20131123 acto

Lima, 2013

Actos Preparatorios de las Contrataciones

PúblicasFase I

Econ. Alberto Morales Santiváñez

TEMARIO:• Toma de Decisiones.• Plan Anual de Contrataciones – PAC.• Elaboración de Especificaciones Técnicas

– EETT y Términos de Referencia – TR.

• Expediente de Contratación.

• Comité Especial.

• Bases Administrativas.

2

Actos Preparatorios (1)

3

Requerimiento

Plan Anualde

Contrataciones- PAC

Estudiode

Posibilidadesque

Ofrece elMercado

DisponibilidadPresupuestal

- Aprobado por Titular de la Entidad o funcionario competente

- El usuario debe definir con precisión el requerimiento.

- Finalidad Pública

- El OEC como resultado debe determinar, entre otros puntos, el Valor Referencial

- Fuente de financiamiento.

- Cadena funcional programática.

- Monto de la certificación con las respectivas anotaciones, de ser el caso.

Actos Preparatorios (2)

4

ComitéEspecial

Expedientede

Contratación

Elaboracióny

Aprobaciónde lasBases

Convocatoria

- Requerimiento- Estudio de

posibilidades que ofrece el mercado.

- Certificación / Disponibilidad presupuestal.

- Inclusión en el PAC.

- Tipo de Proceso.- Modalidad de

selección.- Sistema de

contratación.

- Órgano colegiado.

- Organiza y conduce el proceso de selección.

- Aprobado por Titular de la Entidad o funcionario competente.

- Visado por el Comité Especial.

- Estándarización

Lima, 2013

ACTOS PREPARATORIOS:

Toma de Decisiones


5

Toma de Decisiones

• ¿Te has sentido alguna vez en un cruce de caminos sin saber bien qué dirección debes tomar?

• ¿Te bloquean las decisiones importantes?• ¿Dudas qué hacer?• ¿Sabes que tienes qué elegir, pero te da miedo

tomar la decisión equivocada?

6

Toma de Decisiones Es fundamental analizar la participación en

la toma de decisiones, y más concretamente la forma en que se toman esas decisiones.

Por eso, distinguimos entre la toma individual de decisiones y la toma de decisiones colectiva, pues las personas que tienen funciones directivas deben alcanzar acuerdos.

Las tomas de decisiones colectivas serán

grupales, por consenso o por mayoría.

7

Técnicas para la Toma de Decisiones1. INDIVIDUALES:

• Lista de atributos: Dividir el problema en piezas más y más pequeñas analizando qué se descubre al hacerlo.

• Análisis de Pareto: Estudia las fuentes del problema y las prioridades relativas de sus causas.

• Matriz de Descubrimiento: Conjugación de dos elementos para predecir su combinación.

• Análisis Morfológico: Resolver problemas mediante el análisis de las partes que los compone.

• Pensamiento Lateral: Se trata de un “pensamiento divergente”, centrado en la búsqueda de nuevas ideas, en la creatividad y el ingenio.

2. GRUPALES:• Sinapsis: Consiste en la conexión de ideas para generar otras nuevas.• Método K-J – Diagrama de Afinidad: Forma de organizar la información

reunida en sesiones de Lluvia de Ideas.• Lluvia de ideas (Brainstorming o tormenta de ideas) es una herramienta

utilizada para posibilitar la generación de un elevado número de ideas, por parte de un grupo, y la presentación ordenada de éstas.

• Sinéctica: Unión de elementos distintos y aparentemente no relacionados en función a las nalogías o semejanzas.

• Método Delphi: Selección de un grupo de expertos a los que se les pregunta su opinión sobre cuestiones referidas a acontecimientos del futuro.

8

Lista de Atributos (1)• Técnica que se aplica, principalmente, a la mejora de

productos, servicios o procesos, basándose en la idea de que toda creación se origina en otra.

• Se trata, pues, de dividir el problema en piezas más y más pequeñas analizando qué se descubre al hacerlo.

Fases:• Identificar el producto, servicio o proceso a mejorar o el

problema a resolver. • Analizarlo y hacer una lista de tantos atributos como sea

posible • Coger cada atributo y pensar en la forma de cambiarlo o

mejorarlo. Listas prefabricadas Para facilitar la tarea de listar atributos, existen listas

prefabricadas. No obstante es mejor hacer siempre primero nuestra lista sobre el problema concreto y, después, usar estas listas para contrastarlas con la nuestra y, si es necesario, ampliarla.

