2014-2015...page 7 sur 12 règlements officiels 1. admissibilité du projet pour être admissibles...
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Présidents de comité au District
Michel Garand
C.O Saint-Timothée 180, rue Landry
Salaberry-de-Valleyfield J6S 5L3
TÉL: 450-377-8972
Hélène Larivée C.O Saint-Timothée
324 Rang Ste-Marie Ouest Salaberry-de-Valleyfield
J6S 6L6
TÉL: 450-373-6514
2014-2015 Date limite d’inscription : 15 décembre 2015
Dévoilement des gagnants (DCQ) : Lors de la Soirée des Reconnaissances en février 2016
Cher Optimiste,
Les critères et règles seront adaptés aux modes vidéo ou présentation
(PPT (Power Point) et PDF) pour la production des albums
Inscription pour le District Centre du Québec :
Deux types de projets
Meilleure vidéo (10 minutes Max, média format .mpg)
Meilleur Texte ou présentation (Format .PDF ou .PPT)
L’album indépendamment du type, doit représenter une de ces catégories
d’activités :
Jeunesse
Social
Service communautaire
Levée de fond
Tous les albums, qui seront remis au DCQ, seront à la disposition de tous
les membres par le biais du site du DCQ à partir de fin février 2016.
Naturellement il faut que tous les critères et que l’orthographe soient
respectés rigoureusement.
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Les changements amorcés se continuent. Le format Numérique est de mise.
Les clubs peuvent présenter de deux façons différentes leurs types de projets :
Meilleure vidéo
(Avec une vidéo de 10 minutes ou moins, format .mpg, sur média*)
OU Meilleur texte dans le cadre du programme d'ASC
(Tous les documents seront soumis en format PDF ou présentation PPT sur un média*)
Les règlements ont été révisés pour l'année 2014-2015 afin de mieux atteindre les buts du programme.
Veuillez-vous assurer que votre club utilise les formulaires annexés pour l’inscription de chaque album
soumis. Les clubs devront répondre à toutes les questions concernant l'historique du projet sans
nécessairement respecter l’ordre.
Les inscriptions de clubs doivent être expédiées directement à l’un des présidents de comité
ASC, du DCQ avant le 15 décembre 2015 . Les clubs peuvent soumettre plusieurs inscriptions dans les
deux façons de procéder. Chaque inscription doit être soumise sur média*.
Prière de noter
Créer un fichier de présentation dans le cadre du programme d'ASC est plus facile qu'il n'y parait!
Chaque club peut participer et est invité à le faire.
Partager de grands projets Optimistes
Toutes les inscriptions qui satisfont aux exigences des règlements officiels seront incluses
dans le Centre de documentation en ligne du site Web Optimiste. Ces projets seront proposés aux clubs qui sont à la recherche d'activités semblables dans leur collectivité.
Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec un des présidents de comité ASC
pou r l e D is t r i c t Cen t re du Québec .
* Médias : DVD, CD ou clé USB (pas de format FILM pour les vidéos : Seulement format MPG ou compatible)
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Programme d’albums de service communautaire Règlements et catégories en vigueur pour
l’évaluation 2014-2015 du concours. Le Programme d’albums de service communautaire (ASC) est un concours annuel qui reconnaît les clubs pour
leurs activités de service communautaire et de collectes de fonds.
Le Programme d’albums de service communautaire vise à : Rendre hommage aux clubs pour des projets exceptionnels;
Favoriser les activités importantes qui viennent en aide à la collectivité, lesquelles rehaussent l’image du club
et profitent à la collectivité;
Stimuler la participation des membres aux activités significatives du club, offrir le plus de possibilités à la
participation individuelle et attiser l'attrait de devenir membre du mouvement;
Aider le DCQ et l’Optimist International à obtenir de l’information sur les projets exceptionnels de club, pour
la gouverne et pour d'autres clubs en quête de possibilités semblables axées sur l'aide à la collectivité;
Fournir au club un cahier de référence qui peut, à l'avenir, servir de guide pour la mise en œuvre d’activités
semblables.
