130925 - service d'archivage électronique en bretagne
DESCRIPTION
Présentation sur le service d'archivage électronique en Bretagne, lors du Carrefour IDEM du 25 septembre 2013 à Cherbourg-Octeville. Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics) et archivage électronique Animation : Christine Saint-Laurent, Manche Numérique - Intervenants : Annie Delarue, Manche Numérique ; David Camus, Ddfip ; Muriel Chabert, E-megalis Bretagne.TRANSCRIPT
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Le service régional d’archivage électronique mutual isé : méthodologie de mise en œuvre et de déploiement
Rencontres IDEM – 25 septembre 2013
Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dan s le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics ) et archivage électronique.
Le Syndicat mixte
� Une structure publique de coopération territoriale dont l’objectif est de contribuer au
développement du numérique en Bretagne
� Des valeurs partagés par tous
� Coopération, solidarité territoriale
� Proximité et prise en compte des spécificités locales
� Mutualisations des moyens et partage des bonnes pratiques
� Dialogue et concertation
� Respect de la libre administration de chaque entité
� Plus de 1200 entités publiques
� Le Conseil Régional de Bretagne
� Les Conseils Généraux des Côtes d’Armor, du Finistère, d’Ille et Vilaine et du Morbihan
� 11 Communautés d’agglomération
� 74 Communautés de communes
� 124 autres établissements
⇒ Plus de 1 000 communes pouvant bénéficier des services
2Service régional d’archivage électronique mutualisé
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Systèmes d' Information des collectivités
Systèmes d' Information des collectivités
Collectivités adhérentes
Archives courantesArchives courantes Archives définitivesArchives définitives
Conservation de la valeur
probatoire
SAE
SAE
S
O
R
T
Logiciel gestion
des archives
Logiciel gestion
des archives
Tiers archiveuragréé
Collectivités hébergeant des
Archives Définitives
-------------- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------ CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------------------------- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------ CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS -----------------------------
SEDA
Phase 1
Phase 2 à N
SEDA SEDA EAD/SEDA
Plate-forme régionale de services mutualisé
Applications métiersGED(s)Intranet, InternetBureautiquemailsNumérisation…
Applications métiersGED(s)Intranet, InternetBureautiquemailsNumérisation…
Systèmes d' Information des collectivités
Systèmes d' Information des collectivités
Archives intermédiairesDUA
Archives intermédiairesDUA
Le service régional d’archivage électronique mutual isé- Le périmètre
Marchés publics, ACTES, HELIOS
Le choix de la solution
� Via une procédure de dialogue compétitif
� Attribution au Groupement CGI/Navaho/Adullact Projet
� CGI : mandataire
� Navaho : tiers archiveur agrée par le SIAF
� Adullact Projet : éditeur de la solution as@laé
4Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Contexte mutualisé = harmonisation des paramètres du SRAE
� Acteurs SEDA communs
� Service versant = le Syndicat mixte e-mégalis Bretagne
� Service d’archives = le tiers archiveur
� Profils d’archivage et accords de versements communs
� Marchés publics
� ACTES
� PES
� Circuits de traitements harmonisés
� Transfert non conforme
� Transfert manuel par l’archiviste (pour le producteur)
� Demande de communication
� Demande de communication avec dérogation
� Restitution d’archives à la demande du producteur
� Acquittement de restitution d’archives
� Elimination d’archives à la demande du service d’archive
Harmonisation des paramétrages du SRAE
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Contrôle de la conformité au SEDA
� Contrôle de la conformité au profil défini par les archivistes : forme de
l’archive, DUA, règles d’accès, format des documents …
� Contrôle de la conformité à l’accord de versement : fréquence, volume, …
� Si non-conformité, envoi d’un mail à l’archiviste paramétré dans le SAE
� Si conformité, intégration automatique dans le SAE
Intégration des archives dans le SRAE
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Archivage des marchés sur le service régional d’archivage électronique à
valeur probatoire, depuis l’application métier :
� Passage de la consultation à l’état « A archiver » : action manuelle
� Création automatique de l’archive, de manière périodique :
� Création du bordereau de transfert
� Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données et le bordereau de transfert