9

Lista de Atributos (2)Tomar decisión de un mejor BOLÍGRAFO (1):

10

FORMA MATERIAL TAPAFUENTE DE

TINTA

Múltiples caras

Metal Tapa pegada

Sin repuesto

Cuadrado Vidrio Sin tapa Permanente

Forma de cuentas

Madera Retráctil Repuesto de papel

Forma de escultura

Papel Tapa desechable

Repuesto hecho de tinta

Análisis de Pareto (1)• Técnica que estudia las fuentes del problema y

las prioridades relativas de sus causas.• Principio: El 20 por ciento de las causas

explican el 80 por ciento del problema.• Diagrama de Pareto: Es una gráfica útil para

determinar las prioridades de asuntos o problemas.

• Los problemas se colocan en orden descendente de magnitud o importancia.

Ejemplo: Denuncias por transgresiones sobre Contrataciones del Estado (Ver formato de denuncias) http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/Documentos/Denuncias/Formulario%20denuncias.pdf

11

http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/Documentos/Denuncias/Formulario%20denuncias.pdf



Construyendo el Diagrama de Pareto (1)

12

DENUNCIAS(*) No. % Acumulado

1. No se convocó el tipo y/o modalidad de proceso que correspondía 465 47

2. Se ha configurado fraccionamiento 201 67

3. La Entidad se ha exonerado en forma indebida 130 80

4. Se ha omitido informar al Tribunal de Contrataciones supuestos para aplicación de sanción 77 87

5. Existen irregularidades en la tramitación del proceso 39 91

6. No se registra en el SEACE información del PAC y sus modificatorias. Actos del proceso: Nulidad, cancelación. Contratos, ejecución contractual, etc.

27 94

7. No permiten el registro de participación / Costo excesivo de reproducción de las bases 21 96

8. Se pretende regularizar una contratación / Se contrató sin mediar la ejecución de un proceso de selección o exoneración 15 98

9. Existen irregularidades referidas a la suscripción del contrato 12 99

10. No se permite acceso al expediente de contratación para impugnar 8 100

11. Otras irregularidades 5

TOTAL 1,000

(*) Tomada del formato de Denuncias y datos hipotéticos.

Construyendo el Diagrama de Pareto (2)Diagrama de Pareto de las Denuncias en la

Contratación Pública

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 110

20

40

60

80

100

%

13

Decisión de Gestión

(*) Cada ítem debe ser mayor a 3 UIT para formar parte de un proceso de selección

Item(*)

Paquete

Mixto

Individual

• Proceso por ítems.• Un ganador por cada ítem.

• Proceso por paquete.• Un ganador por cada paquete.

• Proceso por ítems paquetes(*).• Un ganador por cada ítem paquete.

• Contratación directa o proceso por cada objeto.• Un ganador por cada contratación.

14

Funcionarios y Órganos Encargados de las Contrataciones

Titular dela Entidad

ÁreaUsuaria

ÓrganoEncargado de la

Contratación

ComitéEspecial

Entidad

15

– Delega facultades.– Facultades indelegables:

• Exoneraciones• Nulidad de oficio• Adicionales de obra• Encargos a otras Entidades del

Estado• Resolver los recursos de apelación:

AMC y ADS.

Titular de la Entidad

16

Área Usuaria– Cuyas necesidades pretenden ser

atendidas o que por especialidad canaliza los requerimientos.

– Determina las necesidades.– Define las EETT y TDR así como las

condiciones de entrega de lo que se va a contratar.

– Formula el requerimiento.– Administración y supervisión de la

ejecución contractual.

17

Órgano Encargado de las Contrataciones - OEC

– Planifica, prepara y efectúa contrataciones.– Consolida requerimientos.– Elabora Plan Anual de Contrataciones.– Elabora expediente de contratación inicial.– Custodia el expediente de contratación.– Realiza el estudio de las posibilidades del mercado.– Determina valor referencial.– Determina tipo de proceso de selección.– Realiza fiscalización posterior.– En AMC, puede conducir proceso.

