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ÍNDICE
Introducción Antes de la presentación
Selección y delimitación del tema Estructura del discurso Preparación de materiales de apoyo Análisis de auditorios Logística Control del nerviosismo
Durante la presentación
Comunicación verbal Comunicación no verbal Cómo atraer la atención del auditorio
Después de la presentación
Participación del público Evaluación de la presentación oral Conclusión
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INTRODUCCIÓN
Cuando el lenguaje nace de la reflexión meditada, arraiga al ser humano a su circunstancia y a su proyección. A través de él no sólo testimoniamos nuestro paso por la tierra sino que hacemos de este paso la forma más profunda de habitarla. El tránsito por la universidad faculta a los estudiantes en el aprendizaje de los lenguajes y códigos particulares de cada profesión, de modo que el estudiante verdadero es el que habita y echa raíces en el lenguaje de aquello que está aprendiendo a profesar. Se arraiga, insistimos, porque el estudio lo profundiza en la tierra y lo nutre de lenguaje. Pero como aquello que echa raíces también crece y se manifiesta en espacios superiores, el estudiante también ha de transformarse en profesionista en su manera de manifestar su pertenencia a la tierra, es decir, en su manera de exteriorizar en la palabra la riqueza de sus raíces. Desafortunadamente atravesamos un tiempo en que la palabra se hace pública con demasiada facilidad y la vemos brotar pobre en sus frutos y desarraigada de todo suelo meditativo. Por ello, además de ofrecer suelo nutricio, la universidad tiene la obligación de ofrecer el espacio para que la palabra del estudiante abreve de la meditación y sea dicha con lucidez. Este manual de presentaciones orales, al cabo, es una invitación para recuperar algunas prácticas muy sencillas que nos ayudan (a estudiantes, a profesores) a detenernos un poco, a conceder al tiempo de la reflexión su manifestación de palabra y fruto.
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I. ANTES DE LA PRESENTACIÓN
La presentación oral de un proyecto, trabajo de investigación, informe, etc., requiere de planeación; por ello es importante tomar en cuenta, al momento de su preparación, los siguientes pasos: la selección y delimitación del tema, la estructura de las partes del discurso (subtemas y variables; introducción, desarrollo y conclusión), el diseño de los materiales de apoyo, contar con un análisis del auditorio, supervisar la logística y finalmente el control del nerviosismo.
A continuación se explica y ejemplifica cada uno de estos aspectos.
1. Selección y delimitación del tema El éxito de una presentación recae en el buen desempeño del orador ante su auditorio. La calidad, el orden y la consistencia de las ideas transmitidas se originan en un momento de planeación anterior a la exposición. En otras palabras, no hay lugar para la improvisación. En este primer apartado se desarrollan herramientas que serán de utilidad para conducir –y en su caso evaluar– los límites y la preparación del contenido de una presentación.
Selección y delimitación del tema La mayoría de las veces, el tema a elegir para una presentación oral será impuesto por las circunstancias o necesidades específicas de los programas de estudio y/o criterios de evaluación. Otras veces, el estudiante deberá decidir entre una gran variedad de temas.
Si el profesor da la posibilidad de elección a partir de un programa, el estudiante podrá elaborar una lista de nombres, ejemplos, lecturas o nociones teóricas vistas en clase. Hay tres cuestiones centrales para definir el asunto de la presentación:
Interés Personal
Recurrencias TemáAcas
Conocimiento previo del tema
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La primera de estas tres cuestiones es la principal, ya que el estudiante delimitará su tema con materiales en los que ha hecho suyos ciertos tópicos vistos en las sesiones de trabajo. Cuando lo anterior no suceda, se sugiere que se acuda a las recurrencias temáticas que son denominadores comunes que hilan los distintos fenómenos estudiados durante el ciclo escolar. Otra variable que se puede combinar con las dos anteriores es el conocimiento que se tenga sobre el tema en cuestión; ya que esto facilitaría la investigación.
