Occurrence Variance Report and Sentinel Reporting System

DR . MOHAMED RAMZY YOUSSEF ER RESIDENTQUALITY COORDINATOR , QPSD,MGH

ونظام الحادث تقريربالغة الحوادث عن التبليغ

الخطورة

Purpose الغرض

Occurrence Variance Report is used to help identify areas needing improvement or recognition

يستخدم الحادث تقرير

للمساعدة تحديد في

حاجة ومعرفةاالقسام .للتطوير

Occurrence Variance Report (OVR) are internal forms used to document the details of the incident and the investigation of an occurrence and the corrective actions taken.

الحوادث • تقاريرعن عبارةاستمارات

تستخدم داخليةتفاصيل لتوثيق

الحادث في والتحقيق

واتخاذ ذلكاإلجراء

التصحيحي الالزم.

تستخدم؟ When to ؟ متىuse

Injury to visitors or volunteers while on the hospital premises

تواجدهم أثناء المتطوعين أو الزوار إصابة. المستشفى بمبنى

Any incident which is not consistent to routine patient care

العناية روتين مع تتعارض حادثة أيبالمريض.

Occurrences not consistent with routine operation of facility and /or adversely affects, threatens the health or life of patient, visitor, employee, student or volunteer.

المستشفى عمليات مع المتعارضة الحوادثأو صحة يهدد وما السلبية المؤثرات أو الروتينيةأو الطالب أو الموظف أو الزائر أو المريض حياة

المتطوع. Loss or damage to personal or hospital

property. ممتلكات أو الخاصة الممتلكات تضرر أو فقدان

المستشفى.

يبلغ؟؟؟ أن عليه يجب منWho should reports

Everybody /يجب الجميع

كل علىالتبليغ . شخص

What to report ماذا عنتبلغ؟

Miscommunication

فهم سوء Accidental needle prick باإلبرة مقصود غير جرح Absconded هروب Blood extraction دم سحب Problem in cleanliness نظافة مشكلة Medicines not transcribed

الطبية الوصفة كتابة عدم No response to call

للنداء االستجابة عدم

What to report ماذا عنتبلغ؟

Violation in standard precaution الوقائية المعايير Delays in:_______ في :تأخير Non-availability of supplies/forms

النموذج أو المخزون توفر عدم Expired blood الدم صالحية انتهاء Wrong patient identification للمريض تعريف خطأ Other (specify:( حدد ( أخرى

Policy السياسة1. Report the details of any

occurrence, which has an impacts in the care of patient.

حادث. 1 أي عن التفاصيل بإعطاء قم. بالمريض/ العناية على يؤثر يهدد

2. OVR Form will be initiated immediately after the incident. And submit it to your immediate supervisor within the current work shift.

تعبأ. 2 أن يجب الحادث تقرير استمارةإلى تسلم وأن الحادث بعد ا فور�

. العمل فترة خالل رئيسك

3. The report will not be used to criticize or blame the actions of the staff involved.

التقرير. 3 يستخدم ال أن يجبعلى اللوم إلقاء او لنقد

عنه المبلغ القسم

4. Corrective actions shall be taken to minimize risk of injury and adverse outcomes. Corrective action(s) shall be documented.

يتخذ. 4 أن يجب التصحيحي اإلجراءوالردود الضرر خطر من ليقلل

. التصحيحي واإلجراء لذلك المعاكسة / في تسجيله توثيقه يتم ان يجب

. المستندات/ السجالت

5. The Occurrence report shall not be placed in the medical record (Patient File) nor in Employee File.

تقرير. 5 يوضع ال ان يجبالسجالت في الحادث

( أو ( المرضى ملفات الطبية. الموظف ملف في

6. Confidentiality: 6. :السري�ه

6.1 OVR reports will be handled in outmost confidentiality.

.a تامة سرية في تسلم أن يجب الحوادث تقارير6.2 OVR should not be duplicated with

exception of the TQM department. .b إدارة قسم باستثناء ينسخ ال أن يجب الحادث تقرير

الشاملة الجودة6.3 The information contained in the OVR

form cannot and will not be used against any individual as basis for any disciplinary action.

