121212 la gestiÓn integral del proyecto de internacionalizaciÓn
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Jornada en Extenda sobre la Gestión Integral del Proyecto de InternacionalizaciónTRANSCRIPT
EXTENDA12 DE DICIEMBRE DE 2012
121212_LA GESTIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIÓN
LA GESTIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIÓN
AGENDA
09,30 h: Presentación y Objetivos.
09,45 h: El Project Management en la internacionalización.
11,30 h: Descanso.
12,00 h: Aplicación a un caso práctico.
12,55 h: Conclusiones.
13,00 h: Networking.
14,00 h: Clausura.
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PRESENTACIÓN DE LA JORNADA
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OBJETIVOS.● Entender la internacionalización como un proyecto estratégico.
● Cómo debe disponerse la organización para internacionalizarse.
● La práctica del Project Management en la internacionalización.
METODOLOGÍA.● Exposición del Proceso de Internacionalización como un Proyecto.
● Gestión según Project Management vs. Gestión por Opinión.
DESTINATARIOS.● Empresas que quieran mejorar su sistema de gestión de la
internacionalización.
LA INTERNACIONALIZACIÓN
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DEFINICIÓN
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LA INTERNACIONALIZACIÓN ENGLOBA
TODAS LAS RELACIONES
QUE UNA EMPRESA U ORGANIZACIÓN, ESTABLECE
FUERA DE SU ÁMBITO NACIONAL.
LA INTERNACIONALIZACIÓN
FASES INTERNACIONALIZACIÓN
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● Motivaciones.● Barreras.
● Objetivos.● Estrategia.
LA INTERNACIONALIZACIÓN
LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN
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Conjunto de actividades temporales que se llevan
a cabo para crear un resultado único.
PROYECTOS
Conjunto de actividades repetitivas y continuadas
en el tiempo que busca mantener un sistema.
OPERACIONES
● Plan económico.● Plan financiero.● Plan de márketing.● Plan comercial.
● Plan de RRHH.● PLAN DE
INTERNACIONALIZACIÓN.● Otros planes...
PLAN ESTRATÉGICO
LA INTERNACIONALIZACIÓN
ESTRATEGIA
INTERNACIONALIZACIÓN
EJEMPLO
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LA INTERNACIONALIZACIÓN
PROYECTO 1
PROYECTO 2
PROYECTO 3
PORTFOLIO
ESTRATEGIA
INTERNACIONALIZACIÓN
PROYECTO 1
PROYECTO 2
PROYECTO 3
PORTFOLIO
● Una empresa quiere CRECER.
● Aumentar ventas 25% al 50%.
● Asia (Vietnam).
● Estrategia a 5 años:
● Adaptación del producto (I+D+i)
● Introducción en mercado (Marketing)
● Fabricación in situ (Producción)
LA GESTIÓN POR OPINIÓN
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Las decisiones las toma el responsable en función de:
● Experiencia.● Circunstancias.● Impulso.● Improvisación.● Conveniencia.
La sensación es estar constantemente "apagando fuegos".
ALTO NIVEL DE INCERTIDUMBRE.
LA INTERNACIONALIZACIÓN
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EL PROJECT MANAGEMENT
HISTORIA
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GANTT EDT
1910 20101960 1970 20001980 199019501930 19401920 2020
CPM
EL PROJECT MANAGEMENT
ISO 21500
DEFINICIÓN
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El Project Management es también conocido como:
● Dirección de proyectos.● Dirección integrada de proyectos.● Gestión de proyectos.● Administración de proyectos.
EL PROJECT MANAGEMENT
APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO PARA
CUMPLIR LOS OBJETIVOS DEL MISMO.
PREVISIONAL.● Anticiparse a los problemas.
SISTÉMICO.● Todo afecta a todo.
EFICIENTE.● Hacer bien las cosas que hay que hacer.
DIRECTIVO.● Las actividades afectan a la dirección y no a la
producción.
ENFOQUE
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EL PROJECT MANAGEMENT
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
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Objetivos
EL PROJECT MANAGEMENT
Plan
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOEL PROJECT MANAGEMENT
Rendimiento
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOEL PROJECT MANAGEMENT
Lecciones aprendidas
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOEL PROJECT MANAGEMENT
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOEL PROJECT MANAGEMENT
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOEL PROJECT MANAGEMENT
ALCANCE
COSTETIEMPO
CALIDAD
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TRIPLE RESTRICCIÓNEL PROJECT MANAGEMENT
COMPRASRIESGOS
RRHHCOMUNICACIONES
INTEGRACIÓN
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ÁREAS DE CONOCIMIENTO DEL PMBOK
RRHHCOMUNICACIONES
ALCANCE
COSTETIEMPO
CALIDAD
EL PROJECT MANAGEMENT
Estructura organizativa vs Proyecto.
