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24/07/2003
Mediterrâneo Eventos
24/07/2003
Conteúdo do Treinamento
• Apresentação do sistema
• Módulo de Infra-Estrutura
• Vendas
• Programação
• Realização
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Apresentação do sistema
• Sistema administrativo– Controle das operações do buffet
• Controle de alocação
• Clientes
• Eventos
• Cardápios
• Recursos Humanos
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Apresentação do sistema
• Sistema WEB– Executado na Internet– Pode ser acessado de qualquer ponto do planeta
• Requer:– Microcomputador conectado à Internet– Navegador ( Browse ) – Internet Explorer– Permissão de acesso
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Apresentação do sistema• Uso do sistema
– Simplicidade => requer apenas conhecimentos de uso da Internet
– Eficiência => contempla as principais tarefas para a gestão de eventos do buffet
– Confiabilidade => por utilizar tecnologia de ponta, é um sistema bastante confiável quanto ao armazenamento e recuperação de informações.
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Estrutura do sistema• Estruturado em:
– Infra-Estrutura
– Agenda
– Vendas
– Programação
– Realização
– Gerenciais
– Usuários
– Ajuda
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Módulo de Infra-Estrutura• Define os cadastros fundamentais do sistema.• São eles:
– Empresas– Representantes– Salões– Eventos– Produtos– Fornecedores– Tipos– Pagamentos
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Módulo de Infra-Estrutura
• Neste módulo são cadastrados os elementos que serão utilizados para o cadastramento de eventos.
• Na execução do sistema pelas áreas é necessário que todos os dados de infra-estrutura já estejam definidos previamente para o uso junto aos eventos.
• Salvo os Recursos Humanos que requerem características particulares de confidencialidade, todos os demais cadastros consistem de infra-estrutura.
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Módulo de Infra-Estrutura• Processo de cadastramento e manutenção
– O sistema garante o mesmo padrão para quase todas as interfaces e consiste de:
• Página de consulta
• Página de atividade– Cadastros
– Consultas
– A seguir veremos como o processo funciona
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Processo de Cadastramento• Em todas as interfaces do sistema o processo de
cadastramento é padronizado, salvo àquelas particulares.
• A seguir veremos como INCLUIR UMA NOVA FORMA DE PAGAMENTO e como ALTERAR UMA FORMA DE PAGAMENTO.
• O procedimento será o mesmo para todas as demais operações de Infra-estrutura.
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Cadastrar Forma de Pagamento
• 1. Localizar a opção no menu
• 2. Selecionar a opção
• 3. Escolher a operação NOVO
• 4. Cadastrar a nova informação
• 5. Salvar os dados informados
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1.Localizar
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2.Selecionar a opção
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3.Escolher a operação NOVO
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4 e 5 Cadastrar e Salvar
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Operações de manutenção
• É importante ressaltar que na página de consulta o operador tem 4 (quatro) operações possíveis sobre os dados do processo em questão: Novo Alterar Remover Consultar
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Operações de manutenção
• É importante saber que todas as operações de infra-estrutura já devem estar prontas antes de iniciar o processo de venda.
• Questões como:– Falta de produto cadastrado, cardápio incompleto,
evento não cadastrado e outros são questões de infra-estrutura e devem ser devidamente cadastrados.
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Agenda• A agenda é o módulo fundamental para o processo de
vendas, pois é nela que todas as operações de atendimento são executadas.
• As operações de atendimento consistem de:– Verificar ocupação numa data determinada
– Criar uma pendência numa data e salão para um cliente
– Incluir um evento numa data e salão para um cliente
– Conhecer a ocupação numa data e salão, determinando o tipo desta, se pré-reservado ou contratado
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Agenda
• Para acessar o módulo de Agenda basta o usuário localizar a opção no menu do sistema e selecionar a opção desejada.
• No menu temos: – Consultar datas– Agendar Evento
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Agenda – Consultar Datas
• Com esta opção o usuário tem a agenda com foco na data, ou seja, poderá verificar as ocupações dos salões independente do cliente.
• Esta é a opção recomendada para o atendimento pois permite a inclusão dos dados do cliente de imediato na mesma página.
