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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

COORDINADORA NACIONAL PARA LA REDUCCION DE DESASTRESInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

Guatemala, mayo de 2007

Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Resumen Gerencial 162Resultados de Auditoría 163Objetivos de Auditoría 164Alcance de Auditoría 165Dictamen 166Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 167Informe sobre Control Interno 178Informe sobre Cumplimiento 188Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 194Funcionarios Responsables 195

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 162

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

COORDINADORA NACIONAL PARA LA REDUCCIÓN DE DESASTRES

La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED fue creada por el Decreto No. 109-96del Congreso de la República, Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres.

Los objetivos estratégicos de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, de conformidad conel Plan Operativo Anual 2006, son:

Fortalecer el sistema de coordinación sectorial y territorial a nivel nacional, regional, departamental,municipal y local, para establecer una cultura de reducción de riesgos y desastres de forma participativa ydescentralizada.

Impulsar la formulación participativa de la Política Nacional de Reducción de Riesgos y Atención a laemergencia.

Impulsar y coadyuvar al desarrollo de los estudios multidisciplinarios, científicos, técnicos y operativos sobrela amenaza, vulnerabilidad y riesgo para la reducción de los efectos de los desastres, con la participación delas universidades, instituciones y personas de reconocido prestigio.

Expandir y difundir a la población guatemalteca, todas las acciones orientadas a la reducción del riesgo y elmanejo de desastres, en coordinación con las instituciones que participan en el sistema.

A la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED, se le aprobó un presupuesto deQ20,000,000.00 según Acta No. 43-2006 de fecha 09 de febrero de 2006. Tuvo ampliaciones por lacantidad de Q65,206,209.59 habiendo quedado un presupuesto vigente de Q85,206,209.59, del que ejecutóQ61,842,488.09, que representa un 72%.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




RESULTADOS DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Anticipos no liquidados oportunamente (Hallazgo de Control Interno No.1)

Fondo de caja chica sin utilización (Hallazgo de Control Interno No.2)

Falta de informes de auditoría interna (Hallazgo de Control Interno No.3)

Transferencia no utilizada e ingresada al fondo común del estado (Hallazgo de Control Interno No.4)

Debilidades establecidas al revisar los Estados Financieros (Hallazgo de Control Interno No.5)

Convenio no liquidado oportunamente (Hallazgo de Cumplimiento No.1)

Incumplimiento en presentación de inventarios anuales (Hallazgo de Cumplimiento No.2)

Cupones de combustible, utilizados en actividades distintas a las programadas (Hallazgo deCumplimiento No.3)

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Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y Ejecución de Egresos para el EjercicioFiscal 2006.

Evaluar la estructura del Control Interno de la entidad a examinar.

Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables.

Evaluar las posibilidades de irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos.

Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia, eficacia y economía de losprogramas de la entidad, contribuyendo con recomendaciones para mejorar la administración.

Evaluar el trabajo efectuado por el Departamento de Auditoría Interna.

Verificar la razonabilidad de los saldos de cuentas de Caja y Bancos al 31 de diciembre de 2006.

Verificar la autorización de las ampliaciones y transferencias presupuestarias.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




La auditoría se realizó a los registros y operaciones presupuestarias del período comprendido del 01 deenero al 31 de diciembre de 2006, en la cual se evaluaron aspectos financieros, de cumplimiento y degestión institucional, con el fin de establecer situaciones críticas de tipo legal, financiero ó técnico-administrativo, que incidieron en la probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad dedicha gestión, con el fin de proponer recomendaciones que sean pertinentes para su mejoramiento.

Se evaluó el Control Interno existente a efecto de obtener suficiente entendimiento del mismo, en relacióncon los programas, proyectos, actividades y obras utilizando el método cuestionario y narrativo para evaluarel riesgo inherente, riesgo de control y poder determinar el riesgo de detección identificando las áreascríticas para establecer el porcentaje de la muestra.

Se verificó que la entidad cumpliera con las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legalesaplicables.

Se efectuaron pruebas para evaluar las posibilidades de irregularidades o fraudes que fueran cometidos porfuncionarios y empleados públicos.

Se evaluó el Plan Operativo Anual a efecto de evaluar la gestión administrativa y operativa de la entidad.

Se evaluó el trabajo efectuado por el Departamento de Auditoría Interna, requiriendo los informes porauditorías realizadas, así como el Plan de Auditoría Anual, para determinar la confiabilidad del trabajo yapoyarse en éste, para realizar la auditoría a la ejecución presupuestaria.

