Como usar o Outlook – configurar o

Outlook – dicas e truques do Outlook

Outlook – 60 Dicas úteis

Segue 60 dicas rápidas que você mesmo pode implementar no seu Outlook.

Dicas como estas, passei em Palestras de Produtividade em diversas empresas aqui no Brasil. Se você

colocar em prática 20%, você será 5 min. mais rápido por dia… faça os cálculos e veja o quanto

economizará em 1 mês de trabalho.

E-mail Básico 1. Painel de Navegação – As pastas do Outlook e o Painel de Navegação ficam à esquerda.

Clique e arraste a barra divisora horizontal para ajustar os botões visíveis.

1. Para encontrar Endereços – Clique em Para:, Avançado, Localizar (Advanced, Find), para

fazer a busca por um campo, diversos campos com um nome inteiro ou apenas parte.

Também é possível fazer a busca diretamente na linha Para: usando o Enter.

1. Vários Endereços – Digite vários endereços separando-os por ponto e vírgula;

2. Preenchimento de nome - CTRL-K para preencher rapidamente um nome.

3. Propriedades do nome – Clique duas vezes sobre o nome para acessar suas propriedades.

Clique na guia Organização para ver o gestor.

4. Anexos – Inserir/Arquivo (Insert/File) – escolha os arquivos e anexe-os, escolha o menu

lateral do botão inserir (Insert) para inserir como um texto no corpo da mensagem. Ou

então use o ícone do clipe/anexar arquivo na barra de ferramentas.

5. Várias Assinaturas para suas várias funções (Multiple Signature Blocks) – Configurar

em Ferramentas / Opções / Formato de E-mail / Assinaturas (Tools/Options/Mail

Format/Signatures). Podem ser copiadas assinaturas existentes no Word & E-mail. Se você

está usando o Word como seu editor de e-mail, basta clicar com o botão direito do mouse

em qualquer lugar da assinatura e escolher outra assinatura no menu que aparece. Todas

as assinaturas que você criou e armazenou serão exibidas no menu.

1. Sinalização para acompanhamento (Follow-up flags)- Aplique às mensagens, informando 3

semanas, 2 meses, etc. para configurar a data e a hora do lembrete. Use a

opção Agora para sinalizador instantâneo

2. Rastreamento de Mensagens e Opções de Entrega (Message Tracking & Delivery Options) –

As opções na barra de ferramentas da mensagem, configuram a Prioridade, Solicitação

de confirmação de entrega, Solicitação de confirmação de leitura, Não entregar antes

de, Vencimento após data/horário (Importance, Delivery Receipt and Read Receipt, Do

not deliver before, Do not deliver after date/time).

3. Notificação de e-mail – Ferramentas/ Opções/ Preferências/ Opções de e-mail/ Opções

de e-mail avançadas/Configuração de Alerta da Área de Trabalho…

(Tools/Options/Preferences/ E-mail Options/ Advanced E-mail Options/ Desktop Alert

Settings) permite configurar diferentes opções de alertas de novos e-mails. Desabilitado

quando PPT é mostrado.

4. Verificador Ortográfico (Spell Check) – É automático com o envio, e como o editor de e-

mail padrão é o Word, você pode tirar proveito de alguns

recursos. Ferramentas/Opções/Ortografia (Tools/Options/Spelling) para configurar opções.

5. Painel de Leitura – Exibir /Painel de Leitura/ Direita (View/Reading Pane/ Right). Exibe 30%

mais informação na tela com maior facilidade de leitura no sentido vertical.

6. Opções de Agrupamento – Exibir/Organizar por/Mostrar em Grupos (View/Arrange

By/Show in Groups) para agrupar e-mails. Data, Conversação, Tamanho, De (Date,

Conversation, Size, From) e outras categorias. Exibir/Expandir/ Reduzir Grupos (View/

Expand/ Collapse Groups) para ver mais ou menos.

7. Responder e Encaminhar mensagens – Responder/Responder a

todos/Encaminhar (Reply/Reply To All/Forward) – usar responder a todos com cuidado!

Mensagens encaminhadas incluem anexos; as respostas não incluem os anexos.

8. Anexos, abrir e salvar – Clique com o botão direito no anexo e Salvar como (Save As),

ou Arquivo/Salvar/Anexos (File/Save Attachments) para salvar diversos anexos de uma só

vez. Ou então Arraste e solte os anexos para a área de trabalho.