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Agenda – Consultar Datas
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Agenda – Consultar Datas• Operações disponíveis
– Navegar no calendário• Clicando no objeto calendário• Informando uma data específica
– Consultar os salões – Obter informações descritivas dos salões– Visualizar fotos, videos e mapa de localização dos salões– Número de eventos pré-reservados e contratados por horário,
bem como as informações sobre a ocupação, tais como tipo do evento, nome do cliente, valor do evento e quem o cadastrou.
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Vendas
• O processo de venda tem como ferramenta essencial a AGENDA, todavia outras páginas são utilizadas para dar suporte ao processo após a inclusão do evento no sistema.
• São elas: Consulta Eventos, Acerto de Detalhes e Enviar EMail, todos para auxilio em etapas seguintes à contratação.
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Vendas
• Para um melhor entendimento dos processos contemplados no sistema veremos a partir deste ponto uma série de perguntas tendendo ao conhecimento das tarefas de vendas.
• As perguntas buscarão ilustrar todo o processo envolvido no cadastramento de um evento no sistema.
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Vendas
• 1.) Como consultar as ocupações dos salões? – Caminho lógico:
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Vendas
• 2.) Como consultar as ocupações em uma data específica?– Caminho lógico:
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Vendas
• 3.) O que são espécies de ocupações dos salões e como identifica-las?
– Caminho lógico:
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Vendas
• 4.) Como localizar o evento de um cliente determinado?
• Foco na data
• Foco no cliente
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Vendas
• 5.) Como agendar uma festa?– Caminho lógico
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Vendas
• 6.) Como cadastrar uma pré-reserva?– Caminho lógico
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Vendas
• 7.) Como cadastrar um cliente?– Caminho lógico
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Vendas
• 8.) Como registrar o evento?– Caminho lógico
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Vendas
• 9.) Como incluir o cardápio? – Caminho lógico
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Vendas
• 10.) Como alterar o preço do cardápio ou dar itens em cortesia? – Caminho lógico
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Vendas
• 11.) O que é status de um evento?
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Vendas
• 12.) Até que momento os dados de um evento podem ser modificados através do módulo de Agenda?
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Vendas
• 13.) Qual o procedimento para gerar um contrato para um evento? – Caminho lógico:
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Vendas
• 14.) Quando um contrato está completo e pronto para a emissão?
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Vendas
• 15.) Como cadastrar os cheques dos pagamentos de um evento? – Caminho lógico:
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Vendas
• 16.) Como fazer ajustes no cardápio escolhido para um evento? – Caminho lógico:
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Vendas
• 17.) Como fazer ajustes no termo do contrato? – Caminho lógico:
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Vendas
• 18.) Como localizar o contrato de um evento?– Caminho lógico:
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Vendas
• 19.) Como localizar o evento de um cliente?– Caminho lógico:
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Vendas
• 20.) É possível a emissão dos itens do cardápio para um evento? Como?
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Vendas
• Eventuais operações poderão ocorrer além das aqui elencadas, todavia, uma vez respondidas e executadas estas tarefas temos um evento devidamente cadastrado e contratado, pronto para as etapas seguintes de processamento.
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Programação• A programação do evento consiste de três
etapas a saber:– Acerto de detalhes junto ao cliente, podendo haver
inclusão de novos itens tais como: som, filmagem, decoração, locação de veículo e outros, que chamaremos apenas de Acerto de Detalhes.
– Programação de Recursos Humanos– Programação de Alimentos
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Programação – Acerto de Detalhes
• Consiste de um questionário cujas respostas implicam nas adequações sobre os serviços a serem prestados.
• As perguntas são cadastradas no módulo de infra-estrutura e são estruturadas em grupos para facilitar a emissão de relatório próprio para quem de destino. A figura a seguir ilustra o questionário.
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Programação – Acerto de Detalhes
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Programação – Acerto de Detalhes
• Para executar a programação do Acerto de Detalhes o operador deverá seguir os passos:– Menu Vendas– Eventos– Acerto de Detalhes
• A figura a seguir mostra o caminho
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Programação – Acerto de Detalhes
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Programação – Acerto de Detalhes
• Uma vez selecionado o caminho conforme figura anterior, o operador será conduzido a uma página para selecionar o evento a ser programado.
