Organizarea auditului intern si controlului intern al intreprinderii an I

1. Elaborare politici si proceduri contabile. Studiu de caz:societatea de comert.

Rezolvare:

Politica de contabilitate reprezintă o totalitate de principii, convenţii, reguli, metode şi procedee adoptate de conducerea întreprinderii pentru ţinerea contabilităţii şi întocmirea rapoartelor financiare.

Politica de contabilitate constituie o parte integrantă a rapoartelor financiare şi trebuie să fie elaborată de fiecare întreprindere care desfaşoară activitate de întreprinzător şi este înregistrată în Republica Moldova, indiferent de tipul de proprietate, apartenenţa ramurală şi forma organizatorico-juridică a acesteia (cu excepţia organizaţiilor bugetare).Elaborarea proiectului politicii de contabilitate poate fi efectuată de către contabilitate, de o comisie specială, compusă din reprezentanţii serviciilor contabil, financiar, juridic şi altor servicii ale întreprinderii sau de firma de consulting (audit). Politica de contabilitate aleasă poate fi examinată şi adoptată prin decizia de protocol a fondatorilor (proprietarilor) sau de Consiliul de directori, iar după aceasta trebuie să fie aprobată de conducătorul întreprinderii.Politica de contabilitate se elaborează în baza ansamblului de convenţii fundamentale ale contabilităţii. Noţiunea "convenţie" înseamnă presupunere (ipoteză), condiţie de la care întreprinderea trebuie să pornească la organizarea contabilităţii şi întocmirea rapoartelor financiare.În IAS 1 "Politica de contabilitate" sunt stabilite trei convenţii fundamentale ale contabilităţii: continuitatea activităţii, permanenţa metodelor şi specializarea exerciţiilor.Procedura formării politicii de contabilitate privind o problemă (sector) concretă a contabilităţii constă în alegerea unei variante din câteva, admise de actele legislative şi normative, în justificarea metodei alese, pornind de la particularităţile activităţii întreprinderii şi acceptarea acesteia în calitate de bază pentru ţinerea contabilităţii şi întocmirea rapoartelor financiare.De exemplu, IAS 16 "Contabilitatea activelor materiale pe termen lung" recomandă câteva metode de calculare a uzurii mijloacelor fixe:- metoda casării liniare;- metoda proporţional volumului produselor (serviciilor);- metoda soldului degresiv;- metoda degresivă cu rată descrescătoare.La elaborarea politicii de contabilitate întreprinderea alege acea metodă de calculare a uzurii, care corespunde modelului prevăzut de exploatare a unui obiect concret de mijloace fixe. IAS 18 "Venitul" prevede două variante de constatare a veniturilor din prestarea serviciilor: pe fiecare tranzacţie sau pe stadii de finalizare a acesteia. Întreprinderea alege acea variantă, care permite determinarea mai exactă a mărimii venitului obţinut în cursul perioadei de gestiune.Politica de contabilitate, constituind instrumentul de realizare a prevederilor S.N.C., poate să difere esenţial la diverse întreprinderi. Variantele şi regulile de evaluare şi contabilizare a activelor, veniturilor şi cheltuielilor acceptabile pentru o întreprindere pot să influenţeze negativ asupra rezultatelor activităţii altei întreprinderi sau să fie absolut inutile pentru aceasta. Astfel, în conformitate cu IAS 2 "Stocurile de mărfuri şi materiale", evaluarea materialelor poate fi efectuată