Se verificó la razonabilidad de los saldos reportados en Caja y Bancos al 31 de diciembre de 2006,requiriendo los estados de cuenta y las conciliaciones bancarias realizadas.

Se verificó que las ampliaciones y transferencias presupuestarias contaran con la autorización del SecretarioEjecutivo de la entidad.

ALCANCE DE AUDITORÍA

SeñorHugo René Hernández RamírezSecretario EjecutivoCoordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONREDSu Despacho

Hemos auditado el Balance General adjunto de la Coordinadora Nacional para la Reducción de DesastresCONRED, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados, y Estado de Ejecuciónde Egresos, por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de laAdministración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estadosfinancieros, basados en nuestra auditoría.

Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de AuditoríaGubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certezarazonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examensobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en losestados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de lasestimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación generalde los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestraopinión.

DICTAMEN

Al efectuarse revisión de los estados financieros de la Coordinadora Nacional para la Reducción deDesastres, al 31 de diciembre de 2006, se determinó lo siguiente:

Diferencia de Q133,570.00 entre lo ejecutado presupuestariamente y lo registrado contablemente enel grupo 3 Instalaciones, Maquinaria y Mobiliario.

En los meses de enero y febrero el balance general registra variaciones negativas en el saldo de estacuenta, por Q340.00 y Q336,341.50.

En el Fondo Patrimonial se incluye la cuenta Excedente de Ejercicios Anteriores, la cual contieneregistro de operaciones en todos los meses del período 2006.

En la Bodega de materiales y suministros, se practicó inventario físico al 31 de diciembre 2006, sinque exista informe de las diferencias encontradas, por lo que el saldo de la cuenta Existencias enBodegas no fue regularizado.

Según cheque No. 2948 del 25-07-06 se trasladaron fondos por Q65,000.00 como aporte temporal alCentro de Coordinación Para la Prevención de los Desastres Naturales en América CentralCEPREDENAC como complemento según convenio de Cooperación Interinstitucional No 01-2006para la adquisición de vehículos, el cual a la fecha no ha sido reintegrado.

Se estableció que la Coordinadora Nacional para Reducción de Desastres, entregó a la Secretaria deCoordinación Ejecutiva de la Presidencia 5,000 cupones para comprar combustible por un valor de100 quetzales exactos teniendo la compra un valor total de Q 500,000.00, el cual seria utilizado enlas labores de reconstrucción por la Tormenta Tropical STAN, sin embargo en el informe rendido porla Dirección administrativa y financiera de la Secretaria de Coordinación Ejecutiva de la PresidenciaSCEP, de fecha 04 de diciembre de 2006, que resume la liquidación del repartimiento de los vales de

(Hallazgo de Control Interno No.5)

(Hallazgo de Cumplimiento No.1)

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En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en los párrafos precedentes, los estadosfinancieros arriba mencionados, presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situaciónfinanciera de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED, al 31 de diciembre de2006, los resultados de sus operaciones, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con PrincipiosPresupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Guatemala, 30 de mayo de 2007

combustible antes mencionados, se observa que los mismos fueron utilizados en su mayoría, paraactividades de índole administrativa o de funcionamiento propios de la SCEP y de otras institucionesy no para las tareas de reconstrucción antes citadas,(Hallazgo de Cumplimiento No.3)

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En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto de la Coordinadora Nacionalpara la Reducción de Desastres CONRED, al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado deResultados, y Estado de Ejecución de Egresos, por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructurade control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir unaopinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad delfuncionamiento de la estructura del control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a sufuncionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con lasNormas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño yoperaciones de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de laentidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones dela Gerencia en los estados financieros, son los siguientes:


INFORME SOBRE CONTROL INTERNO






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Se emitieron cheques por anticipo de gasto a nombre del Gerente de Operaciones de CONRED porconcepto de gastos de alimentación y hospedaje que se les brindó a los participantes en talleres deestructuración del plan de respuesta a emergencias en varios departamentos de Guatemala, los cuales nofueron liquidados oportunamente, así: a) Cheque No. 680 del 03-04-06 por Q30,000.00 liquidado con póliza01 del 28-06-06, y con reintegro de Q3,864.25 el 28-06-06 por fondos no utilizados, b) Cheque No. 685 del19-04-06 por Q40,000.00 liquidado con póliza 01 del 17-07-06 y con reintegro de Q10,310.50 el 13-07-06,por fondos no utilizados y c) Cheque No. 689 del 25-04-06 por Q55,000.00, liquidado con póliza 03 del 18-07-06, con reintegro de Q3,724.75 el 31-07-06 por fondos no utilizados.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, en el Marco Conceptual, numeral 9, literal c) último párrafo, establece que los únicos pagosen efectivo, para aquellos conceptos considerados de urgencia, se deberán realizar a través de un Fondo deCaja Chica, reglamentando su uso y reposición.