18

Lima, 2013


Plan Anual de Contrataciones

PAC


19

Programación de las Contrataciones Públicas

• ¿Qué?• ¿Cuánto?• ¿Cuándo? CONTRATAR• ¿Cómo?• ¿Dónde?• Pedidos Vs. Presupuesto

20

El planeamiento en la Entidad Pública

Sistema administrativo de

planeamiento

Sistema de Presupuesto

Sistema de Abastecimiento

21

Plan Estratégico de Desarrollo Nacional al

2021

Plan Operativ

o

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES - PAC

PROCESOS DE SELECCIÓN PARA:

Adquisición de BIENESContratación de SERVICIOS

Ejecución de OBRAS

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL DE

APERTURA - PIAINGRESOS: Fuentes de

Financiamiento

GASTOS: Grupos Genéricos del Gasto

PLADESPRESEM

PDC

El Plan Anual de Contrataciones - PAC

• Es un instrumento de gestión logística que consolida los requerimientos de bienes, servicios y obras cuyos procesos de selección serán convocados durante el año fiscal.

• Los montos a ser ejecutados durante el año deben estar previstos en el presupuesto institucional.

22

APROBACION

SE@CE

LOCAL Y WEB DE

LA ENTIDAD

Segundo Momento: AJUSTE (15 días hábiles después de aprobado el PIA)

Primer Momento:

PROYECTOPAC

PlanAnual

Aprobación

Elaboración y Difusión del Plan Anual

Usuarios definen

requerimientos

Consolidación del Cuadro de Necesidades

Aprobación del PIA

DifundirDentro de los 5

días hábiles de aprobado

23

• Se aprueba mediante instrumento por el Titular de la entidad o funcionario competente (delega por escrito).

• Plazo máximo: 15 días hábiles de aprobado el PIA.

• Se publica: máximo a los 5 días hábiles de aprobado.

• Se debe aprobar antes de convocar a proceso de selección.

Formalidad en la aprobación del PAC

24

Diferencias entre el PIA y el Valor Estimado del PAC

P I A (*)• INGRESOS• EGRESOS1. PERSONAL Y OBLIGACIONES SOCIALES2. PENSIONES Y OTRAS PRESTACIONES

SOCIALES3. BIENES Y SERVICIOS4. DONACIONES Y TRANSFERENCIAS5. OTROS GASTOS6. ADQUISICION DE ACTIVOS NO

FINANCIEROS7. ADQUISICION DE ACTIVOS FINANCIEROS8. SERVICIO DE LA DEUDA

PAC

3, 4, y 6

No todas las

específicas

Diferen cia de cifras

(*) Clasificador Presupuestario del Sector Público - MEF25

Finalidad• Programar

• Difundir

• Evaluar

Características• Obligatorio• Integral• Público• Formal

PAC: Instrumento de Gestión

26

Contenido del PAC (*)

A partir del 2006 el PAC se informa al SE@CE con datos siguientes:• A nivel de items: Objetos distintos pero vinculados entre sí con montos

individuales mayor a tres (3) UIT.• Si tiene precedente (antecedentes).• Se adopta el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras - CUBSO.• Tipo de Convocatoria: Corporativa, Por Encargo, Por la Entidad.• Modalidad de Selección: Procedimiento Clásico, Subasta Inversa,

Convenio Marco.• Debe considerar todas las contrataciones con independencia del tipo

de proceso de selección y/o régimen legal que las regule.

(*) Información mínima a informar al OSCE a través del SE@CE 27

Consulta del PAC en el SE@CE

28

¿Cuándo evaluar?

• El Titular de la Entidad evaluará semestralmente la ejecución del PAC.

• Podrá adoptar las medidas correctivas pertinentes para alcanzar las metas y objetivos previstos en el POI, y de corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas.

• LOS PROCESOS PROGRAMADOS Y NO CONVOCADOS EN SITUACIÓN “X”, DETERMINAR SI:1.¿Persiste la necesidad? o será ¿EXCLUIDO?.2.¿Variará?, ¿Cuándo será convocado?, ¿Cómo ...?, ¿Por qué está ...?

CASO PROGRAMADO CONVOCADO MATERIALIZADO

NORMAL √ √ √EN CURSO √ √ XCRÍTICOS √ X X

29

100*'125'30a100*

CA

a

100*BA

c 100*'50'30c

Valor Estimado Convocado al mes (fecha) del Reporte = A

Valor Estimado Programado al mes (fecha) del reporte = B

(*) Si la fecha del reporte sería el 31.05.2013

11'

Ene Feb

23'5’ 10' 9' 16' 6' 6' 4'5'8’

8’

Valor Estimado Programado Anual = C

Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct NovDic

a = Avance

c = Cumplimiento

Programado y convocado al mes (fecha) del reporte

Programado y no convocado al mes (fecha) del reporte

Programado con mes probable de convocatoria después del mes

(fecha) del reporte

= 24%

= 60%

A = 7’+8’+5’+10’ = 30’

B = 5’+7’+8’+8’+7’+5’+10’ = 50’

C = 5’+7’+8’+8’+7’+5’+10’+9’+16’+23’+11’+6’+6’+4’ = 125’

Indicadores de Avance y Cumplimiento del Plan Anual de Contrataciones - PAC(*)

Según Valor Estimado (Millones de S/.)

