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4. MAPEO Dentro del plan de ventas basado en el Método Semlow, se realizara un
mapeo marcando las rutas para cada vendedor, identificando a los clientes por su
categoría y ubicación geográfica. De manera que la ruta quede ordenada,
permitiendo al vendedor visitar a cada uno de los clientes uno a uno, en menos
tiempo.
La categorización de los clientes para ser ubicada dentro del mapa esta
representada por los siguientes colores como se detalla a continuación:
Cliente “A”
Cliente “B”
Cliente “C”
Cada cliente será ubicado dentro del mapeo y se determinara la ruta, que
utilizara cada vendedor para realizar la visita de campo.
5. ESTABLECIMIENTO DE RUTA
Forma del territorio: los territorios se forman juntando unidades mas pequeñas
como municipios, para constituir un territorio determinado potencial o carga de
trabajo. Se combinan teniendo presentes las barreras geográficas naturales, la
compatibilidad de las zonas adyacentes, lo adecuado de los transportes.
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Muchas empresas manejan una forma determinada a sus territorios de ventas,
porque eso puede influir en su costo y facilidad de cobertura. Para el plan de
ventas basado en el método Semlow se concreto que la forma de ruta para los
vendedores de campo de las empresas comercializadoras de repuestos nuevos
para vehículos pesados de la ciudad de Santa Ana es la siguiente: 5.1 Territorio en forma de cuña:
Se expande radialmente partiendo de un área central metropolitana, suele ser
el modelo que se adopta cuando la zona es demasiado grande para un solo
vendedor. Dado el caso de las empresas comercializadoras de repuestos nuevos
para vehículos pesados los clientes se encuentran en zonas alejadas lo cual es
una desventaja de esta forma de ruta, pero mediante el mapeo se organizaran a
los clientes de manera que se visiten a todos y se ahorre tiempo.
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VENDEDOR 1
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VENDEDOR 2
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VENDEDOR 3
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6. EJECUCION DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW Para lograr una adecuada implementación de un plan de ventas basado en el
Método Semlow para mejorar el nivel de productividad de los vendedores de
campo, ya ordenados los clientes por su categoría comercial y zona geográfica se
procederá a los siguientes pasos:
6.1 Asignación de cartera de clientes por vendedor.
La asignación de la cartera de clientes será distribuida a cada vendedor,
dependiendo de la categoría de clientes y por territorio que permita minimizar
tanto los recursos como el tiempo.
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6.2 Determinar la frecuencia de visitas por cliente. Para cada uno de los vendedores de campo de las empresas comercializadoras
de repuestos nuevos para vehículos pesados, se asignará un plan de visitas, en el
cual se determinara la frecuencia de visitas para cada cliente.
El plan de visitas esta integrado por diferentes columnas las cuales se detallara a
continuación:
Columna No. 1 “Clientes”: esta conformada por los nombres de los clientes.
Columna No.2 “Zona”: contiene la ubicación geográfica de cada cliente
Columna No.3 “Categoría de los clientes: esta conformada por las categorías
asignada a cada cliente. Los clientes están asignados de la siguiente manera:
• Cliente “A” posee: 50 o más unidades
• Cliente “B” posee: 20 a 50 unidades
• Cliente “C” posee: menos de 20
Las columnas restantes contiene los días labores del vendedor los días tienen un
recuadro en el cual el vendedor colocara una “V” para hacer constar que realizo la
visita, y cuando no visite a los clientes marcara con una “T” que significara
llamada telefónica que realizara a los clientes para tomar nota de los pedidos que
entregara el siguiente día.
Columna 10: Contiene el total de visitas realizadas por cada vendedor Dicho plan será llenado por el vendedor y revisado al final de la semana por el
supervisor de ventas.
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6.3 FORMATO DEL PLAN DE VISITAS PARA CADA VENDEDOR.
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6.4 Asignación de meta por vendedor Ya que se ha determinado las actividades a cada vendedor se procederá a
establecer la meta de ventas para cada uno de ellos, tomándose como base el
consumo mínimo por unidad multiplicado por el número de las unidades que cada
cliente posee. Como se presenta a continuación
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7 CONTROL DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW Dentro del plan de ventas basado en el Método Semlow se establecerán
métodos de control para medir el nivel de productividad y el logro de las metas de
los vendedores de campo. Como los que se detallan a continuación:
7.1 Plan de visitas mensual del vendedor de campo de las empresas
comercializadoras de repuestos nuevos para vehículos pesados. Se establecerá un plan de visitas mensual en el cual se detallara la
frecuencia de visitas que cada vendedor de campo debe realizar al mes y servirá
como una guía en la cual se compararan las visitas planificadas con las visitas
efectivas (realizadas). El responsable de llevar dicho control será el supervisor de
ventas, y esta estructurado de la siguiente manera:
Como datos generales: logo de la empresa, mes en el que se realizara, el
nombre del vendedor, la sucursal a la que pertenece el vendedor.
