20191114 digital@de lovie.pptx [alleen-lezen] · •verantwoordelijk voor de roadmapen tijdige...
TRANSCRIPT
14/11/2019
1
Digital@De Lovie
Studiedag VIVO – Let’s get Digital
14/11/2019
1
De Lovie vzw
2
Bijkomende problemen (medisch,
gedrag, fysiek)
Personen met een
verstandelijke handicap
Welzijn maximaliseren
Zorg op maat
14/11/2019
2
De Lovie vzw
3
Vrijwilligers: 120
Personeel: 530 VTE Cliënten: 700
Vestigingsplaatsen: 30 in ruime Westhoek
WOONONDERSTEUNING
DAGONDERSTEUNING
INDIVIDUELE BEGELEIDING
ONDERWIJS/BEGELEID WERK
Bedoeling van deze sessie
4
14/11/2019
3
Digitaliseren? Waarom nu?
5
4 REALITEITEN
• Cliënt centraal & co‐creatie verwachting
• Complexere processen, big data & privacy
• Ecosystemen en samenwerkingen i.f.v. ondersteuningscirkels
• Nood aan innovatie & wendbaarheid
Succesfactoren voor digitale transformatie
6
* Digital Transformation PACT Report
14/11/2019
4
Digitaliseren = integreren
7
PEOPLE
8
14/11/2019
5
Fit4Digital
9
• Organizational Agility
• “When the rate of change inside an organization becomes slower than the rate of change outside, the end is near”. (dixit Jack Welch)
• Hoe bereiken?
• Digital Agility: 4V Digital Leadership Model: Digital Champions
• Lean Agility: Lean Management & Veranderingskundigen: Sterrollen
• Hoe organiseren?Pilootprojecten (overkoepelend)
Experten (overkoepelend)
Voortrekkers (in alle groepen)
Alle medewerkers
4V Digital Leadership Model
10
* Vlerick Business School
Management ‐1 visie en gem.
bedoeling
Project SPOCS –
implementatie/roadmap
Innovators –Scouting
ExperiMentors– Testing/Omzetting
14/11/2019
6
Digital Champions
- Vigilant Champions
• Alert voor nieuwe digitale kansen en bedreigingen buiten de eigen organisatie
• Nieuwe tendensen duidelijk maken binnen de organisatie
• Anderen inspireren om anders/slimmer te werken
- Voyager Champions
• Zet de juiste mensen samen om ideeën te testen en om te zetten naar de praktijk
• Focusgroepen opzetten met een systematische aanpak
11
Digital Champions
- Visionary Champions
• Visie en duidelijke richting voor de organisatie
• 1 richting
• Kernactiviteiten formuleren en partnerships aangaan
- Vested Champions
• Uitrollen naar de volledige organisatie
• Verantwoordelijk voor de roadmap en tijdige uitvoering
• Het overzicht bewaren
12
14/11/2019
7
Lean Sterrollen
13
VERANDERINGSKUNDIGEN
PROCESS
14
14/11/2019
8
Processen?
15
- Digitaliseren is geen doel op zich
• Digitaliseren van een bestaand proces is geen oplossing om “verspilling” tegen te gaan + het wordt moeilijker om dit naderhand nog aan te pakken
• Processen = veel verborgen vormen van verspilling
- Lean‐aanpak:
1. Maak de activiteiten in het proces inzichtelijk met medewerkers die het werk uitvoeren (bv. value stream map, swimlane,… )
2. Bepaal welke activiteiten als waarde‐toevoegend worden ervaren en waar de “verliezen” zitten of onnodige stappen
3. Prioriteer de verbeteracties – welke actie heeft een business case en zijn relevant i.f.v. digitalisatie?
4. Verbeter het proces – PDCA‐cirkel
Lean Agility en Verandering
16
14/11/2019
9
TECHNOLOGY
17
Traject De Lovie vzw
18
2018‐20202016‐20182014‐2015…‐2014
• 1978: eerste IT‐systeem
• Jaren ‘80: eerste netwerk
• Jaren ’90: eigen ontwikkelingen
• Jaren ‘00: Eerste geïntegreerde administratieve en zorgpakketten
• Jaren ‘00: Nieuw boekhoud‐ en voorraadpakket
• 2014: vernieuwing serverinfrastructuur, verbetering security, zekerheid,….
