ขายเชือ credit sale ·...

ขายเชอ Credit Sale

2

ตดตอสอบถามเพมเตม Tel : 02-408-8068, 081-359-7689 Email : [email protected] Website : www.prosoftibiz.com

โปรแกรมบญชออนไลน

สารบญ

ความหมายของเอกสารขายเชอ 3 หนาตางการบนทกเอกสารขายเชอ 3 ลกษณะการบนทกเอกสารขายเชอ 3 รายละเอยดสถานะเอกสารขายเชอ 4 ขนตอนการบนทกเอกสารขายเชอ 4 การอางองเอกสารขายเชอ ไปยงเอกสารใบวางบล, ใบเสรจกอนรบเงน, ใบรบช าระหน หรอสงคน,ลดหน 14 การคดลอกเอกสารขายเชอ 17 การออกใบก ากบภาษแทน จากเอกสารขายเชอ 18 การเปลยนสถานะเอกสารขายเชอ 19 การมอบหมายเอกสารขายเชอ 20 การดาวนโหลด การพมพและสงอเมลเอกสารขายเชอ 22 การเปดเอกสารขายเชอ โดยอางองเอกสารใบสงขาย 23

* ผใชสามารถคลกทรายการสารบญ เพอไปหนาเอกสารดงกลาวไดทนท

mailto:%[email protected]

https://u4488785.ct.sendgrid.net/wf/click?upn=DNdAYjDw4t-2FWBp1zRFDMLywfzSHDQgAAqmdXNt-2FtR3lZor6kRDWW0a-2B814GOVQim_gAXr5eaSnezPh4VHuRfFulCU9VvNH0JJxVD6d6Qgj25uB9dhgtwpVwWVpIhyFSYWsz6YXk9Wb0Pvi34UbgY7CXoYOtjdBwZ1SpZ0KP7qYAYfGdqaxtnEhLuz-2BU6KX7quj-2FbHF8mhxCgCavn-2ByQ02xgxNvqx-2B3F1IxCFaHeRB6rPv2NcXlO8KdMHiaOgWpvKu36H1KZmXV0UFZEtheLHJ-2Bu2Lhr-2BdZtsoFoFHPbbN0vl-2BA2Zj4g2S0cciqLIRa-2BP3

3



ขายเชอ (Credit Sale)

หมายถง การขายสนคาใหกบลกคาโดยยงไมไดรบช าระคาสนคาในทนททลกคาซอสนคาจากกจการ ซงตองมการตงเปนลกหนการคา และจะท ารายการรบช าระหนเมอถงก าหนดช าระตามระยะเวลาเครดตทใหไวกบลกคา

หนาตางการบนทกเอกสารขายเชอ

หนาตางการบนทกจะแบงขอมลออกเปน 6 สวน คอ

Tab Basic Data คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเอกสารขายเชอ ไดแก รหสลกคา เลขทเอกสาร วนทเอกสาร และรายการสนคา เปนตน

Tab Detail คอ การบนทกรายละเอยดเพมเตมของลกคา ไดแก ทอยออกใบก ากบ ทอยสงของ รปแบบการขนสง และพนกงานผรบชอบ เปนตน

Tab Deposit คอ การบนทกรายละเอยดเอกสารรบเงนมดจ า เพอดงมาตดยอดขายทลกคาตองช าระเงน

Tab VAT คอ การบนทกรายละเอยดภาษมลคาเพม Tab Post GL คอ การบนทกรายการบญช ไปยงสมดรายวน, บญชแยกประเภท, งบทดลอง, งบ

ก าไรขาดทน และงบแสดงฐานะการเงน (งบดล)

Tab Note & Attachment คอ การบนทกรายละเอยดหมายเหต ค าอธบายรายการ เงอนไขตางๆ และแนบไฟลเอกสารเพมเตม

Tab Define Field คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง (Tab Define Field จะแสดงกตอเมอมการตงคา Define Field เทานน)

