46

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

III.1 Sejarah Singkat Perusahaan

III.1.1 Pendirian dan Informasi Umum

PT. Arezda Purnama Loka didirikan pada tahun 1983 yang merupakan

produsen dalam negeri yang pertama di Indonesia dalam produksi packing dan

gasket. Hal ini sejalan dengan program pemerintah dalam penggalakan produksi

dalam negeri dan transfer teknologi. Dengan senantiasa berinvestasi pada peralatan

dan teknologi baru, sejak saat itu Arezda terus berkembang pesat. Saat ini, sebagai

spesialis Sealing Technology Pruducts, PT. Arezda Purnama Loka memproduksi dan

memperdagangkan berbagai produk Sealing dari jenis metal, nonmetel, dan

gabungan metal-nometal, untuk dapat memberikan solusi terbaik bagi para

konsumen mengenai berbagai masalah Sealing yang mereka hadapi.

PT. Arezda Purnama Loka juga memproduksi Finned Tube untuk pasar umum

yang direalisasikan pada tahun 1994. Finned Tube dan sealing mendapat Ijin Usaha

Industri (IUT) No.661/T/INDUSTRI/1996. Selanjutnya Heat Exchanger (alat

penukar kalor) juga berhasil dirintis pada tahun 1996, dengan Ijin Usaha Industri

(IUT) No.35/Kanwil.10.03.16/ILMK/b/IZ.00.03/XI/99. Selain itu, PT. Arezda

Purnama Loka juga mendapat rekomendasi MIGAS dengan Nomor

3901/39.06/DMB/1999 dan No.855/396/DMB/1997.

Pada tahun 1983, PT. Arezda Purnama Loka juga telah memproduksi

Compressed Fiber Jointing Sheet jenis Asbestos. Selain itu, Arezda juga telah

memproduksi produk Rubber Moulded sejak tahun 2001. Produk PT. Arezda

Purnama Loka dikenal dengan merk <INGI>, yang diproduksi mengikuti Standart

47

Internasional sesuai spesifikasi yang ditentukan oleh konsumen seperti ANSI, API,

MSS-SP44, DIN, BS, JIS. Produk-produk PT. Arezda Purnama Loka telah

digunakan secara luas pada industri perminyakan, petrokimia, dan industri proses

lainnya diseluruh Indonesia, baik swasta maupun pemerintah. Sebagian produk

<INGI> juga telah di ekspor keluar negeri.

PT. Arezda Purnama Loka mempunyai sistem menajemen mutu yang

terakreditasi, tetapi pemeriksaan mutu dilakukan oleh pihak pabrik untuk produk

sealing technology dan finned tube adalah sesuai dengan spesifikasi Internasional

atau spesifikasi pemesanan yang diterapkan dalam pedoman mutu dan quantity plan

yang dibuat oleh PT. Arezda Purnama Loka dan efektif digunakan pada tanggal 1

Oktober 1996. Sampai saat ini, tingkat penjualan PT. Arezda Purnama Loka setiap

bulannya dapat mencapai Rp 3.000.000.000,- dengan jumlah transaksi kurang lebih

mencapai 200 transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. PT. Arezda

Purnama Loka telah memiliki 10 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, yang

berkantor pusat di Jl. Raya Mangga Besar No.2-Q Jakarta Barat. PT. Arezda

Purnama Loka mempunyai luas area perindustrian sebesar 5 hectares yang berada di

daerah Citeureup, Bogor dan Jawa Barat.

III.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

III.1.2.1 Visi Perusahaan

PT. Arezda Purnama Loka dalam menjalankan kegiatan perusahaannya

mempunyai visi yaitu harus selalu tumbuh dan berkembang seiring dengan tuntutan

pasar dan perkembangan zaman, agar keberadaannya dapat terus dipertahankan dan

di tingkatkan.

48

III.1.2.2 Misi Perusahaan

Berdasarkan visi diatas, maka untuk mencapai visi tersebut PT. Arezda

Purnama Loka mempunyai misi yaitu harus mengutamakan kepuasan pelanggan

dengan memproduksi dan memasok barang-barang yang sesuai spesifikasi dan

standar yang berlaku dan atau yang ditentukan pelanggan.