7'

7’

30

Modificación del PAC• Reprogramación de la asignación

presupuestal o de metas institucionales- Incluir o Excluir procesos- Valor Estimado varia (incrementa o

disminuye) en mas del 25% y cambie Tipo de Proceso.

• Aprobación formal.• Comunicación:

- OSCE: SE@CE- Local y web de la Entidad.

31

Errores frecuentes del PAC

1. Informa al OSCE fuera de plazos.2. No programa contrataciones en el marco de

otros regímenes.3. No precisa si se trata de procesos años

anteriores o no se programa como AMCD.4. Indicios de fraccionamiento.5. No se determina bien el objeto, tipo y/o

modalidad de selección del proceso programado.

6. La programación muestra incoherencias con el presupuesto institucional y con los planes operativos institucional o estratégico.

32

Lima, 2013


Expediente de Contratación


33

RequerimientosRequerimientosRequerimiento

Expediente de Contratación

Solicitud formal del Bien, Servicio u Obra (señalando la finalidad pública)

EspecificacionesTécnicas

Términos de Referencia

ExpedienteTécnico

Servicio

Bien

Obra

Debe incluir

Detallando

Características/Condiciones

Calidad

Cantidad

Forma

Verificar

Normas Técnicas

Reglamentos

Plazo

34

Expediente de Contratación(Numeral 23 del anexo de definiciones del Reglamento)

Definición:

Conjunto de documentos que reflejan todas las actuaciones referidas a una contratación, desde la decisión de contratar hasta la culminación del contrato.

35

Finalidad:

Contar con el sustento técnico y económico que le permite a la Entidad tomar decisiones informadas para obtener ofertas de mayor calidad al menor precio posible.

Contenido del Expediente de Contratación en su Fase Inicial (*)

Requeri

miento

Presupues

to

Estudio dePosibilidadesQue Ofrece el

Mercado

Expediente de

contratación

(*) Debe ser aprobado por órgano competente.36

Contenido y Custodia del Expediente de Contratación

• Toda la documentación del proceso (desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato).

• Las ofertas no ganadoras.• El Expediente deberá estar en custodia

de la OEC.• En caso que el proceso sea declarado

desierto, la nueva convocatoria debe contar con nueva aprobación del expediente de contratación, sólo si se ha modificado en algún extremo.

37

Valor Referencial: Aspectos a Considerar

• Es el monto de contraprestación, determinado sobre un estudio de las posibilidades de los precios y condiciones que ofrece el mercado.

• A partir de las especificaciones técnicas, términos de referencia y costos estimados en el PAC, y siempre que la información esté disponible, se tomará en cuenta:- Alternativas existentes según el nivel de comercialización.- Descuentos por volúmenes, de ser el caso.- Disponibilidad inmediata, de ser el caso.- Mejoras en las condiciones de venta.- Garantías, beneficios adicionales, así como la vigencia tecnológica.

• El OEC debe determinar el valor referencial. Para tal efecto, está facultado para solicitar el apoyo que requiera del área usuaria, la que estará obligado a brindarla bajo responsabilidad.

38

Determinación del Valor Referencial• Utiliza mínimo dos fuentes, salvo que sea

imposible conseguirlas, lo que debe sustentarse.

• Debe reflejar el valor del mercado ACTUAL y señalar el tipo de cambio.

• En el caso de ítems, el valor referencial del proceso se determinará en función a la sumatoria de los valores referenciales de cada ítem y en las Bases se deben especificar ambos valores.

• Siempre será informado a través del SEACE.

39

A fin de establecer el valor referencial según corresponda al objeto de la contratación y sus características particulares, entre otros, se tomará en cuenta las siguientes fuentes:a. Presupuestos y cotizaciones actualizados, los que deberán

provenir de personas naturales o jurídicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria, incluyendo fabricantes, cuando corresponda; Portales y/o páginas Web;

b. Catálogos;c. Precios históricos;d. Estructuras de costos;e. Información de procesos con buena pro consentida

publicada en el SEACE. Debiendo verificarse que la información obtenida en cada fuente corresponda a contrataciones iguales o similares a la requerida.

