หน่วยที่ 1 - sornorwijit · web viewและใบงาน 9.2 4. ว...

หนวยท 9การทำาจดหมายเวยน

กรอบแนวคด จดหมายเวยน คอ จดหมายทมขอความเตมซำ�าๆ กนทกๆ ฉบบจดหมายแตละฉบบแตกตางเฉพาะบางสวนของจดหมาย เทาน�น ตวอยางจดหมายประเภทน� ไดแก จดหมายเชญตวแทนจำาหนายสนคามาประชมทสำานกงานใหญ จดหมายน�จะมขอความ เช�อเชญมาประชมเหมอนกนทกฉบบ แตละฉบบจะแตกตางกนเพยงชอและ ทอยเทาน�น ลองคำานวณดวาถาคณมตวแทน 300 คน คณตองแกจดหมายในทเดมๆ มากมายเพยงใด

วตถประสงค1. สามารถทำาจดหมายเวยนได

เนอหา เรมตนกบจดหมายเวยน การทำาจดหมายเวยนในกรณทมแฟมจดหมายและแฟมขอมล การพมพขอมลเพมในแฟมขอมล การใสชอเขตขอมล การใสชอเขตขอมลลงเอกสาร

แนวการจดกจกรรม1. การบรรยายและการสาธต

2. ใหผเขารบการอบรม ทำาแบบทดสอบกอนเรยน 3. ใหผเขารบการอบรม ศกษาหาความรจาก ใบความรท 9

เรอง การพมพและ

คมอการใชโปรแกรมไมโครซอฟทเวรด 2003

236

กา ร ปรบปรงแกไขขอความ เมอศกษาเสรจแลว ใหปฏบตตามใบงานท 17 และใบงาน 9.2

4. วทยากร สมผเขารบการอบรม เพออธบายและ ตอบคำาถามตามใบงานท 175. วทยากร สรปผลการปฏบตกจกรรม สรปเน�อหา ความร ในใบความรท 9 6. ตอบขอซกถามและขอสงสย7. ใหผเขารบการอบรมทำาแบบฝกปฏบตตามใบงานท 178. ใหผเขารบการอบรม ทำาแบบทดสอบหลงเรยน

สอการเรยนการสอน1. โปรแกรมระบบปฏบตการวนโดวส2. โปรแกรมไมโครซอฟทเวรด 2003 3. คมออบรม4. สอเสรมอน ๆ

การประเมนผล1. ประเมนผลจากแบบทดสอบกอน – หลงฝกอบรม2. ประเมนผลจากใบงานท 17

ระยะเวลา จำานวน 2.5 ชวโมง

****************


237



238


เวลา 2.5 ชวโมงจดประสงค

1. สามารถทำาจดหมายเวยนไดเนอหา

เรมตนกบจดหมายเวยน การทำาจดหมายเวยนในกรณทมแฟมจดหมายและแฟมขอมล การพมพขอมลเพมในแฟมขอมล การใสชอเขตขอมล การใสชอเขตขอมลลงเอกสาร


239

กจกรรม1. ใหผเขารบการอบรมทำาแบบทดสอบกอนเรยน2. ใหผเขารบการอบรมศกษาเอกสารความร ในใบความรเรอง

การทำาจดหมายเวยน3. วทยากร บรรยาย และสาธตการทำาจดหมายเวยน4. ใหผเขารบการอบรมทำาแบบฝกหดตามใบงานท 175. ใหผเขารบการอบรมทำาแบบทดสอบหลงเรยน

สอการเรยนร1. ใบความร เรอง การทำาจดหมายเวยน2. ใบงานท 173. แบบฝกปฏบต4. แบบทดสอบ

การวดและประเมนผล1. ประเมนจากใบงานท 172. ประเมนจากแบบทดสอบ3. ประเมนจากแบบฝกปฏบต

**********************

1. การสรางตารางขอมลของผรบจดหมายทำาไดโดยการเลอกแทบใด

ก. แกไขแหลงขอมลข. รบขอมลค. ผสานขอมลกบเอกสารง. สราง


240

แบบทดสอบกอนเรยน เรองการทำา

2. การใสชอเขตขอมลในเอกสาร ใหคลกเลอกสญลกษณรปขอใด

ก. ข. ค. ง.

