1.- UTILIZACIÓN DE EQUIPOS DE REPROGRAFÍA La reprografía es un proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia o xerocopia, el facsímil o la fotografía. Dentro de las tareas básicas a realizar por los auxiliares de oficina, se encuentra el manejo de máquinas y equipos de reprografía (máquinas reproductoras de documentos, multicopistas, fotocopiadoras y otras análogas). En este tema nos centraremos en las nociones generales del uso de estas máquinas. 2.- TIPOS DE EQUIPOS DE REPRODUCCIÓN Los equipos de reproducción son aquellos que permiten elaborar una pieza igual a un modelo dado. 2.1.- Fotocopiadora Realizan la copia literal de un documento mediante técnicas fotográficas; también tienen otras funciones como la de fax si se le añade un MÓDEM. Las copias están muy generalizadas pero se van sustituyendo por documento digitales.

BREVE HISTORIA

Antes de que se inventaran las fotocopiadoras, lo común para duplicar un documento era usar papel carbón (papel de calca o de calcar); pero en 1903, el norteamericano G. C. Beidler descubrió el modo de hacer la reproducción rápida de un documento por revelado instantáneo de un negativo fotográfico, técnica que patentó en 1906. Este revelado rápido dio origen a las primeras fotocopias, más parecidas a una fotografía que a la copia corriente que conocemos hoy. TIPOS DE FOTOCOPIADORAS

Funcionamiento La imagen a reproducir se proyecta directamente sobre el papel y la superficie queda sensibilizada con cargas eléctricas. El papel se somete luego a un baño de tóner y las partículas se fijan en las zonas electrizadas dando lugar a la copia definitiva. Componentes de una fotocopiadora Una fotocopiadora está compuesta de múltiples piezas, tanto interna como externamente. Los componentes más importantes son:

Trabajos habituales con la fotocopiadora Cómo hacer una fotocopia

Incidencias Al utilizar la fotocopiadora pueden producirse diversas incidencias, que requieren una reparación. En estos casos puede llamarse al servicio técnico de la empresa suministradora de la máquina, que desplazará a un técnico que solucionará el problema. Incluso, hay empresas que ofrecen a sus clientes un servicio de soporte remoto on-line evitando desplazamientos y pérdidas de tiempo. Sin embargo, hay determinadas incidencias como un atasco de papel o un mal funcionamiento, que no suponen necesariamente la existencia de una avería y que hay que resolver de forma inmediata para seguir trabajando. En estos casos, hay que observar las indicaciones que el aparato no s ofrece a través de su pantalla y consultar el manual corresp ondiente.

Calidad de la fotocopia La calidad de la fotocopia debe ser óptima, sin manchas, ni rayas.

La calidad del papel es importante en el resultado final del trabajo: deben tener el gramaje y blancura apropiados, sobre todo si la copia es en color. Asimismo, debe procurarse que el tóner sea el adecuado. A veces los cartuchos recargados no son de una calidad idónea y los resultados son de inferior calidad. En caso de fotocopiar un libro, deben tenerse en cuenta otras precauciones adicionales:

• Que el libro no se deforme al abrirlo, no es elástico. Además, hay que tener cuidado de que las hojas no se despeguen al abrir el libro.

• Que el formato del papel que se selecciona sea el adecuado. • Que se han fotocopiado todas las

páginas deseadas. • Que, en caso de que se quiera

fotocopiar dos páginas del libro en una misma hoja, la orientación del libro en pantalla es la correcta según el formato de papel seleccionado.

Seguridad en la instalación El lugar de la instalación de la máquina debe estar cuidadosamente seleccionado, ya que las condiciones ambientales afectan considerablemente al rendimiento de la fotocopiadora. Para seleccionar el lugar en que debe instalarse la máquina, se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones:

2.2.- Impresoras Es un periférico de salida, que permite reproducir copias tanto de textos como de imágenes, almacenados previamente en formato electrónico. Para su impresión utiliza cartuchos de tinta o tecnología láser.

FUNCIONAMIENTO Dependerá del tipo de impresora que estemos utilizando, pues los procedimiento en unas u otras son totalmente distintos.

