a projekttervezéskor felmerülő kérdések
DESCRIPTION
A projekttervezéskor felmerülő kérdések. Projekt tervezés. Döntések: Igények összegyűjtése(cél, mértékrendszerével együtt) Projekt szervezet kialakítása Kockázatelemzés Projektfeladatok meghatározása(fentről-lefelé) Erőforrásterv (anyag, eszköz, munka). - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
A projekttervezéskor felmerülő kérdések Miért?
Mit?
Hogyan?
Hol?
Ki(k)?
Mikor?
Mennyiből, miből?
Milyen legyen?
CÉL
TÁRGY
ERŐFORRÁSOK, ESZKÖZÖK
HELYSZÍN
RÉSZTVEVŐK
KEZDÉS, BEFEJEZÉS
KÖLTSÉGEK, KERETEK
MINŐSÉG
Projekt tervezésDöntések:• Igények összegyűjtése(cél,
mértékrendszerével együtt)• Projekt szervezet kialakítása• Kockázatelemzés• Projektfeladatok meghatározása(fentről-
lefelé)• Erőforrásterv (anyag, eszköz, munka)
• Ütemterv (határidő, mérföldkő, döntési pontok)
• Költségterv (erőforrásterv és az ütemterv alapján)
• Ellenőrzési,jelentési, intézkedési tervek
Követelményelemzés
A projekt behatárolása során meg kell határozni, hogy a projekt pontosan mivel foglalkozik (és mivel nem!), ez a projektterjedelem.
Ez kulcskérdés!
Követelményelemzés
A követelményeket rendszerezetten kell összegyűjteni, általában az alábbi kategóriák, követelményfajták szerint: stratégiai teljesítmény technikai funkcionális minőségi logisztikai• tesztelés
Követelményspecifikációs lap
Tartalma:• Egyedi követelmény
azonosító• Megnevezés• Felelős• Állapot• Leírás• verziószám
•Prioritás
•Nehézségi fokozat
•Forrás
•Megjegyzések
•Kapcsolódó követelmények
A követelménykezeléssel kapcsolatban tudomásul kell vennünk a fejlesztés egyik alaptörvényét: mire a projekt megvalósul, az ügyfél, megrendelő igényei megváltoznak.
Idő
Követelmények Cél
Szükséglet
Szükséglet
VáltozáskezelésElmondhatjuk, hogy szinte nincs olyan projekt, ahol menet közben ne változnának a követelmények.Sok projekt kudarcának az az oka, hogy a projektvezető nem képes megfelelően kézben tartani a változásokat.(Merev-engedékeny projektvezető) A változáskezelés alappillére: Nincs változáskezelés követelménykezelés nélkül: csak akkor tudunk változást kezelni, ha van mihez viszonyítanunk
Változáskezelés
Vigyázzunk, a hiba és problémakezelés nem változáskezelés. A változásigény a követelményspecifikációtól való eltérésre vonatkozó igény. A hiba úgyszintén eltérés a követelményektől, csak nem egy felmerült igény szerint. A változási igényeket a projektben nyilván kell tartani, dokumentálni kell ezeket.
Változáskezelés
Bárki kezdeményezi is a változást, a projektvezető megvizsgálva a változtatási kérelmet és annak kihatásait, egy újabb ajánlatot tesz a megrendelő felé, melyben tájékoztatja őt a változás összes kihatásáról (költség-, időnövekedés).Amikor a megrendelő jóváhagyja a módosított ajánlatot, az csak akkor tekinthető elfogadottnak. Nem szabad belekezdeni olyan változási igény megvalósításába, amely még nem került elfogadásra
Kockázatelemzés
Miután túljutottunk a projekt életciklusának első és második szakaszán (kezdeményezés, definiálás), meghatároztuk azt a szerveződést, melynek keretein belül a projekt résztvevői dolgozni fognak, meg kell vizsgáljuk a projektet befolyásolható váratlan eseményeket
KockázatokMinden munka tartalmazza azt a bizonytalanságot, hogy valami nem a terv szerint halad. Ez veszélyt jelenthet a projekt sikerét tekintve
A kockázat olyan előre nem látható esemény, amely valamilyen valószínűséggel bekövetkezik !
A probléma az nem kockázat, hanem egy, már bekövetkezett esemény.
