20150417 - comment cadangan psm1(1)
DESCRIPTION
xxTRANSCRIPT
CADANGAN PROJEK
PSM 1
DI SEDIAKAN OLEH :
MOHD KHAIRUDDIN BIN YASIN
(SX 112101CVF07)
DISEDIAKAN UNTUK :
PROF. NIK ISROZAIDI NIK ISMAIL
2
SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN ASET MAKMAL
PENGENALAN
1.2 Pernyataan Masalah Masalah utama yang terdapat di dalam sistem pengurusan aset makmal komputer
yang masih diguna pakai sehingga ke hari ini adalah pihak kakitangan Jabatan Information
Technology (JIT) masih menggunakan sistem menyimpan borang permohonan pinjaman
dari pemhon secara manual iaitu melakukan penyimpanan di dalam fail. Ini menyukarkan
pihak JIT untuk mencari semula data maklumat borang permohonan pelajar dan
berlakunya pembaziran masa. Antara masalah – masalah lain yang terdapat didalam
sistem pengurusan aset makmal komputer ini adalah seperti :
x Menggunakan kaedah permohonan pinjaman dan pemulangan aset makmal
komputer dengan mengisi borang permohonan dan pemulangan secara
manual. Untuk permohonan pinjaman, pelajar dan kakitangan kolej perlu pergi
ke pejabat Jabatan Information Technology (JIT) untuk mengisi borang
permohonan peminjaman aset. Proses yang sama juga dilakukan semasa
proses pemulangan aset yang mana peminjam perlu mengisi maklumat
pemulangan aset didalam borang berasingan. Proses permohonan dan
pemulangan aset seperti ini sedikit banyak membazirkan masa pelajar dan
kakitangan untuk urusan ini dilakukan.
x Pelajar dan kakitangan perlu pergi ke pejabat Jabatan Information Technology
(JIT) untuk mengetahui status permohonan mereka terutama melibatkan aset
sensitif atau aset yang memiliki bilangan kuantity yang terhad. Ini
menyukarkan pelajar dan kakitangan untuk mengetahui status permohonan
3
pinjaman mereka. Ini menunjukkan bahawa sistem pengurusan aset yang
diguna pakai masih tidak efisen kepada pengguna.
x Pembaziran wang dan pengurusan turut berlaku semasa menggunakan proses
manual ini. Pembaziran wang dari aspek penyediaan borang-borang
permohonan dilihat sesuatu yang tidak efisen dan merugikan pada masa
panjang. Kerugian dari segi pengurusan pula berkait rapat dengan pengurusan
borang-borang yang telah di isi. Borang-borang tersebut pastinya akan
dilupuskan atau dibuang kerana sekiranya disimpan akan memerlukan ruang
menyimpan yang agak besar (kerana berkadar terus dengan jumlah pelajar dan
semester).
x Proses menyemak status sesuatu aset turut menjadi salah satu isu utama dalam
sistem pengurusan yang sedang diguna pakai. Kakitangan JIT perlu melakukan
semakan fail rekod berasingan dimana kakitangan JIT tersebut perlu
melakukan semakan di rekod semasa aset yang disimpan dan fail rekod aset
yang dipinjamkan.
4
1.3 Objektif
Tujuan utama sistem ini dibangunkan adalah untuk menyelesaikan masalah –
masalah berkaitan dengan sistem pengurusan aset makmal komputer terutamanya
berkaitan dengan sistem pendaftaran menggunakan borang secara manual. Tiga objektif
utama terdapat dalam sistem ini adalah :
a) Sistem ini dapat memudahkan para pelajar dan kakitangan untuk memohon
pinjaman aset makmal komputer dengan cara mengisi maklumat permohonan
pinjaman secara atas talian. Pemohon tidak lagi mengambil masa untuk pergi ke
pejabat JIT untuk memohon. Ini pastinya menjimatkan masa dan perbelanjaan.
b) Para pelajar dan kakitangan politeknik dapat mengetahui status permohonan
mereka melalui emel pemberitahuan akan dihantar kepada para pelajar dan
kakitangan atau pemohon boleh menyemak sendiri status permohonan mereka di
dalam sistem.
c) Menyediakan maklumat secara tepat dan pantas dalam mengatahui status semasa
aset makmal komputer terutamanya dalam proses audit dan pengiraan stok.
d) Menyediakan mekanisma pemberitahuan atau peringatan secara eletronik (email)
kepada pemohon yang masih tidak memulangkan aset selepas tarikh pemulangan
yang ditetapkan.
e) Penjimatan kos pengurusan. Walaupun mempraktikkan penggunaan sistem
teknologi maklumat memerlukan kos yang agak tinggi pada permulaan proses,
tetapi untuk jangkamasa panjang penggunaan sistem teknologi maklumat
dibuktikan menjimatkan kos pengurusan. Disamping itu, data-data dan maklumat
pemohon boleh digunapakai secara berulang tanpa melibatkan kos penyimpanan
data yang membebankan.