40

Valor Referencial: Fuentes

FUENTE: Cotizaciones

• Condición básica: e_mercado competitivo (actividad materia de la convocatoria)

• Las cotizaciones constituyen una sola fuente.• Método para discriminar cotizaciones.• El OEC podrá solicitar al área usuaria o

técnica de la Entidad el apoyo y éste está obligado a darlo.

• El área usuaria o técnica podrá recomendar justificadamente se revise el valor referencial.

• El Comité Especial puede solicitar la revisión del mismo.

41

FUENTE: Valor Histórico

• Precio contratado por la Entidad respecto del requerimiento del bien, servicio u obra de igual o similares características técnicas.

• Se recomienda considerar como valor histórico las contrataciones del ejercicio presupuestal anterior, salvo que abarquen más de un ejercicio dada la naturaleza de su ejecución: arrendamiento, suministros, etc.

42

FUENTE: Estructura de Costos(servicios y obras)

• Lo determinará la Entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del bien, servicio u obra a contratar (incluir utilidades, tributos y todo costo que incida en el precio – Art. 13 del RLC)

• En el caso de obras, la estructura de costos tiene dos componentes:– Costos directos: metrados por precios unitarios,

y– Costos indirectos: gastos generales y utilidad).

• Ejemplo: Servicio de limpieza, transportes, seguridad.

43

FUENTE: Precios del SEACE• Las consultas realizadas en el SEACE se harán

respecto a valores adjudicados (con buena pro consentida) por otras entidades distintas al requirente.

• Son de bienes, servicios u obras de iguales o similares al objeto de contratación, debiendo descartarse aquellas de inferiores características.

• Método de discriminación:– Similares– De tu mercado– Período mas reciente– Montos adjudicados y consentidos

44

FUENTES VÁLIDAS• No existe un procedimiento único para

discriminar las fuentes válidas de las fuentes predeterminadas.

• No existe procedimiento único para discriminar los precios válidos de las cotizaciones ni de las otras fuentes encontradas, pues el análisis dependerán de cada caso concreto y de cada supuesto que se adopte como premisa.

• Priorice las fuentes de información, considerando las más relevantes según la naturaleza de la contratación y analizando en qué medida satisfacen sus requerimientos.

45

Antigüedad del Valor Referencial

• BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde la aprobación del Expediente de Contratación.

• CONSULTORÍA DE OBRAS: 03 meses contados desde la fecha de determinación del presupuesto de la consultoría de obra obtenido por la Entidad en el estudio de posibilidades de mercado consignado en el expediente de contratación.

• OBRAS: 06 meses contados desde la fecha de determinación del presupuesto de obra que forma parte del expediente técnico.

46

Límites del Valor Referencial

• BIENES Y SERVICIOS: No puede superar el valor referencial. No hay límites mínimos en las propuestas.

• CONSULTORÍA DE OBRAS: No puede superar el valor referencial. Hay límite mínimo. Nadie puede ofrecer por debajo del 90% del valor referencial.

• OBRAS: Las propuestas no pueden superar el 110% del valor referencial. Las propuestas no pueden estar debajo del 90% del valor referencial.

47

Estudio de las Posibilidades que Ofrece el Mercado

¿Quién define el requerimiento técnico

mínimo?¿El área usuaria, el OEC o el órgano especializado?

Determinar la existencia de pluralidad de marcas y de bienes sustitutos con mejor

relación calidad – precio.

Ajustar el requerimiento (Características Técnicas - CT o Términos de Referencia – TR), ver las condiciones de lo que se va contratar, contar

con información que sirva para establecer factores de evaluación. y determinar el valor

referencial.

Establecer el tipo de proceso de selección: LP, CP, AD y AMC

Determinar la existencia de pluralidad de potenciales proveedores y la posibilidad de

distribuir la buena pro.

Sobre la base de las especificacio nes técnicas o términos de refe rencia definidas por el área usua ria, el Órgano En cargado de las Contrataciones - OEC tiene la obli gación de evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para:

Sustentar del RESUMEN EJECUTIVO48

Resumen Ejecutivo• Tiene la finalidad de dar a conocer el

análisis realizado por la Entidad para determinar el valor referencial de un proceso de selección.

• Contiene los criterios y procedimientos empleados para determinar el valor referencial a partir de la(s) fuente(s) válida(s) y discriminada(s) por el OEC.

• Momento de elaboración: Luego del estudio de posibilidades que ofrece el mercado.

