12 consejos para obtener el mejor resultado como expositor en una feria virtual

12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un Profesional Un White Paper de IMASTE

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12 pasos para participar en Eventos Virtuales como un Profesional

APROVECHE AL MÁXIMO SU EXPERIENCIA EN UNA FERIA VIRTUAL

Los expositores que par.cipan por primera vez con el formato de los eventos online .enen a

menudo dudas sobre cuál es la mejor manera de usar su .empo y recursos para sacar el máximo

par.do de su inversión. Al no saber que esperar, pueden distribuir desacertadamente los recursos

o perder oportunidades, convir.endo su experiencia con los eventos virtuales en un desastre en la

vida real. Si es usted nuevo en el mundo de las ferias virtuales, asegúrese de que esto no le

suceda.

En Imaste, hemos organizado más de doscientos eventos virtuales de todo .po con nuestra

plataforma, y nos gustaría compar.r esta experiencia con usted aquí. Hemos elaborado 12

consejos que puede hacer antes, durante y después de su evento virtual para que su experiencia

sea excelente. Siga estos pasos básicos para encaminar su empresa en la dirección correcta para

par.cipar en los eventos virtuales como un Profesional.


ACTIVIDADES ANTES DEL EVENTO

El éxito en cualquier evento depende de la preparación, y los eventos virtuales no son diferentes.

De hecho, la mayoría de su esfuerzo se ve aquí, en la fase previa al evento, donde se preparará la

campaña de marke.ng, personalizaciones del diseño de su stand virtual y se generarán los

contenidos. Mediante la elaboración de un calendario y las fases de trabajo para todo lo que se

necesite hacer, será capaz de enfocar su evento de una manera organizada. Esto le permi.rá

asignar los recursos de una manera eficiente.

1. Establezca sus objetivos

Cada feria es diferente, y cada expositor .ene diferentes .pos de obje.vos para cada evento. Sin

embargo, está claro que la única manera de cuan.ficar el éxito de un evento es por establecer un

conjunto claro de obje.vos desde el principio. Qué KPIs u.lizará su empresa para determinar si la

feria ha sido un éxito o un fracaso? Por ejemplo, para una feria virtual de Empleo, el obje.vo

principal es encontrar candidatos cualificados que se ajusten a las ofertas de empleo de su

empresa. Así que, sus KPIs estarán relacionados con el número de CVs y perfiles registrados que

dejaron en su stand, y cuántos de esos visitantes reúnen los requisitos mínimos para las ofertas de

empleo disponibles. En una feria virtual, los KPIs pueden estar relacionados más con la asistencia

a webcast o el número de visitantes que se han descargado un catálogo de productos o solicitado

más información.

Como expositor, tendrá que decidir cuáles son sus obje.vos en la feria, cómo cuan.ficarlos, y qué

parámetros u.lizará para medirlos. Una de las grandes cosas sobre los eventos virtuales es que,

por el ahorro en los gastos relacionados con el evento, tales como viajes y alojamientos, ya .ene

una ventaja para generar un Retorno de Inversión posi.vo.


2. Planifique su Campaña de Marketing

Los organizadores del evento harán su campaña de marke.ng y publicidad para el evento virtual,

pero además usted debería aprovechar sus canales de comunicación-‐ especialmente el online. El

envío de un comunicado de prensa, generar no4cias en las redes sociales, y aprovechar su

página web y sus bole4nes electrónicos, son todas maneras gratuitas de dar a conocer su stand

entre sus redes y socios. Anime a los miembros de su comunidad a pre-‐registrarse en el evento,

para que ellos reciban las actualizaciones y avisos previos al evento para par.cipar. Igual que con

las ferias presenciales, además debería intentar llegar a los clientes potenciales organizando un

calendario de reuniones y llenando su agenda. Los expositores con presupuestos mayores pueden

inver.r además en anuncios en Facebook o en publicidad gráfica de Google como un medio de

generar incluso más publicidad y más tráfico para su stand virtual. Cualquier cosa que pueda

hacer para generar no.cias sobre su par.cipación en la feria y atraer a los visitantes, aumentará

sus posibilidades de captar contactos/leads de calidad y hacer que la feria sea un éxito para su

empresa.

3. Rellene toda la información que pueda

No olvide los conceptos básicos. Es importante rellenar el perfil de su empresa, las respuestas de

la encuesta y la información de contacto. Estos puntos básicos le incluirán en las búsquedas del

si.o web y caracterís.cas tales como la función del chat y test de compa4bilidad, que son

elementos importantes que permiten a los visitantes contactar con su empresa fácilmente.

Además debería de beneficiarse de su stand por añadir links de la página web de su empresa y

perfiles en redes sociales, creando posibilidades de intercambio social para su marca de una

manera bidireccional . En realidad rellenar su stand no debería llevarle mucho .empo (60-‐90

minutos), y una buena plataforma tendrá un gestor intui.vo y fácil de usar para hacerlo. Además,

una vez que se ha hecho esto para la primera feria, se trasladará para las ferias adicionales en la

misma plataforma. No tendrás que pasar por el mismo proceso de nuevo, solo realizar las

actualizaciones y retoques que sean necesarios. En cuantas más ferias par.cipe, menor será el

.empo de preparación.