III.2 Kegiatan Perusahaan

Selama 23 tahun berdiri hingga saat ini PT. Arezda Purnama Loka telah

memiliki 10 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, dengan

mempekerjakan lebih kurang 300 karyawan. Produk-produknya telah digunakan

secara luas pada industri perminyakan, petrokimia, dan proses industri lainnya di

seluruh Indonesia baik swasta maupun pemerintah. Sebagian produk dengan merek

dagang INGI ini juga telah di ekspor ke luar negeri. Semua produk yang dihasilkan

PT. Arezda Purnama Loka mengikuti standar internasional sesuai spesifikasi yang

ditentukan oleh konsumen seperti ANSI, API, MSS-SP44, DIN, BS, JIS.

PT. Arezda Purnama Loka mempunyai sistem manajemen mutu yang

terakreditasi, tetapi pemeriksaan mutu yang dilakukan oleh pihak pabrik untuk

produk selling technology dan finned tube adalah sesuai dengan spesifikasi

internasional, atau spesifikasi pemesan yang diterapkan dalam pedoman mutu dan

quality plan yang dibuat oleh PT. Arezda Purnama Loka dan efektif digunakan pada

tanggal 1 oktober 1996. Apabila terhadap keluhan dari konsumen, maka PT. Arezda

Purnama Loka akan mencari jalan keluarnya dengan problem solving dan mengganti

part yang rusak dengan yang baru.

Divisi serta produk-produk yang dihasilkan antara lain:

1. Divisi Sealing, antara lain: spiral wound gasket, ring joint gasket, packing

49

2. Divisi Finned Tube dengan berbagai tipe, antara lain: L-type, LL-type, KL®-type

3. Divisi Heat Exchanger, antara lain: shell & tube head exchangers, air-cooled

heat exchangers

4. Divisi Jointing Sheet, antara lain: yang asbestos maupun non asbestos

5. Produk insulasi lainnya, antara lain: asbestos cloth, asbestos tape, asbestos yarn

III.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang mempunyai maksud dan

tujuan yang berbeda yang bekerja sama untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Oleh

karena itu maka diperlukan adanya suatu proses pengorganisasian untuk mengatur

dan mengalokasi pekerjaan agar tujuan perusahaan dapat dicapai secara efisien.

Dengan adanya struktur organisasi, hubungan antara yang memimpin dan

dipimpin berjalan menurut suatu sistem yang dianut oleh perusahaan, yaitu apakah

pemimpin perusahaan langsung berhubungan dengan bawahannya atau melalui

perantara dalam suatu hierarki organisasi. Struktur organisasi dalam suatu

perusahaan dapat berjalan baik, lancer, efektif bila terdapat pembagian tugas,

pelimpahan wewenang serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang

digambarkan dalam struktur organisasi.

Berikut ini menunjukkan organisasi dari PT. Arezda Purnama Loka dimana

kekuasaan mengarah dari komisaris utama kepada direktur lalu kepada beberapa

bagian dibawahnya, dimana setiap bagian tersebut dipimpin oleh manajer yang

bertanggung jawab secara langsung kepada presiden direktur.

III.3.1 Struktur Organisasi PT. Arezda Purnama Loka

Struktur organisasi yang ada pada PT. Arezda Purnama Loka:

50

51

III.3.2 Uraian Tugas

Dari struktur organisasi PT.Arezda Purnama Loka, selanjutnya akan

diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian :

1. Komisaris Utama

• Bertanggung jawab untuk memilih dan mengangkat direktur.

• Menilai prestasi kerja direktur.

• Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

2. Direktur

• Memimpin dan mengendalikan perusahaan.

• Menetapkan kebijakan serta strategi perusahaan.

• Mengawasi kinerja perusahaan.

3. Manajer Umum

• Membuat kebijakan operasional untuk masing-masing departemen.

• Melakukan pengawasan terhadap kegiatan operasional setiap departemen.

• Mengembangkan serta menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek

dari semua departemen yang dipimpin, seperti: penjualan, pembelian,

pemasaran, ekspedisi, keuangan, dan administrasi.

4. Manajer Keuangan

• Mengawasi keuangan perusahaan.

• Menerima pembayaran baik tunai ataupun transfer dan menyetorkannya ke

bank.

• Merencanakan anggaran perusahaan.

• Melakukan pencatatan akuntansi termasuk pembuatan dokumen-dokumen.

• Menentukan rencana jangka panjang dan jangka pendek keuangan

52

perusahaan dengan bagian terkait.

