การจัดท าฐานข้อมูล ที่ ......การใช ส ตรท...
TRANSCRIPT
อิทธิพล มะโนน้อม
การจัดท าฐานข้อมูลที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
ปริญญาโท เทคโนโลยีและสื่อสารการศึกษา ศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
ส่วนประกอบหน้าต่าง
MicrosoftExcel
Ribbon Tab1
Name Tab2
Column Tab3
Row Tab4
Working Area5
Sheet name Tab6 Layout&Zoom Tab7
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
ข้อมูล และการจัดการข้อมูล
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
→ Ribbon Home/หน้าแรก
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
แยกตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางค านวณหรือตารางรายงานในตารางเก็บข้อมูล➢ เป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์บันทึกลงไปเท่านั้น ➢ ไม่มีสูตรค านวณใด ๆ ทั้งสิ้น➢ ห้าม Merge เซลล์➢ ไม่จ าเป็นต้องก าหนด Format หรือเปลี่ยน Format ให้ต่างไปจากเดิม
ใช้ตารางบันทึกข้อมูลไว้ในชีทเดียวแฟ้มเดียวโดยบันทึกรายการเพิ่มตามแนวนอน (หรือเพิ่ม row)
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
ก าหนดจ านวน Column➢ เพิ่ม Column เพื่อใช้เก็บข้อมูลเรื่องนั้น ๆ โดยเฉพาะ
ย่อมท าให้มี Column จ านวนมากแก้ไขจ านวน Column โดย➢ ให้ใช้ Column เพื่อระบุชื่อรายการก ากับรายการนั้น ๆ แทน
จะท าให้ประหยัดจ านวน Column ลงไปได้มาก
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
จัดเก็บข้อมูลในตาราง➢ มีจุดประสงค์ เพื่อใช้อ้างอิงข้อมูลเก่าหรือบันทึกตามล าดับเหตุการณ์
ที่เกิดขึ้นก่อนหลัง➢ ห้ามแทรกรายการใหม่เข้าไประหว่างรายการเก่า หรือเมื่อเวลาผ่านไป➢ ห้ามย้อนไปแก้ไขข้อมูลเก่า หรือลบรายการใด ๆ ที่บันทึกไว้ จะท าให้
ไม่สามารถใช้อ้างอิงข้อมูลเดิม
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
บันทึกข้อมูลในตารางหนึ่ง ๆ➢ ต้องเป็นข้อมูลที่มีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน➢ แยกตารางข้อมูลเรื่องอื่นให้เป็นอีกตารางหนึ่ง
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
บันทึกชื่อหัวตาราง➢ ก าหนดให้ใช้ column ที่ตรงกันเก็บข้อมูลเรื่องเดียวกัน
เช่น ตารางเงินเดือนตารางบัญชีสินค้าหรือตารางประวัติส่วนตัวนักศึกษา
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
จัดเก็บข้อมูลในตารางบันทึกข้อมูลต้องแยกรายละเอียดให้สามารถใช้ค้นหาหรือค านวณหายอดที่ต้องการ
ได้ทันที
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
จัดการหัวตาราง (Field Name)➢ ใส่เป็นบรรทัดบนสุดของตาราง➢ มีข้อมูลแต่ละรายการที่เป็นเรื่องเดียวกัน
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
จัดการคอลัมน์ (Column)➢ ต้องมี Column ใด Column หนึ่ง บันทึกข้อมูลแต่ละรายการติดต่อกัน
ไปตลอดทุกเซลล์➢ ห้ามเว้นเซลล์ว่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง column ที่ใช้บันทึกชื่อหรือ
เลขรหัส
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
จัดการข้อมูลเกี่ยวข้องกับวันที่➢ ให้บันทึกไว้ใน Column ใด Column หนึ่ง เพื่อก ากับข้อมูลทุกรายการ
เช่น ถ้าบันทึกในโครงสร้างของ วันที่/เดือน/ปี ค.ศ. 4 หลักโดยบันทึกเป็น 9/11/2019
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
บันทึกข้อมูลเรื่องปริมาณ จ านวน เลขรหัส➢ ต้องบันทึกแบบตัวเลขเท่านั้น
เช่น จ านวนสินค้า 20 กก.ให้บันทึกเฉพาะตัวเลข 20 ลงไปในเซลล์เท่านั้น