4. Haga su Stand atractivo

Hay muchas maneras diferentes de presentar su stand en una feria virtual. Las plataformas de

eventos ofrecen una amplia gama de opciones gratuitas y premium para la personalización y la

marca. Normalmente usted puede elegir de entre una variedad de plan.llas de fácil

personalización, así como añadir su logo.po y el esquema de color corpora.vo. O incluso puede

considerar ir un paso más allá y crear un stand 100% hecho a medida para su empresa. Recuerde:

"La Personalidad puede llegar muy lejos", y esto es válido para su stand. Un poco de

personalización extra ayudará a atraer visitantes a su stand.

5. Muestre su Marca en todo su esplendor

Una feria virtual es un gran momento para aumentar la imagen de marca. Asegúrese de incluir un

contenido que impacte. Suba un video presentación de la empresa o sus productos. Use posters y

banners llama.vos para anunciar links externos para nuevos productos o servicios, o proyectos

relacionados con las sostenibilidad y RSE como una manera de promocionar los valores y

compromisos de su empresa en cues.ones sociales y medioambientales. La imagen de la marca es

difcil cuan.ficarla, pero sin embargo no pierda la oportunidad de hacerlo en su stand virtual. Los

intangibles como la sostenibilidad, el RSE, y las polí.cas de conciliación de la vida familiar y laboral

a menudo son un factor importante para los candidatos o clientes para decidir si trabajan con su

empresa o con la competencia.

ESTRATEGÍAS PARA EL DÍA DEL EVENTO

Una vez que tenga creado su stand y cargado con toneladas de gran contenido, entonces es hora

de pensar en una estrategia para los llamados días del evento "en vivo". Estos son los días en que

el evento está online, y usted podrá interactuar con los visitantes a .empo en real. Debido al

coste de asignar recursos para ges.onar su stand virtual y de atender a los visitantes, los días

interac.vos son el elemento más costoso de la feria. Por otro lado, ya que puede interactuar en

.empo real de par.cipación, comunicarse, y evaluar a los visitantes como leads/contactos

potenciales, estos días interac.vos son además su mejor oportunidad para segmentar a los


visitantes e iden.ficar los leads/contactos de alta calidad. Los días interac4vos son la esencia de

una feria online, y esta interacción a 4empo real los diferencia de una página web corpora4va o

asociación está4ca. Es importante op.mizar sus esfuerzos los días interac.vos para lograr

realmente un gran Retorno de Inversión de su stand. Los siguientes cuatro consejos son formas de

sacar el mejor provecho de su inversión durante los días interac.vos.

6. Optimice la Presencia de su Stand Virtual

La op.mización de los recursos que dedica a su stand en los días interac.vos tendrá un impacto

importante en el Retorno de Inversión del evento, dados los altos costes por hora del personal.

Trabaje con el organizador del evento para calcular el tráfico del evento –tanto por lo que respecta

al volumen de visitantes como a cuándo ellos se conectarán– para definir cuántas personas

necesitará en su stand en un momento determinado para ges.onar de manera adecuada el tráfico

de su stand. Mediante el establecimiento de turnos y el aprovechamiento de los mensajes de

alerta audibles cuando los visitantes entran en su stand, su personal puede ges.onar el stand

desde su despacho y realizar varias tareas al mismo .empo para no desperdiciar recursos.

7. Haga un filtrado de visitantes en directo

Otra manera de op.mizar sus esfuerzos en una feria virtual es mediante el aprovechamiento de

las opciones de pre-‐selección y filtro facilitada por la plataforma de eventos. Los visitantes tendrán

la oportunidad de realizar un test de "compa.bilidad", que les indicará qué expositores son

compa.bles con su necesidades o perfiles. Asegúrese de rellenar esta parte del perfil de su stand

para que pueda beneficiarse de esta herramienta. Le aportará una puntuación automá.ca a cada

visitante respecto a cómo de compa.bles ellos son para su empresa como candidatos o clientes.

Además debería de beneficiarse de la función del chat en directo para interactuar con visitantes a


.empo real. Usted podrá asignar una puntuación a cada visitante, que su empresa verá como

futura referencia cuando decidida a quién hacer seguimiento y a quién no. Mediante la

segmentación y los visitantes puntuados a través de este proceso de pre-‐selección a 4empo real,

podrá concentrar sus esfuerzos en el seguimiento y lead-‐nurturing de los leads/contactos de alta

calidad.

8. Promueva su Marca con un Webcast

Organizar un webcast durante el evento virtual es una gran manera de aumentar el tráfico en su

stand. Con la función de las sesiones de Q&A, los webcasts son una gran manera de involucrar a

los visitantes y aumentar el conocimiento inmediato de su marca. Organice un tema de interés

para los visitantes de la feria y saque provecho de la experiencia y los conocimientos de su

empresa para establecer su marca como líder en su industria. Los expertos e influyentes atraen

visitantes y personas que visitarán su stand para conocer más sobre su marca.