El numeral 14 del mismo Marco Conceptual, literal a) último párrafo, establece que la necesidad decontrolar se basa, además en los objetivos institucionales y el grado de autoridad que tiene cada ejecutivoen el proceso de toma de decisiones y rendición de cuentas.

Falta de control por parte del Gerente Financiero en la liquidación oportuna de anticipos otorgados.

La liquidación extemporánea de estos anticipos provocó que los fondos por reintegros no fueran ingresadosoportunamente a CONRED, reduciendo la disponibilidad de recursos.

El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones al Gerente Financiero para que los anticipos de gastos seanliquidados oportunamente.

Por la destrucción ocasionada por la "Tormenta Tropical Stan" y la consiguiente vulnerabilidad expuesta enmuchas comunidades del país, se evidenció la urgente necesidad de estructurar "Planes de Respuesta"adecuados para cada Municipio antes de que llegara el invierno 2,006, por lo que de acuerdo a laprogramación y desarrollo del proyecto "Talleres Nacionales de Preparación de Planes de Respuesta porInvierno y otros eventos", éste se desarrolló de marzo a junio del 2006, realizándose de acuerdo a loestablecido en los objetivos planteados. Sin embargo hubo algunas limitaciones en el proceso de liquidaciónde los cheques.

Como se demuestra documental y legalmente, se tenía la necesidad de contar con la capacidad financierapara cubrir los gastos de alimentación y hospedaje de los participantes en el evento denominado talleres deestructuración de plan de respuesta a emergencias y/o desastres post Stan, y con relación a su liquidacióntomando en cuenta la emergencia de atender prioritariamente actividades de rehabilitación yreconstrucción, esta se llevó a cabo posteriormente.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO




Se confirma el hallazgo, en virtud que el comentario de Administración no lo desvanece, ya que debióefectuarse una supervisión adecuada para que los fondos trasladados fueran liquidados oportunamente.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No 31-2002, del Congreso de la Republica, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por lacantidad de Q2,000.00.

Acción Correctiva





En el examen realizado se estableció que se autorizó Caja Chica de Emergencias, para el año 2006 porQ25,000.00. Sin embargo, estos fondos no tuvieron ninguna liquidación en el año, habiéndose reintegrado alfinal del año en su totalidad, sin haber sido utilizado y reglamentado el manejo de dicha caja chica, por loque el efectivo estuvo a cargo de la persona responsable durante todo el período fiscal.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 6.3, último párrafo, establece: "..Las unidades especializadas de cada entidad, sonresponsables de proporcionar asesoría, capacitación y seguimiento oportuno para administrar el efectivo ysus equivalentes".

Inobservancia a las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, por parte del Gerente Financierode CONRED.

El uso excesivo de dinero en efectivo por una sola persona y que además no fue reglamentado el manejodel mismo en el transcurso del período fiscal, puede originar, menoscabo para los intereses de la Institución,o bien su empleo para fines distintos a su creación o programación.

El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones al Gerente Financiero para que se le de seguimiento a lasdisponibilidades de efectivo que manejan los responsables de dichos fondos en la institución, se realice enforma oportuna, implementando la reglamentación del uso de efectivo.

Tomando en cuenta la emergencia por la época de invierno, a partir del mes de abril 2006, se autorizó porparte de la Secretaría Ejecutiva la Apertura de Caja Chica de la Gerencia Financiera bajo la responsabilidaddel señor Carlos Daniel Martínez Hernández, por la suma de Q. 25,000.00, cuyo objetivo era el de atendercualquier emergencia que se diera en la época de lluvia.

Según información del Gerente Financiero, Carlos Daniel Martínez Hernández se ha contratado losservicios de una consultoría para la elaboración de un Manual de Caja Chica que incluya el Fondo deEmergencia, el cual regule su uso, destino y registro de acuerdo a Normas de Auditoría y de Control InternoGubernamental.