➢ บันทึกรหัสเป็นตัวเลขและมีเลขศูนย์น าหน้าเช่น 00123ให้บันทึกเฉพาะเลข 123 แล้วก าหนดรูปแบบตัวเลขเป็น 00000
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
มีข้อมูลซ ากันหลายรายการใช้สูตร VLookup ใน Excelจะสามารถค้นหาเฉพาะรายการแรกเท่านั้น
แก้ไขโดยสร้าง Column ใหม่ เพื่อปรับรหัสเดิมที่ซ้ ากัน
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
ไม่ทราบตัวเลขข้อมูลในเซลล์➢ ให้บันทึกเลข 0 แทนไว้ก่อน
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูล
เปรียบเทียบการบันทึกค่าในตาราง
Sample
Database
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
การบันทึกข้อมูล➢ บันทึกข้อมูลด้วยการใช้สูตรค านวณ➢ มีสูตรที่ใช้จัดการข้อมูลทั้งอักษรและตัวเลข➢ สามารถน าไปใช้รายงานผลได้
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางวันที่ และเวลา
=TODAY() =WEEKDAY() =HOUR()=NOW() =YEAR() =MINUTE()
=MONTH()
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์
=INT(ตัวเลข) =ABS(ตัวเลข) =MOD(ตัวตั้ง,ตัวหาร)=TRUNC(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม) =SQRT(ตัวเลขบ [ค่าบวก])=ROUND(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)=ROUNDUP(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)=ROUNDDOWN(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางสถิติ
=MAX(กลุ่มเซลล์)=MIN(กลุ่มเซลล์)=AVERAGE(กลุ่มเซลล์)=MEDIAN(กลุ่มเซลล์)=MODE(กลุ่มเซลล์)
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางตัวอักษร
=UPPER(ข้อความ) =RIGHT(ข้อความ,จ านวน)=LOWER(ข้อความ) =LEFT(ข้อความ,จ านวน)=LEN(ข้อความ) =EXACT(ข้อความ1,ข้อความ2)=REPT(ข้อความ,จ านวน) =BAHTTEXT(จ านวนเงิน)
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชัน IF
=IF()
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)lookup_value หรือค่าท่ีจะใช้ค้นหา
โดยค่าดังกล่าวนี้ ต้องอยู่ในคอลัมน์แรกของตารางฐานข้อมูลเช่น รหัสพนักงาน รหัสสินค้า เป็นต้น
table_array หรือช่วงตารางฐานข้อมูลที่มีข้อมูลอย่างน้อยสองคอลัมน์หรือมากกว่า
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)col_index_num หรือหมายเลขระบุคอลัมน์ในตารางฐานข้อมูล
ที่ต้องการจะน าข้อมูลในคอลัมน์นั้นออกมาแสดงrange_lookup เป็นค่าตรรกะที่ระบุว่า ต้องการให้ VLOOKUP
ค้นหารหัสที่ตรงกันกับที่ระบุเท่านั้นหรือไม่
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP
ถ้าก าหนดเป็น TRUE / 1 / ไม่ใส่ค่าอะไรเลยในกรณีที่ไม่พบรหัสที่ตรงกัน จะแสดงข้อมูลของรหัสที่ใกล้เคียงที่สุด
ซึ่งน้อยกว่าค่า lookup_valueถ้าก าหนดเป็น FALSE / 0 (ศูนย์)
จะค้นหาเฉพาะรหัสที่ระบุเท่านั้น ซึ่งถ้าไม่พบก็จะแสดงค่าผิดพลาด #N/A
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ให้เริ่มจากท าลายรูปแบบ Format ที่ก าหนดไว้ในพื นที่ตารางข้อมูลโดยสั่ง Home > Clear > Clear Formats
เพื่อท าให้ Excel แสดงค่าที่แท้จริง
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ใช้สูตร Trim(cell)จะตัดช่องว่างด้านหน้าและด้านหลังข้อมูลทิ้งไป
และตัดช่องว่างตรงกลางระหว่างข้อมูลให้เหลือแค่ช่องเดียวเช่น ‘ aa bb ’ จะแก้เป็น ‘aa bb’
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ใช้สูตร Substitute(cell,”ข้อความเดิม”,”ข้อความใหม่”)➢ ใช้แก้ข้อความบางส่วนในเซลล์ให้เปลี่ยนเป็นข้อความใหม่
เช่น ถ้า A1 มีค่าเป็น 12345แล้วต้องการเปลี่ยนเป็น 17895