يمكن- ال الحادث تقرير استمارة في الموثقة المعلومات جـتأديبي إجراء ألي شخص أي ضد تستخدم ولن

6.4 Hospital staff are NOT allowed to discuss the contents of an OVR or the events and circumstances relative to the occurrence either with patient, visitor or other members of the staff, unless clarifying facts under investigation with the proper authorities.

يناقشوا الد- أن المستشفى لموظفي يحقبالحادث المتعلقة والظروف واإلحداث المحتوى

موظفي أو الزائر او المريض مع سواءعند الحقائق توضيح عند إال اآلخرين، المستشفى

/ المسئولين ومع الحادث المشكلة دراسةالمعنيين.

6.5 Discussion of general issues on OVR for instructional or education purposes with view to improving patient care is, however strongly encouraged.في- العامة المسائل مناقشة أن هـأو اإلرشاد ألغراض الحادث تقرير

يتم بالمريض العناية لتطوير التعليم. بشدة تشجيعها

6.7 Names of involved/ concerned person should not be used. - الشخص اسم يستخدم ال أن يجب و

رقم يستخدم بل القضية به المتعلقة. فقط تعريفه

Occurrence Reporting flowchartالحادث عن Incident occurs:التبليغ

الحادث وقوع

Awareness of the occurrenceالحادثة عن التبليغ

Occurrence Variance Report Form is completed by the person witnessed/affected by the occurrence

(Part A: Occurrence Details) and forward the duplicate copy to TQM Dept. / الحادثة من تضرر شهد الذي الشخص قبل من تعبأ

( الحادث: تفاصيل أ الجودة (الجزء ادارة قسم إلى ترسل و الشاملة

Immediate Supervisor evaluates occurrence if it meets the Sentinel Event criteria (Part B: Immediate Supervisor

Notification)بالغة الحادثة كانت إذا ما المباشر المشرف يقيم

الخطورة ( المباشر( الرئيس تبليغ ب الجزء

Meets Sentinel Event Criteria

معايير توافقالحادثة الطارئة

Refer to Sentinel Event Committee

لجنة تبليغالحوادث الطارئة

Supervisor/designee carries out required

investigation/corrective actions (Part D: Action Taken)

مسئولية المشرف يتحملالجزء ( المطلوب التحقيق

( المتخذ: اإلجراء د

NoYes

If case of injury Physician should be informed and completes the follow up as needed (Part C: Physician Follow-up)

كما بالمتابعة يقوم المبلغ الطبيب اإلصابة حالة في ( ) الطبيب متابعة ج الجزء مطلوب هو

Other services/dept.

involvedاألخرى األقسام

المعنية

Document action taken on the OVR form (Part D) by the Immediate Supervisor

محتاج هو كما التصحيحي اإلجراء أتخذالحادث تقرير استمارة على وسجله

( المباشر( الرئيس بواسطة د الجزء

No

Yes

Immediate Supervisor forwards the original copy of OVR and refer the incident to the Supervisor/ HOD of the involved dept. نسخه وترسل المسئول القسم عن الجوده تطوير لجنة مشرف بلغ

الشاملة الجودة إدارة الى

Involved dept. Supervisor/ HOD investigate & document corrective action taken and his/her recommendations to prevent recurrence on

the OVR form (Part D)بالتحقيق يقوم المسئوول القسم مشرفعلى وتوصياته وإجراءه متابعته ويسجل

