cerrar ventana

Arte y cultura: Pedidos de subsidios y propuestasVictoria D. Horwitz y Mara Jos Figuerero Torres

Este texto es una versin modificaday resumida de un par de captulos del libro

Estrategias y Recursos para JvenesProfesionales. Tesis. propuestas, CVs,

entrevistas y presentaciones en generalde Victoria D. Horwitz y Mara Jos Figuerero Torres.

Publicado por la Sociedad Argentina de Antropologa.2001.

Este documento sirve como lectura base para las discusiones y ejercicios condocumentos. Los debates girarn en torno a los cinco ejes ordenadores quese proponen aqu. Cada ejemplo ser analizado desde distintas perspectivasy en base a los criterios definidos. El objetivo de estos apuntes es general, es decir que sirva como ayuda en lapreparacin de presentaciones para muchas agencias financiadoras distintastanto pblicas como privadas.

Introduccin

Cada presentacin profesional (en este caso un pedido de subsidio o unapropuesta) es una oportunidad nica para lograr el objetivo propuesto. Aveces hace falta conseguir dinero para que ese deseo se vuelva realidad. Ypara obtener fondos se necesita primero invertir mucho esfuerzo armando undocumento que cumpla no solamente con lo que el solicitante pretende, sinoque tambin responda, por un lado, a los propsitos (la misin) y, por otro,a los parmetros definidos por las propias agencias financiadoras.

A qu nos referimos al marcar que se debe tomar en cuenta tanto al deseopersonal como la misin institucional del ente financiador? Pues a que cadapropuesta o pedido de dinero forma parte de un proceso comunicativo queobliga a armar un discurso que sea comprendido por todos los actores, esdecir los que piden y los que ofrecen los subsidios y que se atenga a losdeseos de ambas partes. En ese sentido, el discurso debe volvercompatibles los objetivos del solicitante con los de la agencia financiadora -que no siempre coinciden.

Participan del proceso comunicativo: (a) un emisor/el candidato -que codificay enva un mensaje-, (b) un receptor/los evaluadores y el ente financiador -que decodifican el mensaje y, en ocasiones, (c) uno o varios referencistas,que se ofrecen como puente entre los dos primeros.

La construccin del mensaje se realiza a partir de:a) aspectos mecnicos y formales que deben cuidarse en cada situacin, porejemplo estilo de redaccin u orden de los bloque temticos,b) aspectos analticos, tales como la forma de pensar estratgicamente elproceso de preparacin.

El objetivo aqu es que ustedes se habiten a trazar un plan estratgicotanto para la idea que desean convertir en realidad, como para el documentoescrito que utilizarn para solicitar los fondos o la financiacin. En amboscasos, es decir tanto para la transformacin de una idea en una plan deaccin como para la redaccin del plan en formato de propuesta,recomendamos utilizar cinco ejes ordenadores:

1. La variabilidad de situaciones que deben enfrentar (la externarepresentada por los requisitos y objetivos de la agencia financiadora y lainterna determinada por los antecedentes profesionales del candidato uorganizacin solicitante);2. las caractersticas del auditorio al cual dirigen la presentacin;3. el mensaje que desean transmitir; 4. los conceptos abstractos que permiten comunicar el mensaje; y5. potenciales aspectos controlables de la presentacin.

Variabilidad de situaciones

De cuantas formas es necesario presentar las mismas ideas y antecedentes

proyectotrama.org/00/2000-2002/GESTION/vicky.htm 1/11

MjoCuadro de textoReferencia:Horwitz, V.D. y M.J. Figuerero Torres (2002) Arte y cultura: Pedidos de subsidios y propuestas. Trama, programa de cooperacin y confrontacin entre artistas. Buenos Aires. http://www.proyectotrama.org/00/2000-2002/GESTION/vicky.htm

personales? Es posible planificar cada paso, o incluso predecir el resultado,de un proceso de solicitud? La respuesta para la primera pregunta esrelativamente simple: dado que existen muchas situaciones y que cada unatiene sus caractersticas (impuestas por la variabilidad externa), se tornanecesario presentar los pedidos en forma acorde a la situacin. Para unmuseo ser distinto armar una sala de exposicin, un nuevo depsito, o unlaboratorio de restauracin y conservacin y cada pedido de fondos deberareflejar esas diferencias. Tambin ser distinto planificar proyectos de corta,mediana o larga duracin. Y debern tambin ser distintos los pedidos quese armen para presentar a un llamado de concurso versus los que sesoliciten a instituciones que no han previsto ofrecer dinero para financiar estetipo de proyectos.

La segunda pregunta se responde con un si enftico, es decir que esnecesario planificar cada paso. Si bien la planificacin no siempre asegura unresultado final satisfactorio, al menos permitir entender la lgica delproceso de evaluacin. La debida comprensin de la lgica del procesopermitir armar el siguiente pedido que resulte exitoso, ya que el anlisis delos pasos seguidos permitir identificar la llave para la preparacin de lasiguiente propuesta.