• 2014: vastleggen partnerships & SLA’s
• 2014‐2015: nieuw uurroosterpakket
• 2014‐2015: Opstart lean‐trajecten
• 2016: Keuze nieuw boekhoud‐ en voorraadpakket –keuze voor koppeling aan CRM pakket
• 2017: Implementatie geïntegreerd ERP‐pakket Microsoft Dynamics CRM & Navision
• 2018‐2019: Keuze nieuw administratief‐ en zorgdossier
• 2019‐2020: Implementatie geïntegreerd administratief‐ en zorgdossier
14/11/2019
10
Nieuw ondersteunend pakket
19
• Bestaande toepassing: major update of nieuw pakket?
• Start zoektocht nieuw pakket: samenwerking met
Nieuw ondersteunend pakket
20
14/11/2019
11
Nieuw ondersteunend pakket
- Lastenboek en afgeleide vragenlijst
21
Lastenboek: 123 bladzijdenVragenlijst: 614 vragen
Interviews & procesbeschrijving key‐users
Leveranciers Long‐List
Nieuw ondersteunend pakket
- Shortlist en case demo
22
Echte dataEchte workflowsDuidelijk kaderenVraag tot demonstratie van alle standaardfunctionaliteiten en aanduiding van maatwerk
14/11/2019
12
Nieuw ondersteunend pakket
- Vergelijkend verslag shortlist toepassingen• Upgrade bestaand pakket
• Pakket van de sector
• Pakket uit de profit
23
Nieuw ondersteunend pakket
- Keuze:
24
14/11/2019
13
Nieuw administratief‐ en zorgdossier
- Bestaande toepassing end‐of‐life
- Start zoektocht nieuw pakket – samenwerking met andere voorzieningen
25
Overzicht zorgpakketten
Toetsingscriteria
Selectie pakketten
Afspraken keuzetraject
KERNGROEP: ADMIN/ZORG/IT
Nieuw administratief‐ en zorgdossier
- Beperkt lastenboek met basisprincipes
• Duidelijke keuze voor standaardoplossing
• Beperken maatwerk i.f.v. onderhoud en complexiteit
• Duidelijke voorkeur voor een geïntegreerd pakket
• Bepalen van domeinen die vervat moeten zitten
• Afstappen van oude structuur
26
14/11/2019
14
Nieuw administratief‐ en zorgdossier
- Stap 1: Toepassingen long list – brede kijk• Voorziening – eigen toepassingen
• Toepassingen andere sectoren (bijzondere jeugdzorg, psychiatrie, WZC,…)
• Binnenland/buitenland
• Toepassingen voor profit‐organisaties/industrie (bv. koppeling met ERP‐pakket)
- Stap 2: Toetsing aan basisprincipes/lastenboek
27
Nieuw administratief‐ en zorgdossier
- Stap 3: Selectie van 14 toepassingen ter evaluatie
- Stap 4: Afspraken keuzetraject• Volgen van een eerste demo in organisaties (niet door maar wel in
aanwezigheid van de leverancier) door de kerngroep
• Vergelijkend evaluatieverslag door de kerngroep + knelpunten (bv. admin. luik)
• Shortlist 4 pakketten (mix geïntegreerd/niet‐geïntegreerd)
• Demo leverancier bredere groep van 20 sleutelpersonen over alle functieprofielen op basis van een casedemo en workflowsimulatie
• Finale evaluatie (incl. pricing)
28
14/11/2019
15
Nieuw administratief‐ en zorgdossier
29
- Snelle ontwikkelingen dankzij platvorm LiCQuid
- ‘Vinger aan de pols’, dus steeds conform de wetgeving
- Gemaakt met behulp van input uit de sector, tot op vandaag
- Samenwerkingen met toonaangevende voorzieningen
- Ondersteuning van begin tot …
- Vlotte en kwaliteitsvolle implementatie
INTEGRATION
30
14/11/2019
16
Integratie
- Aandacht voor stuurgroep/SPOCs/projectteams
- Continue samenwerking tussen ontwikkelaars en gebruikers
- Agile Scrum Methodiek
31
Nieuw administratief‐ en zorgdossier
32
14/11/2019
17
33
Let’s get 2 Work
34
14/11/2019
18
Alles start met 5 vragen…Bepaal uw strategie!
1. Is er nood aan verdere digitalisering binnen uw organisatie en wat zouden tussentijdse einddoelen (TO BE) kunnen zijn?
2. Wat is de stand van zaken op dit moment (AS IS)?
3. Wat is het verschil tussen huidig en gewenst? Gaat het hier om verbeteren, vernieuwen of radicaal veranderen? (GAP)
4. Waar zit potentieel weerstand, blokkades en energie (individu, groep en organisatie)? (ENABLERS/BLOCKERS)
5. Wat zijn kritische succesfactoren op vlak van medewerkers, processen en technologie? (CSF)
35
Canvas oefening ‐ aanzet
36
14/11/2019
19
Bedankt! Vragen?
37