El comentario de administración no desvanece el hallazgo, ya que estos recursos no fueron utilizados en elaño 2006, habiéndose efectuado el reintegro a finales de año en efectivo, lo que representa que estosfondos quedaron en poder del encargado de este fondo, en el transcurso del 2006. Actualmente no existeun reglamento que norme el uso de los fondos asignados como cajas chicas, de conformidad a loestablecido en las Normas de Auditoría y Control Interno Gubernamental.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No 31-2002 del Congreso de la Republica, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por lacantidad de Q2,000.00.





La comisión de auditoría requirió los informes elaborados por el auditor interno, a efecto de verificar elcumplimiento de las Normas de Auditoría, sin embargo, en oficio UDAI-023-2007 de fecha 12 de febrero de2007, se informa que no fue posible localizar informes individuales específicos que contengan hallazgos yrecomendaciones.

El Acuerdo A-57-2006, de la Contraloría General de Cuentas, Normas de Auditoría Gubernamental Interna yExterna, numerales 4.1 y 4.2 establecen que el auditor del sector gubernamental debe preparar informes deauditoría por escrito para comunicar los resultados de cada auditoría y que todo informe de auditoría delsector gubernamental debe ajustarse a la estructura y contenido que se ha definido en los manualesrespectivos.

Falta de cumplimiento de funciones por parte del Auditor Interno.

No se tiene certeza de que el control interno garantice que las operaciones financieras, técnicas yadministrativas se hayan realizado con economía, eficacia y transparencia.

El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones al Auditor Interno para que cumpla con las funciones quelegalmente le corresponden.

Durante el período del 1 de enero al 15 de octubre 2006 fungió como Auditor Interno el Sr. Julio Hernández,quien al momento de su retiro del cargo que venía desempeñando, se limitó a entregar únicamente losbienes y equipo bajo su uso y responsabilidad, así como correspondencia interna de archivo en la cual no seincluían informes de auditoría.

El comentario de administración, no desvanece el hallazgo, ya que lo que se mencionan son papeles detrabajo, no informes de auditoría preparados de conformidad con las Normas de Auditoría establecidas.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Auditor Interno, por lacantidad de Q2,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva





De conformidad con la Cláusula Tercera del Convenio de Cooperación Institucional No. 72-2005 del 19 dediciembre 2005, celebrado entre el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación y la CONRED, seestablece que la CONRED, trasladará Q2,000,000.00 a dicho Ministerio, con la finalidad de cooperacióntécnica y alimentaría a favor de las familias albergadas y damnificadas por la tormenta STAN.

Sin embargo, estos fondos entregados el 30 de diciembre de 2005, mediante forma oficial 63-A2 No. 53609,no fueron utilizados y el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, los ingresó a cuenta de FondoComún del Gobierno de Guatemala, con fecha 04 de enero de 2006.

El Convenio 72-2005, de cooperación institucional, cláusula tercera indica, en el numerales 1: Ejecutar através del Viceministerio de Seguridad Alimentaría y Nutricional las actividades de asistencia alimentaría ala población afectada por la Tormenta Tropical STAN, en especial a las personas ubicadas en los alberguesestablecidos en los distintos departamentos de la República. 2: Utilizar los recursos entregados por la SE-CONRED, exclusivamente en el objeto del presente convenio. 3: Elaborar un informe sobre la distribuciónde las raciones alimenticias.

CONRED no exigió al Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, el cumplimiento de lascondiciones pactadas en el convenio 72-2005, por lo que los recursos no fueron retornados a la entidad,sino que fueron trasladados al fondo común.

Reducción de recursos para el funcionamiento de CONRED, limitando los recursos para su funcionamiento.

El Secretario Ejecutivo debe instruir al Gerente Financiero para que en lo sucesivo supervise elcumplimiento de los convenios suscritos.

De conformidad con lo que establece el Convenio 72-2005 en sus cláusulas tercera incisos tres y cinco laSE-CONRED, mediante oficio REF.SE 190-06 solicitó al Ministerio de Agricultura Ganadería y Alimentaciónpor medio del señor Vice-Ministro Cesar Augusto Fión, se presentara un informe sobre la distribución de lasRaciones Alimenticias, y otro en cuanto a la Ejecución del convenio en referencia, hasta por un monto deQ2.000,000.00.