Kockázat-menedzsment
Ütemterv,költségvetéstervezése
Elérendő eredményekFejlesztési megközelítésFelelősségekKockázatfelügyelet
Új kockázatok
TervezésDefiniálás
MunkakimutatásTevékenységfelelősségekKommunikációs terv
Változások a hatókörben,elérendő eredményekben,felelősségben, ütemtervben
Kockázati források
•Időzítés•Technológia•Emberi erőforrások•Finanszírozás•Hatáskör•Infláció•Műszaki folyamatok•Politika•A háló elkészítése
A projekt szakaszaiban jellemzően előfordulható kockázatok:
Kezdeményezés
- A megvalósítás vizsgálata nem elég alapos- A projektalapító dokumentum nem készül el
Definiálás
- A projektcélok megfogalmazása nem egyértelmű, az egyes résztvevők eltérően értelmezik- Nem világos, hogy mi nem tartozik a projekt céljai közé- A projekt szereplőinek azonosítása elmarad, így a projektvezető a következő tervezési fázisba nem tudja bevonni a kulcsszakembereket
Tervezés
- A tervezés során érvényüket vesztett elemeket a PDD-ben nem módosítják, ezzel az abban foglaltak, és a komplex projektterv fellazul- A projektterv egyes elemeit (tevékenységek, ütemezés) külön tervezik meg, ezért azok nincsenek egymással összhangban
Végrehajtás
- A projekttervben nem vezetik át a menet közben történt változásokat- A végrehajtási tervtől való sorozatos eltérések hatására a projekt eltávolodik eredeti terjedelmétől, a résztvevők nem törekszenek annak betartására, a projekt korlátai, keretei szétcsúsznak
Zárás-értékelés
- A hivatalos határidőre történt lezárás ellenére a projekt „fű” alatt tovább él, a team-tagok még hosszú ideig próbálják befejezni az elmaradt feladatokat- A tapasztalatok rögzítése elmarad, így az egyéni és szervezeti tanulás lehetőségei csökkennek
Kockázatok értékeléseA kockázatok értékelése annak alapján történik, hogy mekkora a bekövetkezési valószínűségük, és milyen természetű valamint kiterjedésű a kár, amelyet a projektben okozhatnak. Az egyik ilyen elterjedt kvantitatív (mennyiségi) kiértékelési módszer a kockázati mátrix használata. Ebben el lehet elhelyezni a kockázatot a 25 mező egyikébe. A károkozás mértékét, valamint a bekövetkezés valószínűségét 1-5-ig skálán értékelve kapunk egy metszésnégyzetet, ahol az aktuális kockázat pozíciója megjelenik.
Kockázatenyhítés
• A kockázat áthárítása • A kockázat csökkentése • A kockázat elfogadása• A kockázat elkerülése
A kockázatkezelés folyamatos tevékenység.„Az okos ember megoldja a problémát,
a bölcs elkerüli azt.” (Einstein)
Projekttervezés alapelvei:
• Eszközválasztás elve
• Szabadság elve
• Pontosság elve
• Fokozatosság elve
A logikai (korlátok figyelembevétele nélküli) tervkészítés lépései
• főbb tevékenységek meghatározása – elemi tevékenységekre bontás
• Várható anyag és munkaigény előzetes meghatározása
• Naptárak meghatározása (munkanap, ünnep)
• Mérföldkő tervezés
• Tevékenységek logikai függőségeinek meghatározása
• A projekt átütemezése valós kezdésre
• Erőforrások tevékenységhez rendelése
A fizikai (korlátok figyelembevétele) tervkészítés lépései
• Határidők kezelése• Erőforrás korlátok figyelembevétele• Költségkorlátok túllépése• Túlterhelések megszüntetése• Terv elfogadása• Szükség szerinti átütemezés vagy
más technológia alkalmazása
Mélységét meghatározza :
• Projekt nagysága
• Felelősség kérdésköre
Ábrázolása:
• Vázlatos
• Grafikus
A lebontás felülről lefelé történjen
Ütemterv
Jó ütemterv jellemzői:• Elvégzendő munkák helyes
sorrendje• Külső kötöttségek figyelembe
vétele• Határidők betartása• Egyensúly a költség az idő és a
minőség között
Fogalmak
Az időbecslés lentről felfelé történik.
Végrehajtási idő:az adott tevékenység kezdete és vége közötti időtartam naptári egységben mérve.
Fogalmak
• Munkaráfordítás:az az időtartam, amennyit az adott erőforrás eltölt az adot tevékenységgel addig, amíg annak eredménye megjelenik. (emberóra, embernap)
Időbecslés
• Intuitív
• Részvételen alapuló (érintettek beavatása)
• Tapasztalaton alapuló
• Előírásokon, számításokon alapuló