Llamamos variabilidad externa a la gama de situaciones para las cuales sebuscarn fuentes de financiacin, por ejemplo fondos pblicos ofrecidos pordistintas agencias, o fondos privados. Cada institucin, ya sea pblica oprivada, tiene una misin distinta y, por ende, esperar leer una solicitudque se ajuste a sus intereses.

Existe otra fuente de variabilidad externa, impuesta por las diferencias en lapersonalidad de cada evaluador. En este sentido, el mensaje que seconstruye en cada propuesta debe adaptarse a la formacin acadmica yexperiencia del evaluador de turno. Veremos ms adelante cmo lidiar con eldesafo impuesto por las particularidades de los evaluadores.

Resumiendo, al tomar en cuenta los distintos tipos de variabilidad, todosolicitante debe entender que prcticamente se ve obligado a adaptar cadapresentacin hasta compatibilizar los intereses propios con los objetivos dela agencia financiadora, los lineamientos del programa de subsidios dentrodel cual se insertara, y los criterios que manejan los evaluadores que leerny finalmente decidirn si vale la pena o no- financiar la propuesta.

Auditorio

El mensaje que se proyecta a travs de las presentaciones llega a unreceptor o auditorio, el cual esta conformado por los evaluadores y/o loscomits de seleccin.

Este es un tipo de desafo como el mencionado en el acpite previo. Paraneutralizar el impacto que suelen imponer las diferencias de personalidad ygustos de los individuos que componen el auditorio, es necesario que elmensaje llegue a todos los integrantes, ya sea en forma individual o grupal.Es decir que cada situacin obliga a lidiar tanto con la variabilidad generadapor el el auditorio como unidad, como con otra ligada al modo de percepcinindividual de cada individuo formando parte del comit de seleccin.

Para asegurar una buena recepcin del mensaje por parte del auditoriosugerimos, a modo de gua, una serie de preguntas que permitirnacomodar el formato de cada presentacin. Las tres primeras reflexionanacerca de la variabilidad generada por el auditorio. La ltima concierne a laforma individual e idiosincrtica como cada receptor capta, entiende ymemoriza ideas, datos y mensajes.

Quines componen el auditorio de la evaluacin?En los procesos de evaluacin y seleccin de pedidos de subsidio el auditorioesta compuesto bsicamente-por evaluadores, aunque puede variar enrelacin a la cantidad de personas que lo componen pudiendo ser una sola ovarias.

En los casos de presentaciones escritas, el auditorio se limita a un sololector, o quiz a una secuencia de lectores aislados; en estos casos el escritoes percibido individualmente. En cambio en el caso de entrevistas o juradosentra en juego la dinmica de la percepcin colectiva de los evaluadores y elinterjuego retroalimentador de la discusin final.

Qu busca el Evaluador?Espera dos cosas: (a) conocer algo o todo respecto del tema o el propsitodel pedido y, (b) algo o todo acerca de la/s persona/s que piden el dinero.En la etapa de planificacin, cada candidato debe analizar las caractersticasdel evaluador y, luego de arribar a conclusiones, predecir las cualidades queprivilegiarn en el pedido. De este modo se puede armar una propuesta quehaga hincapi en aspectos que los evaluadores consideran importantes.

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 2/11

En teora, muchas veces se puede recabar informacin que permita acceder alos criterios de evaluacin. Por lo general, los datos relevantes se encuentranexpresados en las mismas bases del concurso y por lo tanto conviene leeratentamente las condiciones del llamado. A veces, los lineamientos quemanejan los evaluadores se encuentran disponibles por escrito, o se puedeacceder a ellos mediante consultas con la misma agencia patrocinante delconcurso. Otro recurso consiste en consultar con personas que hayanparticipado previamente como evaluadores en concursos similares. Tambinla consulta con participantes o ganadores de aos anteriores puede arrojarpistas acerca de las caractersticas que normalmente presentan laspropuestas que finalmente resultan financiadas.

Qu caractersticas tiene el auditorio Evaluador?Esta pregunta se refiere a la formacin acadmica del auditorio y al tipo desituacin que se enfrenta. Interesa, por ejemplo, determinar si se trata o node especialistas en el tema. Una vez conocidos los antecedentes de losevaluadores, se puede decidir preparar una presentacin acorde a lascaractersticas de las personas que lo componen.

Por otra parte, antes de redactar la propuesta, ser necesario conocer eluniverso potencial de individuos invitados a evaluar. Conviene conocer suexperiencia en evaluacin e identificar posibles incompatibilidades entre loscriterios que habitualmente usan y los de la agencia o institucinpatrocinante.

La necesidad de ejercer cierto grado de control es de suma importancia dadoque la opinin de los evaluadores tiene impacto directo en la aprobacin ono- de la propuesta. Nuestra recomendacin principal es preparar unmensaje congruente con las expectativas del auditorio y su nivel deconocimiento o formacin, lo cual implica identificar las particularidades delauditorio y definir aquello que puede entender y apreciar para, de esa manera,ajustar en forma ms precisa la presentacin.