Los fondos fueron recibidos por la Secretaría Ejecutiva de CONRED a finales de diciembre 2005, la que encumplimiento a lo dispuesto por el Consejo Nacional de la CONRED y a través del Convenio deCooperación Interinstitucional 72-2005, procedió a efectuar el traslado de fondos por Q. 2.000,000.00 alMinisterio de Agricultura Ganadería y Alimentación -MAGA- según consta en el recibo oficial 63-A2No.53609 de fecha 30/12/2005. Con relación a la falta del dictamen de la Dirección Técnica del Presupuestodel Ministerio de Finanzas Públicas, Según información del Gerente Financiero, la forma de traslado defondos a CONRED, por parte del Ministerio de Finanzas Públicas, se realiza a través del Clasificadorinstitucional 018 "Obligaciones del Estado a cargo del Tesoro", los que quedan ejecutados automáticamenteen el Presupuesto General del Estado, siendo la SE-CONRED, la encargada de administrar dichos fondossin necesidad de solicitar autorización al Ministerio de Finanzas Públicas, solo se necesita la autorizacióndel Consejo Nacional de CONRED.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración no lo desvanecen.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, artículo 39, numeral 18, para el Secretario Ejecutivo y Gerente Financiero por la cantidad deQ20,000.00 para cada uno.


Acción Correctiva





Al efectuarse revisión de los estados financieros de la Coordinadora Nacional para la Reducción deDesastres, al 31 de diciembre de 2006, se determinó lo siguiente:

Diferencia de Q133,570.00 entre lo ejecutado presupuestariamente y lo registrado contablemente en elgrupo 3 Instalaciones, Maquinaria y Mobiliario.

En los meses de enero y febrero el balance general registra variaciones negativas en el saldo de estacuenta, por Q340.00 y Q336,341.50.

En el Fondo Patrimonial se incluye la cuenta Excedente de Ejercicios Anteriores, la cual contiene registro deoperaciones en todos los meses del período 2006.

En la Bodega de materiales y suministros, se practicó inventario físico al 31 de diciembre 2006, sin queexista informe de las diferencias encontradas, por lo que el saldo de la cuenta Existencias en Bodegas nofue regularizado.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Marco Conceptual de las Normas Generales deControl Interno Gubernamental, numeral 9, literal a), establece que la aplicación de pruebas continuas deexactitud, independientemente de que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que loserrores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente y se tomen medidas paracorregirlos y evitarlos.

Literal c) del numeral 3, establece que el Control Interno es de mucha importancia porque permite detectarriesgos de errores e irregularidades como base para identificar las causas y promover acciones paraeliminar las debilidades de control existentes.

Así también el numeral 13 de este Marco Conceptual, indica que la integración de los sistemas tantocontables como de información es de mucha importancia en el Control Interno, debido a que integraninformación de otros subsistemas, y, a través de éstos, se pueden integrar, procesar, resumir, consolidar einformar de las operaciones tanto financieras como patrimoniales, así como para realizar evaluacionesespecíficas.

Falta de una adecuada supervisión por parte de Gerencia Financiera, de la información presentada en losestados financieros elaborados por Contabilidad, así como ausencia de control por parte de AuditoríaInterna.

Los estados financieros emitidos por la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres no sonconfiables, lo que no permite tomar decisiones con base a la información presentada.

El Gerente Financiero y el Auditor Interno de CONRED deben verificar que los Estados Financierospreparados por Contabilidad, contengan información confiable y oportuna.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




La diferencia de los Q.133,570.00 producto de comparar el gasto ejecutado en el presupuesto y locontabilizado durante el ejercicio fiscal 2006 en el grupo 3 Instalaciones, Maquinaria y Mobiliario, tiene suorigen en las regularizaciones contables que se efectuaron a dicho grupo, de acuerdo a lo recomendado porla Auditoria Interna de la siguiente forma:

En el Memorando AI-037-06 firmado por el Señor Julio César Hernández Paiz, Auditor Interno durante elperiodo de enero a octubre 2006, solicitó en esa oportunidad que se hicieran 18 ajustes contables pararegularizar las operaciones correspondientes a primer trimestre del año 2006.

Como consecuencia del ajuste No. 6 propuesto por Auditoría se asentó la siguiente partida contable:

1-02-02-002 Camiones, camionetas y pick ups Q.4,091,191.97 regularización de ctas. de a. 1-02-02-003Motocicletas Q.461,950.00 regularización de ctas. de a. Patrimonio Conred Q.9,300.00 regularización dectas. de a. 1-02-02-001 Automóviles y Jeeps Q.4.428,871.97 regularización de ctas. de a. -01-01-002Patrimonio Conred Q.136,430.00 Para regularizar en su cuenta 3-01-01-002 Patrimonio Conred Q.2,860.00regularización de ctas. de a. adecuada por tipo de vehículos el saldo de la cuenta Automóviles y Jeeps al 31de diciembre 2005 Q.4.565,301.97 Q.4.565,301.97

