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Knowledge Powered Business Processes
18. DOAG AnwenderkonferenzBedarfsgerechte Kontierung...
...von Aufträgen in der Oracle E-Business Suite
Mannheim10. November 2005
Michael Mohl, PROMATIS software GmbH
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Knowledge Powered Business Processes
AGENDAAnforderungen
- allgemeine Handhabung- fachliche und technische Punkte
Kontenermittlung in Oracle Debitoren- Standardmöglichkeiten- Buchungsstruktur Mittelstandslösung Oracle Special Edition (SE)- Konfiguration SE
Buchungen (Kundenrechnungen)- Kontenangaben- Beispiel Segmentwerte auf Basis der SE
Erweiterte Regeln zur Kontenermittlung- Konzepte- Beispiele
Weitere Anforderungen- Umsatzkonten nur mit einem Steuerschlüssel bebuchen
Buchungen (Lagerentnahmen)- Anpassungen Workflow Herstellkosten des Umsatzes (COGS)
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Knowledge Powered Business Processes
AnforderungenAllgemeine Handhabung
Logistik-Mitarbeiter interessieren sich i.d.R. nicht für die Kontierungihrer Transaktionen in der Buchhaltung.
Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung wollen i.d.R. nicht die generierten Kunden- und Lieferantenrechnungen von Hand nachbearbeiten.
Redundante Informationen aufgrund von finanzbuchhaltärischen Gegebenheiten sollten in den Bereichen Auftragsmanagement undEinkauf vermieden werden, wie z.B. mehrere Auftragstypen für unter-schiedliche Kundenklassen:
- Standardauftrag Inlandskunde- Standardauftrag Auslandskunde- Standardauftrag Verbundenes Unternehmen
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AnforderungenFachliche Punkte
Das Buchungsverhalten für inländische, ausländische und verbundeneUnternehmen (Kunden bzw. Lieferanten!) sollte verschieden sein.So müssen z.B. Forderungen an Verbundene Unternehmen sowie „normale“ Kundenforderungen auf separate Konten ausgewiesen werden.
Der Bilanz- und GuV-Ausweis für Sachkonten sollte alternativ nach Landesrecht (HGB für Deutschland, OR für die Schweiz) und IAS/IFRS bzw. US-GAAP erfolgen können.
Die Voraussetzungen für die Erstellung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung sollten gegeben sein.So müssen z.B. Steuerpflichtige und Nicht Steuerbare Umsätze auf separate Konten gebucht werden.
Die Voraussetzungen für eine Konsolidierung sollten gegeben sein.So müssen z.B. Intercompany-Buchungen eleminiert werden können.
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AnforderungenTechnische Punkte
Möglichst viele Buchungsparameter (Umsatzkonto, Kostenträger) sollten in den Stammdaten hinterlegt werden.
Während der Auftrags- bzw. Bestell-Erfassung sind kaum bzw. keineBuchungsparameter einzugeben.
Die Kontierung der Kunden- und Lieferantenrechnung sollte möglichst vollständig durch das System erfolgen.
Eine manuelle Nachbearbeitung bzw. Umkontierung sollte vermiedenwerden.
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Kontenermittlung in Oracle DebitorenDas Buchungsverhalten folgender Geschäftsprozesse sowie die PROMATIS Erweiterungen werden im Detail beschrieben
Oracle Auftrag (Oracle Order Management)
-> Warenlieferungen an Kunde - in Deutschland- innerhalb der EU (u.U. USt.-ID nicht bekannt)- außerhalb der EU
-> Dienstleistungen an Kunde - in Deutschland- innerhalb der EU (u.U. USt.-ID nicht bekannt)- außerhalb der EU
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Kontenermittlung in Oracle Debitoren
Buchungsatz (für Rechnungen aus Order Management)
Forderungen aus L&L AN Umsatz(Lieferung und Leistung) AN Fracht
AN Umsatzsteuer
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Kontenermittlung in Oracle Debitoren
Werden Kundenaufträge nach Oracle Debitoren übertragen, so kannfür jede Buchungszeile und jedes Segment des Buchungsschlüsselseine Konstante oder eine Regel für die Bestimmung desSegmentwertes hinterlegt werden
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Kontenermittlung in Oracle DebitorenSegmente des Buchungsschlüssels der Oracle Special Edition
Segment-Nr. Segment-Name
Anzahl Stellen Anmerkungen
1 Firma 22 Konto 63 Kostenstelle 64 Kostenträger 65 InterCompany 26 Reserve 2 kann kundenspezifisch angepasst werden7 Verrechnung 2 Änderung PROMATIS
Das Segment „Verrechnung“ wird für Umlagenbuchungen im GL sowiefür die Segmentberichterstattung verwendet.
