานสารบรรณ) ตามดวยชอต าแหนง ของผลงนามในหนงสอทมมาถงหรอชอบคคลโดยตรง กรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท (โดยไมตองมค าวา “ฯพณฯ” หรอ “ทาน” น าหนา) ในกรณทต าแหนงนนมบคคลครองต าแหนงมากกวา 1 คนขนไป ใหระบทงต าแหนงและชอ

8) อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยตดตอกนมากอน ในกรณทมหนงสอทเคยตดตอกนมากอนหลายฉบบใหลงอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองหรอสาระส าคญทเกยวของตองน ามาพจารณา การเขยน “อางถง” ใหเขยนชอสวนราชการเจาของหนงสอ เลขทหนงสอ และวนท เดอน ป ทออกหนงสอนน ถาหนงสอท อางถงมชนความลบ และชนความเรวในฉบบเดยวกน ใหระบชนความลบกอนชนความเรว

หมายเหต : การทตองอางถง เพอแสดงหลกฐานใหเจาหนาทของสวนราชการ ผรบหนงสอสามารถคนเรองเดมเพอประกอบการพจารณาไดงาย ( ถาไมมการอางถงไมตองพมพไว)

๗๕

9) สงทสงมาดวย (ถาม) ใหระบชอเอกสาร สงของทสงไปพรอมกบหนงสอ ฉบบนน หากไมสามารถบรรจลงในซองเดยวกนได ใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด การเขยน “สงทสงมาดวย” ใหเขยนชอเอกสาร สงของ สวนราชการเจาของหนงสอ เลขทหนงสอ และวนท เดอน ปทออกหนงสอ พรอมทงจ านวนของสงของทสงไป

- สวนของขอความทเปนเหต (เนอหาของหนงสอ)

10) สวนของขอความท เปนเหต เปนเนอหาสาระ (ขอความ) ทผมหนงสอ แจงความจ าเปนทตองมหนงสอไปยงผรบหนงสอ (ตองการจะใหผรบไดทราบ) ขอความในหนงสอจะตองชด เจน เข าใจงายและมสาระครบถวน อาจมยอหน าเดยวหรอหลายยอหน าก ได กรณมหลายยอหนาในหนาแรกใหสอภาพรวมและยอหนาตอไปเปนการขยายความ โดยหนงยอหนา ใหมหนงประเดน เนอหาในหนงสอราชการแบงออกเปน 2 สวน คอ

1๐.๑ ถาตดตอกนเกยวกบเรองนนเปนครงแรก ใหขนตนวา “ดวย” หรอ “เนองจาก”

๑๐.2 ถาเปนหนงสอตอบ หรอมการอางถงเรองเดมทเคยตดตอกนมากอน ใหขนตนโดยใชค าวา “ตาม” “ตามท” หรอ “อนสนธ” แลวสรปใจความสน ๆ ทคลมเนอหาส าคญของหนงสอฉบบทอางถง ลงทายดวย ค าวา “นน” แลวขนยอหนาใหมเขยนขอความทสบเนอง หรอผลตอเนองกบหนงสอทอางถงนนวาด าเนนการอะไรไปบางแลว เพอเชอมโยงวตถประสงค ในยอหนาตอไป

- สวนของขอความทเปนจดประสงคและสรป

11) สวนของขอความท เปนจดประสงคและสรป จะตองเขยนใหชด เจน เพราะเนอความจะกลาวถงจดประสงคของหนงสอฉบบนน จงตองแสดงความมงหมายทมหนงสอ ไปวาประสงคจะใหผรบหนงสอท าอะไร อยางไร เชน

- เพอทราบ

- เพอใหน าเสนอตอไป

- เพอพจารณา

- เพอสงการ

- เพอยดถอเปนหลกปฏบต

- เพออนมต

การเข ยนควรข น ย อหน าใหม จาก “ เหตท ม หน งส อ ไป ” และกรณ ม หลาย เร อ ง ใหเขยนเปนขอ ๆ วตถประสงคของเรองอาจเปนลกษณะค าขอ ค าสง ค าอนมต หรอขอตกลงกได โดยยอหนาใหมขนตนดวยค าวา “จง” แลวตามดวยขอความทบอกถงความมงหมายหรอวตถประสงคของเรอง เชน

๗๖

1. ในกรณทตองการเพยงใหผรบไดทราบเนอหาในหนงสอ อาจใชค าวา

- จงเรยนมาเพอโปรดทราบ

- จงเรยนมาเพอทราบ

2. ในกรณทตองการเพยงใหผรบด าเนนเรองตามขนตอนตอไป อาจใชค าวา

- จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาด าเนนการตอไป

- จงเรยนมาเพอทราบและด าเนนการตอไป

3. ในกรณทตองการใหผรบตดสนใจในเรองทปรากฏในหนงสอ อาจใชค าวา

- จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต

- จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาใหความอนเคราะห

- สวนทายหนงสอ มรายการตาง ๆ ไดแก

12) ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอ (ตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ซงก าหนดไวในภาคผนวกของระเบยบงานสารบรรณ) ซงจะตองใหสมพนธกบค าขนตน เชน บคคลธรรมดา ใชค าวา ขอแสดงความนบถอ ส าหรบพระภกษสงฆทวไปใชค าวา ขอนมสการดวยความเคารพ เปนตน

13) ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอและใหพมพชอเตมของเจาของ ลายมอชอไวในวงเลบใตลายมอชอดวยทกครง ซงการพมพชอเตมของเจาของลายมอนนใหใช ค าน าหนาชอวา นาย นาง นางสาว หนาชอเตมใตลายมอชอ ในกรณทเจาของลายมอชอมต าแหนงทางวชาการ คอ ศาสตราจารย รองศาสตราจารย และผชวยศาสตราจารย ให พมพค าเตม ของต าแหนงทางวชาการไวหนาชอเตมใตลายมอชอ

14) ต าแหนง ใหใสต าแหนงของเจาของหนงสอไวใตชอเตม

15) สวนราชการเจาของเรอง ใหใสชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ

16) โทรศพท ใหใสหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอและหมายเลขโทรศพทภายใน (กรณท เปนสายตอ {ถาม}) ไวใตชอ สวนราชการเจาของเรอง

17) โทรสาร ใหใสหมายเลขโทรสารสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงาน ทออกหนงสอ

18) ส าเนาสง (ถาม) ในกรณทจดสงส าเนาใหสวนราชการหรอบคคลอนทราบและประสงคใหผรบทราบวาไดมส าเนาใหผใดแลว ใหพมพชอเตมหรอชอยอของสวนราชการหรอ ชอบคคลทสงส าเนาไปให ถามรายชอสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบและใหแนบรายชอ ไปดวย

๗๗

19) ไปรษณยอเลกทรอนกส ใหใส e-mail ของสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอ

ตวอยางรปแบบหนงสอภายนอก ตามภาพท 3-1

๗๘

(วน.. ...เดอน......ป)

เรอง ……………………………….........................………………….

(ค าขนตน) …………………………………………………

อางถง (ถาม) ……………………………………………….

สงทสงมาดวย (ถาม) ………………………………………

(ขอความ)…..……….……………………………………………….................................…………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………..……………………………………………

จง…………………………………………………………………………………… (ค าลงทาย)................................

(สวนราชการเจาของเรอง).................... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส............. ส าเนาสง (ถาม)

ภาพท ๓-๑ ตวอยางรปแบบหนงสอภายนอก

เหตทมหนงสอไป

จดประสงคทมหนงสอไป

สรปจดประสงคทมหนงสอไป

(ลงชอ).............………..………..…..…… (พมพชอเตม)…………..…………..…… (ต าแหนง).......................................

ท .........../....... (เสมอระดบตนครฑ) (สวนราชการเจาของหนงสอ) ๕

๖

๗

๘

๙

ชนควำมลบ (ถำม)

๓ ชนควำมเรว (ถำม) ๔

ต าแหนง หรอชอบคคล

ตวอกษรไมเลกกวา ๓๒ พอยท

ขนาดครฑสง ๓ ซม. ครฑหางจากขอบกระดาษ

ประมาณ ๒.๕ ซม.


ขอบซาย ๓ ซม. ขอบขวา ๒ ซม.

๑

๒

๑๐

๑ Enter+Before ๖ pt

๑ Enter+Before ๑๒ pt

๑๑

๑๒

๑๓

๑๔

๑๕ ๑๖ ๑๗ ๑๘ ๑๙








๒ Enter

๒ Enter



๗๙

3.๓.2 การพมพหนงสอภายใน (แบบใชกระดาษบนทกขอความ)

3.๓.2.1 การตงคาในโปรแกรมการพมพ





ค) การกนคาไมบรรทด ระยะการพมพอยระหวาง 0 – 16 เซนตเมตร

3.๓.2.2 ขนาดตราครฑ

ก) ตราครฑสง 1.5 เซนตเมตร

ข) การวางตราครฑ ใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเมตร (ชดขอบบนดานซาย)

3.๓.2.3 การพมพ

ก) ใชรปแบบตวพมพไทยสารบรรณ (ฟอนต TH SarabunIT๙) ขนาด 16 พอยท

ข) การพมพสวนหวของแบบบนทกขอความ

1. ค าวา “บนทกขอความ” พมพดวยอกษรตวหนา ขนาด 29 พอยท และปรบคาระยะบรรทดจาก 1 เทาเปนคาแนนอน (Exactly) 35 พอยท

2. ค าวา “สวนราชการ ท เรอง” พมพดวยอกษรตวหนา ขนาด 20 พอยท

3. การพมพค าวา “วนท” ใหพมพตรงกบตวอกษร “ข” และใหพมพตวอกษรตวแรกของชอเดอนตรงกบแนวหลงของตวอกษร “ม” ของค าวา “บนทกขอความ”

4. ใชจดไขปลาแสดงเสนบรรทดทเปนชองวางหลงค า สวนราชการ ท วนท และ เรอง

ค) การพมพค าขนตน ใหมระยะบรรทดหางจากเรองเทากบระยะบรรทดปกตและเพมคากอนหนาอก 6 พอยท (1 Enter + Before 6 pt)

ง) การยอหนาขอความใหมระยะยอหนาตามคาไมบรรทด ระยะการพมพเทากบ 2.5 เซนตเมตร

จ) การพมพยศของผลงชอใหพมพอกษรตวแรกอยในแนวกงกลางกระดาษ และใหเวนระยะบรรทดการพมพ 2 บรรทดปกต (2 Enter) จากบรรทดสดทายของขอความ

๘๐

ฉ) การพมพชอเตมในวงเลบ (ชอสกล ) และการพมพต าแหนงให พมพ อยกงกลางซงกนและกน ในกรณทตองพมพต าแหนง 2 บรรทดระหวางบรรทดใหใชระยะ 1 Enter

๓.๓.๒.๔ รปแบบการพมพหนงสอภายใน ใชเปนกระดาษบนทกขอความตามแบบ ทก าหนดไวซงแตกตางจากหนงสอภายนอก บนทกขอความจะกลาวถงอางถงและสงทสงมาดวยไวในสวนขอความ (ถาม) จะไมยกขนเปนหวขอและทส าคญคอหนงสอภายในจะไมมค าลงทาย เปนตน หนงสอภายในประกอบไปดวยโครงสราง 3 สวนคอ

- สวนหวหนงสอ จะใชกระดาษทมค าวา บนทกขอความ (อยตรงกงกลางกระดาษ) และมครฑขนาด 1.5 ซม. อยดานซายมอเหนอสวนราชการและมสวนส าคญประกอบดวย

1) ชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการ ทออกหนงสออยในระดบกรมขนไปใหใสชอสวนราชการทงระดบกรมและส านก/กอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยต ากวากรมลงมาใหใสชอส านก/กอง พรอมทงหมายเลขโทรศพท โทรสารและหมายเลขภายใน (ถาม)

2) ท ใหใสรหสดวยพยญชนะ (ตวยอสวนราชการ) เลขประจ าของเจาของเรองและเลขทะเบยนหนงสอสงเรยงตามล าดบจนสนปปฏทนแลวเรมนบใหมในปตอไป

3) วนท ใหใสตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช ทออกหนงสอ

4) เรอง ใหใสเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดมเชนเดยวกบหนงสอภายนอก

5) ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอ (รายละเอยดก าหนดไว ทายภาคผนวกของระเบยบงานสารบรรณ) ตามดวยชอต าแหนงของผลงนามในหนงสอทมมาถง หรอชอบคคลโดยตรง กรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท

- ขอความ ใหมสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ประกอบไปดวย

ก) ตนเรองหรอเรองเดม กรณเปนเรองใหมยงไมเคยมการด าเนนการในเรองนน มากอนใหใช “ตนเรอง” ถาเรองนนมการด าเนนการมากอนแลวใหใช “เรองเดม” โดยสรป ความเปนมาของเรองเดมอยางยอวาเปนมาเปนอยางไร

ข) ขอเทจจรง เปนการอธบายใหทราบถงเหตการณทเปนอยในปจจบน ซงเปนผลสบเนองหรอมความเกยวของกบเรองเดม

ค) ขอกฎหมาย (ถาม) เปนการอธบายเนอหาของกฎหมายทเกยวของโดยสงเขปโดยไมตองคดลอกมาทงหมดเปนรายมาตรา แตในกรณทไมมขอกฎหมายกไมตองมขอน

ง) ขอพจารณา เปนการสรปขอสงเกตทส าคญทควรหยบยกมาใหผบรหารพจารณาประกอบการตดสนใจกรณทเปนเรองทไมยงยากซบซอน

๘๑

จ) ขอเสนอ เปนการชประเดนใหผบรหารพจารณาสงการ เชน เพอทราบ เพอใหความเหนชอบ เพออนมต เพอลงนามฯลฯ

- ลงชอและต าแหนง เชนเดยวกบหนงสอภายนอก

ตวอยางรปแบบหนงสอภายใน ตามภาพท 3-2

๘๒

บนทกขอความ สวนราชการ ………………………………………………………………………………………………………..…………

ท………………………………………………………..………....วนท………………….…………………………………………………….….

เรอง…………………………………………………………..………………………………………………………………………

(ค าขนตน) ..........................................

(ขอความ)……………………………………………………………………………………….………………… ...……………………………….………………………………………………………………………………………………………….. …...………………….…………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………….……………………………………………………………………………………..

...…………………………………….………………………………………………………………………………....……………………………….…………………………………………………………………………………………………………..

...…………………………………….………………………………………………………………………………....……………………………….…………………………………………………………………………………………………………..

(ลงชอ)............................... (พมพชอเตม)..................... (ต าแหนง)..........................

ภาพท ๓-๒ ตวอยางรปแบบหนงสอภายใน

ชนควำมเรว (ถำม)


๑

๒ ๓

๔

๕

เหตทมหนงสอไป

จดประสงคทมหนงสอไป

สรปจดประสงคทมหนงสอไป

๓ Enter


ตวอกษรไมเลกกวา ๓๒ พอยท ตวอกษรหนา ๒๙ พอยท

สวนราชการ ท วนท เรอง ตวอกษรหนา ๒๐ พอยท

ขนาดครฑสง ๑.๕ ซม. หางจากขอบกระดาษ ๒.๕ ซม.

ขอบขวา ๒ ซม. ขอบซาย ๓ ซม.







๘๓

3.๓.๓ การพมพหนงสอประทบตรา (แบบใชกระดาษตราครฑ)

3.๓.๓.1 การตงคาในโปรแกรมการพมพ





ค) การกนคาไมบรรทด ระยะการพมพอยระหวาง 0 – 16 เซนตเมตร

3.๓.๓.2 ขนาดตราครฑ

ก) ตราครฑสง 3 เซนตเมตร

ข) การวางตราครฑใหวางหางจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเมตร (ชดขอบบน)

3.๓.๓.3 การพมพ

ก) ใชรปแบบตวพมพไทยสารบรรณ (ฟอนต TH SarabunIT๙)

ขนาด 16 พอยท

ข) การพมพ “ท” และ “สวนราชการเจาของหนงสอ” ใหพมพตรงกบ แนวเทาของตราครฑ

๓.๓.๓.๔ รปแบบการพมพหนงสอประทบตรา ก าหนดใหใชกระดาษตราครฑสง 3 เซนตเมตร หมกสด า ประกอบดวยสวนส าคญ 4 สวนหรอ 3 สวนแลวแตกรณดงน

1. สวนหวหนงสอ

1.1 ล าดบชนความลบ (ถาม) ล าดบชนความลบม 3 ล าดบ ไดแก ลบ ลบมาก และลบทสด

1.2 ล าดบชนความเรว (ถาม ) ล าดบชนความเรวม 3 ล าดบ ไดแก ดวน ดวนมาก และดวนทสด

1.3 ท ใหใสรหสดวยพยญชนะ (ตวยอสวนราชการ) เลขประจ าของเจาของเรองและเลขทะเบยนหนงสอสงเรยงตามล าดบจนสนปปฏทนแลวเรมนบใหมในปตอไป

1.4 ค าขนตน ใชค าวา “ถง” ใหระบชอสวนราชการหรอบคคลทจะมหนงสอ ไปถง

๘๔

2. สวนของขอความทเปนเหตหรอจดประสงคทมหนงสอไป การเขยนเหตหรอจดประสงคทมหนงสอไป อาจเขยนแยกกนคนละยอหนาหรอเขยนรวมไวในยอหนาเดยวกน โดยไมตองขนยอหนาใหมกได เพราะสวนมากจะมขอความสน ๆ หรอบางครงมแตจดประสงค ทมหนงสอไป โดยไมตองอางเหตทตองมหนงสอไป

3. สวนทายหนงสอ ประกอบดวยชอสวนราชการทสงหนงสอออก ชอยอของ ผ ไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการก ากบตรานนแทน วน เดอน ป ท ออกหน งสอ ใชตราส วนราชการประทบ การระบชอส วนราชการเจาของเรองและหมายเลขโทรศพท ในสวนทายหนงสอ

หนงสอประทบตราใช กระดาษครฑ ซงอาจเปนกระดาษตราครฑนน หรอครฑปม หรอ ครฑพมพจากคอมพวเตอร ขนาดครฑสง 3 เซนตเมตร และครฑควรอยกงกลางหนากระดาษ ตราสวนราชการประทบใชหมกสแดง

ตวอยางรปแบบหนงสอประทบตรา ตามภาพท ๓-๓

๘๕

ถง ……..........................……………

(ขอความ)…..……….……………………………………………...........................................…………… …………………………………………………………………………………………………..……………………………….………… ..………………………………………………………………………………………………..…………………………………..……… ……………………………………………………………………………………………….

- ประทบตราสวนราชการ -

(สวนราชการเจาของเรอง)....... โทร. x xxxx xxxx โทรสาร x xxxx xxxx ไปรษณยอเลกทรอนกส.............

ภาพท ๓-๓ ตวอยางรปแบบหนงสอประทบตรา

(สวนราชการเจาของหนงสอ) (วน เดอน ป)

๓ Enter

เหตและจดประสงคทมหนงสอไป

ท ....................

๓ Enter


ชนควำมเรว (ถำม)


ตวอกษรไมเลกกวา ๓๒ พอยท ขนาดครฑสง ๓ ซม. ครฑหางจากขอบกระดาษ

ประมาณ ๒.๕ ซม.


ผรบผดชอบลงลายมอชอยอก ากบตรา (ในบรเวณจดไหนกได)





๘๖

3.๓.๔ การพมพหนงสอสงการ (แบบใชกระดาษตราครฑ)

หนงสอสงการเปนหนงสอทจดท าขนเพอใหปฏบตตาม ม ๓ ชนดคอ

๓.๓.๔.๑ ค าสง ใชกระดาษตราครฑ และท าตามแบบทก าหนดไว ตามระเบยบ งานสารบรรณขอ ๑๖ รปแบบการพมพค าสง มองคประกอบดงน

๑) ค าสง ใหลงชอสวนราชการหรอต าแหนงของผทออกค าสง ๒) ท ใหลงเลขททออกค าสง โดยเรมจากเลขท ๑ เรยงล าดบไปจนสนปปฏทน

ทบเลขปพทธศกราชทออกค าสง ๓) เรอง ใหลงชอเรองทออกค าสง ๔) ขอความ ใหอางเหตทออกค าสงและอางถงอ านาจทใหออกค าสง (ถาม)

แลวลงขอความทสงและวนใชบงคบ ๕) สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมเดอน และเลขป พทธศกราช

ทออกค าสง ๖) ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกค าสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอ

ไวใตลายมอชอ ๗) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกค าสง

ตวอยางรปแบบค าสง ตามภาพท ๓-๔

๘๗

ค าสง............................................