Como podrá observarse era necesario de acuerdo a la recomendación de auditoría interna, reclasificarapropiadamente la sub-cuenta 1-02-02-001 Automóviles y Jeeps por Q. 4.428,871.97, para el efecto sereclasificó en la sub-cuenta Camiones, camionetas y pick ups Q.4.091,191.97, en la sub-cuentaMotocicletas Q. 461,950.00, también se cargó Patrimonio CONRED con Q.9,300.00, lo que sumado de untotal de Q.4.562,441.97, luego se afectó el Patrimonio con un abono de Q. 136,430.00 y se cargó conQ.2,860.00. Al hacer la operación aritmética de resta, de los Q.136,430.00 que abonaron menos el cargo deQ.2,860.00, obtenemos la diferencia de Q.133,570.00 que da como resultado de la regularización de lacuenta de INSTALACIÓN, MAQUINARIA Y EQUIPOS que se menciona, razón por la cual se estableció ladiferencia al comparar lo adquirido por presupuesto y lo contabilizado.

Con respecto a las variaciones en el balance general reportadas por la Comisión de Auditoriagubernamental en los meses de enero y febrero, se dio por un mal procedimiento efectuado en el sistemacontable, el cual según las investigaciones efectuadas sucedió por un fallón de energía y el traslado delsaldo del mes de enero no se efectuó con la normalidad del caso, por lo que ocasionó que los saldos nocorrieran al siguiente mes en su totalidad, lo cual se solventó con anterioridad, lo cual se hizo llegar en sumomento a la Comisión.

En la cuenta Excedentes de Ejercicios Anteriores, se registraron operaciones debido a que por malaoperatoria se duplicaron las mismas, para lo cual me permito adjuntar las partidas contables que secorrieron en su oportunidad y que justifican las variaciones que la Comisión de Auditoria Gubernamentalindica.

Los comentarios y la documentación aportada, no demuestra el origen de los ajustes, únicamente setraslada copia de las pólizas de diario, sin soporte fehaciente; los resultados del inventario físico deAlmacén, no han sido registrados contablemente. Por lo expuesto, el hallazgo se confirma, en virtud que lasoperaciones realizadas afectan la situación patrimonial de la entidad.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Auditor Interno, ex-AuditorInterno, Gerente Financiero y Jefe de Contabilidad, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.



Acción Correctiva





Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonableacerca de si el Balance General adjunto de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, al 31de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados, y Estado de Ejecución de Egresos, porel año terminado en esa fecha, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas de cumplimientode leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de la ley y regulaciones aplicables, es responsabilidad de la CoordinadoraNacional para la Reducción de Desastres CONRED. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimiento general con talesregulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Losresultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento:

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a silos estados financieros de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED, por el añoterminado al 31 de diciembre de 2006, se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, deacuerdo con los términos de las leyes y regulaciones aplicables.


INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO




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Según cheque No. 2948 del 25-07-06 se trasladaron fondos por Q65,000.00 como aporte temporal alCentro de Coordinación Para la Prevención de los Desastres Naturales en América Central CEPREDENACcomo complemento según convenio de Cooperación Interinstitucional No 01-2006 para la adquisición devehículos, el cual a la fecha no ha sido reintegrado.

El convenio 01-2006, cláusula tercera, se acordó que la Secretaría Ejecutiva de CONRED, efectuaría undesembolso dinerario temporal a CEPREDENAC, el cual sería utilizado para completar el pago de laadquisición de dos vehículos, los cuales quedarían al servicio de las sedes regionales de CONRED delmunicipio de Santa Cruz del Quiché, Departamento del Quiché y del Departamento de Jutiapa.

En cláusula quinta de este convenio, se indica que CEPREDENAC se compromete a rembolsar aCONRED dicha cantidad si en caso la misma no fuese recibida por parte de la Unión Europea, al 31 deoctubre de 2006.

Esto se debe a la falta de registros, control y liquidación por parte de la Dirección Financiera, de lastransferencias de fondos que efectúa CONRED.

Lo anterior ocasiona menoscabo en los intereses de CONRED, ya que parte de sus recursos se encuentranen otras entidades, sin que a la fecha se hayan podido recuperar y dichos recursos son necesarios para elfuncionamiento de la Institución antes citada.

El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones inmediatamente al Gerente Financiero para que implementeregistros y supervise la ejecución presupuestaria de la Entidad periódicamente y proceda a la liquidación delconvenio mencionado.