Le programme d'ASC accorde une grande importance au contenu et à la qualité du projet.
Les albums d'ASC seront évalués selon les tableaux du DCQ basés sur les critères OI suivants :
Qualité générale du projet, incluant l’originalité et la créativité = 50 %
Explication détaillée, étape par étape, du projet pour permettre à un autre club de réaliser avec succès un projet
semblable, de la planification à l'achèvement = 45 %;
Organisation matérielle de l’album, documentation et conformité aux règlements officiels = 5 %.
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Tableaux de pointage
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Jury du Concours DCQ d’albums de service communautaire
Le jury sera sélectionné par les présidents du comité ASC et avec approbation du gouverneur DCQ 2014 -15
selon les règles en vigueur.
Centre de documentation en ligne
Toutes les inscriptions qui satisfont aux exigences des règlements officiels seront incluses dans le Centre de
documentation en ligne du site Web du District Centre du Québec. Ces pro jets seront proposés aux clubs qui
sont à la recherche d'activités semblables dans leur collectivité.
Veuillez vous assurer que vous avez la permission d'utiliser les séquences vidéos et les photographies de
tous les gens qui y figurent. Les clubs devraient faire signer un Formulaire d'autor isat ion de publ ier de chacun
des participants au tournage ou aux séances de photographies. Les parents doivent signer le formulaire permettant
l'utilisation d’une photo ou d'une séquence vidéo d'un enfant mineur. Si vous avez besoin d'un exemple du
Formu la i r e d ' a u to r i s a t i o n de pu b l i e r ( vo i r pa ge en a nne xe ) , ou veuillez contacter Optimist International Canada
par courriel à l'adresse [email protected].
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Règlements officiels 1. Admissibilité du projet Pour être admissibles au concours d'ASC, les projets doivent satisfaire aux exigences suivantes : a) Il faut tenir et terminer un projet durant l'exercice financier en cours, soit du 1er octobre 2014 au 30
septembre 2015. La planification du projet et la récapitulation peuvent se faire hors l'exercice financier.
b) Les clubs qui parrainent des projets en cours peuvent inscrire les activités achevées au cours de la période de
douze mois se terminant le 30 septembre 2015.
c) Pour les inscriptions numériques - pour être admissible, la vidéo ne durera pas plus de 10 minutes. La vidéo doit être en format MPEG compatible.
d) Pour les inscriptions numérique texte - tous les documents doivent être en format PDF ou PPT.
e) Toutes les inscriptions doivent être soumises sur un média*.
f) Les clubs doivent fournir les coordonnées d'une personne-ressource et donner au DCQ la permission de publier
un projet numérique et les coordonnées de la personne-ressource.
Un projet gagnant à l'international n'est plus admissible au Concours d'ASC.
2. Format d'inscription (pour inscriptions simples et conjointes de clubs) Les projets simples et conjoints de clubs seront évalués ensemble.
Toutes les sections doivent être identifiées convenablement, à savoir :
Historique du projet – nommer le projet, le ou les noms de club, le ou les numéros de club, le ou les noms du
district, la catégorie et les coordonnées de la personne-ressource du projet. Répondre à toutes les questions
énumérées dans le questionnaire. Etre aussi descriptif et complet que possible afin de permettre aux autres
clubs de mettre en œuvre une activité communautaire semblable. Ne pas oublier d'inclure l'information
budgétaire détaillée pour les formats PDF et PPT.
Présenter le projet depuis la planification jusqu'à sa fin - une image vaut mille mots. Profiter de l'occasion
pour montrer comment le projet a touché la collectivité. Cela peut se faire par le biais de la vidéo ou des
photographies pour les inscriptions en format PDF et PPT.
Publicité – détailler le plan de publicité de votre club - cela comprends communiqués de presse, articles de
journaux, promotion dans le site Web, coupures de magazines, bulletins de club et de district, correspondance
appropriée, programmes, affiches, dépliants publicitaires et bulletins d'information.
Références - mentionner toutes les personnes, entreprises et organisations contactées par votre club ou avec qui
vous avez œuvré durant le projet. Vous assurer de mentionner les sites Web que vous avez consultés.
