GESTION POR PROCESOS

1.- DEFINICIÓN

Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o interactuantes que, empleando recursos, transforman los insumos –entradas– en productos y satisfactores del cliente –salidas–, con valor agregado.

Es una metodología corporativa y disciplina de gestión, cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través de la gestión de los procesos que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Por lo tanto, puede ser descrito como un proceso de optimización de procesos.

2.- PASOS QUE SEGUIMOS EN LA GESTIÓN DE PROCESOS

Compromiso de la dirección: la dirección tiene que ser consciente de la necesidad de esta sistemática de gestión por procesos. El factor crítico en este punto es la necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el cambio.

Sensibilizar, educar, entrenar: El Equipo Directivo recibe formación relativa a la gestión por procesos. Se basa en conseguir que todos los empleados de la empresa se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.

Identificar procesos: A partir del análisis de todas las interacciones con los clientes externos se realiza un inventario de los procesos. Ver ficha de Gestión de procesos.

Clasificar: entre los procesos que hemos identificado, cuáles son claves, los estratégicos y los de apoyo. Se crea una matriz multicriterio para identificar cuáles son claves.

Relaciones: establecer una matriz de relaciones ente procesos (unos pasan instrucciones, información, comparten recursos, equipos, etc.).

Mapa de progresos: diagramas en bloques de todos los procesos que son necesarios para el sistema de gestión de calidad.

Alinear la actividad a la estrategia: los procesos clave nos van a permitir implantar de forma sistemática nuestra política y estrategia. Se crea una matriz de doble entrada con los objetivos estratégicos y los grupos de interés.

Establecer en los procesos unos indicadores de resultado: las decisiones se tienen que basar en información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas, que nos permitirán analizar la capacidad de nuestros procesos y sistemas; así como saber el cumplimiento de las expectativas de nuestros grupos de interés y compararnos con los rendimientos de otras organizaciones.

3.- VENTAJAS

Orientación hacia el cliente, la estrategia corporativa y los objetivos estratégicos, superando la barrera de los departamentos funcionales,

Establecimiento de prioridades para gestionar las mejoras que se planifique alcanzar,

Incremento de la eficacia –cumplimiento con el cliente– y la eficiencia –mejoramiento de la organización,

Facilidades para la implementación de un sistema integrado de gestión, Potenciación del trabajo en equipo.

Mejora la competitividad de la empresa.

Identifica las necesidades del cliente tanto interno como externo y orienta la

empresa hacia su satisfacción.

Las actividades realizadas y la toma de decisiones están muy próximas al cliente.

Establece responsables de cada proceso.

Establece objetivos e indicadores para cada proceso.

Mide el grado de satisfacción del cliente.

Promueve la mejora continua de los procesos. La mayoría de los errores

cometidos residen en los procesos, si los mejoramos continuamente

eliminaremos las causas que provocan esos errores.

Pasamos de una mentalidad de “lo que hacemos” a “para quién lo hacemos”.

Reduce costes internos innecesarios.

Distribuye los recursos de forma más eficiente.

FECHA:

09-10-14