Que de acuerdo a la información de CEPREDENAC en oficio GUA-REF: DF 09/2007, del 20 de marzo 2007firmado por la Directora Financiera Mabel A. Mota Maldonado de CEPREDENAC, la UNION EUROPEA enBruselas envió la transferencia del saldo pendiente de la ejecución del Proyecto DIPECHO IV, por lo quecon fecha 15 de marzo se procedió a emitir el cheque No.398 por valor de Q.65,000.00 a favor deCONRED para dar por cancelado el compromiso contraído mediante convenio No. 01-2006.

Que se procedió a efectuar el depósito correspondiente por los Q. 65,000.00 en la cuenta de depósitosmonetarios CONRED número 83-00002-89 del Banco Reformador, según boleta de depósito No.18362796de fecha 23/03/2007.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Se confirma el hallazgo, en virtud que el comentario de la Administración no lo desvanece, ya que elreintegro de estos fondos se derivó de la intervención de la Comisión de Auditoría.





Acción CorrectivaSanción económica de conformidad con el Decreto No 31-2002, del Congreso de la Republica, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero por lacantidad de Q5,000.00.





En numeral 04 de oficio CGC-AP2006-042 de fecha 08 de febrero de 2007, se solicitó fotocopia delInventario de Activos Fijos del año 2006, estableciéndose que el mismo fue trasladado a la Dirección deContabilidad del Estado con fecha 26 de febrero de 2006.

El Acuerdo Gubernativo No. 207-94, Reglamento de Inventarios de Bienes Muebles de la AdministraciónPública, Artículo 19, establece que las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo laresponsabilidad directa de su jefe superior están obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enerode cada año, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario, altreinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado yLicitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas. Dicho informe deberá ser independiente al que serefiere el artículo 70 de la Ley Orgánica del Presupuesto, contenida en el Decreto Ley número 2-86 y 27 delreglamento contenido en Acuerdo Gubernativo 7-86.

Incumplimiento por parte de la Gerencia Financiera de CONRED, en el traslado de información oficial, alMinisterio de Finanzas Públicas en el tiempo establecido.

Esto provoca a la entidad reguladora de la materia, atraso en el uso y análisis de dicha información.

El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones al Gerente Financiero, para que la presentación de lainformación oficial al Ministerio de Finanzas Publicas, se realice dentro de los términos que señala la ley dela materia.

Manifiesta el Gerente Financiero de la SE-CONRED, señor Carlos Martínez Hernández, que encumplimiento de lo que establece el Acuerdo Gubernativo Número 217-94 Reglamento de Inventarios deBienes Muebles de la Administración Pública, se remitió a la Dirección de Contabilidad del Estado y Bienesdel Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, el Informe pormenorizado de los bienesmuebles registrados en el inventario de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para laReducción de Desastres al 31 de diciembre 2006.

Que de conformidad con lo que establece el Acuerdo Gubernativo Número 217-94 el Informe debiópresentarse a más tardar el 31 de enero del año 2007, que en esta oportunidad por motivos de actualizaciónse entrego posteriormente.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo, en virtud que el comentario de Administración no lo desvanece, ya que la entregadel inventario del año 2006 a Contabilidad del Estado, se realizó en forma extemporánea.


Sanción económica de conformidad con el Decreto No 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por lacantidad de Q2,000.00.





Se estableció que la Coordinadora Nacional para Reducción de Desastres, entregó a la Secretaria deCoordinación Ejecutiva de la Presidencia 5,000 cupones para comprar combustible por un valor de 100quetzales exactos teniendo la compra un valor total de Q 500,000.00, el cual seria utilizado en las laboresde reconstrucción por la Tormenta Tropical STAN, sin embargo en el informe rendido por la Direcciónadministrativa y financiera de la Secretaria de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia SCEP, de fecha 04de diciembre de 2006, que resume la liquidación del repartimiento de los vales de combustible antesmencionados, se observa que los mismos fueron utilizados en su mayoría, para actividades de índoleadministrativa o de funcionamiento propios de la SCEP y de otras instituciones y no para las tareas dereconstrucción antes citadas,

El Convenio de Cooperación No. 7-2006, numeral 2, cláusula cuarta, suscrito entre la Secretaria deCoordinación Ejecutiva de la Presidencia SCEP y la Coordinadora Nacional para la Reducción de DesastresCONRED, especifica que los cupones de combustible entregados a la SCEP, serán utilizados en laslabores de reconstrucción de los Departamentos afectados por la Tormenta Tropical STAN.

