7. atividades de comunicaÇÃo interna dcs/processo... · 2016-03-18 · 7. atividades de...
TRANSCRIPT
1
7. ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO
INTERNA
É importante acrescentar atividades de
comunicação a implementação local e que isso
seja coordenado localmente para obter o melhor
resultado. Temos algumas propostas e ideias
para atividades de comunicação interna em
relação à implementação do Processo Global de
Serviços (DCS).
Dirigido
Responsável pela comunicação interna.
7. Atividades de Comunicação Interna I Índice 2
ÍNDICE Notas para o Palestrante em PowerPoint ................................................................ 3
Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos ......................................................... 20
Planos de Comunicação Interna do DCS - Exemplos ...................................................... 22
7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 3
Notas para o Palestrante em PowerPoint
Conteúdo das atividades locais de 1
comunicação interna
O material a seguir está incluído na seção de Atividades de
Comunicação Interna
• Comunicação Interna DCS (apresentação PPT - relacionada a Comunicação Interna)
• Canais de comunicação - exemplos prós e contras.
• Plano de comunicação interno do DCS - modelo e exemplo
• Modelo de Newsletter interno (word)
O objetivo deste material é dar suporte ao planejamento e divulgação da
comunicação interna em relação à implementação do Processo Global
de Serviços e a Manutenção Scania - Planos Flexíveis.
Classe Interna Atividades de comunicação interna - apresentação geral
Data
Página 1
7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 4
Página 2: Notas para o palestrante
Pacote de Comunicação Digital no SAIL
Pacote de Comunicação Impressa (pasta)
Distribuição para:
Equipe de Implementação do Projeto
Gerência
Gerentes de Área
Mercados indicados ou mediante pedidos: Gerentes de Serviço
Equipe de Implementação Local
Coordenadores de SRS
Comunicação
Gerentes de Recursos Humanos
Todo o material estará disponível em formato editável para permitir adaptações locais.
Para mais informações e suporte em assuntos de comunicação interna entre em contato com
Processo Global de Serviços (DCS) Pacote de Comunicação Versão 1.0
• Apresentações para informação local e compartilhamento
• Descrição Geral dos Padrões (diretoria/outros)
• Pacote de Padrões de Operação (para usuários finais) • Comunicação Interna da Manutenção Scania
- Planos Flexíveis
• Filmes e transcrições para traduções locais • Atividades de comunicação interna • Método de Implantação do DCS
7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 5
Página 3: Notas para o palestrante
Os padrões desenvolvidos pela Scania Commercial Operations Brazil que serão o ponto de partida
para os padrões locais e precisam ser estudados e adaptados para a situação local.
As Descrições Gerais ajudam na introdução do padrão especifico de uma forma administrativa e
geral. O objetivo é criar um entendimento entre os gerentes de quais pré-condições podem ser
necessárias para iniciar a implementação do novo método de trabalho e de como os gerentes
devem dar suporte e acompanhar em diferentes níveis.