• Mengontrol piutang pelanggan termasuk membuat rekonsiliasi atas piutang

yang sudah ditagih dan mengontrol hutang perusahaan, serta melakukan

penagihan.

5. Manajer Administrasi

• Mengatur pembukuan dari keseluruhan biaya yang dikeluarkan oleh

perusahaan.

• Menyusun neraca akhir tahun.

• Menerima laporan barang masuk dari gudang dan menerima faktur pajak dan

faktur pembelian.

6. Manajer Pembelian

• Melakukan pembelian segala peralatan dan perlengkapan perusahaan.

• Menganalisis pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga dan

kualitas bahan baku.

• Menyiapkan laporan pembelian setiap bulan.

7. Manajer Ekspedisi

• Mengurus pengiriman barang kepada pelanggan yang melakukan pemesanan

dan pembelian produk perusahaan.

• Mengawasi kualitas barang selama dalam pengiriman dan meminta tanda

tangan atas barang yang telah diterima pelanggan.

8. Manajer Penjualan

• Menerima dan memproses pesanan pelanggan.

• Melakukan koordinasi dengan bagian produksi (PPC pabrik) untuk

mengontrol persediaan.

• Memberikan otorisasi untuk penjualan kredit.

53

9. Manajer Pemasaran

• Merencanakan strategi pemasaran jangka panjang dan jangka pendek.

• Mengarahkan kegiatan pemasaran untuk mencapai hasil optimal.

• Menetapkan kebijakan dan prosedur pemasaran.

• Melakukan negosiasi dengan calon pelanggan atau pelanggan.

10. Manajer Personalia

• Melakukan perekrutan, seleksi dan penerimaan terhadap calon karyawan.

• Mengikuti perkembangan peraturan pemerintah yang berhubungan dengan

kepegawaian.

• Memperhatikan kesejahteraan karyawan dan keamanan lingkungan kerja.

• Menghitung gaji, tunjangan karyawan.

11. PPC Pabrik

• Melakukan kerjasama dengan bagian penjualan dalam mempersiapkan barang

yang dipesan sesuai inquiry.

• Memberikan otorisasi atas barang yang akan dikirim ke pelanggan.

III.4 Tinjauan Umum Mengenai Penjualan dan Penerimaan Kas pada

PT. Arezda Purnama Loka

Walaupun terdapat penjualan yang dilakukan secara tunai, namun secara garis

besar PT. Arezda Purnama Loka lebih mengarah pada penjualan secara kredit dengan

termin pembayaran yang telah disepakati sebelumnya. Beberapa customer tetap PT.

Arezda Purnama Loka antara lain adalah PERTAMINA State-Owned Oil & Gas

Company, Local/Foreign OIL & GAS COMPANIES/CONTRACTORS,

PETROCHEMICAL&CHEMICAL INDUSTRIES/CONTRACTORS, OTHER

PROCESS INDUSTRIES, OTHER INDUSTRIES/CONTRACTORS. Adapun

54

proses penerimaan pembayaran yang dilakukan PT. Arezda Purnama Loka selama

ini, lebih banyak dilakukan melalui Bank atau Via transfer, walaupun tidak tertutup

kemungkinan juga terdapat transaksi penerimaan tunai.

III.4.1 Prosedur Pengendalian Internal yang Diterapkan Terhadap

Aktivitas Penjualan dan Penerimaan Kas

Untuk mengetahui penerapan pengendalian internal terhadap PT. Arezda

Purnama Loka, berikut ini merupakan aktivitas panjualan dan penerimaan kas yang

dijalankan:

III.4.2 Prosedur Penjualan

1. Proses Inquiry

a. Bagian penjualan menerima inquiry dari pelanggan berupa telepon, fax, e-

mail, atau datang langsung.

b. Petugas penjualan akan melakukan koordinasi dengan PPC Pabrik untuk

meninjau ulang (review) untuk memastikan bahwa permintaan pelanggan

dapat dipenuhi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

- Type/jenis barang dan jumlah

- Material yang diminta

- Ukuran

- Standart yang diisyaratkan dan Delivery time

c. Jika inquiry dari pelanggan tidak dapat diberikan penawaran harganya

karena persyaratan yang diminta tidak dapat dipenuhi, maka Bagian

Penjualan harus memberikan informasi inquiry yang bersangkutan.

