ปฏิบัติการที่ 2...
TRANSCRIPT
13
ปฏบตการท 2 จดหมายเวยน
ปฏบตการนเรมตนดวยการแนะน าค าจ ากดความของจดหมายเวยน องคประกอบของจดหมายเวยน
และการสรางจดหมายเวยนโดยการใชตวชวยของการสรางจดหมายเวยน (Wizard) รวมทงการประยกตใชจดหมายเวยนเพอการสรางเอกสารอนๆทมความคลายคลงกน หรอมวตถประสงคการใชงานเชนเดยวกบจดหมายเวยน
วตถประสงค
1. เพอใหนกศกษารจกความหมายของจดหมายเวยน 2. เพอใหนกศกษารจกองคประกอบทน ามาประกอบกนเปนจดหมายเวยน 3. เพอใหนกศกษาฝกสรางจดหมายเวยนโดยการใชตวชวยของการสรางจดหมายเวยน 4. เพอใหนกศกษาฝกการท าเอกสารโดยการประยกตใชตวชวยของการสรางจดหมายเวยน
14
1. ความหมายของจดหมายเวยน
จดหมายเวยน (Mail Merge) คอจดหมายทมเนอหาหรอขอความในจดหมายเกอบจะเหมอนกนทกประการ
แตมขอมลบางสวนทไมเหมอนกนรวมอยดวย โดยวตถประสงคของการท าจดหมายเวยนคอการสราง
จดหมายทมเนอหาในจดหมายทเหมอนกนเพอสงไปยงผรบหลายๆคน ดงนนสวนทตางกนของจดหมาย
ดงกลาวนคอชอผรบและทอยของผรบเทานน ดงนนแทนทจะตองพมพจดหมายแตละฉบบใหผรบแตละคน
เราสามารถใชเครองมอส าหรบการสรางจดหมายเวยน เพอสรางสวนของเนอหาในจดหมายแลวเกบไวเปน
ไฟล 1 ไฟล และสรางชอและทอยของผรบเกบไวในไฟลอก 1 ไฟล แลวจงน าขอมลจากทงสองไฟลมารวม
หรอผนวกกน (Merge) ท าใหไดจดหมายทมรปแบบและขอความทมเนอหาเหมอนกนหมด ตางกนแตชอ
และทอยของผรบเทานน
2. องคประกอบของจดหมายเวยน
องคประกอบของจดหมายเวยนประกอบดวย 2 สวนดงน
1. เอกสารหลก (Main Document) คอเอกสารในสวนของขอความหรอเนอหาทตองการสอสารไป
ยงผรบซงจะถกใชเปนเอกสารตนแบบ โดยเอกสารหลกอาจจะอยในรปของจดหมาย(Letter) ขอความใน
อเมล(E-Mail Message) ซองจดหมาย (Envelope) ปายชอ (Label) หรอเอกสารอน ๆ ทตองการ
2. แหลงขอมล (Data Source) คอแหลงจดเกบรายชอและทอยของผรบ โดยอาจจะอยในรปของ
ตาราง ของ Ms Word ตาราง Ms Excel หรอตารางฐานขอมลของ Ms Access เพอน าไปรวมเขากบเอกสาร
หลก
15
3. การสรางจดหมายเวยน
การสรางจดหมายเวยนสามารถท าไดงายและสะดวกรวดเรวโดยการใชตวชวยของการสราง
จดหมายเวยน (Wizard) โดยจะสรางไปทละขนตอนตามล าดบจนเสรจสน ซงมขนตอนการสรางดงน
+
Main Document
Data Source
Merged Document
document
16
1. เปด (Open) หรอสราง (New) เอกสารทตองการน ามาใชเปน Main Document โดยผใชพมพ
ขอความหรอเนอหาในเอกสารตามทตองการ จากนนคลก Mailings Tab แลวคลกปม Start Mail
Merge เลอกค าสง Step By Step Mail Merge Wizard
2. ปรากฏ คลก Mail Merge Task Pane ดานขวามอของเอกสาร คลกเลอก Letters แลวคลก Next เพอ
ท าขนตอนถดไป
เลอก Letters
แลวคลก Next
Main Document
17
3. เลอกประเภทของการสราง Main Document โดยการสรางถกแบงออก 3 กรณคอ
a. Use The Current Document กรณทเอกสารทตองการใชเปน Main Document ยงไมมการ
สรางหรอเปดใชขนมาใชในขนตอนท 1 หรอผใชสรางหรอเปด Main Document ขนมาใช
ในขนตอนท 1 แลว
b. Start From A Template กรณทตองการใช Template ทตวชวยของการสรางจดหมายเวยน
จดเตรยมไวใหใชเพอสรางสราง Main Document
c. Start From Existing Document กรณทตองการเปดเอกสารทมอยแลวขนมาใชเปน Main
Document
4. คลก Next เพอท าขนตอนถดไปคอขนตอน Select Recipients ซงเปนการก าหนด Data Source
ส าหรบจดเกบชอ ทอย ผรบ โดยรปแบบของการสราง Data Source แบงเปน 3 กรณคอ
a. Use An Existing List เปนการเปดใช Data Source ทไดสรางไวแลว ดงนนผใชจ าเปน
จะตองก าหนดต าแหนงทจดเกบของ Data Source โดยการคลก Browse แลวเลอก Data
Source ทตองการ
b. Select From Outlook Contacts กรณทตองการใช Data Source ทจดเกบใน Contact List
ของโปรแกรม Ms Outlook
c. Type A New List กรณทตองการสราง Data Source เพอจดเกบชอ ทอย ผรบ
18