ท ............../................

เรอง ...........................................................................

(ขอความ) ....................................................................................... ............................ ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................... ................................................................. ............................................................................................................................. ................................... .......................................................................................................................................................... ...... ............................................................................................................................. ............

ทงน ตงแต......................................................................... ..........................................

สง ณ วนท...............เดอน.................พ.ศ..............

(พมพชอเตมของผออกค าสง)

(ต าแหนง)

ภาพท ๓-๔ ตวอยางรปแบบค าสง

๑

๒ ๓

๔

๕

๖

๗


ขนาดครฑสง ๓ ซม.

ครฑหางจากขอบกระดาษ ประมาณ ๒.๕ ซม.




๓ Enter

๘๘

๓.๓.๔.๒ ระเบยบ ใชกระดาษตราครฑ และท าตามแบบทก าหนดไว ตามระเบยบ งานสารบรรณขอ ๑๗ รปแบบการพมพระเบยบ มองคประกอบดงน

๑) ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ ๒) วาดวย ใหลงชอของระเบยบ ๓) ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบ

ทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามล าดบ

๔) พ.ศ. ใหลงตวเลขปพทธศกราชทออกระเบยบ ๕) ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงความมงหมายทตองออกระเบยบ

และอางกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม) ๖) ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบ

ขอ ๒ เปนวนใชบงคบ ก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ระเบยบใดมมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทาย กอนขนหมวด ๑

๗) ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมเดอน และเลขปพทธศกราช ทออกระเบยบ

๘) ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอ ไวใตลายมอชอ

๙) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกระเบยบ

ตวอยางรปแบบระเบยบ ตามภาพท ๓-๕

๘๙

ระเบยบ..............................................

วาดวย…......................................................................

(ฉบบท..............ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ) พ.ศ..........

(ขอความ) ใหอางถงเหตผลโดยยอ เพอแสดงความมงหมายทตองออกระเบยบ และอางกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม)

ขอ ๑ ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบ................................................พ.ศ. ..............” ขอ ๒ ระเบยบนใหใชบงคบตงแต..............................................................เปนตนไป

............................................................................................................................. ...................................

............................................................................................... .................................................................

............................................................................................................................. ................................... ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวดใหน าขอผรกษาการ

ตามระเบยบไปก าหนดเปนขอสดทายกอนขนหมวด ๑) ............................................................................... ................................................................................................................................................................

ประกาศ ณ วนท...............เดอน.....................พ.ศ. .............

(พมพชอเตมของผออกระเบยบ)


ภาพท ๓-๕ ตวอยางรปแบบระเบยบ

๗

๘

๙

๑

๒

๓ ๔

๕

๖






๓ Enter

๙๐

๓.๓.๔ .๓ ขอบงคบ คอ ขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจ ของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบทก าหนดไว ตามระเบยบงานสารบรรณขอ ๑๘ มองคประกอบดงน

๑) ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ ๒) วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ ๓) ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบ

ทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามล าดบ

๔) พ.ศ. ใหลงตวเลขปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๕) ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงความมงหมายทตองออกขอบงคบ

และอางกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ ๖) ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอขอบงคบ

ขอ ๒ เปนวนใชบงคบ ก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ขอบงคบใดมมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนขนหมวด ๑

๗) ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมเดอน และเลขปพทธศกราช ทออกขอบงคบ

๘) ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอ ไวใตลายมอชอ

๙) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกขอบงคบ

ตวอยางรปแบบขอบงคบ ตามภาพท ๓-๖

๙๑

ขอบงคบ...........................................

วาดวย…................................................................................................

(ฉบบท..............ถามเรองเดยวกนเกนกวา ๑ ฉบบ) พ.ศ..........

(ขอความ) ใหอางถงเหตผลโดยยอ เพอแสดงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และและอางกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ

ขอ ๑ ขอบงคบนเรยกวา “ขอบงคบ...............................................พ.ศ. ..............” ขอ ๒ ขอบงคบนใหใชบงคบตงแต.............................................................เปนตนไป

............................................................................................................................. ...................................

............................................................................................... .................................................................

............................................................................................................................. ................................... ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ (ถามการแบงเปนหมวดใหน าขอผรกษาการ

ตามขอบงคบไปก าหนดเปนขอสดทายกอนขนหมวด ๑) .............................................................................. ............................................................................................................................. ...................................

ประกาศ ณ วนท...............เดอน.....................พ.ศ. .............

(พมพชอเตมของผออกขอบงคบ)


ภาพท ๓-๖ ตวอยางรปแบบขอบงคบ



๗

๘

๙

๑

๒

๓ ๔

๖


๕



๓ Enter

๙๒

๓.๓.๕. หนงสอประชาสมพนธ เปนหนงสอทจดท าขนเพอชแจงหรอแนะแนวทางใหปฏบต รวมทงเพอท าความเขาใจในกจการของทางราชการหรอเหตการณ หรอกรณตาง ๆ ม ๓ ชนด ไดแก

๓.๓.๕.๑ ประกาศ คอ ขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอ แนะแนวทางปฏบต ใหใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามระเบยบงานสารบรรณขอ ๒๐ มองคประกอบดงน

๑) ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ ๒) เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ ๓) ขอความ ใหอางเหตทออกประกาศและขอความทประกาศ ๔) ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมเดอน และเลขปพทธศกราช

ทออกประกาศ ๕) ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอ

ไวใตลายมอชอ ๖) ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผประกาศในกรณทกฎหมายก าหนดใหท า

เปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศเปนแจงความ ๓.๓.5.2 แถลงการณ ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบทก าหนดไว

ตามระเบยบงานสารบรรณขอ 21 ๓.๓.5.3 ขาว ใหจดท าตามแบบทก าหนดไว ตามระเบยบงานสารบรรณขอ 22

ตวอยางรปแบบประกาศ ตามภาพท ๓-๗

๙๓

ประกาศ………………………………

เรอง ….........................................................................

(ขอความ) ................................................................................................................... . ............................................................................................................. ................................................... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ................................... ............................................................................................................................. ...................................

ประกาศ ณ วนท.................เดอน.....................พ.ศ. .............

(พมพชอเตมของผออกประกาศ)


ภาพท ๓-๗ ตวอยางรปแบบประกาศ



๖

๑

๓

๔

๕




๓ Enter

๒

๙๔

๓.๓.6. หนงสอท เจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ตามระเบยบ งานสารบรรณขอ 23 ม 4 ชนด ไดแก

๓.๓.6.1 หนงสอรบรอง ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบทก าหนดไว ตามระเบยบงานสารบรรณขอ 24

๓.๓.6.2 รายงานการประชม ใหจดท าตามแบบทก าหนดไว ตามระเบยบงานสารบรรณขอ 25

๓.๓.6.3 บนทก โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ ตามระเบยบงานสารบรรณ ขอ 26

๓.๓.6.4 หนงสออน มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรมจะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา ค ารอง เปนตน

การประทบตราดวน ดวนมาก ดวนทสด ใหประทบตราดวยหมกสแดงใหเหนชด เหนอเลขทหน งสอ ส าหรบหนงสอภายนอกและหนงสอประทบตรา สวนหนงสอภายใน ใหประทบตราเหนอสวนราชการดานขวาของครฑและหนาซองใหประทบตราเหนอสวนราชการดานขวาของครฑ

ระเบยบเกยวกบการพมพหมายเลขโทรศพท โทรสาร และตวเลข

- จะใชค ายอ โทร. แทนโทรศพท เนองจากในสมยกอนไมมโทรสาร แตในปจจบนจะใช โทร. และโทรสาร เพราะไมมการก าหนดค ายอของโทรสาร ดงนน เพอไมใหเกดความลกลน จงควรพมพค าเตมของค าวา “โทรศพท” เพราะสามารถสอสารไดชดเจนยงขน

- ในสวนของราชการจะก าหนดการพมพหมายเลขโทรศพทและโทรสาร ดงน

0 2555 2081 โดยไมตองใช “ขด” แตจะใช “ขด” เฉพาะเมอมหลายหมายเลข ระเบยบงานสารบรรณฉบบแกไข พ.ศ. 2548 จะก าหนดใหใสไปรษณยอเลกทรอนกสดวย (ถาม) กรณพมพหมายเลขโทรศพทอยางเดยวอาจจะยงไมชดเจนพอ เนองจากมเจาหนาทหลายคน หากผปฏบตงานจะพมพวงเลบชอเจาหนาทผรบผดชอบโดยตรงไวดวยกจะเปนประโยชนทจะส อสารถงกนไดรวดเรวขน

๓.๔ การท าส าเนาหนงสอราชการ

ส าเนาหนงสอราชการเปนเอกสารทท าขนเหมอนกบตนฉบบหรอตวจรงเพอใชเปนหลกฐานหนงสอราชการทกประเภทผทปฏบตจ าเปนตองท าส าเนาอยางนอย 2 ฉบบ เพอเกบไวเปนหลกฐานของตนและใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ สวนตนฉบบจะสงใหผรบหรอผรบผดชอบ ฉะนนผทเปนเจาของเรองหรอผรบผดชอบควรรวธท าส าเนาใหถกตองตามระเบยบ งานสารบรรณดวย

๙๕

การท าส าเนาม 2 แบบคอ

1. คดหรอลอกจากตนฉบบ ตองมการตรวจทานเพอความถกตองและตองมการรบรองส าเนา โดยมค ารบรองวา “ส าเนาถกตอง” แลวใหขาราชการต าแหนงระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไปซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงลายมอชอตวบรรจงและต าแหนงทขอบลางของหนงสอ

2. ถอดจากตนฉบบใช Copy หรอภาพถายหรออดส าเนาจากตนฉบบโดยตรงเรยกวา “ส าเนาคฉบบ” ใหผลงชอลงลายมอชอหรอลายมอชอยอ และใหผ ราง ผ พมพและผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของส าเนาคฉบบ

ปจจบนใชค าวา “ส าเนา” ไมใชค าวา “ส าเนาคฉบบ”

๓.๕ ปจจยทท าใหงานประสบความส าเรจ

๓.๕.๑ ปจจยทท าใหงานเขยนและการพมพหนงสอราชการประสบความส าเรจ

๓.๕.๑.๑ ศกษา เรยนร จากระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณอยเสมอ

๓.๕.๑.๒ ศกษาจากหนงสอราชการทไดรบจากหนวยงานภายนอกทมถงองคกรของเรา

๓.๕.๑.๓ รบฟงความคดเหนจากผรไมวาจากในหนวยงานหรอผรนอกหนวยงาน

๓.๕.๑.๔ เขารบการอบรมการเขยนหนงสอราชการ

๓.๕.๑.๕ การลอกเลยนแบบอยางมเทคนค สงเกต ถาม และน ามาพฒนา ปรบปรง

๓.๕.๑.๖ อานเรองทจะเขยนใหเขาใจกอน จากนนลองพมพสรปจนเกดความช านาญ

๓.๕.๑.๗ ฝกฝนวธเขยนหนงสอราชการอยเสมอ

๓.๕.๑.๘ ศกษาจากเวบไซดของหนวยงานอน ๆ และเวบไซด อน ๆ ท เกยวของ เพอจดจ าส านวนและน ามาพฒนาปรบปรง

๓.๕.๒ ปจจยทท าใหงานส าเรจ

๓.๕.๒.๑ ฝกเรยนรระบบงานดวยตนเอง เพอใหเกดทกษะในการท างาน

๓.๕.๒.๒ เมอเกดปญหาในการท างานกจะตดตอสอบถามผรจนท าใหงานส าเรจลลวง ไปดวยด

๓.๕.๒.๓ ลงมอปฏบต จนเกดความช านาญ และน าความรมาถายทอดใหกบบคลากร ในหนวยงานของตนเองใหสามารถปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ

๓.๕.๓ ปจจยการท างานใหประสบความส าเรจ

๓.๕.๓.๑ มประสบการณในการท างานมานาน

๓.๕.๓.๒ มความพยายาม ตงใจท างานทไดรบมอบหมาย มความรบผดชอบ

๙๖

๓.๕.๓.๓ มความสนใจ ศกษาไขวควา หาความร เพอพฒนางาน ปรบปรงงานใหดขน อยเสมอ

๓.๕.๓.๔ ยอมรบความเปลยนแปลง พฒนาตนเองใหทนกบเทคโนโลยใหม ๆ

3.5.4 การเพมประสทธภาพของงานใหบรรลเปาหมายและปจจยส าคญทท าใหงานประสบความส าเรจ

๓.๕.๔.๑ ตองมความอดทน หนกแนน ใจเยน รจกควบคมอารมณ

๓.๕.๔.๒ ตองมความรบผดชอบ ละเอยด รอบคอบ ซอสตยตอตนเองและซอสตย ตอหนาทการงาน

3.6 การเขยนบนทกเสนอ

บนทก เปนชนดของหนงสอราชการประเภทท 6 ซงเปน 1 ใน 4 ของ “หนงสอทเจาหนาท ท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ” บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบรหาร หรอผบรหารสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความท เจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวา สวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการจะใชกระดาษบนทกขอความ การเขยนบนทกเสนอผบรหาร สวนเนอหาอาจแยกเปน 2 ยอหนา คอ ขอพจารณา และขอเสนอ หรออาจเขยนรวมกนเปนยอหนาเดยวกได

ประเภทของบนทก แบงได 3 ประเภท ไดแก

1. บนทกเสนอ เปนบนทกทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบรหาร

2. บนทกสงการ เปนบนทกทผบรหารสงการแกผใตบงคบบญชา

3. บนทกตดตอ เปนบนทกท เจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวากรมตดตอกน ในการปฏบตราชการ

3.6.1 ความหมายของบนทกเสนอ

บนทกเสนอ เปนค าทบงบอกวาเปนการเสนอจากลางขนบน (ผใตบงคบบญชาเสนอตอผบรหาร) จงใชค าวา “เสนอ” หากเปนการเขยนตดตองานทวไปจะใชค าวา “บนทก”

ประเภทของบนทกเสนอ จะแบงได 4 ประเภท ไดแก

1. บนทกยอเรอง

2. บนทกรายงาน

3. บนทกขออนญาตหรอขออนมต

4. บนทกความเหน

๙๗

3.6.2 รปแบบการเขยนบนทกเสนอ

บนทกเสนอ สามารถเขยนได 3 รปแบบ คอ

3.6.2.1 แบบบนทกตอเนอง หมายถง การเขยนบนทกตอทายหนงสอทเปนตนเรอง ซงอาจเปนหนงสอจากหนวยงานอนเขามาแลวเจาหนาทเขยนบนทกเสนอผ บรหารตามล าดบชน หากมผบนทกหลายคนควรเขยนหมายเลข 1, 2, 3 ใหชดเจน นยมเขยนจากครงหนาซายลงมากอน หากไมพอกเขยนตอทครงหนาขวา หากยงไมพอกใหพบครงกระดาษตามแนวตงแลวบนทกทคอลมนซายตอเนองลงมาและถายงไมพอกสามารถบนทกตอดานขวาไดอก ซงรปแบบบนทกตอเนองจะไมนยมเขยนแผนใหมเพราะขอความจะถกแยกออกจากตนเรองอาจเกดการสญหายได

บนทกตอเนองจะมลกษณะดงน

ขอความของหนงสอตนเรอง

............................................................................................................................. ...................................

............................................................................................................................. ...................................

..........................................

1. เรยน ............................... 3. เรยน ................................

(ขอความ) ................................... (ขอความ) .........................................

.......................................................... ………………………………………………………..

ลงชอ ลงชอ

ต าแหนง ต าแหนง

วนท วนท

2. เรยน ............................... 4. เรยน ................................

(ขอความ) ................................... (ขอความ)..........................................

.......................................................... …………………………………………….…………..

ลงชอ ลงชอ

ต าแหนง ต าแหนง

วนท วนท

๙๘

การพจารณาวาควรใชแบบบนทกตอเนองหรอไม ควรค านงถงระดบชนในการบงคบบญชาเปนส าคญ คอ จะไมมการบนทกขามชน ควรบนทกถงผมระดบการบงคบบญชาใกลชดเทานน เชน เจาหนาทท าบนทกถงหวหนางานหรอหวหนางานท าบนทกถงผอ านวยการกอง เปนตน

3.6.2.2 แบบบนทกแผนใหม เปนการใชกระดาษแผนใหมในการบนทกเรอง อาจใชกระดาษบนทกขอความหรอกระดาษอนทเหมาะสม การเขยนหวกระดาษจะเขยนเตมรปแบบ เหมอนหนงสอภายในหรอไมเตมรปแบบกได การเขยนลกษณะนอาจเขยนเปนยอหนาเหมอนหนงสอราชการทวไป หรอมหวขอ 4 หวขอ คอ เรองเดม ขอเทจจรง ขอพจารณา และขอเสนอกได

3.6.2.3 แบบบนทกส าเรจรป เปนการใชกระดาษแผนเลก ใชปะหนาเรองทจะเสนอ มขอความเสนอ เชน เพอทราบ เพอพจารณา เพออนมต เปนตน หากตองการเสนออยางไร กเขยนเครองหมายถกหนาขอความนน แลวลงชอต าแหนงและวนทของผเสนอ สวนใหญหนวยงาน จะก าหนดรปแบบขนใชเองเพอความสะดวกรวดเรวในการน าเสนอ

3.6.3 การเขยนบนทกยอเรอง

3.6.3.1 รปแบบของบนทกยอเรอง

บนทกยอเรองเปนบนทกเสนอผบรหาร โดยยอความสน ๆ มประโยชนในการชวยใหผบรหารไมตองเสยเวลาอานหนงสอทงฉบบ

ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดกลาวถงวธการบนทกยอเรองไวดงน

บนทกยอเรอง คอ การเขยนหรอพมพ โดยเกบขอความยอจากตนเรองเฉพาะประเดนส าคญ แตใหเขาใจเรองเพยงพอทจะสงงานไดโดยไมผดพลาด

กอนบนทกยอ ผบนทกจะตองตงหวขอเรองวาอะไร เมอไร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไวกอน แลวจงอานเรองใหตลอดเพอจบประเดนส าคญของเรอง เขยนเปนขอความสน ๆ การเรยบเรยงใหเรยบเรยงเปนขอ ๆ ขนแรกพยายามยอเรองตามล าดบขอความของหนงสอทอก ฝายหนงตดตอมากอน และขนตอไปใหปรบปรงแกไขล าดบใหมเพอใหเขาใจงายขน

การเสนอเรองทบนทกยอจะตองจดเรองใหเรยบรอย ตอนทเปนประเดนส าคญในตนเรอง ใหขดเสนใต หรอตดกระดาษคนหนาตามหวขอทเรยบเรยง เขยนขอความหรอเลขหมายทกระดาษคนใหสะดวกแกการพลกอาน

หนงสอฉบบใดทมขอความส าคญไมอาจจะยอลงใหสนไดอก ใหเสนอไปทงเรอง โดยท าเปนบนทกตอเนอง ความส าคญตอนใดในหนงสอทตองการใหเปนทสงเกตในการพจารณาสงการ ของผบรหารใหยกขอความส าคญในตอนนนบนทกเสนอไปดวย

๙๙

การท าบนทกยอเรองเหมาะส าหรบเรองทยาวหรอซบซอน ความยาวของเรองทยอแลวไมเกนครงหนงของเรองเดม หรอตามความเหมาะสม กรณทไมสามารถยอไดอาจเสนอทงเรอง โดยท าเปนบนทกตอเนอง ซงเกบชอเรองหรอขอความส าคญของเรองเดมไวและอาจเสนอความเหนหรอ เสนอใหสงการดวย เชน

เรยน อธการบด

………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………….