( د ( الجزء في الحادث تقرير إستمارة

Inform initiating dept. of the action takenالقسم ابالغ

باإلجراء المسئولالمتخذ

Supervisor forwards

original copy of OVR to TQM

Dept.الى يرسلادارة قسم

الجودة الشاملة

TQM follows up as needed

ادارة تقومالجوده بالمتابعة الالزمة

TQM trends all OVRs

إدارة تقومالجودة

الشاملة كل بتوجيه

تقارير الحوادث

TQM forwards quarterly reports to concerned areas,

QMC & Safety Committee ترسلالجودة ادارة

تقارير الشاملةكل أشهر 3دورية

المعنية، لألقسامالجودة ادارة لجنة

السالمة وإدارة

RESPONSIBILITIES .1 المسئوليات Immediate Supervisors المشرفين

االدارة :وموظفي- Consultation with the involved

employee(s).. المعنيين - بالموظفين االجتماع

-Resolution of problems should take place when possible within and

between departmentsتوضع - ان يجب حيث للمشاكل الحلول وضع

. االقسام بين ممكن وقت اقرب في

-Ensuring that all employees are aware of OVR Reporting System; how to report and the steps by steps procedure on how to complete the form.

تقرير - لنظام الموظفين معرفة من التأكدتقرير استمارة وتعبئة التبليغ وكيفية الحوادث

. بخطوة خطوة الحادث- Conduct immediate action and follow up after the incident occurs.

-. الحادث وقوع بعد مباشرة فورية بمتابعة قم

- Document on the OVR the actions taken and/or any corrective measures, taken to prevent the recurrence of the event.

االجراء - الحادث تقرير في اكتبتصحيحية مقاييس أي او المتخذ

. الحادث هذا مثل حدوث لتمنع اتخذت

Evaluates incident if meets sentinel event criteria. بالغة الحادثة معايير يوافق كان إذا الحادث قيم

الخطورة

- Forward the completed (original) OVR report form to the Total Quality Management office within 72 hours (3 days) of the occurrence.

إلى - الحادث تقرير استمارة سل�مخالل الشاملة الجودة إدارة مكتب

72. ( الحادث ( من أيام ثالث ساعة

- Conduct any further investigation and document, report investigated findings upon request of the Hospital Administration the Quality Management Committee or the Safety Committee.

موجودات وتوثيق إضافي تحقيق أي بعمل قمالمستشفى إدارة من طلب على بناء التحقيق

. السالمة لجنة او الجودة ادارة لجنة

2. The employee who witnesses or discovers

2: الحادث. اكتشفوا او شاهدو الذين الموظفين

2.1 Immediate notification of attending physician in case of injury and Immediate Supervisor

ومشرف- المناوب للطبيب المباشر االعالمالقسم.

3. Attending Physician4: األطباء.

- Complete and document his/her action(s) on the OVR form immediately upon carrying out his examination and/or the required treatment or care.

على المتخذ االجراء عن مختصر ملخص توثيقانهاء فور مباشرة الحادث تقرير إستمارة

المطلوبة . المعالجة اداء أو اختباره

5. The Total Quality Management Department is responsible for:

- Monitoring all OVR for follow up.

- Trending and preparing a monthly summary.

إن قسم إدارة الجودة الشاملة :مسئول عن

متابعة كل تقارير الحوادث -غير المكتملة.

تجهيز ووضع ملخص -شهري.

- Submitting a quarterly report to the Quality Management Committee for discussion and what action can be done in the future to avoid recurrence.

- Upkeep the file

إن قسم إدارة الجودة الشاملة :مسئول عن

تسليم تقرير ربع سنوي إلى لجنة -إدارة الجودة للمناقشة ووضع

المخططات المستقبليه لتفادي الحوادث

الحفاظ على التقرير / الملف.-

5. The Safety Officer Investigate all safety related incidents Organize a review team of selected

Safety Committee members to investigate critical safety related occurrences.

6: السالمة- مسئولمتعلقات - جميع سالمة من التحقق

الحادث.اعضاء - من مراجعه فريق تنظيم

مالحظات إلبداء السالمة لجنة. بالحادث المتعلقة السالمة

6. The Safety Officer - Document the results of

investigation and corrective action taken on the OVR form and forwards it to the TQM.