5. กรณทผใชเลอก Type A New List และคลก Create ในขนตอนท 4 เพอการสราง Data Source ขน
ใหม จะปรากฏ New Address List Dialog Box ส าหรบการเพมขอมลตางๆทเกยวของกบผรบ Main
Document ไดแก ค าหนา ชอ-สกล ทอย เปนตน ซงขอมลเหลานกคอฟลดขอมล(Field)ของ
ฐานขอมล(Database)นนเอง และจะถกเตรยมโดยอตโนมต โดยถกแสดงเปนสวนของ Column
Heading ใน New Address List Dialog Box นนเอง ดงนนหากตองการเพม ลบ หรอแกไข Column
Heading เหลานสามารถท าไดโดยคลกปม Customize Columns จะปรากฏ Customize Address List
Dialog Box
ก าหนดต าแหนงทจดเกบของ Data Source
คลก Next เพอท าขนตอนถดไป
Column Heading
ปมCustomize Columns
19
5.1 คลกปม Add กรณตองการเพม Column Heading ซงหมายถงสวนทแสดงชอฟลด (Field Name)
ตางๆของขอมลทตองการเกบไวใน Data Source
5.2 พมพชอฟลดทตองการเพมในชอง Type a Name Your Field
5.3 สามารถคลกปม Move Up หรอ Move Down เมอตองการเปลยนล าดบการแสดงของฟลดตางๆ
ในสวนของ Column Heading
5.4 สามารถคลกปม Rename เมอตองการเปลยนแปลงชอของฟลด
5.5 สามารถคลกปม Delete เมอตองการลบฟลดออกจาก Data Source
5.6 เมอท าการจดการใน Customize Address List Dialog Box เสรจสน ใหคลกปม Ok เพอกลบไป
ยง New Address List Dialog Box
5.4
5.2
5.3
5.1
5.5
20
5.7 เพมขอมลในฟลดตางๆของแถวแรก(The First Record)จนครบ หากตองการเพมขอมลในแถว
ถดไปโดยการกด Enter บนคยบอรด หรอคลกปม New Entry
5.8 หากตองการลบขอมลแถวใดๆ คลกเลอกขอมลแถวทตองการ แลวคลกปม Delete Entry
5.9 เมอท าการจดการใน New Address List Dialog Box เสรจสน ใหคลกปม Ok
6. คลก Next เพอท าขนตอนถดไปคอขนตอน Write Your Letter ซงในขนตอนนหากผใชไดสราง
จดหมายหรอเอกสาร ซงเปน Main Document ไวในขนแรก หรอกอนเขาสการสราง Mail Merge ก
สามารถเขาสขนตอนการแทรกขอมลผรบเขาไปรวมไวใน Main Document ไดเลย แตหากยงไม
สราง Main Document ไวใหผใชสรางในขนตอนน เมอได Main Document แลวจงท าการแทรก
ฟลดขอมลทตองการลงใน Main Document ซงมขนตอนดงน
6.1 คลกต าแหนงทตองการแทรกขอมลผรบในจดหมายหรอเอกสารทสรางไว
6.2 คลกเลอกรายการ More Items เพอเลอกขอมลผรบเขาไปรวมไวในจดหมายหรอเอกสาร จะ
ปรากฏ Insert Merge Field Dialog Box ซงจะแสดงรายชอฟลดทงหมดทสรางไวในสวนของ Data
Source
6.3 คลกเลอกฟลดทตองการ แลวคลกปม Insert
6.4 ท าซ าขอ 6.3 จนกระทงไดขอมลครบทกฟลดทตองการ
หมายเหต เมอ «Title» หมายถง Field Name จาก Data Source ทถกรวม (Merged) เขาไปใน Main
Document ซงเรยกวา Merged Field
21
7. คลก Next เพอท าขนตอนถดไปคอขนตอน Preview Your Letters ซงเปนขนตอนทแสดงผลลพธ
กอนพมพเมอน าเอาขอมลจรงใน Data Source ทถก Merge เขากบ Main Document มาแทรกลงไป
ใน Main Document เพอแสดงใหเหนผลลพธของเอกสารหลกจากการ Merge (Merged Document)
โดยท
7.1 สามารถคลกปม << หรอ >> เพอเปนการแสดงผลลพธใน Record กอนหนาหรอ
Record ถดไป จาก Record ทแสดงอยในขณะนน
6.2
6.1
6.3
Merged fields
22
7.2 สามารถคลก Edit Recipient List เพอกลบไปแกไขขอมลใน Data Source
8. คลก Next เพอท าขนตอนถดไปคอขนตอน Complete The Merge
9. ขนตอน Complete The Merge เปนขนตอนแสดงถงการเสรจสนการสรางจดหมายเวยน ซงสามารถ
พมพจดหมายเวยนแตละฉบบโดยคลกทค าสง Print หรอ สามารถเปดจดหมายเวยนแตละฉบบ
ขนมาเพอแกไข เพมเตม โดยคลกทค าสง Edit Individual Letter
Merged Fields ซงถกแทนท
ดวยขอมลจรงจาก Data Source
Merged Document
7.2
7.1
23
4. การบนทกจดหมายเวยน
จดหมายเวยนถกบนทกรวมกนเปนไฟล 1 ไฟล ซงจะประกอบดวยหลายๆหนาโดยแตละหนาจะแทน
จดหมายเวยนของผรบ 1 คน ส าหรบขนตอนการบนทกจดหมายเวยนมดงน
1. ในขนตอนสดทายของการท า Mail Merge คลก Edit Individual Letters.