prin trei metode: de identificare, FIFO şi costului mediu ponderat.Metoda de identificare prevede determinarea costului fiecărei unităţi a stocurilor de mărfuri şi materiale şi este adecvată pentru întreprinderile cu producţie individuală şi în serii mici. Metodele FIFO şi costului mediu ponderat pot fi utilizate la întreprinderile care dispun de un asortiment bogat şi variat de stocuri de mărfuri şi materiale. Politica de contabilitate în anul curent este aprobată de conducătorul întreprinderii la finele anului precedent şi intră în vigoare începând cu 1 ianuarie a anului de gestiune. Ea trebuie să fie aplicată de toate subdiviziunile structurale ale întreprinderii, inclusiv de cele evidenţiate într-un bilanţ distinct, indiferent de sediul lor. Întreprinderea nou-creată îşi elaborează politica sa de contabilitate până la prima prezentare a rapoartelor financiare, dar nu mai târziu de 90 de zile de la dobândirea drepturilor persoanei juridice. Procedurile şi metodele contabile alese se aplică de întreprindere din ziua înregistrării de stat.Politica de contabilitate aleasă de întreprindere trebuie să fie aplicată consecutiv - de la o perioadă de gestiune la alta. În unele cazuri prevăzute de IAS 1, întreprinderea poate să introducă modificări în politica de contabilitate, adică să nu respecte în decursul anului de gestiune principiul permanenţei. Toate modificările introduse în politica de contabilitate trebuie să fie argumentate şi perfectate prin documente de dispoziţie (ordine, dispoziţii), indicându-se data intrării în vigoare a acestora.Politica de contabilitate adoptată de întreprindere trebuie să fie dată publicităţii, adică să fie adusă la cunoştinţa tuturor categoriilor de utilizatori ai rapoartelor financiare. Forma de prezentare a politicii de contabilitate este determinată de însăşi întreprinderea. Însă în toate cazurile politica de contabilitate trebuie să fie inclusă într-un capitol special al notei explicative la raportul financiar anual. Rapoartele financiare trimestriale pot să nu cuprindă informaţii referitoare la politica de contabilitate atunci când în ultima n-au fost introduse modificări, începând cu data prezentării rapoartelor precedente, care cuprind politica de contabilitate.Dacă politica de contabilitate a întreprinderii este elaborată în baza convenţiilor fundamentale ale contabilităţii stabilite de IAS 1 "Politica de contabilitate", acestea pot să nu fie publicate în rapoartele financiare. În cazul formării politicii de contabilitate în baza convenţiilor care diferă de cele prevăzute de standardul menţionat, atare convenţii, împreună cu cauzele aplicării acestora şi evaluarea lor în expresie valorică, trebuie să fie dezvăluite detaliat în rapoartele financiare.Modificările introduse în politica de contabilitate care influenţează substanţial evaluarea şi luarea deciziilor de către utilizatorii rapoartelor financiare în cursul perioadei de gestiune sau în perioadele ulterioare, cauzele acestor modificări, precum şi evaluarea consecinţelor acestora în expresie valorică urmează să fie publicate distinct în nota explicativă la rapoartele financiare.Dezvăluirea politicii de contabilitate nu justifică reflectarea greşită sau inexactă a informaţiilor şi nu exonerează conducerea întreprinderii de răspundere pentru încălcarea regulilor stabilite de ţinere a contabilităţii şi de întocmire a rapoartelor financiare.

PRINCIPII, POLITICI SI METODE CONTABILE

a) Reglementarile contabile aplicate la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare anuale. Situaţiile financiare au fost întocmite în conformitate cu Reglementările Contabile Româneşti armonizate cu Directiva a IV-a a Comunităţilor Economice Europene aprobate prin OMFP 1752/2005. OMFP 1752/2005 solicita ca situaţiile financiare să fie întocmite în conformitate cu Legea Contabilitatii 82/1991 (republicata , modificata si completata ulterior) si Cerintele de intocmire si prezentare prevazute de OMFP 1752/2005 .

