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INSTITUTO TECNOLOGICO DE CIUDAD VICTORIA

Manual del Sistema Integral de Información.

5.2.2 DOCUMENTOS OFICIALES

Departamento de Servicios Escolares Página 1 de 42

5.2.2 Documentos oficiales

5.2.2.1 Constancias Para consultar alguna Constancia deberá dar clic del menú DOCUMENTOS OFICIALES en el submenú CONSTANCIAS. (fig. D-155)

Figura D-155 Menú Documentos Oficiales: Submenú Constancias

Una vez dentro de esta opción, aparecerá la siguiente ventana (fig. D-156)

Figura D-156 Ventana Inicial Constancias En la anterior ventana le pide que seleccione un periodo; deberá dar clic en el menú desplegable, de donde se desprenderán todos los periodos posibles, de un clic en periodo deseado.





Figura D-157 Campo de selección de periodo

Ingrese el número de control del alumno y el número de folio que se requiera como se muestra en la fig. D-158

Figura D-158 Ejemplo Constancias

Para seleccionar el tipo de constancia, deberá dar clic en el menú desplegable de este campo, en donde aparecerán varias opciones como son: Por semestre, egresado con materias, egresado por promedio egresado por simple, materias cursando, constancia de avance, de estudios simples, tira de materias, titulo en tramite, transito estudiantil de constancias, de un clic en la que requiera como se muestra en la fig. D-159

De clic en el menú desplegable

Ingrese el Numero de

Control

Inserte el num. de oficio

Selección del periodo





Figura D-159 Selección del tipo de constancias

Este procedimiento se utiliza para los diferentes tipos de constancias como son: Por semestre, egresado con materias, egresado por promedio, egresado simple, materias cursando, constancia de avance, etc. Una vez que selecciono el tipo de constancia, haga clic en procesar. Por ejemplo si selecciono el tipo por semestre, aparecerá el documento siguiente como se ve en la fig. D-160, en donde aparecerán todas las calificaciones que se cursadas por semestre.

Si requiere que el documento aparezca con el membrete de la institución de un clic en el cuadro de membrete, de lo contrario no aparecerá.

Selección del tipo de constancias

De un clic en el menú desplegable





Figura D-160 Constancia de tipo por semestre con Membrete





Si requiere la constancia “Egresado con materias” aparecerá el documento siguiente como se muestra en la fig D-161

Figura D-161 Constancia de tipio “Egresado con Materias” con Membrete





Figura D-161 Constancia de tipo “Egresado con Materias” (continuación)





Si requiere la constancia “Egresado por Promedio” aparecerá el documento siguiente como se muestra en la fig D-162

Figura D-162 Constancia “Egresado por promedio” con Membrete





Si requiere la constancia por tipo “Egresado simple” aparecerá como se muestra en la fig. D-163

Figura D-163 Constancia de tipo “Egresado simple” con Membrete





Si requiere la constancia por tipo “Materias cursando” aparecerá como se muestra en la fig. D-164

Figura D-164 Constancias por “Materias Cursando” con Membrete





Si requiere la constancia por tipo “Constancia de avance” aparecera como se muestra en la fig. D-165

Figura D-165 “Constancia de avance” con Membrete





Si requiere la constancia por tipo “Estudios simples” aparecerá como se muestra en la fig. D-166 ******

Figura D-166 Constancia “Estudios Simples” con Membrete





Si requiere la constancia por tipo “Tira de materias” aparecera como se muestra en la fig. D-167

Figura D-167 Constancia tipo “Tira de materias” con Membrete





Figura D-167 Constancia “Tira de materias” (continuación)





Si requiere la constancia por tipo “Titulo en tramite” aparecera como se muestra en la fig. D-168

Figura D-168 Constancia “Titulo en trámite” con Membrete





Cuando requiera conocer la constancia de tipo “Transito estudiantil” deberá de insertar el nombre del director y la institución a la que pertenece en los campos requeridos respectivamente, y de un clic en procesar, como se muestra en la fig. D-169

Figura D-169 Proceso de constancia tipo “Transito estudiantil”

Inserte el nombre del Tecnológico

Inserte el nombre del director





Una vez dado clic en procesar aparecerá la constancia como se muestra en la fig. D-170

Figura D-170 Constancia “Transito estudiantil” con Membrete





Cuando desee imprimir la constancia de Tipo “Lengua extranjera” deberá insertar el nombre de la lengua extranjera que requiera y la opción que requiera que son: por medio de examen y aprobación en curso, ya que selecciono la opción de clic en procesar, como se muestra en la fig. D-171.

Figura D-171 Proceso de constancia de “lengua extranjera”

Seleccione la opción

Inserte el nombre de la lengua extranjera





Después de que dio un clic en procesar aparecerá la constancia como se muestra en la fig. D-172

Figura D-172 Constancia de “lengua extranjera por examen o por curso aprobado”





Una vez que ya termino de consultar o imprimir las constancias, de clic en CANCELAR para finalizar y lo regresará a la pantalla principal del usuario.