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Kontenermittlung in Oracle DebitorenKonfiguration SPECIAL EDITION
Segment-Name Forderung Umsatz Steuern Fracht
Firma 01 01 01 01Konto Transaktionsart Transaktionsart Steuern Transaktionsart
Kostenstelle 000000 Transaktionsart 000000 TransaktionsartKostenträger 000000 Transaktionsart 000000 Transaktionsart
InterCompany 00 00 00 00Reserve 00 00 00 00
Verrechnung 00 00 00 00
Reicht diese Konfiguration für die geforderten Anforderungen aus?
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Kontenermittlung in Oracle DebitorenUmsetzung fachlicher und steuerrechtlicher Anforderungen
Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standort des Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)auf unterschiedlichen (Umsatz-) Konten und mit unterschiedlichenSteuerschlüsseln gebucht werden.
Grund: korrekter Ausweis in der Umsatzsteuer-VoranmeldungProblem: Ort der Leistungserbringung wird nicht berücksichtigt!
Bei verbundenen Unternehmen müssen sowohl bei Bilanz- als auchbei GuV-Positionen separate Konten verwendet werden.Bei InterCompany-Transaktionen ist das Segment InterCompany zubebuchen.
Grund: (Teil-) Konzernkonsolidierung - Eliminierung innerbetrieblicherBuchungen
Problem: Verbundene Unternehmen werden nicht besonders behandelt!
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Kontenermittlung in Oracle DebitorenUmsetzung fachlicher und steuerrechtlicher Anforderungen
Das Segment Kostenstelle ist möglichst „automatisch“ - also nicht durch eine manuelle Eingabe - in der Debitoren-Rechnung mit sinnvollen Werten zu belegen.
Grund: SegmentberichterstattungProblem: Für jede Kostenstelle kann keine Transaktionsart angelegt
werden!
Das Segment Kostenträger ist möglichst „automatisch“ - also nicht durch eine manuelle Eingabe - in der Debitoren-Rechnung mit sinnvollen Werten zu belegen.
Grund: SegmentberichterstattungProblem: Für jeden Kostenträger kann keine Transaktionsart angelegt
werden!
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Kontenermittlung in Oracle DebitorenUmsetzung fachlicher und steuerrechtlicher Anforderungen
Solche flexiblen Anforderungen lassen nicht über die Standard-Kontenermittlungsregeln
in Oracle Debitoren abdecken!
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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben
Wo lassen sich im StandardKontierungsinformationen hinterlegen?
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Buchungen - Oracle AuftragStandardwerte bei der Oracle Special Edition (SE)
Segment-Nr. Segment-Name
Anzahl Stellen Standardwert
1 Firma 2 012 Konto 6 ./.3 Kostenstelle 6 0000004 Kostenträger 6 0000005 InterCompany 2 006 Reserve 2 007 Verrechnung 2 00
Nur dem Segment „Konto“ ist kein Standardwert zugeordnet!
