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Software PARA MEJORES PROYECTOS
ProjecTools es un programa online para gestión y control de proyectos con cuatro módulos integrados que aumentan la eficiencia de ejecución de uno o múltiples proyectos combinados, con el objetivo de terminar los proyectos a tiempo y en el presupuesto establecido.
Control de Documentos
Control de Costos Compras Ingeniería y
Comisionado
Imagine todo su equipo trabajando en coordinación, es lo que ProjecTools hace por usted.
Avance Real Consultoría y Software | [email protected]
MÓDULO DE DOCUMENTOS
EL MÓDULO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE PROJECTOOLS RESUELVE LOS PROBLEMAS DE
CONTROL DE REVISIONES, MANEJO DE COMUNICACIÓN Y REPORTES CON UN SISTEMA EN LINEA.
MANEJO DE DOCUMENTACIÓN
El módulo de control de documentación de ProjecTools combina el manejo de documentos de ingeniería, su distribución y revisión en un solo lugar y con una interfaz fácil de usar. El proceso en línea de revisión y emisión de documentos asegura que el cliente recibirá un producto verificado por estrictos controles de calidad. La poderosa herramienta de reportes le agrega transparencia al proceso y determina responsabilidades que eliminan costosos embotellamientos.
MANEJO DE CORRESPONDENCIA
El módulo de control de documentación maneja a su vez la correspondencia oficial del proyecto. El sistema captura y archiva memos, emails, cartas, etc. ayudándole a alcanzar un estándar más alto de transparencia y responsabilidad.
INTERFASE DEL MÓDULO
La interfase del módulo de control de documentación funciona en base a reglas establecidas por el proyecto y se integra con los sistemas de los subcontratistas, proveedores y clientes siguiendo esas reglas.
PAGINA DE INICIO
La página de inicio de ProjecTools permite al usuario realizar tareas, elegir vistas, descargar, comentar y emitir elementos, así como generar histogramas de control de costos.
FUNCION BENEFICIO
Controles fáciles de
configurar
Determina los flujos de trabajo,
previene errores en los datos y
evita duplicación de tareas
Seguimiento y emisión
Crea, distribuye y monitorea los
paquetes de documentación para
revisión y aprobación interna y
externa.
Hitos de progreso Monitorea el avance real y calcula
el valor ganado para los hitos del
proyecto
Reporte de actividades
incompletas
Identifica las interrupciones del
flujo de trabajo y agrega visibilidad
y responsabilidad
Importar y exportar por
grupos
Reduce dramáticamente el tiempo
de manejo de documentos
Registros de información
técnica y de proveedores
Permite ubicar con facilidad,
administrar y monitorear
documentos reduciendo los gastos
fijos. Mejora la colaboración y
organiza la comunicación.
Comentarios e indicaciones
en documentos en línea
Simplifica el proceso de revisión y
comentado de documentos
Matriz de distribución
Provee acceso a la última revisión
de un documento de acuerdo al rol
del usuario
“El módulo de manejo de correspondencia de ProjecTools nos provee la
herramienta más segura para comunicarnos con proveedores y clientes de
una forma responsable.”
Carol Jones, MODEC
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MÓDULO DE COSTOS
OPTIMIZA EL CONTOL DE FLUJO DE FONDOS, DISMINUYE RIESGOS Y PRODUCE REPORTES CON
CONTENIDO DE ALTO VALOR INTEGRANDO INFORMACIÓN CLAVE Y COMUNICACIÓN ENTRE SISTEMAS
EN TIEMPO REAL Y CON ACCESO GLOBAL AL PROGRAMA DESDE CUALQUIER LUGAR.
CONTROL DE COSTOS
Define la Estructura de Desglose de Trabajo, EDT (WBS por sus siglas en ingles), desarrolla el presupuesto y controla los cambios administrativos y de contrato que se producen durante el proyecto. Ejecute el plan de presupuesto desde el inicio hasta la culminación del proyecto con un proceso controlado por el sistema. Usted tiene a disposición herramientas para controlar cada elemento en la Estructura de Desglose de Trabajo, EDT. Controle sus costos, las horas gastadas y las proyecciones de facturación. Genere reportes para predecir y analizar el flujo de fondos.