Cul es la mejor manera de transmitir el mensaje?Existen ciertas formas de proyectar un mismo mensaje; las cinco principalesincluyen el empleo de: ejemplos; conceptos generales o abstractos; comparaciones o analogas; descripciones; recursos visuales

Una exposicin cuidadosamente planificada ser ms exitosa si incluye lamayor cantidad de estas formas posible ya que, usando varias de ellas,facilita una mejor percepcin por parte de todos los lectores de la propuesta.De este modo se asegura que todo el auditorio entienda el mensaje yretenga las ideas que se transmitieron. La combinacin de varias tambindepender del medio de transmisin, sea esta escrita u oral, pero lo esenciales que cada forma empleada expanda sobre la idea central del mensaje.

Mensaje

Distinguimos aqu dos significados para este trmino. El primero, cubiertoms arriba al explorar las exigencias de un auditorio, se refiere a las ideas ytemas que se pretende transmitir. El segundo significado, que exploraremosahora, se refiere a la imagen o, en este caso, la descripcin de lascualidades y habilidades personales que el solicitante desea proyectar.

El candidato siempre aspira a que se considere su proyecto como el msatractivo (y por ende el que probablemente resulte financiado). El desafo esdilucidar cmo presentar el mensaje de tal forma que el evaluador llegue ala misma conclusin.

El mensaje puede ser enviado simultneamente de manera implcita yexplcita. Ambas se retroalimentan para asegurar que el mensaje proyecte elsignificado que desea transmitir el emisor:

Mensaje explcito: cuando porciones del mensaje se corroboran con datosconcretos mencionados en el pedido, en los antecedentes del solicitante, oen la carta referencia. Los mensajes explcitos constituyen una de lasmaneras de ejercer algn grado de control sobre el proceso de evaluacin(ver tambin abajo el acpite de "control").

Mensaje implcito: se trasmite a travs del aspecto formal de unapresentacin. Sirve de apoyo al mensaje explcito, y radica mayormente enla proyeccin de cualidades personales, corporizados en conceptosabstractos.

El armado del mensaje tanto en la redaccin de la forma explcita como en

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 3/11

las sugerencias implcitas debe resultar directamente del trabajo deplanificacin de las ideas que se proponen y debe preocuparse, tambin, poranalizar la composicin del auditorio a quien va dirigido y el impacto quetendr en los lectores. La posibilidad de controlar la imagen que se desea proyectar se sustenta enla evidencia proporcionada por logros concretos y las cualidades delsolicitante, y stas se expresan a travs de lo que denominamos conceptosabstractos.

Cualidades y conceptos abstractos

Hay distintas categoras de cualidades, habilidades y competencias quedistinguen a las personas y organizaciones. Pueden ser naturales y formarparte de su personalidad, tambin pueden ser adquiridas por algnentrenamiento o reforzadas intencionalmente. A su vez, el conjunto decualidades de personalidad repercuten en distintos aspectos de sudesempeo profesional. Cada cualidad se corporiza en un concepto abstracto,cuyo significado es conocido y debera ser entendido de la misma manerapor todos los protagonistas de la situacin retrica.

Los conceptos abstractos no tienen existencia emprica y slo puedenconcebirse a travs de una recreacin mental de las cualidades personales.Si bien no tienen expresin tangible, los conceptos abstractos son excelentespara codificar mensajes porque los receptores reciben un significado precisoe inconfundible. Se expresan mediante el empleo de sustantivos tales comocreatividad, originalidad, responsabilidad, adaptabilidad, autonoma, ocompromiso.

Semejantes conceptos abstractos son fundamentales para definir la imagenque se desea proyectar. En muchos casos permiten que el mensaje enviadosea captado por el receptor con el significado que el emisor quiere darle. Losevaluadores ponderan las cualidades de cada candidato de acuerdo acriterios preestablecidos y, sobre la base de ellos, generan el orden demritos que fundamenta sus recomendaciones finales.

Resta ahora explicar la forma de utilizar los conceptos abstractos en laplanificacin de los procesos de solicitud en general y la preparacin de cadapropuesta. Los siguientes seis pasos muestran una cadena operativadetallando el orden que se debe seguir durante la planificacin del mensajepara una propuesta:

Primero: cada candidato debe desarrollar un proceso de concientizacin yexplicitacin de sus propias cualidades personales. Segundo: hacer una lista de aquellas cualidades que ya posee. Tercero: identificar aquellas que pretende mejorar y/o adquirir en el futuroinmediato. Cuarto: decidir cules quiere mostrar en la presentacin y, en base a ellas,definir la imagen a proyectar. Quinto: decidir la etapa de la presentacin escrita donde convengamencionarlas. Sexto: planificar el modo explcito e implcito de transmitir la imagen.

Estos pasos permiten no slo conocer los puntos fuertes y dbiles sinotambin definir la imagen que se proyectar, as como su posible impacto enla obtencin del subsidio. Una vez que se identifican las cualidades queformaran parte de la imagen, se puede planificar bien el formato en que seacuar el mensaje as como definir el lugar adecuado para incluirlo en elescrito final.

Control

Entendemos por Control a la posibilidad de influir -en alguna medida- sobreel anlisis que los evaluadores hacen de los candidatos. Todo solicitantedebera aspirar a controlar -al menos en parte- el proceso de evaluacindado que representa la oportunidad de quedar mejor posicionado al final. Enese sentido, la posibilidad de ejercer control depende bastante de la formaen que se transmiten los mensajes ya sea explcitos e implcitos-, derelacionarse con el auditorio, y con la capacidad de adaptarse a exigenciasdiferentes.