แก้ไขโดย➢ ให้ใช้สูตร =Substitute(A1,234,789) เลขที่ได้กลับชิดซ้ายของเซลล์➢ ดังนั้น ต้องแก้สูตรเป็น =Substitute(A1,234,789)*1
หรือ =--Substitute(A1,234,789) SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ใช้ Data Validation➢ เป็นเครื่องมือช่วยตรวจสอบ
ข้อมูลในระหว่างการกดปุ่ม Enterหรือระหว่างการคลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการว่าเป็นข้อมูลถูกต้องตามเงื่อนไขที่ก าหนดไว้หรือไม่
https://excelexperttraining.com/home/online/manuals/managing-data/484-data-validation
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ต้องการบันทึกหลาย ๆ เซลล์พร้อมกัน➢ ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการไปเรื่อย ๆ➢ จากนั้นเมื่อพิมพ์ข้อมูลในเซลล์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Ctrl+Enter
จะพบว่า ข้อมูลนั้นถูกบันทึกลงไปในเซลล์ที่เลือกไว้ให้ทั้งหมดพร้อมกัน
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ค้นหาข้อมูลใน Excelการจะค้นหาข้อมูลพบหรือไม่นั้นต้องเริ่มต้นจากการเก็บข้อมูลให้เป็นที่
เป็นทางไว้ก่อนตามหลักการ ดังนี้
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel1. ต้องบันทึกในพื้นที่ตาราง ให้มีโครงสร้างตามหลักฐานข้อมูลที่ดี2. ข้อมูลใด ๆ ที่บันทึกไว้
หากไม่จ าเป็นหรือไม่ใช่ข้อมูลเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นใหม่ ต้องไม่บันทึกซ้ าอีกเป็นอันขาด
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel3. ควรบันทึกข้อมูลเรื่องเดียวกันไว้ในชีทเดียวกันในตารางเดียวกัน
ซึ่งมีพื้นที่ที่ติดต่อกันบันทึกรายการที่เกิดขึ้นใหม่ต่อท้ายบรรทัดหรือ row ของรายการเดิม
4. ไม่ควรท าการลบรายการเก่าทิ้งหรือน ารายการใหม่ไปแทรก insert ระหว่างรายการเก่า
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel5. ควรเป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์ลงไปเท่านั้นหรือมีค่าเป็น value
ไม่ใช่ข้อมูลที่ได้มาจากสูตรลิงค์หรือสูตรค านวณไม่จ าเป็นต้องก าหนดรูปแบบการแสดงผลให้แตกต่างไปจากเดิม
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel6. ในกรณีที่ข้อมูลเกิดจากการค านวณ
ควรเก็บเซลล์สูตรค านวณที่สัมพันธ์เกี่ยวข้องกันไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ 7. ส่วนสูตรค านวณที่ไม่จ าเป็นต้องค านวณพร้อมกัน ควรแยกเป็นแฟ้ม
ค านวณเรื่องนั้น ๆ โดยเฉพาะ แล้วต่อเมื่อต้องการข้อมูลมาใช้ จึงสร้างสูตรลิงค์ข้ามแฟ้มน าเฉพาะผลค าตอบมาใช้ต่อในอีกแฟ้มหนึ่ง
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel8. ข้อมูลที่มองเห็นว่าเป็นตัวเลข ต้องมีสถานะเป็นตัวเลข
ข้อมูลที่มองเห็นว่าเป็นตัวอักษร ต้องมีสถานะเป็นตัวอักษรเพราะสูตรจะใช้สถานะของค่าในการค้นหา
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีจัดการข้อมูลในแฟ้ม
จัดการสิ่งที่มีผลต่อขนาดของแฟ้ม➢ จ านวนเซลล์ที่ใช้➢ จ านวนเซลล์ที่ถูกอ้าง➢ รูปแบบหรือ Format ที่ใช้
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
นายอิทธิพล มะโนน้อมนักเทคโนโลยีสารสนเทศวิทยาลัยนวัตกรรมมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ท่าพระจันทร์
วิทยากร พิธีกร นักพูดอาจารย์พิเศษด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอาจารย์สอนพิเศษคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ผู้ดูแลระบบสารสนเทศของมูลนิธิฯ สมาคม และบริษัท0 2623 5055 – 8 ต่อ 4125 | 094 821 [email protected], [email protected], [email protected]