ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยเงินทดรองราชการ พ.ศ.2547

เงินทดรองราชการ

กมลรัตน ทองคําสุขนักวิชาการคลังชํานาญการ

เงินทดรองราชการหมายถึง จํานวนเงินซึ่งกระทรวงการคลังสั่งจายจากเงินคงคลัง สําหรับใหสวนราชการมีไวเพื่อทดรองใชจายตามงบประมาณรายจายในหมวดรายจายที่กําหนด

เงินทดรองราชการ มีไวสําหรับทดรองใชจายตามงบประมาณรายจาย ดังนี้1. งบบุคลากร *เฉพาะคาจาง ซ่ึงไมมีกําหนดจายเปนงวดแนนอนเปนประจํา แตจําเปนตองจายใหลูกจางแตละวัน/ครั้งคราว2. งบดําเนินงาน **ยกเวนคาไฟฟาและคาน้ําประปา3. งบกลาง เฉพาะที่จายเปนเงินสวัสดกิาร4. งบอ่ืน ที่จายในลักษณะเชนเดียวกบัขอ 1 และ ขอ 2

การเปดบัญชีเงินทดรองราชการใหสวนราชการเปดบัญชเีงินฝากธนาคาร กับ

ธนาคารที่เปนรัฐวิสาหกิจ 2 บัญชี คือบัญชีออมทรัพย สําหรับนําฝากเงินทดรองราชการ 1 บัญชีและบัญชีกระแสรายวัน สําหรับสัง่จายเงินทดรองราชการ1 บัญชี

การเก็บรักษาเงินทดรองราชการ1. สวนราชการผูเบิกในสวนกลาง ใหเก็บรักษาไดแหงละไมเกิน 100,000.- บาท2. สวนราชการผูเบิกในสวนภูมิภาค ใหเก็บรักษาไดแหงละไมเกิน 30,000.- บาท3. หนวยงานยอย ใหเก็บรักษาไดแหงละไมเกิน10,000.- บาท

“ดอกเบี้ย”ที่เกิดจากการนําเงินทดรองราชการฝากธนาคาร จะตองสงเปน‘รายไดแผนดิน’

ใบเสร็จรับเงิน

ใหแยกใบเสร็จรับเงินสําหรับกรณีที่มีการรบัคืนเปนเงินสดเงินทดรองราชการ แยกออกจากใบเสร็จรับเงินตามปกติของหนวยงาน และตองมีการบันทึกควบคุมการรับ-จายเงินทดรองราชการทุกรายการในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ ในลักษณะเงินสดยอย

การบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองราชการสวนราชการบันทึกรายการขอเบิกเงินวงเงินทดรอง

ราชการครั้งแรก หรือ เงินทดรองราชการที่ไดรับอนุมัติวงเงินเพิ่มเติม (ขบ.03 หรือ ZFB60_K2)

Dr. เงินทดรองราชการ (1101010104)*Cr. ใบสําคัญคางจาย (2102040102)

ระบุแหลงของเงิน XX24000

การบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองราชการเมื่อสวนราชการทําการอนุมัติรายการขอเบิกเงินฯ

และ สนง.คลัง ทําการปลดบล็อก รายการขอเบิกเงินฯระบบจะบันทึกรายการบัญชี (Auto) ใหสวนราชการ

Dr.คางรับจากกรมบัญชีกลาง (1102050124)Cr. รายไดระหวางหนวยงาน-เงินทดรองราชการ

(4308010117)

การบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองราชการเม่ือกรมบัญชีกลาง ประมวลผลและสัง่จายเงินเขาบญัชีเงิน

ฝากธนาคารเงินนอกงบประมาณของสวนราชการระบบจะบันทึกรายการบญัชี (Auto)

Dr. เงินฝากธนาคาร(เงินนอกงบประมาณ) (1101020604)Cr. คางรับจากกรมบัญชีกลาง (1102050124)

และ (Auto)Dr. คชจ.ระหวางหนวยงาน-เงินทดรองราชการ (5210010117)

Cr. เงินทดรองราชการรับจากคลัง-เพื่อการดําเนินงาน(2202010101)

การบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองราชการสวนราชการเจาของเงินทดรองราชการ ทําการจายเงิน

จากบัญชีเงินฝากธนาคารนอกงบประมาณ เขาบัญชีเงินฝากประเภทออมทรพัย ที่เปดไวเพื่อรองรับเงินทดรองราชการพรอมกับบันทึกควบคุมทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ และบันทึกรายการจายเงินในระบบ GFMIS (ขจ.05)

Dr. ใบสําคัญคางจาย (2102040102)Cr. เงินฝากธนาคาร(เงินนอกงบประมาณ)

(1101020604)

การบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองราชการเม่ือมีการรัยและใชจายเงินทดรองราชการตามระเบียบ

กระทรวงการคลัง วาดวยเงินทดรองราชการ พ.ศ.2547 ใหสวนราชการบันทึกรายการในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการทุกคร้ัง โดยไมตองบันทึกรายการในระบบ GFMIS ดังนี้

1. เม่ือมีการจายเงินทดรองราชการเปนคาใชจายตามใบสําคัญ ใหบันทึกในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ ชอง “ใบสําคัญ” และลดยอดเงินในชอง “เงินสดคงเหลือ”

2. เม่ือมีการจายเงินทดรอง เพื่อจายใหยืมตามตามสัญญายืมเงิน ใหบันทึกในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ ชอง “ลูกหนี”้ หากจายเปนเงินสดใหลดยอดเงินในชอง “เงินสดคงเหลือ” หรือหากจายเปนเงินฝากธนาคารใหบันทึกจํานวนเงิน ชอง “เงินฝากธนาคาร” ดวยตัวเลขในวงเล็บ

การบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองราชการ3. เม่ือรับคืนเงินยืมดังนี้3.1) กรณีใบสาํคัญเทากับเงินยืมใหบันทึกการสงใชหลังสญัญาการยืมเงิน และบันทึกลางลกูหนี้เงิน

ยืมในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ โดยลดยอดลูกหนี้เงินยืมในชอง“ลูกหนี้” ดวยตัวเลขในวงเล็บ และบนัทึกใบสําคญัที่สงใช ในชอง“ใบสําคัญ”

3.2) กรณีใบสาํคัญสงูกวาเงินยืมดําเนินการตาม 3.1) พรอมทั้งจายเงินสดสวนที่เกินจากสญัญา

ยืม โดยผูยืมตองลงนามใน “ใบสําคัญรับเงิน”ไวเปนหลักฐาน และตองบันทึกใบสาํคัญทีส่งใชสูงกวาเงินยืม ในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ ในชอง “ใบสําคัญ” และลดยอดเงินในชอง “เงินสดคงเหลือ”

การบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินทดรองราชการ3. เมื่อรับคืนเงินยืมดังนี้ (ตอ)3.3 กรณีใบสําคัญต่ํากวาเงินยืมดําเนินการตาม 3.1) เทากับจํานวนเงินในใบสําคัญที่สงใช

พรอมกับรับเงินสดสวนที่เหลือจากผูยืม และออกใบเสร็จรับเงินของเงินทดรองราชการใหผูยืม ทําการบันทึกรับเงินในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ โดยบันทึกลดยอดลูกหนี้ในสวนที่สงคืนเงินสดเงินทดรองราชการ ในชอง “ลูกหนี้” ดวยตัวเลขในวงเล็บและบันทึกเพิ่มยอดเงินในชอง “เงินสดคงเหลือ”

ดอกเบี้ยเมื่อไดรับดอกเบ้ียเงินฝากธนาคาร จากบัญชีเงินฝากธนาคาร

ประเภทออมทรัพย (บัญชีเงินทดรองราชการ) ใหบันทึกรายการรับและนําสงดอกเบ้ียเงินฝากธนาคาร ในชอง “หมายเหต”ุ ของทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ และทําการบันทึกรายการจัดเก็บและนําสงรายไดแผนดิน ในระบบ GFMISจัดเก็บ (นส.01) RA

Dr. เงินสดในมือ (1101010101)Cr. รายไดดอกเบ้ียเงินฝาก (4203010101)*

นําสงรายได (นส.02-1) R1Dr. พักเงินนําสง (1101010112) Auto*

Cr. เงินสดในมือ (1101010101)

ใหบันทึกควบคมุรายการรับหรือจายเงินทดรองราชการทุกรายการในทะเบียนคมุเงินทดรองราชการ ทุกสิ้นวันทําการ ภายหลังการรับและจายเงินทดรองราชการ

ใหทําการปดยอดในทะเบยีนคมุเงินทดรองราชการ และระบุจํานนเงินคงเหลือ ในรายงานเงินสดคงเหลอืประจําวัน ในชอง“หมายเหตุ”ทุกสิ้นเดือน ใหจัดทํารายงานฐานะเงินทดรองราชการ รายงาน

ลูกหนี้เงินทดรองราชการ (ถามี) และงบพิสูจนยอดเงินฝากธนาคารเงินทดรองราชการ และเสนอหัวหนาหนวยเบกิจายทราบเปนประจําทุกเดือน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

การรายงาน

**เมื่อสิ้นปงบประมาณ**ใหสวนราชการตนสังกัดรวบรวมขอมูล

เงินทดรองราชการ ของหนวยงานในสังกัดณ วันที่ 30 กันยายน เพื่อนํามาจัดทํารายงานฐานะเงินทดรองราชการ สงใหกรมบัญชีกลางภายใน 45 วัน นับจากวันสิ้นปงบประมาณ

การรายงาน

การตรวจสอบตองกําหนดใหมีเจาหนาที่ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหว

ในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการเปนประจําทุกวัน ดังนี้1. ตรวจนับจํานวนเงินสดคงเหลือของเงินทดรองราชการ

ใหถูกตองตรงกับยอดที่ปรากฏในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการในชอง “คงเหลือ” พรอมทั้งลงลายมือชื่อกํากับในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ และใหนําเงินทดรองราชการ(เงินสดคงเหลือ) มาเก็บรักษาไวในตูนิรภัยของสวนราชการในลักษณะหีบหอ และระบุจํานวนเงินในชอง “หมายเหตุ”ของรายงานเงินสดคงเหลือประจําวัน

การตรวจสอบ2. ตรวจสอบตนขั้วเช็ค ที่มีการสั่งจายเงินทดรองราชการ

ซึ่งจะตองมีหลักฐานการจายครบถวน3. ตรวจสอบเงินคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคารประเภท

ออมทรัพย ใหถูกตองตรงกับยอดที่ปรากฏในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการในชอง “เงินฝากธนาคาร” หากไมตรงกันจะตองสามารถพิสูจนความแตกตางไดวาเกิดจากสาเหตุใดเชน ธนาคารบันทึกดอกเบี้ ยรับ เงินฝากธนาคาร หรือคาธรรมเนียมการโอนเงินไปบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวัน เปนตน

การตรวจสอบ4. ตรวจสอบสัญญาการยืมเงินทดรองราชการ และจํานวน

เงินรวมของสัญญาการยืมเงินทดรองราชการ จะตองเทากับจํานวนเงิน ที่ปรากฏในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ ในชอง“ลูกหนี้”

5. ตรวจสอบใบสําคัญคูจาย และจํานวนเงินรวมของใบสําคัญคูจาย จะตองเทากับจํานวนเงินที่ปรากฏในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการ ในชอง “ใบสําคัญ”