55

d. Semua catatan hasil tinjauan (review) terhadap inqury harus disimpan.

2. Proses Quatation

a. Bagian Penjualan memberikan penawaran harga (quotation) kepada

pelanggan dengan membuat Quatation, mengikuti tender atau dengan

menjawab langsung via telepon.

b. Apabila material atau spesifikasi barang yang diminta pada inquiry

dialihkan ke material yang fungsi dan kualitasnya equivalen maka

didalam quotation harus disebutkan kalimat “Yang kami tawarkan”

3. Proses Penerimaan Purchase Order (PO)

a. Bagian Penjualan menerima atau mengambil Purchase Order dari

pelanggan

b. Bagian Penjualan memeriksa kesesuaian PO dengan penawaran harga

(quotation) yang telah dibuat sebelumnya.

c. Jika terjadi perbedaan spesifikasi barang yang diminta pada PO dengan

quotation maka Bagian Penjualan harus melakukan klarifikasi dengan

pelanggan.

4. Proses Rencana Kerja (RK) dan Rencana Penjualan (RP)

a. Bagian Penjualan menerbitkan RK atau Rencana Kerja Contoh (RKC)

atau Rencana Kerja Stock (RKS) sebagai permintaan perintah kerja

kepada pabrik yang mencantumkan dengan jelas barang yang diminta.

b. Bagian Penjualan menerbitkan RP berdasarkan PO kemudian dikirim ke

bagian yang terkait

c. RK dibuat dalam 6 (enam) rangkap kemudian didistribusikan kepada

bagian yang terkait.

5. Proses Invoice

56

Apabila RK telah dikerjakan dan barang telah dikirim kepada pelanggan

dengan bukti adanya tembusan Memo Pengantar Barang (MPB), maka

Bagian Penjualan harus menerbitkan Invoice berikut Kuitansi, untuk

selanjutnya diserahkan ke bagian keuangan.

III.4.3 Prosedur Penerimaan Kas

1. Berdasarkan Invoice yang diterbitkan oleh Bagian Penjualan maka petugas

Bagian Keuangan akan melakukan penagihan dengan mengirimkan invoice

tersebut ke pelanggan.

2. Bagian Keuangan akan menerima pembayaran tunai atau menerima bukti

pembayaran dari pelanggan berupa Slip Pembayaran/Bukti Transfer dari

pelanggan.

3. Uang yang diterima atau bukti yang sudah diterima tersebut disesuaikan

dengan Supply List, Invoice serta RK dan RP.

4. Bila nilai tersebut sudah sesuai, maka bagian keuangan akan menyimpan data

pembayaran tersebut.

5. Dengan diterimanya pembayaran baik tunai maupun Transfer maka Bagian

Keuangan akan menerbitkan Bukti Tanda Terima untuk diberikan kepada

pelanggan.

6. Bagian Administrasi akan mencatat semua laporan atas transaksi tersebut

berdasarkan laporan(BTT) dari Bagian Keuangan.

57

III.4.4 Dokumen yang Digunakan

Dukumen yang digunakan dalam aktivitas penjualan dan penerimaan kas

antara lainnya adalah:

1. Factory Quatation

Factory Quatation adalah dokumen penawaran harga yang diberikan oleh

Departemen Penjualan kepada pihak pelanggan.

Quotation yang diterbitkan oleh Bagian Penjualan harus mencakup:

a. No. dan tanggal quotation

b. Jenis barang/Type

c. Ukuran

d. Jumlah

e. Harga

f. Tanggal pengiriman

g. Masa berlaku harga (validity)

h. Syarat penyerahan (franco)

2. Finning Specification

Finning Specification adalah dokumen penawaran harga (quotation) yang

dibuat khusus untuk penawaran harga produk Finned Tube.

3. Order Confirmation / Konfirmasi Order

Konfirmasi order adalah dokumen yang diterbitkan oleh Bagian Penjualan

untuk order yang diberikan secara lisan (tidak dilengkapi Purchase Order).

Bagian Penjualan harus menandatangani Purchase Order (PO) dari

pelanggan sebagai bukti kesanggupan untuk memenuhi Purchase Order

tersebut.

4. Rencana Kerja (RK)

Rencana kerja yang dibuat oleh Bagian Pembelian dan ditujukan kepada PPC

Pabrik sebagai dasar pesanan pembuatan barang. RK sebagai rencana kerja

yang dibuat apabila Purchase Order (PO) sudah ada.