เหนควรแจงฝาย/ส านก ตาง ๆ ทราบทวกน

ลงชอ ............................

ต าแหนง .......................

วนท .............................

3.6.3.2 หลกการยอเรอง

3.6.3.2.1 อานเรองทงเรองใหเขาใจ การอานตองอานใหจบเรองแลวจงยอ มใชอานไปยอไป ชอเรองโดยปกตคอสาระส าคญของเรองอยแลว แตบางฉบบชอเรองอาจไมชดเจนหรอไมตรงประเดน ผยอจงตองอานทงฉบบโดยไมขามสวนใดเลยและท าความเขาใจภาพรวมของเรอง

3.6.3.2.2 จบใจความส าคญ ปกตขอความใด ๆ กตาม จะมเนอหาทเปนใจความหลก คอ หวใจของขอความและพลความ คอรายละเอยดประกอบ หลงจากอานทงฉบบ จนเขาใจแลว ผยอจะตองจบใจความส าคญใหได ในขณะทอานอาจขดเสนใตประโยคทส าคญ ใหจบใจความงาย แตบางครงใจความส าคญอาจไมปรากฏเปนประโยคใหเหนเดนชดจงตองตด ใหเหลอเฉพาะสวนส าคญเทานน

3.6.3.2.3 ลงมอเขยนสรป โดยสรปภาพรวมทงฉบบ และใชหลกตอบค าถามวา ใครท าอะไร ทไหน เมอใด อยางไร และท าไม ไมจ าเปนตองเรยงตามล าดบเดม เรองทยออาจมเพยง 1 ยอหนา แตครบถวนทกใจความส าคญ สามารถเขยนใหมใหเขาใจไดงายและใชภาษา ของผยอเองได มความยาวไมเกนครงหนงของเรองเดม แตไมควรสนเกนไปจนขาดประเดนส าคญ

บนทกยอเรองตอนทาย ผเสนอสามารถเพมความเหนและขอเสนอในการด าเนนการตอไปได

3.6.4 ความแตกตางระหวางหนงสอภายในกบบนทก

หนงสอภายในกบบนทก ใชกระดาษบนทกขอความเชนเดยวกน แตมความแตกตางกน ในสาระส าคญตามตารางท 3-2

๑๐๐

ตารางท 3-2 ความแตกตางระหวางหนงสอภายในกบบนทก

รายการ หนงสอภายใน บนทก

กระดาษทใช ใชกระดาษบนทกขอความเทานน ใชกระดาษบนทกขอความหรอไมใชกได

ความหมาย เปนหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน

เปนขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบรหาร หรอผบรหารสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกน ในการปฏบตราชการ

สวนราชการ ตองระบวาสวนราชการใด เปนเจาของหนงสอ

ไมจ าเปนตองระบ

ท ตองลงรหสและเลขประจ า ของเจาของเรองกบเลขทะเบยนหนงสอสง (ออก)


วนท ใหลงวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

ถาใชกระดาษบนทกขอความ ให ลงวนทเชนเดยวกน หากไมไดใชกระดาษบนทกขอความ ใหเขยน วน เดอน ป ทบนทกไวใตลายมอชอ ผบนทก

เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน


ค าขนตน ใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตนสรรพนามและค าลงทาย

เหมอนหนงสอภายใน

ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย

ลกษณะเดยวกน แตไมเรยกวาขอความ เรยกวาสาระส าคญของเรอง

ลงชอและต าแหนง ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอและใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอและลงต าแหนงของเจาของหนงสอ

ใหลงลายมอชอและต าแหนงของผบนทกโดยไมจ าเปนตองพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

เจาของหนงสอ ออกในนามของสวนราชการ ออกในนามบคคลถงบคคล

๑๐๑

3.๗ การเสนอหนงสอเพอใหผมอ านาจวนจฉยสงการและลงนาม การเสนอหนงสอ คอการน าหนงสอทด าเนนการชนเจาหนาทเสรจแลวเสนอตอผบรหารเพอ

พจารณา บนทก สงการ ทราบและลงชอ โดยใหเสนอไปตามสายการปฏบตงาน ตามล าดบชนผบรหาร ยกเวนกรณดงตอไปน

1. เรองทมการก าหนดชนความเรวหรอเฉพาะเจาะจงถงบคคล ใหเสนอโดยตรงได แตตองรายงานใหผบรหารทราบดวย

2. เรองทมกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ก าหนดไวโดยเฉพาะ เชน เรองร องเรยน การกลาวหาหรออทธรณค าสงตอผบรหารชนเหนอขนไป

เนองจากผบรหารไมมเวลาทจะศกษาหรออานรายละเอยดของเรองทเสนอมาได ดงนน ขนตอนเสนอหนงสอใหผบรหารวนฉยสงการและลงนาม ถอวาเปนขนตอนการวดศกยภาพของเจาหนาทผปฏบตงานวาสามารถจะสรปขอความไดตรงประเดน มขอมลพรอม และเสนอแนวคด ทเปนประโยชนตอการตดสนใจของผบรหารไดถกตอง เหมาะสมทนตอสภาพการณไดหรอไม

ขนตอนการเสนอหนงสอ :

3.๗.1 รบหนงสอจากหนวยงานภายในและหนงสอจากหนวยงานภายนอก

3.๗.2 ประทบเลขทรบลงในหนงสอราชการ โดยตรวจสอบความถกตองของรายการใหถกตองตรงกบหนงสอ

3.๗.3 คดแยกและจดล าดบความส าคญของเอกสาร ตามความเรงดวน เพอความรวดเรว ฉบไว และทนตอเหตการณ หนงสอทตองด าเนนการตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ ดวน ดวนมาก และดวนทสด แตถาเปนหนงสอทมชนความลบ ใหแยกออกปฏบตตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. 2544

3.๗.4 บนทกรายละเอยดของหนงสอ (จากส าเนาหนงสอราชการ) ในระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

3.๗.5 ตรวจสอบความถกตองครบถวนของหนงสอพรอมสงทสงมาดวย กรณทตองขอเอกสารแนบเพมเตมใหประสานงานสวนราชการเจาของเรอง เพอประกอบการพจารณาส งการ หรอขอเสนอแนะ ขอคดเหนเกยวกบเอกสารกอนน าเสนอเพอพจารณาสงการ

3.๗.6 การประสานงานตดตามเอกสารทสงกลบไปแกไขเพมเตม เพอน าเสนอ พจารณาลงนามสงการ การประสานงานเปนการตดตอ 2 ทาง (Two – way Communication) ซงจะชวยใหมความเขาใจตรงกน โดยมวตถประสงคเพอใหงานทปฏบตเกดผลส าเรจลลวงไปไดดวยดและไดงานทมคณภาพตามมาตรฐานทเปนไปตามระเบยบและขอก าหนดตาง ๆ อยางรวดเรว เปนการประหยดเวลาและทรพยากรในการปฏบตงาน

๑๐๒

3.๗.7 การตรวจสอบความถกตองกอนสงผบรหารลงนาม พจารณาลงนาม และ/หรอสงการ

3.๗.7.1 ตรวจแบบฟอรมหนงสอราชการใหถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ

3.๗.7.2 ตรวจส านวน ตวสะกด การนต วรรคตอน การเขยนค ายอ ฯลฯ ใหเหมาะสมและถกตอง

3.๗.7.3 จดใสแฟมเอกสารเสนอผบรหารพจารณา/สงการ/ลงนาม

3.๗.8 หนงสอทไมถกตอง ไมครบถวนสมบรณ ใหสงคนตนสงกดเจาของเรองน าไปแกไข แลวน าเสนอใหมตามขนตอน 1-5

3.๗.9 เมอหนงสอไดผานการพจารณาสงการจากผบรหารแลว ใหตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอวาสงการ และลงนามถกตองครบถวนทกหนาหรอไม ถาไมถกตองหรอไมครบถวนใหเสนอผบรหารสงการและลงนามอกครง

3.๗.10 ลงทะเบยนสงหนงสอออกไปยงหนวยงานตามทผบรหารสงการ และส าเนาเอกสาร เพอใชในการตดตามงานตามขอสงการของผบรหาร โดยตรวจสอบความเรงดวนของหนงสอ กรณเปนเรองดวนจะตองด าเนนการสงคนใหหนวยงานเจาของเรองโดยใหเจาหนาทของหนวยงานเจาของเรองเซนรบหนงสอเพอเปนหลกฐาน

3.๗.11 กรณผบรหารสงการมอบอ านาจใหผ อนปฏบตการแทนใหจดสงหนงสอไปยงผแทน ทานนน โดยใหเจาหนาททเกยวของเซนรบหนงสอ

บทท 4

การวเคราะหขอบกพรองทท าใหหนงสอราชการเกดความผดพลาด

การปฏบตงานของบคลากรภายในหนวยงานไมวาจะเปนหนวยงานภาครฐ รฐวสาหกจ หรอบรษทเอกชน จ าเปนจะตองมการตดตอสอสารกบหนวยงานอน ๆ ทงภายในและภายนอกองคการอยตลอดเวลา ตองมการตดตอปฏสมพนธกน เชน การชแจง การสรางความสมพนธ หรอ การสรางความรความเขาใจในลกษณะตาง ๆ ซงเปนการตดตอสอสารทงทเปนทางการ (Formal communication) และไมเปนทางการ (Informal communication) ทงน การตดตอสอสารทเปนทางการจะมหลายวธแตโดยทวไปจะปรากฏในลกษณะทเปนลายลกษณอกษรเพอใหสามารถใชเปนหลกฐานผกพนอางอง ยนยน หรอตรวจสอบในภายหลงได ดงนน การเขยนหนงสอราชการทด ผ เขยนจะตองรวธคดกอนเขยน รล าดบความคด รโครงสรางความคด รองคประกอบเนอหา ของหนงสอ รยอหนาแรกของหนงสอราชการคออะไร ยอหนาตอไปคออะไร จบอยางไร และเขยนหนงสออยางไรใหเขาใจไดงาย ไมสบสนวกวน เพอใหบรรลตามวตถประสงคและสามารถ ส อถ งภาพลกษณ ท ด ของหน วยงาน อกท งย งแสดงถ งศกยภาพของผ ปฏบ ต งาน อกด วย การตดตอสอสารทเปนลายลกษณอกษร จะตองมใจความถกตอง ชดเจน ตรงประเดน ครบถวน เมออานแลวเขาใจตรงกน หนงสอราชการถอเปนเรองหลกและเปนหวใจส าคญของหนวยงานราชการ เพราะหนงสอราชการเปนเอกสารทส าคญในการปฏบตงาน การพมพหนงสอราชการทดจะตองใหผรบทราบถงวตถประสงคหรอปฏบตตามวตถประสงคทก าหนดไว หากผรบหนงสอรถงความตองการของผพมพยอมถอไดวาการพมพหนงสอราชการนนมประสทธภาพ ซงประสทธภาพการท างานของบคลากรสวนหนงมาจากการทบคลากรมขวญและก าลงใจ มสภาพแวดลอมในการปฏบตงานทด และมความพงพอใจในการท างาน

เซอรโต (Certo, 2000 : 9) ไดใหค านยมของประสทธภาพและประสทธผลวา ประสทธผล (Effectiveness) หมายถง การใชทรพยากรขององคกรใหบรรลเปาหมายขององคกร ประสทธผล จงมงท าใหเกดการ “ท าสงทถกตอง (Doing the right things)” สวนค าวาประสทธภาพ (Efficiency) หมายถง เปนวธการจดสรรทรพยากรเพอใหเกดความสนเปลองนอยทสด โดยสามารถบรรลจดมงหมายโดยใชทรพยากรต าสด กลาวคอ เปนการใชโดยมเปาหมาย (Goal) คอประสทธผล หรอใหบรรลจดมงหมายทก าหนดไวสงสด อาจเรยกวา “ท าสงตาง ๆ ใหถกตอง (Doing things right)”

ประสทธภาพในการท างาน หมายถง งานทบคคลหนงไดรบมอบหมาย โดยทบคคลนนตองมความสามารถและทมเท รวมถงมทกษะในงานดงกลาวและทงหมดกระท าภายใตขอก าหนดตาง ๆ ทองคกรนน ๆ วางไว สงผลใหงานดงกลาวทไดรบมอบหมายแลวเสรจ กอเกดประสทธภาพของงานตามวตถประสงคขององคกรทวางไว สมพงษ เกษมสน (อางถงใน คฑาวธ พรหมนาน : 2545, 14)

๑๐๔

กลาวถงแนวคดของ Harrington Emerson ซงสอดคลองกบแนวคดทฤษฎ 12 หลกการท างาน ใหมประสทธภาพในหนงสอ “The Twelve Principles of Efficiency” ดงน

๑. ก าหนดเปาหมายใหชดเจน (Clearly defined ideals) ๒. ใชหลกเหตผลทวไป พจารณาจากความเปนไปไดของงาน (Common sense) ๓. ใหค าแนะน าทด มหลกถกตองสมบรณ (Competent counsel) ๔. รกษาระเบยบวนยในการท างาน (Discipline) ๕. ปฏบตงานดวยความยตธรรม (The fair deal) ๖. มขอมลพรอมท างานทเชอถอได (Reliable information) ๗. มการรายงานผลการท างานเปนระยะ (Dispatching) ๘. มมาตรฐานงานเสรจตามเวลา (Standards and schedules) ๙. มผลงานไดมาตรฐาน (Standardized conditions) ๑๐. ด าเนนงานถอเปนมาตรฐานได (Standardized operations) ๑๑. มาตรฐานทก าหนดสามารถปฏบตได (Written standard-practice instructions) ๑๒. ใหบ าเหนจ รางวลแกผปฏบตงานด มประสทธภาพ (Efficiency-reward) ทฤษฎ 12 หลกการท างานใหมประสทธภาพของ Harrington Emerson ดงกลาวขางตน

เปนทฤษฎการบรหารเชงพฤตกรรม ซงไดกลาวถงแนวการท างานเพอใหไดมาตรฐาน โดยน าไปใช จนเปนทยอมรบและสรางชอใหแก Harrington Emerson ในเวลาตอมาและเปนตนแบบแนวคดประสทธภาพของการท างานทมการพฒนาตอจนถงทกวนน

เนองจากการพมพหนงสอราชการของหนวยงานทผานมาไมไดเครงครดหรอถอปฏบต ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 มากนก ปญหาและสาเหตทพบบอยในการเขยนหนงสอราชการจงเกดจากผปฏบตงาน ยงไมเขาใจระเบยบและหลกการในการเขยนหนงสอราชการทมคณภาพ และการใชภาษา ท ส อความหมายไดอย างถกตอง ชด เจน กระชบ และสละสลวย ส วนใหญ จ งปฏบ ต งาน ดวยความเคยชน ขาดองคความรทถกตอง ท าใหหนงสอราชการมรปแบบท ไมถกตอง การพฒนา การปฏบตงานเพอเพมประสทธภาพในผลสมฤทธของงาน ผปฏบตงานจะตองมความร ความสามารถ มความเขาใจในหนาทความรบผดชอบ มความคดรเรมสรางสรรคและน าไปพฒนา ปรบปรง แกไข ใหดขน นอกจากน ตองมการตรวจสอบ ควบคม และดแล เพอใหการปฏบตงานเปนไปตามเกณฑ ทวางไว ซ งการปฏบตงานตามเกณฑมาตรฐานจะเปนการยกระดบการปฏบตงานสองคกร ในบทนผวเคราะหงานจงขอน าเสนอขนตอนการปฏบตงานตงแตเรมรบหนงสอราชการมาด าเนนการ จนสนสดกระบวนการคอสงหนงสอออกไปยงหนวยงานเจาของเรองเพอด าเนนการตอไป เพอใหทราบถงการด าเนนงานในแตละขนและการวเคราะหขอบกพรองทท าใหหนงสอราชการเกดความผดพลาด

4.1 การปฏบตงานทะเบยนรบ–สงเอกสารของเลขานการผบรหาร

มขนตอนในปฏบตงาน ตามภาพท 4-1

๑๐๕

ภาพท 4-1 ขนตอนการปฏบตงานทะเบยนรบ-สงหนงสอของเลขานการผบรหาร

ถกตอง

ไมถกตอง

เรมตน

รบหนงสอราชการจากหนวยงานภายในและภายนอก

- ลงทะเบยนรบหนงสอและตรวจสอบความถกตอง

- คดแยกและจดล าดบความส าคญและชนความเรวของหนงสอ

- ตรวจสอบความถกตองของขอมลและเอกสารแนบ

แจงและสงเรองใหเจาหนาททเกยวของแกไข

สงหนงสอออกไปยงหนวยงานเจาของเรองเพอด าเนนการตอไป

สนสด

ผบรหารวนจฉยสงการ/ลงนามในหนงสอ

- ตรวจสอบความถกตอง ครบถวน

ของเนอหาและการใชภาษา

- เกษยนหนงสอ และเขยนขอเสนอแนะ

- ลงลายมอชอ

- ลงวน เดอน ป

ตรวจสอบการลงนามและคดแยกเอกสาร

บนทกทะเบยนรบ-สงในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

๑๐๖

ขนตอนการปฏบตงานทะเบยนการรบ-สงเอกสาร การพจารณากลนกรองหนงสอราชการเพอใหงานตาง ๆ บรรลตามวตถประสงคและเปาหมายของสวนราชการ การปฏบตงานเกดความรวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพตามขนตอนการด าเนนการ ดงน

1. รบหนงสอจากหนวยงานภายนอกทสงผานงานสารบรรณกลางของมหาวทยาลย และหนงสอของหนวยงานภายในทน าเสนอเอง

2. ลงทะเบยนเลขทรบในทะเบยนหนงสอรบ โดยเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน โดยเลขทะเบยนของหนงสอจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ ลงวนท เดอน ป และเวลาทรบหนงสอ

คดแยกและจดล าดบความส าคญและชนความเรวของหนงสอของเอกสารตามความเรงดวน เพ อความรวด เร ว ฉบ ไว และท นต อ เหต การณ หน งส อท ต อ งด า เน นการตามระเบ ยบ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และปรบปรงแกไข (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548ดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท (1) ดวน ให เจาหนาทปฏบต เรวกวาปกต เทาทจะท าได (2) ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว (3) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนท ทไดรบหนงสอนน

ตรวจสอบความถกตองของขอมลและเอกสารแนบ กรณทตองขอเอกสารแนบเพมเตม เพอประกอบการพจารณาสงการ หรอขอเสนอแนะ ขอคดเหนเกยวกบเอกสารกอนน าเสนอพจารณาสงการ ใหประสานงานสวนราชการเจาของเรอง

- การประสานงานภายในหนวยงานเดยวกน อาจใชการประสานงานอยางไมเปนทางการ (Informal coordination) เพราะไมตองการรปแบบและพธการมากนก ซงหากใชการประสานงานอย างเป นทางการ (Formal coordination) อาจท าให เกดความล าช าเกดผล เสยตองานได การประสานงานอยางไมเปนทางการจะชวยใหเกดความรวดเรวมากขน

- ส าหรบการประสานงานกบหนวยงานภายนอก ตองก าหนดรปแบบและวธการในการปฏบตใหถกตองและตามความเหมาะสม เพอเปนการปองกนไมใหเกดปญหาความขดแยงระหวางหนวยงาน

- การประสานงานตดตามเอกสารทสงกลบไปแกไขเพมเตม เพอน าเสนอ พจารณาลงนาม สงการ การประสานงานเปนการตดตอ 2 ทาง (Two – way Communication) ซงจะชวยใหม ความเขาใจตรงกน โดยมวตถประสงคเพอใหงานทปฏบตเกดผลส าเรจลลวงไปไดดวยดและไดงาน ทมคณภาพตามมาตรฐานท เปนไปตามระเบยบและขอก าหนดตาง ๆ อยางรวดเรว เปนการประหยดเวลาและทรพยากรในการปฏบตงาน

3. กลนกรองความถกตองของเอกสารตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ. 2526 และปรบปรงแก ไข (ฉบบท 2 ) พ .ศ. 2548 โดยการพจารณารปแบบและ ชนดของหนงสอตาง ๆ ใหถกตองตามแบบทก าหนด ค าขนตน ค าลงทาย รวมทงการอางอง

๑๐๗

การเขยนหนงสอราชการตองใชภาษาทเปนแบบแผน มล าดบ ขนตอน กระชบ รดกม ตวสะกด การนต ถกตองตามพจนานกรม ตรวจสอบความถกตอง ครบถวนของเนอหา และการใชภาษา วรรคตอน ยอหนา ใหถกตองเหมาะสม

หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ เพอด าเนนการแกไขใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐานแลวจงด าเนนการเรองนนตอไป

หากถกตอง ผรบการประเมนกจะเกษยนหนงสอและเขยนขอเสนอแนะเพอ เปนขอมลประกอบการตดสนใจของผบรหาร แลวลงลายมอชอ พรอมลงวนท เดอน ป

4. น าเสนอหนงสอใหผบรหาร โดยด าเนนการดงน

4.1 รวบรวมขอมล และเอกสาร กฎ ระเบยบทเกยวของ เรองเดม พรอมดวยสรปประเดนขอเทจจรง การเสนอขอคดเหนทเปนประโยชนตอการตดสนใจของผบรหารประกอบการพจารณาสงการของผบรหารไดถกตองเหมาะสมทนตอสภาพการณเพราะผบรหารไมมเวลาทจะศกษาหรออานรายละเอยดของเรองทเสนอมาได

4.2 จดล าดบความส าคญของหนงสอทตองด าเนนการ เชน เรองดวน เรองเพอทราบ เรองสงการ เรองพจารณา ถาสามารถท าไดควรใหแยกแฟมเสนอตามประเภทเรองดงกลาวโดยเฉพาะเรองดวนควรแยกและเขยนตวอกษรดวนปดหนาปกแฟมเสนอใหเหนชดเจน

4.3 เรองลบ จะพจารณาด าเนนการแยกปฏบตตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบ ของทางราชการ พ.ศ. 2544 เรองดวน ดวนมาก ดวนทสด จะพจารณาด าเนนการแยกออกปฏบตโดยเรว และรบเสนอผบรหารทนท

4.4 การเสนอหนงสอ ตองใสแฟมเรยงตามล าดบ โดยแยกตามลกษณะความส าคญ ของเรอง เรองทตองพจารณากอนไวขางหนา จดใหสะดวกในการพจารณา โดยมเอกสารประกอบ การพจารณาใหพรอม และตองจดใหเปนระเบยบเพอใหพลกดไดทนท และเพอความสะดวกในการพจารณา ควรใสหมายเลข 1 2 3 ก ากบไวตามล าดบความเหนดวยโดยเขยนตวเลขอยภายในวงกลม ถาเรองท เสนอมหลายแผน เพอให เกดความเรยบรอยและปองกนการสญหายให เยบตดกน ใหเรยบรอยทมมบนดานซายมอใหขนานกบสนหนงสอ

4.5 ในกรณทมหนงสอราชการมาก ควรแยกเปนประเภทละแฟม หากมหนงสอราชการจ านวนนอยอาจใชแฟมเดยวกได ควรมบนทกยอไววาในแฟมมเรองอะไรบาง เมอรบแฟมคนจะไดตรวจสอบวาเรองไดรบการพจารณาสงการ หรอลงชอครบถวน เรองใดถกน าออกจากแฟมไป เพอเอาไวพจารณา ในกรณทผบรหารน าเรองออกจากแฟมไปพจารณาควรเขยนบนทกสอดไวในแฟมแทนทเรองทน าออกไปดวย

๑๐๘

5. ตรวจสอบ (หลงน าเสนอหนงสอ) เมอหนงสอไดผานการพจารณาวนจฉยส งการ ซงผลการพจารณาอาจสงการใหหนวยงานฝาย/งาน ตาง ๆ ด าเนนการตามเสนอ หรอแกไข ทบทวน ผขอรบการประเมนจะตรวจสอบการลงนามวาครบถวน ถกตองหรอไม และคดแยกเอกสารพจารณาสงการและลงนามแลว

6. บนทกขอพจารณาสงการ หรอแนวทางการปฏบตงานของผบรหารไวในทะเบยนรบ -สง ในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส เพอเปนขอมลส าหรบใชในการตดตามงานจากหนวยงาน ทตองด าเนนการตอไป โดยมหลกการส าคญคอตองจดสงหนงสอออกโดยใหถงมอผปฏบตโดยเรวทสด กรณท เปนหนงสอส าคญ จะคดส าเนาเอกสารแยกตางหากเพอใชส าหรบการตดตามงานตอไป ในกรณทเปนระเบยบ กฎหมาย หนงสอแจงเวยนทเกยวของ ผขอรบการประเมนจะจดเกบเขาแฟมเปนหมวดหมเพอใชอางองและเพอประโยชนในการบรหารราชการตอไป

7. สงหนงสอออก กรณเปนหนวยงานภายในมหาวทยาลย กจะประสานใหเจาของเรอง มารบเอกสารกลบคนเพอด าเนนการตามทสงการตอไป กรณเปนหนวยงานภายนอกกด าเนนการตามทผบรหารสงการโดยเรว

4.2 การกลนกรองหนงสอราชการ

การตรวจสอบ วเคราะห กลนกรองหนงสอราชการและการเกษยนหนงสอ เปนขนตอน กอนทจะน าเสนอผบรหารวนจฉยสงการ ซงถอวาเปนภารกจหลกทส าคญมากของเลขานการ ค าวา “วเคราะห” ตามความหมายในพจนานกรมจะหมายถง การใครครวญ แยกออกเปนสวน ๆ ถาเปนการวเคราะหหนงสอราชการจะหมายถง การอานแลวสรปจดประสงคและแยกแยะประเดนของเนอหาออกมาไดอยางชดเจน

การกลนกรองหนงสอ หมายถง การตรวจเสนอพจารณารายละเอยดของเอกสาร อยางรอบคอบ ถถวนครบสมบรณ พรอมทงสรปจบประเดน วเคราะหสาระส าคญอยางครบถวน และเสนอความเหนประกอบการพจารณา

การวเคราะหกลนกรองหนงสอราชการและการเกษยนหนงสอ จะมความหมายและสะทอนความรความสามารถในงานทท าอยเปนอยางด และถอวาเปนสวนทส าคญมาก ฉะนนเลขานการจะตองใหขอเสนอแนะเพมเตมตอการตดสนใจหรอวนจฉยสงการของผบรหารดวย

4.2.1 วธวเคราะหกลนกรองหนงสอราชการ

การกลนกรองหนงสอราชการใหผบรหารวนจฉยสงการ ผทปฏบตหนาทเลขานการตองใชความละเอยด รอบคอบ และปฏบตตามขนตอนใหถกตอง ดงน

๑๐๙

1. อานเรองใหตลอดตงแตตนจนจบ และท าความเขาใจกบเนอหาใหแจมแจง 2. แยกประเดนส าคญของเรอง โดยการพจารณาขอความในแตละยอหนาแลวจ าไว หรอ

จะจดบนทกไวกได 3. รวบรวมและสรปประเดนออกมา โดยการหาค าตอบใหไดวาขอความทอานทงหมดคอ

3.1 หนงสอราชการนนเรองอะไร

3.2 หนงสอราชการนนมเหตผลและความเปนมาอยางไร

3.3 หนงสอราชการนนมผลหรอสวนทด าเนนการอยางไร

3.4 หนงสอราชการนนมจดประสงคทส าคญอยางไร

3.5 รายละเอยดอน ๆ เชน หนงสอราชการนนมาจากสวนราชการใด ใครเปนผ ลงนาม ตดตอมาเมอใด

4. จดล าดบ ประเดนและเรยบเรยงเนอหาใหมความสมพนธโดยยอเรองใหสนและกระชบ 5. ตรวจสอบความถกตอง ครบถวนของเนอหาและการใชภาษา 6. หาขอมลเพมเตมเพอใชประกอบการเกษยนหนงสอ เชน

6.1 เรองเดมทมลกษณะเดยวกน หรอคลายคลงกน มแนวปฏบตหรอวนจฉยสงการเชนไร

6.2 มกฎ ระเบยบ ขอบงคบใดบางทเกยวของหรอตองปฏบตตาม 6.3 มความเหนเปนแนวทางใหเลอกวนจฉย สงการใดบาง และเหนควรเปนอยางไร

ซงขอมลเหลานจะเปนเรองทเกยวของกบการวเคราะหเพอทจะน าไปเกษยนหนงสอตอไป 7. ใหขอเสนอแนะ 8. ลงลายมอชอผเกษยน 9. ลงวนท เดอน ป

4.2.2 ปญหาดานการตรวจและกลนกรองงาน หนงสอราชการทสงมาจากหนวยงานภายนอกและภายในมหาวทยาลย มขอผดพลาด

ทมาจากปญหาและสาเหตตาง ๆ ดานการปฏบตงานสารบรรณ ดงน 1. ปญหาดานรปแบบหนงสอ

- ไมใหความส าคญ เนนทเนอหามากกวารปแบบ ไมมการตรวจแกไข ลงนาม โดยไมอานเนองจากไวเนอเชอใจหรอมภารกจมาก

2. ปญหาดานการเขยน - ไมมความรความเขาใจ ยดรปแบบทเคยปฏบตมา สะกดค าผด ตกหลน สลบหวเรอง

แตละขอ เขยนจ านวนเงนทเปนตวเลขแตไมเขยนจ านวนเงนทเปนตวอกษรก ากบตอทาย หรอจ านวนเงนตวอกษรไมตรงกบจ านวนเงนทเปนตวเลข

3. ปญหารปแบบการพมพ - ไมถกตองตามแบบฟอรม บรรทด กนหนา-กนหลง (ซายขวา) ขนาดครฑไมได

มาตรฐาน ขนาดตวอกษร ใชตวอกษร (font) ตางกน

๑๑๐

๔. ปญหาเวลาทมจ ากด

- ปฏบตงานภายใตภาวะกดดนและภาวะเครยด

5. ปญหาในการเสนอหนงสอ 5.1 หนงสอทมก าหนดระยะเวลา

- เสนอแบบกระชนชด หรอพนก าหนดทระบแลว (ยอนหลง) 5.2 หนงสอทเจาของเรองเสนอเอง โดยไมผานหนวยงานตนสงกดตามขนตอน

- เอกสารจะหาย - เอกสารจะพมพผด เนองจากไมมคนตรวจทาน สงเอกสารไมครบ

4.3 การเกษยนหนงสอราชการ

ค าวา “เกษยน” หมายถง ขอความทเขยนแทรกไวบนหวกระดาษ ค าสง หรอหนงสอราชการเปนการเขยนสรปความทไดจากการวเคราะหและเสนอความคดเหนเพมเตมเพอชวยใหผบรหาร มขอมลมากพอทจะใชประกอบการวนจฉย ตดสนใจ สงการ หลกการส าคญในการเกษยน หนงสอราชการทด คอเลขานการจะตองมความรความเขาใจในเรองของการเขยนหนงสอเปนอยางด

การเกษยนหนงสอราชการจะเปนบทสรปสดทายของหนงสอราชการทเปนขอตกลงใจ สงการหรออนมต ซงจะน าไปสการปฏบตทเปนจรง เปนเรองทมความส าคญและมความรบผดชอบ หากเลขานการขาดความเขาใจในวธการและเกษยนหนงสอผดพลาดอาจเกดความสบสน แกผปฏบตงาน และสงผลตอประสทธภาพการบรหารงานไดเชนกน ดงนนเพอใหเกดประโยชนสงสด จงควรศกษาและตรวจสอบองคประกอบของหนงสอกอนจะเกษยนหนงสอตองศกษาเรองราว ในหนงสอใหเขาใจถกตอง ตรงประเดนและตรงวตถประสงค เพราะหนงสอทกฉบบจะมโครงสรางและมองคประกอบ หากองคประกอบมความครบถวนกจะท าใหหนงสอนนมเหตครบถวนสมบรณเชนกน

4.3.1 ประเภทของการเกษยนหนงสอ การเกษยนหน งสอจะตองเรมด าเนนการต งแตกระบวนการว เคราะห สรปความ

แลวจงน าไปสการเกษยนหนงสอ ซงจะเปนการเกษยนหนงส อทเลขานการท าการบนทกสรป (เรยกวาบนทกยอเรอง) จากนนกเสนอความเหนใหผบรหารพจารณาและการเกษยนหนงสอ ของผบรหารทตดสนใจสงการออกไปใหปรากฏ (เรยกวาบนทกสงการ) จะสงเกตไดวาหนงสอราชการทตองวเคราะหจะมความยาวหลายหนาอาจจะเปนลกษณะรายงานและเปนเรองสน ๆ เลขานการจะตองใชเทคนค กลยทธ หรอดลยพนจอยางใดอยางหนงในการเกษยนหน งสอดงกลาวซงสามารถแยกประเภทของการเกษยนหนงสอราชการไดดงน

1. การเกษยนหนงสอของเจาหนาท (บนทกยอเรอง) จะเปนการเกษยนหนงสอราชการ ทมเนอหามากและเนอหานอย

2. การเกษยนหนงสอของผบรหาร (บนทกสงการ) ในการเกษยนหนงสอทกประเภทจะตองมความเชอมโยง เปนเหตเปนผลเกยวเนองกนตลอด ตงแตการเกษยนของเจาหนาทไปจนถงการเกษยนของผบรหาร

๑๑๑

4.3.2 วธการเกษยนหนงสอราชการ

หากการเกษยนหนงสอของเจาหนาทสามารถสรปความไดตรงประเดน ขอมลพรอม และเสนอแนวคดทเปนประโยชนตอการตดสนใจของผบรหาร ซงจะท าใหผบรหารสามารถวนจฉย สงการไดถกตอง รวดเรว เหมาะสม ทนตอสภาพแวดลอมและสถานการณในขณะนน นบไดวา เปนการบรหารงานทมประสทธผลและจะถอวาเปนการวดคณภาพของเจาหนาทและผบรหารอกดวย วธการเกษยนหนงสอราชการ สามารถสรปไดดงน

1. ยอเรอง จากขอมลทไดจากการวเคราะห ใหตดทอนสวนทไมจ าเปนออก เชน สวนทอธบายเพมเตม สวนของรายละเอยดปลกยอย สวนทเปนการแสดงความคดเหน เปนตน

2. แยกสวน หมายถง การแยกสวนของขอความทเกษยน ซงจะมสวนประกอบ 3 สวน คอ 2.1 สวนเนอหา : ประกอบดวย เรยนใคร มจดประสงค และรายละเอยดประกอบ

(เปนเหตหรอความเปนมาและผลในสวนทด าเนนการ) เชน มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลา พระนครเหนอ ขอความอนเคราะหใชรถตเพอน าเจาหนาทเดนทางไปดงานดานการประกนคณภาพการศกษา ในวนพธท 31 กรกฎาคม 2561 เวลา 09.00- 12.00 น. ณ มหาวทยาลยมหดล จ านวน 5 คน (รายชอแนบทาย)

2.2 สวนขอมลเพมเตม : เปนสวนทเกยวกบเรองในลกษณะเดยวกนทเคยด าเนนการ ผานมา หรอเกยวกบ กฎ ระเบยบ ทถอปฏบตอย เชน ตามประกาศของมหาวทยาลยเทคโนโลย พระจอมเกลาพระนครเหนอ หนวยงานทจะขอใชรถในราชการจะตองรบผดชอบเรองคาผานทางพเศษ คาน ามน และคาเบยเลยงพนกงานขบรถ รวมทงความเสยหายใด ๆ ทอาจเกดขนในระหวางการใชรถ เปนตน

2.3 สวนเสนอแนะ : เปนสวนทผเกษยนเสนอความคดเหนตอผบรหาร เพอประกอบการตดสนใจ เชน รถตหมายเลขทะเบยน ฮว 5002 ไมสามารถใหบรการในวนดงกลาวไ ด เนองจาก ตองสงเขาศนยซอมดวน จงขอเสนอใหใชรถตหมายเลขทะเบยน ฮว 5575 แทน ๓. การตรวจสอบ : โดยมจดประสงคเพอตรวจสอบความสมบรณครบถวนของขอมลและ เนอหาวามความถกตองในการใชภาษา การสะกดค าหรอไม กอนทจะน าเสนอผบรหารสงการตอไป

๔. ลงลายมอชอ : เปนการเกษยนหนงสอหลงจากการตรวจสอบเรยบรอยแลว โดยการลงชอของผเกษยนและก ากบดวย วนท เดอน ป ทเกษยนในบรรทดถดไปดวย

การเกษยนหนงสอของผบรหารจะมผลในทางปฏบตทนท ดงนนผบรหารสวนมาก จงเกษยนหนงสอดวยขอความสน ๆ กะทดรด และมความชดเจนแนนอน ซงแบงได 3 สวน คอ

1. สวนท เปนค าวน จฉยส งการ : หากเจาหน าท เกษ ยนหน งสอไดชด เจนและงาย ตอการตดสนใจ ผบรหารกจะวนจฉยสงการไปตามทขอหรอตามจดประสงคของหนงสอนน ๆ เชน ทราบ ด าเนนการตามเสนอ เหนชอบ อนมต ลงนามแลว แจงผเกยวของทราบ

2. สวนทเปนความเหน : ในบางครงผบรหารอาจเกษยนใหความเหนเพมเตมนอกจาก การสงการเพยงอยางเดยว ซงจะถอวาเปนการสงการดวยเชนกน เชน อนมต (เปนค าวนจฉยสงการ) ใหรายงานผลการปฏบตงานทก 6 เดอน (ความเหนเพมเตม) เปนตน เพอความชดเจนและสะดวก

๑๑๒

ในการอาน หากกรณการเกษยนหนงสอของผบรหารมหลายประเดนกจะนยมเขยนเปน ขอ ๆ เชน 1. อนมต 2. ใหใชจายตามจรง 3. ใหปฏบตตามระเบยบ 4. ใหรายงานผลการด าเนนงานทก ๆ 6 เดอน

3. สวนทลงลายมอชอ : ในขอความสวนลางของการเกษยนหนงสอจะมการลงลายมอชอ ของผบรหาร และลงวนท เดอน ป เชนเดยวกบเจาหนาททเกษยนหนงสอ

4.3.3 เทคนคการเกษยนหนงสอราชการ - สรปใจความจากหนงสอตนฉบบใหครบถวน ถกตอง - ใชภาษาทสน กระชบ - เขยนดวยลายมอหรอพมพกได ถาเขยนดวยลายมอควรเขยนใหอานงาย - การก าหนดหมายเลขในวงกลม 1 2 3 ... ก ากบเรองทเสนอขนมาตามล าดบ - การเกษยนหนงสอใหเรมจากบรเวณครงหนากระดาษลงไปและจากซายไปขวา

หากเนอทไมพอเกษยน ใหเขยนค าวา “โปรดพลก” และพลกหนาถดไป เรมเกษยนจากสวนบนสดของกระดาษ ไลล าดบลงลางและจากซายไปขวา

- ขดเสนใตในสวนทเปนใจความส าคญ - ไมใชปากกาเนนขอความ เนองจากกรณตองส าเนาหนงสอแจงผ อนตอไปจะท าให

ความชดเจนของตวหนงสอลดลง - เพอใหเกดความชดเจนและสะดวกในการอาน การเกษยนแบบแยกสวนอาจใชวธการ

ยอหนาในแตละสวนกได คอ สวนเนอหา สวนขอมลเพมเตมและสวนเสนอแนะ ในกรณทหนงสอราชการมเนอหามากกไมจ าเปนทจะตองเกษยนลงในเอกสารตนฉบบแตใหแยกเขยนลงในบนทกขอความแลวคอยน าไปแนบรวมไวกบหนงสอราชการตนฉบบดงกลาว