Societatea organizeaza si conduce contabilitatea proprie potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr.82/1991 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare si intocmeste situatii financiare anuale potrivit prevederilor Ordinului Ministerului de Finante nr.1752/2005 pentru aprobarea Reglementarilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a Comunitatilor Economice Europene. Prezentele situatii financiare sunt intocmite in baza continuitatii activitatii. Fiecare element semnificativ este prezentat separat in situatiile financiare. Valorile nesemnificative sunt agregate cu valorile de natura sau functie similara si nu sunt prezentate separat. b) Abaterile de la principiile si politicile contabile, metodele de evaluare si de la alte prevederi din reglementarile contabile: * natura; nu este cazul * motivele; nu este cazul * evaluarea efectului asupra activelor si datoriilor, pozitiei financiare si a profitului sau pierderii. c) Valorile prezentate in situatiile financiare sunt comparabile Da. X Nu. - * comentarii relevante nu este cazul d) Valoarea reziduala pentru imobilizari stabilita in situatia in care nu se cunoaste pretul de achizitie sau costul de productie al acesteia. nu este cazul e) Suma dobanzilor incluse in costul activelor imobilizate si circulante cu ciclu lung de fabricatie. nu este cazul f) In cazul reevaluarii imobilizarilor corporale - detaliem: * elementele supuse reevaluarii, precum si metodele prin care sunt determinate valorile rezultate in urma reevaluarii; nu este cazul * valoarea la cost istoric a imobilizarilor reevaluate; nu este cazul * tratamentul in scop fiscal al rezervei din reevaluare; nu este cazul * modificarile rezervei din reevaluare: nu este cazul * valoarea rezervei din reevaluare la inceputul exercitiului financiar; nu este cazul* diferentele din reevaluare transferate la rezerva din reevaluare in cursul exercitiului financiar; nu este cazul* sumele capitalizate sau transferate intr-un alt mod din rezerva din reevaluare in cursul exercitiului financiar, cu prezentarea naturii oricarui astfel de transfer, cu respectarea legislatiei in vigoare; nu este cazul * valoarea rezervei din reevaluare la sfarsitul exercitiului financiar. nu este cazul g) Activele fac obiectul ajustarilor exceptionale de valoare exclusiv in scop fiscal Da. - Nu. Xsuma ajustarilor si motivele pentru care acestea au fost efectuate nu este cazul h) Valoarea prezentata in bilant, rezultata dupa aplicarea metodelor FIFO, CMP sau LIFO, difera in mod semnificativ, la data bilantului, de valoarea determinata pe baza ultimei valori de piata cunoscute inainte de data bilantului Da. - Nu. Xvaloarea acestei diferente ca total, pe categorii de active fungibile. nu este cazul

2. Organizarea si elaborarea procedurilor pentru controlul financiar preventiv.

Rezolvare:

Acesta aste un atribut al functiei financiar-contabile din cadrul unitatiilor patrimoniale si un instrument de baza al gestiunii previzionale a patrimoniului.Controlul este un proces de măsurare a performanţei, de iniţiere şi întreprindere a unor acţiuni care să asigure rezultatele dorite. Privit prin prisme diferite controlul este considerat: – funcţie a managementului – prin el fiecare manager vrea să se asigure că activitatea decurge conform programului prestabilit, că resursele sunt utilizate conform destinaţiei stabilite şi că în final performanţa reală va atinge sau va depăşi obiectivele fixate iniţial . – atribut al conducerii – mijloc de perfecţionare a activităţii entităţilor publice şi private, exercitat sub forme diferite de structuri organizate piramidal, cu responsabilităţi şi obiective clar precizate de lege; – metodă de verificare a modului de gestionare a resurselor. Controlul se armonizează şi se întrepătrunde cu restul procesului de management. Între funcţiile de planificare ale managementului şi control există o legătură indisolubilă, acestea influenţându-se una pe alta, fapt ce face să fie denumite „fraţii siamezi ai managementului“. Formă a controlului intern, controlul financiar preventiv „se exercită asupra tuturor operaţiunilor care afectează fondurile şi/sau patrimoniul privat sau public“ Controlul financiar preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operaţiuni care nu respectă condiţiile de legalitate şi regularitate şi/sau încadrarea în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz, şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public şi/sau fondurile publice . Din simpla observare a scopului activităţii de control financiar preventiv se desprind câteva caracteristici ale acestuia: – este un control cu un pronunţat caracter patrimonial, fiind îndreptat spre verificarea operaţiunilor generatoare de drepturi şi obligaţii patrimoniale; – este un control anticipat – se desfăşoară asupra proiectelor de operaţiuni, înainte de a fi aprobate şi efectuate; – este un control de permanenţă – se exercită în fiecare zi, în funcţie de operaţiuni; – este un control documentar – întrucât proiectele de operaţiuni, supuse acestei forme de control, se verifică pe baza documentelor primare în care au fost consemnate. Dacă se are în vedere structura care execută controlul financiar preventiv, acesta poate fi considerat: – o formă a controlului intern – organizat şi exercitat în cadrul compartimentelor de specialitate financiar-contabilă a entităţilor de care aparţin acestea; – o formă a controlului extern – exercitat de Ministerul Finanţelor Publice prin controlori delegaţi, numiţi de ministrul finanţelor publice. Conţinutul controlului financiar preventiv derivă în cea mai mare parte, din dubla autorizare bugetară conform căreia orice cheltuială, pentru a fi efectuată, trebuie să îndeplinească următoarele condiţii: a. să existe bază legală (autorizare legală); b. să existe credit aprobat prin buget (autorizare bugetară); c. să respecte destinaţia creditului ce urmează a fi imputat, potrivit clasificaţiei bugetare şi alocării pe programe a resurselor (specializarea creditelor).