ลกษณะการบนทกเอกสารขายเชอ

การบนทกเอกสารขายเชอ ผใชสามารถบนทกได 2 รปแบบ ไดแก

การบนทกเอกสารขายเชอ ซงสามารถบนทกทเมนขายเชอโดยตรง การบนทกเอกสารขายเชอ ดวยการอางองจากเมนใบสงขาย ซงระบบจะท าการดงขอมลส าคญ ไดแก

รหสลกคา เลขทเอกสารใบสงขาย รายการสนคา และทอยออกใบก ากบ เปนตน มาแสดงในเอกสารขายเชออตโนมต ผใชสามารถแกไขขอมลเอกสารดงกลาวใหสมบรณได



4



รายละเอยดสถานะเอกสารขายเชอ

สถานะเอกสารขายเชอ มทงหมด 5 สถานะ คอ Draft คอ เอกสารขายเชอทผใชยงบนทกไมสมบรณ ทสามารถบนทกเพมเตมภายหลงได Open คอ เอกสารขายเชอทสรางขนมาใหม ห รอเอกสารทเปดจากเอกสารใบสงขาย ทรอการ

น าไปใชเปดเอกสารใบวางบล, ใบเสรจรบเงน (กอนรบเงน), รบช าระหน และรบคน, ลดหน

Partial คอ เอกสารขายเชอทมการอางองไปเปดเอกสารใบวางบล, ใบเสรจรบเงน (กอนรบเงน) และรบช าระหน บางสวนเรยบรอยแลว

Close คอ เอกสารขายเชอทน าไปเปดใบวางบล, ใบเสรจรบเงน (กอนรบเงน) และรบช าระหนเรยบรอยแลว

Cancel คอ เอกสารขายเชอทถกยกเลก จะไมสามารถอางองไปเปดเอกสารใบวางบล, ใบเสรจรบเงน (กอนรบเงน), รบช าระหน และรบคน, ลดหนได

ขนตอนการบนทกเอกสารขายเชอ

1. ผใชสามารถบนทกเอกสารขายเชอ โดยกดเมน “Sales” > “ขายเชอ” ดงรป



5



2. จากนนระบบจะแสดงหนาจอรายการเอกสารขายเชอ ผใชสามารถสรางเอกสารขายเชอใหมได โดยกดปม

“New” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป

3. ใน Tab “Basic Data” คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเอกสารขายเชอ เชน รหสลกคา เลขทเอกสาร วนทเอกสาร และรายการสนคา เปนตน ผใชควรท าการกรอกขอมลในฟอรมทมเครองหมาย “ * ” ใหครบถวน ดงรป



6



4. ใน Tab รายการสนคา ผใชสามารถเพมสนคาไดหลายรายการ โดยกดปม “+ เลอกสนคา” ระบบจะแสดงรายการขอมลสนคาทงหมด เชน รหสสนคา ชอสนคา หนวยนบ ราคา/หนวย ประเภท เปนตน ใหผใชเลอกรายการสนคาตามตองการขาย ดงรป

* หมายเหต : ในกรณทสนคามจ านวนมาก ผใชสามารถพมพรหสสนคา ชอสนคา ชอหนวยและขอมลอนๆ ในชองรายการคนหาได



7



5. ผใชสามารถแกไขชอสนคา ก าหนดคลงสนคา ทเกบสนคา จ านวนสนคา ราคา/หนวย และสวนลดส าหรบสนคาทตองการขายได ดงรป

* หมายเหต : ในกรณสวนลดสนคา ผใชสามารถก าหนดสวนลดได 2 รป คอ “แบบจ านวนเงน” และ “แบบเปอรเซนต”

6. ผใชสามารถแทรกสนคาระหวางสนคาชนอนได โดยเลอกรายการสนคา 1 รายการ จากนนกดปม “แทรกสนคา” > “เลอกสนคาทตองการแทรกเพม” ระบบจะแสดงสนคาทเพมตรงต าแหนงดานบนของรายการทเลอก ดงรป