Estructura organizativa vs Project Manager.
Organización:
● Funcional.
● Matricial.
● Proyectizada.
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LA ORGANIZACIÓN Y EL PMEL PROJECT MANAGEMENT
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ESTRUCTURA FUNCIONALEL PROJECT MANAGEMENT
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ESTRUCTURA MATRICIAL DÉBILEL PROJECT MANAGEMENT
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ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTEEL PROJECT MANAGEMENT
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ESTRUCTURA PROYECTIZADAEL PROJECT MANAGEMENT
FUNCIONAL MATRICIALDÉBIL
MATRICIALFUERTE PROYECTIZADA
Autoridad Poca o ninguna Limitada Moderada Alta
Disponibilidad de Recursos Poca o ninguna Limitada Moderada Alta
Presupuesto Gerente funcional Gerente funcional Director del Proyecto
Director del Proyecto
Dedicación Parcial Parcial Completa Completa
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EL PROJECT MANAGER Y LOS TIPOS DE ORGANIZACIÓNEL PROJECT MANAGEMENT
EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
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ACTA DE CONSTITUCIÓN.
● Objetivos principales del proyecto.
● Requisitos del proyecto (Coste, plazo y alcance).
● Nombrar al Director del Proyecto.
● Nivel de autoridad del Director del Proyecto.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNINICIO
ACTA DE CONSTITUCIÓN
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO.
● Recorre todas las áreas de conocimiento.
● Plan a seguir durante la ejecución del proyecto.
● Esta en constante revisión.
● No confundir con PLAN DE INTERNACIONALIZACIÓN.
PLAN DE DIRECCIÓN
DELPROYECTO
AGENTES INTERESADOS (STAKEHOLDERS).
● Personas relacionadas con el proyecto.
● Cada uno tiene sus expectativas y objetivos.
● Pueden estar a favor o en contra del Proyecto.
● Hay que establecer estrategia de cada uno.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
LISTA DE AGENTES
INTERESADOS
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
ALCANCE.
● Vamos a definir el trabajo que hay que realizar y el que
no.
● Se alimenta del Diagnóstico y del Plan de
Internacionalización.
EDT
TIEMPO.
● Cuando debe comenzar y finalizar cada trabajo.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
CRONOGRAMA
COSTE.
● Cuánto dinero tenemos para internacionalización.
● En caso de que no se consigan los objetivos es el dinero
que estamos dispuestos a perder.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
PRESUPUESTO
CALIDAD.
● Características y nivel de exigencia de los productos o
servicios.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
FICHAS CHEQUEO CALIDAD
RECURSOS HUMANOS.
● Qué y cuántos Recursos Humanos van a participar en el
Proyecto.
● Quien es el responsable de cada trabajo.
● Cómo vamos a relacionarnos con ellos.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
ROLES Y RESPONSABILI-
DADES
COMUNICACIONES.
● Método y canales de comunicación en el proyecto.
● Distribución de qué, cómo y a quién hay que distribuir la
información.
● Gestión de la documentación y archivo.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
RIESGOS.
● Evento de condición incierta que, si se produce, tiene un
efecto (positivo y negativo) sobre el cumplimiento de
alguno de los objetivos del proyecto.
● Identificar y analizar los riesgos.
● Establecer estrategias:
● Evitar, transferir, mitigar, aceptar.
● Obtener una reserva de contingencia.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
LISTADO DE RIESGOS
ADQUISICIONES.
● Vamos a determinar qué, cómo y a quién comprar.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
GESTIÓN DE COMPRAS
● Vamos a LIDERAR al equipo del proyecto.
● Dar instrucciones de trabajo a los responsables.
● Medir el avance, coste, plazos, etc. de cada actividad.
● Gestionar las expectativas de los agentes interesados.
● Vamos a realizar las compras.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNEJECUCIÓN
SISTEMA DE INFORMACIÓN
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNSEGUIMIENTO Y CONTROL
● Comparar las mediciones con respecto al plan.
● Comprobar cambios.
● Informar del rendimiento.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
GESTIÓN DE CAMBIOS.
● Medir la magnitud del cambio.
● Reparación de defecto.
● Acción correctiva.
● Acción preventiva.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNSEGUIMIENTO Y CONTROL
LISTADO DE CAMBIOS
● Confirmación de que todo el trabajo está acabado.
● Cierre administrativo.
● Cierre de contratos.
● Lecciones aprendidas.
