2. registro y archivo de la documentación

8/18/2019 2. Registro y Archivo de La Documentación

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Técnicas Informáticas de Gestión

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REGISTRO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

La empresa emite y recibe continuamente gran cantidad de documentación que contiene información fundamental sobre lasoperaciones efectuadas por la empresa en el desarrollo de su actividad. Documentación que puede ser necesario actualizar,consultar o que la empresa está obligada a conservar por ley.

Por ello, para poder recuperar esta información, debe dejarse constancia de su existencia (registro) y conservarla de formaadecuada (archivo).

Registro

Para dejar constancia de las operaciones económicas que lleva a cabo la empresa, las reflejamos en los libros de registro: obligatorios, los que la ley exige a las empresas, o voluntarios , los que desarrollan y complementan las anotaciones de los librosprincipales de la contabilidad o que facilitan la labor administrativa de la empresa.

En el siguiente esquema se presentan los libros de registro más comunes.


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Libros de registro

Obligatorios Voluntarios

Según el Código deComercio

Según la ley del IVA

Libro de inventariosy cuentas anuales

Libro Diario

Libro de actas desociedadesmercantiles

Registro de facturasemitidas

Registro de facturasrecibidas

Registro de bienesde inversión

Mayor

Almacén

Caja

Bancos

Efectos comercialesa cobrar

Efectos comercialesa pagar

Clientes

Proveedores

Entrada decorrespondencia

Salida decorrespondencia


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Legalización de libros en el Registro Mercantil

Para que los libros de registro obligatorios tengan validez legal deben cumplir todas las diligencias oportunas en el RegistroMercantil antes de su utilización (artículo 27 del Código de Comercio).

En caso de que la gestión se efectúe informáticamente, serán válidas las anotaciones sobre hojas sueltas que después seránencuadernadas, debiendo ser legalizadas antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre de ejercicio.

Conservación de libros y documentación

El Código de Comercio (artículos 30 y 31 ) obliga a los empresarios a conservar los libros y la documentación relacionados con su

actividad durante 6 años, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Archivo

Al igual que en el caso del registro, los documentos se conservan porque la empresa lo cree conveniente o por imperativo legal.

El archivo es el lugar donde se guardan y custodian los documentos de la empresa y, también, el conjunto de éstos debidamente

ordenados.Según el criterio o punto de vista utilizado, podemos distinguir los siguientes tipos de archivo:

Punto de vista Tipo de archivoCentralizado. Archivo único en el que se almacena toda la documentación de la empresa, normalmentegestionado por un especialista en la materia.UsuarioDescentralizado. Archivo para cada departamento o sección de la empresa en el que se almacena,

únicamente, la documentación propia.Activo. Se almacena la documentación que se consulta con frecuencia. Posteriormente, ladocumentación pasa al archivo semiactivo.Semiactivo. Se almacena la documentación que se consulta esporádicamente y que ha dejado deusarse en el archivo activo. Cuando no sea necesario volver a consultar un documento, éste pasa alarchivo inactivo o se destruye.

Frecuencia de uso oconsulta

Inactivo. Se almacena la documentación que se conserva indefinidamente y aquella que se ha de

guardar durante un período determinado.


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Destrucción de la documentación

Puede destruirse la documentación cuando se ha analizado y comprobado que no va a ser útil ni es obligatorio guardarla pornormativa legal.

La documentación debe estar organizada y archivada según unas normas y criterios establecidos, de forma que permita un accesofácil y rápido a los datos y a la información. Es recomendable seguir este procedimiento:

Se agrupan los documentos según la categoría a la que pertenecen: facturas, informes, cartas, documentación bancaria….

Se comprueba que la documentación está completa (tiene los anexos y las copias necesarias) y ha sido transmitida por lapersona que corresponde.

Se aplica un sistema de clasificación lo más práctico posible, para cada grupo, en función del tipo de documento.

Se almacena la documentación del modo más adecuado.

Los principales sistemas de clasificación y almacenamiento de la documentación son:

Sistemas de clasificaciónSistema Descripción

Alfabético La documentación se ordena alfabéticamente por el nombre de la persona. (Primerapellido, segundo apellido, nombre) o por el nombre de la empresa.

Numérico La documentación se ordena asignando a cada documento un orden numéricoconsecutivo.