� Envoi automatique de l’archive au SAE régional
� Passage de la consultation à l’état « Archive réalisée » : action
automatique
L’archivage des marchés publics dématérialisés
Service régional d’archivage électronique mutualisé
� Méthodologie pour démarrer
� Réflexion à partir de l’archive générée par l’application métier
⇒ nombreuses corrections et évolutions demandées
� Prochaines étapes
� Création d’un profil d’archivage indépendant de l’application
métier
� En adéquation avec l’organisation et le fonctionnement des
services producteurs, révision complète :
⇒ De l’arborescence
⇒ Des intitulés des objets d’archives (dossier, document)
⇒ Ajout de mots clés
� Prise en compte de la dématérialisation complète
⇒ Données liées aux phases décisions/notifications
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Le profil d’archivage pour les marchés publics
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Description de l’archive
� Identification du transfert
� Durée d’utilité administrative et sorts finaux au niveau de l’archive
� Communicabilité de l’archive
� Identification du service producteur
� Contenu de l’archive (arborescence)
� Publicités
� Consultation (DCE et RC, dont anciennes versions)
� Registres (retraits, questions, dépôts et suivi des messages)
� Commission d’appel d’offres (ouverture et dépouillement)
� Notification (notification, rejets et suivi des messages)
� Candidatures et Offres non retenues
� Candidatures et Offres retenues
� Messages échangés
Le profil d’archivage pour les marchés publics
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Archivage des données comptables et pièces justificatives sur le service
régional d’archivage électronique à valeur probatoire
� Envoi du flux PES par la collectivité via le TdT mutualisé
� A réception de l’AR d’intégration dans HELIOS de la DGFiP
� Création du bordereau de transfert
� Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données
� Envoi automatique de l’archive au SAE régional en soirée
� Passage du flux PES à l’état « Archive réalisée » : action automatique
L’archivage des flux comptables
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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TDT SRCI SRAECoffre-fort
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Transfert des flux en trésorerie, Retour de l’AR d’intégration dès que l’AR et retourné le TDT constitue l’archive avec le bordereau de transfert au format SEDA
Transfert de l’archive constitué avec le bordereau de transfert vers As@lae le soir entre 20h et 22h
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Création d’un AR de réceptionAnalyse de l’archive constituée avec le bordereau de transfertIntégration dans As@laeCréation d’un AR d’intégration
Web services
L’archivage des flux comptables
DGFiP
Service régional d’archivage électronique mutualisé
� Méthodologie
� Création d’un profil selon modèles publiés par le SIAF, avec des modifications et ajouts :⇒ Mots clés⇒ Cardinalités⇒ Communicabilité
� L’archive contient les informations sur les bordereaux, mandats et PJ, informations extraites du flux PES
� Les PJ sont intégrées dans le flux PES, et ne sont donc pas extraites du flux pour créer des sous-objets d’archives
� Seuls deux documents sont transférés : le flux PES et l’AR de la DGFiP
� Prochaines étapes
� Après quelques mois d’utilisation du SRAE, point par les services
producteurs et archives départementales
⇒ Identification des évolutions / corrections à prévoir
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Le profil d’archivage pour les flux comptables
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Description de l’archive
� Identification du transfert
� Durée d’utilité administrative au niveau de l’archive
� Communicabilité et sorts finaux au niveau des sous-objets
� Pour les mandats et PJ seule, communicabilité 50 ans car présence possible de données nominatives
� Identification du service producteur
Arborescence de l’archive pour un flux complet
<flux PES><Bordereau journal>
<Mandat><Référence pièce justificative>
<PJ seule><PES ACK>
-> document (fichier XML de l’AR)-> Document (fichier XML du flux PES)
</flux PES>
Le profil d’archivage pour les flux comptables
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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un flux sans PJ
<flux PES>
<Bordereau journal>
<Mandat>
<Référence pièce justificative>
<PES ACK>
-> document (fichier XML de l’AR)
-> Document (fichier XML du flux PES)
</flux PES>
Le profil d’archivage pour les flux comptables
Un flux avec uniquement des PJ
<flux PES>
<PJ seule>
<PES ACK>
-> document (fichier XML de l’AR)