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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben an Vertriebsmitarbeiter
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Buchungen - Oracle AuftragBeispiel Segment: Konto – Auszug Kontenplan
Wert Beschreibung Steuerschlüssel Steuerkonto121000 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (nicht MMS)126001 Forderungen gg. MMS Anlagentechnik GmbH126002 Forderungen gg. MMS Espana S.L126003 Forderungen gg. MMS Beteiligungs-GmbH400000 Umsatzerlöse 0% Drittland (nicht MMS) U00 380000400002 Umsatzerlöse Dienstleistungen 0% MMS Espana S.L (in Sp.) U00 380000400100 Frachterlöse 0% Drittland (nicht MMS) U00 380000412500 Steuerfreie innergem. Lief. §4c 2-7 UStG (nicht MMS) UEU00 380200412502 Steuerfreie innergem. Lief. MMS Espana S.L UEU00 380200412550 Steuerfreie innergem. Lief. Fracht (nicht MMS) UEU00 380200412552 Steuerfreie innergem. Lief. Fracht MMS Espana S.L UEU00 380200440000 Umsatzerlöse, 16% (nicht MMS) U16 380500440001 Umsatzerlöse, 16% MMS Anlagentechnik GmbH U16 380500440002 Umsatzerlöse Dienstleistungen, 16% MMS Espana S.L (in Dt.) U16 380500440003 Umsatzerlöse, 16% MMS Beteiligungs-GmbH U16 380500440100 Fracht, 16% (nicht MMS) U16 380500440101 Fracht, 16% MMS Anlagentechnik GmbH U16 380500440103 Fracht, 16% MMS Beteiligungs-GmbH U16 380500
nicht steuerbare Umsätzesteuerbare Umsätzesteuerpflichtige Umsätze
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Erweiterte Regeln zur KontenermittlungErmittlung Forderungskonto in Oracle Debitoren
Vertriebs-mitarbeiter
Kunden-adresse
Artikel-stamm
Trans-aktionsart
Segment Standard-wert
Firma ./. ./. ./. ja jaKonto ./. ja (*) ./. ja(**) ./.Kostenstelle ./. ./. ./. ja jaKostenträger ./. ./. ./. ja jaInterCompany ./. ja (*) ./. ja jaReserve ./. ./. ./. ja jaVerrechnung ./. ./. ./. ja ja
Empfehlung PROMATIS Special Edition(*): Nur bei verbundenen und beteiligten Unternehmen setzen(**): Standard Debitoren Forderungskonto
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Erweiterte Regeln zur KontenermittlungErmittlung Forderungskonto in Oracle Debitoren
Das Segmente Konto und InterCompany können über die Transaktionsart,bei verbundenen Unternehmen über die Kundenadresse ermittelt werden.
Empfehlung: Bei fremden Dritten bei der Transaktionsart und nur beiverbundenen Unternehmen bei der Kundenadresse hinterlegen!
==> Forderungen gegenüber beteiligten und verbundenen Unternehmenkönnen separat ausgewiesen werden.
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Erweiterte Regeln zur KontenermittlungErmittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren
Vertriebs-mitarbeiter
Kunden-adresse
Artikel-stamm
Trans-aktionsart
Segment Standard-wert
Firma ./. ./. ja ja jaKonto ./. ja (*) ja ja ./.Kostenstelle ja ja ja ja jaKostenträger ./. ./. ja ja jaInterCompany ./. ja (*) ja ja jaReserve ./. ./. ja ja jaVerrechnung ./. ./. ja ja ja
Empfehlung PROMATIS Special Edition(*): Nur bei verbundenen und beteiligten Unternehmen setzen
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Erweiterte Regeln zur KontenermittlungBeispiel: Bestimmung Umsatzkonto für Inländischen Kunden mit Warenlieferung (TH3017 Terassenschirm)Kostenstellen-Umsatzerverteilung: 30% FE, 70% PRD
Vertriebs-mitarbeiter
Kunden-adresse
Artikel-stamm
Trans-aktionsart
Segment Standard-wert
Mohl/ HofmannFirma ./. ./. 01 01 01Konto ./. NULL 440000 440000 ./.Kostenstelle FE/ PRD NULL 000000 000000 000000Kostenträger ./. ./. P11 000000 000000InterCompany ./. NULL 00 00 00Reserve ./. ./. 00 00 00Verrechnung ./. ./. 00 00 00
Empfehlung PROMATIS Special Edition(*): Nur bei verbundenen und beteiligten Unternehmen setzen