49

Contenido del Resumen Ejecutivo1. Información general del proceso de selección2. Base legal3. Objetivo4. Descripción del requerimiento: Bien. servicio u obra 5. Área usuaria: identificar quien es, cuando se recibió el

requerimiento y para cuando quieren el pedido.6. Determinación del valor referencial: Análisis de cada

uno de las fuentes empleadas a fin de determinar el valor referencial.

7. Cuadro comparativo de precios8. Análisis de las posibilidades que ofrece el mercado.

Los criterios, el procedimiento y/o metodología utilizada.

9. Conclusión: Información del proceso de selección10. Información adicional que resulte relevante.

50

Resumen Ejecutivo: Formalidad

• El Resumen Ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado se debe publicar en el SEACE bajo sanción de nulidad.– Obligatoriamente para LP, CP, AD y AMCD

(AMCD: Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivadas de un proceso mayor).

– Se publica conjuntamente con la convocatoria y las Bases del proceso.

• El OSCE supervisa el cumplimiento de lo señalado en la normativa antes referida.

51

(*) “77.5 Para efecto de la disponibilidad de recursos y la fuente de financiamiento para convocar procesos de selección, a que se refiere el artículo 12 del Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estado, se tomará en cuenta la certificación del gasto correspondiente al año fiscal en curso y, en el caso de ejecuciones contractuales que superen el año fiscal, el documento suscrito por el jefe de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces en el pliego presupuestario, que garantice la programación de los recursos suficientes para atender el pago de las obligaciones en los años fiscales subsiguientes.” (**)

(**) Numeral incorporado por la Primera Disposición Final de la Ley Nº 29465, publicada el 08 diciembre 2009. La citada Ley entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2010.

Debe de observarse lo señalado en el numeral 5 del artículo 77 de la Ley No. 28411 – Ley del Sistema Nacional de Presupuesto y modificaciones (*).Contenido de la Certificación Presupuestal:a. Fuente(s) de Financiamiento(s);b. Cadena Funcional Programática y del gasto (que define

o contiene el CÓDIGO PRESUPUESTAL especialmente las Actividades y/o Proyectos);

c. Monto al cual asciende la certificación con las anotaciones del caso;

Disponibilidad Presupuestal

52

Lima, 2013


Comité Especial


53

Principios de actuación del Comité Especial

• Colegialidad

• Especialidad

• Solidaridad

• Autonomía

• Confidencialidad

Si bien la normativa le otorga al Comité Especial una potestad discrecional, este debe ser ejercida atendiendo a los principios que inspiran la contratación estatal

54

DEFINICIÓN: Órgano colegiado que se encarga de seleccionar al proveedor que brindará los bienes, servicios u obra requeridos por el área usuaria.

¿Quién designa el Comité Especial?• El Titular de la Entidad o el funcionario al que éste

designe.– Por escrito– Indicando los nombres completos de los designados

como titulares y suplentes– Es necesario precisar quién actuará como

Presidente.– Debe notificarse a cada uno de los miembros.

• Al momento de notificarse la designación, se entrega al Presidente del Comité Especial el Expediente de la Contratación aprobado y toda la información técnica y económica.

• Debe de instalarse al día siguiente de la notificación de su designación.

55

Comité Especial: Conformación• Se integra con tres (3) miembros:

– Uno (1) proveniente del órgano encargado de las contrataciones.

– Uno (1) proveniente del área usuaria– Necesariamente, alguno de sus integrantes debe

tener conocimiento técnico del objeto de la contratación.

• La designación se debe realizar cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente.

• En la conformación del Comité Especial Permanente sólo será exigible que uno de sus integrantes sea representante del OEC.

• Cuando se requiere contratar bienes sofisticados, servicios especializados, obras o cuanto la Entidad no cuenta con un especialista, podrá integrar el comité uno o más expertos independientes.

56

Comité Especial Permanente• En las Adjudicaciones Directas y

Adjudicaciones de Menor Cuantía puede designarse Comités Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines.

• Excepción, procesos derivados de un desierto.

• Para la conformación del Comité Especial Permanente sólo se exige que uno de sus integrantes provenga del área usuaria.

57

¿Es opcional ser parte de Comité Especial?

• No, la persona designada se encuentra en la obligación de integrar el Comité Especial.

• Los miembros del Comité Especial no pueden ser removidos por el Titular de la Entidad o cualquier otro funcionario, salvo caso fortuito, fuerza mayor o cese en el servicio debidamente declarado.

58

Comité Especial: Intervención de los Miembros Suplentes

• En caso de ausencia de un titular, éste deberá ser reemplazado por su correspondiente suplente, respetándose la conformación.