Puede replicar formatos de control de proyectos existentes para configurar nuevos proyectos rápida y fácilmente.
INTERFASE FINANCIERA
La integración de los sistemas contables existentes en la empresa con el módulo de Costos ProjecTools produce información financiera precisa y reportes en un entorno seguro, eliminando duplicación de trabajos y evitando costosos errores de entrada de datos. La interfaz financiera emite las órdenes de compra y requisiciones de cambios directamente. Compila la información de las compras, los pagos comprometidos y los pagos efectuados de y al sistema contable de la compañía; no es necesario el uso de hojas de cálculo.
FUNCION BENEFICIO
Control obligatorio del
presupuesto
Protege el presupuesto base
durante todo el proyecto
Definir la Estructura de
Desglose de Trabajo, EDT
Produce reportes veraces y
compatibles
Integración de Compras,
Finanzas y Planeamiento
Un punto único de ingreso de
datos financieros y de
planeamiento previene pérdida de
tiempo y elimina errores
Otros EDT (Estructura de
Desglose de Trabajo)
Provee diferentes mapeos del EDT
para distintos usos
Modelo SaaS Seguro acceso global y en tiempo
real a data de control de proyectos
y reportes
Extensa biblioteca de
reportes
Mantiene visibilidad financiera y
confiabilidad
Medición y control de
rendimientos
Cálculo exacto de variaciones y
Valor Ganado
Proyecciones de presupuesto
Mantiene proyecciones confiables,
aumenta la visibilidad de las
ofertas de los proveedores, estado
y cambios
PLANEAMIENTO
Integra el cronograma que utiliza la compañía con ProjecTools para una verdadera colaboración y producción de reportes de avance de proyecto.
PAGINA DE INICIO
La página de inicio de ProjecTools permite al usuario realizar tareas, elegir vistas, descargar, comentar y emitir elementos, así como generar histogramas de control de costos.
“En Wison Floating Systems nos dimos cuenta enseguida que ProjecTools sería un gran socio acompañando
nuestro crecimiento y haciendo posible el manejo de nuestro sistema global de información.”
Bryan Foushee, Wison Floating Systems
Avance Real Consultoría y Software | [email protected]
MÓDULO DE COMPRAS
ES UN ÚNICO SISTEMA CENTRALIZADO QUE PUEDE TRABAJAR CON MÚLTIPLES DIVISAS Y QUE LE
PROVEE DE HERRAMIENTAS INTUITIVAS EN LINEA PARA MANEJAR PAQUETES DE COMPRA DESDE LA
REQUISION DE INGENIERIA HASTA LA EMISION DE LA ORDEN DE COMPRA.
CONFIGURACIÓN
Define y crea réplicas de modelos y plantillas de compra ahorrando tiempo y dinero. En las Plantillas de Compras se define el flujo de trabajo incluyendo proveedores aprobados, cartas modelo, términos y condiciones, texto para órdenes de compra y solicitud de cambio, etc.
Personalice la configuración del módulo de compras por comprador, locación, proyecto y departamento contable.
MANEJO DE REQUISICIONES
Genera y monitorea Requisiciones para Presupuesto (RFQ) siguiendo el flujo de trabajo establecido, por EDT (Estructura de Desglose de Trabajo), listado de requerimientos del proveedor (SDRL), fechas del cronograma, aprobaciones, documentos técnicos y comerciales, actualización de revisiones, reportes de estado, etc.
ProjecTools correlaciona información desde y con diferentes unidades de negocios de la empresa o externos para facilitar el proceso de compras.
Seleccione rápida y fácilmente los proveedores aprobados para un RFQ de la lista de proveedores organizadas por calificación, región geográfica, país, código de material y fabricante con unos pocos clics del mouse. Puede también importar términos y condiciones estándar, ítems estándar y un estimado de precios.