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCIERRE
SISTEMA DE GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO
GESTIÓN POR OPINIÓN GESTIÓN POR PROYECTOS
POR QUÉ IMPULSO ESTRATEGIA
QUÉ JEFE EDT
CUÁNDO IMPROVISACIÓN CRONOGRAMA
CUÁNTO CIRCUNSTANCIAS PRESUPUESTO
CÓMO PRUEBA - ERROR PROCEDIMIENTOS
QUIÉN CONVENIENCIA ROLES Y RESPONSABILIDADES
PROBLEMAS REACTIVA PROACTIVA
INCERTIDUMBRE + INCERTIDUMBRE - INCERTIDUMBRE
ÉXITO < NIVEL DE ÉXITO > NIVEL DE ÉXITO
NIVEL DE MADUREZ
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EL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCONCLUSIÓN
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
● CERAMTIA: Empresa especializada en la comercialización de piezas cerámicas.
● Gestión: Jorge y Manuel. Socios al 50%.● Situación: Bajada acuciante de ventas.● Solución: Internacionalización.● Recursos encargados: Alvaro (Comercial) y Luis
(Financiero).● País de destino: Marruecos.● Eventualidad: Luis es captado por la competencia.● Resultado: 35.000 € y 1,5 año después CERAMTIA
consigue una venta por importe de 200.000 €.
ANÁLISIS DEL SUPUESTO
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓN
● ¿Estaríamos ante un caso de éxito? ● ¿Por qué sí? ó ¿Por qué no?● Ya estábamos internacionalizados: Habíamos tenido
pedidos de países cercanos > Exportación pasiva● Motivación de la internacionalización > Bajada de la
facturación● Jorge / Manuel > Alvaro / Luis● Equipo desmotivado >Fricciones
ANÁLISIS DEL SUPUESTO
● ¿Quién es el responsable del proyecto de internacionalización?
● ¿Puede funcionar la autoridad compartida?● ¿Existe un apoyo total por parte de la dirección?● ¿Existe una concienciación por parte de la compañía de a
qué se van a enfrentar con el proyecto?● ¿Qué puede aportar un solo Director de Proyectos?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNSELECCIONAR AL DIRECTOR DEL PROYECTO
● ¿Tiene la compañía cultura y sistemas para salir al exterior?
● ¿Qué tipo de plantilla tiene? ¿Perfiles basados en la experiencia o en la formación?
● ¿Qué ámbito de actuación tiene la empresa? ● ¿Tiene procedimientos internos? ¿Tiene algún certificado
de calidad?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNDETERMINAR LA CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN
● ¿Queda clara la estrategia del negocio? ¿A todos?● ¿Está documentada para posibles revisiones?● ¿Qué importancia tiene que la justificación del proyecto
quede documentada?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCASO DE NEGOCIO
● Muchas veces, no nos lo dicen...● ¿Quién tendrá que recabar esos RRS?● ¿Quién puede imponer RRS? ● ¿Qué problemas nos podemos encontrar si no hemos
detectado algún RRS?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNREQUISITOS, RESTRICCIONES Y SUPOSICIONES INICIALES
● No participar en encargos donde no se pueda garantizar la logística mediante medios tradicionales.
● Dirigirnos a países donde no existan barreras arancelarias.● Dirigirnos a países emergentes.● No dirigirnos a países con inestabilidad política o inseguridad jurídica.
● ¿Se deben definir? ¿Cómo deben ser?● ¿Nos vale con queremos salir al exterior?● ¿O nos vale con: queremos facturar 1M€ en Marruecos?● ¿En qué medida ayuda al Equipo de Dirección de
Proyectos tener establecidos unos objetivos?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNOBJETIVOS
En el plazo de 2 años:● Facturar 300.000 € o el 10% de la facturación en el exterior.● Llegar a acuerdos con 15 distribuidores para que introduzcan nuestros
productos.● Presentar nuestros productos a 30 arquitectos.● Presentar nuestro productos a 30 constructoras.
● ¿Qué importancia tiene?● ¿Qué debe contener?● ¿Por qué lo debe contener?
ACTA DE CONSTITUCIÓN
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
● ¿Qué Stakeholders detectamos con la información que tenemos?
● ¿Qué importancia tiene documentar los Stakeholders?● ¿Y su catalogación?● ¿Cuándo podremos identificar a los Stakeholders?● ¿Cómo debería ser una correcta gestión de los
Stakeholders?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNACTORES INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNACTORES INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
● ¿Han planificado?● ¿Qué importancia tiene planificar?● ¿Cómo se debe planificar?● ¿Quiénes deben intervenir en la planificación?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNPLANIFICACIÓN
● ¿Creeis que se puede desarrollar el proyecto completo por parte del equipo interno de la organización?
● ¿Qué importancia tiene contar con organismos públicos especializados? ICEX, EXTENDA.