Al elegir el tema a partir de estas posibilidades, el campo de estudio se reduce a la tesis1. Se puede ejemplificar de la siguiente manera:
CAMPO DE ESTUDIO: LA ÉTICA TESIS: ES DIFÍCIL QUE LOS SERES HUMANOS SE LLEVEN BIEN (supuesto): ¿Por qué es difícil llevarse bien? ¿Por qué es difícil que distintos grupos humanos (países) se lleven bien? ¿Por qué es difícil que se establezcan relaciones interpersonales sólidas?
Planteada la tesis y sus elementos, ya se tiene un primer esbozo de la presentación al que se agrega el carácter y objetivos de su charla: describir, informar, argumentar o persuadir. Preparación La elección y delimitación del tema no es suficiente para planear una presentación, es necesario profundizar en el tema y para ello se debe investigar, recurrir a las fuentes necesarias y confiables para precisar los datos que intervendrán en la presentación. De este modo, al conjuntar los elementos de la indagación con aquellos que se han visto en clase, el estudiante estará en posición de determinar cómo desarrollará su presentación. Para llegar a este punto se sugiere seguir una ruta de acciones muy sencilla:
1 La tesis es la idea central del trabajo en la que se plantea la postura, en caso de haberla.
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Lluvia de
Ideas
Cateqo-‐rización Esquemas
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ESQUEMA DE PRESENTACIÓN
Introducción: centrar el tema
SUBTEMA 1 El calentamiento global
VARIABLE 1 Definición del calentamiento global a) SUBVARIABLE 1 Indicadores ambientales
VARIABLE 2 El alto nivel de CO2 a) SUBVARIABLE 1 La evolución del CO2 a lo largo de la historia
De
sa
rr
ollo
SUBTEMA 2 Principales causas del calentamiento global
VARIABLE 1 Uso de combustibles fósiles a) SUBVARIABLE 1 Usos en la industria b) SUBVARIABLE 2 Usos en los transportes
VARIABLE 2 Quema de bosques y materiales combustibles vegetales
a) SUBVARIABLE 1 Destrucción del Amazonas
SUBTEMA 3
Principales consecuencias del calentamiento global
VARIABLE 1 Aumento de la temperatura mundial a) SUBVARIABLE 1 El incremento de la contaminación ambiental b) SUBVARIABLE 2 Escasez de alimentos ante las dificultades de cultivo
VARIABLE 2 Sequías y fuegos arrasadores a) SUBVARIABLE 1 Extinción de especies animales por los cambios y los ecosistemas
Conclusión (cierre)
2. Estructura del discurso Normalmente el discurso se estructura en tres partes: Introducción, Desarrollo y Conclusión. Cada uno tiene un propósito distinto:
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3. Preparación de materiales de apoyo Los materiales de apoyo: verbales y/o visuales, son los recursos que potencian y realzan la presentación. Al momento de preparar la exposición es necesario tomarlos en cuenta para lograr el objetivo.
Apoyos verbales: Los apoyos verbales se emplean ya sea para aclarar los puntos que se desean recalcar o para probar las declaraciones hechas. Las definiciones, los ejemplos y las comparaciones se emplean principalmente para aclarar. Las estadísticas y el testimonio de los expertos se pueden emplear ya sea como aclaración o prueba. También el humor se puede emplear con cualquiera de los cinco tipos de apoyo verbal mencionados anteriormente.
Apoyos visuales: Es conveniente que en las presentaciones se usen apoyos visuales ya que estos reducen el costo mental de la asimilación, facilitan la comprensión y aseguran una mejor retención del mensaje. Se debe dominar el uso de estos recursos y sentirse a gusto con ellos. Aunque estos recursos incluyen el lenguaje corporal y las sugerencias naturales del ambiente, sólo se hará referencia a los segundos, ya que hay un apartado propio para abordar los primeros.