* Médias : DVD, CD ou clé USB (pas de format FILM pour les vidéos : Seulement format MPG ou compatible)
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INSCRIPTION
DISTRICT CENTRE DU QUÉBEC Inscription au Concours d’albums de service communautaire
Historique du projet 2014-2015
Titre du projet :
Vidéo Activité Jeunesse Activité Levée de fond Projet simple
Texte Activité Sociale Activité Communautaire Projet conjoint
Club Optimiste soumissionnaire _
Numéro de club soumissionnaire
Personne-ressource : ____________________________ Adresse courriel :
Numéro de téléphone : ____________________________ Numéro au travail :
Adresse : ______________________________________________________________________
Ville : _________________________________ _____________ Province :
Code postal : ___________________________________________ District : __________________
Nombre de membres du club engagé dans le projet :
Nombre de membres au sein du club :
Nombre de jeunes servis/présents :
Date d'approbation du projet par le club/conseil d'administration : 201 / /
Date d’achèvement du projet Du : 201 / / au 201 / /
Heures approximatives consacrées au projet : Optimistes : __________ Autres :
Nombre de membres nécessaires pour coordonner le projet : ________________________
Combien de fois votre club a-t-il tenu ce projet ? : ________________________________
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LES GRANDES LIGNES Répondez aux questions suivantes le plus précisément si possible.
1. Décrivez le projet.
2. Énumérez les objectifs précis du projet.
3. Pourquoi votre club a-t-il choisi de tenir ce projet ?
4. Expliquez le plan de publicité/promotion de ce projet.
5. Énumérez les tâches précises requises pour le projet, de la planification à l'achèvement. Incluez
non seulement les responsabilités du club, mais également toute autre participation
d'organisations extérieures.
6. Énumérez les matériaux précis, fournitures et ressources requises pour le projet.
7. Fournissez un échéancier de toutes les étapes, de la planification à la phase finale du projet.
Veuillez inclure les dates et la personne responsable (titre du poste).
8. Décrivez les bienfaits que les jeunes ont retirés du projet.
9. Décrivez les bienfaits que la collectivité a retirés du projet.
10. Décrivez l'impact qu'a eu le projet sur le club prenant en compte les résultats tant prévus
qu'imprévus. Exemples : participation/intervention, amélioration de la sensibilisation du club,
effectif/croissance, etc.
11. Décrivez toutes les complications rencontrées, et de quelle façon on les a résolues durant le
projet.
12. Dressez une liste des recommandations à l'intention des clubs qui songent à tenir ce projet.
13. Votre club tiendrait-il cette activité à nouveau ? Pour quelles raisons ?
14. Si votre club tenait ce projet à nouveau, quelles modifications apporteriez-vous ?
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LE BUDGET Étudiez de près le budget détaillé de votre club dans l'inscription du projet. Les postes mentionnés ne sont que
des exemples et les clubs devraient adapter le budget aux besoins de leur projet.
Recettes
Fonds du club affectés au projet $
Dons en argent de sources externes $
Valeur d'éléments gracieusement offerts $
Total $
Dépenses
Coût des éléments utilisés $
Location espace et équipement $
Coût des services extérieurs (p. ex. orchestre ou DJ, sécurité, etc.) $
Coût des imprimés (p. ex. billets, programmes, etc.) $
Coût d'achat des prix et marques de reconnaissance $
Autre
Total $
Surplus ou perte $
(mettre entre parenthèses un montant indiquant une perte de fonds)
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Formulaire d'autorisation de publier
Je accorde à Optimist International la permission d’utiliser la photo de mon fils/ma
fille, pour des raisons de relations publiques. Optimist International peut faire usage de la photo dans toute publication qui sera
jugée à propos.
Signature : _______________________________________________________________
Lien de parenté : __________________________________________________________
Numéro de téléphone : _________________________ Date : M M J J
Courriel : ______________________________________________________________
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de relations publiques. Optimist International peut faire usage de la photo dans toute publication qui sera jugée à propos.
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