El control puede ser pasivo o activo segn el acceso que se tenga alevaluador.El pasivo es el que se ejerce por intermedio de distintos tipos de agentes,generalmente predomina en las presentaciones escritas y es mediado por eldocumento generado por el candidato y ledo por el evaluador. En estoscasos, las formas del mensaje deben variar de acuerdo a lo que busca elauditorio e implica un mayor grado de planificacin ya que se deben anticipar

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 4/11

los tems que prefieren los evaluadores. En algunos casos este tipo decontrol perdura si se logra guiar al auditorio hacia aquellos puntosimportantes del mensaje, por ejemplo, a travs del modo de editar el hiloargumental de la propuesta.

El control activo, en cambio, se establece en situaciones presenciales, porejemplo en una audicin o en una entrevista. Alli, el candidato puede apelara una gama variada de formas tales como guiar el intercambio verbal haciatemas de propia conveniencia, o elegir el modo de comportarse.

Finalmente, otro mbito donde se puede ejercer control es en el manejoadecuado de la informacin, los datos, o los materiales. De hecho, laidoneidad y capacidad de una persona para llevar a cabo exitosamente loque se propuso se manifiesta -en la propuesta escrita- en las seccionesdonde se justifica la idea y donde se discuten los antecedentes relevantes.Ambas secciones describen la importancia y relevancia del trabajo que sepropone.

Propuestas

Como mencionamos antes, el proceso de seleccin de cualquier propuestatiene tres protagonistas principales: el solicitante, el evaluador y la entidadfinanciadora. En algunos casos, a esto se debe agregar la intervencin deuno o ms referencistas que, an siendo protagonistas secundarios, sonigualmente importantes porque avalan la propuesta.

Cada propuesta es una suerte de transaccin. Uno de los protagonistas -elsolicitante- se esfuerza por convencer a los evaluadores que su propuesta oproducto es el mejor. A su vez, la agencia financiadora se reserva el derechode evaluar con cuidado y seleccionar -o comprar- segn sus criterios aquellapropuesta que ms se acerque a la misin de la institucin. An a riesgo derepetir una "verdad de perogrullo" recalcamos que al iniciar los procesos deseleccin de un concurso, las instituciones donantes prometen subsidiar unoo ms propuestas pero, al mismo tiempo, desconocen cul pedido serfinanciado. El desafo para cada solicitante es, entonces, convencer a losevaluadores que fijen su inters especficamente en su propuesta y no enotra.Para llamar la atencin y retener el inters del evaluador, el candidato debeasegurar que el revisor interprete no solamente los objetivos de la propuestasino tambin la capacidad e idoneidad del que se postula para llevar a cabolas actividades propuestas. La mejor manera de hacerlo es transmitiendo elpropsito y las acciones en lenguaje claro y preciso. A lo largo del texto debeconstruirse una correspondencia ajustada entre los objetivos, la metodologaque se utilizar, y las expectativas generadoras y creativas, empleandotodos los recursos para que el mensaje proyectado llegue allector/evaluador.

Cuestiones bsicas y generales de las propuestas

Funcin y formatoCada propuesta se sustenta sobre tres patas: 1. una idea, 2. su relevancia y la forma de resolverlo, 3. la idoneidad y capacidad para llevar a cabo las tareas necesarias para quela idea se convierta en realidad.

En otras palabras, slo al identificar todos los componentes de la idea,demostrar la forma en que se conectan, delinear su importancia en formaclara y explcita, y mostrar cmo se van a encarar y llevar a cabo las accionesque la conviertan en realidad, se logra convencer al evaluador de que lapropuesta plantea un desafo que vale la pena encarar y que el solicitante esla persona o institucin indicada para cumplir lo prometido.

La redaccin de la propuesta est pautada por la lgica de argumentacin decada disciplina, as como por la habilidad de cada autor para transmitir ocomunicar conceptos. Cada escrito se elabora a partir de dos componentes,uno de creacin y otro de redaccin. Si bien dichos aspectos sonindependientes, avanzan en forma simultnea. Cada idea, as como surelacin con las acciones propuestas deben ser cuidadosamente revisadaspara luego ser reformuladas y reescritas en caso de ser necesario.

De hecho, los aspectos formales de una propuesta son tan determinantescomo los objetivos y la idoneidad del candidato. Por ello, es importantearmar una secuencia de exposicin ordenada, ya que facilita la lectura ycomprensin de los objetivos.

En aquellos casos de pedidos para los cuales no existen formularios,recomendamos utilizar distintos subttulos,ya que proporciona una forma demantener al lector siempre informado del rumbo que siguen la

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 5/11

argumentacin, los distintos aspectos del proyecto y la presentacin general.No existen recetas fijas para armar propuestas, aunque es necesario quecada presentacin conteste una serie de preguntas bsicas. Ellas se agrupanen tres categoras: contenido, auditorio y mensaje.

1) Contenido:Qu se debe decir sobre el tema elegido?Cul es el propsito de tratar ese tema particular?Cul sera su impacto?