Instructivo del control:
Columna No. 1: Contiene el nombre de los clientes
Las columnas restantes contienen los días del mes con sus respectivos
recuadros, los cuales serán llenados por el supervisor de ventas con una “V”
marcara las visitas realizadas por el vendedor y con una “T” las llamadas que
realiza el vendedor desde la empresa. Con el plan de visitas y la bitácora de
visitas el supervisor podrá determinar si las visitas planificadas en el mes
coinciden con las efectuadas por el vendedor y determinara que tan productivo es
el vendedor para la empresa.
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7.2 Bitácora de Visitas.
Para un mejor control de las visitas de campo y el nivel de efectividad de las
mismas, los vendedores de campo llenaran un reporte diario denominado bitácora
de visita o ruteo, el cual contiene datos generales como: el logo de la empresa,
nombre del vendedor, la ruta (zona a la cual ha sido asignado), fecha en la que
realiza la visita, sucursal a la que pertenece.
El formato contiene:
Columna No. 1: Categoría del cliente, si es cliente “A”, “B” o “C”
Columna No.2: Listado de nombres de los clientes
Columna No.3: Hora de llegada del vendedor al cliente
Columna No.4: Hora de salida de la visita del vendedor al cliente
Columna No.5: Vendió se coloca si el vendedor vendió al cliente, se marca una
“X” en el recuadro.
Columna No.6: No vendió se coloca si el vendedor al cliente se marca con una “X”
el recuadro.
Columna No.7: Observación se anotan las razones de por que no se realizo la
venta, así como también se pueden anotar productos que se han pedido para la
siguiente visita, reclamos, etc.).
Columna No.8: Para un mayor control se solicitara al cliente que coloque un sello
en el informe para verificar que el vendedor de campo ha cumplido con las visitas
asignadas. A continuación se presentara el formato del reporte diario.
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BITACORA DE VISITAS DE VENDEDORES DE CAMPO
Vendedor: ________________________ Ruta: _____________________________ Fecha: ____________________________ Sucursal: _________________________
Categoría
Cliente
Hora/ llegada
Hora/ salida
Vendió
No vendió
Observación
Sello
Logo de la
empresa
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LIBRO DE RUTA: ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS Y MOVIMIENTOS
A través del libro de ruta que se establecerá a cada uno de los vendedores, se
lograra un mayor control sobre el tiempo utilizado en cada una de sus visitas a los
clientes, así mismo la distancia recorrida y determinar cuanto es el tiempo que
dispone el vendedor para su labor de campo. Este control será llenado por el
supervisor de ventas, para posteriormente analizarlo y determinar si los recursos
son usados adecuadamente o no.
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7.3 Revisión de los índices de productividad de cada vendedor. Para la determinación de la productividad de cada vendedor de campo se necesita evaluar aspectos que permitan comprobar la
eficiencia de los mismos: Para la revisión de los índices de productividad de cada uno de los vendedores, se realiza un control de productividad realizada en el cual se establecen formulas que se utilizaran de base en cada mes. El supervisor de ventas fijara la cuota total del mes y la dividirá a cada vendedor según el numero de clientes que tenga, se comparara con el numero de ventas a la fecha, para obtener la venta total por cada vendedor, se establece el numero de visitas planteadas en el plan de cada vendedor y se compara con la visitas realizadas a la fecha y como resultado se tiene las visitas efectuadas y para obtener las ventas por visitas efectuadas se divide la venta de campo a la fecha entre el numero de visitas efectuadas, así se conocerá que tan productivo son los vendedores de campo de dichas empresas.
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8 FEEDBACK DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL MÉTODO SEMLOW
El Feedback o retroalimentación es una herramienta útil con la cual se
determinara de qué manera ha sido percibido el plan de ventas, a la vez permite
tomar medidas de corrección o fortalecimiento.
8.1 Localización de fallas y posibles soluciones. En la etapa de feedback del mercado se recopila la información de resultados
obtenidos, con los cuales se puede detectar si con la implementación del plan de
ventas basado en el Método Semlow se alcanzaron los objetivos planteados, a la
vez se detectan posibles fallas que hayan surgido a lo largo del desarrollo del plan
y así dar las posibles soluciones para corregir el mismo.
8.2 Planes de Contingencia Los planes de contingencia se desarrollan como una alternativa ante la
posible presencia de imprevistos o previstos en cualquier actividad.
a) Planes de entrada:
Organización de las rutas:
Rutas establecidas para cada uno de los tres vendedores, de manera que el
representante de venta pueda visitar a los clientes asignados en la ruta que le
corresponde y el tiempo propuesto para cada una de las visitas.