En todo caso, todas las impresoras trabajan con unos determinados parámetros que es conveniente conocer:

• Velocidad de impresión : se mide en caracteres por segundo (cps), líneas por minuto (lpm) o páginas por minuto (ppm).

• Resolución : es el número de puntos por unidad de superficie; se mide en puntos por pulgada (ppp).

Memoria Las impresoras modernas tienen una pequeña cantidad de memoria para almacenar parte de la información que les va proporcionando la computadora. De esta forma la computadora, sensiblemente más rápido que la impresora, no tiene que estar esperándola continuamente y puede pasar antes a otras tareas mientras termina la impresora su trabajo. Evidentemente, cuanto mayor sea el buffer, más rápido y cómodo será el proceso de impresión. Tecnologías de Impresión Impresión Térmica El chorro es iniciado calentando la tinta para crear una burbuja que genera una presión que la fuerza a emerger y golpear el papel. Luego la burbuja colapsa y el vacío resultante arrastra nueva tinta hacia la recámara para reemplazar a la que fue expulsada. Éste es el método favorito de Canon y Hewlett-Packard. Diminutos elementos calentadores son usados para expulsar gotitas de tinta desde las boquillas del cabezal de impresión, estas boquillas tienen un tamaño aproximado al de un cabello humano y expulsan gotas de aproximadamente 8/10 picolitros y puntos de aproximadamente 50 a 60 micras de diámetro. La gota más pequeña que el hombre puede ver a simple vista es de aproximadamente 30 micras, de modo que estas gotas se acercan a los límites de nuestra percepción. Tecnología Piezoeléctrica La tecnología piezoeléctrica es una estrategia alternativa, desarrollada por Epson. La cabeza de impresión de una impresora de inyección de tinta piezoeléctrica utiliza un cristal en la parte posterior de un diminuto depósito de tinta. Una corriente se aplica al cristal, lo que lo atrae hacia adentro. Cuando la corriente se interrumpe, el cristal regresa a su posición original, y una pequeña cantidad

de tinta sale por la boquilla. Cuando la corriente se reanuda, atrae al cristal hacia atrás y lanza la siguiente gota. Esta estrategia tiene algunas ventajas . Las cabezas de impresión piezoeléctricas pueden utilizar tinta que se seca con mayor rapidez. Asimismo, como un cabezal piezoeléctrico está integrado a la impresora, sólo se necesita reemplazar el cartucho de tinta. (las impresoras térmicas incluyen las boquillas en cada cartucho de tinta, lo que incrementa el costo del cartucho y, por lo tanto, el costo por página.) El inconveniente es que si una cabeza piezoeléctrica se daña o atora, es necesario reparar la impresora Consumibles Tinta Dos tipos enteramente diferentes de tinta son usadas en impresoras de inyección: una es lenta y penetrante y toma alrededor de diez segundos en secar, y la otra es una tinta de secado rápido, la cual seca aproximadamente 100 veces más rápido que la anterior. La primera es generalmente mejor para impresión monocromática, mientras que la última es usada para la impresión a color. En la impresión a color, a causa de que diferentes tintas son mezcladas, éstas necesitan secarse lo más rápido posible para evitar la distorsión. Si es usada tinta de secado lento para impresión a color, los colores tienden a correrse y mezclarse (bleeding) antes de secarse. Tóner La mayoría de las láser usan tecnología de cartucho basado en un tambor orgánico fotoconductivo (OPC), recubierto por material sensitivo a la luz. Durante la vida útil de la impresora, el tambor necesita ser reemplazado periódicamente porque su superficie se deteriora, como así también, su calidad de impresión. El cartucho es otro gran item a ser tenido en cuenta, su vida útil depende de la cantidad de tóner que contenga. A veces el cartucho de tóner y el OPC están en compartimientos separados, pero en el peor de los casos, el tambor está localizado dentro del cartucho. Esto significa que cuando el tóner se agota, el tambor entero conteniendo el OPC y el cartucho necesita ser cambiado, lo que aumenta considerablemente sus costos operativos y produce grandes desperdicios. La situación es todavía peor con una láser color - que puede tener actualmente más de nueve consumibles separados (cuatro tóners a color, un tambor OPC, una unidad desarrolladora, el fundidor o fuser, el aceite para el fuser, y el compartimiento de tóner de desecho). Muchos de estos deben ser ajustados cuando la impresora es reseteada, y todos se agotan después de un número variable de páginas, dependiendo del fabricante y del uso. El gran número de componentes es la razón más poderosa para justificar su costo y la falta general de usabilidad y manejabilidad de las láser color, y la reducción de este número es una meta a lograr por los fabricantes.