2) Auditorio (En este caso auditorio se refiere a los evaluadores):Antecedentes personales de las personas que componen el auditorio? Qu conocen sobre el tema? Qu conocen sobre la idea en particular quese quiere expresar?Qu esperan leer/escuchar?

3) Mensaje:Qu mensaje desea transmitir el candidato?Qu imagen desea proyectar?Qu pretende dejar grabado en la mente del lector?

Este tipo de preguntas sirve como gua para planificar el proceso depreparacin de cada propuesta. Como ya se mencion, todas las propuestasdesean transmitir que el solicitante est capacitado para realizarsatisfactoriamente el trabajo, tanto por su formacin como por suscualidades personales positivas. Por ello es que le incumbe al solicitantetener en claro cul es el propsito de su propuesta, as como identificar lascualidades que le conviene mostrar para, finalmente, decidir la forma dereflejarlos en forma escrita.

En relacin al aspecto de la mecnica de redaccin, el mensaje debe irexpresado en un lenguaje pro-activo, es decir usando verbos que denotenaccin, capacidad ejecutiva y control sobre la totalidad del proyecto. En estesentido existe una recomendacin repetida hasta el cansancio y queofrecemos tambin aqu: nunca usen el verbo intentar ni sus sinnimos, yaque describen exactamente lo opuesto a lo que debe ser una propuesta. Enefecto, la propuesta promete realizar actividades que se van a llevar a cabopase lo que pase, nunca admite que se limitar a intentar llevar a caboactividades.

Si bien ms arriba afirmamos que cada propuesta o pedido de fondos esuna ocasin nica y, como consecuencia, que el formato debera ser flexibley adaptarse de acuerdo a las circunstancias externas e internas, existe unaestructura general que suele ser aceptada.

Estructura Bsica

La estructura bsica se compone de cuatro partes principales: (1) la idea o elproblema que se busca solucionar, (2) qu se espera lograr, (3) cmo se vaa llevar a cabo y (4) cules son los recursos necesarios.

La idea : introduccin, objetivos, antecedentes.La primera parte de cada propuesta introduce al lector en el tema generalidentificando el objetivo especfico o la idea creativa en forma lgica yescalonada. Se busca explicarle al lector la estructura de la presentacin y elfundamento que justifica el pedido. Es el momento en que se tiende elpuente informativo entre el autor y el lector.

Al mismo tiempo que se describen los datos relevantes y se presentan laspremisas sobre las cuales se basa la justificacin del proyecto, se muestran -de manera implcita- las cualidades adquiridas por el candidato durante suformacin, as como su nivel de madurez profesional. Esto se deja trasluciren:

Cunto se conoce del tema elegido, la sofisticacin de su entrenamiento metodolgico-tcnico, la capacidad de anlisis de trabajos ajenos anteriores.

Un marco general discute los antecedentes, all se contextualizan losproyectos que antecedieron a ste, y que son relevantes ya sea directa oindirectamente. Esta evaluacin crtica mostrar aquello que se ha hecho y loque queda por hacer, lo bueno y malo de cada uno, as como las leccionesque se aprendieron de los aspectos positivos y negativos de cada uno.Semejante anlisis de los antecedentes cimienta las bases que permitenconstruir las ideas originales propias y, como resultado, justifica lo que sepropone. En esta primera parte se debe, entonces: Anunciar todo lo que se desarrollar en detalle a lo largo de la propuesta. Informar acerca de las obras previas que sirvieron de base para desarrollarestas ideas, as como su metodologa.

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 6/11

Explicar dnde encaja este trabajo en el panorama general contemporneo.

Cmo se va a estudiar: descripcin de materiales y metodologa.Al terminar de leer esta segunda parte, el evaluador debera estar enteradode todo lo que concierne al proyecto. Como se ver ms adelante, una delas formas de evaluar la factibilidad de la propuesta es viendo si haycorrespondencia ajustada entre lo que se desea hacer y la forma en la quese propone hacerlo. Esta parte, entonces, se ocupa de traducir los objetivospropuestos en actividades concretas.

Aqu se le presenta al candidato la oportunidad de mostrar su idoneidad paradirigir el proyecto. Debe especificar todo lo necesario y elegir las tareasimprescindibles para llevar a cabo el proyecto. Una buena propuesta tornarinadmisibles otras opciones de encarar la misma idea.

Al mismo tiempo, la propuesta debe ser una construccin realista, y no slodemostrar que el tema merece ser tratado sino que es factible hacerlo en laforma propuesta. El comit evaluador prestar especial atencin a laviabilidad de la idea, tal como se manifiesta en la seccin de metodologa, yprobablemente lea esta parte al menos dos veces. Revisar la metodologanuevamente cuando compare su correspondencia con el presupuesto yrecursos solicitados.