• La Entidad evaluará el motivo de la ausencia del titular a efectos de determinar responsabilidad si la hubiere, sin que ello impida la participación del suplente.

• Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el suplente, aquél podrá reincorporarse al comité como miembro suplente, previa autorización a partir de la evaluación antes señalada.

59

Comité Especial: Intervención de Expertos Independientes

• Pueden ser:– Persona natural– Persona jurídica:

• Giro principal: Objeto de la convocatoria• Representante: Persona natural.

• Su contratación se realiza mediante Adjudicación de Menor Cuantía.

• No es necesario que estén inscritos en el RNP.

• Confidencialidad.60

Impedimentos para ser miembro del Comité Especial

No pueden ser parte de un Comité Especial:• El Titular de la Entidad• Los funcionarios con atribuciones de control y

fiscalización• Los funcionarios que por delegación aprueben

el Expediente de Contratación o las Bases, designa al Comité Especial o resuelven el recurso de apelación.

• Funcionarios o servidores que hayan sido sancionados por su actuación en un Comité Especial.

61

Funciones del Comité Especial• Consultar los alcances de la información proporcionada

en el Expediente de Contratación.• Elaborar las Bases• Convocar al proceso de selección• Absolver las consultas y observaciones de manera

fundamentada.• Integrar las bases• Calificar y evaluar las propuestas• Otorgar la buena Pro• Declarar desierto• Consultar o proponer las modificaciones de las

características técnicas o del valor referencial.• Otros actos necesarios

62

¿Para qué no es competente el Comité Especial?

- No puede modificar de oficio las Bases aprobadas.

- No puede modificar:• Las especificaciones técnicas o términos

de referencia.• El expediente técnico de obra• El valor referencial• El objeto de la convocatoria• El tipo de proceso• El sistema de contratación• La modalidad de contratación.

63

¿Cómo se adoptan los acuerdos del Comité Especial?

- Es necesaria la presencia de todos los miembros del Comité Especial para que pueda sesionar.

- Los acuerdos se adoptan por:• Unanimidad• Mayoría• Los actos y acuerdos del Comité Especial

deben constar en actas.• Los integrantes del Comité Especial son

solidariamente responsables por su actuación, salvo que en el acta conste su voto discordante.

64

¿Cuándo culmina las funciones del Comité Especial?

• Con el consentimiento de la buena pro o con la declaración de la cancelación del proceso de selección.

Importante:

• Comité Especial: Si duda sobre exactitud de un documento, informará a la OEA para la inmediata fiscalización posterior.

• No suspenderá el proceso. Comunicará, en su caso, al Tribunal.

• Responsabilidad solidaria por cualquier irregularidad que le sea imputable por dolo, negligencia o culpa inexcusable.

65

Lima, 2013


BASES


66

Nuevas Modalidades de Contratación según Tipo de Proceso de Selección

10,950

200,000

40,000

1’800,000

400,000

AMC

Bienes y Servicios

ADP

ADS

CP

LP

Consultoría de Obras y Ejecución de Obras

Objeto

Convenio

Marco (*)

Presencial

Electrónica

Clásico (**)

Electrónico (**

*)

Convenio Marco

Subasta Inversa

Procedimiento Clásico

(*) Sólo el OSCE desarrolla

67

(**) Tienen Bases Estandarizadas(***) Bases estándar a partir del 04.02.2013

Clásico (**)

¿Qué son las Bases?Documento que contiene el conjunto de reglas formuladas por la Entidad convocante, donde se el objeto del proceso, las condiciones a seguir en la preparación y ejecución del contrato, y los derechos y obligaciones de los participantes, postores y del futuro contratista.

Las reglas de juego del proceso de selección68

Bases• Para la aprobación, los originales deberán

estar visados en todas sus páginas por los miembros del comité o del órgano a cargo del proceso.

• Podrán ser prepublicadas en el SEACE y en el portal institucional.

• El plazo de ejecución contractual y el plazo de entrega máximo indicados en el expediente de contratación, serán recogidos en las Bases y constituirán requerimientos técnicos de obligatorio cumplimiento.

69

¿Por qué es importante que las Bases sean claras y precisas?

• Para garantiza:– La transparencia del proceso de selección– El acceso al proceso y la libre competencia entre

proveedores– La adecuada presentación de propuestas– La satisfacción oportuna de la necesidad de la

Entidad y el cumplimiento de sus metas.

• Para evitar:– Errores en las propuestas de los postores que

determinan su descalificación– Desiertos y nulidades– La imputación de responsabilidad al Comité Especial.

