Creating  an  e-­‐Newsletter  1  /  10  

 

   

   

E-­‐newsletters  are  a  quick  and  easy  way  of  getting  important  information  out  to  your  parents  and  is  not  limited  to  just  a  newsletter!    These  days  much  of  your  web  traffic  is  from  mobile  devices,  e-­‐Newsletters  allow  your  audience  to  read  your  news  whilst  on  the  run.  

1. Set  up  your  subscriber  group.  

 Your  parents  have  the  ability  to  subscribe  to  your  newsletter  by  clicking  on  the  subscribe  link  located  on  your  homepage  (The  link  can  be  placed  on  multiple  pages  of  your  website  using  widgets).    We  can  also  import  a  bulk  list  of  subscribers  if  you  have  a  database.  

 

The  Newsletter  widget  can  be  placed  on  any  page  of  your  website.  

V2  APRIL  2017  

Creating  an  e-­‐Newsletter  2  /  10  

   2. Approving  subscriptions  

Once  your  parents  have  subscribed,  you  will  need  to  approve  their  subscription.  

Enter  your  CMS  and  click  on  COMMUNICATE,  then  click  on  Subscribers.  

 

If  you  see  a  green  tick  beside  your  subscriber  –  they  are  awaiting  approval.    Click  on  the  green  tick  to  approve  your  subscriber.  

Creating  an  e-­‐Newsletter  3  /  10  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.    Setting  up  your  e-­‐newsletter  

 

If  you  want  to  keep  it  simple  –  emailing  your  subscribers  a  link  to  your  newsletter  page  on  your  website  is  the  option.    This  way,  you  will  not  need  to  re-­‐create  mail  every  time  you  want  to  send  a  newsletter  out.    It  also  draws  the  subscribers  to  your  website  for  a  browse.  

 

o WEBSITE  CONTENT  –  Pages  Find  your  newsletter  page  and  copy  the  URL  

 

Now  go  to  COMMUNICATE  –  Email  

NOTE:    Your  site  administrator  will  get  an  email  each  time  a  new  subscriber  is  added  –  approval  for  this  subscriber  can  be  granted  directly  from  the  email  by  clicking  on  Approve  within  the  email.  

Creating  an  e-­‐Newsletter  4  /  10  

 

Click  on  ADD  MAIL  Type  in  the  three  fields  (you  will  find  that  From  and  From  Email  are  pre-­‐filled  From:  School  Name  From  Email:  (Generic  school  email  address)  Subject:  

Creating  an  e-­‐Newsletter  5  /  10  

 

 

 

 

 

 

 

 

Underneath  the  content  box  you  will  see  some  shortcode.    You  can  use  this  in  the  content  box  to  address  your  e-­‐newsletter  to  the  parents’  name,  attach  particular  articles,  pages  and  even  link  to  your  event  calendar.    Use  this  along  with  typing  your  general  information  directly  into  the  content  box.  

Using  @@name@@  will  address  your  newsletter  to  the  subscribers  first  name  

Highlight  “Click  here”  and  click  on  the  chain  button  on  your  toolbar.  

Paste  the  Newsletter  Page  URL  that  you  copied  in  Step  2  into  the  “URL”  and  click  OK.  

Creating  an  e-­‐Newsletter  6  /  10  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Your  text  now  becomes  a  hyperlink.  

If  you  would  like  to  add  a  recent  news  article  to  your  e-­‐newsletter  type  the  code,  @@recentnews@@  and  select  the  article  of  choice  from  the  menu.  

You  can  select  more  than  one  article  by  holding  CONTROL  on  your  keyboard  and  selecting  the  next  article.    De-­‐select  articles  using  the  CONTROL  button  also.  

This  same  method  can  be  used  to  attach  pages  to  your  newsletter,  but  using  the  code  @@pages@@.  

Creating  an  e-­‐Newsletter  7  /  10  

 

 

 

 

Select  which  group/s  you  would  like  to  send  the  e-­‐newsletter  to,  and  save  your  work.  

4.    Preview  &  Send  your  e-­‐newsletter    Once  saved  you  will  find  yourself  back  on  the  COMMUNICATE  –  Email  Page,  with  your  newly  created  mail  showing.  

Most  schools  attach  their  Quick  View  (list  of  upcoming  events)  to  the  newsletter  also.    Just  add  @@quickview@@  to  the  content  of  your  newsletter.  

Creating  an  e-­‐Newsletter  8  /  10  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

You  now  have  the  option  to  preview  your  mail  –  click  on  SHOW.  

Creating  an  e-­‐Newsletter  9  /  10  

 

 

 

 

 

 

 

 

You  should  see  your  school  logo,  the  content  of  your  email  and  any  recent  news  articles  or  pages  that  you  may  have  attached.    If  you  are  happy  with  what  you  see,  you  may  close  this  page  and  click  on  the  SEND  button.    (If  you  need  to  edit  it,  click  on  the  pencil  icon  and  make  your  changes).  

Your  mail  will  send  at  500  per  time,  please  wait  until  the  rest  value  is  0,  you  will  be  told  that  ‘sending  is  complete’.  

SENDING  YOUR  NEWSLETTER    Now  hit  the  SEND  button.  

Creating  an  e-­‐Newsletter  10  /  10  

 

5.    You  have  sent  your  e-­‐newsletter!    Next  time  you  need  to  send,  you  can  simply  edit  your  original  mail.    Click  on  the  pencil  and  make  your  changes  eg.    Attaching  a  different  article  or  page.    Select  the  group  you  wish  to  send  to  and  SAVE  your  work.  

You  will  have  to  click  on  the  RESET  button  next  to  SHOW,  this  button  will  then  turn  into  SEND.