5.2.2.2 Boleta de calificaciones Para consultar las boletas de calificaciones, el sistema le ofrece 2 opciones para hacerlo, individual y en bloque. Para consultar las boletas de calificaciones del modo individual de clic del menú DOCUMENTOS OFICILAES en el submenú BOLETAS DE CALIFICACIONES y de este elija la opción INDIVUDUAL como se muestra en la fig. D-173

Figura D-173 Menú Documentos Oficiales: Submenú Boletas de Calificaciones, opción

Individual.

Una vez dentro de esta opción aparecerá una ventana (fig. D-174) en la que tendrá que ingresar el numero de control del alumno requerido así como también deberá seleccionar un periodo y por ultimo de clic en CONSULTAR para continuar.





FIGURA D-174 Ejemplo Consulta de boletas Individual Una vez que dio clic en consultar aparecerá la boleta de resultados de calificaciones que requiere como se muestra en la fig. D-175. Una vez que realizo la búsqueda de clic en el botón cerrar para salir.

Ingrese el número de control del

alumno.

De clic para que se despliegue el menú

de los periodos y seleccione un

periodo.





Figura D-175 Resultado de calificaciones Si desea consultar la boleta de calificaciones por bloque de clic del menú DOCUMENTOS OFICIALES en el submenú BOLETAS DE CALIFICACIONES y de este elija la opcion EN BLOQUE (fig. D-176)





Figura D-176 Menú Documentos Oficiales: Submenú Boletas de Calificaciones, opción En

Bloque.

Una vez seleccionado la opción En Bloque aparecerá la siguiente ventana de boleta de emisión como se muestra en la fig. D-177

Figura D-177 Ventana de emisión de boletas

Para consultar la boleta de calificaciones en la anterior ventana le indica que tendrá que seleccionar un periodo, la carrera, deberá teclear en número el semestre requerido y por ultimo de clic en PROCESAR como se ve en la fig. D-178





Figura D-178 Ejemplo consulta de boletas de calificaciones en bloque.

Después de dar clic en procesar aparecerán las boletas requeridas en bloque de todos los alumnos registrados en ese periodo, como se muestra en la fig. D-179 es solo un ejemplo de la boleta de calificación.

Teclee el número del semestre

De clic en el menú

desplegable para la

selección del periodo y carrera.





Figura D-179 Boleta de calificación en bloque





5.2.2.3 Acta de calificaciones Para consultar el acta de calificaciones en periodo normal y por periodo de clic del menú DOCUMENTOS OFICIALES en el submenú ACTA DE CALIFICACIONES y de la opción PERIODO NORMAL elija la opción POR PERIODO (fig. D-180)

Figura D-180 Menú Documentos Oficiales: Submenú Acta de Calificaciones, opción Periodo Normal, opción Por Periodo.

Una vez dentro de esta opción aparecerá la siguiente ventana (fig. D-181) en la que tendrá que seleccionar un periodo y una vez seleccionado el periodo de clic en ACEPTAR para continuar. Suponga que consultara el acta de calificaciones del periodo ENE-JUN/2007

Figura D-181 Ejemplo Acta de Calificaciones por Periodo

De clic para que despliegue el menú de los periodos y

seleccione un periodo.





Despues de dar clic en aceptar aparecerá el acta de calificaciones como se ve en la fig. D-182

Figura D-182 Acta de calificaciones





Para consultar el acta de calificaciones en periodo normal pero ahora por docente, de clic del menú DOCUMENTOS OFICIALES en el submenú ACTA DE CALIFICACIONES y de la opción PERIODO NORMAL elija la opción POR DOCENTE (fig. D-183)

Figura D-183 Menú Documentos Oficiales: Submenú Acta de Calificaciones, opción Periodo

Normal, opción Por Docente.

Una vez dentro de esta opción aparecerá la siguiente ventana (fig. D-184) en la que tendrá que seleccionar el periodo y deberá seleccionar el docente para la consulta de actas de calificaciones y por ultimo de clic en ACEPTAR para continuar. Suponga que consultara el acta de calificaciones del profesor Aguilar Camacho José Antonio del periodo ENE-JUN/2007

Figura D-184 Ejemplo Consulta de boleta de calificaciones por Docente

Menú desplegable

para la selección del Periodo y el

Docente.





Después de dar clic en botón aceptar aparecerá el acta del docente seleccionado y las materias que tiene a su cargo en el periodo seleccionado, para consultar el acta de

calificaciones de clic en el icono de acta de calificaciones como se muestra en la fig. D-185.

