2011 10 13 Документооборот
TRANSCRIPT
Электронный документооборот
Практические вопросы построения АСУП
1
Решетников Александр
13 октября 2011г.
Электронный документооборот: что это?
Электронный документооборот2
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому
Электронный документооборот (определение из Современного экономического словаря) – это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
13.10.2011
Место СЭД в современном предприятии
Электронный документооборот3
Устанавливает иерархию (вертикальная структура)
Связывает подразделения (горизонтальный структура)
Налаживает взаимоотношения между организациями
Повышает управляемость
13.10.2011
Предпосылки создания
4 Электронный документооборот
Требование к безопасности работы с документами и их надежного хранения
Большое количество обрабатываемых сотрудниками документов
Территориально распределенная структура предприятия
Использование регламентов и корпоративных стандартов в работе с документами
13.10.2011
Основные требования
Электронный документооборот5
< 2010
Масштабируемость
Расширяемость
Безопасность
> 2010
Мобильность
Интеграция
Простота использования
13.10.2011
Правовые основы
Электронный документооборот6
ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 № 152-ФЗ -возможность использования электронных документов и электронной цифровой подписи при оперировании персональными данными.
ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ- возможность использования электронного документа и электронной цифровой подписи.
признание электронного сообщения, подписанного аналогом собственноручной подписи, в качестве электронного документа, равнозначного документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
Обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано аналогом собственноручной подписи в порядке, установленном соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, определяющем условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи (п. 1 ст. 4), а также регламентирующем применение при совершении сделок электронной цифровой подписи (ЭЦП) и сертификатов ключей ЭЦП, выпускаемых удостоверяющими центрами.
Арбитражном процессуальном кодекс РФ, устанавливающий, что документы, полученные посредством электронной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором (ч. 3 ст. 75), а также что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 8 ст. 75).
13.10.2011
Платформы и решения
Электронный документооборот7
IBM Lotus Notes
EMC Documentum
MS SharePoint
ЭОС «Дело»
Докс – управление документами
1C – документооборот
13.10.2011
Решетников Александр
13 октября 2011г.
Практические вопросы построения АСУП
http://www.slideshare.net/areshetnikov
Вопросы?
8
Электронный документооборот