Establecer incentivos para los vendedores de campo:
Incentivar a los vendedores de campo, realizar actividades como: concursos
de ventas en los cuales al ganador se le otorgara premios para que los
vendedores se puedan sentir importante en la labor que realizan dentro de la
empresa y a la vez aumentar la productividad del mismo. Entre los premios están:
electrodomésticos. Bonos de supermercado, entre otros. El concurso es por
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cumplimiento de metas, alcanzar su meta en un periodo más corto, movilizar
líneas de productos que estén estancados en bodega.
Líneas de productos:
Ampliar las líneas de productos, para que el vendedor cuente con una
diversificación de productos y así pueda aumentar su productividad, ofreciendo a
los clientes productos nuevos en el mercado.
Revisión de Stock de productos:
Se debe revisar el stock de productos de la empresa, para proporcionar
nuevos productos a los clientes y poder eliminar productos que ya no circulan
comúnmente en le mercado; esto se puede realizar a través de promociones,
descuentos, para que el cliente adquiera estos productos.
Herramientas:
Dotar a los vendedores de campo de las herramientas adecuadas para el
desarrollo de las actividades que deben realizar en la labor de venta de campo;
entre las herramientas están: las herramientas comunes y las asignadas a cada
vendedor.
b) Planes de Salida:
Abastecimiento de producto:
Las empresas deberán de evaluar las épocas de temporada alta y suplir de
producto, profundizar las líneas de mayor venta, para que el vendedor no se
quede sin mercadería y brindarles una mejor atención a los clientes.
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Reajuste de las metas:
Fijar nuevas metas a los vendedores de campo para crear deseo de obtener
mayores ingresos, estableciendo diferentes comisiones sobre los volúmenes de
ventas logrados por estos.
Actualización del parque vehicular:
Reordenamiento del parque vehicular de cada uno de los clientes con el
objetivo de investigar el aumento de unidades adquiridas por ellos y la alternativa
de venta de más líneas de productos.
Supervisión de la gestión de cobro: El supervisor de venta tendrá que monitorear la gestión de cobro, para
movilizar los créditos entrampados por los clientes y así obtener las utilidades
que se esperan en el tiempo proyectado.
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8.3 Plan de acción para el plan de ventas basado en el método Semlow
ANOMALIA MOTIVO O
RAZON DE LA ANOMALIA
ACTIVIDAD CORRECTIVA RESPONSABLE
FECHA DE
INICIO
FECHA DE FINALIZACION
No alcance de las metas establecidas
Inadecuada distribución de las rutas
Categorización de cartera de clientes, por parque vehicular y zona geográficas
Supervisor de
ventas
01 de
Noviembre de 2007
07 de Noviembre
de 2007
No cumplimiento de las visitas asignadas
Falta de tiempo para cubrir toda la ruta
Asignación de tiempo para cada visita
Supervisor de
ventas
12 de
Noviembre de 2007
16 de Noviembre
de 2007
Bajos niveles de demanda de líneas por cliente
Desconocimiento del repuesto
Entrega de catálogos de repuestos por parte del vendedor hacia el cliente para un mayor conocimiento
Encargado de ventas y/o supervisor
19 de
Noviembre de 2007
24 de Noviembre
de 2007
No se alcanza el nivel de productividad de los vendedores de campo
Desperdicio de los recursos
Racionalización de los recursos para cada vendedor
Encargado de
ventas y/o supervisor de
ventas
26 de
Noviembre de 2007
01 de Diciembre
de 2007
Insatisfacción de los clientes
Falta de conocimiento de las necesidades de los clientes
Investigaciones de mercado para conocer las necesidades que el cliente demanda
Encargado de ventas o supervisor de ventas
03 de
Diciembre de 2007
15 de Diciembre
de 2007
Agotamiento de
stock de productos
Aumento de demanda en temporada
Programación de pedidos realizados en base a estudios de mercado, analizando las líneas de producto con mayor demanda, frecuencia de compra, volúmenes de ventas, tiempo de agotamiento de stock.
Encargado de
ventas y personal de bodega
01 de
Noviembre de 2007
30 de Noviembre
de 2007
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9. Seguimiento o monitoreo del plan. Es importante que después de haber implementado el plan de ventas basado
en el Método Semlow se cuente con seguimientos y monitoreos que permitan
analizar y determinar el cumplimento de los objetivos y metas planteadas a lo
largo del plan.