Controlul financiar preventiv nu ar avea finalitatea dorită dacă nu ar urmări aplicarea principiului bunei gestiuni financiare, al respectării normelor procedurale de iniţiere a unei operaţiuni. Pentru

aceasta ordonatorilor de credite le-au fost stabilite responsabilităţi foarte clare, ei răspunzând de : – angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare repartizate şi aprobate; – realizarea veniturilor; – angajarea şi utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare; – integritatea bunurilor încredinţate instituţiei pe care o conduc etc.

Totodată, entităţile publice, prin conducătorii acestora, au obligaţia de a organiza controlul financiar preventiv propriu şi evidenţa angajamentelor în cadrul compartimentului contabil. Regulamentul financiar al Comisiei Europene stipulează la art. 47 că: „Fiecare operaţiune face obiectul cel puţin al unei verificări ex-arte“, prin aceasta urmărindu-se să se constate „regularitatea şi conformitatea cheltuielii în raport cu dispoziţiile aplicabile, în special cele ale bugetului şi ale reglementărilor pertinente“ Baza legală reprezintă izvorul drepturilor şi obligaţiilor patrimoniale ale entităţii şi, totodată, baza autorizării legale. Cum baza legală a operaţiunilor patrimoniale este constituită din acte juridice (legi, ordonanţe, acorduri sau hotărâri ale Guvernului), controlul de legalitate se va concen-tra pe verificarea existenţei şi respectării prevederilor actelor juridice în cauză.Regulamentul financiar al Consiliului European nr. 1605/2002 precizează la art. 78 obligativitatea ordonatorului competent de a se asigura de „exactitatea imputaţiei bugetare, disponibilitatea creditelor şi de conformitatea cheltuielii în raport cu dispoziţiile tratatelor, bugetului, prezentului regulament şi cu modalităţile de execuţie, precum şi cu celelalte reglementări ca şi de respectarea principiilor bunei gestiuni financiare“ .La baza controlului financiar preventiv exercitat în ţara noastră, se află angajamentul juridic – rezultat al operaţiunilor iniţiate de compartimentele de specialitate, fapt ce implică asumarea şi din partea conducătorilor lor, a unor responsabilităţi privind implicaţiile operaţiunilor iniţiate. Astfel ei „răspund pentru realitatea, regularitatea şi legalitatea operaţiunilor ale căror acte şi/sau documente justificative le-au certificat sau avizat“.În vederea exercitării unui control preventiv cât mai complet, legiuitorul a stabilit ca anumite operaţiuni să se avizeze şi de către compartimentul de specialitate juridică. Angajamentele juridice ale entităţilor publice sunt supuse deci unei duble avizări, atât din partea compartimentului juridic, cât şi a compartimentului financiar-contabil. Dubla responsabilitate privind efectuarea angajamentelor juridice nu exonerează de răspundere şefii compartimentelor de specialitate. Din tot ce s-a arătat până acum se poate deduce că o dată cu creşterea cerinţelor de utilizare economică, eficientă şi eficace a fondurilor publice a crescut şi atenţia acordată acţiunilor de prevenire a abaterilor şi neregulilor în alocarea şi utilizarea lor. În cadrul acestora au fost incluse şi acţiunile de control desfăşurate de Ministerul Finanţelor Publice, respectiv controlul financiar preventiv delegat. Controlul financiar preventiv delegat exercitat de controlori delegaţi numiţi de ministrul finanţelor publice se referă la operaţiuni care pot afecta execuţia în condiţii de echilibru a bugetelor prin angajări patrimoniale ce afectează un volum mare de fonduri şi pentru care există riscuri semnificative de execuţie. De fapt acest control este o supraverificare a operaţiunilor, pentru care s-a dat deja viza de control financiar preventiv, exercitat cu scopul de a se elimina orice risc asociat angajării unităţii în respectivele operaţiuni. Îndeplinirea obiectivelor activităţii de control depinde de calitatea factorului uman ce execută

controlul. Elaborarea unor Coduri prin care se stabilesc anumite reguli de conduită, drepturi şi obligaţii pentru toţi cei ce desfăşoară activităţi în domeniul public, demonstrează dacă mai era cazul, accentul pus astăzi pe creşterea calităţii factorului uman.