8



7. ระบบจะรวมจ านวนเงนของราคาสนคาทงหมดใหในสวนทายบลดานลาง ผใชสามารถระบสวนลดการคาไดทงรปแบบจ านวนเงนและเปอรเซนต

8. ผใชสามารถเลอกภาษทปรากฏในทายบล โดยขอมลภาษจะอางองขอมลตามทผใชไดท าการ “ตงคาขอมลลกหน” หรอ “ตงคาขอมลภาษขาย” ดงรป



9



9. ใน Tab “Detail” คอ การบนทกรายละเอยดเพมเตมของลกคา ไดแก ทอยออกใบก ากบ ทอย สงของ รปแบบการขนสง และพนกงานผรบชอบ เปนตน โดยระบบจะอางองขอมลทอยของลกคาตามทผใชมการตงคาเรมตน และผใชสามารถแกไขขอมลในสวนนไ ด รวมถงก าหนดทอยจดสงของ วธการขนสง เขตการขนสง เขตการขาย ผรบผดชอบ และแผนกงานทรบผดชอบ ผใชสามารถเลอกไดวาสนคาทขายออกไปจะมผลตอสตอกหรอไม ดงรป

10. ใน Tab “Deposit” คอ การอางองเอกสารรบเงนมดจ า ผสามารถดงยอดเงนมดจ า เพอมาตดยอดขายเชอทลกคาตองช าระเงนได โดยกดปม “ + ” > “เลอกเลขทเอกสารมดจ า” > “ระบจ านวนเงนทตองการตด” > “ ” เพอเปนการบนทกขอมล ดงรป



10



11. ใน Tab “VAT” คอ การบนทกรายละเอยดภาษมลคาเพม ระบบจะแสดงรายละเอยดภาษมลเพม ทนทหลกจากทบนทกขอมลแบบมภาษ ผใชสามารถเพมหรอแกไขขอมลภาษมลคาเพมได โดยกดปม “ + ” เพอเพมขอมลภาษมลคาเพม หรอ “ ” เพอท าการแกไข โดยระบบจะดงขอมลทผใชไดมการตงคาภาษจาก “การตงคาลกหน” และ “การตงคาภาษ” และระบบจะท าการค านวณภาษโดยอตโนมต ดงรป



11



12. ใน Tab “Post GL” คอการบนทกผานรายการ (Posting) ไปยงบญชแยกประเภท (General Ledger) ผใช สามารถ Post GL โดยกดปม “Simulated” ผใชสามารถเพมเตมบญชได โดยกดปม “ + เลอกบญช” เพอเพมขอมลบญช ผใชสามารถแกไขค าอธบายได โดยกดปม “Doc. Info” ดงรป

13. ใน Tab “Note & Attachment” คอ การบนทกรายละเอยดหมายเหต ค าอธบายรายการ เงอนไขตางๆ และแนบไฟลเอกสารเพมเตม ผใชสามารถระบหมายเหตตางๆ ทตองการ โดยกดปม “ + ” > “ระบรายละเอยด” > “ตงเปนหมายเหตทแสดงในทายฟอรม” ใชในกรณทหมายเหตทายบลมมากกวา 1 ขนไป เพอน ามาแสดงในทายฟอรมเอกสาร > “ ”เปนการบนทกขอมล ดงรป

* หมายเหต : สญลกษณ “ ” และ “ ” คอ การเลอนขอความขน หรอลงตามทผใชตองการ * หมายเหต : ในกรณทผใชมเอกสารอนๆ เพอน ามาอางองในเอกสารขายเชอ ผใชสามารถ “แนบไฟล” เอกสารอนๆได

14. ใน Tab “Define Field” คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง ซง Define Field จะมทงหมด 5 รปแบบ ไดแก

รปแบบ Text Box คอ การแสดงขอมลรปกลองขอความขนาดเลก ทผใชสามารถกรอกขอมลไดไมจ ากดจ านวนตวอกษร และกรอกขอมลไดเพยงบรรทดเดยวเทานน