Beispiel relevant
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Buchungen - Oracle AuftragBeispiel: Auftragserfassung für Inländischen Kunden mit Warenlieferung, Umsatzaufteilung: 30% FE, 70% PRD
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Beispiel: Rechnungsaufteilug für Inländischen Kunden mit Warenlieferung, Umsatzaufteilung: 30% FE, 70% PRD
Buchungen - Oracle Auftrag
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Buchungen - Oracle AuftragBeispiel: Bestimmung Umsatzkonto für verbundenes Unternehmen im Inland mit Warenlieferung, Kostenstellen-Umsatzerverteilung: 30% FE, 70% PRD
Vertriebs-mitarbeiter
Kunden-adresse
Artikel-stamm
Trans-aktionsart
Segment Standard-wert
Mohl/ HofmannFirma ./. ./. 01 01 01Konto ./. 440003 440000 440000 ./.Kostenstelle FE/ PRD 000000 000000 000000 000000Kostenträger ./. ./. P11 000000 000000InterCompany ./. 03 00 00 00Reserve ./. ./. 00 00 00Verrechnung ./. ./. 00 00 00
Empfehlung PROMATIS Special Edition(*): Nur bei verbundenen und beteiligten Unternehmen setzen
Beispiel relevant
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Beispiel: Auftragserfassung für verbundenes Unternehmen im Inland mit Warenlieferung, Umsatzaufteilung: 30% FE, 70% PRD
Buchungen - Oracle Auftrag
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Knowledge Powered Business Processes
Beispiel: Rechnungsaufteilung für verbundenes Unternehmen im Inland mit Warenlieferung, Umsatzaufteilung: 30% FE, 70% PRD
Buchungen - Oracle Auftrag
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Knowledge Powered Business Processes
Buchungen - Oracle AuftragZusammenfassung: Ermittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren
Das Segmente Konto und InterCompany können über die Transaktionsart,den Artikelstamm und bei verbundenen Unternehmen über die Kundenadresse ermittelt werden.
Empfehlung: Bei fremden Dritten beim Artikelstamm (so kann nach Waren-und Dienstleistungsumsätzen unterschieden werden) und bei nur verbundenen Unternehmen bei der Kundenadressehinterlegen!
Beim Segment Kostenstelle können Werte auf Ebene der Transaktionsart,des Artikelstamm, der Kundenadresse und des Vertriebsmitarbeitersbestimmt werden.
Empfehlung: Beim Vertriebsmitarbeiter oder Kundenadresse hinterlegen!
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Buchungen - Oracle AuftragZusammenfassung: Ermittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren
Die Segmente Kostenträger, Reserve und Verrechnung beziehen ihreWerte über die Transaktionsart und den Artikelstamm
Empfehlung: Kostenträger beim Artikelstamm, sonst die Segment-Standardwerte verwenden!
Dienstleistungen, die im Inland erbracht werden, müssen mit einem anderenSteuerschlüssel kontiert werden als diejenigen, die im Ausland abgeleistetwerden.
Es kann auf Adreßebene ein Steuerschlüssel hinterlegt werden, der als Standardwert auf Auftragspositionsebene herangezogen wird. Dieser Standardwert kann überschrieben werden.
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Buchungen - Oracle AuftragErmittlung Steuerkonto in Oracle Debitoren
SteuerkontoSegment Standardwert
Firma ./. jaKonto ja ./.Kostenstelle ./. jaKostenträger ./. jaInterCompany ./. jaReserve ./. jaVerrechnung ./. ja
Empfehlung PROMATIS Special Edition
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Buchungen - Oracle AuftragEmpfehlung: Ermittlung Steuerkonto in Oracle Debitoren
Keine Unterschiede zur Special Edition
Bei Dienstleistungsartikel (z.B. Consulting Leistungen) ist der Steuerschlüssel auf Positionsebene manuell zu pflegen, da der Ort der Leistungserbringung nicht an den Stammdaten festgemachtwerden kann.