Tradução e adaptação do material no Pacote de Comunicação
• Processo Global (DCS)
• Capa e Padrão da Atividade
• Descrições Gerais
Apresentações de PowerPoint
• DCS
• Manutenção Scania - Planos Flexíveis
• Pasta - Manutenção Scania - planos flexíveis
• Filmes
• DCS Filme 1 - Versão Geral
• DCS Filme 2 - Versão Consultor Técnico
• Manutenção Flexível Scania
7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 6
Página 4:
Dirigido aos grupos internos
• Equipe de Gerência da Unidade de Negócios (SCOBr)
• Equipe de Gerência da Concessionária / Oficina
• Equipe de Implementação da Unidade de Negócios (SCOBr)
• Equipe de Implementação da Concessionária / Oficina
• Gerentes de Serviço Regional
• Gerentes de Serviço
• Gerentes de Oficina
• Consultores Técnicos
• Equipe de Serviços (todos)
• Equipe de Vendas
• Coordenadores do SRS
7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 7
Página 5:
Escolha dos canais - exemplos
1. Reuniões
2. E-mail
3. Boletim Interno / Newsletter
4. Intranet
5. Vídeo
6. Revista interna
7. Quadro de avisos
8. Eventos (por exemplo: kick-off)
9. Go and see
10. Agora (forum)
11. Quadro de informação interna
7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 8
Página 6
1. Reuniões
• Utilizar a apresentação em PPT do pacote de comunicação
• Traduzir e adaptar para condições locais
• Mostrar filme:
• DCS 1 - Abertura (Gerencia / outros)
• DCS 2 - Consultor Técnico (Equipes de Serviços)
• Apresentação com grupo de trabalho / tempo para discussão e reflexão
7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 9
Página 7
2. E-mail
• Enviar frequentemente e-mail para os participantes dos grupos abaixo:
• Participantes da equipe de implementação do projeto
• Equipe de Serviços
• Equipe de Gerencia (Unidade de Negócios / Concessionária)
• Ser breve e focar em atualizações e informações de status
• Criar uma lista de distribuição no Outlook
7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 10
Página 8
3. Boletim interno / Newsletter
• Iniciar com um boletim interno referente as atividades locais da implementação
• Utilizar o modelo do Pacote de Comunicação
• Distribuição para:
• Participantes da equipe de implementação
• Gerentes para posterior distribuição
• Toda a Equipe de Serviços
• Imprimir e colocar no quadro de avisos ou
na área de café / lanchonete
11 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 9
4. Intranet
• Criar um site específico na intranet para o DCS
• Publicar o padrão mais recente em um lugar para todos fazerem
download
• Publicar e compartilhar bons exemplos da organização relacionados à
implementação dos padrões
12 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 10
5. Filme
• Estimular a organização a filmar bons exemplos quando o trabalho é realizado de acordo com a forma correta e sistemática
• Compartilhar o filme em qualquer um dos canais escolhidos (Agora, Intranet, quadro de informações ou em uma reunião)
13 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 11
6. Revista interna
• Se houver uma revista interna para colaboradores,
divulgar com artigos explicando o que é o Processo
Global de Serviços (DCS) e mostrar bons exemplos
de onde foi implementado
• Entrevistar alguém que tenha feito o trabalho, que
tenha iniciado a implementação dando sua opinião do
processo
• Acrescentar uma mensagem da Diretoria Executiva
destacando a importância de fazer isso acontecer e o
que é esperado de todos
14 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 12
7. Quadro de avisos
• Colocar as informações mais recentes ou boas práticas no quadro de
avisos
• Criar uma área em que as pessoas possam fazer perguntas,
acrescentar propostas para melhoraria ou apenas fazer seus comentários
• Realizar uma competição informal e divertida relacionada à
implementação e manter os resultados no quadro de avisos
15 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 13
8. Eventos
• Organizar evento para iniciar o Projeto de implementação ou para comemorar um objetivo alcançado
• Aproveitar a oportunidade para compartilhar mensagens para todos ao
mesmo tempo
• Promover espírito de equipe e compreensão comum
• Oferecer a possibilidade para todos interagirem, fazerem perguntas e
conhecerem uns aos outros
16 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 14
9. Visitas (go and see)
• Convidar a diretoria ou outros acionistas para verem a realidade, com
objetivo de obter o suporte adequado com a implementação dos
padrões e como manter o novo método de trabalho
• Mostrar o processo da oficina e realizando uma sessão com casos e
clientes reais envolvidos, o que cria maior credibilidade
• O SRS office e os coordenadores locais do SRS podem ajudar a
promover as visitas (go and see)
17 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 15: Notas para o palestrante
O Agora está disponível para todos os colaboradores da organização Scania, próprios e terceiros, e
é acessado pelo SAIL ou pelo link: https://agora.scania.com/
10. Agora
• Criar um fórum para a equipe de implementação local no Agora
• Por exemplo, incluir um tópico em Processo Global de Serviços
(DCS) e Manutenção Scania
• Publicar notícias e atualizações relacionadas à implementação
• Publicar imagens dos treinamentos locais e reuniões
• Pedir ajuda e ideias de outros na rede
18 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 16
11. Quadro de informação interna
• Utilizar o quadro de informações para divulgar mensagens úteis e positivas referente ao Processo Global de Serviços (DCS)
• Mostrar os filmes do Pacote de Comunicação
• Publicar e mostrar os vídeos de diferentes oficinas apresentando as
boas práticas
19 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint
Página 17
Checklist da atividade de comunicação
Objetivos e escopo da comunicação (mensurável)
Grupo alvo
Mensagem principal
Escolha de canal
Momento oportuno
Preparação do material de comunicação (imagens, PPT, filmes)
Impressão, cópias e etc.