4.3.4 หลกในการตรวจสอบและการเกษยน

สามารถปฏบตไดดงน 1. ตรวจประเดนปญหาหรอเรองเดม หรอทมาของเรองวาถกตองตรงประเดน ครบถวน

หรอไม กรณทเหนวาสวนน าไมตรงประเดนใหด าเนนการเกษยนดงน 1.1 “สงเรองคน สรปใหตรงประเดน” 1.2 “สงเรองคน ศกษาใหรอบคอบ สรปใหตรงประเดน”

2. ตรวจขอเทจจรงทเปนขอมลประกอบการพจารณาวาถกตอง ตรงประเดน ครบถวนหรอไม หากพบวายงขาดขอมลส าคญทตรงประเดนและยงไมสามารถตกลงใจได ใหด าเนนการเกษยนดงน

2.1 “ขอทราบสาเหตทเกดขน” 2.2 “ขอทราบเหตการณเรองราวทเกดขน” 2.3 “ขอทราบระเบยบทเกยวของ” 2.4 “ขอทราบสาเหตและระเบยบทเกยวของ”

๑๑๓

3. ตรวจขอพจารณาทเปนบทวเคราะหของผเขยนวาชดเจน มความรอบคอบสมเหตสมผล มความเปนไปไดหรอไม กรณทเหนวาขาดขอพจารณา หรอขอพจารณาไมรอบคอบใหด าเนนการเกษยนดงน

3.1 “ขอทราบประโยชนทไดรบ” 3.2 “ขอใหพจารณาในดานความเสยหายทจะเกดขนดวย” 3.3 “ขอใหพจารณาผลกระทบในดาน ......” 3.4 “ขอใหเปรยบเทยบใหรอบคอบจากหลายทางเลอก”

4. ตรวจขอเสนอ สวนนจะเปนสวนส าคญทสดทเปนแนวทางปฏบต เปนขอตกลงใจ ใหผบรหารสงการควรตรวจสอบดงน

4.1 ขอเสนอ เชน แกปญหาในยอหนาแรกหรอไม 4.2 ขอเสนอ เชน สอดคลองกบความเหนในขอพจารณาหรอไม 4.3 ขอเสนอ เชน แยกเปนประเดน ๆ และผบรหารสามารถสงการไดหรอไม 4.4 ขอเสนอ เชน มความเปนไปได บรรลวตถประสงค และมความเสยงนอยทสด

หรอไม กรณทเหนวา ขอเสนอมความเปนไปไมได หรอไมอาจบรรลวตถประสงค หรอมความเสยง

มากใหด าเนนการเกษยนดงน - “ขอเสนอไมแกปญหา” - “ขอเสนอไมสอดคลองกบนโยบาย” - “ขอเสนอไมสอดคลองกบความคดเหน” - “ขอเสนอมความเสยงมาก ขอใหพจารณาใหรอบคอบ”

กรณท เหนวา ขอเสนอมความเปนไปไดบางสวนและสามารถตกลงใจไดบางสวน ใหด าเนนการเกษยณดงน

- “อนมตในขอ 1 และ 2” - “อนมต ด าเนนการตามเสนอในขอ 1 และ 4”

กรณทเหนวา ขอเสนอมความเปนไปได บรรลวตถประสงคและมความเสยงนอยสด ใหด าเนนการเกษยนดงน

- “เหนชอบ” - “อนมตหลกการ” - “อนมต” - “อนมตด าเนนการตามเสนอ”

5. ตรวจประโยคปดทายหนงสอ เปนค าแนะน าในการด าเนนการตอเอกสารวา เพอทราบ เพอพจารณา เพอพจารณาด าเนนการตอไป เพอพจารณาลงนาม เพอพจารณาอนมต และลงนาม เพอน าเสนอขออนมตใหด าเนนการเกษยณดงน

๑๑๔

5.1 กรณเพอทราบ “ทราบ”

5.2 กรณเพออนมตและลงนาม “อนมต” “ลงนามแลว”

5.3 กรณเพอพจารณาด าเนนการ

- “มอบใหหนวย ..... ด าเนนการ” - “มอบใหหนวย .... ด าเนนการ และขอใหระมดระวงเปนพเศษในเรอง ........ ดวย” - “มอบใหหนวย .....ด าเนนการและขอใหเพงเลงเปนพเศษในเรอง........ ดวย”

การใชค าสงการทตรงวตถประสงคและถกโอกาส ไดแก อนมต อนญาต อนมตหลกการ เหนชอบ เหนชอบในหลกการ ชอบ ด าเนนการตามเสนอ ฯลฯ ซงค าสงการทนยมใชจะมหลากหลายและแตละค าจะมความหมายทแตกตางกน เพอใหการใชค าส งการไดตรงตามวตถประสงค และถกโอกาส ผบรหารควรท าความเขาใจใหถกตองดวย ตามตวอยางค าสงการและความหมาย ในตารางท 4-1 และตารางท 4-2

ตารางท 4-1 ความหมายของค าสงการตาง ๆ

ค าสงการ ความหมาย รายละเอยด

เหนชอบ เหนดดวย เหนชอบดวย - ยงไมมรายละเอยดด าเนนการใด ๆ

- ยงมไดจดท าเปนโครงการ (หลงจาก “เหนชอบ” แล วห น วย งาน ท เก ย วข อ งต อ ง ไป จ ดท ารายละเอยดหรอจดท าโครงการตอไป)

อนมตหลกการ ให อ าน าจกระท าต ามระเบยบทก าหนด

- มรายละเอยดการด าเนนการอยางกวาง ๆ

ยงไมครบถวน

- จดท าเปนโครงการ แตรายละเอยดยงไมครบถวน(หลงจาก “อนมตหลกการ” แลว หนวยงานทเก ยวของตองไปจดท าเรองการขออน ม ตด าเนนการตอไป)

อนมต หรอ อนมตด าเนนการ

เป น โค ร งก า รท ได ร บอนมตหลกการหรออนมตโครงการแลว

- รายละเอยดการด าเนนการครบถวน

- เปนโครงการทมรายละเอยดการด าเนนการครบถวน(หลงจาก “อนมต” หรอ “อนมตด าเนนการ” แลวหนวยงานทเกยวของสามารถน าไปปฏบตไดเลย

๑๑๕

ตารางท 4-2 ความแตกตางระหวางอนญาตกบอนมต

ค าสงการ ความหมาย การน าไปใช

อนญาต ยนยอม ยอมให - เรองสวนตว

- ไมเกยวของกบงบประมาณของหนวยงาน

- ไมเกยวของกบความรบผดชอบขององคกร

อนมต ให อ าน าจกระท าต ามระเบยบทก าหนด

- เรองทเปนความรบผดชอบขององคกร

- เกยวของกบงบประมาณของหนวยงาน

4.3.5 ขอควรค านงในการวเคราะหและเกษยนหนงสอราชการ

1. ความถกตองของขอมลโดยเฉพาะขอมลจากหนงสอตนฉบบกบขอมลท เกษยน จะตองตรงกน ไมตดหรอเพมขอมลอนเขาไปจนท าใหเสยความหรอท าใหเขาใจเบยงเบนไปจากตนฉบบ

2. ภาษาทใชในการเกษยน ใหใชภาษาทสนและกระชบ 3. การเกษยนหนงสอจะใชวธพมพหรอเขยนดวยลายมอกได แตจะตองมความชดเจน

และอานงาย 4. การระบ วน เดอน ป ในสวนลางของการลงลายมอชอตองตรงกบความเปนจรง ไมควร

ลงยอนหลงหรอลวงหนา เวนไวแตจะมเหตผลจ าเปนจรง ๆ 5. รปแบบของการเกษยน จะใชรปแบบเดยวกบการบนทก คอ ถงใคร มขอความอยางไร

แลวลงชอผเขยน และวน เดอน ป ทเขยนไวดวย

4.3.6 ขอจ ากดในการวเคราะหและเกษยนหนงสอ

ในการวเคราะหหนงสอราชการบางครงอาจจะตองใชเวลานาน เนองจากตองคนหาเอกสาร ท เกยวของหรอเอกสารทไดอางถงไวในหนงสอนน ๆ และทส าคญอกอยางคอผวเคราะหหรอเกษยนหนงสอ ควรใชทกษะและประสบการณในการเกษยนหนงสอ และไมควรทจะระบในหน งสอ แตเพยงวา เรยน ....... เพอโปรดพจารณา โดยไมใสความเหน หรออางองขอมล หรอกฎ ระเบยบ ทเกยวของใด ๆ ไว เพราะนนจะท าใหสดทายแลวผบรหารตองเปนฝายพจารณาแตเพยงผเดยว

4.3.7 ขอเสนอแนะในการวเคราะหและเกษยนหนงสอ

1. ผท าการวเคราะหและเกษยนหนงสอ ตองมความรอบร กฎ ระเบยบ ขอบงคบ และ มความจ าทด ทงนเพราะจะตองคนหาเอกสารทเกยวของหรอตองรแหลงทเกบหนงสอเดมเพอน ามาประกอบกบเรองเพอใหมความสมบรณยงขน

2. ผท าการวเคราะหหนงสอ จะตองเกษยนหนงสอใหชดเจน หากเปนเรองทตองพจารณาควรทจะใหขอมลเพอประกอบการตดสนใจของผบรหาร เชน เรยน ............... เนองจากเรองดงกลาวทประชมคณะกรรมการสวนงานไดมมตเหนชอบในหลกการแลว สามารถด าเนนการได แตจะตอง

๑๑๖

แนบสญญาวาจางเพอประกอบการเบกจายรายการดงกลาวดวย จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต เปนตน

3. กรณพบขอบกพรองทชดเจนและมความจ าเปนตองสงเรองคนหากสามารถประสานงานกบหนวยงานทเปนเจาของเรองได ควรทจะประสานงานใหหนวยงานน าเรองไปจดท าใหม ทงนตองชขอบกพรองใหทราบดวยวามขอบกพรองอะไรบางและใหแนวทางได

4. กรณพบขอบกพรองทชดเจนและมความจ าเปนตองสงเรองคนแตเปนเรองทซบซอน ตองใหผบรหารทราบเรองกอน เลขานการควรเขยนบนทกเพอชขอบกพรองและเสนอแนวทางเกษยนหนงสอใหเปนขอสงเกตแกผบรหาร เพอจะไดสงการสะดวกและงายขน

5. กรณพบวาหนงสอครบถวนสมบรณ ผบรหารสามารถตกลงใจไดกรณแบบนเลขานการอาจเขยนค าสงการแทน โดยผบรหารเพยงแตลงนาม เพอความสะดวกในการสงการ กรณอยางนมกจะใชกบเรองงาย ๆ ไมซบซอน ท าอยเปนประจ า เปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และเปนทชดเจนวาผบรหารตองตกลงใจตามทเสนอแนนอน

4.4 การวเคราะหขอบกพรองทท าใหหนงสอราชการเกดความผดพลาด

การเข ยนและจด พ ม พหน งส อ ราชการจะเก ย วข อ งกบ ข าราชการท กระดบ ช น และมความจ าเปนในการปฏบตงานอยางหลกเลยงไมได จากประสบการณการกลนกรองและตรวจสอบรปแบบของหนงสอราชการ พบวา เจาหนาททปฏบตงานยงขาดความร ความเขาใจ ทกษะ และประสบการณในการพมพหนงสอราชการ รวมทงไมเหนความส าคญในงานทท า มกจะมขอผดพลาด ปญหาและมขอทนาสงเกตตาง ๆ มากมาย เชน เวนวรรคผด พมพขอความซ า พมพขอความตก พมพต าแหนงผด พมพชอบคคลเปนคนละคนกน ชอรายการครภณฑไมตรงกน ซงหากเอกสารดงกลาวเผยแพรออกไปถอวาเปนความเสยหายอยางมาก

จากการตรวจสอบความถกตองของหนงสอราชการทหนวยงานสงมาเสนอเพอพจารณา สงการในรอบ ๕ เดอน (สงหาคม-ธนวาคม ๒๕๖๐) พบวามจ านวนหนงสอภายนอกและหนงสอภายในทมขอบกพรองและไดสงเรองคนใหหนวยงานตนเรองน ากลบไปแกไข มจ านวนและรายการขอบกพรอง ดงแสดงตามตารางท ๔-๓

๑๑๗

ตารางท ๔-๓ จ านวนหนงสอราชการทมขอบกพรองตองน ากลบไปแกไข

รายการขอบกพรอง

สงหาคม กนยายน ตลาคม พฤศจกายน ธนวาคม

พมพผด ๔๘ ๔๒ ๓๕ ๔๕ ๔๗

เวนวรรค/ตดค า ๒๕ ๑๑ ๑๐ ๘ ๕

พมพซ า ๙ ๔ ๔ ๓ ๔

พมพตก ๕ ๑๑ ๑๑ ๑๔ ๕

ขามข นตอน ๙ ๖ ๕ ๕ ๔

รวม ๙๖ ๗๔ ๖๕ ๗๕ ๖๕

ยอดหนงสอเขา ๙๕๘ ๘๒๐ ๘๔๔ ๙๔๗ ๙๐๖

ผดพลาดรอยละ ๑๐.๐๒ ๙.๐๒ ๗.๐๗ ๗.๙๒ ๗.๑๗

จากตารางท ๔-๓ แสดงใหเหนถงขอบกพรองของหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน ทตรวจพบและสงคนหนวยงานตนเรองน ากลบไปแกไข รายการทพบขอบกพรองมากทสด ของทกเดอน คอ การพมพผด โดยมรายละเอยดของขอบกพรองทง ๕ รายการ ดงน

๑. พมพผด เกดจากการพมพชอหนวยงาน ชอบคคล ต าแหนงทางวชาการ วน เดอน ป ผดพลาด การใชค าไมถกตอง ใชภาษาไทยผด สะกดค าผด เชน กฎ กฎหมาย ปรากฏ มาตรฐาน บรจาค เผยแพร ยทธศาสตร บคลากร รองศาสตราจารย หรอพมพจ านวนเงนทเปนตวหนงสอไมตรงกบตวเลข เชน จ านวนเงน ๔๐,๐๐๐ บาท (สหมนหาพนบาทถวน) เปนตน

๒. การเวนวรรคหรอการตดค า เกดจากการเวนวรรคหรอตดค าไมถกตอง เชน ชอของมหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ แตกลบแยกค า “พระจอมเกลา” เปน “พระจอม” แลวค าวา “เกลา” ขนบรรทดใหม หรอค าวา “พระนครเหนอ” เปน “พระนคร” แลว ค าวา “เหนอ” ขนบรรทดใหม ซงไมถกตองเพราะเปนค าเฉพาะแยกค าไมได หรอเปนค าทไมควร แยกค า เชน “วทยา” แลวพมพค าวา “เขต” ขนบรรทดใหม เปนตน

๓. พมพซ า เกดจากการพมพซ าค าเดม 2 ครง เชน รายการกอสรางอาคารอาคารโรงอาหาร ประจ าปปงบประมาณ การประชมครงท ครงท ๙/๒๕๖๐ เปนตน

๔. พมพตกหรอไมครบสมบรณ เกดจากการพมพค าทเปนชอเฉพาะแตพมพไมครบทงค าหรอพมพตกค าบางค า เชน มหาวทยาลยเทคโนโลยพระนครเหนอ ตกค าวา “พระจอมเกลา” จงความจ าเปน ตกค าวา “ม” ประเทศเยอรมน ตองพมพเปน ประเทศสหพนธสาธารณรฐเยอรมน นกวชาการคอม ตองพมพเปน นกวชาการคอมพวเตอร เปนตน

๑๑๘

๕. ขามขนตอน เกดจากการเสนอหนงสอเพอใหผบรหารพจารณาและลงนาม แตยงไมไดผานการพจารณาจากกองตนสงกดของเจาของเรอง หรอรองอธการบดทรบผดชอบใหความเหนหรอพจารณาเพอเสนอความเหนมากอน

ปญ หาท ท า ให เก ด ข อ บกพรองตามท ก ล าวม าแล ว สอดคล อ งก บ งาน ว จ ยของ สนม ครฑเมอง (๒๕๕๗) ซงท าวจยเรอง ค าทมกเขยนผดในภาษาไทย : การวเคราะหจากการตรวจผลงานการสอน มวตถประสงคการวจยเพอรวบรวมและวเคราะหค าทมกเขยนผดในภาษาไทย จากการตรวจงานของครภาษาไทย ในปการศกษา ๒๕๕๖ โดยมกลมตวอยางจากครผสอนภาษาไทย จ านวน ๒๕ คน ไดมาดวยวธการเลอกแบบเจาะจง ไดจ านวนค าทมกเขยนผด จ านวน ๒๑๕ ค า น ามาวเคราะหตามกรอบของการวจย ๕ กรอบ คอ

๑. เขยนผดเพราะไมทราบความหมายของค า จ านวน ๖๔ ค า คดเปนรอยละ ๒๙.๗๗ ๒. เขยนผดเพราะไมเขาใจในกฎเกณฑทางหลกภาษา จ านวน ๔๙ ค า คดเปนรอยละ ๒๒.๗๙ ๓. เขยนผดเพราะใชแนวเทยบผด จ านวน ๓๙ ค า คดเปนรอยละ ๑๘.๑๔ ๔. เขยนผดเพราะไดรบประสบการณผด จ านวน ๓๕ ค า คดเปนรอยละ ๑๖.๒๘ ๕. เขยนผดเพราะออกเสยงผด จ านวน ๒๘ ค า คดเปนรอยละ ๑๓.๐๒

นอกจากขอบกพรองทเกดจากปญหาตามทกลาวมาแลว ยงสามารถวเคราะหปญหาทท าใหเกดขอบกพรองกบการเขยนหนงสอราชการไดดงน

4.4.1 ขอบกพรองดานการเขยนหนงสอราชการ

1. แบบฟอรมไมถกตอง เชน การเวนชวงบรรทด การเวนซาย-ขวา การยอหนา การเวนวรรค 2. ชอเรองไมตรงกบจดประสงคหรอยาวเกนไป 3. ประโยคยาว ซบซอน ใชค าเชอมมากเกนไป 4. เขยนไมตรงประเดน หรอเขยนวกวน 5. ไมเลอกสรรขอมล เนอความยาว ใชค าฟมเฟอย 6. ใชภาษาหวน ๆ ไมสละสลวย 7. เนอความนอย แตใชยอหนาหลายยอหนา โดยเขาใจผดวาตองมใหครบ 3 ยอหนาเสมอ 8. ไมเขยนเนอความส าคญทผอานตองการทราบกอน 9. ดวนสรป โดยขอมลหรอเหตผลไมเพยงพอ ควรคนควาขอมลมายนยนใหเชอถอได

10. ไมอางองทมาหรออางองไมครบถวน 11. ขาดความคดรเรมสรางสรรค เขยนตามตวอยาง หรอแนวทางเดม ๆ โดยไมแกไข 12. เมอยอหนาสดทายไดกลาวขอบคณแลว ยงลงทายวา จงเรยนมาเพอทราบอก 13. ขอแสดงความนบถอ ยกไปไวหนาถดไป แตในทางปฏบตจะตองยกขอความอยางนอย 2

บรรทดสดทายมาดวย

๑๑๙

4.4.2 ขอบกพรองดานการใชค าและการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ

1. เนอหาและขอความในเอกสารจะพบวา เขยนขอความผด สะกดค าผด เวนวรรค ผดต าแหนง มแยกค าระหวางบรรทด เชน

“สญญลกษณ” “สญญาลกษณ” ตองเขยนวา “สญลกษณ”

“วศวกรรมศาสตรมหาบณฑต” ตองเขยนวา “วศวกรรมศาสตรมหาบณฑต”

“มหาวทยาลยราชภฎ” ตองเขยนวา “มหาวทยาลยราชภฏ”

“กราฟฟก” ตองเขยนวา “กราฟก”

“อารบค” ตองเขยนวา “อารบก”