5
1.4 Skop
1.4.1 Skop pengguna
x Kakitangan Jabatan IT (JIT)
Kakitangan JIT adalah mereka yang bertanggungjawab dalam
mengemaskini segala data aset yang terdapat di dalam sistem pengurusan
aset ini.
JIT akan bertindak sebagai penimbang cara dan pelulus bagi setiap
permohonan yang dihantar dan bertanggungjawap sepenuhnya untuk
meluluskan atau menolok permohonan.
x Pengguna
Pengguna di dalam sistem ini terdiri daripada pelajar dan kakitangan Kolej
Hanis Kota Bharu yang ingin meminjam aset makmal komputer. Hanya
pelajar dan kakitangan yang masih belajar atau bekerja di Kolej Hanis Kota
Bharu boleh memasuki sistem ini. Bagi pejalar mahupun kakitangan yang
sudah tidak lagi terlibat secara terus dengan kolej tersebut (sudah
menghabiskan pengajian, diberhentikan atau sebab-sebab tertentu lain)
tidak memiliki kebenaran untuk mengakses sistem yang akan dibina ini.
6
1.4.2 Skop sistem
x Modul log masuk
Modul ini dibina bagi memastikan langkah keselamatan di dalam sistem
ini. Ini bagi memastikan setiap data yang terdapat di dalam sistem ini
hanya boleh dicapai oleh pihak yang dibenarkan sahaja.
x Modul permohonan pinjaman
Modul ini adalah untuk pelajar dan kakitangan kolej untuk memohon
pinjaman aset makmal komputer.
x Modul status permohonan
Modul ini adalah untuk memaparkan maklumat – maklumat status
permohonan yang telah dibuat.
x Modul profil pengguna
Modul ini adalah untuk pengguna menukar kata laluan.
x Modul JIT
Modul ini adalah untuk kakitangan JIT untuk memaparkan maklumat
pemohon yang menunggu kelulusan JIT. JIT akan mengubah status
permohonan mengikut kelulusan yang diberi.
x Modul inventory
Dikhaskan untuk kakitangan JIT untuk mengemaskini status dan kuantiti
aset. Penyediaan laporan berkaitan aset turut terletak didalam mdul ini.
x Module mail elektronik
Bertujuan memastikan setiap permohonan yang diluluskan akan di
beritahu kepada pengguna melalui kaedah mail eletronik. Mail eletronik
7
akan dihantar kepada pemohon berdasarkan alamat mail yang telah diberi
semasa pendaftaran profil pemohon
1.5 Kepentingan Projek
Kakitangan Kolej Hanis dan pelajar khasnya memperuntukkan masa berharga yang
mereka ada untuk melakukan tugasan harian dengan lebih bermanfaat dan berisi. Proses
sistem pengurusan aset makmal komputer yang diamalkan kini secara harfiahnya
memerlukan masa yang banyak dibazirkan. Pemohon secara tanpa relanya perlu melalui
satu proses yang bukan sahaja menelan masa berharga mereka malahan menggangu emosi
mereka dalam menunggu status permohonan pinjaman aset mereka diluluskan.
Kewujudan sistem ini pasti memberikan satu daya angkat yang baik dan positif tidak
sahaja kepada pemohon (pelajar dan kakitangan Kolej) malahan kepada pihak pengurusan
di JIT sendiri dalam menentu tadbir aset dibawah seliaan mereka. Peminjam bukan sahaja
dibantu dengan menerima notifikasi tempoh pemulangan aset, malah pada masa yang
sama dapat meningkatkan tahap kesedaran dalam pengurusan harta yang dipinjam.
Pengurusan Kolej secara amnya pasti menerima impak positif terutamanya dalam
pengurangan kos operasi (pengurangan borang berasaskan kertas) malahan pada masa
yang sama menyumbang kepada kempen keselamatan alam sekitar – “Go Green” yang
dilaung-laungkan pihak pendidikan.
8
1.6 Ringkasan
Kesimpulan yang diperolehi dalam bab pertama ini adalah lebih kepada keperluan
mengapa sistem ini perlu dibangunkan. Objektif sistem ini dibangunkan untuk
memudahkan dan menjimatkan masa pelajar dan kakitangan kolej dalam melakukan
proses permohonan pinjaman aset makmal komputer. Sistem ini dibangunkan supaya
pemohonan dan pemulangan dilakukan dengan lebih efektif dan menjimatkan masa.
Dengan adanya sistem ini nanti ia dapat membantu unit pentadbiran JIT dalam mengurus
dan menentu tadbir aset makmal komputer yang berada dibawah selian mereka bukan
sahaja dengan mudah dan menjimatkan masa malahan lebih mesra pengguna.