• Para acesso ao evento o operador deverá conhecer a data de realização do evento ou a data de fechamento e informa-la conforme figura a seguir.
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Programação – Acerto de Detalhes
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Programação – Acerto de Detalhes
• Conforme a figura observe que foram informadas as datas do mês inteiro de agosto de 2004, e o sistema exibiu todos os eventos cadastrados neste intervalo.
• Para a programação basta clicar na figura VERDE de seleção para a linha que contenha o evento desejado.
• Observe que somente os eventos contratados são exibidos, ou seja, o sistema não considera para este fim as pré-reservas.
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Programação – Acerto de Detalhes• Uma vez selecionado o evento, o sistema exibirá duas
novas páginas, uma para a resposta ao questionário com os ajustes nos serviços, outra para a aquisição de novos produtos.
• Os produtos poderão ser alimentos, filmagens, som, locação de veículo e fundamentalmente AUMENTO no número de pessoas.
• É importante saber que todos os produtos aqui adicionados implicam na criação de adendos contratuais para o evento, e um termo de contrato aditivo será emitido e armazenado no sistema.
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Programação – Acerto de Detalhes
• A inclusão de novos produtos no evento poderá ocorrer em vários momentos, assim, o sistema guardará cada uma das novas inclusões, bem como gerará e armazenará cada um dos novos aditivos contratuais.
• A figura a seguir ilustra o processo de inclusão de novos produtos.
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Programação – Acerto de Detalhes
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Programação – Acerto de Detalhes• Ao clicar no botão VERDE de seleção, o operador
poderá executar manutenção nos produtos, tais como inclusão de novos, exclusão ou alteração de quantidades, todavia isso só é possível enquanto não foi fechado o adendo contratual.
• Se houver necessidade de novas inclusões após o adendo gerado, uma nova entrada deverá ser gerada, bastando para isso clicar no botão NOVO, que exibirá uma página conforme figura seguinte.
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Programação – Acerto de Detalhes
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Programação – Acerto de Detalhes
• Conforme a figura temos um formulário para inclusão de produtos, bem como com a saída para a geração do aditivo contratual.
• Para incluir os produtos basta clicar em NOVO e selecionar o produto desejado, informando em seguida as quantidades desejadas, clicando ao final no botão SALVAR.
• Após clicar no botão SALVAR uma grade será exibida com os produtos já incluidos, permitindo contudo que seja dada manutenção nos dados, tais como: Alteração ou Exclusão, conforme pode ser visto na figura seguinte.
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Programação – Acerto de Detalhes
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Programação – Acerto de Detalhes
• É importante ressaltar que na página temos dois botões demasiadamente importantes, um ligado a atualização de totais após a informação do desconto concedido e outro que permitirá a geração do adendo contratual.
• As informações sobre os pagamentos serão todas feitas na geração do adendo contratual e o processo é idêntico ao do fechamento de um evento, conforme veremos no exercício de fixação.
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Programação – Acerto de Detalhes
• A seguir faremos um questionário com as principais tarefas ligadas ao Acerto de Detalhes dos eventos.
• As perguntas buscam ilustrar o processo abordado pelo sistema em momentos diversos antes da realização do evento
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Programação – Acerto de Detalhes
• 1.) Como incluir um detalhe a ser utilizado nos eventos?– Caminho lógico:
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Programação – Acerto de Detalhes
• 2.) Como acessar um evento para acerto de detalhes? – Caminho lógico:
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Programação – Acerto de Detalhes
• 3.) Como preparar os detalhes para um evento?– Caminho lógico
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Programação – Acerto de Detalhes
• 4.) Como adicionar produtos a um evento?– Caminho lógico:
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Programação – Acerto de Detalhes
• 5.) Qual o procedimento para aumentar o número de pessoas em um evento?– Caminho lógico:
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Programação – Acerto de Detalhes
• 6.) Após o primeiro acerto de detalhes é possível incluir novos produtos ou aumentar o número de pessoas do evento? Como fazer? – Caminho lógico:
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Programação – Acerto de Detalhes
• 7.) Como gerar um aditivo contratual? – Caminho lógico:
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Programação – Acerto de Detalhes
• 8.) É possível mais de um aditivo contratual para um evento?