3. ถาตองการตรวจดจดหมายฉบบตอๆ ไปใหคลกเลอกสญลกษณรปใด

ก. ข. ค. ง.

4. ขอใดกลาวถกตองเกยวกบจดหมายเวยนก. ตวจดหมายทมขอความทจะใชรวมกน เรยกวา

เอกสารหลกข. การสรางเอกสารหลก ตองเวนทวางไวสำาหรบใสชอ ท

อย หรอขอมลอนๆ ท จำาเปนของผรบ ตอจากน�นกใหSave จดหมายน�เกบไวเพอไวใชในคราวตอๆไปค. ข�นตอนแรกของการทำาจดหมายเวยนกคอ การจด

ทำาตวจดหมายทมขอความทจะใช รวมกนง. ถกทกขอ


241

5. การเตรยมขอมลของผรบจดหมายทำาไดโดยการเลอกแทบใด

ก. แกไขแหลงขอมลข. รบขอมลค. สรางง. ผสานขอมลกบเอกสาร

6. การทำาจดหมายทำาไดโดยการเลอกแถบคำาสงใดก. เครองมอ => จดหมายและอเมลข. แทรก => จดหมายเวยนค. แกไข => จดหมายเวยนง. มมมอง => แถบเครองมอ

7. เปนข�นตอนการทำาจดหมายเวยนข�นตอนใด

ก. การสรางตารางขอมลของผรบจดหมายข. การใสชอเขตขอมลลงในตารางฐานขอมลค. การเตรยมแฟมขอมลง. การใสชอเขตขอมลในเอกสาร

8 การผลตจดหมายเวยน เพอพมพจดหมายเวยน ใหคลกเลอกสญลกษณรปใด

ก.


242

ข. ค. ง.

9. การเลอกใชเอกสารตนฉบบ หากเปนแบบทเปดใชงาน ควรเลอกขอใด

ก. เอกสารจากแมแบบข. เลอกจากเอกสารทมอยค. ใชเอกสารปจจบนง. เลอกชนดเอกสาร

10. การเรยกใชเมน เรยกด เพอใชทำาอะไร“ ”ก. ตองการเลอกแฟมรายการผรบข. ตองการพมพรายการผรบใหมค. เลอกรายการจาก Outlookง. พมพรายการใหม

*****************


243

จดหมายเวยน คอ จดหมายทมขอความเตมซำ�าๆ กนทกๆ ฉบบจดหมายแตละฉบบแตกตางเฉพาะบางสวนของจดหมาย เทาน�น ตวอยางจดหมายประเภทน� ไดแก จดหมายเชญตวแทนจำาหนายสนคามาประชมทสำานกงานใหญ จดหมายน�จะมขอความ เช�อเชญมาประชมเหมอนกนทกฉบบ แตละฉบบจะแตกตางกนเพยงชอและ ทอยเทาน�น ลองคำานวณดวาถาคณมตวแทน 300 คน คณตองแกจดหมายในทเดมๆ มากมายเพยงใด

เรมตนกบจดหมายเวยน การทำาจดหมายเวยนในกรณทมแฟมจดหมายและแฟมขอมล การพมพขอมลเพมในแฟมขอมล การใสชอเขตขอมล การใสชอเขตขอมลลงเอกสาร

การใช Microsoft Word ปญหาการทำางานทซำ�าซอนดงกลาวอาจทำาไดงายข�น โดยคณสรางจดหมายทมขอความจะใช รวมกน ไวกอน จากน�นกกำาหนดให Word ใสขอความทแตกตางกนน�นโดยอตโนมต วธดงกลาวมข �นตอนดงน�


