5 destino final - ipn · 2020. 2. 17. · microsoft powerpoint - 5_destino final author: divinux...
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Modulo 5:Destino final
Objetivo Particular:
El participante conocerá el destino final de los documentos de Archivo,Comprobación Administrativa Inmediata (CAI) y Apoyo Informativo.
Impacto de la explosión de documentos en los archivo
La producción explosiva de documentos y su conservación exhaustiva presiona
La calidad y eficacia de los
servicios archivísticos
Las instalaciones, mobiliario y equipo de los
archivos
La organización técnica y
estructural de los archivos
Provoca un desfase de los archivos de su
medio institucional
Genera serios problemas técnicos, de organización y funcionamiento, lo cual coloca a los archivos en una posición marginal dentro de las instituciones.
Archivo:Proceso de Transferencia PrimariaTraslado controlado y sistemático de expedientes de archivo cuya consulta es esporádica, de unArchivo de Trámite al Archivo de Concentración (Proceso de Transferencia Primaria) y de expedientesque deban conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico(Proceso de Transferencia Secundaria).
Los expedientes de archivo de trámite que se van a transferir se requisitan en el Formato de UsosMúltiples en su modalidad de Transferencia Primaria.
Cada área operativa debe contar con un archivo de Trámite, quien mantendrá comunicación con elasesor en materia de archivos por parte de la Coordinación de Archivos del IPN para llevar a cabo latransferencia de su unidad como lo indica el Calendario de transferencias publicado en la páginawww.drmys.ipn.mx
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos
2002
2003 2014
2015
PLANES Y PROGRAMAS 2001
PLANES Y PROGRAMAS P0Q504/3C.2/01 2004
PLANES Y PROGRAMAS IPN/P0Q504/3C.2/01 2016
La clasificación de los expedientes a cambiado conforme a la LGOCA.
Etiqueta con: Nombre y año.
Etiqueta con: Formula de archivo que inicia con Clave programática, Nombre de expediente y año.
Etiqueta con: Formula de archivo que inicia con siglas IPN, Nombre de expediente y año.
Inventario de Transferencia Primaria, Expedientes con documentación Administrativa:
IPN/POC000/6C.4/01 2020 Contrato INFRA‐IPN
EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
IPN/POC000/4C.3/1541 1980 Álvarez Ramírez, José Antonio
EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE DE PERSONAL
FUNCIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
• Servicios de préstamo y consulta de los expedientes.
• Recibir las transferencias primarias, y realizar transferencias secundarias.
• Baja documental de los expedientes.
• Publicar, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria.
• Colaborar con el área coordinadora de archivos.
FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO
• Recibir las transferencias secundarias.• Brindar servicios de préstamo y consulta al público.
• Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico.
Valores SecundariosValor Definición Archivo
Evidencial Revela el origen, organización y desarrollo de la institución.Es la utilidad permanente que los documentos tendrán en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas o morales.
Histórico
Testimonial Refleja la evolución y los cambios más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos, leyes).Es la utilidad permanente que los documentos tendrán para reflejar la evolución del organismo administrativo que los creó.
Histórico
Informativo la documentación histórica por lo regular posee valores informativos que revelan fenómenos particulares de las instituciones.Es la utilidad permanente que los documentos tendrán para aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.
Histórico
Eliminación de aquella documentación que ha prescrito en sus valores primarios(administrativo, legal, fiscal o contable) del archivo de concentración y nocontiene valores históricos, con previa autorización del Archivo General de laNación.
DEFINICIÓN
Baja Documental
Formatospara la Baja
Documental
Inventario de Baja Documental
FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN DE ARCHIVOS ÁREA DE IDENTIFICACIÓN:
Nombre de la Unidad Administrativa:
Funciones o atribuciones del área productora:
ÁREA DE CONTEXTO:Carácter de la Función: Sustantiva ( ) Común ( )Estado Físico de la documentación:
Periodo Documental: de ( ) a ( )
Datos de los Archivos No. de
Expedientes: No. de Cajas: Peso (kilogramos): Volumen (metros lineales):
Valores documentales de la serie:Administrativo ( ) Legal ( ) Fiscal ( ) Contable ( )
Metodología de Valoración:
Transferencia al Archivo Histórico : Si ( ) No ( )
Pasos para realizar la eliminación de Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI)
La etiqueta NOlleva
fórmulaclasificadora
Los documentos No se transfieren al Archivo de Concentración
La baja documental es inmediata
al término de su vigencia, la cual es
1 año.