RK dibuat 6 (enam) rangkap kemudian didistribusikan kepada bagian yang

58

terkait. Lembar pertama merupakan RK asli dan lembar keenam yang

dikirimkan ke PPC pabrik. Lembar kedua disimpan oleh Bagian Penjualan,

lembar ketiga akan diberikan ke General Manager, lembar keempat dikirim

ke Bagian Keuangan, lembar kelima dikirimkan ke Bagian Ekspedisi.

Rencana Kerja (RK) terdiri dari:

a. Rencana Kerja Contoh (RKC)

Rencana kerja contoh dibuat apabila Bagian Penjualan hendak meminta

contoh barang produksi barang dari pabrik yang dibutuhkan oleh

pelanggan, calon pelanggan atau untuk keperluan promosi.

b. Rencana Kerja Stock (RKS)

Rencana kerja stock ini dibuat oleh Bagian Penjualan dan ditujukan

kepada pabrik. RKS juga sebagai rencana kerja yang dibuat apabila PO

belum ada.

c. RK Revisi adalah RK yang dibuat ulang karena adanya perubahan pada

RK sebelumnya.

RK, RKC, RKS yang dibuat harus mencantumkan dengan jelas barang yang

diminta, yaitu:

- Jenis / Type barang / Qty - Material

- Ukuran - Tanggal Pengiriman

5. Supply List

Supply List merupakan daftar yang dibuat oleh Bagian Ekspedisi yang berisi

rincian kuantitas dan spesifikasi barang yang digunakan sebagai Surat Jalan.

6. Invoice

Invoice adalah lembar dokumen yang berfungsi sebagai alat penagihan

59

kepada Customer berdasarkan Purchase Order (PO) yang telah diterima.

7. Kuitansi

Kuitansi digunakan sebagai bukti pembayaran pada transaksi penjualan yang

ditujukan kepada pelanggan.

8. Rencana Penjualan (RP)

Rencana Penjualan yang mempunyai nomor yang sama dengan Rencana

Kerja serta tercantumnya harga serta total penjualan.

9. Memo Pengantar Barang (MPB)

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang yang dibuat oleh Bagian

PPC Pabrik sebagai pengantar bahwa barang telah diserahkan ke Bagian

Ekspedisi.

Adapun teknologi yang digunakan untuk mendukung aktivitas penjualan dan

penerimaan kas adalah sebagai berikut:

1. Brainware

Operator bagian penjualan, bagian piutang, PPC Pabrik.

2. Software

Software yang digunakan adalah Microsoft Windows 98 dengan program

Microsoft Word, Microsoft Excel dan program Novell.

3. Hardware yang terdiri dari:

a. Monitor 15”

b. CPU Pentium 1 sampai dengan Pentium 4

c. Hard disc

d. Printer dengan sistem sharing

e. Mouse dan Keyboard

60

4. File yang digunakan terdiri dari:

a. File Transaksi Penjualan

Berisi informasi mengenai produk yang dijual, terdiri dari: no_PO,

tgl_PO, kode_pelanggan, nama_pelanggan, alamat_pelanggan,

telp_pelanggan, kode_produk, jenis_produk, spesifikasi_produk,

kuantitas, harga_satuan, discount, total_harga.

b. File Pengiriman barang

Berisi informasi mengenai barang yang dikirim ke pelanggan, yang

terdiri dari: kode_produk, jenis_produk, kode_pelanggan,

nama_pelanggan, tanggal_pengiriman, kuantitas, no_S/L.

c. File Persediaan

Berisi informasi mengenai posisi persediaan, yang terdiri dari:

kode_material, nama_material, kuantitas, satuan, harga_satuan, jumlah.

d. File Transaksi Piutang Dagang

Berisi piutang yang timbul dari transaksi penjualan secara kredit serta

piutang yang telah dibayar, terdiri dari: kode_pelanggan,

nama_pelanggan, tgl_invoice, no_invoice, tgl_jatuh_tempo, jml_piutang,

pajak, total_piutang, keterangan.

e. File Master Pelanggan

Berisi informasi mengenai data pelanggan-pelanggan. File ini terdiri dari

beberapa field yang meliputi: kode_pelanggan, nama_pelanggan,

alamat_pelanggan, telp_pelanggan, contact_person.