244

ใบความร เรอง การทำา

เรมแรกดวยการสรางเนอความในจดหมาย ข�นตอนแรกของการทำาจดหมายเวยน กคอ การจดทำาตวจดหมายทมขอความทจะใชรวมกน เราเรยกจดหมายน�วา เอกสารหลก โดยคณตองเวนทวางไวสำาหรบใสชอ ทอย หรอขอมลอนๆ ทจำาเปนของผรบ ตอจากน�นกให Save จดหมายน�เกบไวเพอไวใชใน คราวตอๆ ไปสรางตารางขอมลของผรบจดหมาย

การสรางตารางขอมลของผรบจดหมาย ข�นตอนทสองทคณตองทำากคอ การเกบขอมลตางๆ ของผรบจดหมาย เชน ชอ ทอย ตำาแหนง บรษท ฯลฯ ขอมลเหลาน� จะถกเกบในลกษณะ เปนแบบฐานขอมลทเราเรยกวา แหลงเกบขอมล คอ คณสามารถดงขอมลมาใชไดทกเมอตามตองการ หรอจะใชขอมลทมอยใน EXCEL กได วธการสรางตารางเพอเกบขอมลตางๆ ทำาไดดงน� 1. สรางแบบจดหมายเวยน เวนทวางสำาหรบใสชอ, อน ๆ ทตองการ 2. เลอกคำาสง เครองมอ

3. จดหมายเวยนและเมล จะปรากฎ กรอบโตตอบตวชวยเหลอจดหมายเวยน 4. คลกเมาสท จดหมายเวยน


245

5. คลกเมาส ท กำาลงเรมเอกสาร 6. เลอกเอกสารทใชเรมตน7. คลกท เลอกผรบ


246

8. เลอกหวขอโปรดเขยนจดหมายของคณ9. คลกท เรยกด

10. จะปรากฏ กรอกโตตอบ


247

11. เลอกขอมลทตองการนำามาใช12. คลกท เปด

13. ในกรณทเกบขอมลไวท EXCEL ใหเลอก sheet ทตองการนำาขอมลมาใช

14. คลก ตกลง

15. เลอก คอลมนทจะตองใชขอมล 16. คลกเลอกท�งหมด 17. เลอกท�งหมด


248

18. คลก ตกลง

19. คลกท โปรดเขยนจดหมายของคณ 20. คลกท รายการเพมเตม

21. จะปรากฎกรอบโตตอบแทรกเขตขอมลประสาน 22. คลกเลอกเขตขอมลทตองการ 23. คลกท แทรก 24. คลกเพอดตวอยาง


249

จะปรากฏ กรอบขอมลทผสานแลว ของคนท 1 ( เลข 24 ) และของคนท 2 ( เลข 25 ) ดงน�

ข�นตอนการสงพมพจดหมาย ม ดงน�


250

1. คลกท การผสานเสรจสมบรณ 2. คลกท การพมพ

3. ระเบยนการพมพ เลอกท�งหมด 4. กำาหนดหนาทตองการพมพ เชน หนา 1 ถง 12 5. คลกตกลง

การทำาจดหมายเวยนทกลาวมาแลว เปนการทำาจดหมายเวยนโดยทมขอมล

แบบฟอรมจดหมาย พรอมท�งฐานขอมลในโปรแกรม EXECEL พรอมทจะใชงานอยแลว แตทจะกลาวถงตอไปน� เปนการทำาจดหมายเวยน โดยไมมแบบฟอรมจดหมายและไมมฐานขอมล เปนการสรางข�นมาใหมท�งหมด โดยมข �นตอนการสราง ดงน�

การสรางแบบฟอรมจดหมาย การสรางฐานขอมลทตองการ การผสานขอมลลงในแบบฟอรมจดหมาย


251

การสรางแบบฟอรมจดหมาย ในทน�จะกลาวถงการทำาในโปรแกรม WORD เทาน�น มข �นตอนการจดทำา ดงน�

1. เปดโปรแกรม Microsoft Office Word 2003 คลกท Start เลอก Programเลอก Microsoft officeคลกท Microsoft Office Word 2003

2. พมพแบบฟอรมจดหมายตามทตองการ


252

การสรางจดหมายเวยน ใชประโยชนในการทตองการจะสงจดหมายฉบบเดยวกนใหกบผรบหลาย ๆ คน โดยการพมพแบบฟอรมจดหมายเพยงฉบบเดยว มข �นตอนการทำา ดงน�

1. เปดโปรแกรม WORD 2003 2. คลกทเครองมอ3. เลอกจดหมายและเมล4. คลกท จดหมายเวยน

5. เลอกจดหมาย6. คลกทกำาลงเรมเอกสาร

7. เลอกเอกสารทตองการใชเรมตนใชเอกสารปจจบน หมายถงเอกสารทกำาลงเปดใชงานอยเรมจากแมแบบ หมายถงเลอกแบบเอกสารจากตวอยางทมอยเรมจากเอกสารทมอย หมายถง เปดเอกสารทารางและเกบไวแลว


253

8. คลกทเลอกผรบ

9. คลกเลอกพมพรายการใหม10. คลกทสราง

การสรางฐานขอมล ในการจดทำาจดหมายเวยน เพอใชประโยชนในการนำาขอมลลงใสในรปแบบจดหมาย หรอแบบฟอรมจดหมาย โดยมข �นตอนการทำา ดงน�


254

1. คลกท สราง จะปรากฏกรอบโตตอบ รายการทอยใหม2. เลอก กำาหนดเอง

3. จะปรากฏกรอบโตตอบ กำาหนดรายการทอยเอง4. เลอกเขตขอมลทจะใชงาน หากไมใชใหลบออก หรอ

เปลยนชอเขตขอมล5. จดเรยงลำาดบเขตขอมลใหม6. คลกตกลง

จะปรากฏรายการทกำาหนดเองในกรอบโตตอบ กำาหนดรายการทอยเอง


255

7. คลกท ปด

8. เลอกทสำาหรบเกบเขตขอมล9. ต�งชอ เขตขอมล10. คลกบนทก


256

การกรอกขอมลผรบในฐานขอมลทจดทำาเอาไว มลำาดบข�นตอน ดงน�

1. คลกท แกไขรายการผรบ

2. คลกทเลอกท�งหมด 3. คลกท แกไข


257

4. กรอกชอผรบ5. กรอกชอสกล6. กรอกชอโรงเรยน7. กรอกชออำาเภอ8. กรอกชอจงหวด9. คลกทสรางรายการ10. ตวเลขรายการจะเปลยนเปนเลข 2 ใหเรม

กรอกขอมลของคนท 2 ต�งแตลำาดบท 4 – 9 จนหมดขอมล

การแทรกเขตขอมล ลงในแบบฟอรมจดหมาย ใหปฏบตตามข�นตอน ดงน�

1. คลกท โปรดเขยนจดหมายของคณ2. คลกท รายการเพมเตม วาง COUSER ทตองการ

แทรกเขตขอมล3. เลอก เขตขอมลของฐานขอมล


258

4. คลกทเขตขอมลทตองการแทรก5. คลกแทรก ( ทำาทกเขตขอมล จากลำาดบท 2 - 5 )

6. เขตขอมล ชอแรก จะปรากฏ หลงคำาวา คณ7. เขตขอมล นามสกล จะปรากฏ หลงคำาวา นามสกล

8. จดทำาจนหมดเขตขอมล คลกท ปด9. คลกทแสดงตวอยางจดหมายของคณ10. แสดงตวอยาง ผรบลำาดบท 111. ในแบบฟอรมจดหมายจะปรากฏรายชอของผรบคน