12



รปแบบ Text Area คอ การแสดงขอมลรปแบบกลองขอความขนาดใหญ ทผใชสามารถกรอกขอมลไดไมจ ากดจ านวนตวอกษร และกรอกขอมลไดหลายบรรทด

รปแบบ Dropdown คอ การแสดงขอมลรปแบบตวเลอก ทผใชสามารถก าหนดขอมลตวเลอกในเมน “Setting” > “General” > “ENUM”

รปแบบ Date คอ การแสดงขอมลรปแบบวน เดอน ป รปแบบ Time คอ การแสดงขอมลรปแบบเวลา

15. ผใชสามารถกดปม “Preview” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม กอนบนทกเอกสารขายเชอ เพอตรวจสอบความถกตองของขอมลได ดงรป



13



16. หลงจากผใชตรวจสอบขอมลครบถวนแลว ใหกดปม “Save” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม เพอเปนการบนทกขอมลเอกสารขายเชอ โดยการบนทกขอมลสามารถแบงการบนทกออกเปน 4 รปแบบ ดงน

Save คอ การบนทกเอกสารขายเชอปกต พรอมแสดงขอมลทมการบนทกเรยบรอยแลว Save Draft คอ การบนทกแบบรางเอกสาร เมอผใชบนทกขอมลเอกสารขายเชอเรยบรอยแลว

ระบบจะแสดงหนาจอการบนทกเอกสารขายเชอแบบรางทนท Save & New คอ การบนทกพรอมเปดหนาบนทกขอมลเอกสารขายเชอใหม เมอผใชบนทกขอมล

เอกสารขายเชอเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงหนาจอการบนทกขอมลเอกสารขายเชอใหมทนท Save & Close คอ การบนทกพรอมยอนกลบไปหนารายการรบเงนมดจ า เมอผใชบนทกขอมล

เอกสารขายเชอเรยบรอยแลว ระบบจะยอนกลบแสดงหนาจอรายการขายเชอทงหมดทนท



14



การอางองเอกสารขายเชอ ไปยงเอกสารใบวางบล, ใบเสรจรบเงน, ใบรบช าระหน หรอสงคน,ลดหน

คอ การอางองเอกสารขายเชอ ไปยงเอกสารใบวางบล, ใบเสรจรบเงน, ใบรบช าระหน หรอสงคน, ลดหนนนเปนวธทชวยลดระยะเวลาในการสรางเอกสารใบวางบล, ใบเสรจรบเงน, ใบรบช าระหน หรอสงคน, ลดหนขนมาใหม และชวยใหขอมลกระบวนการขายมความตอเนองกน โดยมวธการอางอง ดงน

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารขายเชอทมสถานะ Open, Partial เทานน ดงรป

2. กรณจะสรางเอกสารใบวางบลใหผใชกดปม “Action” > “Create Billing Note” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการสรางเอกสารใบวางบล ดงรป



15



3. กรณจะสรางเอกสารใบเสรจ(กอนรบเงน)ใหผใชกดปม “Action” > “Create Pre-Receipt” ระบบจะแสดง

Pop – up เพอยนยนการสรางเอกสารใบเสรจ(กอนรบเงน) ดงรป



16



4. กรณจะสรางเอกสารใบเสรจรบเงนใหผใชกดปม “Action” > “Create Receipt” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการสรางเอกสารใบเสรจรบเงน ดงรป

5. กรณจะสรางเอกสารสงคน, ลดหนใหผใชกดปม “Action” > “Create Credit Note” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการสรางเอกสารสงคน, ลดหน ดงรป



17



การคดลอกเอกสารขายเชอ

คอ การคดลอกเอกสารขายเชอ ในกรณทผใชตองการสรางเอกสารขายเชอใหม และรายละเอยดรายการสนคาไมมการเปลยน เพอชวยลดระยะเวลาในการสรางเอกสาร ผใชสามารถท าการคดลองเอกสารขายเชอได โดยมวธการคดลอก ดงน

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารขายเชอทตองการคดลอกเอกสาร ซงสามารถคดลอกไดทกสถานะเอกสาร ดงรป