Recebimento de material externo
Entrega / Execução da atividade de comunicação
Acompanhamento e medição
7. Atividades de Comunicação Interna I Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos 20
Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos
Canal Pontos Positivos Pontos Negativos Para Reflexão
1. Reuniões
• Podem tornar a comunicação
pessoal e relevante para a
equipe envolvida
• Oportunidade para
discussão, opinar,
perguntar e sugerir
ideias
• Um bom gerente pode facilitar uma sessão
ativa e interativa
• Pode ajudar a construir a
compreensão e
comprometimento
• O sucesso dependerá da habilidade da liderança
• Compromisso do tempo
com o gerente e com os
colaboradores
• Atenção com excesso de
conteúdo; outros canais
podem ser mais eficazes na
comunicação das
informações
• Aproveitar o tempo ao
máximo - é valioso
Treinar gerentes para
apresentações técnicas
• Garantir a disciplina nas
Reuniões para ter
resultados positivos
2. E-mail
• Alcançar várias pessoas rapidamente
• Ótimo relação custo /
benefício e simples de utilizar
• Mensagem consistente e controlada
• Chega de forma direta a pessoa desejada
• Bom para informar, ter conhecimento e instruir
• Nem todos tem acesso
• Informal e aberto a interpretações errôneas
• Pode terminar rapidamente em excesso de informação
• Não permite diálogo ou discussões
• Controlar os acesso a listas de distribuição
• Colocar o assunto da mensagem principal
• Manter breve e simples
• Usar subtítulos e marcadores para mensagens importantes e para agilizar o texto
3. Boletim Interno/
Newsletter
• Atingir várias pessoas
• Pode ser distribuído em
forma impressa ou
digital, conforme o
público
• Possível de controlar e
gerenciar a mensagem e
o conteúdo
• Promoção interna de
bons exemplos
• Não há garantia de que atingir todos
• Precisa da opinião dos envolvidos outros envolvidos para manter interesse e valor
• Conteúdo relevante e equilibrado
• Utilização de imagens para destacar conteúdo
• Manter a frequência nas publicações
4. Intranet
• Rápido e Consistente
• As possibilidades são
infinitas - podem ser
interessante e visualmente
cativante
• Bom para arquivar as
informações, referências e
criar aderência
• Compartilhamento de informações e boletins.
Bom para o envolvimento e
discussões
• Nem todos tem acesso
• Depende das pessoas buscarem informações
• As pessoas podem não ter tempo para ler
• Dificuldade de administrar
• A navegação pode se tornar
difícil e cheia de
informações desatualizadas
• Manter site atualizados
e com informações
relevantes e
importantes, forçar as
pessoas a entrarem
5. Filme
• Criativo e divertido
• Mostra pessoas reais
falando sobre suas
experiências
• A câmera não mente -
pode mostrar provas ou
progresso
• Mensagem consistente e controlada
• Potencialmente caro
• Não é interativo por si só
• Requer competência e solução de distribuição
• Uma pessoa discursando raramente é atrativa
• Pode ser complicado
para colaboradores que
viajam
• Utilizar como parte de
uma reunião de
comunicação para
estimular a discussão
• Utilizar “pessoas reais”
para falar sobre suas
experiências, não apenas
gerentes
7. Atividades de Comunicação Interna I Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos 21
6. Revista interna
• Alcançar toda a empresa
com uma mensagem
sólida
• Inclui pessoas com pouco
tempo podem ler em cafés,
trens, etc.