Características
1. Elaborar relación
simple
(Formato de Usos Múltiples en su versión para eliminación de
documentos CAI)
Que describa de forma general el contenido de la caja.
2. Ubicar
los documentos
en cajas de acuerdo
al listado (de frente-atrás).
3. Enviar oficio al Departamento de
Documentación y Archivo acompañado de los listados.
4. El Departamento validara los listados y recibirá los documentos CAI para
garantizar que efectivamente son documentos que cumplen
con estas características.
5. El departamento de Documentación y Archivo
llevara a cabo la eliminación de los documentos CAI.
Eliminación de Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata (CAI)
PROCEDIMIENTO PARA LA DONACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO
Para dar cumplimiento a la GUÍA DE OPERACIÓN PARA EL EJERCICIO Y CONTROL DELPRESUPUESTO 2019 emitida por la Secretaria de Administración del instituto la cual en sunumeral 2.4 indica que todo papel o cartón; así como envases de PET que generen lasdependencias Politécnicas deberá entregarse mensualmente limpio y en cajas o bolsasnegras a la División de Infraestructura Física (DIF) adscrita a la Dirección de RecursosMateriales y Servicios del IPN (DRMyS) dentro de los primeros cinco días posteriores almes que corresponda, para que: en el caso del papel y cartón a su vez sea entregadapor esta institución a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG)como lo indica la Ley General de Archivos en su Articulo 15.
El procedimiento consiste en elaborar Oficio dirigido a la DIF-DRMyS IPN donde seinforma la cantidad de cajas o bolsas negras que se envían para donación.
Digitalización de Documentos de Archivo
La Ley General de Archivos solicita:
Sistematización ydigitalización, garantizar ladisponibilidad, la localizacióneficiente de la informacióngenerada, obtenida,adquirida, transformada ycontar con sistemas deinformación, ágiles yeficientes.
Para la digitalización losSujetos obligados deberánaplicar, invariablemente, alos documentos de archivoelectrónicos, los mismosinstrumentos de control yconsulta archivísticos quecorresponden a los desoporte papel.
REALIZAR UN PLAN DE DIGITALIZACIÓN
• Todos los grupos documentales sujetos a digitalizardeben estar previamente organizados (identificados,clasificados, ordenados y descritos) con base en elCuadro general de clasificación archivística y valoradosconforme al Catálogo de disposición documental;
• Los documentos digitalizados deberán incorporarse alsistema para la administración de archivos y gestióndocumental que permita registrar, resguardar y controlarlos documentos de archivo electrónicos, vinculando loscon los de soportes de papel;
• A todos los documentos digitalizados se les debenasignar
Los metadatos
• Asegurar la inalterabilidad de la informacióngarantizando, mediante la tecnología que se utilice, quelos documentos digitales corresponden fielmente con eldocumento en soporte de papel.
No eliminar documentos en soporte papel que hayan sido digitalizados:
Bajo ningún supuesto se deberán eliminar los documentos en soporte papel que hayan sidodigitalizados, al menos que esté establecido en el Catálogo de Disposición Documental(CADIDO); los documentos digitalizados serán considerados copias simples, de no existirdisposición legal y procedimiento que dé validez a estos.
DOCUMENTOS DESECHO
Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos No. 3Ing. Estanislao Ramírez Ruiz.
Archivo de Trámite para el acervo documentalde Expedientes de alumnos y personal, local I.
Dimensiones del archivo de trámite: 8.70 M. X 12.20 M. = 106.14 M.2
Espacio Construido de material exprofeso dematerial para la guarda documental.
Primera Dependencia Politécnica que proyectasu Archivo de Trámite.
Espacio para el acervo de expedientes de alumnos y personal, local 1.
El acervo documental de Expedientes de archivo, local 2.
Estabilización:Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración derefuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel yresguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros se leconoce como Estabilización.
¡Muchas gracias por su atención!
Instituto Politécnico Nacional Dirección de Recursos Materiales y ServiciosCoordinación de Archivos