2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Copy” ระบบจะแสดง Pop – up เพอคดลอกเอกสารขายเชอใหม ดงรป



18



การออกใบก ากบภาษแทน จากเอกสารขายเชอ

คอ เอกสารทผใชไดจดสงใบก ากบภาษใหกบลกคาเรยบรอยแลว และลกคาอาจท าใบก ากบภาษนนสญหาย หรอช ารด แลวขอใหมกบผใช ซงมวธการออกใบก ากบภาษแทน ดงน

1. เมอผใชสรางเอกสารขายเชอเสรจสน แลวตองการออกใบก ากบภาษแทน ใหผใชกดปม “Action” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม แลวเลอกค าสง “Instead Invoice” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปดใบก ากบภาษแทน ดงรป



19



การเปลยนสถานะเอกสารขายเชอ

คอ การเปลยนสถานะเอกสารขายเชอ ในกรณทผใชตองการเปลยนสถานะปจจบนใหเปนสถานะอนๆ ซงมเงอนไขการเปลยนสถานะ ดงน

1. ผใชสามารถยนยนเปลยนสถานะเอกสารขายเชอได โดยกดปม “เลอกรายการขายเชอทตองการเปลยนสถานะ 1 รายการ” > “Action” > “Change Status” ระบบจะแสดง Pop – up เพอให ผใชยนยนการเปลยนสถานะเอกสารขายเชอ

เงอนไขการเปลยนสถานะ มทงหมด ดงน สถานะ Open, Partial เปลยนเปนสถานะ Cancel

สถานะ Close, Cancel, Instead จะไมสามารถเปลยนสถานะจากเดมได เนองจากเอกสารถกปด ถกยกเลก หรอถกออกใบก ากบภาษเรยบรอยแลว



20



การมอบหมายเอกสารขายเชอ

คอ การมอบหมายเอกสารขายเชอ ในกรณทผใชตองการมอบหมายเอกสารใหกบบคคล, เจาหนาททานอนๆ เปนผรบผดชอบเอกสารขายเชอแทน ซงมการมอบหมายทงหมด 2 รปแบบ ดงน

Tab Employee คอ การมอบหมายเอกสารขายเชอใหกบพนกงานในบรษท หรอจากการตงคาพนกงานทเมน “Setting” > “Company” > “พนกงาน”

Tab Queue คอ การเรยงล าดบการสงมอบหมายเอกสารขายเชอใหกบพนกงานในควดงกลาว หรอจากการตงคาควทเมน “Setting” > “Company” > “คว”

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารขายเชอทตองการมอบหมายเอกสาร ดงรป



21



2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Assign” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการมอบหมายเอกสารทงรปแบบ Employee และ Queue ดงรป



22



การดาวนโหลด การพมพและสงอเมลเอกสารขายเชอ

1. เมอผใชสรางเอกสารขายเชอเสรจสน แลวตองการดาวนโหลด การพมพ หรอสงอเมล ใหผใชกดปม “ ” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ในหนาจอรายละเอยดเอกสารขายเชอ ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอแบบฟอรมเอกสารขายเชอ ผใชสามารถเลอกกดปม “Download” “Print” หรอ “Send Email” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ตามทผใชตองการไดทนท ดงรป

* หมายเหต : ไฟลเอกสารขายเชอจะอยในรปแบบนามสกล .pdf



23



การเปดเอกสารขายเชอ โดยอางองใบสงขาย

1. ผใชสามารถเปดเอกสารขายเชอ โดยอางองเอกสารใบสงขาย โดยกดเมน “Sales” > “ใบสงขาย” ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอรายการเอกสารใบสงขาย ผใชตองเลอกเอกสารใบสงขายทมสถานะ “Open” หรอ

“Partial” เทานน ดงรป



24



3. จากนนใหผใช กดปม “Action” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม แลวเลอกค าสง “Create Credit Sale” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปดเอกสารขายเชอ ดงรป



ขายเชือ credit sale ·...

Documents