Figura D-185 Actas de docencia

Una vez dado clic en el acta de calificaciones de la materia que desee, en este caso y siguiendo con el ejemplo será Fund. Merc. aparecerá el acta de calificaciones como se muestra en la fig. D-186





Figura D-186 Acta de calificaciones





Si desea consultar el acta de calificaciones de Exámenes Especiales o Globales por periodo, de clic del menú DOCUMENTOS OFICIALES en el submenú ACTA DE CALIFICACIONES y de este elija la opción EXAMENES ESPECIALES O GLOBALES y de clic en la opción POR PERIODO. (fig. D-187)

Figura D-187 Menú Documentos Oficiales: Submenú Acta de Calificaciones, opción Exámenes Especiales o Globales, opción Por Periodo

Una vez dentro de esta opción aparecerá la siguiente ventana (fig. D-188) en la que tendrá que seleccionar un periodo, de clic en ACEPTAR para continuar. Suponga que el periodo será ENE-JUN/2007

Figura D-188 Ejemplo Acta de Calificaciones Exámenes Especiales o Globales

De clic para que se despliegue el menú

de los periodos y seleccione un

periodo.





Despues de dar clic en aceptar aparecerá el acta como se ve en la fig. D-189

Figura D-189 Acta de calificaciones exámenes especiales o globales por periodo





Si desea conocer el acta de calificaciones de exámenes globales por docente de clic del menú DOCUMENTOS OFICIALES en el submenú ACTA DE CALIFICACIONES y de este elija la opción EXAMENES ESPECIALES O GLOBALES y de clic en la opción POR DOCENTE. (fig. D-190)

Figura D-190 Menú Documentos Oficiales: Submenú Acta de Calificaciones, opción Exámenes Especiales o Globales, opción Por Docente

Una vez dentro de esta opción aparecerá la siguiente ventana (fig. D-191) en la cual le indica que tendrá que seleccionar el periodo y el docente y una vez seleccionado los datos anteriores de clic en ACEPTAR para continuar.

Figura D-191 Ejemplo consulta acta de calificaciones de exámenes especiales o globales por Docente

Menú desplegable

para la selección del periodo y el

Docente.





Una vez seleccionado los datos anteriores aparecerá la siguiente ventana (fig. D-192). Para consultar e imprimir el acta de calificaciones deberá dar clic del recuadro de opciones en el

icono de acta de calificaciones .

Figura D-192 Ventana de exámenes especiales por docente.

Una vez dado clic en el icono de Acta de Calificaciones aparecerá el acta de la siguiente manera como se ve en la fig. D-193





Figura D-193 Actas de calificaciones Exámenes Especiales o Globales





5.2.2.4 Certificados Para realizar la emisión de un certificado deberá dar clic del menú DOCUMENTOS OFICIALES en el submenú CERTIFICADOS (fig. D-194)

Figura D-194 Menú Documentos Oficiales: Submenú Certificados

Una vez seleccionado el menú Certificados aparecerá la siguiente ventana (fig. D-195)

Figura D-195 Ventana Inicial para la emisión de Certificados





Proceso para llenar la emisión de certificados 1.- Fecha de emisión. Automáticamente le da el año, mes y día en que se realiza el trámite, para cambiar la fecha de emisión de clic en el menú desplegable del calendario, el cual aparecerá el mes en que se encuentra y podrá seleccionar el año, mes y día que requiera como se muestra en la fig. D-196

Figura D-196 Fecha de emisión 2.- Para seleccionar el periodo de un clic en el menú desplegable, de ahí se desprenderán todos los periodos de un clic en el periodo que requiera como se muestra en la fig. D-197

Figura D-197 Selección del periodo

De un clic en menú desplegable

Seleccione el periodo

De clic en menú despegable





3.- Iniciales. Inserte las iniciales del nombre del jefe de departamento de servicios escolares empezando por su apellido paterno, materno y nombre(s) como se muestra en la fig. D-198

Figura D-198 Iniciales del jefe del depto de SE. 4.- Numero de registro. Ingrese el número de registro que se le asigne como se muestra el la fig. D-199

Figura D-199 Insertar numero de registro 5.- Libro. el número de libro en que se encuentra el certificado como se muestra en la fig. D-200

Figura D-200 Número del libro 6.- A fojas. Inserte el número de registro que aparece en el libro, antes mencionado, que se requiera, como se muestra en la fig. D-201

Figura D-201 Número de fojas

Inserte el número de registro

Inserte iniciales

Inserte el número del libro

Inserte el número de fojas





8.- Fecha de registro. Automáticamente aparecerá la fecha de registro. Si se desea cambiar la fecha de registro de un clic en el menú despegable, aparecerá el mes de un clic en el día que desea en que se encuentra como se muestra en la fig. D-202.

Figura D-202 Fecha de registro 9.- Se insertaran el número o números de control que se desea emitir el certificado en los respectivos campos, tendrá que seleccionar una opción de reposición o duplicado, de un clic en el que requiera, y de clic en aceptar para continuar, como se muestra en la fig. D-203

De clic en el menú desplegable

Selección de la fecha requerida





Figura D-203 Campos de número de control

Una vez dado clic en aceptar, aparecerá el certificado requerido, que contiene todas las materias con sus respectivas calificaciones, como se muestra en la fig. D-204





Figura D-204 Emisión de Certificado





Para salir del sistema de un clic en botón o campo de cerrar que se encuentra en la parte inferior izquierda y lo regresará a la ventana para la emisión de certificados, de clic en CANCELAR (fig. D-205) para regresar a la pantalla principal del usuario.

Figura D- 205 Cancelar

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