70

¿Quién elabora las Bases?• El Comité Especial• Para elaborar las Bases el Comité Especial

debe tener en consideración– La información técnica y económica contenida en el

expediente de contratación– Las Bases estandarizadas aprobadas por el OSCE.– El principio del Mejor Valor por la inversión, a

efector de obtener la mejor alternativa posible con los recursos disponibles

– Medidas que permiten implementar los principios de Desarrollo Humano y de Sostenibilidad Ambiental.

71

¿Cómo formular los factores de evaluación en las Bases?

• Es competencia del Comité Especial establecer los factores de evaluación, los cuales deben de ser objetivos, congruentes con el objeto de la convocatoria, razonables y proporcionales.

• No se puede dar puntos al cumplimiento de un RTM.

Factor de Evaluación

Criterio de Evaluación

Metodología de asignación de puntaje

Documento de acreditación

72

¿Cómo prever la evaluación de propuestas?

• Evaluación técnica– Admisibilidad: verificación del

cumplimiento de los RTM– Calificación: aplicación de factores de

evaluación.

Factor Criterio Puntaje Documento sustentatorio

Plazo de Entrega (Máx.

14 días)

De 5 a 9 días calendario

10 puntosDeclaración jurada

De 10 a 14 días calendario

5 puntos

73

¿Cómo prever la evaluación de propuestas?

• Evaluación económica–Calificación

• Determinación de puntaje total:

• Aplicación de la bonificación por provincia colindante, por corresponder.

nómicoPuntajeEcocnicoPuntajeTéccalPuntajeTot 21

74

¿Quién aprueba las Bases?• Corresponde al Titular de la Entidad o

al funcionario que este delegue, debe ser por escrito.

• Es requisito para convocar un proceso de selección que la Entidad cuente con las bases aprobadas, bajo sanción de nulidad.

• ¿En caso de desierto es necesario aprobar nuevamente las bases?

75

¿Qué son las Bases integradas?Son las reglas definitivas del proceso de selección cuyo texto contempla todas las aclaraciones y/o precisiones producto de la absolución consultas, así como todas las modificaciones y/o correcciones derivadas de la absolución de observaciones y/o del pronunciamiento del titular de la Entidad o del OSCE; o, cuyo texto, coincide con el de las Bases originales en el caso de no haberse presentado consultas y/u observaciones.

Documento integral que contiene las reglas definitivas del proceso de selección

76

TOPES (*) PARA CADA PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

Año Fiscal 2013 y en Nuevos Soles

PROCESOS DE SELECCIÓN BIENES SERVICIOS OBRAS

LICITACIÓN PÚBLICA >= a 400,000 >= a 1,800,000

CONCURSO PÚBLICO >= a 400,000

ADJUDICACIÓN

DIRECTA

PÚBLICA < de 400,000> de 200,000

< de 400,000> de 200,000

< de 1,800,000> de 900,000

SELECTIVA < = a 200,000>= a 40,000

< = a 200,000> = a 40,000

< = a 900,000> = a 180,000

MENOR CUANTÍA < de 40,000> de 11,100 (**)

< de 40,000> de 11,100 (**)

< de 180,000> de 11,100 (**)

(*) Artículo 13º de la Ley 29951, Ley del Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2013 y articulo 19º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante D.S. Nº 184-2008-EF.(**) Se fija la UIT en S/. 3,700 para el 2013 mediante Decreto Supremo Nº 264-2012-EF, publicado en el Diario Oficial El Peruano el 20.12.2012 y, artículo 3º, numeral 3.3 i) del Decreto Legislativo 1017, Ley de Contrataciones del Estado.

77

Ejecución Presupuestal y Contratación Pública

78Fuente: http://cpn.mef.gob.pe/capacitación

Proc

esos

Pre

supu

esta

rios

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Acto

s-Co

ntra

taci

ones

Convocatoria

BuenaPro

Disp/CertifPRTAL

Conf. /Liq.Cont

Adelantos

MarcoPRTAL

Contrato

Compromiso

Devengado PCA Calen

dario Pago

PROGRAM

600 550 500 90 90 90 90

500 9090

Valorizaciones

90

Certif/AutorizPresupuestal

Exped.Contrat.PAC

550

ANUAL TRIMESTRAL

ACTOSPREPARATORIOS

SELECCION EJECUCIÓN CONTRACTUAL

Gracias por su atención

Econ. Alberto Morales Santiváñ[email protected]

79

20131123 acto

Documents