2. คลกเลอก All แลวคลก Ok.
3. คลก File Tab และเลอก Save As เพอบนทกจดหมายเวยน
5. การสงจดหมายเวยนผาน E-Mail
ขนตอนการสงจดหมายเวยนโดยการสงผาน E-Mail เปนดงนคอ
1. ในขนตอนสดทายของการท า Mail Merge คลก Finish & Merge บน Mailings Tab.
2. คลก Send E-Mail Messages.
3. ก าหนดรายละเอยดของการสงในสวน Message Options และก าหนด Records ของการสงในสวน Send
Records แลวคลกปม Ok
4. โปรแกรมจะท าการสง E-Mails โดยอาศยระบบ E-Mail ท าก าหนดไว เชน Ms Outlook เปนตน
24
6. การสรางซองจดหมายเวยน
การสรางซองจดหมายเวยนมขนตอนดงน
1. สรางเอกสารใหม (New Document) แลวคลก Mailings Tab
2. คลกปม Start Mail Merge แลวเลอกค าสง Envelopes
3. คลก Envelope Options Tab เพอก าหนดขนาดของซองจดหมายในสวนของ Envelope Size รวมทง
สามารถปรบเปลยนขนาดของซองจดหมายตามตองการ
4. คลก Printing Options Tab แลวเลอก Feed Method เพอตงคาการปอนซองจดหมายไปยง Printer แลวคลก
ปม Ok
5. คลกบรเวณทตองการแทรกทอยผรบภายในสวนทเปนซองจดหมาย
6. คลก Mailings Tab แลวเลอกค าสง Select Recipients
25
7. เลอกแหลงน าเขาขอมลทอยผรบ โดยเลอก Use An Existing List กรณทมขอมลเดมอยแลว หรอเลอก
Type A New List เพอเพมขอมลใหม แลวคลกปม Ok
8. คลก Address Block บน Mail Merge Pane เพอแทรกทอยผรบบนซองจดหมาย
9. คลก Preview Your Envelopes เพอเปนการแสดงผลลพธกอนสงพมพ
10. คลก Finish & Merge เพอสนสดการสรางซองจดหมาย
ตวอยางผลลพยการสรางซองจดหมายเวยน
26
แบบฝกหด
สรางเกยรตบตรส าหรบการแขงขนทกษะการเขยนโปรแกรมคอมพวเตอร ซงจดขนในงานสปดาห
วทยาศาสตรแหงชาต ทภาควชาวทยาการคอมพวเตอร คณะวทยาศาสตร ส าหรบรปแบบของเกยรตบตรใหด
ในไฟลตวอยางชอ Certificatetemplate.pdf ทก าหนดมาใหโดยมรายละเอยดดงนคอ
1. กรอบ(Border) ก าหนดใหสรางขนโดยใช ปม Border บน Home Tab
2. ขอความ PSU Nation Science Day ใหสรางเปนลายน า(Watermark)ในเกยรตบตร
ส าหรบขอมลผไดรบรางวลในแตละประเภทเปนไปตามตารางขางลาง และเมอสรางเสรจแลวจะไดผลลพธ
ตามไฟลตวอยางชอ Certificateoutput.pdf
First Name Surname School Name Type Of Contest Prize
Theptath Na Nakorn Poll Witaya Java Programming Contest First Prize
Nuch Trinuch Bangglum Nusorn Java Programming Contest Second Prize
Pratana Samaggi Rattaphum Witaya Java Programming Contest Third Prize
Pisit Ongnumjai Yor Wor Java Programming Contest Complimentary Prize
Win Chaichana Yor Lor Sor Content Management System(Cms)
Website Design Contest
First Prize
Gift Prownsawan Patalung Pittayakom Content Management System(Cms)
Website Design Contest
Second Prize
Benjamas Punyalert Tidawitayalai Content Management System(Cms)
Website Design Contest
Third Prize
Kris Krissadawan Sangsong Witaya Content Management System(Cms)
Website Design Contest
Complimentary Prize