6: السالمة- مسؤولالتحقيق - نتائج بتوثيق قم

المتخذة التصحيحية واإلجراءاتالحادث تقرير استمارة في

الجودة إدارة قسم إلى وسلمهاالشاملة.

EQUIPMENTS AND FORMSوالنماذج األجهزة

1. Occurrence Variance Report Form

تقرير 1. نموذجالحادث.

Sentinel Event الخطيرة الحوادثمتوقعة الغير

An unexpected occurrence involving death, serious physical or psychological injury to the patient

المتوقعة غير الخطيرة الحوادثالجسدية واألضرار الموت مثل

. للمرضى الخطيرة والنفسية

Reportable Cases يجب حاالتعنها التقرير

• An unanticipated death

• Major permanent loss of limb or function, not related to the patient’s illness or underlying condition

• Infant abduction

المتوقع غير الموت.

او عضو فقدانجسدية وظيفة

عالقة له ليسأو المريض بمرض

تنويمه. مولود اختطاف

Reportable Cases يجب حاالتعنها التقرير

suicidal attempt within the hospital premises.

Rape Physical assault of a

patient, staff or visitor Infant discharge to

the wrong family

االنتحار محاولة. المستشفى داخل

االعتداء الجسدي االعتداء

أو المريض على. الزائر أو الموظف

للعائلة طفل تسليمالخطأ.

Reportable Cases يجب حاالتعنها التقرير

• Significant hemolytic transfusion reaction involving administration of blood or blood products having major blood group incompatibilities

• Surgery on the wrong patient or body part

• Significant Medication errors (Overdose causing death to patient.)

عملية • إجراءأو الخاطئ للمريض

المنطقه فيالخاطئة.

العالج • أخطاءكالجرعة ( الواضحة

المسببه الزائدة.( المريض لوفاة

Sentinel Event ReportingProcessمتوقعة الغير الخطرة الحوادث عن التبليغ عملية

1. Immediate notification 1: المباشر. التبليغ

Departmental Quality Improvement Designee/Coordinator (QIC/Designee)

/ جودة تحسين فريق منسق ممثلاالقسام.

2. The QIC/D will notify سوف. / 2 المصمم الجودة تحسين فريق

يبل�غ:

Head of the Department . القسم- رئيس

3. The QID/C will call or bleep (454) Quality Improvement Coordinator by phone or in person. / منسق بإبالغ يقوم المنسق الجودة ممثل

طريق عن الشاملة الجودة بإدارة الجودةالرقم .454طلب مباشرة مخاطبته أو

4. Occurrence Report should be submitted to the Quality Improvement Coordinator

يجب. 4 الحادث تقريرإلى يسلم ان

تحسين منسقالجودة.

5. Quality Improvement Coordinator will conduct an investigation and interview the involved person and/or any witness of the event.

يقوم سوفتحسين منسق

بعمل الجودةومقابلة تحقيقالمبلغ الشخص

شاهد أي أو عنهالحادث على

6. Quality Improvement Coordinator will notify the Sentinel Event Committee and convene for a meeting.

تحسين. 6 منسق يقوم سوفالحوادث لجنة بتبليغ الجودة

متوقعه الغير الخطيرة. لذلك اجتماعا وتعقد

7. Root Cause Analysis will be initiated and facilitated.

األسباب. 7 والنتائج تحليل. ويقدم يوضح سوف

8. Action plan will be designed as appropriate and implemented immediately.

على. 8 عمل خطة توضع سوفعلى وتطبق األولوية حسب

الفور.

9. All investigation and conclusion documentation will be in the custody of the Total Quality Management Department and remained confidential.

سوف. 9 الموثقة ونتائجه التحقيق كلإدارة قسم في محفوظة تظل

. بسرية� الشاملة الجودة

10. Follow up assessment will be conducted by SEC and the concerned department within six (6) months of the event

قبل. 10 من تكمل سوف القضية متابعةمتوقعة الغير الخطيرة الحوادث لجنة

أشهر ستة خالل المعني القسم مع. الحادث من