Qu se espera aprender: expectativas, relevancia y conclusiones.El contenido bsico de esta parte debe responder a las siguientes preguntas:

Cul es el propsito? Qu se espera generar? Qu significa y cul es la relevancia? Prximos pasos, en caso que exista un programa a largo plazo

Recursos necesarios: Plan de accin (cronograma), recursos, logstica ypresupuesto.Cada solicitud de subsidios debe detallar los recursos necesarios, la logsticay el presupuesto. Los evaluadores revisarn cada tem cuidadosamente paravalorar:

si el presupuesto se encuadra dentro de los lmites establecidospreviamente por la institucin que entrega los fondos, y

si el presupuesto, el cronograma, los recursos y la logstica se ajustan a lascaractersticas del proyecto y han sido previstos en forma realista y objetiva.

Si bien los evaluadores comparan las tablas presupuestarias y diagramas deflujo de actividades de cada propuesta, al mismo tiempo valoranindirectamente la imagen del solicitante. El presupuesto y plan de accinsirven para ilustrar algunas cualidades personales del candidato. Unpresupuesto abultado o uno escaso sugieren cualidades negativas, talescomo indisciplina, desubicacin, indiferencia o imprevisin, mientras que uncronograma impreciso puede sugerir desprolijidad, desorden, inoperancia oineficiencia.

El cronograma o camino crtico se refiere aqu bsicamente al plan de accinque detalla la relacin y secuencia entre cada uno de los pasos o lasactividades- que se completarn hasta realizar todo lo proyectado. Muestrano solamente la interdependencia y secuencia necesaria de cada actividad,sino tambin cunto tiempo durar cada una. Generalmente se presenta enforma de diagrama especificando la fecha de ejecucin y finalizacin de cadaactividad.

Los recursos necesarios y la logstica previstas para cada proyecto sonvariables e incluyen tanto las necesidades materiales como las de personalidneo. El solicitante debe precisar cuidadosamente dichas necesidades yhacerlas corresponder en forma realista no slo con los objetivos yenvergadura del proyecto, sino tambin con el presupuesto presentado. Enesta parte se deben ordenar primero las necesidades totales y, acontinuacin, distinguir claramente los recursos solicitados de aquellos conlos que ya se cuenta o que se obtendrn en otra parte.El presupuesto traduce el plan de trabajo en costos concretos. Cada agenciaauspiciante est dispuesta a financiar determinados rubros o establece ciertaproporcin para cada categora de gastos dentro del presupuesto total. Encaso de existir reglamentaciones al respecto se deben respetar. No obstante,por lo general los tems especficos comprenden gastos tales como:

traslado y viticos, honorarios, contratos y subcontratos (por ejemplo, alquiler de vehculos), compra de materiales, compra de equipo, anlisis varios, insumos de librera o similares,

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 7/11

elaboracin de informe (en caso tales como conservacin).

Se debe presentar un detalle minucioso de cada tem con su correspondienteprecio o costo ya que es un dato que el evaluador considera importante. Enmuchos casos los evaluadores utilizan justamente esta seccin para decidir siel proyecto es realista y factible. Incluso en algunos casos, los evaluadoresderivan opiniones respecto de la idoneidad del candidato para realizar eltrabajo a partir de la prolijidad con la cual construy el cronograma, la listade recursos necesarios y el presupuesto.

Control

Ya se sugiri ms arriba que el proceso de seleccin puede entenderse comouna especie de transaccin entre un vendedor -el candidato- y un comprador,es decir el comit evaluador y la agencia o institucin financiadora. Elcandidato sabe que la opinin del evaluador es definitoria y por ello sepropone desplegar una estrategia que le permita vender su producto.

Cada situacin necesita una estrategia especialmente diseada y, por ende,se debe planificar bien dnde y cmo ejercer control. Controlar la propuestase manifiesta en que se acoten bien los objetivos, se sistematicen los datosdisponibles, se seleccionen la metodologa adecuada y se determinen yespecifiquen cada uno de los recursos necesarios.

Un error muy frecuente en las propuestas armadas por personas inexpertases renunciar al control y autora del escrito/ propuesta. Esta equivocacinpuede suceder, por ejemplo, en caso de no haber reparado en la importanciade convencer a los evaluadores de su idoneidad para dirigir, de suconocimiento del tema y de la autora intelectual de las ideas y justificacin.Tambin se manifiesta, a veces, en la costumbre de aceptar y pretenderreproducir, sin discusin crtica, la forma de encarar trabajos ajenos y que,por otra parte, se describieron en la seccin de antecedentes.

De hecho, se pierde autoridad y control cada vez que se abusa de la cantidady extensin de las citas textuales. Las citas textuales proyectan mayormenteuna imagen negativa del candidato. Por ejemplo, puede sugerir que no tieneideas propias, que no sabe construir los argumentos para fundamentar supropuesta, que no confa en sus propias palabras o, en el peor de los casos,que no sabe lo que busca.

Entonces, para "controlar" el armado de la propuesta hay que realizar unajuiciosa seleccin de antecedentes, seguida de una argumentacin clara; losobjetivos planteados deben aprovechar la informacin disponible y ser muyespecficos.