9. Criação de Pastas – Clique com o botão direito na lista de pastas, Nova Pasta (New Folder)

para criar pastas. Clique com o botão direito sobre o item, escolha “mover para pasta”

para inserir na pasta. É possível arrastar e soltar diretamente, Editar/Mover para Pasta

(Edit/Move to Folder) mantém na memória a última movimentação, o comando Mover

para Pasta (Move to Folder) na barra de ferramentas lista os últimos 10 locais. Arrastar e

soltar na árvore de pastas para abrir a pasta e expandir as sub-pastas, mesmo quando

fechada.

10. Pastas Favoritas – Acrescente as pastas usadas com freqüência a uma lista de Favoritos.

Arraste e solte uma das Pastas de E-mail(Mail Folders) para a área Pastas Favoritas. Arraste

e solte para reposicionar em favoritos. Clique com o botão direito para remover.

Calendário Básico

1. Colorir Compromissos – Aplicar etiquetas coloridas clicando com o botão direito do mouse

sobre o compromisso, Rótulo (Label), e escolhendo uma dentre 10 cores pré-definidas.

Selecione Editar rótulos para mudar nomes. Também é possível selecionar Rótulo(Label) na

caixa de diálogo de um Compromisso (Appointment).

2. Marcar Compromisso – Selecione e digite o novo compromisso diretamente na grade de

calendário ou use o botão Novo da Barra de tarefas e clique em Compromisso (Toolbar

New Appointment). Escolha Data, Hora de início e término e Lembrete. Digite o texto e

anexos na janela de texto. Há opção para marcar como Particular no canto inferior

direito.

3. Mudar e Mover Compromissos- Arraste o início ou o final para ajustar, Arrastar à esquerda

para mover, soltar sobre outra data. Arrastar e soltar segurando a tecla CTRL para fazer

uma cópia do compromisso.

4. Janela de Lembretes (Reminder) – Todos os lembretes são listados em uma única caixa de

diálogo. Exibir/Janela de lembretes(View /Reminders Window) para visualizar pop-ups na

data marcada. Descartar (Dismiss) individualmente ou Descartar tudo(Dismiss All).

Shift+Click para selecionar diversos lembretes e colocar todos no modo Adiar (Snooze).

5. Exibir diversas datas no calendário - CTRL+ Data no calendário = datas descontínuas.

6. Atalhos de Teclado para diversos dias – Alt-1, exibe só 1 dia , Alt-7, exibe de 7 até 10 dias.

7. Marcar Compromisso em Grupo – Selecionar na Barra de ferramentas Novo/Compromisso/

Para (New/Meeting Request – To) para escolher participantes obrigatórios e opcionais,

opção de reunião on-line no meio para NetMeeting e conferência. Guia de agenda

mostra horários livres/ocupados de participantes, passe o mouse sobre barras

livre/ocupado para ver detalhes de compromissos, clique para abrir compromisso.

Detalhes de agendas de outros usuários só ficam disponíveis se houver permissão.

Preencher detalhes compromisso e enviar

8. Aceitar compromisso – Aceitar, provisório ou recusar, também Exibir calendário para

decidir, responder para Organizador, acompanhamento das respostas.

9. Proposta de Novo Horário – Visualiza horas livres/ocupadas de outros participantes e

propõe novo horário para o organizador. Ao aceitar, o organizador automaticamente

notifica todos os participantes. Economiza várias etapas no reagendamento de reuniões.

Contatos 1. Como encontrar contatos – Encontrar rapidamente na barra de ferramentas – Clique

qualquer parte de um nome em Digite um contato (“Type a contact to find”), tecle Enter

para realizar a busca. As buscas anteriores ficam listadas no menu suspenso.

2. Fotos em Contatos – Clique no botão Adicionar Imagem de Contato para acrescentar uma

foto. Clique com o botão direito para remover.

3. Sinalizadores de Acompanhamento – Sinalize contatos para acompanhamento, contatos

passados aparecem em vermelho, caixa de informação indica cumprimento do que foi

sinalizado.

4. Ações de contato – Ações: envia cartas do Word, faz chamadas, envia e-mail, mapeia

endereço na Web.