การเขยนค าทมกผดเสมอมสาเหตหลายประการ คอ เขยนผดเพราะมความเคยชนเหนมา ผด ๆ กเลยเขาใจวาเขยนอยางนน ไมรจกหลกภาษาไทย ไมทราบความหมายของค า และประการส าคญคอ ไมสนใจเปดอานพจนานกรม อาจเนองจากการตรวจทานไมเรยบรอย รบเรงใหเอกสารเสรจโดยเรวและอาจจะเปนการเขยนสะกดการนตผดกได เพราะภาษาไทยมหลายค าทใชสบสน เชน

“ขบวนการด าเนนงาน” ตองเขยนวา“กระบวนการด าเนนงาน”

“กระทดรด” ตองเขยนวา“กะทดรด”

“ขดขน” ตองเขยนวา“ขดคน”

2. สะกดการนตผด พมพขอความตกหลน 3. ใชค าไมเหมาะสม เชน ใคร จก 4. ใชค าไมตรงความหมาย เชน อนญาต - อนมต ไป – มา น า – พา 5. ใชค าไมคงท เชน ค าแทนตวเอง ผม กระผม ขาพเจา ใชเลขไทยและอารบกปะปนกน 6. ใชค าเชอมไมถกตอง เชน แก กบ แด 7. ใชค าเชอมแบบเดม ๆ มากเกนไปในต าแหนงทใกลกน เชน และ จง 8. ในกรณทมหลายหวขอ จดวางเลขหวขอไมคงท เชน ขอยอย 1 2 3 ปะปนกบ

1) 2) 3)

9. ใชเครองหมายไมเหมาะสม เชน ฯ , ๆ 10. การเขยนแยกค า 11. ใชค าน าหนาชอไมถกตองเชน คณ ดร. 12. ใชค าหนาชอดวยค าวา คณ ซงค าวาคณ เปนต าแหนงโปรดเกลาแกขาราชการสตรทเปน

ผหญงทยงไมไดแตงงานเทานน 13. การใช ดวย เนองดวย ใชไดทง 2 ค า สวนใหญใชดวย 14. การเขยนชอหนวยงานราชการ กระทรวง กรม และหนวยราชการอน ๆ ตองพจารณาวา

ถกตองครบถวนหรอไมและมกจะพบเสมอวาพมพชอกระทรวง ชอหนวยงานไมถกตอง เชน

๑๒๐

“ส านกงานคณะกรรมการการวจยแหงชาต” ตองใชวา “ส านกงานคณะกรรมการวจยแหงชาต”

“ส านกงานคณะกรรมการอดมศกษา” ตองใชว า “ส าน กงานคณะกรรมการ การอดมศกษา”

บางครงกใชชอยอแตมไดบอกชอเตม อานแลวกไมเขาใจ เพราะผเขยนเขาใจคนเดยว เชน ใชค าวา “มท.” ซงผเขยนเองหมายถงกระทรวงมหาดไทย แตผอานอาจจะไมเขาใจ ตองตรวจสอบ กบหนงสอชอ “นามสงเคราะหสวนราชการไทย” ซงในหนงสอดงกลาวจะมรายชอหนวยงานราชการทเขยนถกตองสามารถใชประกอบการเขยนได เชน

ส านกนายกรฐมนตร (Office of the Prime Minister)

กระทรวงกลาโหม (Ministry of Defense)

กระทรวงการคลง (Ministry of Finance)

กระทรวงการตางประเทศ (The Ministry of Foreign Affairs)

กระทรวงการพฒนาสงคมและความมนคงของมนษย (Ministry of Social Development and Human Security)

15. บคคลทตองใชวากราบเรยนตามระเบยบเดมม 7 ต าแหนง ปจจบนเพมอก 7 ต าแหนง คอ ประธานองคมนตร นายกรฐมนตร ประธานรฐสภา ประธานสภาผแทนราษฎร ประธานวฒสภา ประธานศาลฎกา รฐบรษ ค าท เพมคอ ประธานศาลรฐธรรมนญ ประธานศาลปกครองสงสด ประธานกรรมการการเลอกตง ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน ผตรวจการแผนดนของรฐสภา

16. การลงทาย เชน หวงเปนอยางยงวาจะไดรบความอนเคราะหดวยด ขอขอบคณมา ณ โอกาสน หลกการเขยน ขอบคณ คอ เสมอกน ใตบงคบบญชาใชขอบคณ สงกวาใชจะขอบคณยง ถากราบเรยน จะเปนพระคณยง

เมอสรปสาเหตทท าใหหนงสอราชการเกดความผดพลาดทพบบอยครงคอการใชค าทผด

โดยการเขยนค าทผดมาจากสาเหตดงน

1. เขยนผดเพราะไมทราบทมาของค า

ค าทใชในภาษาไทย ไมวาจะเปนค าไทยแทหรอค าไทยทยมมาจากภาษาอน โดยเฉพาะ มาจากภาษาบาล สนสกฤต และภาษาเขมร หากไมทราบทมาของค าหรอรปศพทเดมและความหมายของค าแลวอาจจะท าใหเขยนค าเหลานนผดได เชน

๑๒๑

บณฑบาต หมายถง การทพระภกษรบขาวกอนทตกหลนแลว เนองจากลทธทางพทธศาสนา พระภกษสงฆจะรบสงทยงมผหวงใยหรอเสยดายอยมาบรโภคไมได จะตองรบสงทผ อนทงแลว มาจาก ปณฑ แปลวา กอนขาวและปาด แปลวา ตกหลน ไมเขยน บณฑบาตร เพราะ บาตร แปลวา ภาชนะส าหรบภกษสามเณรใชรบอาหารบณฑบาต

เบญจเพส หมายถง ยสบหา มาจาก ปณจ แปลวา หา และ ว ส แปลวา ยสบ ไมเขยน เบญจเพศ เพราะเพศ แปลวา รปทแสดงใหรวาชายหรอหญง

นานา หมายถง ตาง ๆ มาจาก นานา แปลวา ตาง ๆ ไมเขยนเปนค าซ า นา ๆ

ทดรองจาย หมายถง ออกเงนหรอทรพยไปกอน ไมเขยน ทดลองจาย เพราะ ทดลอง แปลวา ลองท า ทดสอบขอสมมตฐาน

2. เขยนผดเพราะใชแนวเทยบผด ค าบางค าผเขยนไมแนใจวาเขยนอยางไรกมกจะน าค านน ๆ ไปเทยบกบค าอนซงมลกษณะ

คลายคลงกน ซงไมสามารถท าได เพราะค ามลกษณะและทมาแตกตางกน ค าทมกเขยนผดเพราะใชแนวเทยบกบค าอนทมลกษณะคลายคลงกน เชน

จ านง มกเขยนเปน จ านงค เพราะเทยบกบ องค รนรมย มกเขยนเปน รนรมณ เพราะเทยบกบ อารมณ สมโภช มกเขยนเปน สมโภชน เพราะเทยบกบ โภชน สงเกต มกเขยนเปน สงเกต เพราะเทยบกบ เหต ผาสก มกเขยนเปน ผาสข เพราะเทยบกบ สข ศรษะ มกเขยนเปน ศรษะ เพราะเทยบกบ ศร สงวร มกเขยนเปน สงวรณ เพราะเทยบกบ อาวรณ 3. เขยนผดเพราะออกเสยงผด

ค าในภาษาพดเปนจ านวนมากออกเสยงไมตรงกบรปทเขยน ดงนนเมอเวลาเขยนค าเหลานนจงเขยนตามเสยงทพด เชน ประณต มกเขยนเปน ปราณต เผอเรอ มกเขยนเปน เผลอเรอ ประนประนอม มกเขยนเปน ปราณประนอม

4. เขยนผดเพราะไดรบประสบการณผด ปจจบนสอตาง ๆ เชน ปายหางราน ปายโฆษณา ปายประกาศ แผนปลว สอสงพมพ

สอทางคอมพวเตอร ฯลฯ มกจะเขยนผดอยเสมอ การพบเหนค าเขยนผดบอย ๆ จนเกดความเคยชนท าใหจดจ าค าผดนนไปใช เชน

๑๒๒

ราคาเยา มกเขยนเปน ราคาเยาว เครองส าอาง มกเขยนเปน เครองส าอางค ธรกจ มกเขยนเปน ธระกจ พสมย มกเขยนเปน พศมย ภาพยนตร มกเขยนเปน ภาพยนต อเนก มกเขยนเปน เอนก 5. เขยนผดเพราะภาษาไทยมค าพองเสยงมาก ค าท ใชในภาษาไทยออกเสยงอยางหน ง แตมรปเขยนสะกดการนตไดหลายรปและ

มความหมายแตกตางกบทเรยกวา ค าพองเสยง ดงนนถาผเขยนไมคนเคยและไมทราบความหมาย ของค าพองเสยงนน ๆ กอาจเขยนผดได เชน

คน - แทรกหรอกนอยในระหวาง ขน - ขนทลดหลนกนเปนล าดบ ซมซาบ - เอบอาบเขาไปทวถง ซมทราบ - รละเอยด ประสบ - พบปะ พบเหน ประสพ - การเกดผล โจษ - เลาลอ โจทย - ค าถามทเปนปญหา โจทก - ผกลาวหา 6. เขยนผดเพราะผนวรรณยกตไมถกตอง ค าในภาษาไทยจ านวนมากมรปและเสยงวรรณยกตไมตรงกน โดยเฉพาะพยญชนะทเปน

อกษรต าซงมกจะเขยนผดโดยเขาใจวาเสยงวรรณยกตใดกใชวรรณยกตนน เชน โนต มกเขยนเปน โนต โคด มกเขยนเปน โคด นะคะ มกเขยนเปน นะคะ 7. เขยนผดเพราะความเคยชน ปจจบนภาษาตางประเทศโดยเฉพาะภาษาองกฤษเขามาปะปนในภาษาไทยเปนจ านวนมาก

ค าศพทตาง ๆ เหลานนไดถายทอดเปนภาษาเขยนเปนระยะเวลานานจนผใชจดจ าไดและเกดความเคยชน ตอมาเมอมการก าหนดหลกเกณฑการเขยนค าทบศพทขนจนท าใหหลายค าซงใชกนจนเคยชนกลายเปนค าศพททเขยนผด เชน

คลนก มกเขยนเปน คลนค ลฟต มกเขยนเปน ลฟท ดราฟต มกเขยนเปน ดราฟท

๑๒๓

ไนลอน มกเขยนเปน ไนลอน นอต มกเขยนเปน นอต อยางไรกตาม ค าทยกมาเปนตวอยางเหลาน มผใชภาษาอกเปนจ านวนมากทยงคงใช

ตามความเคยชน จงท าใหพบวามการเขยนทงทถกตองและไมถกตองปรากฏอยทวไป ดงนนการทจะชวยใหเขยนค าตาง ๆ ไดถกตองผเขยนจงตองมความรในหลกเกณฑการเขยน

4.4.3 ขอบกพรองดานการพมพและการใชรปแบบหนงสอราชการ

1. การพมพ ใชต ว อกษร (font) ไม เป น ไปตามขอก าหนดหรอแบบท น ยมกน เชน ใช TH SarabunIT๙

2. เรองทมก าหนดชนความเรวสามารถสงถงบคคลโดยตรงได แตตองมการรายงาน ใหผบรหารทราบ

3. การพมพชนความเรวจะตองพมพดวยอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยท ใหเหนชดบนหนงสอและบนซอง และจะใหดวนภายในเวลาทก าหนดกตอง ระบค าวา ด วนภายในวนท.......ธนวาคม.......2560 เวลา......................

4. ชนความลบจะตองประทบตราสแดงไวกงกลางหนากระดาษทงบนและลางทกหนา ของเอกสารทมชนความลบนนและหนาซองดวย

5. ในกรณทพมพหนาเดยวไมพอตองขนหนาใหม ใหเหลอในสวนเนอหาอยางนอย 2 บรรทด และพมพค าตอเนองทจะไปขนหนาใหมใหหางจากบรรทดสดทาย 3 บรรทดพมพ โดยจากการท...

6. การปฏบตราชการแทน เชน รองอธการบดปฏบตราชการแทน... .......ต าแหนงทถกแทนจะพมพอยบรรทดลาง

7. การขนตนเรองมกจะขนตนดวยค ากรยา ท าใหเหนพฤตกรรมทชดเจนแตบางครงจ าเปนตองขนตนดวยค านาม เพราะวา

7.1 เรองทกวาง หรอมหลายประเดน ในกรณทเนอความในหนงสอมหลายประเดน 7.2 เรองทเปนหนงสอตอเนอง ซงตองใชชอเรองเดม หากเปนค านามกใชค านามเดม

แตหากเปนค ากรยากตองเปลยนเปนค านาม เชน ขออนญาต............... กเปนการอนญาต..................หรอตดขอออกเปน อนญาต

7.3 เรองทไมพงประสงค เชน ต าหน ทวงหน เรองไมสบายใจ กขนตนดวยค านาม เพอใหเนอหาดกวาง ๆ เชน การลงเวลาปฏบตงาน เชน การแตงกายของขาราชการสตร (ต าหนวาแตงกายไมเรยบรอย)

7.4 การตงชอเรอง เชน โครงการอบรมงานสารบรรณ ไมรวาขอสถานท ของบประมาณ ขอบคลากร จงควรใสชอเรองใหชดเจน

7.5 ชอเรองขอวทยากร หากถงตวบคคล กบผบรหาร ตองเปนคนละเรองกน

8. การตงชอเรองไมควรซ ากน เชน ขอเชญประชม...............เพอจดเกบไดงาย ชอเรองไมควรซ ากน เพอใหแยกเกบแยกคนได ชอเรองทตงกบสรปตองไปดวยกนเสมอ

๑๒๔

9. การเขยนอางถง ใหบอกเชน หนงสอมหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ ท ศธ 0525/99 ลงวนท 5 มกราคม 2561 เมอปรากฏในเนอหาแคบอกวาตามหนงสอทอางถง มหาวทยาลยเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนครเหนอ ขอความรวมมอ..........ความละเอยดแจงแลว นน ค าวานน คอรายละเอยดทสรปมาจากของเดม ตองเวนวรรค 1 เคาะ ถาไมเคาะแปลวานนอธบายขอความประโยคกอนนน เชน จรง ๆ แลวนนคณบดสามารถด าเนนการได (การลงทายวา นน หรอความละเอยดแจงแลวนน เมออางจบแลวตองมขอความปดทายเสมอ หากมรายละเอยดไมมาก ใชนน แตมขอความมากแตสรปมาเพยงสน ๆ ใชวา ความละเอยดแจงแลวนน กอนนน ตองเคาะ 2 เคาะคอมพวเตอรเสมอ หากไมเคาะแปลวาขยายเฉพาะขอความทอยตดกนเทานน)

10. สงทสงมาดวย ควรบอกวาเปนโครงการ ก าหนดการ อยาบอกวาเอกสาร เพราะไมชดเจน

11. รายละเอยดตามสงทสงมาดวย (ภายนอก) รายละเอยดตามเอกสารแนบ (ภายใน) ในกรณทขอความดงกลาวอยตรงกลาง อาจวงเลบไว เพราะจะท าใหไมปะปนกบขอความอน แตถาอยทายประโยคไมตองวงเลบ

12. หนงสอโตตอบ เปนเหมอนภาษาพดทหมายรวมถงหนงสอราชการและจดหมายธรกจ ไดดวย

13. การเสนอหนงสอ ในการสงใหผบรหารลงนามหรอเกษยนหนงสอตอ หากหนงสอมจ านวนมากกควรจะมการบนทกยอไววาในแฟมมอะไรบาง เผอหวหนาดงไวพจารณาจะไดตดตามตอบค าถามไดถกตอง

14. ค าวาบนทกขอความ 29 พอยท สวนราชการ ท วนท เรอง 20 พอยท

15. ต าแหนงหนวยงานกบผลงนามตองสมพนธกนเสมอ

ปจจยทสงผลดานประสทธภาพในการท างาน

๑. ไมถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ เชน

1.1 ไมลงเลขทหนงสอ 1.2 ไมลงวนท 1.3 ไมลงลายมอชอผลงนาม

๒. เอกสารแนบไมครบ

2.1 เอกสารทอางถงไมเปนไปตามหนงสอทน าเสนอ

๒.๒ ไมแนบเรองเดม

๒.๓ ไมแนบเอกสารทเกยวของ

๓. ควรมการแจงประสานหนวยงานตนเรอง กรณทมการมอบหมายผแทนหรอมการเปลยนแปลงผแทน

๑๒๕

๔. มการบนทกขอมลการรบ – สงเรอง และค าสงการของผบรหาร (หากมการบนทกขอมลจะท าใหเพมความสะดวก รวดเรว ในการตดตามเรองกบหนวยงานเจาของเรอง {กรณหาเรองไมเจอ})

๕. ควรบนทก สรปเรอง เพอประกอบการพจารณาสงการ และน าเสนอเรองไดอยางถกตอง รวดเรวทนตามเวลาทก าหนด

๖. ผปฏบตงานตองมความเขาใจและชดเจนในเรองเนอหาของงาน ๗. ควรเตรยมเอกสารขอมลทเกยวของแนบเรองทกครง (ขอมลทจ าเปนและส าคญ) ๘. วเคราะห สรปประเดน ไดอยางถกตองและรวดเรว ๙. หาขอมลเพอน ามาประกอบการพจารณา ๑๐. ควรจดบนทกขอมลและรายละเอยดการนดหมายทชดเจนและน าเสนอลวงหนา ๑๑. ควรตดตามและประสานงานตามทไดรบมอบหมายไดทนเวลา ๑๒. สามารถตดตามงานทสงการไดอยางถกตอง รวดเรว ครบถวน ๑๓. ตรวจสอบความถกตองของเรองและความครบถวนของขอมล ๑๔. สบคนขอมลเพมเตมเพอประกอบการพจารณาไดครบถวน ๑๕. พจารณาจ านวนเรองทตรวจสอบแลววาถกตองเปนไปตามระเบยบงานสารบรรณ

(มเอกสารแนบและมขอมลประกอบครบถวนตามทหนงสอระบไว) ๑๖. วเคราะหขอมลและสรปประเดนส าคญ เพอเสนอความเหนประกอบการพจารณา

ไดถกตองทนเวลาทก าหนด ๑๗. จดบนทกขอมลรายละเอยดไดถกตองและน าเสนอไดทนเวลา ๑๘. ประสานงานการมอบหมายผแทนเขารวมประชมกบหนวยงานเจาของเรองลวงหนา

4.5 สาเหตทท าใหหนงสอราชการเกดความผดพลาด

1. เกดจากตวผพมพเอง ในปจจบนสวนใหญผพมพหนงสอราชการตามหนวยงานจะเปนนกวชาการ ซงไมมความช านาญในเรองระเบยบงานสารบรรณ

2. ส านวนทผดบอย เปนภาษาพดมากเกนไป 3. ความไมร ความไมเขาใจ และไมไดศกษาระเบยบ 4. ความไมใสใจ ไมเหนประโยชน และไมเหนความส าคญ 5. ขาดความระมดระวง ขาดความละเอยดรอบคอบ หรอไมถถวนพอในการพมพหนงสอ

ราชการ 6. ลกษณะของงานมความหลากหลายท าใหขาดความแมนย า 7. ดวยเวลากระชนชด จงตองพยายามใชเวลาใหนอยทสดในการพมพงานแบบเรงดวน

ท าใหตองพมพหนงสอดวยความรวดเรวจงอาจท าใหเกดความผดพลาดได 8. หนวยงานทน าหนงสอมาเสนอไมมการตรวจทานใหถกตอง จงมกจะมจดใหตองแกไข

เยอะและบอยมาก เชน พมพผด พมพซ า พมพตกหลน เวนวรรคตอนไมถก การตดค า และบอยครง ทพมพผดรปแบบท าใหเสยเวลาในการแกไขหรอแนบเอกสารมาไมครบ เปนตน