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Sugerencias naturales del ambiente Debe considerarse: Acomodo de los muebles Ubicación y movimiento de la gente y los objetos
Material impreso Mensajes escritos Instrucciones
Los apoyos visuales más usados son las proyecciones, presentadas mediante proyector de acetatos o de cañón. Sin embargo, existen muchos otros recursos que el expositor puede usar en sus presentaciones, entre las que se encuentran: el orador mismo, objetos, muestras, modelos, diagramas, rotafolios, gráficos, fotos, representaciones pictóricas, folletos o volantes, modelos, grabaciones, trozos de películas, pizarrón, televisión, etc.
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4. Análisis de auditorio El éxito o fracaso de una presentación muchas veces depende del análisis del auditorio. Esto involucra tanto al espacio universitario como profesional, a equipos de trabajo y a altos ejecutivos. Es por ello que el orador, al preparar su tema, debe tomar en cuenta no sólo los materiales de apoyo, su preparación psicológica y su presentación personal, sino que debe analizar a quién se dirigirá, es decir, a su auditorio receptor.
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5. Logística Cuando se ha consolidado el plan de exposición donde se determinó el tema, su estructura, el análisis del auditorio, los materiales de apoyo y se ha elegido la fecha y el lugar, el orador se concentrará en la preparación de su discurso y en los apoyos verbales y visuales del mismo. Su tarea no termina ahí, debe revisar aspectos que, de no tomarlos en cuenta, afectarán su presentación. Instalaciones físicas y equipo técnico Es indispensable cuidar los siguientes aspectos donde se realizará la presentación de acuerdo al tipo de discurso:
• En espacio grande y con posibilidades de desplazamiento, proveer suficiente cable para micrófono o conseguir uno inalámbrico (en caso de requerirlo).
• Considerar el número de metros en el que se desenvolverá el orador, si el lugar es pequeño no habrá posibilidades de desplazamiento.
• Conocer con anticipación la posición del orador, saber si contará con podio o panel de invitados.
• Es necesario tener los elementos de apoyo para el discurso (papeles, indicador, objetos, vaso con agua, etcétera).
• Cuidar el tipo de apoyo visual que se usará, si el lugar es grande no es conveniente usar fotos u objetos pequeños.
• Cerciorarse que exista una toma de corriente cerca del aparato que se requiera, constatar que éste funcione.
• Si se usa computadora ajena, revisar que el software propio sea compatible con el que tiene la máquina en la que se generaron éstos.
• Si falla la computadora, es necesario llevar apoyo en acetatos o cartulinas: evitar improvisar en el momento para no perder tiempo ni distraer la atención; con o sin apoyo visual, la presentación se tiene que dar.
• Evitar que los discos o memoria USB pasen por un detector de metales o imán. • Visitar con anticipación el lugar de la presentación: de no hacerlo, elaborar
una serie de preguntas a la persona encargada. • Probar la energía eléctrica, luz, sonido y distancia. Los letreros deben verse
desde la última fila. • En láminas de color cuidar el diseño entre las letras y el fondo. Es conveniente
utilizar fondo obscuro y letras claras o viceversa. Situación – tiempo Es necesario:
• Definir la duración de la presentación, no redundar. Iniciar y terminar a tiempo, no hacer esperar al público.
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• Medir el tiempo de los mensajes: ser consciente de la calidad y duración de la explicación del orador, observar las reacciones del público: aplausos fríos, lentos, poco nutridos; abucheos espontáneos, fatiga, silbidos, descortesías, distracción del público.
• Identificar el cansancio del auditorio. • Medir la variación del ritmo de exposición, cambiar tono de voz, sorprender al
escucha, afectar su sensibilidad, cambiar de táctica. • Escuchar a los oradores, imitar lo ejemplar y eliminar los vicios; ser original. • Seguir un esquema y ampliar el tema para consumir el tiempo. • Preparar recursos de reserva, practicar e improvisar.
Otros aspectos importantes
• Preparar un duplicado por escrito para entregarlo a otra persona. • Elaborar tarjetas –en una sola cara– con las ideas importantes y numerarlas. • Practicar la presentación con anticipación, compartirla con la persona que
asistirá técnicamente. Indicarle cuándo lo apoyará. • Controle la ingestión de alimentos y de bebidas para no causar pesadez.