FUNCION BENEFICIO
Paquetes estandarizados Mejora la eficiencia estableciendo un
proceso de compras coherente y
ahorra tiempo significativamente
Cronograma de planeamiento
Facilita la obtención de servicios en
tiempo y asegura los tiempos de
entrega
Seguimiento y aprobaciones
Crea, distribuye y monitorea paquetes
de compra para revisión y aprobación
en línea
Sistema de requerimiento de
respuestas
Promueve la comunicación y la
resolución de problemas durante el
proceso de compra
Recepción de ofertas en línea
Simplifica el proceso de recepción de
ofertas, evaluación y otorgación de
órdenes de compra
Sistema centralizado Permite visibilidad de cada tarea del
proceso de compras y aumenta la
responsabilidad
Seguimiento de paquetes de compra en línea para revisión y aprobación usando la herramienta rápida de ProjecTools.
Los proveedores presentan sus ofertas en la página web del sistema. Facilita las respuestas a los proveedores simplificando las comparativas y la evaluación de cada proveedor.
Todo en una simple pantalla.
Rápida transición desde la RFQ a la Orden de Compra, verificando requerimientos, confirmando fechas de entrega y seguimiento del cronograma, así como los términos de garantía y cronogramas de pagos.
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ÓRDEN DE COMPRA
Otorga órdenes de compra y hace el seguimiento electrónicamente hasta que es recibida por el proveedor. Emite el requerimiento, aprueba y maneja las solicitudes de cambio. El sistema integrado de ProjecTools actualiza la información de las órdenes de compra y manejo de cambios en las áreas relacionadas dentro del sistema, evitando la duplicación de entradas.
MANEJO DE PROVEEDORES
Mantiene una base de datos actualizada de proveedores para su calificación y maneja el registro histórico de proveedores poco utilizados (HUB, Historically Underutilized Businesses). Este método fue creado para disponer de un proceso justo para todos los proveedores, aún aquellos que forman parte de Pymes o que están geográficamente desfavorecidos, etc.
Agregar nuevos proveedores es fácil y rápido.
MANEJO DE MATERIALES
Integración con el módulo de compras significa que todas las órdenes de compra y cambios se encuentran disponibles para los responsables del área de materiales en cualquier parte del mundo. El acceso inmediato a información clave facilita la coordinación y el seguimiento de expedición, despacho y recepción.
Los encargados de expedición desarrollan estrategias de logística disponiendo datos en tiempo real. Disponen de herramientas para fechas, asignaciones y registro de correspondencia con proveedores. De esa forma pueden monitorear atrasos y reportes de calidad a la vez que documentan autorización de despacho y necesidades de almacenamiento.
El sistema fácil de usar de ProjecTools conecta la data de recepción, inspecciones in situ, faltantes, sobrantes y reportes de daños y lo reporta a los responsables del área.
Los jefes de obra actualizan las fechas requeridas para los equipos y esa información llega directamente a los encargados de despacho. La comunicación interconectada entre los proveedores, subcontratistas y miembros del proyecto facilita una colaboración efectiva entre los participantes del proyecto al mismo tiempo que establece responsabilidades que protegen el costo final del proyecto.
SUPERVISIÓN DE CALIDAD
En el módulo de compras usted puede crear su plan de supervisión de calidad y manejar los parámetros de presupuesto por proyecto u órdenes de compra. Personalice el plan de inspecciones y asignar tareas a inspectores de la empresa o externos. Ingrese al sistema los reportes de visitas al sitio con fotos subidas directamente desde el campo para informar inmediatamente del estado y avance de la fabricación.
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MÓDULO DE INGENIERIA Y COMISIONADO
EL MÓDULO DE INGENIERÍA Y COMISIONADO FACILITA EL PLANEAMIENTO, LA EJECUCIÓN Y EL
MONITOREO DE INGENIERÍA COMPLEJA, COMPRAS Y LAS TAREAS DE CONSTRUCCIÓN. EL SISTEMA DE
MANEJO DE COMISIONAMIENTO (CMS, EN INGLES) TIENE TODAS LAS FUNCIONES PARA REPORTAR
AVANCE EN TIEMPO REAL.
SISTEMA DE TERMINACIÓN
El sistema de terminación provee un sistema de manejo de comisionado (CMS, Commissioning Management System) para terminación mecánica, pre comisionado, comisionado y transferencia. Completa los registros de pruebas (ITR) existentes en forma automática o crea nuevos formularios usando la herramienta de ProjecTools “Smart Form Technology”. De esta forma se reduce considerablemente el tiempo de configuración basado en reglas de asignación automática, manteniendo el equipo de trabajo enfocado en las tareas de terminación.