9. Espía a la Competencia

Un poco de espionaje industrial no hace daño a nadie, y las ferias virtuales (al igual que las ferias

presenciales) son un magnifico lugar para comprobar que está haciendo la competencia. Saque

provecho del .empo libre en la feria y visite otros stands para obtener contenido y otras ideas

como referencia en el futuro. Otros expositores siempre son una gran fuente de inspiración como

una manera de mejorar su presencia en el evento.

PLAN DE ACCIÓN DEL POST EVENTO

El úl.mo conjunto de recomendaciones .ene que ver con las ac.vidades del post evento. Este es

el momento para la recapitulación, el seguimiento y la reflexión. Lo ideal sería que usted hiciera

estas ac.vidades poco después de que el evento finalice, y la experiencia esté aún fresca en la

memoria.


10. Seguimiento, seguimiento, seguimiento.

Lo más importante de la acción del post evento es el seguimiento. Uno de los grandes beneficios

de los eventos de todos los .pos es que los leads/contactos que generan lo hacen en el

momento. Requiere .empo, esfuerzo y verdadero interés para alguien que asiste a un evento. Así

que cuando ellos lo hacen, usted sabe que hay un interés verdadero allí. Ya sean oportunidades

de ventas, talentos, posibles socios o inversores, o incluso contactos con los medios, no permita

que esos contactos se enfríen. Enfoque su seguimiento en las mejores oportunidades, y sea rápido

y persistente. Las cosas pueden suceder rápidamente después de un evento, como la firma de un

contrato de empleo o con un proveedor, así que asegúrese de seguir de cerca la conversación con

su contacto/lead y an.cípese a la competencia.

11. Analice, Evalúe y Ajuste/Retoque

Para completar el proceso para op.mizar el Retorno de Inversión de su evento, tendrá que

analizar y evaluar sus resultados. El éxito no está garan.zado la primera vez, y los mejores

expositores aprenden con la experiencia y con el .empo desarrollan su estrategia a través de

prueba y error. Una de las grandes cosas sobre las ferias virtuales es que se genera una gran base

de datos y análisis. Con mucho más detalle que una feria tradicional, tendrá acceso a los datos de

interacción del usuario integrados con Google Analy.cs, que le indicará los siguiente parámetros:

• Número de visitantes en su stand

• Tiempo dedicado a su stand y a su contenido

• Porcentaje de mensajes rebotados

• Visitantes registrados (perfiles, CVs subidos)

• Descargas de documentos y visualización de videos

Con un análisis adecuado y exhaus.vo de estos parámetros, podrá ver qué contenido en su stand

ha sido el mejor para los usuarios que par.cipan y qué necesidades se deben mejorar en un

futuro. También podrá ver cuántos visitantes ha recibido y la calidad de estos visitantes. Tener

acceso a todos estos datos le permi.rá cuan.ficar los resultados del evento y medir el Retorno de


Inversión de su asistencia al evento de acuerdo a su KPIs de una manera impensable en una

feria presencial. Además le permi.rá ajustar sus esfuerzos para futuros eventos para maximizar su

Retorno de Inversión con el .empo.

12. Reserve su Próximo Evento por adelantado

El úl.mo consejo que podemos ofrecer para los expositores de la feria virtual es que reserven con

antelación la próxima feria. La mayoría de los organizadores de la feria ofrecen descuentos por

an.cipado a las empresas que confirman su asistencia con varios meses de antelación. Una vez

que tenga experiencia con una feria concreta y haya definido su posible Retorno de Inversión,

usted podrá maximizar aún más su retorno por planificar a .empo la siguiente edición.

Comprome.éndose con antelación, puede además planificar mejor su publicidad, contenido, y su

presupuesto de recursos.

CONVIÉRTASE EN UN PROFESIONAL DE LAS FERIAS VIRTUALES

Las ferias virtuales, ya sean asuntos independientes o parte de una comunidad online mayor y

constante, persis.rán. Por su capacidad de alcance y par.cipación de una audiencia global con

una parte del coste de un evento tradicional, ofrecen una solución exclusiva para empresas de

diferentes sectores. Saber cómo aprovechar sus funcionalidades a su conveniencia es una

habilidad importante, y puede darle una ventaja compe44va sobre las empresas rivales. Con

prác.ca, podrá desarrollar un proceso simplificado para planificar, par.cipar, y hacer el

seguimiento después de las ferias virtuales. Esto le permi.rá reducir el coste de asistencia y

maximizar el retorno de sus esfuerzos. En Imaste, esperamos que encuentre estos consejos

informa.vos y le deseamos suerte en el camino para conver.rse en un Profesional de las Ferias

Virtuales.


12 consejos para obtener el mejor resultado como expositor en una feria virtual

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