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Buchungen - Oracle AuftragSPECIAL EDITION Kontenermittlung in Oracle Debitoren
Segment-Name Forderung Umsatz Steuern Fracht
Firma 01 01 01 01Konto Transaktionsart Transaktionsart Steuern Transaktionsart
Kostenstelle 000000 Transaktionsart 000000 TransaktionsartKostenträger 000000 Transaktionsart 000000 Transaktionsart
InterCompany 00 00 00 00Reserve 00 00 00 00
Verrechnung 00 00 00 00
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Buchungen - Oracle AuftragPROMATIS Erweiterung: Kontenermittlung in Oracle Debitoren
Segment-Name Forderung Umsatz Steuern Fracht
Firma 01 01 01 01
Konto
Kundenadresse (bei verb.
Unternehmen) oder
Transaktionsart
Kundenadresse (bei verb.
Unternehmen) oder
Artikelstamm Steuern
Kundenadresse (bei verb.
Unternehmen) oder
Transaktionsart
Kostenstelle 000000
Vertriebs-mitarbeiter /
Kundenadresse 000000
Vertriebs-mitarbeiter /
KundenadresseKostenträger 000000 Artikelstamm 000000 Artikelstamm
InterCompany
Kundenadresse (bei verb.
Unternehmen) oder
Transaktionsart
Kundenadresse (bei verb.
Unternehmen) oder
Artikelstamm 00
Kundenadresse (bei verb.
Unternehmen) oder
TransaktionsartReserve 00 00 00 00
Verrechnung 00 00 00 00
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Buchungen - Oracle AuftragAnforderung: Aktuelle Abdeckung
Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standort des Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln gebucht werden.
Bei verbundenen Unternehmen müssen sowohl bei Bilanz- als auchbei GuV-Positionen separate Konten verwendet werden.Bei InterCompany-Transaktionen ist das Segment InterCompany zubebuchen.
Das Segment Kostenstelle und Kostenträger sind möglichst „automatisch“ - also nicht durch eine manuelle Eingabe - in derDebitoren-Rechnung mit sinnvollen Werten zu belegen.
Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standortdes Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)auf unterschiedlichen (Umsatz-) Konten gebucht werden.
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Erweiterte AnforderungenUmsatz- und Frachtkonten sind nur mit einem Steuerschlüssel zu bebuchen
Eine Änderung des Steuerschlüssels auf Auftragpositionsebene bewirktkeine (automatische) Änderung der Umsatz- oder Frachtkontos
==> ein Umsatz- bzw. Frachtkonto kann mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln bebucht werden!
Anforderung unter Umständen relevant bei der Umsatzsteuer-voranmeldung und -verprobung
Bei der Oracle Mittelstandslösung Special Edition (SE) ist dieseAnforderung ein Muß. Nur dann liefert der SE-Bericht Umsatzsteuer-voranmeldung richtige Ergebnisse!
LÖSUNGSANSATZ: Abweichendes Umsatz- und Frachtkonten alsInfo-Flexfelder für bestimmte Steuerschlüsseldefinieren
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Erweiterte AnforderungenErmittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren
Auf Artikel-Ebene werden für zwei Umsatzsteuerschlüssel (von der Betriebseinheit abhängigen) Info-Flexfelder definiert:- abweichender Steuerschlüssel- abweichendes Umsatzkonto
Auf Rechungsadress-Ebene werden für zwei Umsatzsteuerschlüssel (von der Betriebseinheit abhängigen) Info-Flexfelder definiert:- abweichender Steuerschlüssel- abweichendes Umsatzkonto - abweichendes Frachtkonto
==> Wird dann eine Auftragsposition mit dem abweichenden Steuerschlüsselnach Debitoren importiert, so kann auch ein abweichendes Umsatzkontoherangezogen werden!