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Programação – RH
• O sistema conta com um cadastro dos recursos humanos a serem designados para os eventos, bem como de uma tabela de distribuição em razão do tipo de serviço e número de pessoas.
• Assim, é possível com base nos RHs cadastrados promovermos uma distribuição para uma lista de eventos previamente selecionada.
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Programação – RH
• Com relação aos RHs o sistema permite:– Cadastramento dos dados pessoais e profissionais– Controle de sua avaliação profissional– Controle de agendamento para os eventos– Emissão de relatório da escala do RH– Substituição em eventos
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Programação – Alimentos
• O sistema permite a emissão de relatórios contendo as quantidades necessárias para todos os produtos ligados aos eventos selecionados.
• Os relatórios podem ser emitidos em formato fixo ( previamente definidos ) ou pode ser dinâmico, utilizando o recurso de planilha dinâmica do software MS-Excel que poderá ser visto de várias formas distintas.
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Realização
• Para acompanhamento da realização dos eventos o sistema permite os seguintes processos:– Controle de Entrada e Saída dos RHs– Acerto de Final de Evento– Pesquisa de satisfação do cliente– Pagamento dos RHs
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Realização – Entrada e Saída
• Neste módulo o profissional responsável pelo salão tomará o ponto de entrada dos funcionários envolvidos no evento, bem como a administração poderá a qualquer tempo administrar os RHs envolvidos nos diversos eventos dos diversos salões.
• A página a seguir ilustra o procedimento
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Realização – Entrada e Saída
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Realização – Entrada e Saída
• É importante lembrar que futuramente a tomada do ponto dos funcionários nos salões será feita mediante leitura eletrônica integrada ao sistema.
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Realização – Acerto de Final de Evento
• O acerto de final de evento consiste no cadastramento dos adicionais ocorridos na realização. O sistema permite o cadastramento de tais adicionais, bem como emite um recibo discriminando as ocorrências.
• A figura a seguir ilustra o formulário a ser preenchido.
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Realização – Acerto de Final de Evento
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Realização – Acerto de Final de Evento
• No acerto de final de evento são informados tanto os produtos consumidos, como outras ocorrências que será cobrada, bem como as informações sobre o pagamento.
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Gerenciais
• Neste módulo temos as tarefas de caráter gerencial do sistema, tais como:– Definição de normas gerais dos salões– Controle de cheques pré-datados– Upload de modelo de termo de contrato– Consulta ao log de atividades dos usuários
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Usuário
• O sistema é dotado de um controle preciso de todas as atividades ou tarefas desenvolvidas, estas vinculadas aos usuários.
• Assim, para acesso ao sistema deve-se ter um cadastro neste módulo, bem como a administração do Buffet Mediterrâneo definirá um perfil para o acesso. Desta feita cada usuário poderá acessar àquilo que lhe for definido como permitido.
• Como o sistema grava todas as atividades do usuário junto ao sistema, é muito importante que você não divulgue seu LOGIN e SENHA para terceiros.
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Ajuda
• O sistema é dotado de um manual on-line que poderá ser consultado sempre que houverem dúvidas a serem esclarecidas ou o usuário desejar conhecer mais sobre os processos do sistema.
• Para acesso ao manual basta clicar na opção AJUDA do menu principal do sistema.
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Avaliação• 1.) Criar uma pré-reserva para um casamento a ser
realizado em 18/10/2005, para 130 pessoas em salão da Zona Norte. O cliente deverá ter um nome escolhido a sua vontade e o cardápio será um coquetel básico.
• 2.) Tomando o evento anterior elaborar o contrato, firmando para tal o pagamento em 5 parcelas de 30 dias entre parcelas, pagas com cheques de um único emitente.
• 3.) Imprimir o termo do contrato com o respectivo cardápio.
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Encerramento
• Caso haja alguma dúvida sobre a operação do sistema recomenda-se sempre uma consulta a AJUDA on line, seguida de uma leitura da documentação impressa.
• Tenham todos um bom trabalho
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OBRIGADO!OBRIGADO!