5. Exportação de Contatos – Exporte para o Access ou qualquer outro arquivo de dados

com Arquivo/Importar e Exportar/Exportar para Arquivo (File/Import and Export/Export to a

File) Access (ou outro formato) selecione pasta de Contatos, nome do arquivo

eFinalizar (Finish). Selecione os campos a exportar nos Campos personalizados de

mapeamento (Map Custom Fields).

E-mail avançado 1. Organize caixa de entrada (Inbox) com cores – Ferramentas / Organizar / Usando

Cores (Tools / Organize / Using Colors), use cores para os cabeçalhos das mensagens de

acordo com o remetente ou para aquelas enviadas diretamente a você.

2. Sinalizadores – Acrescente seis sinalizadores coloridos às mensagens para lembrar de fazer

follow-up. Clique com o botão direito na área do sinalizador para escolher. Organize a

caixa de entrada por cor de sinalizador ou escolha buscar arquivo de Acompanhamento

(Follow-Up) para ver e-mails sinalizados.

3. Marca Inteligentes (Smart Tag) de Nomes de Pessoas – Lista ícone com status das pessoas

on-line. A Marca Inteligente selecionada aparece quando se aponta para um nome na

linha de ações, incluindo envio de mensagens instantâneas, acrescentar contato, abrir

contato, marcar reunião e ligar para o contato.

4. Criar Atalho de Regra – Clique sobre um e-mail com o botão direito do mouse e

selecione Criar Regra (Create Rule) para abrir caixa de diálogo de regras simplificadas

com critérios básicos como De/Para/Assunto (From/To/Subject) e ações como Exibir Alerta,

Tocar Som ou Mover para Pasta (Display Alert, Play a Sound ou Move to Folder).

5. Assistente de regras – Ferramentas / Regras e Alertas/Regras de E-mail/ Nova Regra. Criar

regras a partir de um modelo ou seguir os passos do assistente – Personalize todos os tipos

de condições para mover, excluir, encaminhar itens baseado em diversos fatores,

incluindo os campos de, conteúdo e assunto. Muito poderoso. Teste regras complexas com

cuidado. Envia também alertas sobre mudanças em itens em Servidor SharePoint.

6. Aviso de Ausência Temporária – No menu Ferramentas, clique em Assistente de aviso de

ausência temporária. (Tools/Out Of Office Assistant); notifica remetentes que você está de

férias e tem outras regras opcionais.

7. Acesso do Outlook via Web – Permite acesso ao Outlook através da Web quando não

estiver usando seu computador ou não estiver em sua localidade. Pode ser de algum

escritório da sua empresa ou quando estiver fora da empresa. Permite uso de recursos que

incluem arrastar e soltar, calendário, contatos, tarefas e verificador ortográfico.

8. Encontrar – Tecla F3 ou Barra de ferramentas/Procurar (Toolbar/Find), digite a palavra a

buscar, clique em Pesquisar em (Search In) para definir onde encontrar, e Localizar

agora (Find Now) para realizar a busca. Está pré-definido que a busca é executada no

campo Assunto e no corpo da mensagem.

9. Buscar Pastas – Criar um arquivo dinâmico virtual com conteúdo que corresponda aos

critérios de busca. Arquivo/Novo/Pasta de Pesquisa (File/ New/ Search Folder) para

configurar critérios. A pasta se atualiza à medida que novas mensagens correspondam aos

critérios.

10. Salvar Buscas como Pasta – F3 ativa a barra de ferramentas Procurar. Salvar os resultados

de buscas, selecionandoOpções/Salvar como Arquivo de Busca (Options/ Save as Search

Folder) na barra de ferramentas.

11. Encaminhamento de Diversos E-mails – na Caixa de Entrada (Inbox), selecione várias

mensagens e encaminhe (Forward) para enviá-las como anexos a uma nova mensagem.

12. Listas de grupo /listas de distribuição – crie listas pessoais de distribuição clicando no

ícone Catálogo de endereços, em seguida em Nova entrada/Nova lista de

distribuição (Toolbar/ Address Book – Toolbar/ New Entry /New Distribution List). Acrescente

quem quiser à lista. Ela ficará salva em sua lista local de Contatos e é apenas para o

usuário atual, não global.

13. Outlook Hoje – No topo da caixa de E-mail na árvore de pastas selecione Outlook

hoje (Outlook Today). Visualização resumida de Calendário, Tarefas e Mensagens,

Personalizar o Outlook Hoje e algumas configurações.