Incidencias

Calidad en la impresión Como podemos deducir de las incidencias descritas, la calidad de las copias depende: Del tipo de impresora: si son de inyección de tinta es importante cambiar los cabezales de impresión o limpiarlos. Del papel: elegiremos papel de buena calidad, dependiendo del trabajo a realizar, por ejemplo, de mas de 80 g, satinado, papel fotográfico; aunque resulta más caro. De la tinta: si apuramos mucho los cartuchos de tinta o el tóner, los caracteres se van aclarando o, en el caso del color, no se imprimen los colores reales.

2.3 Escáner Es un dispositivo que sirve para leer documentos en papel o algo similar, ya sean imágenes o texto, y convertirlos a formato digital que se puede guardar en el disco duro en otros sistemas de almacenamiento informático.

Elementos del escáner Básicamente un escáner está formado por lo siguientes componentes:

• Una fuente de luz fluorescente o incandescente para iluminar el objeto que se va a digitalizar.

• Un sistema óptico , formado por espejos y lentes, que recoge la luz reflejada por el objeto y la dirige al fotosensor.

• Un fotosensor CCD que recoge la luz que le envía el sistema óptico y la transforma en una señal eléctrica. Es la parte más importante del escáner.

• Un conversor analógico/digital

(ACD o A/D) que transforma la señal eléctrica del fotosensor en impulsos comprensibles por un equipo informático.

• Un dispositivo que se encarga de almacenar esa imagen (disco) o de traspasarla a un ordenador (conexión) para que sea almacenada allí.

Incidencias

Calidad en el escaneado La calidad de la imagen escaneada depende de:

• La resolución del escáner utilizado (son los puntos que reconoce el escáner por pulgada). Cuanto mayor sea la resolución mayor será la calidad de la imagen escaneada.

• La profundidad del color : indica el número de tonalidades que el escáner puede adoptar en un píxel.

• La calibración : establece una relación entre los colores que la impresora puede imprimir, y los que el escáner puede digitalizar.

• Limpieza del cristal de exposición : el polvo o pequeñas partículas pueden crear sobras que perjudique la calidad del documento escaneado.

• El formato del documento : elegiremos un escáner que nos facilite digitalizar el documento entero, no por partes.

Utilización del software de digitalización de docum entos Los escáneres necesitan de un software específico para poder tratar las imágenes que a través de él se obtienen. Con el tiempo se ha logrado implantar un software estándar (TWAIN) que traen casi todos los escáneres. Se instala como un controlador y puede utilizarse con cualquier aplicación. Existen dos tipos básicos de software en el tratamiento de imágenes:

• Programas para digitalizar objetos como imágenes. • Programas para digitalizar documentos como textos (OCR).

Ventajas de la digitalización de documentos Los documentos en formato digital pueden ser localizados y consultados rápidamente. Los costes de almacenamiento de la información disminuyen. La información recogida en los documentos puede ser utilizada por varios usuarios a la vez. Mayor control sobre la utilización de los documentos. Características a la hora de comprar un escáner A la hora de evaluar un escáner, es imprescindible conocer una serie de datos para poder comparar y elegir el más apropiado. Lo apropiado es considerar para qué tipo de tarea final necesitamos el escáner. Es decir, no es lo mismo la necesidad de un dispositivo para realizar simples bocetos, que para realizar trabajos de reproducción fotográfica de alta gama.

• Rango de densidad : Cuanto mayor es el rango de densidad, mejor es el escáner ya que podrá capturar una mayor cantidad de niveles de gris del mismo original. Rango de densidad = Dmáx.-Dmín.