La metodologa es otra seccin donde se puede perder el control. Es habituallimitarse a describir y explicar los mtodos y tcnicas que se utilizarn. Sinembargo, se debe estar alerta a los peligros que ello entraa ya quesolamente se puede demostrar control justificando adecuadamente losmtodos elegidos. Una pregunta que constantemente ronda la cabeza delevaluador es la siguiente: es ste el mtodo adecuado y apropiado paraesta propuesta? El autor de la misma debe plantearse dicha pregunta yresponderla en forma explcita. Si no lo hace, caer en la trampa de nodemostrar que conoce lo que busca o que sabe cmo encontrarlo.

Finalmente la mecnica de redaccin de las propuestas es una parte esencialde la estrategia de control. La coherencia interna y la conexin de las ideas,redactadas dentro de una lnea argumental clara, constituyen la forma defacilitar la lectura fluida de la propuesta. En otras palabras, se debe armaruna secuencia lgica para la presentacin y justificacin del problema, ascomo exponer la forma en que se encararn las acciones para llevar a caboel estudio.

Caso estudio: Proyectos de Cultura y Conservacin

La principal recomendacin es la misma que enfatizamos antes, es decir quehay que tener una idea muy clara de lo que se desea hacer y cmo se va allevar a cabo. Se debe planificar cada paso de las tareas que se van arealizar, an teniendo en cuenta la posibilidad de que algunas puedan serreformuladas sobre la marcha.

Junto con el propsito general se debe contextualizar la institucin dentro dela cual se va a ejecutar la propuesta. No es conveniente abundar en detallesacerca de la historia o su importancia ya que le quita fuerza a la propuesta,al mismo tiempo que confunde y distrae al evaluador del propsito principal.Como parte de los antecedentes del trabajo indudablemente hay quemencionar la importancia de la coleccin y su frecuencia de consulta. Esrelevante detallar las caractersticas de la coleccin que es objeto de lasolicitud, por ejemplo tipo de objetos, tamao de la coleccin o de laspiezas, el estado de conservacin de los materiales y los trabajos previos

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 8/11

p , y j prealizados. En esta seccin debe quedar clara la conexin lgica entre lo quese ha hecho, lo que se desea hacer ahora y lo que se pretende llevar a caboa largo plazo.

Una parte fundamental de la justificacin consiste en explicar la razn por lacual es necesario realizar las tareas previstas. Esto implica mencionar losproblemas, las limitaciones y debilidades que puedan afectar a la propuestay el modo de prevenirlos.

Sobre esta base se podrn formular los objetivos especficos del trabajo parael cual se solicita el subsidio. Estos deben acotar las dimensiones de lastareas que se van a encarar en lo inmediato y al mismo tiempo anunciar lametodologa elegida. Por ejemplo, el propsito general puede ser mejorarlas condiciones de conservacin de una coleccin y los objetivos especficosrequieren instalar un sistema de monitoreo y regulacin ambiental en losdepsitos.

Al igual que cualquier otra propuesta, en la seccin metodologa correspondedetallar su forma de implementacin. Cada paso de la ejecucin del proyectodebe enunciar mtodos precisos y las herramientas que se emplearn. Encaso de requerir equipamientos tambin se debe aclarar si en la institucintrabajan personas que conocen las tcnicas de operacin y procesamientoque se pretenden implementar. Los recursos humanos deben estarcontemplados en cuanto a la participacin de personal de la institucin y/oen combinacin con personal externo y adems la modalidad de trabajo (enequipos o individualmente).

La planificacin cronolgica puede contemplar tareas que se van a realizarsimultnea o secuencialmente y el empleo de protocolos. Correspondeprecisar las actividades y mencionar el momento de inicio y fin de cada una.El cronograma puede mencionarse brevemente dentro de la metodologa,pero generalmente se detalla en un apndice o acpite aparte.

Debe haber una total correspondencia entre los objetivos del proyecto, losmtodos que se van a implementar, los equipos y herramientas que sesolicita comprar, y participantes del proyecto que lo llevarn a la prctica. Porejemplo, si el objetivo es armar una exhibicin, no es relevante describirmtodos para mejorar las condiciones del depsito, este ltimo se debereservar para un proyecto de caractersticas distintas.

Para especificar los recursos necesarios deben tomarse en cuenta tanto losrecursos humanos como los materiales (herramientas, equipos o muebles).La calidad y cantidad de materiales solicitados deben corresponder a losobjetivos y metodologa propuesta en las secciones anteriores. Pararespaldar este pedido conviene describir las caractersticas fsicas y lascondiciones del lugar donde se realizar el trabajo proyectado de modo queel evaluador conozca si las condiciones fsicas y el equipamiento existenteson adecuados.

Sobre la base de lo anterior, en el presupuesto debe incluirse una lista conmontos exactos. El listado debe ser preciso, especificando la cantidad ypropsito de empleo de cada tem del presupuesto con su costo exacto y sinomitir ningn elemento mencionado en las secciones anteriores. En este tipode propuestas es admisible realizar pedidos a distintas agencias para cubrirdiversos aspectos del trabajo. Por lo tanto en esta seccin debe mencionarsesi existe un pedido ya acordado, es decir una contraparte, que puedeconsistir en especialistas, equipos o fondos financieros.