Emite ITRs y monitorea el progreso por contratista, sistema/subsistema, fase, disciplina, etc. Registra el progreso automáticamente y carga los formularios por paquetes. Hace mandatorio la aplicación de las reglas para evitar la emisión de certificados de terminación que tengan ítems sin completar.
ProjecTools genera reportes de progreso en tiempo real e identifica cuellos de botella antes de que estos afecten el cronograma del proyecto.
MANEJO DE EQUIPOS
Define, monitorea y maneja maquinaria, equipos, listados de cables por sistema, subsistema, ubicación, funciones y más. Monitorea condiciones de operación y permite un acceso rápido y fácil a la documentación.
FUNCION BENEFICIO
Requisiciones de ingeniería Se beneficia de la experiencia
técnica permitiendo a los
ingenieros iniciar requisiciones
Definir formatos de TAGs Previene errores y duplicaciones
en el numerado de TAGs
Flujos de trabajo
personalizados
Refuerza el uso obligatorio de las
reglas de la empresa para
completar ITRs, certificados,
informes, etc.
Formularios ITR inteligentes Completar los formularios ITR con
información de los equipos
Registro de Listados de
Pendientes
Permite acceso rápido y fácil para
la creación, búsqueda y
actualización en línea de los
Listados de Pendientes
Reportes de Progreso Evaluación rápida del progreso de
compras y comisionado
Importe por paquetes y
actualización
Reduce el tiempo de entrada de
datos y elimina errores
Modelo SaaS Acceso global al Sistema de
manejo de comisionado (CMS)
Biblioteca global
ITRs y certificados estándar
promueve la eficiencia y la
integridad de la información a lo
largo de todos los proyectos
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Permite crear casos especiales con peso y carga eléctrica para identificar problemas antes que estos ocurran. Monitorea los factores críticos de los equipos con parámetros de seguridad y riesgo.
Colabora electrónicamente con el módulo de compras para conformar paquetes de ofertas (bid packages) completos con documentos técnicos, listados de requerimientos de los proveedores, ítems con TAG y más.
LISTADO DE PENDIENTES
El sistema mantiene un listado completo y actualizado de listado de pendientes de construcción y asigna ítems para terminación y comisionado.
Puede importar listados de pendientes y asignarlos a los TAG/Registro de Pruebas (ITR), sistemas, locaciones y más. Pone en espera los ITR de los ítems pendientes críticos.
PAGINA DE INICIO
La página de inicio de ProjecTools provee acceso directo al módulo de Ingeniería y Comisionado, permitiendo ver y descargar documentos.
“El flujo de trabajo en el módulo de Ingeniería
y Comisionado de ProjecTools organiza el
trabajo de una manera inteligente, ahorrando
una significativa pérdida de tiempo.”
Jennifer E. Roberts, GPS
avancereal.com
AVANCE REAL: El servicio de consultoría y software preferido por los inversores Avance Real provee las herramientas y la asistencia para que usted pueda integrar la planificación, el diseño, posicionamiento de locaciones, control de maquinarias y equipos y la gestión de la información a través de todo el ciclo de vida del proyecto para operaciones más eficientes y con mayores ganancias.
Argentina - Buenos Aires Ing. Raúl Chicala Email: [email protected] Argentina - Neuquén Ing. Marcelo Blanda Email: [email protected] Bolivia Ing. Pablo Quiroga Laredo Email: [email protected] Colombia Ing. Jair Aguado Quintero Email: [email protected] Ecuador José Camino Carrera Email: [email protected] Panamá Ing. Jair Aguado Quintero Email: [email protected]
Paraguay Ing. Jair Aguado Quintero Email: [email protected] Trinidad & Tobago Anisa Jagdin Email: [email protected] Uruguay Arq. Pablo Mila Email: [email protected] Venezuela Ing. Garic Perez Email: [email protected] Guyana Anisa Jagdin Email: [email protected] Suriname Anisa Jagdin Email: [email protected]
Consultoría y Software
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