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Erweiterte AnforderungenErmittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren
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Erweiterte AnforderungenErmittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren
Beispiel: Artikel TH3107 Terassen-Holzschirm (Ware)
Umsatzkonto (Reiter Fakturierung): 440000 Umsatzerlöse 16% (Inland)
Steuerschlüssel A: UEU00- Abweichendes Umsatzkonto: 412500 Steuerfreie innergem. Lieferungen
Steuerschlüssel B: U00- Abweichendes Umsatzkonto: 400000 Umsatzerlöse 0% Drittland
( Warenlieferungen außerhalb der EU sind nichtsteuerbare Umsätze. )
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Erweiterte AnforderungenErmittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren
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Erweiterte AnforderungenErmittlung Umsatzkonto in Oracle Debitoren
Beispiel: MMS Espana (verbundenes Unternehmen)
Steuerschlüssel Rechnungsadresse: U00 Umsatzkonto Rechnungsadresse: 400002 Umsatzerlöse Dienstleistungen
MMS Espana
Steuerschlüssel A: U16- Abweichendes Umsatzkonto: 440002 Erlöse 16% MMS Espana
Steuerschlüssel B: UEU00- Abweichendes Umsatzkonto: 412502 Steuerfreie Innergem.
Lieferungen MMS Espana
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Erweiterte AnforderungenAktuelle Abdeckung
Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standort des Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln gebucht werden.
Bei verbundenen Unternehmen müssen sowohl bei Bilanz- als auchbei GuV-Positionen separate Konten verwendet werden.Bei InterCompany-Transaktionen ist das Segment InterCompany zubebuchen.
Das Segment Kostenstelle und Kostenträger sind möglichst „automatisch“ - also nicht durch eine manuelle Eingabe - in derDebitoren-Rechnung mit sinnvollen Werten zu belegen.
Waren und Dienstleistungen müssen in Abhängigkeit des Standortdes Kunden (Deutschland, EU-Ausland, Nicht-EU-Ausland) und des Ortes der Leistungserbringung (bei Dienstleistungen)auf unterschiedlichen (Umsatz-) Konten gebucht werden.
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Buchungen - Oracle AuftragBuchungen bei Lagerentnahmen (Herstellkosten des Umsatzes)
Buchung (bei Lagerentnahme)
Herstellkosten des Umsatzes (COGS) AN Umlaufvermögen
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Buchungen - Oracle AuftragBuchungen bei Lagerentnahmen (Herstellkosten des Umsatzes)
Erfolgt über den Workflow Herstellkosten des Umsatzes (COGS = Cost of Good Solds)
Aufwandskonto wird standardmäßig vom Artikelstamm herangezogen
Keine Steuerbuchungen relevant
Keine Buchungen mit verbundenen Unternehmen relevant
ZUSÄTZLICHE ANFORDERUNG: Aufwandsbuchung soll zusätzlich mit Kostenstelle bebucht werden. Diese ist entweder beim Vertriebsmitarbeiter, der dem Auftrag zugeordnet ist, oder bei der Kundenrechnungsadresse hinterlegt.
LÖSUNGSANSATZ: Anpassung COGS-Workflow
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Buchungen - Oracle AuftragKontenangaben am Artikelstamm (Herstellkosten)
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Buchungen - Oracle AuftragBuchungen bei Lagerentnahmen (Herstellkosten des Umsatzes)
Vertriebs-mitarbeiter
Kunden-adresse Artikelstamm
Firma ./. ./. jaKonto ./. ./. jaKostenstelle ja ja jaKostenträger ./. ./. jaInterCompany ./. ./. jaReserve ./. ./. jaVerrechnung ./. ./. ja
Empfehlung PROMATIS Special Edition
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Buchungen - Oracle AuftragAngepasster COGS-Workflow (Ermittlung Kostenstelle)
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Für Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Michael MohlPROMATIS software GmbH, Ettlingen
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