Esto se lograra a través de la recolección de datos tales como:
a) Ventas diarias
b) Bitácora de visitas
c) Parque vehicular de los clientes
d) Volúmenes de compra
e) Índices de productividad de la fuerza de venta de campo (ventas
planificadas/ ventas efectivas)
El seguimiento o monitoreo del plan será realizado por el jefe de agencia y/o
supervisor de cada empresa, como continuidad de este plan, estos pueden
implementar algunas de las siguientes estrategias:
• Elaborar planes promociónales
• Escalafón de la fuerza de ventas
• Plan de telemarketing
• Plan de fidelización de clientes
• Automatización en hoja de Excel
• Mejoramiento de las herramientas
• Otros.
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10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL METODO SEMLOW
DIAS
ACTIVIDADAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Planificación del plan
Análisis del mercado Planteamiento de los objetivos Planteamiento de las políticas Planteamiento de estrategias Planteamiento del las metas
Organización del plan de ventas Distribución de actividades Determinación de recursos humanos Determinación de recursos financieros Determinación de recursos técnicos Determinación de la fuerza de ventas
Dirección del plan de ventas Ordenamiento de clientes Categorización de clientes Distribución de clientes
Implementación del plan de ventas Asignación de cartera de clientes Determinación de frecuencia de visitas Asignación de meta
Control del plan de ventas Plan de visitas mensual Bitácoras de visitas Revisión de índices de productividad
Feedback del plan de ventas Planes de contingencia Seguimiento y monitoreo
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11. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACION DEL PLAN DE VENTAS BASADO EN EL METODO SEMLOW
El presupuesto es importante para conocer la cantidad de inversión en cada
una de las actividades a desarrollar para la implementación del plan de ventas.
RECURSO
DETALLE
Cantidad
Precio Unitario
TOTAL
MONTO
Recursos materiales $ 2,334.25
Capacitaciones a los vendedores de campo
$250.00
Paquetes de tarjetas de presentación 3 $9.00 $ 27.00
Catálogos 300 $1.00 $300.00
Uniformes (camisa de empresas) 3 $ 10.00 $ 30.00
ID 3 $ 5.00 $ 15.00
Teléfono celular (con línea) 3 $ 25.00 $ 75.00
Depreciación de vehiculo 3 $ 100.00 $ 300.00
Combustible para vehículos 3 $ 270.00 $ 810.00
Bolígrafos(cajas) 3 $2.00 $ 6.00
Calculadora 3 $4.00 $12.00
Agendas 3 $6.00 $ 18.00
Catálogos $ 60.00
Promociónales $ 431.25
Herramientas $ 290.21
Pie de rey (mil. / Pulg.) 3 $ 26.00 $78.00
Navajas 3 $ 3.65 $10.95
Cinta métrica (5 m/116 pul) 3 $ 14.00 $ 42.00
Sierra con marco 3 $ 4.15 $ 12.45
Guantes para protección 3 $ 2.27 $ 6.81
Otras herramientas $ 140.00
Recurso humano $825.00
*Vendedores de campo (sueldo mas comisión)
3 $275.00 $ 825.00
TOTAL $ 3,449.46
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12. RETORNO SOBRE LA INVERSION Se espera que mediante la implementación del plan de ventas basado en el
método Semlow, los empresarios de las empresas comercializadoras de
repuestos nuevos para vehículos pesados de la ciudad de Santa Ana,
incrementen sus ganancias mejorando la productividad de sus vendedores de
campo. Para todo empresario es importante conocer en cuánto tiempo tendrá el
retorno sobre la inversión realizada.
Para determinar el tiempo de recuperación de la inversión se utilizo la siguiente
fórmula: ROI= (INGRESO/ RETORNO) x PERIODO DE TIEMPO. Para dicha
fórmula se requiere de ciertos datos, como a continuación de detallan:
• Retorno: es la meta establecida para el plan de ventas basado en el
método Semlow. La cantidad es de $45,450 que surge de multiplicar el
consumo mínimo ($75.00) por el número total de unidades de la cartera de
clientes (606 unidades).
• Ingreso: es el costo de venta promedio establecido. En el mercado actual
es el 67%. Para conocer la cantidad del ingreso se multiplica $45,450
(meta) por el 0.67 (67%) y da como resultado $ 30, 451.5
• Período de Tiempo: son los 12 meses del año.
Datos: Retorno = $45,450
Ingreso (67%) = $30,451.5
Período de tiempo: 12 meses
Sustituyendo Fórmula de Tiempo de Recuperación de la Inversión ROI = (INGRESO / RETORNO) x PERÍODO DE TIEMPO ROI = ($30,451.5 / $45,450) x 12 = 8.04
ROI = 8 MESES CON UN 1 DÍA (Tiempo que se tardara para recuperar su inversión).