บทท 5

สรปปญหา อปสรรค แนวทางแกไข และการพฒนางาน

เนองดวยในปจจบนทกหนวยงานจะตองเจอกบปญหาขอผดพลาดในการจดท าหนงสอราชการอยบอยครง สาเหตเพราะไมปฏบตตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 สงผลใหการปฏบตงานเกดความลาชา เสยเวลาในการแกไขและสนเปลองทรพยากรของหนวยงานอยางมาก ดงนนเพอใหการปฏบตงานราชการเปนไปดวยความเรยบรอย มประสทธภาพ เกดผลดแกทางราชการและเปนภาพลกษณทดของหนวยงาน ผวเคราะหจงไดรวบรวมประเดนและสรปปญหา อปสรรค ตลอดจนแนวทางการแกไขและการพฒนางานเพอเปนความรเบองตนซงสามารถใชเปนแนวทางในการปฏบตงานทถกตองไดดงตอไปน

5.1 สรปปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน

ปญหาเปนสงทอยคกบทกคนและทกองคกรจนแทบจะแยกออกจากกนไมได เพราะปญหา คอ โอกาสและเปนสงทาทายทท าใหบคลากรไดฝกวชาความร ความสามารถ ท าใหมทกษะในการแกไขปญหามากขน เมอเกดปญหาขนมาตองหาค าตอบใหไดวาปญหาคออะไร โดยการสงเกต ดวยตนเอง สอบถามผเกยวของ หรอสงเกตจากสงแวดลอมตาง ๆ เพอใหทราบแนชดวาปญหา ทเกดขนนนคออะไรจะไดวางแผนแกไขปญหา จากนนเมอทราบวาปญหาคออะไรกตองหาสาเหตของปญหาวาเกดขนมาไดอยางไร โดยสอบถามจากพยาน ผรเหน หรอตรวจสอบจากหลกฐานตาง ๆ เพอใหไดขอสรปของปญหานนวาใครคอผทไดรบผลกระทบจากปญหาและปญหานนสงผลกระทบ ตอองคกรมากนอยเพยงใด สดทายกหาแนวทางการแกไขปญหาคอวธการน าไปสทางออกของปญหาซงทางออกหรอการแกไขปญหาทด คอการวางแผนทด การเตรยมความพรอมทด เพอจะไดหาวธแกปญหาใหถกจด ตรงประเดน และมประสทธภาพ ในการแกปญหาเราไมอาจใชวธการแบบเดยวกนกบทกปญหาได ฉะนนการแกปญหาแตละเรองกจะมวธทแตกตางกนไป ดงนนเมอทราบถงปญหา สาเหตของปญหา ผทไดรบผลกระทบ และแนวทางการแกไขปญหาแลว จงจ าเปนตองมศลปะในการแกปญหา คอ มความคดอยางสรางสรรค โดยการคดใหหลดจากกรอบเดมทเราเคยปฏบตกนมา จะท าใหเราพบวธการใหม ๆ ในการแกไขปญหา หรอการใชใจเปนทตงโดยท าใหจตใจสงบและ เปดกวางพอทจะคดสงใหม ๆ และควรมสต เพราะการมสตเปนสงจ าเปนจะท าใหเรามวธการพด วธการคด และการวางแผนทด จะท าใหเราสามารถเลอกสถานท วน และเวลาในการแกไขปญหาอยางถกตอง เหมาะสม นอกจากนสตยงท าใหเรายอมรบฟงความคดเหนของผอนอยางมเหตมผ ล ปราศจากอารมณสวนตวเขามาเกยวของ ผขาดสตในการแกไขปญหามกจะน าพาความล าเอยงมารวมท าใหการแกไขปญหาลมเหลวได

๑๒๗

การแกปญหาและการตดสนใจเพอการท างานทมประสทธผล จะตองมจตส านกรวมกน เปนเจาของ บคลากรตองมการพฒนาตนเองอยเสมอ ตองเพมศกยภาพในการท างาน มพฤตกรรม ทกอใหเกดประสทธภาพ คณภาพ และบรการทด เชน การตรงตอเวลา การมวนยในตนเอง ไมผลดวนประกนพรง ซอสตย ขยน ทมเท อทศตวเพองาน และตองหลกเลยงสาเหตของการท างานแบบขาดประสทธภาพ เชน ตดหนางอ มความกงวลมากเกนไป จดระเบยบตวเองไมได การแกปญหาและการตดสนใจทดตองมคณภาพ ท าไดทนเวลา เปนทยอมรบ เหมาะสมดานจรยธรรม ซงขนตอนการตดสนใจและแกปญหาจะเรมจาก 1. ก าหนดปญหา 2. การออกแบบ 3. การเลอกทางเลอกทดทสด 4. การน าไปใช 5. การตดตามผล โดยทงหมดนจะมงเนนไปทการวเคราะหปญหา การออกแบบการแกไขปญหา การตดสนใจเลอกวธทจะแกปญหา การน าไปปฏบต การตรวจสอบและเครองมอในการวเคราะหปญหาและการตดสนใจ

ความหมายของปญหาจะหมายถงอปสรรคหรอขอขดของทท าใหการด าเนนงานไมไปสจดหมายปลายทางทก าหนดไว และปญหาทเกดขนในระหวางการปฏบตงานถอวาเปนเรองปกตสามารถเกดขนไดกบทกคน หากมการทบทวนปญหาตาง ๆ ทเกดขนในองคกรไมวาจะเปนปญหา ในดานใด จะมความส าคญมากหรอนอยกขนอยกบระบบการท างานอนเนองมาจากการวางแผนและการก าหนดเปาหมายรวมถงการก าหนดวตถประสงค สวนใหญปญหาทพบมกจะเปนปญหาทเกยวของกบการสอสาร โดยเฉพาะปญหาดานการจดการเกยวกบเอกสาร ซงหากผสงสาร พมพเอกสารผด ผรบสารกจะไดรบขอมลทไมถกตองและเกดความลงเลในขอมลทไดรบ ทงนไดมนกวชาการไดใหความหมายของทกษะการแกปญหาดงน

มลเลอร (Miller, 1998) ได ให ค วามห ม ายของท กษ ะการแก ป ญ ห าว า ห ม ายถ ง ความสามารถในการคดอยางเปนนามธรรมทจะน าไปสการแกปญหา การวางแผนในอนาคตและการมองหาความชวยเหลอจากบคคลอน ๆ

ส านกงานเลขาธการสภาการศกษา (2550) ไดใหความหมายของทกษะการแกปญหาวา หมายถง การใชประสบการณทคนพบดวยตนเองทเกดจากการสงเกต การเกบขอมล การวเคราะหขอมล การตความ และการสรปความเพอน าไปสการแกปญหาอยางมเหตผล

ประเสรฐ ตนสกล (2551) กลาววา ทกษะการแกปญหาเปนความสามารถในการวเคราะหสถานการณ การประดษฐค าตอบ การพจารณาผลพวงและเฟนหาวธการทเหมาะสม

มณฑรา ธรรมบศย (2551) กลาววา ทกษะในการแกปญหาเปนความสามารถในการรจก ขอความชวยเหลอจากผอนในยามจ าเปน รจกพฒนาและประเมนทางเลอกในการแกปญหา สามารถหาทางแกปญหาและวางแผนแกปญหาไดอยางถกตอง

สรปวาทกษะการแกปญหาหมายถง ความสามารถของบคคลในการใชประสบการณทเกดจากการสงเกต การเกบขอมล การวเคราะห เพอน าไปสการแกปญหาดวยวธการทดและเหมาะสมมากทสดอยางมเหตผล

๑๒๘

ปญหาในการปฏบตงาน ความเขาใจพนฐานเกยวกบปญหาทเกดขน ไดแก 1. ปญหาทแทจรงคออะไร (เปนปญหาจรง ๆ หรอเปนเพยงความรสก ความคดเหน) 2. ปญหาเกดขนไดอยางไร (เปนปญหาทมกจะเกดขนเสมอ หรอมมานานแลวแตถก ปลอยปละละเลย) 3. ปญหาทเกดขน (เปนปญหาเลกนอย หรอเปนปญหาวกฤต) 4. ตองการอะไรในการแกปญหานน

ดงนน ในการปฏบตงานดานสารบรรณซงเปนงานทเกยวกบหนงสอนบตงแตคด ราง เขยนแตง พมพ จดจ า ท าส าเนา รบ สง บนทก ยอเรอง เสนอ สงการ โตตอบ จดเกบ คนหา ท าลายโดยเฉพาะการเขยนหนงสอราชการซงเปนการตดตอสอสารระหวางหนวยงานกบหนวยงาน หนวยงานกบบคคลหรอบคคลกบหนวยงาน ซงมกพบปญหาในทางปฏบตอยเปนประจ าโดยเฉพาะการเขยนหนงสอตดตอราชการทมรปแบบภาษาวฒนธรรมองคกรทใชสบทอดกนมานานจงมการก าหนดรปแบบ ค าขนตน ค าลงทาย และกระบวนการใชถอยค าภาษาในการเขยนหนงสอตาง ๆมากมาย เชน หนงสอราชการทเสนอผบรหารอาจถกแกบอยครงและไมทราบวาแกไขเพราะอะไรท าไมจงตองแกไขปญหาตาง ๆ เหลานเกดจากประเดนใหญ ๆ 2 ประเดนคอ

1. สภาพปญหาภายใน เปนสภาพท เกดจากตวผ เขยนเองทอาจจะยงไมมความร หรอความเขาใจเกยวกบเรองทจะเขยน หรอการเลอกใชถอยค า ภาษา เพราะขณะเขยนตองคด ทกประโยควาท าอยางไรจงจะเขยนใหงายและเขาใจทสด เรยงรอยถอยค าใหกระชบ เรยบเรยงใหเกดเนอหาสวยงาม ตลอดจนไมทราบรปแบบมาตรฐานและการจดรปแบบใหสวยงามตามความเหมาะสมจงรางหนงสอโดยใชความคด ภาษาตลอดจนรปแบบของตนเองตามทเขาใจโดยไมสามารถจดระเบยบความคดได ซงผทไมมประสบการณในเรองทจะเขยนจงเปนการยากทจะเขยนใหถกตองและถกใจหวหนางานไดจงมการแกไขซ าแลวซ าอก สวนหวหนากรสกล าบากใจวาตองอานและตองแกไข ตนรางนนเพอใหงานเขยนทผานมาถงตนเปนงานเขยนทดและตรงประเดนทสด

2. สภาพปญหาภายนอก เปนปจจยตาง ๆ ทท าใหผรางหนงสอรสกเปนปญหา เชน หวหนางานหรอผบรหารระดบเหนอขนไป รปแบบหนงสอราชการ การใชถอยค า ภาษา แหลงขอมล การจดระบบความคดในการทจะเขยน ปจจยภายนอกเหลานสวนใหญเกดจากการทผเขยนไมมความรเรองระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ไมมการสงบคลากรเขารบการฝกอบรมในเรองการรางหนงสอ ขาดการเอาใจใสการศกษารปแบบ ส านวน ภาษา โดยเฉพาะคนรนใหม ๆ ทไมคอยใหความส าคญและไมสนใจอานหนงสอจงท าใหไมสามารถทจดเรยงถอยค าภาษา การคดวเคราะหเชงเหตผลได

นอกจาก 2 ประเดนนแลวยงพบปญหาในการจดท าบนทกขอความ ประกาศ ค าส ง หนงสอประทบตราแทนการลงชอ และการเกษยนหนงสอ ซงส านวนการเกษยนหนงสอตองสรป ใหตรงประเดน ไมมความหมายทจะตความไดหลายนย ไมมขอมลใดผดพลาดและอน ๆ เชน รปแบบของหนงสอราชการแตละประเภทไมถกตอง

๑๒๙

อปสรรคในการปฏบตงาน

อปสรรคในการท างานสวนใหญมกจะเกดขนกบผทยงไมมประสบการณในการท างาน เชน นกศกษาทจบใหม แตส าหรบบคลากรทมอายงานหลายป คงจะทราบดวาอปสรรคในการท างาน มกจะเกดขนจากต วของเราเอง ซ ง เราจะตองหาวธการแก ไข อปสรรคด งกล าวโดยการ เตรยมความพรอมกอนทจะเรมท างานเพอทจะไดมความสขในการท างานและท างานไดอยางราบรน ประสบความส าเรจ ซงอปสรรคทวาอาจเกดจากหลายสาเหต ดงน

1. การขาดความพรอมในการท างาน เชน ขาดความรบผดชอบและท างานไปเรอย ๆ แบบไมรเปาหมายของการท างานนนวาท าเพออะไร ดงนนจงตองเตอนตวเองอย เสมอ ตองม ความรบผดชอบตองานทไดรบมอบหมายและปฏบตงานอยางเตมความสามารถ

2. ไมช านาญในงานทท า บางครงอาจจะไดรบมอบหมายงานทแปลกใหมไมเคยท ามากอน แตถาไดเรยนรงานสกระยะกจะรสกชนกบงานและสามารถท างานใหดขนได

3. ขาดก าลงใจ เวลาเจองานยากอาจรสกทอแทและหมดก าลงใจ จนคดวาไมสามารถท างานชนน ใหส าเรจได ควรแกไขโดยการเตมความมนใจใหกบตวเองอย เรอย ๆ อยาปลอย ใหความรสกขาดก าลงใจมาบนทอนเดดขาด

4. ทมงานไมเวรก การท างานเปนทมถอเปนการรวมตวของคนหลายคน เราจงตองมการปรบตวใหเขากบทก ๆ คน จงจะสามารถท างานรวมกนไดอยางราบรนและประสบความส าเรจ ดงนนจงควรมการตกลงและท าความเขาใจกนกอนวาจะท างานกนอยางไร การท างานจะไดไมลกลนกน

5. ขาดมนษยส ม พนธท ด ในการท างานแนนอนวาเราจะต องเป นฝ ายท จะตอ ง เขาหาผอนบางเพอขอค าแนะน าและขอความชวยเหลอในเรองตาง ๆ แตถาเราขอาย ไมกลาพด หรอมนใจในตวเองมากจนเกนไป โดยไมสนใจผรวมงานคนอนเรากไมสามารถท างานชนนนใหดไดหรออาจตองใชเวลานานกวาปกต

6. การสอสารไมมประสทธภาพ เพอปองกนไมใหมปญหาหรอการเขาใจผด จะตองเรยนรการใชชองทางการสอสารทเหมาะสมในทกชองทางและเหมาะสมในสถานการณทแตกตางกน ไดแก การสนทนาตวตอตว การใชโทรศพท อเมล การสอสารทางไกลดวยวดโอ ผานขอความหรอตวหนงสอบนหนากระดาษเอกสาร

7. ขาดทกษะในการปฏบตงาน วธการแกปญหาจงตองใหความส าคญและหาโอกาส ใหบคลากรไดพฒนางานหรอเรยนรสงใหม ๆ อยเสมอ เพอพฒนาดานทกษะทยงไมมความเชยวชาญ ใหมศกยภาพมากยงขน ดวยการจดหาทรพยากรการเรยนร เชน สอการเรยนร การฝกอบรม คลงความรแบบออนไลน

8. ขาดความภาคภมใจในงานทท า ควรสรางสภาพแวดลอมทดภายในหนวยงานและรปแบบในการท างาน มการสรางวฒนธรรมองคกรทเปนกนเองบคลากรจะไดมแรงกระตนในการท างานและเหนคณคาในงานทท า

9. คดคานขอเสนอของกนและกน ขาดการใหเกยรตตอกน กาวกายสทธของเพอนรวมงาน ๑๐. การปฏบตงานไมมความสอดคลองกน เนองจากไมมการแลกเปลยนขอมลซงกนและกน

ตางฝายตางปดบงขอมลเพอตองการความเปนหนง

๑๓๐

๑๑. มงแตประโยชนสวนตวมากกวาประโยชนสวนรวม ไมอทศเวลา และไมรวมตดสนใจ ในเรองทจ าเปน ไมใหการสนบสนนในขอตกลงเพอหาขอยต ท าใหขาดความเปนอนหนงอนเดยวกน

๑๒. ไมไวใจซงกนและกน และขาดความเกรงใจ

กระบวนการแกปญหา สามารถแบงได ๘ ขนตอน คอ

๑. ก าหนดปญหา (เปนสงทท าใหงานตดขด) ใหถกตอง ชดเจน

๒. วเคราะหหาสาเหตส าคญ

๓. นยามวตถประสงค (เพอแกไขปญหา)

๔. หาวธแกปญหาทเปนไปได

๕. เลอกวธแกปญหาทดทสด (เปนการพจารณาวาทางใดใหผลด ผลเสยอยางไร)

๖. วางแผนการปฏบตการแกปญหา

๗. ด าเนนการตามทางเลอก

๘. ตดตามและประเมนผล

5.2 แนวทางการแกไขปญหา

การเขยนหนงสอราชการทดจะตองมขนตอนของการเขยน ผปฏบตงานดานเอกสารจงควรเรยนรหลกการทถกตอง ควรยดถอตามรปแบบและโครงสรางของหนงสอราชการทไดก าหนดรปแบบและโครงสรางไวตาง ๆ กนออกไปตามเจตนาและวตถประสงคของหนงสอราชการแตละประเภท ตองมการฝกปฏบตอยางสม าเสมอจนเกดทกษะและความช านาญ เพอสามารถเลอกใชประเภทรปแบบและโครงสรางของหนงสอราชการทเหมาะสมกบเจตนารมณของหนงสอราชการนน ๆตลอดจนการฝกการใชส านวนภาษาทเหมาะสมไดอยางถกตอง

แนวทางทผปฏบตงานควรปฏบตในการแกไขปญหาในเรองดงกลาวเบองตนมดงน

- ใหความส าคญกบงาน มทศนคตทดตอกน มองโลกในแงด คดเชงบวก ไมนนทาวาราย ซงกนและกน รจกการใหอภย มเจตนาดตอผอน ยอมรบความเปนจรง และมความจรงใจ

- มมนษยสมพนธในการท างานรวมกบผอน เรยนรและใหเกยรตซงกนและกน รจกการใชค าพดและมมารยาททดตอกนทงตอหนาและลบหลง

- เรยนรและแกปญหารวมกน ยอมรบฟงความคดเหนและวธการท างานทแตกตางกน แตกสามารถบรรลเปาหมายเดยวกนได

- จดวางระบบและมการแลกเปล ยนขอมลระหวางผ ปฏบ ต งานภายในหนวยงาน อยางสม าเสมอ โดยการตดตามผลงาน การหมนเวยนแลกเปลยนขอมล และใชวธการแจงขอมลพรอมรบขอมลปอนกลบจากผรวมงานภายในหนวยงาน

๑๓๑

ซงจากประสบการณทผขอรบการประเมนไดปฏบตงานในดานการรางหนงสอราชการ การพมพ และตรวจสอบ วเคราะหกลนกรองหนงสอราชการไดพบปญหามากมาย จงขอเสนอแนวทางแกไขปญหาเพอเปนแนวทางในการพฒนางานดงน

5.2.1 ปญหาดานหนวยงาน

หนวยงานมกไมเหนความส าคญของการจดหลกสตรฝกอบรมการเขยนหนงสอราชการอยางจรงจง ทงนมกจะใชตวอยางเดมในการอางองและปลอยใหเจาหนาททปฏบตงานหรอบคคล ทเกยวของยดถอและปฏบตตามแบบเอกสารดงเดม หนวยงานบางแหงไมไดจดสรรงบประมาณส าหรบการจดอบรมไวลวงหนา หนวยงานบางแหงจดอบรมหรอสงเจาหนาทไปเพยงบางคนซงอาจไมทวถงและประการส าคญคอเมออบรมเสรจเรยบรอยแลวเจาหนาททผานการอบรมไมไดน าความร จากการอบรมครงนนมาถายทอดในรปแบบการจดการความร (KM) ใหกบเจาหนาทคนอน ๆ ในหนวยงานใหไดรบทราบอยางทวถง