• Pode tratar / refletir o
feedback e responder
• Mostra como tudo funciona e
reforça a imagem da marca
• Pode ser considerado “bom demais” e sem credibilidade
• Informação desatualizada rapidamente
• Desafiador para torná-lo
relevante para todos os
públicos
• Sem oportunidades para
discussão ou verificação de
compreensão
• Como estimular as pessoas
a ler, por exemplo, com uma
competição
• Utilizar um quadro de
funcionários para testar
o conteúdo e garantir
que os artigos abordem
os assuntos realmente
importantes
7. Quadro de
Avisos
• Visível e podem chamar a
atenção quando não tem
tempo suficiente para ler
alguma coisa a mais
• Bom para informação e
instruções
• Bom para informar a equipe
• Maneira informal de divulgar a mensagem
• Pode não ser lida
• Normalmente não há dono -
com que frequência você vê
avisos desatualizados?
• Perde o impacto se
utilizado demais com os
projetos ou atividades ao
mesmo tempo
• Colocar data de validade
nos avisos e notas
• Publicar em lugares de fácil
acesso, como no elevador
ou próximo da máquina de
café
8. Eventos
(por exemplo:
kick-off)
• Oportunidade para que as
pessoas chaves encontrem
um público cara a cara
• Flexíveis e receptivos
• Podem incluir sessões de
perguntas e respostas,
grupos de discussão e
envolver pessoas
• Pode criar um espírito de
• equipe e motivar
• Pode ser usado para abordar pontos polêmicos
• Pode ser as sessões não tenham feedback
• Cronograma estabelecido
• pela gerencia pode não ser o que o público queira
• Pode ter custo alto
• Demanda tempo dos organizadores, palestrantes e participantes
• Envolver a equipe para
definir o cronograma e o
formato
• Envolver a equipe no
evento como anfitriões ou
facilitadores
• Utilizar sessões interativas
para maximizar o
envolvimento dos
participantes
9. Visitas
(go and see)
• Mostra que os líderes estão
ouvindo e querem ver o que
está sendo realizado
• Mantém líderes em
contato com o que está
sendo realizado na
prática
• Promove diálogo e entendimento
• Líderes não verão a
realidade se tratar como
“visitas VIP”
• Consome tempo dos líderes
para visitar muitas oficinas
• Oferecer aos líderes um
resumo sobre a situação
local antes do go and see
• Fazer um acompanhamento
das perguntas e ter
respostas sobre as ações
10. Agora (forum)
• Ajuda funcionários que estão
longes
• Oportunidade de
compartilhar exemplos com
vários colegas
• Distribuição rápida e
eficiente
• Cria um sentimento de
“comunidade” dentro de um
certo assunto
• Possibilidade de solicitar
ajuda e ideias
• Não é um canal natural para muitos
• Muitos assuntos e grupos
podem criar uma impressão
confusa
• Tem que ser atualizado
continuamente para “se
manter vivo”
• Não deve ser usados
exclusivamente para
informações importantes, já
que não são muitos os que
utilizam
• Possibilidade de criar um
sentimento de comunidade
• Útil quando muitas
pessoas estão implantando
o mesmo projeto, por
exemplo: quadro de avisos
para trocar experiências
11. Quadro de
Informação
Interna (digital)
• Oportunidade de alcançar o
colaborador quando estiver
com tempo ocioso
• Possibilidade de acrescentar filmes, imagens e conteúdo visual
• Mesma mensagem em formato consistente
• Pode ser caro e não estar
disponível em todas as
oficinas e departamentos
• Precisa da tecnologia certa
• Exige competência para
acrescentar conteúdo
interessante
• Método de comunicação
novo e visual para um
grupo amplo
• Agregar novas informações
com frequência
7. Atividades de Comunicação Interna I Plano de comunicação interno do DCS - Exemplos 22
Planos de Comunicação Interna do DCS - Exemplos