6. Control del nerviosismo El nerviosismo que se siente al pensar en hablar frente a un grupo es una respuesta emocional y física totalmente normal. Casi todo el mundo experimenta inquietud al hablar en público, la buena noticia es que se puede terminar un discurso sin que el público se percate. El objetivo no es eliminar el nerviosismo, sino aprender a enfrentarlo.
Algunas recomendaciones son:
• Seleccionar un tema que se domine y con el que se sienta a gusto. • Planear y preparar cuidadosamente el discurso; tomar el tiempo para practicar,
practicar y practicar. • Mientras más experiencia se obtenga hablando en público, mejores serán las
posibilidades de afrontar el nerviosismo. • Comprometerse con las ideas (centrarse en el mensaje aleja al orador de la
atención en sí mismo). • Informarse (una persona interesante se mantiene informada de los asuntos de
importancia pública). • Controlar lo que se come y bebe antes de dar un discurso. • Relajarse. • Prepararse para preguntas que el auditorio pueda hacer y no sobreestimar a la
audiencia. • Visualizar experiencias oratorias exitosas. • Antes de iniciar el discurso, respirar lenta y profundamente unas dos o tres
veces, hacer una pausa durante algunos segundos, tomar aire y ¡comenzar!
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II. DURANTE LA PRESENTACIÓN
Este momento es el medular en toda presentación, para su realización se conjuga todo lo planeado y el dominio que tenga el orador de la situación. Dentro de este apartado se ofrecerán consejos sobre aquellos aspectos que se consideran necesarios para la realización de los objetivos del discurso: la comunicación verbal y no verbal y las estrategias para atraer la atención del auditorio.
Comunicación verbal
La intención de toda actividad comunicativa es transmitir un mensaje, por tanto, es importante asegurarse de cubrir todos los aspectos que pueden determinar que el mensaje llegue con éxito a su destino, y el componente verbal, que es el que aquí se abordará, es uno de los elementos más relevantes del discurso. El uso de la lengua, puede ser formal, informal, especializado o estándar; o puede combinarse en diferentes grados. Es importante, por consiguiente, elegir un registro lingüístico acorde con el público ante el que el orador se presentará, el tema y el objetivo de la comunicación
Por otra parte, se puede conseguir que el mensaje sea comprendido utilizando algunas estrategias discursivas específicas:
• La exposición de aquellas definiciones que el público debe conocer para seguir el comunicado.
• La formulación de ejemplos, comparaciones, analogías y contrastes que clarifiquen una explicación.
• La presentación de datos como estadísticas, citas y testimonios que otorguen solidez a lo que se expone, al aumentar la credibilidad de la comunicación.
• Lo que no se debe utilizar en una presentación oral: muletillas, repeticiones, imprecisiones
Comunicación no verbal En toda presentación el control de la comunicación no verbal es fundamental. La comunicación no verbal se define como “todo aquello que transmite o lleva algún significado no expresado por medio de palabras” e involucra tres conceptos:
• Kinésica: refiere las acciones relacionadas con el cuerpo • Proxémica: estudia el desplazamiento de las personas dentro de un espacio
físico • Paralenguaje: se encarga de las tonalidades de la voz humana
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Cómo atraer la atención del auditorio Es necesario saber captar el interés del público, sin importar qué tan grande sea, así como también tener presentes estrategias para mejorar en situaciones en que el auditorio esté perdiendo la atención.
El orador necesita cautivar todos los sentidos y la mente de los asistentes y esto se puede lograr con los remolinos: instantes de interés total en una audiencia que se crean gracias al humor o la humanización del expositor combinando su estilo, la interacción y el contenido de la exposición. Se utilizan nueve técnicas para lograrlos:
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Al observar constantemente al público se puede medir la reacción ante el tema y saber en qué momento hacer un remolino, un momento de interés que moverá al auditorio a la acción.