-> Document (fichier XML du flux PES)
</flux PES>
� Arborescence de l’archive pour
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Archivage des actes transmis au contrôle de légalité sur le service régional
d’archivage électronique à valeur probatoire
� Envoi de l’acte par la collectivité via le TdT mutualisé
� A réception de l’AR de réception par la DGCL
� Création du bordereau de transfert
� Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données
� Envoi automatique de l’archive au SAE régional
� Passage de l’acte à l’état « Archive réalisée » : action automatique
L’archivage des actes transmis au contrôle de légal ité
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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TDT SRCI SRAECoffre-fort
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Transfert des actes en préfecture, Retour de l’AR d’intégration dès que l’AR et retourné le TDT constitue l’archive avec le bordereau de transfert au format SEDA
Transfert de l’archive constitué avec le bordereau de transfert vers As@lae
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Création d’un AR de réceptionAnalyse de l’archive constituée avec le bordereau de transfertIntégration dans As@laeCréation d’un AR d’intégration
Web services
L’archivage des actes transmis au contrôle de légal ité
MIAT
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Méthodologie
� Création de deux profils : ACTES_SA et ACTES_RH pour différencier les règles d’archivage des arrêtés individuels
� Création selon modèles publiés par le SIAF, avec des modifications et ajouts :⇒ Mots clés⇒ Cardinalités⇒ Communicabilité
� L’archive contient les documents transmis au contrôle de légalité : acte principal et annexes.
� Prochaines étapes
� Prise en compte des demandes d’évolutions remontées par les archivistes
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Le profil d’archivage pour les actes
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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� Description de l’archive
� Identification du transfert
� Durée d’utilité administrative au niveau de l’archive
� Communicabilité et sorts finaux au niveau de l’archive
� Détruire
� Communicable immédiatement pour ACTES_SA
� 50 ans pour les ACTES_RH
� Identification du service producteur
Le profil d’archivage pour les actes
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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<Actes>
<Annexe>
-> documents
-> Document (Acte transmis)
-> Document (signature de l’acte)
-> Document (rapport de vérification de la signature)
-> Document (AR de la DGCL)
</Actes>
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Le profil d’archivage pour les actes
� Contenu de l’archive (arborescence)
Service régional d’archivage électronique mutualisé
Méthodologie de déploiement
1) Mise en production des pilotes = 5 collectivités
2) Actions spécifiques vers les 11 agglomérations = accompagnement « 100% demat »
� Objectif mise en œuvre du SAE = fin 2014
3) Mise en œuvre d’un dispositif régional d’accompagnement sur l’archivage électronique
20Service régional d’archivage électronique mutualisé
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Formation des référents et des
utilisateurs
Sensibilisation des décideurs
Accompagnement de proximité
et assistance utilisateurs
Référents
Centre de gestion
Centre de gestion
Hot-line
Méthodologie d’accompagnement
Juin 2013, formation des 1ers référents Archivage électronique :
- sur 2 jours- réalisée par le SIAF
Archives départementales
e-mégalis
Pool de formateurs
Réseau des archivistes bretons
Support de présentation des enjeux de
l’archivage électronique
Guide de paramétrage+ Cahier de paramétrage + Support de formation
Outils de suivi des incidents niveaux 1 et 2
ACTEURS MOYENSOBJECTIFS
Service régional d’archivage électronique mutualisé
Etapes de mise en œuvre du SRAE
Collectivités
� Signer l’annexe à la convention
d’accès aux services mutualisés
� Envoyer le logo de l’entité
� Paramétrer le service
� Prévoir la formation des
utilisateurs
� Valider les tests de transferts
� Valider la mise en production (PV)
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e-mégalis / Tiers archiveur
� Générer la demande de mise en
production
� Réaliser les paramétrages
harmonisés
� Faire la demande de mise en
production du module d’archivage
côté services mutualisés (MP et
TdT)
� Valider les tests de transferts
� Activer les services de
maintenance après validation de la
mise en production
Définition et suivi du planning
Service régional d’archivage électronique mutualisé