En concordancia con lo anterior el numeral 3 de la misma cláusula, especifica que CONRED, deberáejercer control y dar seguimiento a las actividades programadas por la SCEP, para la distribución de loscupones mencionadas por las tareas de reconstrucción por el hecho natural descrito.

Falta de control y de seguimiento por parte de las autoridades de CONRED de la distribución de loscupones de gasolina y de las actividades programadas por la SCEP, en las tareas de reconstrucción.

Esto provoca que las tareas de reconstrucción programadas, no se hayan llevado a cabo, con eficacia,economía y transparencia.

El Secretario Ejecutivo debe girar instrucciones al Director Financiero, a efecto que verifique elcumplimiento del convenio suscrito, verificando que el uso de los recursos se hayan efectuado de acuerdo alo convenido, asimismo, el convenio debe de liquidarse al vencimiento del mismo.

Que de acuerdo con lo expresado en oficio ref./FINAN/SMDEL/51-2007, del 9 de marzo 2007 firmado por elseñor Salvador Marroquín De León, Jefe Financiero SCEP Central y por el señor Mario Aroldo León Moya,Director Administrativo y Financiero de la SCEP; se justifica que el uso del combustible por parte deunidades administrativas no fue para satisfacer sus propias actividades normales de funcionamiento, sinoque obedeció fundamentalmente a la necesidad que las misma debían brindar apoyo a las unidadestécnicas para cumplir con lo programado en la reconstrucción por daños causados por la Tormenta STAN,tal es el caso de la Unidad de Transportes la que ayudó con el transporte del personal de topografía. LaUnidad de Supervisión unidad que le está dando seguimiento a la reconstrucción. La Unidad de Apoyoquien se encargó de la construcción de los albergues. La Unidad de adquisiciones ayudó cotizando losmateriales necesarios. La Asesoría Jurídica brindó asesoría legal visitando y verificando los terrenos para lareconstrucción. La Unidad de Comunicación Social que se encargó de la parte logística de lareconstrucción, El Despacho Superior participó en la entrega de los Albergues, El Proyecto ALA dio apoyocon vehículos y personal para efectuar Censos en cada comunidad, etc.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





Que de conformidad con el oficio Ref.Fin-sjmdl-058-2007 del 20 de marzo de 2007, firmado por el señorSalvador Marroquín De León, Jefe Financiero de la SCEP Central, se detalla en anexos la distribución y usopor unidad de los Q500,000.00 y los Q100,000.00 adicionales de combustible.

Acción Correctiva

El comentario de administración no desvanece el hallazgo, ya que estos fondos fueron trasladados, deconformidad al convenio suscrito, específicamente para ser utilizados en las labores de reconstrucción delos Departamentos afectados por la Tormenta Tropical STAN. Adicionalmente a ello, la SecretaríaEjecutiva de la Presidencia cuenta con su propio presupuesto, para las actividades que desarrolle.


Formulación de cargos de conformidad con el Decreto 31-2002, del Congreso de la Republica, Ley Organicade la Contraloría General de Cuentas, articulo 4, literal f) y 53 del Reglamento de la ley, para el SecretarioEjecutivo y del Gerente Financiero, por la cantidad de Q178,600.00.




Se verificó el cumplimiento a las recomendaciones planteadas por auditorías anteriores, de lo que seestableció que las autoridades de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres CONRED,efectivamente cumplieron con las mismas. No está demás indicar que fueron verificadas y evaluadas porpersonal de la Dirección de Calidad del Gasto, de la Contraloría General de Cuentas.

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES




HUGO RENE HERNANDEZ RAMIREZ

MIGUEL ESTUARDO COTERO QUINTANA

JULIO CESAR HERNANDEZ PAIZ

VICTOR MANUEL MORALES HIGUEROS

CARLOS DANIEL MARTINEZ HERNANDEZ

VICTOR GONZALO ALVARIZAESMONTERROSO

PEDRO RENE ROSALES CARRERA

MARIA ELENA PAIZ JOSUE

JORGE LUIS REYES ESTRADA

SECRETARIO EJECUTIVO

SUB SECRETARIO EJECUTIVO

AUDITOR INTERNO

AUDITOR INTERNO

GERENTE FINANCIERO

GERENTE ADMINISTRATIVO

JEFE DE CONTABILIDAD

ENCARGADO DE COMPRAS

JEFE DE BODEGA Y SUMINISTROS

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

16/10/2006

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31/12/2006

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FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Nombre Cargo Del Al

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No.

70000-coordinadora nacional para la reduccion de …

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