ท 1


259

คำาสง ใหผเขารบการอบรม พมพจดหมายเวยน เชญเพอนๆ มา พบปะสงสรรค และ รวมรบประทานอาหารในวนท 25 มกราคม 2551 เวลา 17.00 น. เปนตนไป ณ หอประชมสำานกงานเขตพ�นทการศกษาสตล แลวบนทกแฟมชอ ใบงานท 17


260

ใบงานท 17 เรอง การทำาจดหมายเวยน

จดหมายเวยน

1. การสรางตารางขอมลของผรบจดหมายทำาไดโดยการเลอกแทบใด

ก. แกไขแหลงขอมลข. รบขอมลค. ผสานขอมลกบเอกสารง. สราง

2. การใสชอเขตขอมลในเอกสาร ใหคลกเลอกสญลกษณรปขอใด


261

แบบทดสอบหลงเรยน เรองการทำา

ก. ข. ค. ง.

3. ถาตองการตรวจดจดหมายฉบบตอๆ ไปใหคลกเลอกสญลกษณรปใด

ก. ข. ค. ง.

4. ขอใดกลาวถกตองเกยวกบจดหมายเวยนก. ตวจดหมายทมขอความทจะใชรวมกน เรยกวา

เอกสารหลกข. การสรางเอกสารหลก ตองเวนทวางไวสำาหรบใสชอ ท

อย หรอขอมลอนๆ ท จำาเปนของผรบ ตอจากน�นกให Save จดหมายน�เกบไวเพอไวใชใน คราว ตอ ๆ ไปค. ข�นตอนแรกของการทำาจดหมายเวยนกคอ การจดทำาตวจดหมายทมขอความท จะ ใช รวมกนง. ถกทกขอ


262

5. การเตรยมขอมลของผรบจดหมายทำาไดโดยการเลอกแทบใด

ก. แกไขแหลงขอมลข. รบขอมลค. สรางง. ผสานขอมลกบเอกสาร

6. การทำาจดหมายทำาไดโดยการเลอกแถบคำาสงใดก. เครองมอ => จดหมายและอเมลข. แทรก => จดหมายเวยนค. แกไข => จดหมายเวยนง. มมมอง => แถบเครองมอ

7. เปนข�นตอนการทำาจดหมายเวยนข�นตอนใด

ก. การสรางตารางขอมลของผรบจดหมายข. การใสชอเขตขอมลลงในตารางฐานขอมลค. การเตรยมแฟมขอมลง. การใสชอเขตขอมลในเอกสาร


263

8 เมอตองการทจะพมพจดหมายเวยน ใหคลกเลอกสญลกษณรปใด

ก. ข. ค. ง.

9. การเลอกใชเอกสารตนฉบบ หากเปนแบบทเปดใชงาน ควรเลอกขอใด

ก. เอกสารจากแมแบบข. เลอกจากเอกสารทมอยค. ใชเอกสารปจจบนง. เลอกชนดเอกสาร

10 . การเรยกใชเมน เรยกด เพอใชทำาอะไร“ ”จ. ตองการเลอกแฟมรายการผรบฉ. ตองการพมพรายการผรบใหมช. เลอกรายการจาก Outlookซ. พมพรายการใหม

*****************


264

เฉลยแบบทดสอบกอน – หลงเรยนประจำาหนวย

หนวยท 9 เรอง การทำาจดหมายเวยนขอ 1. ง ขอ 2. ค ขอ 3. ข ขอ 4. ง

ขอ 5. กขอ 6. ก ขอ 7. ก ขอ 8. ค ขอ 9. ค

ขอ 10. ก

แบบประเมนใบงานท 17

เรอง คะแนนการทำาจดหมายเวยน ( 10 )

- แทรกขอมลได 2

- ใสชอผรบได 2

- เรยกดรายชอได 2

- ทำาจดหมายเวยนได 4


265

หน่วยที่ 1 - sornorwijit · web viewและใบงาน 9.2 4. ว...

Documents