Prática de e-mails seguros 1. Filtragem de Correio Indesejável –– Ferramentas/ Opções/ Preferências/ Lixo

Eletrônico (Tools/ Options/ Preferences/ Junk E-mail) para configurar opções. A Tecnologia

SmartScreen filtra automaticamente o Lixo Eletrônico e envia para a pasta Lixo Eletrônico.

Selecione o nível de filtragem e crie listas de Remetentes Confiáveis (White list) e

Remetentes Bloqueados (black list).

2. Bloqueio de Imagem de Spam – Controla automaticamente o download de ilustrações de

e-mail em HTML. Este recurso impede que seu endereço seja passado para outros

spammers. Ferramentas / Opções/ Segurança/ Alterar Configurações de Download

Automático (Tools/ Options/ Security/ Change Automatic Download Settings).

Calendário Avançado 1. Formatação Automática de Cores de Compromissos – Aplicar cores automaticamente

com base em palavras-chave. Editar / Formatação automática / Adicionar (Edit /

Automatic Formatting / Add) para criar uma regra de formatação, condição para

configurar critérios. A ordem das regras determina a prioridade de formatação aplicada.

2. Compromissos recorrentes – Novos compromissos, botão Recorrência na barra de

ferramentas (New Appts., Recurrence). Escolha um padrão e uma data final.

3. Calendários lado a lado – Visualize outros calendários abrindo aqueles que você está

autorizado a visualizar. No Painel de navegação, selecione se estiver listado ou Abrir um

Calendário Compartilhado (Open A Shared Calendar). Selecione calendários com uma

opção e liste lado a lado.

4. Como compartilhar o calendário – Para dar permissão, selecione Compartilhar meu

calendário (Share My Calendar ) no painel de navegação do calendário. Em permissões,

acrescente usuários de confiança e configure.

5. Padrão de lembretes e como mudar – Ferramentas / Opções / Preferências /

Calendário (Tools/Options/Preferences/Calendar). O padrão é 15 de minutos.

6. Diversos fusos horários – Veja dois fusos simultaneamente, configure Ferramentas / Opções

/ Preferências / Opções de Calendário / Fusos (Tools / Options / Preferences / Calendar

Options / Time Zone) ou clique com o botão direito do mouse no calendário acima da

barra de horas à esquerda e escolha Mudar fuso horário (Change Time Zone).

7. Como acrescentar feriados ao calendário – Ferramentas / Opções / Preferências / Opções

de Calendário / Adicionar feriados(Tools / Options / Preferences / Calendar Options /Add

Holidays).

Outros recursos interessantes 1. Limpar Caixa de Correio – Uma única ferramenta que realiza quatro tarefas importantes de

limpeza. Ferramentas/Limpar Caixa de Correio para

1) Exibir Tamanho da Caixa de Correio

2) Localizar itens antigos e grandes

3) AutoArquivar itens antigos e

4) Esvaziar itens excluídos (e Exibir Tamanho de Itens Excluídos).

2. Backups – Salvar para PST – Arquivo / Importar e exportar / Exportar para um arquivo (File /

Import e Export / Export) /Avançar /Arquivo de pasta particular (.pst) (File/ Personal

Folder), Avançar, selecione a pasta e salve. É preciso ter o Outlook para abrir novamente.

Pode ser compactado e protegido por senha.

3. Backups – salvar no Word doc ou HTML- selecione a mensagem a salvar, Arquivo / Salvar

Como / salvar como HTML ou texto (File / Save As / save as HTML ou text). Texto HTML pode

ser lido por qualquer navegador, txt por qualquer editor de texto. Converta HTML para

formato Word a partir do IE.

4. Notes – Notas de lembrete em cinco cores da moda: melhor dentro do PC que colado no

PC. Arraste e solte a nota no botão correio na barra de navegação para enviar e-mail

com informações anexas.

5. Voltar mensagem lida para não lida – clique com o botão direito do mouse na caixa de

entrada e escolha Marcar como não lida (Mark as Unread).

6. Configurações de opções – Ferramentas / Opções (Tools/Options) – Dê uma olhada em

todas as opções. Configure pasta de início em Ferramentas /Opções / Outras opções

avançadas /Configurações gerais (Tools / Options / Other / Advanced Options /General

Settings).

7. Como usar o Help on-line – No canto superior direito, digite sua pergunta ou uma palavra-

chave e tecle Enter.

Até a próxima

MAC