f. File Transaksi Penerimaan Kas

Berisi informasi mengenai penerimaan kas yang diperoleh dari suatu

transaksi. File ini terdiri dari beberapa field yang meliputi: no_PO,

61

tgl_PO, kode_pelanggan, nama_pelanggan, keterangan, total.

g. File Invoice

Berisi informasi mengenai invoice pelanggan. File ini terdiri dari

beberapa field yang meliputi: no_invoice, tgl_invoice, kode_pelanggan,

nama_pelanggan, alamat_pelanggan, telp_pelanggan, kode_barang,

nama_barang, kuantitas, harga_satuan, jumlah, total, discount,

total_akhir

h. File History

Berisi informasi mengenai sejarah penolakan transaksi karena tidak

memenuhi kriteria. Terdiri dari: no_history, tgl_history, no_PO, tgl_PO,

kode_pelanggan, nama_pelanggan, keterangan.

III.5. Flowchart

Berikut ini akan dijelaskan prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas dalam

bentuk bagan alir pada PT. Arezda Purnama Loka.

1. Proses inquiry dan proses Quatation

a. Bagian Penjualan menerima inquiry dari pelanggan melalui telepon, fax,

e-mail atau dengan datang langsung.

b. Bagian penjualan akan mengkonfirmasikan Inquiry tersebut dengan PPC

Pabrik melalui telepon, fax atau e-mail untuk meninjau ulang (review)

dan memastikan bahwa permintaan pelanggan dapat dipenuhi.

c. Jika inquiry dari pelanggan tidak dapat diberikan penawaran harganya

karena persyaratan yang diminta tidak dapat dipenuhi, maka Bagian

Penjualan akan membuat Surat Tolakan inquiry dan akan dikirim ke

pelanggan yang bersangkutan.

62

d. Semua catatan hasil tinjauan (review) terhadap inquiry harus disimpan.

e. Bagian Penjualan memberikan penawaran harga (Quatation) kepada

pelanggan dengan membuat Quatation. Quatation dibuat sebanyak 2

rangkap. Lembar pertama akan dikirim ke pelanggan, lembar kedua akan

digunakan sebagai bahan perbandingan.

Berikut ini alur flowchartnya.

Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas

63

2. Proses Penerimaan Purchase Order (PO)

a. Bagian Penjualan menerima atau mengambil Purchase Order (PO) dari

pelanggan.

b. Bagian Penjualan memeriksa kesesuaian PO dengan penawaran harga

(quotation) yang telah dibuat sebelumnya.

c. Jika terjadi perbedaan spesifikasi barang yang diminta pada PO dengan

quotation maka Bagian Penjualan harus melakukan klarifikasi dengan

pelanggan melalui telepon atau melalui fax.

d. Jika sesuai, maka PO tersebut akan di input ke dalam file Transaksi

Penjualan, dan file master pelanggan akan dibuatkan back-up terhadap file-

file tersebut. Berdasarkan PO tersebut maka Bagian Penjualan akan membuat

RK dan RP.

3. Proses RK dan RP

Bagian Penjualan menerbitkan Rencana Kerja (RK) dan Rencana Penjualan (RP)

berdasarkan Purchase Order (PO). PO tersebut akan disimpan berdasarkan

tanggal. RK dibuat dalam 6 (enam) rangkap:

- Lembar pertama (asli) dan lembar keenam akan dikirim ke Bagian

PPC Pabrik.

- Lembar kedua akan disimpan oleh Bagian Penjualan

- Lembar ketiga diberikan ke General Manager

- Lembar keempat dikirim ke Bagian Keuangan

64

- Lembar kelima akan dikirim ke Bagian Ekspedisi

Rp dibuat dalam 5 (lima) rangkap:

- Lembar pertama dikirim ke Bagian Keuangan

- Lembar kedua diberikan ke General Manager

- Lembar ketiga dikirim ke Bagian Administrasi

- Lembar keempat akan disimpan berdasarkan tanggal

- Lembar kelima dikirim ke Bagian Ekspedisi

Berikut ini alur flowchartnya.

65

Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas

4. Proses Pengiriman (PPC Pabrik)

a. PPC Pabrik menerima RK lembar pertama dan keenam dari Bagian Penjualan

66

b. Petugas akan melakukan entry data pada terminal dan kemudian akan

mencetak Memo Pengantar Barang (MPB) dengan menggunakan file

persediaan dan file pengiriman barang.

c. MPB dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama dikirim ke Bagian

Ekspedisi bersama dengan barang. Lembar kedua dikirim ke Bagian

Penjualan dan lembar ketiga akan diarsip bersama RK.

