8 udfordringer og løsninger,

som vil få din planning-

og forecasting-proces

til at brillere

Lige så længe som de fleste økonomer kan huske, har Excel været guldstandarden. Men er det stadig nok til nutidens udfordringer? Selvom Excel er et fint værktøj, med talrige brugbare funktioner, har det stadig begrænsninger, som forhindrer brugerne i at opnå den vækst som ansatte i økonomifunktionen potentielt kan bidrage med. Teknologien ændrer økonomifunktionens struktur og standarder i disse år – og det går stærkt. Du kan bruge denne udvikling til at få indsigt og værdi ud af dine egne data. Din virksomhed kan få disse fordele ved at bruge en Jedox-løsning. Vores avancerede løsning til planning og forecasting vil give dig et større udbytte af Excel. Det fungerer sådan her:

Forbedr din Excel-oplevelse med Jedox

I. Fra uoverensstemmelser i data til dataintegritet

1 Excel: Ensformigt arbejde og dataintegration udfordres

Data skal manuelt trækkes ind i Excel. Det er ensformigt arbejde og giver problemer med dataintegration.

Arbejdet i Excel begynder med input af data. De data kommer tit fra forskellige systemer i virksomheden, fordi disse systemer ikke kan bruges til planning og forecasting.Dem, der arbejder med finansiel planning og analyse i dag, skal ikke spilde deres tid på at importere data, hver gang der sker en opdatering i virksomheden.

Jedox-løsningen indlæser automatisk data fra andre systemer. Aktuelle og historiske data fra det oprindelige system bliver altid holdt opdateret i en centraliseret løsning.

2

løsn

inge

n

“Processen har været imponerende. Projektet blev leveret til tiden, inden for budgettet og med væsentligt højere brugertilfredshed end ved andre interne IT-projekter.”

- Carsten Krogsgaard Thomsen, CFO hos NNIT

“Vi har fået gang i en systemunderstøttet budgetproces med Jedox.“

- Laurent Weiler Group, Finance Manager hos Kvadrat

2 Excel: Fleksibiliteten kan ende med at skade dine resultater

Med hundredvis af formler og uendelige manuelle ændringer er der ikke en sikker måde at bekræfte tal, beregninger og dataintegriteten.

Det sker for alle Excel-brugere. Du tester din model og tjekker formlen, men tallene er ikke rigtige. Sum-formlen har ikke inkluderet hele talrækken, og “vlookup”-formlen giver dig det forkerte resultat. En tilfældig overskrivning af en formel eller en enkelt manuel ændring giver fejl, som går igen i flere generationer af regneark.

Alle virksomhedens data er styret fra en centraliseret lokation. Du oplever altså aldrig flere duplikater eller manglende data. Det samme gælder alle formler. Jedox holder orden og gør det muligt for alle brugere at se nye opdateringer på samme tid.

II. Fra uddelegerede opgaver til komplet samarbejde

3 Excel: Samarbejde og versionsstyring

Skabeloner i Excel opsættes, deles og samles manuelt, hvilket giver problemer med forskellige versioner, et uklart overblik over konsolidering og samarbejdsudfordringer.

Folk der arbejder med FP&A sender regneark ud i hele virksomheden for at indsamle data. Processen er offline. Hver enkelt person i kæden skal huske at sende og modtage data til tiden – ellers virker systemet ikke. Excel Online tilbyder en trinvis forbedring af processen, men skaber også andre forhindringer undervejs. Det offline samarbejde er utroligt tidskrævende. De forskellige indsigter og feedback, som gemmes i regnearkene, når kun sjældent med i de endelige rapporter, som præsenteres for ledelsen. Regnearkene er som regel kladder, og den budgetansvarlige ender med at sende mere end én version af deres resultater rundt. Det er problematisk, at der ikke er én strømlinet datakilde. Det retter Jedox-løsningen op på.

Alle brugere arbejder online, og alle data er øjeblikkeligt gemt. Brugerne kan også arbejde igennem moderne web interface udenfor Excel. Brugerne kan arbejde i forskellige versioner og samtidigt bevare revisionsspor og kommentarer.

3

løsn

inge

nlø

snin

gen

4 Excel: Simuleringer – forretningsscenarier og what if-analyser

Excels modeller er nemme at bygge op, men de er udsat for diskrepans (= uoverensstemmelser i modellerne). Data-nøjagtigheden er derfor tvivlsom.

Simulering, evaluering og sammenligninger af forskellige scenarier er et afgørende trin i processen for budgetgodkendelse. Når du kun bruger regneark, er du tit nødt til at duplikere masser af ark for at skabe et enkelt scenarie. Når Excel både skal fungere som database og regnemaskine for at sammenligne forskellige antagelser og scenarier, kræver det en alt for stor mængde tid, forberedelse og tilpasninger.

Forretningslogik er en central del af i Jedox-løsningen, og beregninger gennemføres derfor i realtid fra en hvilken som helst platform. Opdateringer er lette at indsætte og effekten vises på alle data.

5 Excel: Top-down, bottom-up og workflow

Excel er ikke designet til at fordele data og indsamle nye versioner. Der mangler kontrol i processen, når data kopieres og deles adskillige gange.

Virksomhedsplanning har tit en top-down tilgang til målsætning og en bottom-up tilgang til dataindsamling. I de fleste tilfælde får brugerne (som fx dine regionale salgschefer) et tomt regneark og nogle retningslinjer for planning-processen. De skal så indtaste deres data, indsende dataene og få godkendelse eller afvisning – alt imens de følger meget specifikke retningslinjer. Excel er ikke bygget til at styre disse arbejdsgange. Derudover er det ikke muligt at udfylde mål på forhånd i Excel, så brugerne skal altid starte deres planning fra bunden.