● ¿Vamos a contar con partners? ¿Qué coste tienen?● ¿Cómo se estructuran en nuestra organización?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNQUÉ SUBCONTRATAR
● ¿Cuál creeis que es Alcance del proyecto?● ¿Qué importancia tiene?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNALCANCE
El Alcance del presente proyecto es realizar una transformación en la empresa con el objetivo de prepararla para llegar a un país donde se puedan comercializar los productos que la empresa fabrica.
● ¿Hemos documentado todos los trabajos que debemos realizar?
● ¿Le hemos asignado responsable?● ¿Cómo se relaciona con la definición del Alcance?● ¿Qué importancia tiene?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNEDT
EDT
● Consecuencia de la EDT.● Importancia de la estimación de duración y costes.
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNESTIMAR TIEMPO Y COSTES
CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO
● ¿Con qué recursos vamos a contar?● ¿Están nuestros recursos capacitados para acometer la
internacionalización? ¿Tendremos que formarlos?● ¿Están definidos los niveles de autoridad?● ¿Están correctamente dimensionadas sus cargas de
trabajo?● ¿Qué importancia tiene la definición de roles y
responsabilidades?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNRECURSOS HUMANOS
ROL
Director del Proyecto
OBJETIVOS DEL ROL
Garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos, adecuarse al alcance definido por el sponsor y trabajar en pos del cumplimiento inicial del proyecto evitando cambios innecesarios.
RESPONSABILIDADES
● Responsable último de la dirección del proyecto● Redacta el Project Manager Plan● Lidera al equipo de proyectos
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNRECURSOS HUMANOS
● Al país al que nos vamos a dirigir, ¿Qué huso horario tiene?
● ¿Pueden afectar los aspectos culturales? ¿Su lengua?● ¿Qué medios de comunicación vamos a usar? ● ¿Cómo comunicaremos? ¿Quién comunica a quién? ● ¿Disponemos de herramientas de comunicación
colaborativas?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCOMUNICACIONES
● ¿Hemos analizado los riesgos?● ¿Qué riesgos detectáis a priori?● ¿Cuándo deben analizarse los riesgos?● ¿Se han cuantificado el impacto de los riesgos?● ¿Se ha reservado unas contingencias para hacer frente a
eventos de riesgos existentes?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNRIESGOS
● No arriesgues mucho por nada.● Adelántate a las fuentes y consecuencias de los riesgos.● Analiza esas fuentes y consecuencias.● Imagina opciones alternativas y medidas de contingencias.● No pongas a otras personas como excusa para la inacción.● No aceptes nunca riesgos por razones de principio.● No arriesgues más de lo que puedes perder.● Está preparado para solicitar ayuda a expertos.● Considera la ventaja de tu intuición y experiencia.● Considera las partes controlables e incontrolables del riesgo.
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCLAVES PARA ACEPTAR LOS RIESGOS
● ¿Conocemos el concepto?● Utilidad de documentarlos y asignarle responsables.
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNREGISTRO DE ASUNTOS PENDIENTES
● ¿Qué tipo de contratos usaremos? ● ¿Conocemos la legislación del país?● ¿Usaremos servicios legales externos o internos de la
organización?● ¿Tenemos definidas las cláusulas que nos interesa
controlar?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNADQUISICIONES
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNEJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
● ¿Controlamos el proyecto según el plan? ● ¿Cómo se implementa el Seguimiento?● ¿Quién es el responsable del seguimiento?● ¿Qué perseguimos con el seguimiento?
SI PLANIFICAMOS Y NO CONTROLAMOSLO PLANIFICADO, NO SIRVE DE NADA
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNSISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS
● ¿Tiene la organización de un Sistema de Control de Cambios? ¿Para qué sirve?
● ¿Afectarán los cambios a otras actividades del proyecto?● ¿Quién podrá proponer cambios?● ¿Cuándo deben documentarse?● ¿Quién tiene autoridad para aprobar los cambios?
● Importancia de validar por parte de la Dirección General el Servicio realizado.
● Validación del cumplimieno de objetivos.● Se ha actualizado la base de conocimiento de la empresa.● ¿Se han documentado las Lecciones aprendidas?● ¿Para qué sirven?
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APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCIERRE DEL PROYECTO
121212_LA GESTIÓN INTEGRAL DEL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIÓN
● La Internacionalización debe soportarse en la Estrategia.
● La Internacionalización es un proyecto complejo.
● El momento actual exige ser eficiente para aprovechar al máximo las posibilidades empresariales.
● El Project Management maximiza el éxito de los Proyectos.
APLICACIÓN DEL PM EN LA INTERNACIONALIZACIÓNCONCLUSIONES
GRACIAS
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