5. Proses Pengiriman (Ekspedisi)

a. Bagian Pengiriman / Ekspedisi menerima RK dan RP dari Bagian Penjualan.

Selain itu juga menerima MPB dari PPC Pabrik.

b. Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut maka akan dibuat supply list (S/L).

c. Lembar pertama dan kedua S/L akan dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar

ketiga akan diberikan ke pelanggan.

Berikut alur flowchartnya:

67

Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas

68

Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas

69

6. Proses Invoice (Bagian Penjualan)

a. Bagian Penjualan menerima MPB dari Ekspedisi. Melalui MPB tersebut

maka Bagian Penjualan akan membuat Invoice berdasarkan dengan

dokumen-dokumen yang ada. Invoice akan dibuat berdasarkan file PO dan

akan dibuat backup atas file-file tersebut.

b. Invoice dibuat sebanyak 3 rangkap.

- Lembar pertama dan kedua invoice dikirim ke Bagian Keuangan

- Lembar ketiga invoice dan lembar kedua MPB dikirim ke Bagian

Administrasi.

- PO, RK, dan RP disimpan berdasarkan tanggal.

7. Proses Penagihan (Bagian Keuangan)

a. Bagian Keuangan menerima lembar pertama dan kedua invoice dari Bagian

Penjualan. Berdasarkan lembar ke empat RK, lembar pertama RP dan supply

list maka Bagian Keuangan melakukan penagihan kepada pelanggan dengan

mengirimkan invoice dan S/L kepada pelanggan.

b. Bagian Keuangan akan menerima uang atau Slip pembayaran/Bukti Transfer

dari pelanggan. Slip pembayaran tersebut akan disesuaikan dengan Invoice

dan kemudian akan dicetak Bukti Tanda Terima (BTT) dengan menggunakan

file master pelanggan dan file transaksi piutang dan akan dibuat back up

terhadap file-file tersebut.

Bukti Tanda Terima dibuat sebanyak 3 (tiga) rangkap.

70

- Lembar pertama BTT dikirim ke pelanggan

- Lembar kedua dikirim ke Bagian Administrasi

- Lembar ketiga disimpan berdasarkan nomor.

Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas

71

Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas

8. Proses Pencatatan Jurnal (Bagian Administrasi)

a. Bagian Administrasi menerima lembar ketiga RP, lembar ketiga Invoice dan

lembar kedua Memo Pengantar Barang (MPB) dari Bagian Penjualan.

b. Dokumen-dokumen tersebut kemudian akan diperiksa kesesuaiannya.

72

c. Berdasarkan RP, Invoice dan MPB tersebut maka Bagian Administrasi akan

membuat Jurnal Penjualan dan kemudian membuat Laporan Penjualan untuk

dikirim ke General Manager sebagai bahan laporan.

d. Bagian Administrasi juga menerima Bukti Tanda Terima (BTT) dari Bagian

Keuangan. BTT tersebut akan diarsip menurut nomor. Dengan adanya BTT

tersebut maka Bagian Administrasi akan membuat Kartu Piutang.

Bagian Administrasi juga membuat Laporan Piutang. Laporan Piutang

tersebut akan dikirim ke General Manager.

9. Proses Pelaporan (General Manager)

General Manager menerima lembar ketiga RK dan lembar ketiga RP dari Bagian

Penjualan.

General Manager juga menerima Laporan Penjualan dan Laporan Piutang dari

Bagian Administrasi.

Laporan-laporan tersebut akan ditandatangani oleh General Manager. Laporan-

laporan tersebut akan dipertanggungjawabkan kepada Direktur.

73

Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas

74

Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas

III.6 Tehnik Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data-data perusahaan

dilakukan dengan observasi langsung ke perusahaan, serta mengajukan daftar

pertanyaan yang berkaitan dengan pengendalian internal pada perusahaan, khususnya

pada fungsi penjualan dan penerimaan kas.

75

Internal Control Questionnaires (ICQ) atas fungsi Penjualan dan Penerimaan

Kas PT. Arezda Purnama Loka, yang diajukan pada tanggal 4 Maret 2008.