Workflows er indbyggede i Jedox-løsningen og godkendelse og fastlåsning af data er også understøttet. Det giver mulighed for automatisk datatildeling, så bottom-up planning ikke skal begynde forfra hver eneste gang.

4

løsn

inge

nlø

snin

gen

“Vi har mange nøgletal, vi skal jonglere med, og der er Jedox den hjælpende hånd. På sigt forestiller vi os, at Jedox også bruges til P&L-rapporteringen, så vi får samlet alle aktiviteter i en samlet løsning. Vi har løbende samtaler med Accobat, der rådgiver os om vores setup,”

- Nicolas Couppé, chief controller hos TPN

6 Excel: Adgang og informationssikkerhed

Den korrekte sikkerhed omkring følsomme data som fx lønningslister og prognoser er vanskelig at opnå med Excel. Du løber en stor risiko for at overtræde de gældende regler på området.Mange gange er de regneark, som bruges til planning og rapportering, fyldt med nogle af virksomhedens mest fortrolige og følsomme oplysninger. Nogle af de data (fx personoplysninger og løndata på medarbejdere) er beskyttede af blandt andet persondatalovgivningen. Når du håndterer dataene til fx forecasts, risikerer du derfor bødestraf fra EU, hvis de data bliver lækket.FP&A-specialister er tit meget omhyggelige med at beskytte de data, de har til opgave at håndtere. Men de er nødt til at sende regneark rundt på kontoret. I en tid med forhøjet datasikkerhed og talrige læk i store organisationer er det helt afgørende at finde en løsning, som effektivt beskytter meget følsomme data.

Alle slags data er underlagt de seneste sikkerheds-standarder. Skabeloner kan indstilles til specifik deling, så kun de godkendte brugere har adgang til de data, de har brug for at arbejde med.

7 Excel: Dashboards og rapportering til ledelsen

I Excel er der kun begrænsede muligheder for dybe dataanalyser og dynamisk rapportering til ledelsen.

Excel og PowerPoint bliver tit set som de bedste og mest udbredte værktøjer til at lave ledelsesrapporter. Men det er ikke længere den mest tidssvarende løsning for økonomifunktionen, fordi de ikke understøtter web-baseret information. Det er enten for tungt og stort til let at dele, eller også kan du kun dele små bidder af dine data. Det betyder, at ledelsen ikke ser hele billedet. Det kan se flot ud, men er ineffektivt og begrænser muligheden for at dykke dybt i data for at få den fulde forståelse af virksomheden.Husk at med de avancerede digitale værktøjer, som i dag er tilgængelige for alle dele af virksomheden, forventer ledelsen en digital løsning.

Data kan analyseres fra et hvilket som helst sted gennem platformen. Rapportering og planning forbindes uden problemer, så systemet kan give proaktive advarsler og få det store billede til at stå mere klart.

5

III. Udfyld de manglende felter og øg funktionalitetenlø

snin

gen

løsn

inge

n

8 Excel: Uendelige modeller til alle aspekter af finansiering

Excel har problemer med at være multidimensionel: brugerne er tvunget til at arbejde med de enkelte afdelingers rapporter i stedet for skabeloner.

For en stor virksomhed med 10 produktlinjer, 10 regioner og 10 omkostningscentre kan antallet af regneark hurtigt nå over de 10.000 om året. Det tal inkluderer hverken kladder eller simuleringer! Derudover betyder ændringen af en enkelt skabelon i virksomheden en opdatering af snesevis regneark. Det sker for det meste manuelt og individuelt.

Risikoen for forkerte formler er enorm og kan ikke undgås. Derfor er det en udfordring for Excel at være multidimensionel. Multidimensionelle funktioner og smart datalagring er til gengæld standardfunktioner i Jedox-løsningen.

Den multidimensionelle model gør det muligt for brugerne at arbejde med kladder i stedet for individuelle og afdelings-specifikke rapporter. Jedox-løsningen tilbyder fuld sammenhæng mellem forskellige datakilder på applikationsniveau.

6

Excel har nogle tydelige fordele. Forskellen ved at bruge Jedox-løsningen er, at du bedre kan udnytte alle de fordele:

• Brugervenlig• Fuld selvbetjening• Ikke låst til din IT-afdeling• Tillader hurtig ad-hoc analyse og rapportering• Jedox-løsningen beskytter dine data• Hele Jedox-suiten automatiserer planning, dataintegration, versionering og simuleringer• Data, analyser, rapporter og planning-skabeloner er alle tilgængelige gennem en

moderne web og mobile brugerflade ligesom Excel og andre applikationer

løsn

inge

n

Excel er det foretrukne værktøj for de fleste i økonomifunktionen. Men i dag er der løsninger til rådighed, som tilbyder højere effektivitet og værdi i budgettering, planning og forecasting. Med Jedox-løsningen behøver du ikke at gå på kompromis og vælge mellem den ene eller den anden. Forbedr dit udbytte af Excel og hjælp din virksomhed med at tage de næste skridt i den digitale transformation uden at give afkald på dit Excel-miljø.

Har du spørgsmål vedrørende forbedring af din Excel-oplevelse?

Du er velkommen til at kontakte os på: kontakt@accobat.com eller +45 3211 1090