Generalmente, el interés de los oyentes depende muchas veces de la convicción personal de que la información que se recibe servirá para algo. Algunas de las preguntas que el público se hace son: ¿Qué tiene que ver eso con mi vida? ¿En qué me afecta? Así pues, el orador debe tener en cuenta esta perspectiva del oyente para prever su interés, y combinarla con la observación y medición de la reacción del público. De esta forma, al poner en práctica estas habilidades se puede captar y mantener la atención del auditorio.
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III. DESPUÉS DE LA PRESENTACIÓN
Es necesario preguntar anticipadamente si está permitida la participación del público. De cualquier manera, es preciso estar atento a las reacciones de los oyentes para comprobar si el contacto se mantiene o no, ya sea a través de respuestas verbales o de señales no verbales.
Participación del público Si el acto comunicativo permite la participación del público, se debe decidir si se podrán realizar preguntas a lo largo de la exposición (recomendado para grupos pequeños) o si se realizarán al final.
En cualquier caso, el orador debe tomar en cuenta las siguientes sugerencias:
• Pensar con anticipación las posibles preguntas que puedan formularle. • Aceptar cada pregunta como legítima y bien intencionada, aunque no sea así. • Responder directamente y mantener un tono cordial. • Si no se conoce la respuesta, aceptarlo sin rodeos y ver si se puede responder
posteriormente.
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IV. EVALUACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN Las presentaciones orales tienen como propósito general comunicar adecuadamente un mensaje a un público, pero no todas tienen el mismo propósito específico, que puede ser informar, entretener o persuadir, ni presentan las mismas características.
Para evaluar las cuatro formas que se presentan a continuación (de mayor uso para estudiantes universitarios) se proponen los siguientes criterios:
DISCURSO
CRITERIOS PUNTOS Dominio del contenido Claridad de las ideas Evidencia de fuentes consultadas Movimientos corporal y gestual Dominio del auditorio Dicción, entonación, velocidad y volumen
DEBATE
CRITERIOS PUNTOS Dominio del contenido Claridad de las ideas Argumentación y capacidad de refutación Evidencia de fuentes consultadas Movimientos corporal y gestual Manejo del tiempo Dominio del auditorio Dicción, entonación, velocidad y volumen
EXPOSICIÓN ORAL
CRITERIOS PUNTOS Dominio del contenido Claridad de las ideas al exponer Evidencia de fuentes consultadas Recursos de apoyo Movimientos corporal y gestual Dominio del auditorio Dicción, entonación, velocidad y volumen
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MESA REDONDA
CRITERIOS PUNTOS Dominio del contenido Claridad de las ideas al exponer Recursos de apoyo visuales Movimientos corporal y gestual Dicción, entonación, velocidad y volumen
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CONCLUSIÓN
Todos los elementos que se han manejado en este manual tienen la intención de mejorar sustancialmente las habilidades de las personas que enfrentan situaciones de discursos orales.
No sólo para que una persona exponga un tema ante una audiencia, sino que también sirve como una base metodológicamente armada para que pueda participar en foros, mesas redondas, en debates y otras actividades en donde se requiera de la comunicación verbal.
La mejor intención de formular y elaborar este manual, fruto de la experiencia de varios profesionales de la Academia de Comunicación Oral y Escrita del ITESO, es que la comunidad universitaria cuente con un acervo de fácil acceso e inmediata aplicación para su quehacer en el terreno de la comunicación en el salón de clases.
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Bibliografía
GUTIÉRREZ Bertha M. (1998), La ciencia empieza en la palabra, Barcelona: Península KNAPP M. L. (1980), La comunicación no verbal. El cuerpo y el entorno, Barcelona: Paidós MALDONADO Willman Héctor (1998), Manual de comunicación oral, México: Addison Wesley
Longman McENTEE Eileen (1995), Comunicación Oral, México: Alhambra. McENTEE Eileen (1996), Comunicación oral para el liderazgo en el mundo moderno, México:
McGraw Hill. MONTES de Oca María del Pilar (2009), El manual para hablar mejor, México: Otras inquisiciones RANGEL Hinojosa Mónica (1993), Comunicación Oral, México: Trillas