Evaluadores de Propuestas de Cultura y ConservacinEn caso de tratarse de especialistas, se puede utilizar la jerga profesional.Sin embargo, en algunos casos los comit de seleccin incluyen personas nofamiliarizadas con la disciplina. En estos casos, el solicitante debe armar yredactar un escrito para no iniciados en la materia. Debe evitar el uso delenguaje especializado, como as limitar la mencin de una gran cantidad dedatos, ya que probablemente no sean entendidos ni apreciados. Por elcontrario, es importante informar concretamente al evaluador de qu trata elpedido de fondos en la misma introduccin y asegurar que la propuesta noest sobredimensionada en cuanto a los recursos que requiere.

El auditorio de las propuestas para cultura repara adems en varios tipos defactores. Este tipo de propuestas son generalmente presentadas porinstituciones y organismos; parte del respaldo para la realizacin del trabajosurgir de los recursos humanos involucrados, pero especialmente de latrayectoria previa de la institucin. Por lo tanto, interesa evaluar tambin lacapacidad de gestin de la institucin.

Por otra parte, las agencias financiadoras prefieren que una institucincuente con recursos frescos, es decir distintos a los equipos o personas delos que ya disponen. Ven con buenos ojos que el responsable busque fondosde diversas fuentes. Estimulan que, en forma paralela, se solicite contrapartede fondos a otras instituciones, ya sean nacionales o internacionales.

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 9/11

Al leer la seccin de metodologa, el evaluador busca responder si lapropuesta es realista, factible de realizar y si las personas que intervendrnson idneas para realizarlo satisfactoriamente. Para ello revisa quines vana realizar el trabajo, los materiales propuestos y el modo de trabajo. Elpresupuesto se lee hasta el ms mnimo detalle y de hecho, es uno de losaspectos de la propuesta que ms interesan.

Conclusiones

Tamaa cantidad de recomendaciones como las ofrecidas aqu conformanmeramente una parte de las cuestiones que determinan el xito de laempresa. Si bien podramos inundarles con ejemplos particulares, ellosignificara abundar en la casustica, cuando lo que en realidad queremos, esenfatizar la importancia de crear el hbito de pensar deductivamente. Conesto nos referimos a que esperamos que comprendan que deben construiruna forma de pensar que sea por un lado flexible pero, por otra parte, esaflexibilidad e impulso creador tengan orientacin y parmetros concretos, ascomo propsitos definidos. Asimismo, esta modalidad de pensar incluye lacapacidad de concebir una propuesta desde dos puntos de vista, por un ladoque describa ajustadamente la visin y los objetivos personales y, por otro,que tome en cuenta cmo lo interpretarn los que se encuentran "del otrolado del mostrador", es decir los que terminarn financiando o no- elpedido.

Apndices

Apndice 1: Comentarios de un evaluador en Inglaterra

"In general terms, my experience of working or arts funding agencies hastaught me that the main reasons people fail are usually quite simple: 1- not meeting the criteria of the funding programme or the aims andobjectives of the funding body 2 -not completing the form fully - for example, failing to give full informationabout the project, poor budget presentation etc 3 -failing to give clear evidence of need 4 -lack of evidence of efforts to generate own income or to raise fundingfrom elsewhere 5 -not being of a high enough artistic standard 6- just not being as good as other applications - demand usually outstripssupply as you know."

Apndice 2: Procedimiento para pedidos de fondos de un museo en Chile

"Por la experiencia de 20 aos que tengo en Administracin de este Museo,y por la cantidad de exposiciones que hemos trado tanto del extranjerocomo del pas, le puedo informar como procedemos nosotros.Cuando se comienza a planificar una exposicin hay que definir la duracin. Si ser corta (dos o tres meses) o larga (seis meses o mas) Esto essignificativo por los tems de seguridad y seguros. Para el tem seguros hayque tener el listado pieza a pieza con su respectiva tasacin y los seguros secontratan clavo a clavo (ida y regreso al lugar de origen)Si es del extranjero o del pas es necesario saber si vienen uno o mscomisarios y/o curadores para cotizar los pasajes y viticos para traer y llevarla muestra.En el catlogo, afiche y otros impresos hay que considerar texto, diseo,fotos e impresin.Un detalle importante es tener el diseo de museografa para calcular loscostos de los montajes de las piezas (vitrinas especiales, maniques,soportes, iluminacin especial, etc.)Una vez definido el presupuesto es necesario armar una carpeta bienpresentada con informacin sobre la exposicin, con fotos, detalles delcatlogo, afiches e impresos en general, teniendo en cuenta que all irn losnombres de los patrocinadores y auspiciantes a quienes les presenten elproyecto.Adjunto listado de tems imprescindibles para hacer un clculo de lo quecuesta hacer una exhibicin temporal"

Planilla bsica para presupuesto exposicin temporalCatlogo pendones impresos, afiches invitaciones MetroMuseografa Diseo

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 10/11

ProduccinPasajes viticos traslado carga embalajeSegurosInauguracinSeguridad (guardias)

Trama, Buenos Aires, 2002

TEXTOS

Amrico CastillaFuncin y recursos de las instituciones culturales en la Argentina

Amrico CastillaEl apoyo pblico a las artes

cerrar ventana

Arte y cultura. Pedidos de subsidios y

proyectotrama.org/00//vicky.htm 11/11