Hasil jawaban yang diperoleh dari daftar pertanyaan yang diajukan, ditulis

dalam bentuk:

Y : Yes/Ya = Pengendalian internal baik

N : No/Tidak = Pengendalian internal lemah

PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PT. AREZDA PURNAMA LOKA

No DAFTAR PERTANYAAN Y N Pemisahan Fungsi 1 Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit? x 2 Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi penerimaan kas? x 3 Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi keuangan? x 4 Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi akuntansi? x 5 Apakah fungsi gudang terpisah dari fungsi pengiriman? x 6 Apakah fungsi penagihan terpisah dengan fungsi penerimaan kas? x 7 Apakah fungsi akuntasi terpisah dari fungsi penerimaan kas? x 8 Apakah fungsi pemasaran terpisah dari fungsi penerimaan kas? x Otorisasi 9 Apakah setiap penjualan kredit diberikan otorisasi kredit? x 10 Apakah bagian penjualan terpisah dari fungsi otorisasi kredit? x 11 Apakah semua barang yang dikirimkan kepada pelanggan selalu di

otorisasi oleh bagian PPC Pabrik? x

12 Apakah bagian pengiriman terpisah dari yang memberikan otorisasi? x 13 Apakah order dari pembeli diotorisasi oleh bagian pembelian dengan

menggunakan PO (purchase order)? x

Prosedur

14 Apakah bagian penjualan melakukan prosedur analisa kredit? x 15 Apakah dilakukan pengecekan terhadap status kredit pelanggan sebelum penjualan dilaksanakan?

x

16 Apakah perusahaan menetapkan batas kredit tertentu bagi setiap pelanggan? x

76

17 Apakah dibuat sistem umur piutang untuk setiap item piutang? x 18 Apakah bagian pengiriman barang meminta tanda tangan pelanggan

sebagai tanda barang telah diserahkan? x

19 Untuk dana yang diterima langsung oleh bagian keuangan tanpa transfer, apakah dana tersebut langsung disetor ke bank pada hari yang sama? x

20 Apakah penagihan dilaksanakan oleh bagian keuangan? x 21 Apakah penagihan dilakukan secara teratur oleh bagian keuangan? x 22 Apakah tanggung jawab penerimaan kas baik itu secara tunai, cek, giro,

atau transfer berada pada bagian keuangan? x

23 Apakah bagian keuangan tersebut berhak membuat dokumen penerimaan kas? x

24 Apakah bagian keuangan berhak melihat-lihat buku akuntansi umum? x 25 Apakah perusahaan memiliki kebijakan retur penjualan? x 26 Apakah setiap piutang yang sudah dibayar oleh pelanggan langsung

dikonfirmasi kepada pihak penerima kas? x

27 Apakah bagian penjualan mendapatkan tembusan dokumen bukti penyerahan barang ke pelanggan (supply list)? x

Pencatatan

28 Apakah faktur penjualan selalu dicap lunas untuk setiap pelunasan piutang pelanggan? x

29 Apakah bagian keuangan secara rutin membuat rekonsiliasi antara daftar piutang dengan yang sudah tertagih? x

30 Apakah dilakukan penghitungan fisik atas saldo kas yang ada ditangan secara mendadak? x

31 Apakah pencatatan atas transaksi penjualan dan penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian keuangan? x

32 Apakah bagian keuangan mengeluarkan dokumen (BTT) atas pembayaran yang diterima dari pelanggan? x

33 Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setoran dari pelanggan yang telah disahkan oleh Bank? x

34 Apakah perusahaan memiliki daftar harga secara tertulis? x 35 Apakah faktur pelanggan dicap “lunas” untuk setiap pelunasan? x 36 Apakah bukti tanda terima pembayaran telah bernomor urut cetak? x 37 Apakah bukti penyerahan barang ke pelanggan telah bernomor urut cetak? x 38 Apakah bagian keuangan melakukan jurnal atas penjualan dan penerimaan

kas secara periodik berdasarkan copy faktur penjualan yang telah diotorisasi?

x

Pengendalian Umum

39 Apakah perusahaan mempunyai departemen internal audit? x 40 Apakah dilakukan pemeriksaan secara mendadak atas jumlah penerimaan

pembayaran yang dilakukan pleh bagian keuangan? x

41 Apakah perusahaan memiliki bagan alir penjualan dan penerimaan kas? x