Geográfico La documentación se clasifica por zonas geográficas y después, en cada una deellas, se ordena alfabéticamente.

Cronológico

Los documentos se agrupan y se ordenan por fechas de expedición, recepción, etc.(siguiendo un criterio de ordenación, que puede ser: año, mes y día). Aquellosdocumentos, que a su vez coincidan en fecha, pueden clasificarse por el sistemaalfabético o numérico.

Analítico o por

asuntos

Los documentos se agrupan, en primer lugar, por asuntos o materias de que traten(impuestos, personal, seguros…). Los que traten de un mismo asunto, se ordenanalfabéticamente, numéricamente,..


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Sistemas de almacenamiento de la información

Los elementos materiales utilizados para el almacenamiento de la documentación dependen de una serie de condicionantes: tipode documento, frecuencia de consulta, facilidad de manejo, adaptación al volumen de información que genera la empresa…..

Existen diversos sistemas de almacenamiento que, normalmente, las empresas utilizan de forma combinada.

Tradicionales: carpetas, fichas, archivadores….

Informáticos: disco duro, disquete, CD- Rom…

Sistemas de microfilme.


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CASOS PRÁCTICOS

EJERCICIO 1

En la siguiente relación, ordenada según el sistema de clasificación geográfico, identifica y corrige los errores.

Provincia Localidad Empresa

Alcoy Méndez Flores, María

AlicanteElche

Turrones Alicantinos SL

Azcárraga Núñez, Aniceto

Madrid Confecciones Castilla

MadridAlcalá de H. Torres Torres, Manuel

Zaragoza

Benavente Collazo, Andrés

Vázquez Flores, JuliaZaragoza

Tarazona Bello Andrade, Juan José

Salamanca Béjar Cooperativa Salmantina

Astorga Mantecados Leoneses, SLLeón

León Transportes Aguiar, SA


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EJERCICIO 2

Ordena los siguientes nombres de proveedores utilizando el sistema de clasificación geográfico.

Administradora Castilla, Madrid – Distribuciones Textiles, SA, Madrid – Administradora González, Madrid – Manuel JiménezCastro, A Coruña – Rafaela Jiménez Castro, A Coruña – Cooperativa Ganadera Lucense, Lugo – Compañía Avícola y Lechera,Toledo – Compañía Frigorífica del Sur, Toledo – Alonso Jaspe Rodea, Salamanca – Laura Hernández Suárez, Salamanca-Hilaturas Laneras, SA, Salamanca.

EJERCICIO 3

Clasifica las siguientes fichas de trabajadores según los diferentes sistemas:

Clasificación alfabética. Criterio: Primer apellido, segundo apellido, nombre.

Clasificación numérica. Criterio: nº en el libro de matrícula, en orden ascendente.

Clasificación geográfica. Criterio: Provincia (por orden alfabético).

Clasificación analítica: Criterio: por departamentos (orden alfabético de departamentos).

Nombre: Alicia Álvarez SuárezAntigüedad: 1/6/97Nº libro de matrícula: 008Sucursal: ValladolidDepartamento: Recursos Humanos

Nombre: Álvaro Sánchez IriaAntigüedad: 1/1/99Nº libro de matrícula: 010Sucursal: Madrid

Departamento: Compraventa

Nombre: Elena Calvo UríaAntigüedad: 1/7/00Nº libro de matrícula: 012Sucursal: ValladolidDepartamento: Compraventa

Nombre: Manuel Soto LeusAntigüedad: 1/1/97Nº libro de matrícula: 007Sucursal: MadridDepartamento: Recursos Humanos


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Clasificación cronológica: Criterio: por orden de antigüedad (año, mes, día).


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EJERCICIO 4

La empresa Recambios Pérez, SL, dispone de las siguientes fichas de sus clientes (que incluyen nombre, fecha de la primeracompra, código de cliente, provincia, producto adquirido). Clasifícalas según los diferentes sistemas.

Luis Hito Sánchez, 25/05/1997, 1011, León, motores.

Manuel Rodríguez Santos, 1/01/2000, 1019, Salamanca, lubricantes.

José Mano Solé, 1/02/2000, 1031, Alicante, motores.

José Rodríguez Santos, 10/06/2000,1037, Valencia, lubricantes.

Fandiño, SL, 15/10/1999, 1025, Alicante, lubricantes.

2. registro y archivo de la documentación

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