• La resolución del escáner : Indica el nº de lecturas o muestreos que se pueden realizar por unidad lineal. Si un escáner tiene una resolución de 2400 ppi, esto quiere decir que por cada pulgada puede realizar como máximo 2400 lecturas o muestreos, esto es, dispone de 2400 elementos CCD para capturar una imágen de una pulgada de tamaño. Evidentemente cuanto mayor sea la resolución del escáner más posibilidades de captar detalle tendremos.

• Nitidez de la óptica : Esta consiste en el grado de exactitud con que puede realizarse la lectura óptica a la hora de intentar reproducir el más mínimo detalle.

• Precisión : Este parámetro nos permite determinar la capacidad que un escáner tiene de realizar su trabajo de modo uniforme, es decir, sin que existan grandes diferencias entre los distintos procesos de captura de imagen. En este sentido tiene mucho que ver la tecnología utilizada.

• Tecnología : Puede ser CCD o CIS (Contact Image Sensor). Dentro de los escáneres planos se puede reconocer a simple vista cuál es la tecnología utilizada en cada caso por dos características: Los escáneres con un tamaño más reducido, ligeros y que no precisan de adaptador externo de alimentación utilizan tecnologías CIS. Los escáneres que utilizan tecnología CCD tienen una altura superior a los 7 cm.

• Rapidez y eficacia : Se ha de valorar aquí, la rapidez con la que la máquina puede trabajar. Lógicamente a un mismo nivel de calidad cuanto más veloz sea, más productiva será la máquina.

3.- Obtención de copias en formato documental y/o d igital La obtención de las copias, en formato documental o digital, se puede hacer por medio de diferentes medios. Los más habituales son:

• Digitalización de las imágenes por medio de escáneres; • A través de cámaras digitales de forma directa • Adquisición a empresas o profesionales dedicados a esta actividad

Una vez obtenida la imagen o documento, es necesario realizar un tratamiento de esta, utilizando el más adecuado a las necesidades particulares de cada usuario. Este proceso puede incluir cambios en la resolución de las imágenes, tamaño, aplicación de filtros artísticos, así como la obtención de alguna de las partes de la imagen o documento. Finalizado el tratamiento, si ha sido necesario, se procede a su almacenamiento en el formato adecuado (PDF, BMP, TIFF, JPG, GIF) para su conversación y rápida recuperación. 4.- Seguridad en los equipos de reprografía La incorrecta utilización y mantenimiento de los equipos de reprografía puede dar lugar a accidentes que causen graves consecuencias para los propios equipos o sus usuarios. No obstante, estos accidentes pueden evitarse, siguiendo unas normas básicas de seguridad:

5.- Residuos de los equipos de reprografía Los residuos de los equipos de reprografía que hemos visto en esta unidad, como por ejemplo los cartuchos de tóner, están compuestos por elementos muy peligrosos para el medio ambiente y para la salud. Cuando se depositan en vertederos comunes, pueden producir una contaminación del suelo, ríos o acuíferos, permaneciendo en el medio ambiente durante mucho tiempo.

La Unión Europea, ha emitido varias directivas con recomendaciones para reducir la cantidad de los residuos que producen los equipos de reprografía y fomentar la reutilización de los aparatos. Para lograr estos objetivos existen empresas dedicadas al tratamiento de los residuos de equipos de reprografía y ofimática y sus consumibles. Estas empresas se encargan de la recogida de los cartuchos de tinta y botellas de tóner, de los contenedores que se han colocados en ciertos puntos. 5.1.- Reciclado de papel en la oficina Los residuos de papel que se generan al utilizar los equipos de reprografía en las oficinas deben reciclarse a través de una empresa recuperadora o depositándose en los contenedores que los Ayuntamientos instalan en las calles (contenedores azules); así contribuyen al ahorro de recursos naturales como madera, agua y energía. 5.2.- Qué papel se debe recoger y cómo El papel puede recogerse en cada oficina o departamento para después centralizarse la recogida en los contenedores que la empresa disponga para ello. La recogida ya vaciado de los contenedores debe estar organizada, bien a través del servicio de limpieza o del propio personal de la oficina. Se debe procurar que los contenedores estén limpios y en buen estado.