แนวทางแกปญหา

หนวยงานควรจดงบประมาณส าหรบการฝกอบรม โดยการจดฝกอบรมและ/หรอสงเสรมใหบคลากรไดรบความรในดานการเขยนหนงสอราชการทถกตองอยางทวถง ตลอดจนใหมการทดสอบความเขาใจในการจดท าหนงสอราชการอยเนอง ๆ หนวยงานควรก าหนดรปแบบและโครงสราง การเขยนหนงสอราชการแตละประเภทใหเปนมาตรฐานและท าความเขาใจในระหว างผราง ผตรวจผบรหาร เพอสรางความเขาใจในรปแบบและโครงสรางหนงสอราชการแตละประเภทอยางตรงกน เพอลดความขดแยง ความลาชา หรอความผดพลาดทอาจเกดขนในการจดท าหนงสอราชการ

5.2.2 ปญหาดานการสอสารภายในองคกร

1. ระเบยบหรอค าสงขาดความชดเจน และเจาะจง ท าใหผปฏบตงานตความตางกน 2. ผบรหารตามสายงานไมไดรบการชแจงนโยบายอยางทวถง 3. ความลาชาของขาวสาร 4. ผรบสารขาดความสนใจเพราะมปรมาณขาวสารมาก 5. ผรบสารขาดความสามารถในการรบรและตความผดพลาด 6. ผรบสารมทศนคตตอตานดวยอคตตาง ๆ 7. ผรบสารรบฟงขาวลอทบอกตอ ๆ กนมา โดยไมรแหลงขาวทชดเจน


1. ควรเนนความส าคญของนโยบายและอธบายเหตผลแกผเกยวของอยางทวถง 2. ควรมการทบทวนนโยบายจากขอมลทไดรบการสอสารกลบจากผปฏบตและปรบปรง

ใหสอดคลองกบสภาวการณทเปนจรง 3. ควรพฒนาความสามารถในการถายทอดนโยบายของผบรหารทกระดบ 4. ควรระมดระวงในการพจารณาใหผเกยวของไดมโอกาสรบรนโยบายดวยวธการ

ทเหมาะสม

๑๓๒

5. ควรแยกขาวสารทเปนนโยบายออกจากขาวสารทวไปใหเดนชด 6. ควรระบตวบคคลหรอระดบของผรบขาวสารใหเจาะจง 7. ควรพฒนาความสามารถในการสอสารของผเกยวของ 8. ควรใหเหตผลชแจงอยางละเอยดในกรณเปนนโยบายทมผลในดานลบ 9. ควรตดตามใหผบรหารขนตนมความรบผดชอบในการถายทอดขาวสารในเรองทควรร

อยางทวถง 10. ควรลดชองวางในการพบปะตดตอสอสารระหวางชนของพนกงานบรหาร 11. ควรลดปรมาณขาวสารทไมจ าเปน 12. ควรจดใหหนวยงานทตองประสานงานตดตอกนไดสะดวก 13. ควรจดใหมการสงมอบงานและฝกสอนงานใหรระเบยบปฏบตโดยผบรหารโดยตรง 14. ควรใหมระบบควบคมการรบสงขาวสารใหครบถวน 15. ควรจดใหมมาตรการในการตดตามผลในการปฏบตตามระเบยบหรอค าสง

5.2.3 ปญหาดานผบรหารหรอผตรวจรางหนงสอราชการ

ผบรหารหรอผตรวจรางหนงสอราชการแตละทานจะมรปแบบและโครงสรางในการเขยนแตกตางกน หนงสอราชการประเภทเดยวกนอาจเขยนโดยใชรปแบบและโครงสรางทตางกนทงในแงของการจดล าดบ การน าเสนอแนวความคด การใชถอยค า ภาษา ตลอดจนวธการน าเสนอ แมผราง จะสอความหมายชดเจนกอาจจะไมตรงกบรปแบบและโครงสรางการเขยนตามแนวทางทผบรหารตองการ เชน ผบรหารบางทานชอบใหเขยนยาว ๆ ตองการค าอธบายอยางละเอยด แตบางทาน ชอบใหน าเสนอแบบสน ๆ กระชบท าใหตองแกหนงสอราชการนนหลายครงงานกจะลาชา หวหนางานควรตรวจสอบเอกสารในเบองตนอยางละเอยดใหมความถกตองพรอมทจะเสนอผบรหารแตดวยภารกจงานทมอยมากมายหรอกรณเปนเรองเรงดวนท าใหผบรหารหรอผตรวจรางหนงสอราชการบางทานไมมเวลาตรวจทานเอกสารทมเปนจ านวนมากอยางละเอยดไดจงมกจะผานเรองไปตามขนตอน ไมมการสงเอกสารคนใหเจาของเรองกลบไปแกไขจงมหนงสอทผดพลาดออกไปสผรบ อยไมนอย


1. ผบรหารหรอผตรวจรางหนงสอราชการควรก าหนดรปแบบและโครงสรางของหนงสอแตละประเภทใหสอดคลองกบวตถประสงคของเรองนน ๆ มการก าหนดรปแบบขนตอนของการน าเสนอตามล าดบเพอใหการรางหนงสอราชการเปนไปในทางเดยวกน

2. ผบรหารหรอผตรวจรางหนงสอราชการควรอานเอกสารอยางรอบคอบโดยยดถอรปแบบและโครงสรางเอกสารทก าหนดไวและในการสงหนงสอราชการกลบคนหนวยงานเจาของเรองเพอแกไขควรระบขอทตองแกไข แนวทางทควรแกไขเพอใหสามารถน ากลบไปแกไขครงเดยว ใหแลวเสรจเพอประหยดเวลา

3. ผบรหารหรอผตรวจรางหนงสอราชการควรจดอบรมหรอระดมสมองเพอใหผราง และผบรหารมความเขาใจตรงกน เพอใหการรางหรอการจดท าหนงสอราชการเปนไปตามรปแบบ

๑๓๓

และโครงสรางทก าหนดไว และเพอปรบปรงรปแบบและโครงสรางหนงสอราชการแตละประเภท ใหเหมาะสมอยเสมอ

5.2.4 ปญหาดานผรางหนงสอราชการ

ผรางอาจยงขาดประสบการณ ไมมความรความเขาใจเกยวกบเรองการเขยนหนงสอราชการทถกตองเมอใหรบมอบหมายใหรางหนงสอราชการไมวาจะเปนหนงสอภายในหรอภายนอก ผรางมกจะไมเขาใจเจตนาหรอวตถประสงคของหนงสอทรางและอาจไมเขาใจรปแบบและโครงสรางของหนงสอประเภททไดรบมอบหมายใหราง ผรางจงมกจะเขยนไปดวยความคดและใชถอยค าภาษาของตวเองหรอตามทเคยเหนมาเปนแบบอยางและเมอน าเสนอหนงสอนนออกไปโดยไมมการตรวจสอบหรอไมมการตรวจทานใหถกตองอาจท าใหผรบหนงสอราชการไมเขาใจวตถประสงค ของหนงสอราชการนน


ผรางตองอานและท าความเขาใจระเบยบงานสารบรรณใหถกตอง แมนย า ผรางตองรบฟงค าสงใหครบถวนและท าความเขาใจในค าสงหรอวตถประสงคของหนงสอนน ๆ ประกอบกบ การวเคราะหและใชดลยพนจ ผรางตองเลอกใชรปแบบและโครงสรางของหนงสอตามวตถประสงคของหนงสอทจะราง เลอกใชค าและใชภาษาราชการทถกตอง เหมาะสม ควรสงเกตตวอยาง โครงสรางทใชเปนแนวทางการเขยน การเลอกใชภาษา และวเคราะหการเขยนของผมประสบการณและน าไปฝกฝนเรยนรพฒนาจนเกดความเชยวชาญและมประสทธภาพอกทงยงบงบอกถงศกยภาพของผรางหนงสออกดวย การรางหนงสออาจขนอยกบแนวทางการปฏบตของแตละหนวยงานนอกจากน ในการสงหน งสอราชการแตละคร งผ ส งสารท ดควรค าน งถงกฎขน พนฐานดวย คอความเปนจรงของหนงสอราชการตองมประโยชนเปนท พงประสงคและมความเหมาะสม (เวลา โอกาส สถานท บคคล)

5.2.5 ปญหาดานผพมพหนงสอราชการ

ปจจบนโปรแกรมส าเรจรปทใชในคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทตอการพมพหนงสอราชการเปนอยางมากโดยมคณสมบตเดนคอ ความเปนอตโนมต ท างานดวยความเรว มความถกตองแมนย า นาเชอถอ จดเกบขอมลไดเยอะและสะดวกมากขน แตกจะมขอจ ากดของการใชงานเชนกน คอเครองคอมพวเตอรจะท าตามขอมลทไดรบค าสงเทานน หมายความวา ไดขอมลมาอยางไร กท าตามไปแบบนน ซงหากไดรบขอมลทผดพลาด ผลลพธทไดกจะเปนขอมลทผดพลาดเชนกน การพมพหนงสอราชการดวยเครองคอมพวเตอรจะท าให ไดตนฉบบของหนงสอราชการท ม ความสวยงาม สามารถจดรปแบบสสนไดตามตองการ ประหยดกระดาษ เพราะสามารถตรวจทานและแก ไข ให ถ กต อ งก อนท จ ะส ง พ ม พ ได น อกจากน ย งส ามารถบ นท กข อม ล เก บ ไว ใน เครองคอมพวเตอรได อกดวย ท าใหสะดวกในการแกไขขอมลและใชเวลานอยลง ปญหาของผใชเครองคอมพวเตอรทพบมากทสด ไดแก “ความรไมทนเทคโนโลย” ทมการเปลยนแปลง อยางรวดเรว อยางไรกตามถงแมเครองคอมพวเตอรจะอ านวยความสะดวกใหกบผใชหลายประการ แตส งท ควรระวงในการน าคอมพวเตอรมาใชในการพมพ เอกสารก ไดส งผลกระทบตอการ

๑๓๔

ใชค าในภาษาไทยดวยเชนกน เชน เรองของวรรคตอน การตดค า การแยกค าทผดหลกภาษาเนองจากคอมพวเตอรสามารถจดรปแบบการพมพทสวยงามแตไมสามารถทราบขอบเขตของค า ในภาษาไทยได


เทคโนโลยทางดานคอมพวเตอรมการปรบเปลยนใหทนสมยอยเสมอ มการเปลยนแปลงอยางรวดเรว ผใชตองคอยตดตามขาวสารและปรบตวตลอดเวลา เพราะหากไมปรบปลยนตามอาจจะสงผลกระทบตอการท างานและระบบความปลอดภย เครองคอมพวเตอรเปนเครองมอทชวยใหคนท างานเรวขน แตเครองคอมพวเตอรไมมความคดเปนของตวเองและจะท างานเฉพาะทไดรบค าสงจากคนเทานน จงจ าเปนอยางยงทผใชเครองคอมพวเตอรจะตองมความรพนฐานทางดานภาษา โดยเฉพาะค าภาษาไทยทใชในทางราชการ ไดแก ค าขนตน ค าลงทาย ค าราชาศพท ค าทใชส าหรบเรยกชอหนวยงานหรอต าแหนงตาง ๆ ตองเขาใจเกยวกบการจดวรรคตอน ผพมพตองตรวจดเอกสาร ทกบรรทด ทกหนา วาโปรแกรมคอมพวเตอรตดค าถกตองหรอไม ผพมพตองจดรปแบบเอกสาร เชน การจดยอหนา การคนหนากระดาษ การจดขอบกระดาษ การพมพค าสง การพมพบนทกขอความใหถกตอง เปนตน เครองคอมพวเตอรจะท างานไดดและมประสทธภาพมากทสดจงอยท “คน” ซงตองรจกเลอกใชงานใหถกวธ และไมน าความรความช านาญทมไปใชในทางทผดหรอ สรางความเสยหายแกผอน

5.2.6 ปญหาดานตวผปฏบตงาน

ผปฏบตงานมกมองขามความส าคญของการจดท าหนงสอราชการใหถกตอง และไมใหความส าคญในการพฒนาตนเอง คดเพยงวาแมจะไมใหความส าคญกบเรองการจดท าหนงสอราชการใหถกตองตนเองกยงสามารถเตบโตและกาวหนาไดเหมอน ๆ กบคนทวไปโดยอาจลมคดไปวาหากเรามการพฒนาตนเองอยางจรงจงมากกวานเรากอาจจะมความเจรญกาวหนาและประสบความส าเรจ ในการท างานมากกวาปจจบน สาเหตนจงท าใหผปฏบตงานท างานดวยความเฉอยชา ไมรอบคอบ ท าใหงานเกดความลาชา หรอมขอผดพลาดทตองแกไขอยเนอง ๆ บางครงผปฏบตงานขาดผใหค าปรกษาแนะน าทดทถกตองส าหรบการท างานบางประเภททตองการความชวยเหลอ

แนวทางการแกปญหา

ผปฏบตงานจ าเปนตองพฒนาตนเองใหมความรความสามารถกาวทนกบการเปลยนแปลงของสงคม ควรรบฟงและขอค าเสนอแนะจากผมประสบการณ หมนแสวงหาความรใหม ๆ มาปรบปรงการท างานอยเสมอทงความรในหนาทหลกซงไดแกความรในเรองงานทรบผดชอบและ ความรดานอน ๆ ทสามารถสนบสนนตอยอดในการท างานซงมวธการและแหลงเรยนรมากมาย ทสามารถศกษาคนควาไดดวยตนเอง แมวาการพฒนาตนเองจะเปนเรองทบคคลแตละคนจะตองกระท าดวยตนเองอยางสม าเสมอโดยอาจขอรบการชวยเหลอสนบสนนจากบคคลอนไดตามความเหมาะสม การเขยนหนงสอราชการถามหลกเกณฑ มการวเคราะหและใชดลยพนจทดกสามารถทจะเขยนหนงสอไดดและไมยากอยางทคด เพยงแตตองมการฝกบอย ๆ พรอมทงศกษาเรองตาง ๆ โดยวธการศกษา การด การสงเกต การถามเมอสงสยหรอมปญหา การฟง ความใสใจ ตงใจและลงมอ

๑๓๕

ท าจรงกสามารถทจะเขยนหนงสอไดเสรจอยางรวดเรวและมประสทธภาพ ทงนอาจจะขนอยกบ แนวทางการปฏบตของแตละหนวยงาน

5.3 ขอเสนอแนะเพอการพฒนางาน

ในการ เพ มป ระส ท ธภ าพ ในการจ ดท าหน งส อ ราชการให ถ กต อ งตามระ เบ ยบ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เพอใหบรรลวตถประสงคและเปาหมายในการปฏบตงานผขอรบการประเมนมขอเสนอดงน

1. จดใหมการฝกอบรมเชงปฏบตการ ใหความรและความเขาใจแกเจาหนาทผปฏบตงาน ดานสารบรรณและผทเกยวของทกหนวยงาน ท าการซกซอมความเขาใจในทางปฏบตเพอทจะไดปฏบตงานรวมกนอยางถกตอง รวดเรวและเปนไปในแนวทางเดยวกน ลดระยะเวลาในการปฏบตงานโดยท าการศกษาขอมล สภาพปญหา สาเหตทท าใหเกดปญหาดงกลาวอยางถองแทเพอเปนขอมลเบองตนในการแกไขปญหา สรางความเขาใจกบเจาหนาทผปฏบตงานทพบเจอปญหาและขอผดพลาดใหทราบถงแนวทางการแกไขรวมกนโดยการประสานงานดวยหลกมนษยสมพนธทดตอกน

2. จดใหมการสมมนาเพอแลกเปลยนประสบการณและการเรยนรเกยวกบการจดท าเอกสารและหนงสอราชการใหถกตองตามแบบแผนกอนน าเสนอผบรหาร

3. จดท าแบบมาตรฐาน (Template) ของหนงสอราชการทมกใชเปนประจ าในหนวยงาน เชน รายงานประจ าวนของผควบคมงาน รายงานประจ าสปดาหของผควบคมงาน หนงสอรบรองผลงาน รายงานผลตรวจรบมอบงาน เปนตน

ผลทคาดวาจะไดรบหลงจากการพฒนางาน

1. ห น งส อ ราช ก ารท ห น ว ย งาน ภ าย ใน จ ด ท า ข น ม ค ว าม ถ ก ต อ งต าม ระ เบ ย บ ส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

2. เจาหนาทผรบผดชอบหรอผปฏบตงานทเกยวของสามารถน าไปปฏบตในแนวทางเดยวกน

3. สรางความเชอมนและความพงพอใจใหกบผบรหารในการวนจฉยพจารณาสงการและ ลงนาม

บรรณานกรม

ภาษาไทย

กองแผนงาน กรมธนารกษ. (๒๕๕๙). [ออนไลน]. คมอการเขยนหนงสอราชการ. [สบคนวนท ๑๐ กรกฎาคม ๒๕๖๐]. จากhttp://www.treasury.go.th/ewtadmin/ewt/dep_plan/ewt_news.php?nid=2534&filename=index

คฑาวธ พรหมนายน. (๒๕๔๕). ประสทธภาพในการปฏบตงานของขาราชการต ารวจกองตรวจคน เขาเมอง : ศกษาเฉพาะกรณขาราชการต ารวจฝาย 1 ฝาย 2. วทยานพนธปรญญามหาบณฑต มหาวทยาลยรามค าแหง.

ประเสรฐ ตนสกล. (๒๕๕๑). [ออนไลน]. ทกษะประคองตน. [สบคนวนท ๒๗ ธนวาคม ๒๕๕๙]. จากhttp://www.Aspacngo. Org/unloads/events/jamming/6 pdf

มณฑรา ธรรมบศย. (๒๕๕๑). [ออนไลน]. การเรยนรทกษะชวต. [สบคนวนท ๒๗ ธนวาคม ๒๕๕๙].จาก http://www.Chandra.ac.th/teacher All / mdra / pdf / Life-skill I L. pdf

สนม ครฑเมอง. (๒๕๕๗). “ค าทมกเขยนผดในภาษาไทย : การวเคราะหจากการตรวจผลงาน การสอน”. วารสารการจดการ คณะวทยาการ มหาวทยาลยราชภฏล าปาง. ปท ๗ ฉบบท ๑ : ๔๒-๕๕

ส านกงานราชบณฑตยสภา. (๒๕๓๓). หลกเกณฑการใชเครองหมายวรรคตอนและเครองหมายอน ๆ หลกเกณฑการเวนวรรค หลกเกณฑการเขยนค ายอ. กรงเทพมหานคร : ส านกพมพ เพอนพมพ.

ส านกงานราชบณฑตยสภา. [ออนไลน]. หลกเกณฑการเวนวรรค. [สบคนวนท ๑๐ กรกฎาคม ๒๕๖๐]. จาก http://www.royin.go.th/?page_id=629

ส านกงานเลขาธการสภาการศกษา. (๒๕๕๐). แนวทางการจดการเรยนรทเนนผเรยนเปนส าคญ การจดการเรยนรแบบกระบวนการแกปญหา. กรงเทพฯ : ชมนมสหกรณการเกษตรแหงประเทศไทย.

http://www.treasury.go.th/ewtadmin/ewt/dep_plan/ewt_news.php?nid=2534&filename=index

http://www.treasury.go.th/ewtadmin/ewt/dep_plan/ewt_news.php?nid=2534&filename=index

http://www.aspacngo/

http://www.chandra.ac.th/teacher

http://www.royin.go.th/?page_id=629

๑๓๗

หอจดหมายเหต นายกรฐมนตร พลเอก เปรม ตณสลานนท. (๒๕๕๕). [ออนไลน]. ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และทแกไขเพมเตม (ฉบบท๒) พ.ศ. ๒๕๔๘. [สบคนวนท ๕มนาคม๒๕๖๐]. จากhttp://www.finearts.go.th/premarchives/plugins/2012-11-27-14-10-05/ระเบยบ/item/ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ.html

ภาษาองกฤษ

Certo, C.S. (2000). Modern management. New Jersey : Prentice Hall.

Miller, Darcy. (1998). Enhancing Adolescent Competence: Strategies for Classroom Management. Washington : An International Thomson Publishing Company.

การวิเคราะห์เพื่อพัฒนาการ...

Documents